ความท้าทาย

ก่อนที่ PATPOST จะได้รับการพัฒนาขึ้น พนักงานของ Orix ต้องเผชิญกับปัญหาด้านการค้นหาไฟล์ข้อมูลในแพลตฟอร์มเก็บข้อมูลออนไลน์ภายใน หลังจากนั้นจึงคิดค้นโปรเจ็กต์ที่ช่วยแก้ไขปัญหานี้ขึ้นมา และเนื่องจากมีการจัดทำกฎหมายว่าด้วยการบำรุงรักษาระบบการทำบัญชีแบบอิเล็กทรอนิกส์ฉบับใหม่ ธุรกิจในญี่ปุ่นต่างก็ต้องบันทึกเอกสารที่ใช้ทำธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นใบแจ้งหนี้ เอกสารประมาณค่าใช้จ่าย ใบเสร็จ และรายการบัญชี ในรูปแบบข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์เพื่อให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล Orix จึงเริ่มออกแบบบริการที่เกิดมาจากข้อสันนิษฐานที่ว่า บริษัทอื่นๆ ก็กำลังประสบปัญหาในการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จำนวนมากเช่นเดียวกัน

"การจัดการและค้นหาเอกสารนั้นใช้เวลาเยอะมาก และส่งผลกระทบต่อทั้งปริมาณงานที่ได้และรายรับด้วย เราจึงหวังให้ธุรกิจหันมาใช้ PATPOST เพื่อให้บรรลุเป้าหมายด้านการเปลี่ยนเป็นระบบดิจิทัลให้ได้มากที่สุด" Chisato Ushio ผู้จัดการแผนกส่งเสริมกลยุทธ์ดิจิทัลประจำสำนักงานใหญ่ของ Orix กล่าว "เรามุ่งมั่นที่จะพัฒนาโซลูชันนี้ด้วย UI ที่เรียบง่ายซึ่งทุกคนสามารถใช้ได้สะดวกด้วยค่าใช้จ่ายที่ต่ำ และไม่ต้องพัฒนาระบบขนาดใหญ่หรือเปลี่ยนกระบวนการทำงานในสำนักงานให้น้อยที่สุด"

ในระหว่างการพัฒนา PATPOST ขึ้นมา Orix ก็ค้นหาระบบการชำระเงินอย่างจริงจัง และเปรียบเทียบบริการต่างๆ ราว 10 บริการ จนในที่สุดก็เลือก Stripe

โซลูชัน

บริษัทมีเกณฑ์สำคัญในการคัดเลือกระบบการชำระเงินอยู่ 3 ข้อ ได้แก่ ค่าใช้จ่ายที่ต่ำในการจัดการเครดิต ความสามารถในการปรับขั้นตอนการเรียกเก็บค่าธรรมเนียมบริการและค่าคอมมิชชันสำหรับการบอกต่อบริการให้เป็นอัตโนมัติ รวมถึงค่าใช้จ่ายที่ต่ำในการจัดการการชำระเงิน

"คุณค่าของ PATPOST คือการปฏิบัติตามกฎหมายด้านเอกสารทางธุรกิจ โดยเฉพาะข้อมูลธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์ที่เกี่ยวกับภาษีของรัฐบาลกลางและอื่นๆ ซึ่งเราต้องการใช้ระบบอัตโนมัติกับการจ่ายค่าคอมมิชชันจากการแนะนำบริการแก่ลูกค้าองค์กรให้กับผู้เชี่ยวชาญด้านภาษีและนักบัญชี ซึ่งเป็นสิ่งที่เราทำได้ผ่าน Stripe Connect" Ushio กล่าว

เหตุผลหลักในการตัดสินใจเลือกใช้ Stripe นั่นเป็นเพราะการใช้บริการอื่นๆ สร้างค่าใช้จ่ายแบบปรับแต่งเองจะมีค่าใช้จ่ายสูงกว่า อีกทั้งความสามารถในการส่งอีเมลแจ้งหนี้ที่ค้างชำระของบริการมาตรฐานก็เป็นประโยชน์ที่สำคัญอีกข้อของ PATPOST ซึ่งเน้นที่การลดค่าใช้จ่าย

นอกจากนี้ โซลูชันของ Stripe ยังช่วยให้กระบวนการทำสัญญามีประสิทธิภาพมากขึ้น Ushio ระบุว่า Stripe ช่วยให้ไม่ต้องทำการตรวจสอบคัดกรองบริษัทล่วงหน้าก่อนที่จะสมัครใช้งาน PATPOST ทำให้กระบวนการทำสัญญารวดเร็วขึ้น อีกทั้ง Stripe ยังตรวจสอบฝ่ายต่างๆ ที่รับการชำระเงินผ่านสัญญาการแนะนำบริการของลูกค้าด้วย ทำให้ Orix ประหยัดค่าใช้จ่ายลงไปได้

การเป็นพาร์ทเนอร์ของ Stripe และ Orix เริ่มต้นขึ้นเมื่อเดือนเมษายน 2022 และเปิดตัวบริการในเดือนพฤษภาคม 2023 หลังจากใช้เวลาพัฒนาระบบได้ประมาณ 1 ปี ซึ่งตลอดช่วงเวลานี้ Stripe ได้ช่วยมอบการสนับสนุนในด้านต่างๆ ได้แก่

• การกำหนดเวลาชำระเงิน
  
• การทำงานร่วมกันเพื่อตรวจสอบใบสมัครในขั้นตอนการสรุปสัญญาแนะนำบริการแก่ลูกค้า
  
• การทำงานร่วมกันในช่วงทดลองใช้ การเพิ่มและลบเอกสารประจำตัว ตลอดจนกระบวนการต่อสัญญารายปี
  
• การทำงานร่วมกันเพื่อแสดงประวัติใบแจ้งหนี้และประวัติการชำระเงินสำหรับจ่ายค่าคอมมิชชันในแดชบอร์ดการจัดการ
  
• การจัดการข้อกำหนดต่างๆ เพื่อรับรู้รายรับ
  

ทีมบริการเฉพาะทางของ Stripe ได้มอบความเชี่ยวชาญรวมถึงการสนับสนุนผ่านเวิร์กช็อปและช่วงถาม-ตอบอย่างต่อเนื่อง ซึ่งสิ่งเหล่านี้ช่วยให้ Orix วางโครงสร้างโมเดลธุรกิจของแพลตฟอร์มโดยพิจารณาจากระบบการชำระเงินและราคาแนะนำ รวมถึงค่าบริการตามรอบที่ยืดหยุ่น เพื่อให้เหมาะสมกับลูกค้าแต่ละประเภท ตลอดจนได้รับการสนับสนุนแบบมีค่าใช้จ่ายหลังเปิดตัวบริการไปแล้ว

ทีมสนับสนุนของ Stripe ช่วยรับมือกับปัญหาได้หลายอย่าง ตั้งแต่การจัดการข้อกำหนดด้านระบบการออกใบแจ้งหนี้และกฎหมายว่าด้วยการบำรุงรักษาระบบการทำบัญชีแบบอิเล็กทรอนิกส์ ไปจนถึงงานด้านการปฏิบัติการ อย่างการโอนเงินทางธนาคารและการรับรู้รายรับ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อระบุข้อกำหนดในการรับรู้รายรับ Stripe ทุ่มเทเวลาในการจับคู่การรับรู้รายรับอย่างถี่ถ้วนและรับมือกับทุกปัญหาที่เกิดขึ้นระหว่างสร้างระบบ

เนื่องจากใบแจ้งหนี้มีกำหนดเรียกเก็บแบบรายปี บริษัทจึงจำเป็นต้องทยอยรับรู้รายรับตามช่วงที่ให้บริการ (ตามข้อกำหนดการให้บริการ) "ทีมบริการเฉพาะทางของ Stripe มอบการสนับสนุนให้ทุกแง่มุม ตั้งแต่ขั้นตอนการทดสอบข้อมูลตัวอย่างแบบปกติและแบบพิเศษ ไปจนถึงการรวมการดำเนินงานสำหรับการประมวลผลข้อมูลจริง" Ushio กล่าว "ซึ่งนี่เป็นส่วนเสริมสำคัญที่ทำให้เราสามารถจัดการและประมวลผลข้อมูลธุรกรรมจำนวนมากได้ในอนาคต"

ผลลัพธ์

หลังจากที่เริ่มใช้ระบบการชำระเงินของ Stripe แล้ว PATPOST ก็สามารถมอบบริการที่มีประสิทธิภาพไปพร้อมๆ กับการลดค่าธรรมเนียมการชำระเงินและลดความจำเป็นในการดำเนินงานด้วยตัวเองลง

"ในอนาคต เราหวังว่าจะได้ขยายบริการและฟังก์ชันต่างๆ เช่น การทำงานร่วมกับระบบการออกใบแจ้งหนี้ที่เปิดตัวในเดือนตุลาคม 2023 โดยมีฟังก์ชันที่ช่วยระบุตัวตนและเปรียบเทียบกับหมายเลขการลงทะเบียนของหน่วยงานที่ระบุไว้ในใบแจ้งหนี้" Ushio กล่าว นอกจากนี้ Orix ยังมองหาวิธีต่างๆ ในการนำเสนอบริการด้านการเงินที่มีประโยชน์แก่บริษัทที่ใช้บริการผ่านข้อมูลซึ่งจัดเก็บไว้ใน PATPOST เช่น ใบแจ้งหนี้และใบเสร็จ อีกทั้งยังพิจารณาการเพิ่มแพ็กเกจการชำระเงินและระบบการเรียกเก็บเงินใหม่ๆ อย่างการเรียกเก็บค่าธรรมเนียมเพิ่มเติมและการเรียกเก็บเงินแบบตามการใช้งาน เพื่อให้ตอบโจทย์การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ได้

ปัจจุบัน Orix พัฒนา PATPOST อย่างต่อเนื่องไปพร้อมๆ กับการค้นหาตลาดแห่งใหม่ที่เหมาะสม และได้ปรับระบบการเรียกเก็บเงินให้สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลง ซึ่งโซลูชันของ Stripe ช่วยให้เป้าหมายเหล่านี้เป็นจริงได้ด้วยการกำหนดค่าเพียงเล็กน้อย และการสนับสนุนของ Stripe ยังช่วยให้ Orix พัฒนาธุรกิจด้านการเรียกเก็บค่าบริการตามรอบได้สำเร็จ