Wenn ein Software-as-a-Service-Unternehmen (SaaS) ein Abonnement an eine Kundin oder einen Kunden in Deutschland verkauft, muss jemand deutsche Mehrwertsteuer (USt.) einziehen, an die zuständige Behörde abführen, alle Streitfälle bearbeiten und die Haftung übernehmen, falls etwas schiefgeht. Der Merchant of Record (MoR) ist die rechtliche Verkäuferin oder der rechtliche Verkäufer, die oder der diese Verantwortlichkeiten übernimmt. Dies ist entweder Ihr Unternehmen oder ein Anbieter, den Sie beauftragt haben, in Ihrem Namen zu handeln.

Im Folgenden gehen wir darauf ein, was der Merchant of Record für SaaS-Unternehmen ist, wie die globale Compliance-Belastung nach Markt aufgeteilt ist und wie Sie die Kompromisse bewerten können, bevor Sie sich festlegen.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Der Merchant of Record ist der rechtliche Verkäufer für die abgedeckten Transaktionen. Er übernimmt die Steuerkonformität bei indirekten Steuern, die Betrugs- und Rückbuchungshaftung sowie das Management von Streitfällen.

• Einige MoR-Vereinbarungen unterstützen die Abdeckung auf Transaktionsebene, was es SaaS-Unternehmen ermöglicht, bestimmte Regionen oder Kundensegmente über sie weiterzuleiten, anstatt ihren gesamten Stack für Zahlungen umzustellen.

• Der Compliance-Aufwand für den internationalen Verkauf von SaaS wächst mit jedem neuen Markt, den Sie erschließen. Eine MoR-Vereinbarung verlagert einen großen Teil dieser Arbeit auf den Anbieter.

Was ist ein Merchant of Record für SaaS?

Ein Merchant of Record für SaaS ist die juristische Person, die Ihre Software verkauft und die rechtliche Haftung für die Transaktionen übernimmt.

In einem standardmäßigen Zahlungsablauf sind Sie bei jeder Transaktion die Verkäuferin oder der Verkäufer (Seller of Record). Sie nehmen den Umsatz ein, bezahlen einen Zahlungsdienstleister für die Abwicklung und übernehmen jede rechtliche Verantwortung, die mit der Rolle als Verkäufer/in einhergeht, einschließlich der Haftung für Steuern, Streitfälle und Betrug.

In einem Merchant-of-Record-Modell wird der MoR-Anbieter zum rechtlichen Verkäufer bei jeder Transaktion. Kundinnen und Kunden kaufen technisch gesehen beim MoR, der den Bruttoumsatz vom Kunden einzieht und den Nettobetrag an Sie auszahlt, nachdem er seine Gebühren und die anfallende Steuer einbehalten hat. Der MoR kümmert sich um Steuerregistrierung, Berechnung und Abführung in den von ihm unterstützten Märkten.

Folgendes übernimmt ein MoR in Ihrem Namen:

• Steuerberechnung: Dies geschieht in Echtzeit basierend auf dem Standort des Kunden, dem Produkttyp und den geltenden Sätzen.

• Steuerabführung: Der MoR erhebt, verwaltet und zahlt Steuern in Ihrem Namen an die zuständige Behörde.

• Verwaltung von Streitfällen: Dies wird von Anfang bis Ende abgewickelt, einschließlich der Antwortdokumentation und des Zeitplan-Managements, das Rückbuchungen erfordern.

• Support nach dem Kauf: Abrechnungsbezogene Probleme werden über den externen MoR weitergeleitet und nicht über Ihre Support-Warteschlange.

Einige MoR-Vereinbarungen gelten für Ihre gesamte Zahlungsinfrastruktur, während andere flexibler sind und es Ihnen ermöglichen, nur bestimmte Transaktionen zuzuweisen. Mit Stripe Managed Payments können Sie bestimmte Transaktionstypen, Regionen oder Kundensegmente als MoR-berechtigt festlegen, anstatt einen Alles-oder-Nichts-Wechsel zu erzwingen.

Warum nutzen SaaS-Unternehmen einen Merchant of Record?

Einige SaaS-Teams sind nicht dafür gerüstet, die Compliance-Verpflichtungen zu verwalten, die mit dem weltweiten Verkauf verbunden sind. Hier kommt ein Merchant of Record ins Spiel.

SaaS-Teams in der Frühphase nutzen in der Regel einen MoR, wenn sie nicht über genügend Ressourcen verfügen, um Steuerregistrierung, Umsatzsteuer-Einreichungen und Rückbuchungen über verschiedene Gerichtsbarkeiten hinweg zu verwalten. Diese Prozesse erfordern Dokumentation, Reaktionszeiten und institutionelles Wissen, das kleinen Teams typischerweise fehlt.

Teams in der Wachstumsphase nutzen oft einen MoR, wenn sie bei der Expansion in neue Regionen einen Wendepunkt erreichen und feststellen, dass ihr bestehendes Setup nicht mitwächst. Beispielsweise erfordert der Verkauf in die EU entweder eine Umsatzsteuerregistrierung in jedem Mitgliedsstaat oder die Nutzung des One-Stop-Shop (OSS)-Verfahrens der EU, was beides mit fortlaufendem Verwaltungsaufwand verbunden ist.

Größere SaaS-Unternehmen nutzen manchmal selektiv einen MoR, um Long-Tail-Märkte abzudecken, in denen die Compliance-Kosten den Umsatz übersteigen können. Sie behalten ihre eigene Infrastruktur in Regionen bei, in denen sie bereits skalieren.

Welche globalen Compliance-Herausforderungen löst ein Merchant of Record für SaaS?

Der internationale Verkauf von SaaS ohne einen MoR bedeutet, dass Sie Ihre eigene Steuerkonformität in jedem Markt verwalten müssen, der digitale Dienstleistungen besteuert. Dies kann schnell kompliziert werden, da Steuern für digitale Dienstleistungen in den verschiedenen Gerichtsbarkeiten unterschiedlich angewendet werden und die Regeln spezifisch sind.

Beispiel:

• In der EU wird bei B2C-SaaS-Verkäufen die Mehrwertsteuer basierend auf dem Standort des Kunden berechnet. Wenn Sie beispielsweise an einen Kunden in Frankreich verkaufen, schulden Sie französische Mehrwertsteuer. Bei B2B-SaaS-Verkäufen wird das Reverse Charge-Verfahren angewendet, was bedeutet, dass der Käufer die Mehrwertsteuer in seinem Heimatland ausweisen muss. Jedes EU-Land hat seinen eigenen Satz, obwohl Sie OSS nutzen können, um einen Teil der Einreichungsbelastung zu reduzieren.

• Kanada hat die Goods and Services Tax (GST) und die Harmonized Sales Tax (HST) mit Abweichungen auf Provinzebene.

• Japan, Südkorea und Singapur haben jeweils separate Steuersysteme für digitale Güter.

• In den USA erhebt jeder Bundesstaat die Sales Tax auf digitale Dienstleistungen unterschiedlich.

Die Strafen bei Nichteinhaltung reichen von Zinsen auf nicht gezahlte Steuern bis hin zu formellen Prüfungen. Wenn Sie in einem Markt, in den Sie aktiv verkaufen, nicht registriert sind, entsteht eine Haftung, die sich mit jeder Transaktion erhöht. Da sich die Regeln häufig ändern, erfordert es die Überwachung der regulatorischen Änderungen in jedem Markt, um stets auf dem neuesten Stand zu bleiben.

Ein MoR kann viele dieser Compliance-Verpflichtungen übernehmen. Er kümmert sich um Steuerregistrierung, Einzug und Einreichung und bleibt stets auf dem neuesten Stand über sich ändernde Regeln, um eine fortlaufende Einhaltung zu gewährleisten. Wenn ein Land seinen Schwellenwert für Steuern auf digitale Dienstleistungen aktualisiert, ist der MoR dafür verantwortlich, den Überblick zu behalten – nicht Sie.

Wie implementieren Sie einen Merchant of Record für Ihr SaaS-Produkt?

Mit Stripe Managed Payments ist die Implementierung so konzipiert, dass nur minimale Änderungen an einer bestehenden Integration erforderlich sind. Wenn Sie bereits Stripe Checkout oder Stripe Billing verwenden, ist der Aufwand für die Entwicklung gering.

Da Stripe Managed Payments nach einem Modell auf Transaktionsebene funktioniert, legen Sie zunächst fest, welche Transaktionen oder Regionen über Managed Payments weitergeleitet werden sollen. Die Steuer wird für diese Transaktionen künftig automatisch berechnet. Stripe wird bei diesen Transaktionen als rechtlicher Verkäufer ausgewiesen, was die Übertragung der Haftung auslöst.

Ihre bestehende Stripe-Integrationsarchitektur, wie Sie Abonnement-Lifecycle-Ereignisse, Webhooks und Revenue Recognition-Berichte in Ihren eigenen Systemen handhaben, sowie Ihre kundenorientierten Produkt- und Preisseiten bleiben alle gleich.

Was sind die Kompromisse bei der Nutzung eines Merchant of Record für SaaS?

Das MoR-Modell bringt Kompromisse mit sich. Bedenken Sie das Folgende, bevor Sie sich für eine Vereinbarung entscheiden:

• Revenue Recognition: Die Behandlung von Einnahmen hängt von der Prinzipal-Agent-Analyse nach ASC 606 und IFRS 15, zwei Rechnungslegungsstandards, ab und kann sich von Ihrer aktuellen Einrichtung unterscheiden. Dies wirkt sich darauf aus, wie SaaS-Umsätze ausgewiesen werden und wie sie auf Investoren oder Käufer wirken. Klären Sie die Behandlung mit Ihrem Buchhaltungsteam, bevor Sie sich festlegen.

• Entscheidungen zur Steuerklassifizierung: Wenn Sie der MoR sind, bestimmt Ihr Team, wie Ihr Produkt für steuerliche Zwecke klassifiziert wird (vorbehaltlich der Überprüfung durch die lokalen Behörden). Wenn ein MoR-Anbieter dies übernimmt, sind es dessen Positionen. Wenn Ihr SaaS-Produkt über ungewöhnliche Preisstrukturen oder gebündelte Dienstleistungen verfügt, sollten Sie genau verstehen, wie Klassifizierungsentscheidungen getroffen werden.

• Kundenorientierte Verkäuferidentität: In Märkten, in denen der MoR auf Belegen und in der Abrechnungskorrespondenz erscheint, wird dies einigen Kunden auffallen. B2C-SaaS-Unternehmen stoßen selten auf dieses Problem, aber Enterprise-SaaS-Verkäufer sehen sich gelegentlich dieser Frage von Beschaffungsteams gegenüber, die Lieferantenbeziehungen prüfen.

• Plattformabhängigkeit: Das Weiterleiten von Transaktionen über einen MoR schafft eine Abhängigkeit von der Infrastruktur, den Compliance-Praktiken, den Richtlinien für Streitfälle und der finanziellen Stabilität dieses Anbieters. Wenn sich eines davon ändert, kann Ihr Unternehmen betroffen sein. Lesen Sie den Vertrag sorgfältig durch und verstehen Sie, was in Ausnahmefällen passiert, bevor Sie sich mit einem solchen befassen müssen.

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Stripe Payments bietet eine einheitliche, globale Zahlungslösung, mit der jedes Unternehmen – von Start-ups bis hin zu globalen Konzernen – Zahlungen online, vor Ort und weltweit akzeptieren kann.

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