Desafío

Antes de que se desarrollara PATPOST, los empleados de Orix tenían dificultades para encontrar archivos de datos en su plataforma de almacenamiento interna en línea. Entonces, iniciaron un proyecto que apuntaba a resolver este problema. Además, a partir de la revisión de la Ley de Mantenimiento de Libros Electrónicos, se comenzó a exigir a las empresas japonesas que guarden los documentos intercambiados en formato digital, como facturas, presupuestos, recibos y libros contables, como datos electrónicos. Orix comenzó a diseñar un servicio con el supuesto de que otras empresas también estaban teniendo dificultades para gestionar grandes cantidades de documentos electrónicos.

«Gestionar y buscar documentos consume una gran cantidad de horas de trabajo y afecta tanto a la productividad como a los ingresos. Esperábamos que la mayor cantidad de empresas posible usara PATPOST para trabajar en pos de lograr su propia transformación digital», expresa Chisato Ushio, director de la Oficina de promociones estratégicas digitales de la sede corporativa de ventas de Orix. «Insistimos en desarrollarlo con una interfaz de usuario (IU) sencilla que cualquiera pudiera operar con facilidad a un bajo costo, y sin desarrollar sistemas a gran escala ni cambiar de manera significativa el flujo de trabajo en el sitio»

Durante el desarrollo de PATPOST, en Orix, llevaron a cabo una búsqueda extensa para encontrar un sistema de pagos, en la que compararon aproximadamente 10 servicios diferentes hasta que al final eligieron Stripe.

Solución

La empresa tenía tres criterios importantes para el sistema de pagos: bajos costos de gestión de créditos, capacidad de automatizar por completo el cobro de las comisiones del servicio y el pago de las comisiones por recomendación, y bajos costos de pago.

«El valor de PATPOST yace en el cumplimiento de la normativa relacionada con documentos empresariales, sobre todo los datos de las transacciones electrónicas relacionados con los impuestos federales y demás. También buscábamos automatizar el pago de las comisiones por presentación de clientes corporativos de parte de los especialistas fiscales y los contables, algo que logramos hacer con Stripe Connect», dice Ushio.

Uno de los principales factores en la decisión de usar Stripe fue que los costos de personalización serían considerablemente más altos si se usaran otros servicios. Además, la capacidad de enviar recordatorios mediante correos electrónicos para las deudas pendientes como parte del servicio estándar fue otro beneficio importante para PATPOST, que se centra en la reducción de costos.

Las soluciones de Stripe también hicieron más eficiente el proceso de contratación. Según Ushio, Stripe eliminó la necesidad de llevar a cabo revisiones preliminares de las empresas que solicitan utilizar PATPOST, lo que agiliza el proceso de contratación. Stripe también lleva a cabo revisiones exhaustivas de las partes que reciben los pagos mediante los contratos de recomendación de clientes, lo que le hace ahorrar dinero a Orix.

La alianza entre Stripe y Orix comenzó en abril de 2022, y el lanzamiento del servicio se realizó en mayo de 2023, después de un periodo de desarrollo de aproximadamente un año. Durante este tiempo, Stripe dio soporte para lo siguiente:

• Programación del pago de los fondos
  
• Colaboración en la revisión de las solicitudes cuando terminaban los contratos de recomendación de clientes
  
• Colaboración en los periodos de prueba, la incorporación y eliminación de ID y el proceso anual de renovación
  
• Colaboración en la visualización del historial de facturas y de pagos para las comisiones por recomendación en un Dashboard de gestión
  
• Organización de los requisitos para reconocer los ingresos
  

El equipo de servicios profesionales de Stripe le ofreció a Orix conocimiento y soporte continuos mediante talleres y sesiones de preguntas y respuestas. Esta prestación permitió a Orix crear la estructura para su modelo de negocio de plataforma, y los ayudó a considerar no solo los sistemas de pago, sino también las opciones de precios iniciales y tarifas de suscripción flexibles para adaptarse a los diferentes tipos de clientes. Además, pudieron sacar provecho del soporte de pago después de los lanzamientos del servicio.

El equipo de soporte de Stripe ayudó a navegar por muchos problemas, desde el manejo de las normas relacionadas con el sistema de facturas y la Ley de Mantenimiento de Libros Electrónicos hasta las tareas operativas, como las transferencias bancarias y el reconocimiento de ingresos. En particular, a la hora de definir los requisitos para los servicios de reconocimiento de ingresos, Stripe se tomó el tiempo de realizar una cuidadosa adaptación del sistema de reconocimiento y lidiar con cada uno de los problemas que surgían en el proceso de creación.

Debido a que las facturas se pagan de forma anual, es importante reconocer los ingresos de manera proporcional a lo largo del período en el que se presta el servicio (la vigencia del servicio). «El equipo de servicios profesionales de Stripe ofreció soporte para todas las tareas, desde llevar a cabo pruebas en datos de muestra regulares e irregulares hasta armar la operación del método de procesamiento real», comenta Ushio. «Esto fue una gran contribución a nuestra capacidad de considerar y procesar de manera adecuada una gran cantidad de transacciones en el futuro».

Resultados

Gracias a la implementación del sistema de pagos de Stripe, PATPOST pudo ofrecer servicios eficientes a la vez que redujo las comisiones de pago y eliminó la necesidad de la mayor parte de las operaciones manuales.

«En el futuro, esperamos expandir los servicios y las funciones, como la compatibilidad con el sistema de facturas, que se implementarán en octubre de 2023, incluida una función que permite identificar y comparar el número de inscripción de la entidad de facturación calificada mencionada en la factura», explica Ushio. Orix también está buscando maneras de proponer rápidamente servicios financieros útiles a las empresas que utilizan el servicio según los datos almacenados en PATPOST, como las facturas y los recibos. Además, está explorando la idea de agregar nuevos planes de pago y sistemas de facturación para adaptarse a estos cambios, como las comisiones opcionales y la facturación de pago por consumo.

El producto continúa en desarrollo mientras buscan adecuarse al mercado correcto, y los sistemas de facturación se están optimizando para adaptarse a estos cambios. Las soluciones de Stripe hacen que todo esto sea posible con un mínimo de configuración, y el soporte de Stripe ayuda a Orix a hacer crecer su empresa de suscripciones.