Herausforderung

Bevor PATPOST entwickelt war, hatten die Mitarbeiter/innen von Orix damit zu kämpfen, Dateien auf ihrer internen Online-Speicherplattform zu finden. Zur Lösung dieses Problems initiierten sie ein Projekt. Aufgrund der Neufassung des Electronic Books Maintenance Act sind japanische Unternehmen verpflichtet, in digitaler Form ausgetauschte Dokumente – wie Rechnungen, Kostenvoranschläge, Quittungen und Kontenbücher – als elektronische Daten vorzuhalten. Davon ausgehend, dass auch andere Unternehmen Schwierigkeiten mit der Verwaltung großer Mengen digitaler Dokumente haben, begann Orix mit dem Entwurf einer entsprechenden Dienstleistung.

„Das Verwalten und Durchsuchen von Dokumenten verschlingt eine Menge Arbeitszeit und schmälert Produktivität und Umsatz. Wir hoffen, dass so viele Unternehmen wie möglich PATPOST für ihre digitale Transformation nutzen“, sagt Chisato Ushio, Leiterin des Büros für digitale Strategieförderung in der Orix-Vertriebszentrale. „Wir haben auf einer einfachen Nutzeroberfläche bestanden, die jeder leicht und kostengünstig bedienen kann, ohne große Systeme zu entwickeln oder seinen Workflow wesentlich verändern zu müssen.“

Während der Entwicklung von PATPOST suchte Orix intensiv nach einem Zahlungssystem und verglich rund zehn verschiedene Dienste, bis die Wahl schließlich auf Stripe fiel.

Lösung

Das Unternehmen hatte drei wichtige Kriterien für ein Zahlungssystem: niedrige Kosten für das Kreditmanagement, die Möglichkeit für eine vollständige Automatisierung des Einzugs von Servicegebühren und der Zahlung von Vermittlungsprovisionen sowie niedrige Zahlungskosten.

„Der Mehrwert von PATPOST liegt in der Einhaltung von Gesetzen in Bezug auf Geschäftsdokumente, insbesondere elektronische Transaktionsdaten im Zusammenhang mit Bundessteuern und dergleichen. Wir wollten auch die Zahlung von Provisionen für die Vermittlung von Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern an Firmenkunden automatisieren, was wir mit Stripe Connect tun können“, so Ushio.

Ein wichtiger Punkt bei der Entscheidung für Stripe war, dass die Nutzung anderer Dienste erhebliche Anpassungskosten verursacht hätte. Auch die Möglichkeit, Erinnerungs-E-Mails für fällige Zahlungen im Rahmen des Standarddienstes zu versenden, war ein weiterer wichtiger Vorteil für PATPOST, dessen Fokus auf Kostensenkung liegt.

Die Lösungen von Stripe gestalten auch den Vertragsprozess effizienter. Laut Ushio hat Stripe die Notwendigkeit beseitigt, Vorprüfungen von Unternehmen durchzuführen, die sich um die Nutzung von PATPOST bewerben, was den Prozess des Vertragsabschlusses beschleunigt hat. Stripe nimmt auch gründliche Überprüfungen von Beteiligten vor, die Zahlungen über Kundenvermittlungsverträge erhalten, was Orix Geld spart.

Die Partnerschaft von Stripe und Orix begann im April 2022 und der Dienst wurde im Mai 2023 nach einer rund einjährigen Entwicklungszeit freigegeben. Während dieser Zeit bot Stripe Support für Folgendes:

• Terminierung der Zahlung von Geldern
  
• Mitarbeit bei der Überprüfung von Anträgen beim Abschluss von Kundenvermittlungsverträgen
  
• Zusammenarbeit bei Testzeiträumen, dem Hinzufügen und Entfernen von IDs und dem jährlichen Verlängerungsprozess
  
• Mitwirkung bei der Anzeige der Rechnungs- und Zahlungshistorie für Vermittlungsprovisionen in einem Management-Dashboard
  
• Organisation der Anforderungen für die Revenue Recognition
  

Das Fachdienstleistungsteam von Stripe versorgte Orix kontinuierlich mit Fachwissen und Support in Form von Workshops und Fragerunden. So konnte Orix die Struktur seines Plattform-Geschäftsmodells aufbauen und dabei nicht nur Zahlungssysteme, sondern auch Einführungspreise und flexible Preisangaben für Abonnements einbeziehen, um verschiedenen Kundentypen gerecht zu werden. Außerdem konnte Orix die Vorteile des kostenpflichtigen Supports nach Service-Releases nutzen.

Das Support-Team von Stripe half bei der Bewältigung verschiedener Probleme, vom Umgang mit den Vorschriften rund um das Invoicing-System und den Electronic Books Maintenance Act bis hin zu operativen Aufgaben wie Banküberweisungen und Revenue Recognition. Vor allem bei der Definition der Anforderungen für die Revenue Recognition nahm sich Stripe Zeit für einen sorgfältigen Abgleich der Umsätze und kümmerte sich um jedes Problem, das beim Aufbau des Systems auftrat.

Da die Rechnungen auf Jahresbasis bezahlt werden, ist es wichtig, die Umsätze anteilig über den Zeitraum der Leistungserbringung zu verteilen. „Das Fachdienstleistungsteam von Stripe hat uns bei allem unterstützt, von Tests mit regelmäßigen und unregelmäßigen Stichprobendaten bis hin zum Aufbau der eigentlichen Abwicklungsmethode“, so Ushio. „Das war ein wichtiger Beitrag zu unserer Fähigkeit, in Zukunft eine große Anzahl von Transaktionen ordnungsgemäß zu verbuchen und zu verarbeiten.“

Ergebnisse

Dank der Einführung des Zahlungssystems von Stripe kann PATPOST effiziente Dienstleistungen erbringen, die Zahlungsgebühren senken und die meisten manuellen Vorgänge beseitigen.

„Wir möchten in Zukunft weitere Dienstleistungen und Funktionen anbieten, wie beispielsweise die Kompatibilität mit dem Invoicing-System, das im Oktober 2023 eingeführt werden soll, einschließlich einer Funktion, die die Identifizierung und den Abgleich der Registrierungsnummer des qualifizierten Rechnungsstellers auf der Rechnung ermöglicht“, sagte Ushio. Orix sucht auch nach Möglichkeiten, den Unternehmen, die den Dienst nutzen, auf der Grundlage der in PATPOST gespeicherten Daten, wie Rechnungen und Quittungen, schnell nützliche Finanzdienstleistungen vorzuschlagen. Orix prüft auch die Einführung neuer Zahlungspläne und Abrechnungssysteme, die zu diesen Änderungen passen, wie beispielsweise optionale Gebühren und Abrechnung je nach Aufwand.

Das Produkt wird laufend anhand aktueller Marktanforderungen weiterentwickelt, während die Abrechnungssysteme für diese Veränderungen optimiert werden. Die Lösungen von Stripe machen dies alles mit minimalem Konfigurationsaufwand möglich, wobei der Support von Stripe Orix beim Ausbau seines Abonnement-Geschäfts unterstützt.