Die Know-Your-Customer-Prüfung (KYC) ist in den Niederlanden eine gesetzliche Anforderung, die Unternehmen aller Branchen betrifft. Gemäß den niederländischen Gesetzen zur Bekämpfung der Geldwäsche (AML) müssen Unternehmen in Branchen wie Finanzen, Kryptowährungen und Immobilien die Identität ihrer Kundinnen und Kunden überprüfen, Transaktionen überwachen und Risiken bewerten.

Im Folgenden erfahren Sie, wie die KYC-Überprüfung in den Niederlanden funktioniert, wie die Überprüfung für Einzelpersonen und Unternehmen durchgeführt wird und welche Unternehmen KYC-Verpflichtungen unterliegen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist die KYC-Verifizierung in den Niederlanden?
  
• Wie funktioniert die KYC-Verifizierung für niederländische Kundinnen und Kunden sowie Unternehmen?
  
• Welche Datenquellen, Dokumente und Überprüfungen werden in den Niederlanden für die KYC-Verifizierung verwendet?
  
• Welche Unternehmen unterliegen in den Niederlanden den KYC-Verpflichtungen?
  
• Vor welchen Herausforderungen stehen Unternehmen bei der KYC-Verifizierung in den Niederlanden?
  
• Wie können Unternehmen in den Niederlanden effiziente und konforme KYC-Prozesse gestalten?
  
• So kann Stripe Identity Sie unterstützen
  

Was ist die KYC-Verifizierung in den Niederlanden?

In den Niederlanden ist die KYC-Verifizierung eine gesetzliche Verpflichtung, die in erster Linie durch das Gesetz zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung (kurz Wwft) definiert und durch das Finanzaufsichtsgesetz unterstützt wird.

Das niederländische KYC-Gesetz verpflichtet Unternehmen dazu, sich darüber im Klaren zu sein, mit wem sie Geschäfte tätigen, warum diese Geschäftsbeziehung besteht und ob die damit verbundenen Aktivitäten in diesem Zusammenhang angemessen sind. Dies bedeutet, dass Unternehmen ihre Kundinnen und Kunden identifizieren, deren Identität anhand zuverlässiger Quellen überprüfen und das Risiko bewerten müssen, bevor eine Geschäftsbeziehung aufgenommen wird.

Wie funktioniert die KYC Verifizierung für niederländische Kundinnen und Kunden sowie Unternehmen?

KYC in den Niederlanden besteht aus einer Kette von zugehörigen Prüfungen. Die Tiefe der Untersuchung, die für jeden Schritt erforderlich ist, hängt vom Risikoniveau, der Kunde/Kundin und dem Lieferkanal ab.

Folgendes ist dabei zu beachten:

• Identifizierung und Verifizierung: Unternehmen müssen die Kundenidentität anhand eines gültigen, von einer Behörde ausgestellten Dokuments wie einem Reisepass, einem niederländischen Personalausweis oder einer Aufenthaltsgenehmigung bestätigen. Die Verifizierung kann vor Ort oder aus der Ferne erfolgen, solange die Methode die Echtheit zuverlässig bestätigt und das Dokument mit der Person in Verbindung bringt, die es vorlegt.

• Unternehmen- und Eigentumsprüfungen: Die Verifizierung des Unternehmen durch offizielle Registrierung ist eine Voraussetzung, wenn es sich bei dem Kunde/Kundin Kundin um eine juristische Person handelt, ebenso wie die Identifizierung des letztendlichen wirtschaftlicher Eigentümer (UBO). Eigentumsketten werden nachverfolgt, bis natürliche Personen identifiziert werden. Geschäftsführer/innen, UBOs und bevollmächtigte Vertreter/innen unterliegen alle einer Prüfung.

• Kundenverständnis: Unternehmen müssen verstehen, warum die Kundinnen und Kunden eine Geschäftsbeziehung eingehen und wie sie die Dienstleistung voraussichtlich nutzen werden. Informationen wie der Beruf der Kundinnen und Kunden, ihre Geschäftstätigkeit, ihr Transaktionsverhalten und ihre geografische Präsenz fließen in eine allgemeine Risikoklassifizierung ein, die den erforderlichen Sorgfaltsgrad bestimmt.

• Sanktionen und PEP-Prüfungen: Kundinnen und Kunden sowie verbundene Parteien werden sowohl vor Onboarding als auch fortlaufend an Sanktionslisten und Datenbanken mit politisch exponierten Personen (PEP) überprüft.

• Kontinuierliche Neubewertung: Änderungen in Bezug auf Eigentumsverhältnisse, Verhalten oder Risikoposition erfordern eine aktualisierte Due Diligence und eine überarbeitete Dokumentation.

Welche Datenquellen, Dokumente und Überprüfungen werden in den Niederlanden für die KYC-Verifizierung verwendet?

Die niederländische KYC stützt sich auf amtliche Unterlagen, von Kundinnen und Kunden bereitgestellte Dokumente und unabhängige Datenquellen. Unternehmen verwenden eine Kombination dieser Quellen, um die Verifizierung durchzuführen.

Folgendes ist dabei zu beachten:

• Behördlich ausgestellte Ausweisdokumente: Dokumente müssen gültig und authentisch sein und Unternehmen müssen sicherstellen, dass die Person, die das Dokument vorlegt, auch die/der rechtmäßige Inhaber/in ist.

• Digitale Überprüfungen: Beim Remote-Onboarding kommen häufig digitale Identitätsverifizierungen, biometrische Überprüfungen oder bankbasierte Identitätslösungen wie iDIN zum Einsatz.

• Einträge der niederländischen Handelskammer (KVK): Offizielle Auszüge der KVK bestätigen den Registrierungsstatus, die Rechtsform, die Adresse und die Geschäftsführer/innen von Firmenkunden.

• UBO-Informationen: Eigentumsstrukturen, Aktionärsregister und UBO-Erklärungen werden kontrolliert, gegebenenfalls über mehrere Ebenen hinweg.

• Sanktions- und PEP-Datenbanken: EU- und internationale Sanktionslisten sowie PEP-Datenbanken unterstützen bei der Überprüfung von Kundinnen und Kunden, wirtschaftlichen Eigentümerinnen und Eigentümern und verbundenen Parteien.

• Öffentliche und mediale Aufzeichnungen: Öffentliche Berichterstattung, Gerichtsakten und glaubwürdige Nachrichtenquellen identifizieren frühere oder aktuelle Verbindungen zu Finanzkriminalität.

• Nachweis der Herkunft der Gelder: In Fällen mit höherem Risiko können Unternehmen Unterlagen anfordern, aus denen hervorgeht, woher die Gelder stammen oder wie das Vermögen angehäuft wurde.

• Daten zur Transaktionsüberwachung: Nach der Onboarding-Phase kann die Analyse von Transaktionsmustern ungewöhnliches oder inkonsistentes Verhalten erkennen. Bei Verdachtsfällen, die nicht geklärt werden können, werden Alarmmeldungen überprüft und gegebenenfalls eskaliert.

Welche Unternehmen unterliegen in den Niederlanden den KYC-Verpflichtungen?

Jedes Unternehmen, das eine bedeutende Rolle beim Transfer, der Sicherung oder der Strukturierung von Geld spielt, unterliegt in der Regel KYC-Verpflichtungen.

Unternehmen der folgenden Kategorien fallen in diesen Bereich:

• Banken und Finanzinstitute: Dazu gehören Privatkunden- und Geschäftsbanken, Zahlungsinstitute, E-Geld-Institute, Versicherungen, Wertpapierfirmen, Rentenversicherer und Kreditgeber.

• Anbieter von Kryptowährungs- und digitalen Vermögensdienstleistungen: Dazu gehören Kryptowährungsbörsen, Anbieter von Verwahrungs-Wallets und andere virtuelle Vermögensdienstleistungen, die in den Niederlanden tätig sind oder sich an den niederländischen Markt richten. Eine Lizenz der niederländischen Finanzmarktaufsichtsbehörde ist obligatorisch, ebenso wie die Sorgfaltspflicht gegenüber Kundinnen und Kunden und die Überwachung von Transaktionen.

• Treuhand- und Unternehmensdienstleister: Unternehmen, die Gesellschaften, Stiftungen oder Treuhandgesellschaften gründen, verwalten oder ihnen einen Sitz zur Verfügung stellen, müssen ihre Kundinnen und Kunden und wirtschaftlichen Eigentümer/innen identifizieren.

• Professionelle Dienstleister/innen: Buchhalter/innen, Steuerberater/innen, Notare/Notarinnen, Rechtsanwälte/Rechtsanwältinnen und Immobilienmakler/innen unterliegen den KYC-Vorschriften, wenn sie bei Finanztransaktionen oder Unternehmensgründungen tätig werden.

• Immobilien- und Warengeschäfte mit hohem Wert: Immobilienmakler und Unternehmen, die große Payments in bar für Waren wie Fahrzeuge, Kunst und Schmuck akzeptieren, müssen KYC-Prüfungen durchführen. Um das Geldwäscherisiko weiter zu verringern, untersagten die Niederlande gewerblichen Käufern und Verkäufern von Waren ab 2026 Bargeschäfte im Wert von über 3.000 €.

• Glücksspiel- und Glücksspielbetreiber: Casinos und bestimmte Glücksspielanbieter unterliegen aufgrund des erhöhten Geldwäscherisikos strengen KYC- und Überwachungsregeln. Ausnahmen sind in der Regel für diesen Sektor nicht verfügbar.

• Andere benannte Sektoren: Auktionatoren, Pfandleiher, Gutachter und ähnliche Vermittler müssen möglicherweise die KYC Verpflichtungen erfüllen. Ob diese Anforderung gilt, hängt von der Größe der Transaktion und der Aktivität des Unternehmens ab, aber die Wwft wirft ein breites Netz auf, um Lücken zu begrenzen.

Vor welchen Herausforderungen stehen Unternehmen bei der KYC-Verifizierung in den Niederlanden?

Von Unternehmen wird erwartet, dass sie hohe regulatorische Standards erfüllen und gleichzeitig effiziente Praktiken und das Kundenerlebnis aufrechterhalten. Diese Ziele können miteinander in Konflikt stehen.

Bitte beachten Sie die folgenden Herausforderungen:

• Erhöhte Kundenabwanderung: Langwierige oder schlecht konzipierte Verifizierungsprozesse können zu einer erhöhten Abwanderung während der Onboarding-Phase führen.

• Höhere Betriebs- und Personalkosten: Manuelle Überprüfungen, die Bearbeitung von Warnmeldungen und die Dokumentation werden schnell ressourcenintensiv, insbesondere für kleinere Unternehmen ohne eigene Teams für Compliance.

• Verstärkte behördliche Kontrollen: Unzureichende Risikobewertungen, uneinheitliche Anwendung oder mangelhafte Dokumentation können zu Durchsetzungsmaßnahmen führen, selbst wenn die Absichten gut sind.

• Überlastung durch Warnmeldungen: Die Überprüfung von Sanktionen und die Transaktionsüberwachung generieren eine große Anzahl von Warnmeldungen. Viele davon sind harmlos, was zu einer Ermüdung gegenüber Warnmeldungen führen kann.

• Datenschutz- und Speicherpflichten: KYC verlangt von Unternehmen, sensible personenbezogene Daten zu erheben und gleichzeitig die strengen Vorschriften der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einzuhalten. Unternehmen müssen die gespeicherten Daten begrenzen, angemessen sichern und termingerecht löschen, dabei jedoch genügend Nachweise aufbewahren, um den Aufsichtsbehörden gerecht zu werden.

• Technologische Einschränkungen: Veraltete Systeme, fragmentierte Daten und manuelle Arbeitsabläufe können die KYC-Überprüfung verlangsamen und die Fehlerquote erhöhen.

• Sich ändernde Betrugsmethoden: Betrüger passen sich schnell an neue Kontrollen an, unter anderem durch die Verwendung synthetischer Identitäten oder Social Engineering. Um wirksam zu bleiben, müssen KYC-Programme ebenso schnell weiterentwickelt werden.

Wie können Unternehmen in den Niederlanden effiziente und konforme KYC-Prozesse gestalten?

Effektive KYC-Programme sind das Ergebnis einer sorgfältigen Planung. Konforme Unternehmen berücksichtigen von Anfang an Risiken, Benutzerfreundlichkeit und Umfang.

Folgendes können Sie tun:

• Wenden Sie einen risikobasierten Ansatz an: Verfolgen Sie Risikosignale frühzeitig, um zu entscheiden, wie viel Sorgfalt für jede Kundin oder jeden Kunden erforderlich ist.

• Automatisieren Sie, wo immer dies möglich ist: Identitätsprüfungen, Sanktionsprüfungen und Eigentumsüberprüfungen eignen sich gut für die Automatisierung, sofern die Tools zuverlässig sind und gut überwacht werden. Eine gute Automatisierung reduziert manuelle Arbeit, beschleunigt die Onboarding-Prozesse und verbessert die Konsistenz.

• Kundenorientiertes Design: Effektive Anweisungen, eine für Mobilgeräte optimierte Dokumentenerfassung und Echtzeit-Feedback können Fehler und Warenkorbabbrüche minimieren, ohne die Compliance zu beeinträchtigen.

• Verifizierte Daten verantwortungsbewusst wiederverwenden: Wenn Kundinnen und Kunden mehrere Produkte oder Dienstleistungen nutzen, sollten Sie ihre verifizierten KYC-Informationen wiederverwenden, anstatt von vorne zu beginnen.

• Investieren Sie in die Überwachung der Qualität statt in die Quantität: Optimieren Sie die Regeln für die Transaktionsüberwachung und -prüfung, um Störsignale zu reduzieren und sich auf relevante Risiken zu konzentrieren. Weniger, aber qualitativ hochwertigere Warnmeldungen verbessern die Ergebnisse und verringern die Belastung der Analysten.

• Flexibilität einbauen: Vorschriften, Risikomuster und das Verhalten der Kundinnen und Kunden ändern sich im Laufe der Zeit. Regelmäßige Überprüfungen, Kennzahlen und Feedbackschleifen tragen dazu bei, dass der KYC-Prozess an die tatsächlichen Risiken angepasst wird.

So kann Stripe Identity Sie unterstützen

Stripe Identity ist eine Suite von Verifizierungs-Tools, mit denen Unternehmen die Kundenidentität schnell und sicher überprüfen können, um ihre KYC-Verpflichtungen zu erfüllen.

Stripe Identity kann Ihnen bei Folgendem helfen:

• Kundinnen und Kunden schneller onboarden: Bieten Sie einen nahtlosen, automatisierten Prozess zur Identitätsprüfung, der Reibungsverluste reduziert und die Konversionsrate beim Onboarding erhöht.

• Betrugsrisiko mindern: Nutzen Sie fortschrittliche Betrugserkennungsfunktionen, um böswillige Akteurinnen und Akteure am Erstellen von Konten oder Durchführen betrügerischer Transaktionen zu hindern.

• Verbessern der betrieblichen Effizienz: Sie müssen Identitäten nicht mehr manuell verifizieren. Das verringert den Zeit- und Ressourcenaufwand, den das Onboarding neuer Kundinnen und Kunden erfordert.

• Konfigurieren der Erfahrung: Integrieren Sie Identity ganz einfach in Ihre bestehende Nutzererfahrung und konfigurieren Sie Ihre Verifizierungsmethoden und Ausweichmöglichkeiten.

• Sicher skalieren: Die robuste Infrastruktur von Stripe Identity kann große Mengen an Verifizierungsanfragen bewältigen, wenn Ihr Unternehmen wächst – ohne zusätzlichen Betriebsaufwand.

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