Utmaning

Innan PATPOST hade Orix medarbetare svårt att hitta datafiler på den interna lagringsplattformen online. De startade ett projekt med fokus på att lösa det här problemet. Mot bakgrund av ändringarna i Electronic Books Maintenance Act måste japanska företag numera spara dokument som utväxlas i digitalt format – som fakturor, prognoser, kvitton och bokföring – som elektroniska data. Orix började utforma en tjänst utifrån antagandet att andra företag också hade problem med att hantera stora mängder elektroniska dokument.

"Många arbetstimmar läggs på att hantera och söka efter dokument och det påverkar både produktiviteten och intäkterna. Vi hoppas att så många företag som möjligt kommer att använda PATPOST i arbetet med sin egen digitala omställning", säger Chisato Ushio, Digital Strategy Promotion Office Manager på Orix huvudkontor. "Vi satsade på att utveckla PATPOST med ett enkelt användargränssnitt som är lätt att hantera, till en låg kostnad – och utan att utveckla storskaliga system eller förändra arbetsflödet på arbetsplatsen i någon större utsträckning."

Under utvecklingen av PATPOST letade Orix efter ett betalsystem och jämförde ungefär tio olika tjänster tills man slutligen valde Stripe.

Lösning

Företaget hade tre viktiga kriterier för ett betalsystem: låga kostnader för kredithantering, en möjlighet att helt automatisera debitering av avgifter och utbetalning av provisioner för rekommendationer samt låga betalningskostnader.

"PATPOSTs värde ligger i att det följer regelverken kring affärsdokument, framför allt vad gäller elektroniska transaktionsdata relaterade till delstatsskatter och liknande. Vi ville också automatisera utbetalningen av provision till skattespecialister och revisorer som rekommenderat företagskunder, vilket vi kunde göra med Stripe Connect", säger Ushio.

En viktig del av beslutet att använda Stripe var att vi skulle ha fått betydligt högre anpassningskostnader om vi hade använt andra tjänster. En annan viktig fördel för PATPOST, som har fokus på att sänka kostnaderna, är möjligheten att skicka påminnelser via e-post som en del av standardtjänsten.

Stripes lösningar gjorde också avtalsprocessen mer effektiv. Enligt Ushio har Stripe eliminerat behovet av att genomföra preliminära granskningar av företag som ansöker om att använda PATPOST, vilket påskyndar avtalsprocessen. Stripe genomför också noggranna granskningar av parter som tar emot betalningar genom avtal om kundrekommendationer, vilket gör att Orix kan spara pengar.

Partnerskapet mellan Stripe och Orix inleddes i april 2022 och tjänsten lanserades i maj 2023 efter en utvecklingsperiod på cirka ett år. Under den här tiden gav Stripe stöd för följande:

• Schemaläggning av utbetalning av medel
  
• Samarbete om granskning av ansökningar när man ingick avtal om kundrekommendationer
  
• Samarbete om provperioder, lägga till och ta bort id-dokument, och den årliga granskningsprocessen
  
• Samarbete om visning av fakturahistorik och betalningshistorik för provisioner på en dashboard
  
• Organisation av kraven för intäktsredovisning
  

Stripes professionella tjänster-team försåg kontinuerligt Orix med expertis och stöd genom workshops och frågestunder. På så sätt blev det möjligt för Orix att bygga strukturen för sin plattformsmodell, vilket hjälpte företaget att titta både på olika betalsystem och på introduktionspriser och flexibla abonnemangspriser för olika kundtyper samtidigt som man kunde utnyttja betald support efter lanseringen av tjänsten.

Stripes supportteam hjälpte till att hitta rätt i flera frågor, från hantering av regelverket kring faktureringssystemet och Electronic Books Maintenance Act till operativa uppgifter som banköverföringar och intäktsredovisning. När man definierade kraven för tjänster för intäktsredovisning tog sig Stripe tid att genomföra en noggrann matchning och hanterade alla problem som uppstod när systemet byggdes.

Eftersom fakturor betalas på årsbasis är det viktigt att redovisa intäkter proportionerligt under den tidsperiod som tjänsten tillhandahålls (tjänsteperioden). "Stripes professionella tjänster-team erbjöd support för allt från att genomföra test på både vanliga och avvikande provdata till att konfigurera den faktiska behandlingsmetoden", säger Ushio. "Detta gav oss ett omfattande stöd för att vi på rätt sätt ska kunna redovisa och behandla ett stort antal transaktioner i framtiden."

Resultat

Genom att införa Stripes betalsystem kan PATPOST erbjuda effektiva tjänster och samtidigt minska betalningsavgifterna och eliminera behovet av de flesta manuella uppgifter.

"I framtiden tänker vi bygga ut tjänsterna och funktionerna – som kompatibilitet med faktureringssystemet som kommer att introduceras i oktober 2023 – och inkludera en funktion som möjliggör identifiering och jämförelse av registreringsnumret för den behöriga faktureringsenheten som anges på fakturan", säger Ushio. Orix letar också efter sätt att snabbt föreslå användbara finansiella tjänster för företag som använder tjänsten baserat på data som är lagrade i PATPOST, som fakturor och kvitton. Man undersöker också om man kan lägga till nya betalningsplaner och faktureringssystem som matchar de här förändringarna, som valfria avgifter och användningsbaserad fakturering.

Produkten utvecklas fortsatt så att den kan fungera på marknaden och faktureringssystemen optimeras för att stämma överens med de här förändringarna. Stripes lösningar gör allt detta möjligt med minsta möjliga konfiguration och Stripes support hjälper Orix att få abonnemangsverksamheten att växa.