Desafío

Antes de que se desarrollara PATPOST, los empleados de Orix tenían dificultades para encontrar archivos de datos en su plataforma de almacenamiento interna por Internet, así que iniciaron un proyecto para resolver este problema. Además, a partir de la revisión de la Ley de Mantenimiento de Libros Electrónicos, se comenzó a exigir a las empresas japonesas que guardaran los documentos intercambiados en formato digital (como facturas, presupuestos, recibos y libros contables) como datos electrónicos. Orix comenzó a diseñar un servicio partiendo de que otras empresas también estaban teniendo dificultades para gestionar grandes cantidades de documentos electrónicos.

«Gestionar y buscar documentos consume una gran cantidad de horas de trabajo y afecta tanto a la productividad como a los ingresos. Esperábamos que la mayor cantidad de empresas posible usara PATPOST para trabajar en pos de su propia transformación digital», explica Chisato Ushio, director de la Oficina de Promociones Estratégicas Digitales de la sede corporativa de ventas de Orix. «Insistimos en desarrollarlo con una interfaz de usuario sencilla que cualquiera pudiera operar con facilidad a un bajo coste, y sin desarrollar sistemas a gran escala ni cambiar de manera significativa el flujo de trabajo en el sitio».

Durante el desarrollo de PATPOST, Orix llevó a cabo una búsqueda extensa para encontrar un sistema de pagos, en la que comparó aproximadamente 10 servicios diferentes hasta que al final optó por Stripe.

Solución

La empresa tenía tres criterios importantes para el sistema de pagos: bajos costes de gestión de créditos, capacidad de automatizar por completo el cobro de las comisiones del servicio y el pago de las comisiones por recomendación, y bajos costes de pago.

«El valor de PATPOST reside en el cumplimiento de la normativa relativa a documentos empresariales, sobre todo los datos de las transacciones electrónicas relacionados con los impuestos federales y demás. También buscábamos automatizar el pago de las comisiones por la presentación a clientes corporativos de parte de los especialistas fiscales y los contables, algo que logramos hacer con Stripe Connect», afirma Ushio.

Uno de los principales componentes de la decisión de usar Stripe era que se generarían costes considerables de personalización al utilizar otros servicios. Además, la capacidad de enviar recordatorios mediante correos electrónicos para las deudas pendientes como parte del servicio estándar era otro beneficio importante para PATPOST, que se centra en la reducción de costes.

Las soluciones de Stripe también hicieron más eficiente el proceso de contratación. Según Ushio, Stripe ha eliminado la necesidad de llevar a cabo revisiones preliminares de las empresas que solicitan utilizar PATPOST, lo que agiliza el proceso de contratación. Stripe también lleva a cabo revisiones exhaustivas de las partes que reciben los pagos mediante los contratos de recomendación de clientes, lo que le hace ahorrar dinero a Orix.

La alianza entre Stripe y Orix comenzó en abril de 2022, y el lanzamiento del servicio fue en mayo de 2023, después de un período de desarrollo de aproximadamente un año. Durante ese tiempo, Stripe prestó soporte para lo siguiente:

• Programación del pago de los fondos
  
• Colaboración en la revisión de las solicitudes cuando terminaban los contratos de recomendación de clientes
  
• Colaboración en los períodos de prueba, la incorporación y eliminación de ID y el proceso anual de renovación
  
• Colaboración en la visualización del historial de facturas y de pagos para las comisiones por recomendación en un Dashboard de gestión
  
• Organización de los requisitos para reconocer los ingresos
  

El equipo de servicios para profesionales de Stripe le ofreció a Orix conocimientos y soporte continuos mediante talleres y sesiones de preguntas y respuestas. Todo eso permitió que Orix creara la estructura para su modelo de negocio de plataforma, y los ha ayudado a considerar no solo los sistemas de pago, sino también las opciones de precios iniciales y tarifas de suscripción flexibles para adaptarse a los diferentes tipos de clientes. Además, el grupo japonés ha podido aprovechar el soporte de pago después de los lanzamientos del servicio.

El equipo de soporte de Stripe ha ayudado a resolver muchos problemas, desde la gestión de las normas relacionadas con el sistema de facturación y la Ley de Mantenimiento de Libros Electrónicos hasta las tareas operativas, como las transferencias bancarias y el reconocimiento de ingresos. Concretamente, a la hora de definir los requisitos para los servicios de reconocimiento de ingresos, Stripe se ha tomado el tiempo necesario para realizar una cuidadosa adaptación del sistema de reconocimiento y ha lidiado con cada uno de los problemas que surgían en el proceso de creación.

Dado que las facturas se pagan de forma anual, es importante reconocer los ingresos de manera proporcional a lo largo del período en el que se presta el servicio (la duración del servicio). «El equipo de servicios para profesionales de Stripe ofreció soporte para todas las tareas, desde llevar a cabo pruebas en datos de muestra regulares e irregulares hasta armar la operación del método de procesamiento real», comenta Ushio. «Esto ha contribuido enormemente a nuestra capacidad de considerar y procesar de manera adecuada una gran cantidad de transacciones en el futuro».

Resultados

Gracias a la implementación del sistema de pagos de Stripe, PATPOST ha podido ofrecer servicios eficientes a la vez que ha reducido las comisiones de pago y eliminado la necesidad de realizar la mayoría de las operaciones de manera manual.

«En el futuro, esperamos expandir los servicios y las funciones, como la compatibilidad con el sistema de facturas, que se implementarán en octubre de 2023, incluida una función que permite identificar y comparar el número de registro de la entidad de facturas cualificadas mencionada en la factura», explica Ushio. Orix también está buscando maneras de proponer rápidamente servicios financieros útiles a las empresas que utilizan el servicio según los datos almacenados en PATPOST, como las facturas y los recibos. Además, está explorando la idea de añadir nuevos planes de pago y sistemas de facturación para adaptarse a estos cambios, como las comisiones opcionales y la facturación de pago por consumo.

El producto continúa en desarrollo mientras buscan adecuarse al mercado correcto, y los sistemas de facturación se están optimizando para adaptarse a estos cambios. Las soluciones de Stripe hacen que todo esto sea posible con un mínimo de configuración, y el soporte de Stripe ayuda a Orix a hacer crecer su empresa de suscripciones.