Know Your Customer (KYC)-verificatie is een wettelijke vereiste in Nederland die van invloed is op bedrijven in alle sectoren. Volgens de Nederlandse antiwitwaswetgeving (AML) moeten bedrijven in sectoren zoals financiën, crypto en onroerend goed de identiteit van klanten verifiëren, transacties controleren en risico's beoordelen.

Hieronder lees je hoe KYC-verificatie in Nederland werkt, hoe verificatie wordt uitgevoerd voor personen en bedrijven, en welke bedrijven onderworpen zijn aan KYC-verplichtingen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is KYC-verificatie in Nederland?
  
• Hoe werkt KYC-verificatie voor Nederlandse klanten en bedrijven?
  
• Welke gegevensbronnen, documenten en controles worden gebruikt voor KYC-verificatie in Nederland?
  
• Welke bedrijven moeten zich houden aan KYC-verplichtingen in Nederland?
  
• Welke uitdagingen hebben bedrijven met KYC-verificatie in Nederland?
  
• Hoe kunnen organisaties efficiënte, conforme KYC-processen opzetten in Nederland?
  
• Hoe Stripe Identity kan helpen
  

Wat is KYC-verificatie in Nederland?

In Nederland is KYC-verificatie een wettelijke verplichting, voornamelijk vastgelegd in de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (afgekort Wwft) en ondersteund door de Wet op het financieel toezicht.

De Nederlandse KYC-wetgeving verplicht bedrijven om te weten met wie ze zaken doen, waarom die relatie bestaat en of de daaruit voortvloeiende activiteiten in die context logisch zijn. Dit betekent dat bedrijven klanten moeten identificeren, hun identiteit moeten verifiëren met betrouwbare bronnen en de risico's moeten beoordelen voordat een relatie wordt aangegaan.

Hoe werkt KYC-verificatie voor Nederlandse klanten en bedrijven?

KYC (ken-je-klant) in Nederland bestaat uit een reeks gerelateerde controles. Hoe grondig elke stap moet zijn, hangt af van het risiconiveau, het type klant en het leveringskanaal.

Dit houdt het in:

• Identificatie en verificatie: Bedrijven moeten de identiteit van een klant bevestigen aan de hand van een geldig, door de overheid uitgegeven document, zoals een paspoort, Nederlandse identiteitskaart of verblijfsvergunning. Verificatie kan persoonlijk of op afstand plaatsvinden, zolang de methode maar op betrouwbare wijze de authenticiteit bevestigt en het document koppelt aan de persoon die het overlegt.

• Controle van het bedrijf en de eigendom: Bedrijfsverificatie aan de hand van officiële registratiegegevens is verplicht wanneer de klant een juridische entiteit is, evenals de identificatie van de uiteindelijke belanghebbende (ultimate beneficial owner, UBO). Eigendomsketens worden getraceerd totdat natuurlijke personen zijn geïdentificeerd. Bestuurders, UBO's en gevolmachtigden worden allemaal gescreend.

• Inzicht in de klant: Organisaties moeten begrijpen waarom de klant de relatie aangaat en hoe hij de dienst waarschijnlijk zal gebruiken. Informatie zoals het beroep van de klant, zijn bedrijfsactiviteiten, transactiepatronen en geografische blootstelling wordt meegenomen in een algemene risicoclassificatie die het vereiste niveau van zorgvuldigheid bepaalt.

• Sancties en PEP-screening: Klanten en verbonden partijen worden gescreend aan de hand van sanctielijsten en databases met politiek prominente personen (PEP's), zowel vóór de onboarding als op continue basis.

• Voortdurende herbeoordeling: Veranderingen in eigendom, gedrag of risicoblootstelling vereisen een bijgewerkte due diligence en vernieuwde documentatie.

Welke gegevensbronnen, documenten en controles worden gebruikt voor KYC-verificatie in Nederland?

De Nederlandse KYC (ken-je-klant) is gebaseerd op officiële registers, door klanten verstrekte documenten en onafhankelijke gegevensbronnen. Bedrijven gebruiken een combinatie hiervan om verificatie uit te voeren.

Dit houdt het in:

• Officiële identiteitsbewijzen: documenten moeten geldig en authentiek zijn, en bedrijven moeten ervoor zorgen dat de persoon die het document overlegt de rechtmatige houder is.

• Digitale controles: bij onboarding op afstand wordt vaak gebruikgemaakt van digitale identiteitsverificatie, biometrische controles of op banken gebaseerde identiteitsoplossingen zoals iDIN.

• Registraties bij de Kamer van Koophandel (KVK): Officiële uittreksels van de KVK bevestigen de registratiestatus, rechtsvorm, adres en bestuurders van zakelijke klanten.

• UBO-informatie: Eigendomsstructuren, aandeelhoudersregisters en UBO-verklaringen volgen de zeggenschap, indien nodig via meerdere lagen.

• Sancties en PEP-databases: EU- en internationale sanctielijsten en PEP-databases helpen bij het screenen van klanten, UBO's en verbonden partijen.

• Openbare en mediagegevens: Openbare rapportages, gerechtelijke dossiers en betrouwbare nieuwsbronnen brengen vroegere of huidige banden met financiële criminaliteit aan het licht.

• Bewijs van de herkomst van fondsen: In gevallen met een hoger risico kunnen bedrijven documentatie vragen waaruit blijkt waar fondsen vandaan komen of hoe vermogen is opgebouwd.

• Transactiemonitoringgegevens: Na onboarding kan transactiepatroonanalyse ongebruikelijk of inconsistent gedrag detecteren. Als vermoedens niet kunnen worden weggenomen, wordt er een escalatie gestart.

Welke bedrijven zijn onderworpen aan KYC-verplichtingen in Nederland?

Elk bedrijf dat een belangrijke rol speelt bij het verplaatsen, beveiligen of structureren van geld is meestal onderworpen aan KYC-verplichtingen.

Bedrijven in de volgende categorieën vallen onder deze verplichting:

• Banken en financiële instellingen: Dit omvat retail- en commerciële banken, betalingsinstellingen, instellingen voor elektronisch geld, verzekeraars, beleggingsondernemingen, pensioenuitvoerders en kredietverstrekkers.

• Aanbieders van crypto- en digitale activa: Dit omvat cryptobeurzen, aanbieders van bewaarwallets en andere virtuele activadiensten die actief zijn in of zich richten op Nederland. Een vergunning van de Autoriteit Financiële Markten is verplicht, evenals due diligence van klanten en transactiemonitoring.

• Trust- en bedrijfsdienstverleners: Bedrijven die bedrijven, stichtingen of trusts oprichten, beheren of een statutaire zetel bieden, moeten klanten en uiteindelijk belanghebbenden identificeren.

• Professionele dienstverleners: Accountants, belastingadviseurs, notarissen, advocaten en makelaars vallen onder de KYC-regels wanneer ze helpen bij financiële transacties of het oprichten van bedrijven.

• Bedrijven in onroerend goed en hoogwaardige goederen: Makelaars en bedrijven die grote contante betalingen accepteren voor goederen zoals voertuigen, kunst en sieraden moeten KYC-controles uitvoeren. Om het risico op witwassen verder te verminderen, heeft Nederland commerciële kopers en verkopers van goederen vanaf 2026 verboden om contante transacties ter waarde van meer dan € 3.000 te doen.

• Gok- en spelaanbieders: Casino's en bepaalde gokaanbieders moeten zich aan strenge KYC- en toezichtregels houden vanwege het verhoogde risico op witwassen. Voor deze sector zijn er meestal geen uitzonderingen.

• Andere aangewezen sectoren: Veilingmeesters, pandjeshuizen, taxateurs en soortgelijke tussenpersonen moeten mogelijk voldoen aan KYC-verplichtingen. Of deze vereiste van toepassing is, hangt af van de omvang van de transactie en de bedrijfsactiviteiten, maar de Wwft werpt een breed net uit om hiaten te beperken.

Voor welke uitdagingen staan bedrijven bij KYC-verificatie in Nederland?

Van bedrijven wordt verwacht dat ze aan hoge wettelijke normen voldoen en tegelijkertijd efficiënte werkwijzen en de klantervaring handhaven. Deze doelstellingen kunnen met elkaar in strijd zijn.

Denk aan de volgende druk:

• Meer klanten die afhaken: Lange of slecht ontworpen verificatieprocessen kunnen ervoor zorgen dat mensen tijdens het onboardingproces afhaken.

• Hogere operationele en personeelskosten: Handmatige controles, het afhandelen van waarschuwingen en documentatie worden al snel erg intensief, vooral voor kleinere organisaties zonder speciale compliance-teams.

• Meer toezicht door regelgevende instanties: Slechte risicobeoordelingen, inconsistente toepassing of slechte documentatie kunnen leiden tot handhavingsmaatregelen, zelfs als de bedoelingen goed zijn.

• Overdaad aan waarschuwingen: Sanctiescreening en transactiemonitoring genereren een groot aantal waarschuwingen. Veel daarvan zijn onschuldig, wat kan leiden tot alarmmoeheid.

• Verplichtingen op het gebied van gegevensprivacy en opslag: KYC (ken-je-klant) vereist dat bedrijven gevoelige persoonlijke gegevens verzamelen en tegelijkertijd voldoen aan de strenge regels van de algemene verordening gegevensbescherming (AVG) . bedrijven moeten beperken wat ze opslaan, dit goed beveiligen en op tijd verwijderen, terwijl ze genoeg bewijs moeten bewaren om aan de eisen van de toezichthouders te voldoen.

• Technologische beperkingen: Verouderde systemen, versnipperde gegevens en handmatige workflows kunnen KYC-verificatie vertragen en het aantal fouten verhogen.

• Veranderende fraudetactieken: Fraudeurs passen zich snel aan nieuwe controles aan, bijvoorbeeld door synthetische identiteiten of social engineering te gebruiken. Om effectief te blijven, moeten KYC-programma's zich net zo snel ontwikkelen.

Hoe kunnen organisaties efficiënte, conforme KYC-processen ontwerpen in Nederland?

Effectieve KYC-programma's zijn het resultaat van een doordachte planning. Conforme bedrijven houden vanaf het begin rekening met risico's, bruikbaarheid en schaalbaarheid.

Dit kun je doen:

• Pas een risicogebaseerde aanpak toe: volg risicosignalen vroegtijdig om te bepalen hoeveel controle er voor elke klant nodig is.

• Automatiseer waar mogelijk: identiteitsverificatie, sanctiescreening en eigendomscontroles lenen zich goed voor automatisering, mits de tools betrouwbaar zijn en goed worden gecontroleerd. Goede automatisering vermindert handmatig werk, versnelt de onboarding en verbetert de consistentie.

• Ontwerp met de klant in gedachten: Duidelijke instructies, mobielvriendelijke documentregistratie en realtime feedback kunnen fouten en het achterlaten van winkelwagentjes minimaliseren zonder dat dit ten koste gaat van de compliance.

• Hergebruik geverifieerde gegevens op een verantwoorde manier: Wanneer klanten gebruikmaken van meerdere producten of diensten, hergebruik dan hun geverifieerde KYC-informatie in plaats van helemaal opnieuw te beginnen.

• Investeer in het monitoren van kwaliteit in plaats van kwantiteit: verfijn de regels voor transactiemonitoring en screening om ruis te verminderen en de aandacht te richten op betekenisvolle risico's. Minder, maar kwalitatief betere waarschuwingen verbeteren de resultaten en verminderen de werkdruk van analisten.

• Zorg voor aanpassingsvermogen: regelgeving, risicopatronen en klantgedrag veranderen in de loop van de tijd. Regelmatige evaluaties, statistieken en feedback helpen ervoor te zorgen dat het KYC-proces zich aanpast aan de risico's in de praktijk.

Hoe Stripe Identity kan helpen

Stripe Identity is een pakket verificatietools waarmee bedrijven snel en veilig de identiteit van klanten kunnen verifiëren, zodat ze aan hun KYC-verplichtingen kunnen voldoen.

Stripe Identity kan je helpen om:

• Klanten sneller aan boord te halen: bied een soepel, geautomatiseerd identiteitsverificatieproces dat wrijving vermindert en de conversie tijdens het onboarden verhoogt.

• Frauderisico's te beperken: gebruik geavanceerde fraudedetectiefuncties om kwaadwillende actoren te identificeren en te voorkomen dat ze accounts aanmaken of frauduleuze transacties uitvoeren.

• De operationele efficiëntie te verbeteren: Maak handmatige identiteitsverificatie overbodig, waardoor je minder tijd en middelen nodig hebt om nieuwe klanten aan boord te halen.

• De ervaring configureren: integreer Identity eenvoudig in je bestaande gebruikerservaring en configureer je verificatiemethoden en fallbacks.

• Met vertrouwen opschalen: de robuuste infrastructuur van Stripe Identity kan grote hoeveelheden verificatieverzoeken verwerken naarmate je bedrijf groeit, zonder dat dit extra bedrijfskosten met zich meebrengt.

Lees meer over hoe Identity je kan helpen om klanten veilig en gemakkelijk aan te melden, of ga vandaag nog aan de slag.