Bij elke transactie die een onderneming verwerkt, is er sprake van risico op een chargeback. Natuurlijk zet een onderneming alles op alles om uitstekende producten en diensten aan te bieden, maar toch gaat het soms mis. Onopgeloste klachten van klanten, frauduleuze transacties of eenvoudige misverstanden kunnen leiden tot een aanzienlijke tegenvaller, omdat de werkelijke kosten van chargebacks veel hoger uitvallen dan het transactiebedrag. Volgens LexisNexis geven ondernemingen voor elke dollar aan fraude die ze verliezen $ 3,13 uit aan transactiekosten, vervanging van goederen en herdistributie.

Deze escalerende kosten en operationele complexiteit vragen om een robuuste oplossing. Software voor chargebackbeheer is een onmisbaar hulpmiddel voor ondernemingen. Met deze software wordt chargebackbeheer, een meestal uitermate tijdrovend proces, geautomatiseerd en wordt de uitkomst van chargebacks verbeterd. Bovendien biedt de software belangrijke inzichten in de oorzaken van chargebacks. Door de inzet van software voor chargebackbeheer kunnen ondernemingen hun verliezen beperken en beter inzicht krijgen in de bedrijfsvoering, wat uiteindelijk leidt tot een efficiënter en winstgevender businessmodel.

Hieronder lees je hoe software voor chargebackbeheer werkt, welke verschillende soorten software er zijn en welke ondernemingen het meest kunnen profiteren van het integreren van deze software in hun operationele strategie.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat zijn chargebacks?
  
• Wat is software voor chargebackbeheer?
  
• Hoe werkt software voor chargebackbeheer?
  
• Soorten software voor chargebackbeheer
  
• Voordelen van het gebruik van software voor chargebackbeheer
  
• Alternatieven voor software voor chargebackbeheer
  
• De oplossing voor chargebackbeheer van Stripe
  

Wat zijn chargebacks?

Een chargeback is een proces waarbij een houder van een creditcard bezwaar maakt tegen een transactie en de afschrijving van geld van zijn account wil terugdraaien. Als een klant bij jouw onderneming een chargeback indient voor een aankoop, kan de bank je vragen het aankoopbedrag terug te betalen aan de klant.

Klanten kunnen om verschillende redenen een chargeback aanvragen voor een betaling. Er is misschien frauduleus gebruikgemaakt van hun creditcard, ze zijn ontevreden over een product of dienst of er zijn fouten gemaakt bij de facturatie. Het proces begint wanneer de klant contact opneemt met de kaartuitgever en de reden voor de chargeback noemt. De kaartuitgever doet vervolgens onderzoek. Als de kaartuitgever de klacht gegrond acht, initieert deze een chargeback. Hierbij wordt het geld van de rekening van het bedrijf afgeschreven en teruggestort naar de klant. Dit kan weken of zelfs maanden na de oorspronkelijke transactie gebeuren.

Chargebacks zijn bedoeld om klanten te beschermen tegen ongeautoriseerde transacties en onethische werkwijzen van bedrijven. Ze kunnen echter ook een probleem opleveren voor een onderneming. Hoge niveaus van chargebacks kunnen leiden tot hogere verwerkingskosten voor betalingen en in ernstige gevallen mogen ondernemingen zelfs geen creditcardbetalingen meer verwerken.

Wat is software voor chargebackbeheer?

Software voor chargebackbeheer is een tool waarmee ondernemingen chargebacks kunnen afhandelen en voorkomen. Met deze software wordt automatisch gereageerd op chargebacks. Ook biedt deze software analyses om trends te identificeren en toekomstige chargebacks te voorkomen.

Hoe werkt software voor chargebackbeheer?

Software voor chargebackbeheer helpt ondernemingen bij het automatiseren en beheren van chargebacks, waardoor deze efficiënter worden afgehandeld en mogelijke verliezen afnemen. De manier waarop deze software werkt, kan worden onderverdeeld in een paar belangrijke fasen:

• Integratie
  De eerste stap is het integreren van de software voor chargebackbeheer in de bestaande betaalsystemen van de onderneming. Hierdoor kan de software alle transacties monitoren en analyseren en mogelijke problemen opsporen die kunnen leiden tot chargebacks.

• Real-time waarschuwingen
  Na integratie bewaakt de software het transactieproces in real-time. Als een klant een chargeback initieert, stuurt de software onmiddellijk een waarschuwing naar de onderneming, zodat deze zo snel mogelijk kan reageren. Hoe sneller een onderneming kan reageren op een chargeback, hoe groter de kans dat deze de chargeback succesvol kan aanvechten.

• Automatisch genereren van reacties
  Een van de belangrijkste functies van software voor chargebackbeheer is de mogelijkheid om automatisch reacties op geïnitieerde chargebacks te genereren. Bij initiatie van een chargeback gaat de software automatisch aan de slag: alle relevante transactiegegevens worden verzameld en worden samengevoegd tot een uitgebreid rapport dat namens de onderneming wordt ingediend bij de creditcardmaatschappij of bank. Dit zorgt voor grondige, nauwkeurige reacties die op tijd worden ingediend.

• Analyse en preventie
  Natuurlijk is reageren op chargebacks belangrijk, maar het uiteindelijke doel is om ze vooral te voorkomen. Hiervoor maakt software voor chargebackbeheer gebruik van geavanceerde analyses om patronen en trends in de transacties van de onderneming te identificeren. Misschien wordt een groot aantal chargebacks uit een specifieke regio geïdentificeerd, wat wijst op potentiële fraude. Of er is sprake van een groot aantal chargebacks voor een bepaald product, wat wijst op een mogelijk probleem met dat product. Door deze trends te identificeren, stelt de software ondernemingen in staat om proactief de onderliggende problemen aan te pakken en toekomstige chargebacks te voorkomen.

• Registreren en rapporteren
  Software voor chargebackbeheer houdt ook gedetailleerde gegevens bij van alle ingediende chargebacks en de resultaten ervan. Deze gegevens kunnen waardevol zijn voor audits en kunnen de onderneming ook helpen de strategieën voor chargebackbeheer in de loop van de tijd te optimaliseren. De meeste software genereert ook rapporten die een algemeen beeld geven van de chargebacks van de onderneming, zodat managers snel en eenvoudig chargebackpercentages en -trends kunnen volgen.

Soorten software voor chargebackbeheer

Software voor chargebacks is er in allerlei soorten en maten, elk uitgerust met unieke functies om de uiteenlopende uitdagingen van chargebacks aan te pakken. Van volledig geautomatiseerde systemen tot systeem in eigen beheer, er is een oplossing voor elke behoeften. Dit stelt ondernemingen in staat een aanpak te hanteren die het beste aansluit op hun operationele vereisten, risico op chargebacks en beschikbare middelen. Hier volgt een kort overzicht van de meest voorkomende soorten software voor chargebacks:

• Oplossingen in eigen beheer
  Dit zijn SaaS-platforms (Software-as-a-Service) die ondernemingen de tools bieden om het chargebackproces zelf te beheren. Ze vereenvoudigen het proces en geven ondernemingen controle door reacties op chargebacks te automatiseren en gedetailleerde gegevens van elke transactie bij te houden.

• Extern beheerde, geautomatiseerde oplossingen
  Deze oplossingen nemen het volledige chargebackproces voor ondernemingen over. Reacties worden automatisch verzonden en alle communicatie met banken en kaartuitgevers wordt afgehandeld. Vaak bevatten deze oplossingen ook fraudedetectiesystemen en preventieve waarschuwingen, die inzichtelijke analyses bieden via uitgebreide rapportage voor strategische planning.

• Hybride oplossingen
  Deze oplossingen bestaan uit een combinatie van diensten in eigen beheer en volledig beheerde diensten. Dit biedt ondernemingen de flexibiliteit om sommige aspecten van het chargebackproces intern af te handelen en andere meer complexe of tijdrovende taken uit te besteden aan de softwareleverancier.

• Software voor fraudedetectie
  Sommige oplossingen detecteren proactief potentieel frauduleuze transacties. Ze maken gebruik van geavanceerde algoritmen en machine-learning om transactiegegevens te analyseren en verdachte activiteiten te signaleren.

• Preventieve waarschuwingssystemen
  Deze oplossingen geven in real-time waarschuwingen wanneer een klant een chargeback indient. Zo krijgen ondernemingen de kans om het probleem met de klant aan te pakken en mogelijk op te lossen, en daarmee een chargeback te voorkomen.

• Analyse- en rapportagesoftware
  Deze tools analyseren transactiegegevens om inzicht te krijgen in de onderliggende oorzaken van chargebacks. Met behulp van gedetailleerde rapporten kunnen ondernemingen hun processen verbeteren en de kans op toekomstige chargebacks verkleinen.

Het kiezen van het juiste soort software voor chargebackbeheer kan een aanzienlijke impact hebben op de bedrijfsresultaten. Als ondernemingen de unieke kenmerken en voordelen van elk soort software snappen, kunnen ze een weloverwogen beslissing nemen die chargebacks beperkt en het algehele transactieproces verbetert.

Voordelen van het gebruik van software voor chargebackbeheer

Software voor chargebackbeheer biedt tal van voordelen voor ondernemingen, vooral voor ondernemingen die te maken hebben met grote volume aan transacties of die opereren in branches met een hoog risico. Deze voordelen zijn onder meer:

• Operationele efficiëntie
  Het afhandelen van chargebacks kan veel tijd in beslag nemen, vooral als de onderneming dit handmatig moet doen. Software voor chargebackbeheer automatiseert een groot deel van het proces, waardoor interne resources vrijkomen.

• Betere resultaten van chargebacks
  Met software voor chargebackbeheer kunnen ondernemingen tijdig uitvoerige reacties op chargebackclaims indienen. Dit vergroot de kans op het winnen van chargebacks en verlaagt de chargebackkosten.

• Fraudedetectie en -preventie
  Sommige oplossingen voor chargebackbeheer zijn uitgerust met geïntegreerde mechanismen voor fraudedetectie. Door transactiepatronen te analyseren kunnen deze tools verdachte activiteiten en potentiële fraude signaleren voordat deze tot een chargeback leiden.

• Real-time waarschuwingen
  Veel oplossingen voor chargebackbeheer bieden real-time waarschuwingen wanneer klanten een chargeback initiëren. Hierdoor kunnen ondernemingen snel reageren en het chargebackproces direct starten, waardoor de kans op een succesvolle oplossing groter wordt.

• Beter inzicht in de oorzaken van chargebacks
  Software voor chargebackbeheer biedt gedetailleerde analyses en rapporten over de chargebacks waarmee een onderneming te maken krijgt. Door trends en patronen te identificeren, kunnen ondernemingen inzicht krijgen in de belangrijkste oorzaken van chargebacks en proactieve maatregelen nemen om deze in de toekomst te voorkomen.

• Financieel beheer
  Door chargebacks tot een minimum te beperken, kunnen ondernemingen de bijbehorende kosten verminderen en hun omzet beschermen. Bovendien draagt inzicht in chargebacks bij aan een correcte financiële planning en budgettering.

• Bescherming van de reputatie van de onderneming
  Hoge chargebackpercentages kunnen nadelig zijn voor de reputatie van een onderneming bij banken en creditcardmaatschappijen. Door chargebacks te beheren en terug te dringen, kunnen ondernemingen een goede relatie met deze belangrijke partners in stand houden.

• Klanttevredenheid
  Door chargebacks van klanten snel en efficiënt af te handelen, kan de klanttevredenheid toenemen. Chargebackbeheer kan ook inzichtelijk maken hoe de onderneming producten of diensten kan verbeteren.

Software voor chargebackbeheer is meer dan een hulpmiddel voor het beheren van chargebacks. Het kan slimme besluitvorming stimuleren, de klanttevredenheid beïnvloeden en de financiële gezondheid en reputatie van het bedrijf beschermen. Met software voor automatisering van chargebackbeheer worden chargebacks een kans voor groei en verbetering.

Alternatieven voor software voor chargebackbeheer

Hoewel software voor chargebackbeheer een krachtig hulpmiddel is voor ondernemingen, zijn er alternatieven die je kunt overwegen. Elk van deze methoden heeft zijn eigen voor- en nadelen; wat de beste keuze is, hangt af van de specifieke behoeften en resources van je onderneming:

• Handmatig beheer
  Ondernemingen kunnen ervoor kiezen om chargebacks intern af te handelen zonder gespecialiseerde software te gebruiken. Dit betekent dat je personeel moet vrijmaken om chargebacks bij te houden, reacties te verzamelen en te communiceren met banken en creditcarduitgevers. Met deze methode heeft een onderneming directe controle over het proces, maar het kan behoorlijk tijdrovend zijn en is misschien niet praktisch voor ondernemingen met een groot volume aan transacties.

• Een speciaal team in dienst nemen
  Ondernemingen die groter zijn of die te maken hebben met een groot aantal chargebacks, kunnen ervoor kiezen een vast team in dienst te nemen voor de afhandeling van chargebacks. Dit team is dan verantwoordelijk voor de monitoring van transacties, reacties op chargebacks en de implementatie van strategieën om chargebacks te verminderen. Dit kan effectiever zijn dan handmatig beheer, maar is mogelijk ook duurder.

• Uitbesteding aan een dienstverlener
  Ondernemingen kunnen er ook voor kiezen om chargebackbeheer uit te besteden aan een externe dienstverlener. Deze dienstverleners zijn gespecialiseerd in chargebackbeheer en beschikken over de expertise om chargebacks effectief af te handelen. Deze methode kan echter kostbaar zijn en is mogelijk niet geschikt voor kleinere bedrijven.

• Preventieve maatregelen implementeren
  Een ander alternatief is om je te richten op het voorkomen van chargebacks. Denk hierbij aan het verbeteren van de klantenservice, het duidelijk vermelden van het retour- en terugbetalingsbeleid en het gebruik van fraudepreventietools. Hoewel deze methode effectief kan zijn, kan je chargebacks hiermee niet volledig wegnemen.

• Een betaaldienstverlener in de arm nemen die chargebackbeheer biedt
  Sommige betaaldienstverleners, zoals Stripe, bieden geïntegreerde tools voor chargebackbeheer. Dit kan een goede optie zijn voor kleinere bedrijven die hun betalingsverwerking en chargebackbeheer op één plek willen onderbrengen.

Elk van deze alternatieven kent zo zijn eigen voordelen en potentiële uitdagingen. Evalueer je specifieke behoeften, resources en chargebackrisico's voordat je beslist wat de beste aanpak is.

De oplossing voor chargebackbeheer van Stripe

Chargeback Protection van Stripe is een allesomvattende oplossing die is ontworpen om je onderneming te beschermen tegen de onzekerheid van chargebacks. Als je onderneming te maken krijgt met een chargeback wegens fraude, dekt Stripe het bedrag van de chargeback en worden eventuele chargebackkosten kwijtgescholden. Jij hoeft dus geen bewijsmateriaal meer in te dienen. Of het chargeback nu wel of niet legitiem is, Stripe zorgt voor terugbetaling van het betwiste bedrag en brengt ook geen chargebackkosten in rekening. Deze dienst kost 0,4% per transactie en je onderneming moet minimaal zes maanden betalingen via Stripe verwerken om in aanmerking te komen voor deze functie.

Chargeback Protection van Stripe bespaart je veel werk en moeite: je hoeft niet meer urenlang in de administratie te duiken om bewijsmateriaal boven tafel te krijgen. Stripe neemt je alles uit handen.

Chargeback Protection van Stripe is uiterst flexibel en geschikt voor alle in aanmerking komende ondernemingen op Stripe. Deze oplossing dekt online verkoop van zowel digitale als fysieke producten, transacties van elke omvang en aankopen uit alle delen van de wereld. Chargeback Protection past zich in real-time aan, wat mogelijk wordt gemaakt door de machine-learningfunctie van Stripe Radar. Informatie over gedrag wordt gecombineerd met de kracht van het Stripe-netwerk om in real-time risicoanalyses te maken en afrekenprocessen te optimaliseren.

Kijk hier om meer te weten te komen over Chargeback Protection van Stripe.