Software zur Rückbuchungsverwaltung: Wie sie funktioniert und welche Unternehmen sie verwenden sollten

Radar
Radar

Bekämpfen Sie Betrug mit der geballten Power des Stripe-Netzwerks.

Mehr erfahren 
  1. Einführung
  2. Was sind Rückbuchungen?
  3. Was ist Rückbuchungsverwaltungssoftware?
  4. Wie funktioniert Rückbuchungsverwaltungssoftware?
  5. Arten von Rückbuchungsverwaltungssoftware
  6. Vorteile von Rückbuchungsverwaltungssoftware
  7. Alternativen zu Rückbuchungsverwaltungssoftware
  8. Die Rückbuchungsverwaltungslösung von Stripe

Jede Transaktion, die ein Unternehmen abwickelt, birgt das Risiko einer Rückbuchung in sich. Obwohl Unternehmen bemüht sind, hervorragende Produkte und Dienstleistungen anzubieten, läuft manchmal etwas schief. Ungelöste Kundenbeschwerden, betrügerische Transaktionen oder einfache Missverständnisse können für Unternehmen zu erheblichen Verlusten führen, da die tatsächlichen Kosten von Rückbuchungen weit über den Transaktionswert hinausgehen. Laut LexisNexis geben Unternehmen für jeden Dollar, den sie durch Betrug verlieren, 3,13 USD für Transaktionsgebühren, Ersetzung von Waren und Neuversand aus.

Diese Folgekosten und die damit verbundene operative Komplexität verlangen nach einer robusten Lösung. Rückbuchungsverwaltungssoftware bietet Unternehmen einen Rettungsanker, da sie diesen traditionell zeitaufwendigen Prozess automatisiert, die Ergebnisse von Anfechtungen verbessert und wichtige Einblicke in die Gründe für Rückbuchungen liefert. Mit Software zur Rückbuchungsverwaltung können Unternehmen ihre Verluste eindämmen und ein besseres Verständnis für ihren Betrieb gewinnen, was letztendlich zu einem effizienteren und profitableren Geschäftsmodell führt.

Im Folgenden werden wir darauf eingehen, wie Rückbuchungsverwaltungssoftware funktioniert, uns die unterschiedlichen Arten von Software ansehen und ermitteln, welche Unternehmen am meisten profitieren, wenn sie diese Software in ihre Betriebsstrategien integrieren.

Worum geht es in diesem Artikel?

  • Was sind Rückbuchungen?
  • Was ist Rückbuchungsverwaltungssoftware?
  • Wie funktioniert Rückbuchungsverwaltungssoftware?
  • Arten von Rückbuchungsverwaltungssoftware
  • Vorteile von Rückbuchungsverwaltungssoftware
  • Alternativen zu Rückbuchungsverwaltungssoftware
  • Die Stripe-Lösung zur Rückbuchungsverwaltung

Was sind Rückbuchungen?

Bei Rückbuchungen handelt es sich um einen Prozess, der von Kreditkarteninhaberinnen und -inhabern initiiert wird, um eine Transaktion anzufechten, wobei eine Abbuchung von Geldern von ihrem jeweiligen Konto rückgängig gemacht wird. Wenn Sie ein Unternehmen sind und eine Kundin oder ein Kunde einen bei Ihrem Unternehmen getätigten Kauf anficht, verlangt die Bank unter Umständen von Ihnen, der Kundin bzw. dem Kunden die Gelder zurückzuzahlen.

Für eine Anfechtung können Kundinnen und Kunden unterschiedliche Gründe haben, beispielsweise die betrügerische Nutzung der Kreditkarte, Unzufriedenheit mit einem Produkt oder einer Dienstleistung oder Abrechnungsfehler. Der Prozess beginnt, wenn die Kundin oder der Kunde den Kartenaussteller kontaktiert und die Gründe für die Anfechtung angibt. Daraufhin untersucht der Kartenaussteller die Anfechtung. Wenn er zu dem Schluss kommt, dass die Anfechtung gerechtfertigt ist, initiiert der Kartenaussteller eine Rückbuchung, bucht Gelder vom Konto des Unternehmens ab und schreibt sie der Kundin bzw. dem Kunden wieder gut. Das kann Wochen oder sogar Monate nach der ursprünglichen Transaktion stattfinden.

Rückbuchungen sollen Kundinnen und Kunden vor unautorisierten Transaktionen und unlauterem Geschäftsgebaren schützen. Für Unternehmen aber können sie zum Problem werden. Hohe Rückbuchungsquoten können zu höheren Zahlungsabwicklungsgebühren führen und in schwerwiegenden Fällen können Unternehmen sogar die Möglichkeit verlieren, Kreditkartenzahlungen abzuwickeln.

Was ist Rückbuchungsverwaltungssoftware?

Die Software zur Rückbuchungsverwaltung ist ein Tool, das Unternehmen dabei hilft, mit Rückbuchungen umzugehen und ihnen vorzubeugen. Sie automatisiert die Reaktion auf Anfechtungen mit Rückbuchung und liefert Analysen, mit denen Trends erkannt und zukünftige Rückbuchungen vermieden werden können.

Wie funktioniert Rückbuchungsverwaltungssoftware?

Rückbuchungsverwaltungssoftware hilft Unternehmen dabei, den Umgang mit Rückbuchungen zu automatisieren und zu verwalten, macht diesen Prozess effizienter und kann unter Umständen Verluste verringern. Die Funktionsweise dieser Software lässt sich in drei Phasen aufschlüsseln:

  • Integration
    Der erste Schritt besteht darin, die Rückbuchungsverwaltungssoftware in die bestehenden Zahlungssysteme des Unternehmens einzubinden. Dadurch kann die Software alle Transaktionen überwachen und analysieren und nach potenziellen Problemen suchen, die zu Rückbuchungen führen könnten.

  • Warnungen in Echtzeit
    Ist dieser Schritt abgeschlossen, überwacht die Software den Transaktionsprozess in Echtzeit. Wenn eine Kundin oder ein Kunde eine Rückbuchung initiiert, macht die Software das Unternehmen sofort darauf aufmerksam, sodass es schnellstmöglich reagieren kann. Je schneller ein Unternehmen auf eine Rückbuchung reagiert, umso höher sind seine Chancen, sie erfolgreich anzufechten.

  • Automatische Antwortgenerierung
    Eine der wesentlichen Funktionen von Rückbuchungsverwaltungssoftware ist die Fähigkeit, Antworten auf Rückbuchungsforderungen automatisch zu generieren. Wenn eine Rückbuchung initiiert wird, sammelt die Software automatisch alle relevanten Transaktionsdaten, stellt sie in einem umfassenden Bericht zusammen und übermittelt diesen Bericht im Namen des Unternehmens an das Kreditkartenunternehmen bzw. die Bank. Das trägt dazu bei, dass alle Antworten fundiert und korrekt sind und zeitnah erfolgen.

  • Analyse und Prävention
    Die Reaktion auf Rückbuchungen ist wichtig, das eigentliche Ziel besteht aber darin, es gar nicht erst zu Rückbuchungen kommen zu lassen. Um das zu erreichen, verwendet Rückbuchungsverwaltungssoftware fortschrittliche Analysen, um in den Transaktionen des Unternehmens Muster und Trends zu erkennen. Sie könnte zum Beispiel eine hohe Anzahl an Rückbuchungen finden, die aus einer bestimmten Region kommen, was auf potenziellen Betrug hinweist. Oder vielleicht ermittelt sie zahlreiche Rückbuchungen für ein bestimmtes Produkt, was auf ein mögliches Problem mit diesem Produkt schließen lässt. Indem sie solche Trends erkennt, gibt die Software Unternehmen die Möglichkeit, die zugrundeliegenden Probleme proaktiv anzugehen und zukünftige Rückbuchungen zu vermeiden.

  • Aufzeichnungen und Berichterstattung
    Rückbuchungsverwaltungssoftware führt darüber hinaus detaillierte Aufzeichnungen über alle Rückbuchungsforderungen und deren Ergebnisse. Diese Aufzeichnungen können sehr nützlich für Auditing-Zwecke sein und helfen dem Unternehmen außerdem dabei, seine Strategien für die Rückbuchungsverwaltung im Lauf der Zeit zu verbessern. In der Regel generiert die Software auch Berichte, die einen umfassenden Überblick über die Rückbuchungssituation des Unternehmens geben, sodass sich Manager/innen schnell und mühelos über ihre Rückbuchungsquoten und Trends informieren können.

Arten von Rückbuchungsverwaltungssoftware

Rückbuchungssoftware gibt es in unterschiedlicher Form, wovon jede über einzigartige Funktionen verfügt, um die unterschiedlichen, mit Rückbuchungen verbundenen Herausforderungen anzugehen. Die Lösungen reichen von vollautomatischen bis hin zu selbstverwalteten Systemen und sind für unterschiedlichen Bedarf ausgelegt. So können sich Unternehmen für den Ansatz entscheiden, der ihren betrieblichen Anforderungen, Rückbuchungsrisiken und verfügbaren Ressourcen am besten entspricht. Hier folgt eine kurze Übersicht über die Hauptkategorien von Rückbuchungssoftware:

  • Selbstverwaltete Lösungen
    Dabei handelt es sich um Plattformen für Software-as-a-Service (SaaS), die Unternehmen die nötigen Werkzeuge bereitstellen, um den Rückbuchungsprozess in Eigenregie zu handhaben. Sie vereinfachen den Prozess und geben Unternehmen die Kontrolle darüber, indem sie die Reaktion auf Anfechtungen automatisieren und detaillierte Aufzeichnungen zu jeder Transaktion führen.

  • Extern verwaltete automatisierte Lösungen
    Diese Lösungen übernehmen für Unternehmen den gesamten Rückbuchungsprozess. Sie automatisieren Antworten und handhaben die gesamte Kommunikation mit Banken und Kartenausstellern. Oft integrieren diese Lösungen auch Betrugserkennungssysteme und präventive Warnungen und stellen durch umfassendes Reporting aufschlussreiche Analysen für strategische Planung bereit.

  • Hybrid-Lösungen
    Solche Lösungen sind eine Kombination aus selbstverwalteten und vollständig verwalteten Diensten und geben Unternehmen die Flexibilität, bestimmte Aspekte des Rückbuchungsprozesses intern abzuwickeln und komplexere oder zeitaufwendige Aufgaben zum Softwareanbieter auszulagern.

  • Betrugserkennungssoftware
    Einige Lösungen identifizieren potenzielle betrügerische Aktivitäten proaktiv. Sie verwenden fortschrittliche Algorithmen und maschinelles Lernen, um Transaktionsdaten zu analysieren und verdächtige Aktivitäten zu markieren.

  • Präventive Warnsysteme
    Diese Lösungen geben Warnungen in Echtzeit ab, wenn eine Kundin oder ein Kunde die Anfechtung einer Zahlung initiiert, was Unternehmen die Möglichkeit gibt, mit der Kundin bzw. dem Kunden über das Problem zu sprechen, es unter Umständen zu lösen und die Rückbuchung so zu vermeiden.

  • Software für Analysen und Berichterstattung
    Derartige Werkzeuge analysieren Transaktionsdaten, um die zugrundeliegenden Ursachen von Rückbuchungen zu ermitteln, und liefern Unternehmen detaillierte Berichte, damit diese ihre Prozesse verbessern und die Wahrscheinlichkeit zukünftiger Rückbuchungen verringern können.

Die Wahl der richtigen Art von Rückbuchungsverwaltungssoftware kann sich erheblich auf das Unternehmensergebnis auswirken. Wenn sie sich die einzigartigen Funktionen und Vorteile der unterschiedlichen Arten von Software bewusst machen, können Unternehmen eine fundierte Entscheidung treffen, die Rückbuchungen verringert und ihren Transaktionsprozess insgesamt verbessert.

Vorteile von Rückbuchungsverwaltungssoftware

Rückbuchungsverwaltungssoftware bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, insbesondere denjenigen, die hohe Transaktionsvolumina abwickeln oder in Hochrisikobranchen tätig sind. Zu diesen Vorteilen gehören:

  • Betriebliche Effizienz
    Das Abwickeln von Rückbuchungen kann viel Zeit in Anspruch nehmen, insbesondere wenn Unternehmen diese Arbeit manuell erledigen müssen. Rückbuchungsverwaltungssoftware automatisiert einen Großteil des Prozesses und entlastet interne Ressourcen.

  • Verbesserte Ergebnisse bei Anfechtungen
    Rückbuchungsverwaltungssoftware hilft Unternehmen dabei, umfassend und zeitnah auf Rückbuchungsforderungen zu reagieren. Das steigert die Chancen, sich in Streitigkeiten durchzusetzen, was wiederum die Rückbuchungskosten verringert.

  • Betrugserkennung und -prävention
    Einige Lösungen für Rückbuchungsverwaltung verfügen über integrierte Betrugserkennungsmechanismen. Indem sie Transaktionsmuster analysieren, können diese Werkzeuge verdächtige Aktivitäten aufspüren und potenziellen Betrug markieren, bevor er zu einer Rückbuchung führt.

  • Warnungen in Echtzeit
    Viele Lösungen für Rückbuchungsverwaltung generieren Warnungen in Echtzeit, wenn Kundinnen oder Kunden eine Rückbuchung oder Zahlungsanfechtung initiieren. Dadurch können Unternehmen schnell reagieren und den Anfechtungsprozess umgehend starten, was ihre Chancen auf eine erfolgreiche Beilegung erhöht.

  • Besseres Verständnis der Gründe für Rückbuchungen
    Rückbuchungsverwaltungssoftware liefert detaillierte Analysen und Berichte über die Rückbuchungen, die bei einem Unternehmen vorkommen. Da sie Trends und Muster identifiziert, verhilft sie Unternehmen zu Einblicken in die Hauptgründe ihrer Rückbuchungen und ermöglicht ihnen dadurch proaktive Maßnahmen, um Rückbuchungen in Zukunft zu vermeiden.

  • Finanzmanagement
    Wenn Unternehmen ihre Rückbuchungen minimieren, können sie auch die damit verbundenen Kosten senken und ihren Umsatz schützen. Darüber hinaus hilft ein genauer Überblick über Rückbuchungen bei der Finanzplanung und Budgetierung.

  • Schutz des Unternehmensrufs
    Hohe Rückbuchungsquoten können den Ruf eines Unternehmens bei Banken und Kreditkartenabwicklern schädigen. Wenn Unternehmen mit Rückbuchungen effektiv umgehen und sie reduzieren, unterstützt dies ihre guten Beziehungen zu diesen wichtigen Partnern.

  • Kundenzufriedenheit
    Die umgehende und effiziente Antwort auf Zahlungsanfechtungen von Kundinnen und Kunden kann die Kundenzufriedenheit steigern. Beim Umgang mit angefochtenen Zahlungen lassen sich außerdem Bereiche identifizieren, in denen das Unternehmen seine Produkte und Dienstleistungen verbessern kann.

Rückbuchungsverwaltungssoftware ist mehr als nur ein Werkzeug für den Umgang mit Anfechtungen. Sie kann intelligente Entscheidungen unterstützen, sich auf die Kundenzufriedenheit auswirken und die finanzielle Solidität sowie den Ruf des Unternehmens schützen. Eine Software, die den Prozess der Rückbuchungsverwaltung automatisiert, verwandelt Rückbuchungen in eine Chance für Wachstum und Verbesserung.

Alternativen zu Rückbuchungsverwaltungssoftware

Auch wenn Rückbuchungsverwaltungssoftware ein leistungsstarkes Werkzeug für Unternehmen ist, gibt es Alternativen, die bedacht werden sollten. Jede dieser Methoden hat ihre eigenen Vor- und Nachteile und die richtige Wahl ist immer vom konkreten Bedarf und den vorhandenen Ressourcen eines Unternehmens abhängig:

  • Manuelle Verwaltung
    Unternehmen können sich dafür entscheiden, Rückbuchungen intern ohne Spezialsoftware zu handhaben. In diesem Fall müssen normalerweise Mitarbeiter/innen dafür abgestellt werden, Rückbuchungen nachzuverfolgen, Antworten zu erstellen und mit Banken und Kreditkartenausstellern zu kommunizieren. Mit dieser Methode haben Unternehmen zwar die direkte Kontrolle über den Prozess, sie kann aber zeitaufwendig sein und ist für Unternehmen mit hohem Transaktionsvolumen unter Umständen nicht praktikabel.

  • Einstellen eines dedizierten Teams
    Größere Unternehmen mit großem Rückbuchungsvolumen entscheiden sich vielleicht dafür, für die Abwicklung von Rückbuchungen ein dediziertes Team einzustellen. Dieses Team ist dann für die Transaktionsüberwachung, die Reaktion auf Rückbuchungen und die Umsetzung von Strategien zum Verringern der Rückbuchungen zuständig. Das kann effektiver als die manuelle Verwaltung, dabei aber auch teurer sein.

  • Outsourcing zu einem Dienstleister
    Unternehmen können sich auch dafür entscheiden, ihre Rückbuchungsverwaltung zu einem Drittdienstleister auszulagern. Solche Firmen sind auf die Rückbuchungsverwaltung spezialisiert und haben das Know-how für den effektiven Umgang mit Rückbuchungen. Diese Methode kann jedoch kostspielig und für kleinere Unternehmen ungeeignet sein.

  • Umsetzen präventiver Maßnahmen
    Eine weitere Alternative besteht darin, sich auf präventive Maßnahmen zu konzentrieren, damit es gar nicht erst zu Rückbuchungen kommt. Das kann eine Verbesserung des Kundenservice, eine klar formulierte Retouren- und Rückerstattungsrichtlinie und den Einsatz von Betrugspräventionswerkzeugen umfassen. So effektiv diese Methode auch sein kann, verhindert sie Rückbuchungen unter Umständen nicht vollständig.

  • Nutzung eines Zahlungsdienstleisters mit integrierter Rückbuchungsverwaltung
    Einige Zahlungsdienstleister, darunter auch Stripe, bieten integrierte Werkzeuge für die Rückbuchungsverwaltung an. Für kleinere Unternehmen, die ihre Zahlungsabwicklung und ihre Rückbuchungsverwaltung an einem Ort optimieren wollen, kann das eine gute Option sein.

Jede dieser Alternativen bringt ihre eigenen Vorzüge und potenziellen Herausforderungen mit sich. Es ist wichtig, dass Unternehmen ihren konkreten Bedarf, ihre Ressourcen und ihre spezifischen Rückbuchungsrisiken evaluieren, bevor sie darüber entscheiden, welcher Ansatz für sie der beste ist.

Die Rückbuchungsverwaltungslösung von Stripe

Chargeback Protection von Stripe ist eine umfassende Lösung, die entwickelt wurde, um Ihr Unternehmen vor der Unsicherheit angefochtener Zahlungen zu schützen. Wenn Ihr Unternehmen von betrügerischen Zahlungsanfechtungen betroffen ist, deckt Stripe den strittigen Betrag und alle Anfechtungsgebühren – ohne dass Sie Beweise vorlegen müssen. Unabhängig davon, ob eine Anfechtung berechtigt ist oder nicht, sorgt Stripe für die Rückerstattung des strittigen Betrags und verzichtet außerdem auf die Anfechtungsgebühren. Dieser Service kostest 0,4 % pro Transaktion und Unternehmen müssen seit mindestens sechs Monaten Zahlungen über Stripe abwickeln, um auf diese Funktion zugreifen zu können.

Chargeback Protection von Stripe entlastet Sie vom mühsamen Vorlegen von Beweisen, das stundenlanges Durchwühlen von Aufzeichnungen erfordert. Stattdessen wickelt Stripe alles für Sie ab.

Chargeback Protection von Stripe ist sehr anpassungsfähig und wurde dafür entwickelt, dem Bedarf aller berechtigten Unternehmen auf Stripe gerecht zu werden, und deckt den Online-Handel mit digitalen und physischen Produkten, Transaktionen jeder Größenordnung sowie Käufe aus jedem Teil der Welt ab. Die Echtzeitanpassung von Chargeback Protection wird durch die maschinelle Lernfunktion von Stripe Radar ermöglicht. Sie verwendet verhaltensbezogene Informationen in Kombination mit der Robustheit des Netzwerks von Stripe, um Risikobewertungen in Echtzeit durchzuführen und Bezahlvorgänge zu optimieren.

Um mehr über Chargeback Protection von Stripe zu erfahren, beginnen Sie hier.

Startklar?

Erstellen Sie direkt ein Konto und beginnen Sie mit dem Akzeptieren von Zahlungen. Unser Sales-Team berät Sie gerne und gestaltet für Sie ein individuelles Angebot, das ganz auf Ihr Unternehmen abgestimmt ist.