Desafio

Antes do desenvolvimento do PATPOST, os funcionários da Orix tinham dificuldades para localizar arquivos de dados na plataforma interna de armazenamento online, então o projeto foi iniciado para resolver esse problema. Além disso, com a revisão da Lei de Manutenção de Livros Eletrônicos, as empresas japonesas foram obrigadas a salvar documentos transmitidos em formato digital, como faturas, estimativas, recibos e livros contábeis, como dados eletrônicos. A Orix criou o serviço presumindo que outras empresas também estivessem com dificuldades para gerenciar documentos eletrônicos.

"Gerenciar e pesquisar documentos consome incontáveis horas de trabalho e afeta a produtividade e as receitas. Esperamos que o maior número possível de empresas use o PATPOST em seu caminho de transformação digital", disse Chisato Ushio, gerente do escritório de promoção de estratégia digital da sede de vendas corporativas da Orix. "Insistimos em uma interface de usuário simples que qualquer pessoa possa operar facilmente, com baixo custo e sem desenvolver sistemas em grande escala ou alterar significativamente o fluxo de trabalho no local."

Durante o desenvolvimento do PATPOST, a Orix pesquisou sistemas de pagamentos detalhadamente, comparando cerca de 10 serviços, e acabou escolhendo a Stripe.

Solução

A empresa usou três critérios para avaliar sistemas de pagamentos: baixo custo para gestão de créditos, automação da cobrança de tarifas sobre os serviços e pagamento de comissões por indicação, além de baixo custo nos pagamentos.

“A vantagem do PATPOST é a conformidade com a legislação para documentos comerciais, principalmente dados de transações eletrônicas para impostos federais. Nosso objetivo também era automatizar as comissões para contabilistas e contadores que indicassem clientes corporativos, o que conseguimos com o Stripe Connect”, conta Ushio.

Um fator importante para a escolha da Stripe foi que a personalização do serviço em outros provedores de pagamento aumentaria muito os custos. Além disso, o envio de lembretes por e-mail para pagamentos pendentes, incluso no serviço padrão, foi outra vantagem que fez a diferença para o PATPOST, que busca a redução de custos.

As soluções da Stripe otimizaram o processo de contratação. Segundo Ushio, a Stripe eliminou a necessidade de análise das empresas que se inscrevem no PATPOST, acelerando a contratação. A Stripe também faz a análise das partes que recebem pagamentos pelos contratos de indicação de clientes, gerando mais uma economia para a Orix.

A parceria entre a Stripe e a Orix começou em abril de 2022 e o serviço foi lançado em maio de 2023, após cerca de um ano de desenvolvimento, período em que a Stripe apoiou o seguinte:

• Agendamento de pagamentos de valores
  
• Análise de cadastros ao finalizar contratos de indicação de clientes
  
• Colaboração durante períodos de teste, inclusão e remoção de IDs e processo de renovação anual
  
• Colaboração no dashboard de gerenciamento para a exibição do histórico de faturas e pagamentos de comissões por indicação
  
• Organização dos requisitos para reconhecimento de receitas
  

A equipe de serviços profissionais da Stripe ofereceu expertise e apoio em oficinas e sessões de dúvidas, permitindo que a Orix criasse a estrutura de seu modelo de plataforma, ajudando a incluir não somente sistemas de pagamentos, mas também preços introdutórios e assinaturas flexíveis para todo tipo de cliente, além do suporte pago após os lançamentos.

A equipe de suporte da Stripe ajudou a resolver diversos problemas, como a regulamentação para o sistema de faturas e a Lei de Manutenção de Livros Eletrônicos, bem como tarefas operacionais como transferência bancárias e reconhecimento de receitas. Para a definição de requisitos para os serviços de reconhecimento de receitas, a Stripe fez uma correspondência cuidadosa do reconhecimento e resolveu todos os problemas que sugiram durante o desenvolvimento.

Como as faturas são pagas anualmente, é importante fazer o reconhecimento proporcional ao período de prestação do serviço (tempo de serviço). “A equipe de serviços profissionais apoiou todos os testes em amostras regulares ou irregulares e também configurou a operação do método de processamento”, diz Ushio. “Foi uma contribuição importante para podermos contabilizar e processar corretamente no futuro um grande número de transações.”

Resultados

Com o sistema de pagamentos da Stripe, o PATPOST pode oferecer serviços eficientes, reduzir as tarifas sobre pagamentos e eliminar a maioria das operações manuais.

“No futuro, pretendemos expandir nossos serviços e funções, como a compatibilidade com sistemas de faturas que será implementada em outubro de 2023, uma função que permite identificar e comparar o número de cadastro da entidade de faturamento qualificada indicada na fatura”, explica Ushio. A Orix também está buscando formas de propor serviços financeiros úteis rapidamente às empresas que usam o serviço, a partir de dados armazenados no PATPOST, como faturas e recibos. Outra possibilidade é criar novos planos de pagamentos e sistemas de cobrança adequados às mudanças, como tarifas opcionais e serviços pós-pagos.

O produto continua em desenvolvimento, com a busca pelo melhor posicionamento no mercado, e os sistemas de cobrança estão sendo otimizados para se adequar a essas mudanças. As soluções da Stripe permitem tudo isso com um mínimo de configuração, e o suporte da Stripe ajuda a Orix a expandir suas assinaturas.