Quando un'azienda di software as a service (SaaS) vende un abbonamento a un cliente in Germania, qualcuno deve riscuotere l'imposta sul valore aggiunto (IVA) tedesca, effettuare la rimessa fiscale all'autorità competente, gestire eventuali contestazioni e assumersi la responsabilità se qualcosa va storto. Il merchant of record (MoR, esercente autorizzato) è il venditore legale che si assume queste responsabilità. Si tratta della tua attività o di un fornitore che hai designato per agire al tuo posto.

Di seguito, analizziamo cos'è il merchant of record per le attività SaaS, come viene suddiviso l'onere della compliance globale in base al mercato e come valutare i compromessi prima di prendere un impegno.

In sintesi

• Il merchant of record è il venditore legale per le transazioni che copre. Si fa carico della conformità fiscale indiretta, della responsabilità in caso di frode e storno e della gestione delle contestazioni.

• Alcuni accordi MoR supportano una copertura a livello di transazione, che consente alle attività SaaS di instradare aree geografiche o segmenti di clienti specifici attraverso di essi invece di cambiare l'intera gamma di tecnologie di pagamento.

• L'onere della compliance della vendita di SaaS a livello internazionale cresce a ogni nuovo mercato in cui operi. Un accordo MoR trasferisce gran parte di questo lavoro al fornitore.

Cos'è un merchant of record per SaaS?

Un merchant of record per SaaS è la persona giuridica che vende il tuo software e si assume la responsabilità di carattere giuridico delle transazioni.

In un normale flusso di pagamento, sei il venditore registrato su ogni transazione. Riscuoti i ricavi, paghi un fornitore di servizi di pagamento per elaborarli e ti assumi ogni responsabilità legale derivante dall'essere il venditore, comprese le imposte, le contestazioni e la responsabilità in caso di frode.

Con il modello del merchant of record, il fornitore del MoR diventa il venditore legale per ogni transazione. Tecnicamente, i clienti acquistano dal MoR, che riscuote i ricavi lordi dal cliente ed eroga l'importo netto all'utente dopo aver trattenuto le sue commissioni e l'imposta applicabile. Il MoR gestisce la registrazione fiscale, il calcolo e la rimessa fiscale nei mercati che supporta.

Ecco cosa gestisce un MoR per tuo conto:

• Calcolo dell'imposta: questo processo avviene in tempo reale e si basa sulla località del cliente, sul tipo di prodotto e sulle aliquote applicabili.

• Rimessa fiscale: il MoR riscuote, detiene e versa le imposte all'autorità competente per tuo conto.

• Gestione delle contestazioni: la gestione avviene dall'inizio alla fine e include la documentazione della risposta e la gestione della cronologia richieste dagli storni.

• Assistenza clienti post-acquisto: i problemi legati agli addebiti vengono instradati al MoR esterno anziché alla tua coda di assistenza clienti.

Alcuni accordi MoR si applicano all'intera infrastruttura di pagamento, mentre altri sono più flessibili e consentono di assegnare solo determinate transazioni. Stripe Managed Payments ti consente di designare tipi di transazioni, aree geografiche o segmenti di clienti specifici come idonei al MoR, anziché forzare un passaggio tutto o niente.

Perché le aziende SaaS utilizzano un merchant of record?

Alcuni team SaaS non sono attrezzati per gestire gli obblighi di compliance che la vendita globale comporta. È qui che entra in gioco un merchant of record.

I team SaaS in fase iniziale in genere ricorrono a un MoR se non dispongono di risorse sufficienti per gestire la registrazione fiscale, le dichiarazioni IVA e gli storni in tutte le giurisdizioni. Queste procedure richiedono documentazione, tempistiche di risposta e conoscenze istituzionali di cui spesso i piccoli team sono sprovvisti.

In genere, i team in fase di crescita utilizzano un MoR nel momento in cui raggiungono un punto di svolta nell'espansione in nuove aree geografiche e si rendono conto che la loro configurazione attuale non è in grado di scalare. Ad esempio, vendere nell'UE richiede la registrazione dell'IVA in ogni Stato membro o l'utilizzo del regime OSS (One Stop Shop) dell'UE, ed entrambe le soluzioni richiedono un'amministrazione continua.

Spesso, le aziende SaaS più grandi utilizzano un MoR in modo selettivo per coprire mercati di nicchia, dove il costo della compliance rischia di superare i ricavi. Tuttavia, mantengono la propria infrastruttura in aree geografiche in cui hanno già operato un'espansione.

Quali sfide di compliance globale risolve un merchant of record per SaaS?

Vendere prodotti SaaS a livello internazionale senza un MoR significa gestire la propria operazione di conformità fiscale in ogni mercato in cui i servizi digitali sono soggetti a imposte. La questione può complicarsi rapidamente, poiché le imposte sui servizi digitali si applicano in modo diverso a seconda delle giurisdizioni e le regole sono specifiche.

Ad esempio:

• Nell'UE, le vendite SaaS B2C addebitano l'IVA in base alla località del cliente. Ad esempio, se vendi a un cliente in Francia, sei tenuto a versare l'IVA francese. Per le vendite SaaS B2B si utilizza il meccanismo dell'inversione contabile, il che significa che l'acquirente deve calcolare l'IVA nel proprio Paese. Ogni Paese dell'UE applica un'aliquota specifica, tuttavia puoi utilizzare l'OSS per alleggerire l'onere della dichiarazione.

• In Canada si applicano la GST (imposta sui beni e servizi) e l'HST (imposta sulle vendite armonizzata), con variazioni a livello di provincia.

• Giappone, Corea del Sud e Singapore prevedono regimi di imposta sui beni digitali separati.

• Negli Stati Uniti, ogni Stato applica l'imposta sulle vendite sui servizi digitali in modo diverso.

Le sanzioni per la mancata conformità variano dagli interessi sulle imposte non pagate agli audit formali. La mancata registrazione in un mercato in cui operi attivamente determina una responsabilità che aumenta a ogni transazione. Inoltre, le regole cambiano di frequente, pertanto per rimanere aggiornati è necessario monitorare i cambiamenti normativi in ogni mercato.

Un MoR può farsi carico di molti di questi obblighi di compliance: si occupa della registrazione fiscale, della riscossione e della dichiarazione e si tiene aggiornato con le regole in continua evoluzione per garantire la compliance a lungo termine. Quando un Paese aggiorna la soglia d'imposta sui servizi digitali, è il MoR a doversene occupare, non tu.

Come si implementa un merchant of record per il proprio prodotto SaaS?

Con Stripe Managed Payments, l'implementazione è pensata per richiedere modifiche minime a un'integrazione esistente. Se utilizzi già Stripe Checkout o Stripe Billing, l'impegno tecnico è limitato.

Dal momento che Stripe Managed Payments si basa su un modello a livello di transazione, per prima cosa dovrai stabilire quali transazioni o aree geografiche instradare tramite Managed Payments. Le imposte verranno calcolate automaticamente per le transazioni future. Stripe apparirà come il venditore registrato in quelle transazioni e questo determinerà il trasferimento di responsabilità.

L'architettura di integrazione Stripe esistente, il modo in cui gestisci gli eventi del ciclo di vita dell'abbonamento, i webhook e la reportistica dei ricavi nei tuoi sistemi e le pagine del prodotto e dei prezzi rivolte ai clienti rimarranno invariati.

Quali sono i compromessi derivanti dall'utilizzo di un merchant of record per SaaS?

Il modello MoR implica dei compromessi. Tieni presenti i seguenti aspetti prima di prendere un impegno:

• Riconoscimento dei ricavi: il trattamento dei ricavi dipende dall'analisi principale rispetto ad agente in base ai principi contabili ASC 606 e IFRS 15 e potrebbe differire dalla configurazione attuale. Questo incide sulle modalità di registrazione dei ricavi SaaS e su come questi vengono percepiti dagli investitori o dagli acquirenti. Chiedi conferma del trattamento al tuo team contabile prima di prendere un impegno.

• Decisioni sulla classificazione fiscale: quando fungono da MoR, i team assumono una posizione su come viene classificato il prodotto ai fini fiscali (fatta salva la verifica da parte dell'autorità locale). Quando è il fornitore di un MoR a occuparsene, tali posizioni diventano sue. Se il tuo prodotto SaaS ha strutture tariffarie insolite o servizi in bundle, vorrai capire esattamente come vengono fatte le chiamate di classificazione.

• Identità del venditore rivolta ai clienti: nei mercati in cui il MoR compare sulle ricevute e sulla corrispondenza di fatturazione, alcuni clienti se ne accorgeranno. Raramente le attività SaaS B2C si imbattono in un problema del genere, ma a volte le aziende che si occupano di SaaS si sentono rivolgere questa domanda da team di approvvigionamento che controllano i rapporti con i fornitori.

• Dipendenza dalla piattaforma: instradare le transazioni tramite un MoR crea una dipendenza dall'infrastruttura del fornitore, dalle sue pratiche di compliance, dalle sue politiche per le contestazioni e dalla stabilità finanziaria. In caso di modifiche, la tua attività può risentirne. Leggi attentamente il contratto e impara cosa fare nei casi limite prima che si presentino.

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