La verifica dell'adeguata verifica della clientela legale nei Paesi Bassi è un requisito che riguarda le attività di diversi settori. Secondo le leggi olandesi anti-riciclaggio (AML), le aziende operanti in settori come finanza, criptovalute e immobiliare devono verificare l'identità dei clienti, monitorare le transazioni e valutare i rischi.

Di seguito scoprirai come funziona l'adeguata verifica della clientela nei Paesi Bassi, come viene effettuata per le persone fisiche e per quelle giuridiche e quali attività sono soggette ai suoi obblighi.

Contenuto dell'articolo

• Spiegazione dell'adeguata verifica della clientela nei Paesi Bassi
  
• Funzionamento dell'adeguata verifica della clientela per i clienti e le attività olandesi
  
• Fonti di dati, documenti e controlli che vengono utilizzati per un'adeguata verifica della clientela nei Paesi Bassi
  
• Attività soggette agli obblighi di adeguata verifica della clientela nei Paesi Bassi
  
• Criticità che le attività devono affrontare con l'adeguata verifica della clientela nei Paesi Bassi
  
• Modalità con cui le organizzazioni progettano processi di adeguata verifica della clientela efficienti e conformi nei Paesi Bassi
  
• Come Stripe Identity può esserti d'aiuto
  

Spiegazione dell'adeguata verifica della clientela nei Paesi Bassi

Nei Paesi Bassi, l'adeguata verifica della clientela è un obbligo legale, definito principalmente dalla legge antiriciclaggio e contro il finanziamento del terrorismo (Wwft in olandese) e sostenuto dalla legge sulla vigilanza finanziaria.

La legge olandese sull'adeguata verifica della clientela richiede alle attività di comprendere con chi stanno intrattenendo rapporti commerciali, perché esiste tale rapporto e se l'attività che ne deriva è appropriata in quel contesto. Ciò implica che le attività devono identificare i clienti, verificare la loro identità con fonti affidabili e valutare il rischio prima di avviare un rapporto.

Funzionamento dell'adeguata verifica della clientela per i clienti e le attività olandesi

L'adeguata verifica della clientela nei Paesi Bassi consiste in una serie di controlli correlati. La profondità dell'indagine richiesta per ogni fase dipende dal livello di rischio, dal tipo di cliente e dal canale di distribuzione.

Ecco di che cosa si tratta:

• Identificazione e verifica: le attività devono confermare l'identità di un cliente utilizzando un documento valido rilasciato dal governo, come un passaporto, una carta d'identità olandese o un permesso di soggiorno. La verifica può avvenire di persona o a distanza, purché il metodo confermi in modo affidabile l'autenticità e colleghi il documento alla persona che lo presenta.

• Verifiche relative all'attività commerciale e alla titolarità: la verifica dell'attività tramite dati ufficiali di registrazione è obbligatoria quando il cliente è una persona giuridica, così come l'identificazione del titolare effettivo (UBO). Le strutture proprietarie vengono ricostruite fino a identificare le persone fisiche. I membri dei consigli di amministrazione, UBO e rappresentanti autorizzati sono tutti soggetti a screening.

• Comprensione del cliente: le organizzazioni devono comprendere le motivazioni che spingono il cliente a instaurare un rapporto e il modo in cui è probabile che utilizzi il servizio. Informazioni quali la professione del cliente, l'attività commerciale, i modelli di transazione e l'esposizione geografica contribuiscono alla definizione di una classificazione complessiva del rischio che determina il livello di verifica richiesto.

• Sanzioni e screening PEP: clienti e parti correlate vengono sottoposti a verifiche incrociate con le liste di sanzioni e le banche dati delle persone politicamente esposte (PEP), sia prima dell'attivazione che su base continuativa.

• Rivalutazione continua: variazioni nella struttura proprietaria, nel comportamento o nel profilo di rischio richiedono l'aggiornamento della due diligence e della documentazione.

Fonti di dati, documenti e controlli che vengono utilizzati per un'adeguata verifica della clientela nei Paesi Bassi

L'adeguata verifica della clientela nei Paesi Bassi si basa su registri ufficiali, documenti forniti dai clienti e fonti di dati indipendenti. Le attività utilizzano una combinazione di questi elementi per effettuare le verifiche.

Ecco di che cosa si tratta:

• Documenti di identità rilasciati da un'autorità governativa: i documenti devono essere validi e autentici e le attività devono assicurarsi che la persona che presenta il documento sia il legittimo titolare.

• Verifiche digitali: l'attivazione da remoto utilizza spesso verifica digitale dell'identità, controlli biometrici o soluzioni di identità basate su dati bancari come iDIN.

• Registri della Camera di Commercio dei Paesi Bassi (KVK): gli estratti ufficiali della KVK confermano lo stato della registrazione, la forma giuridica, l'indirizzo e i membri del consiglio di amministrazione per i clienti aziendali.

• Informazioni sugli UBO: le strutture proprietarie, i registri degli azionisti e le dichiarazioni UBO consentono di ricostruire il controllo fino a più livelli, se necessario.

• Banche dati di sanzioni e PEP: gli elenchi di sanzioni dell'UE e internazionali, insieme alle banche dati PEP, aiutano a verificare clienti, UBO e parti correlate.

• Registri pubblici e media: segnalazioni ufficiali, atti legali e fonti giornalistiche affidabili consentono di identificare eventuali legami passati o attuali con il crimine finanziario.

• Prove della provenienza dei fondi: nei casi a rischio più elevato, le attività possono richiedere documenti che attestino l'origine dei fondi o il modo in cui sono stati accumulati.

• Dati di monitoraggio delle transazioni: dopo l'attivazione, l'analisi dei modelli delle transazioni può rilevare comportamenti insoliti o incoerenti. La revisione degli avvisi genera un'escalation se il sospetto non può essere risolto.

Attività soggette agli obblighi di adeguata verifica della clientela nei Paesi Bassi

Qualsiasi attività che svolga un ruolo significativo nel trasferire, proteggere o gestire fondi è generalmente soggetta agli obblighi di adeguata verifica della clientela.

Le aziende rientranti nelle seguenti categorie sono soggette a questi obblighi:

• Banche e istituzioni finanziari:includono banche di commercio retail e commerciali, istituti di pagamento, istituti di moneta elettronica, assicuratori, società di investimento, fornitori di pensioni e finanziatori del credito.

• Fornitori di servizi per criptovalute e asset digitali: comprendono scambio di criptovalute, i fornitori di wallet con gestione fiduciaria e altri servizi di asset virtuali che operano nei Paesi Bassi o che vi rivolgono la propria offerta. È obbligatoria la licenza rilasciata dall'Autorità olandese per i mercati finanziari, insieme a procedure di due diligence sui clienti e monitoraggio delle transazioni.

• Fornitori di servizi fiduciari e societari: le aziende che costituiscono, gestiscono o forniscono sedi legali per società, fondazioni o trust devono identificare clienti e beneficiari effettivi.

• Fornitori di servizi professionali: commercialisti, consulenti fiscali, notai, avvocati e agenti immobiliari rientrano nelle regole di adeguata verifica della clientela quando supportano operazioni finanziarie o la costituzione di aziende.

• Aziende che operano nel settore immobiliare e dei beni di valore elevato: agenti immobiliari e attività che accettano pagamenti in contanti di importo elevato per beni come veicoli, opere d'arte e gioielli devono eseguire controlli di adeguata verifica della clientela. Per ridurre ulteriormente il rischio di riciclaggio, a partire dal 2026 i Paesi Bassi hanno vietato le transazioni in contanti superiori a 3.000 € tra acquirenti e venditori commerciali di beni.

• Operatori di giochi d'azzardo e scommesse: i casinò e alcuni fornitori di servizi di gioco d'azzardo sono soggetti a rigorose regole di adeguata verifica della clientela e di monitoraggio a causa dell'elevato rischio di riciclaggio di denaro. In genere, per questo settore non sono previste esenzioni.

• Altri settori designati: banditori d'asta, operatori di pegno, periti e intermediari simili possono essere tenuti a rispettare gli obblighi di adeguata verifica della clientela. L'applicazione di questi requisiti dipende dall'importo delle transazioni e dal tipo di attività, ma la normativa Wwft adotta uno spettro ampio per limitare le lacune.

Criticità che le attività devono affrontare con l'adeguata verifica della clientela nei Paesi Bassi

Le attività sono tenute a soddisfare elevati standard normativi, mantenendo al contempo pratiche efficienti e un'esperienza cliente positiva. Questi obiettivi possono essere in contrasto tra loro.

Ecco le principali sfide da affrontare:

• Maggiore abbandono dei clienti: flussi di verifica lunghi o poco chiari possono aumentare gli abbandoni durante l'attivazione.

• Costi operativi e del personale più elevati: le revisioni manuali, la gestione degli avvisi e la documentazione diventano rapidamente dispendiosi in termini di risorse, soprattutto per le organizzazioni più piccole senza team dedicati alla conformità.

• Maggiore controllo normativo: valutazioni del rischio deboli, applicazioni incoerenti o documentazione insufficiente possono portare a interventi regolatori anche quando le intenzioni sono corrette.

• Sovraccarico da avvisi: lo screening delle sanzioni e il monitoraggio delle transazioni generano un grande numero di avvisi, molti dei quali innocui, ma che possono causare affaticamento da alert.

• Obblighi in materia di privacy e conservazione dei dati: l'adeguata verifica della clientela impone alle attività di raccogliere dati personali sensibili e di rispettare contemporaneamente le rigide norme del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR). Le attività devono limitare ciò che conservano, proteggere adeguatamente i dati e cancellarli secondo i tempi previsti, mantenendo però prove sufficienti per soddisfare le autorità di regolamentazione.

• Limitazioni tecnologiche: sistemi obsoleti, dati frammentati e flussi di lavoro manuali possono rallentare l'adeguata verifica della clientela e aumentare il rischio di errori.

• Evoluzione delle tattiche di frode: gli attori fraudolenti si adattano rapidamente ai nuovi controlli, anche utilizzando identità sintetiche o tecniche di ingegneria sociale. Per restare l'efficacia, i programmi di adeguata verifica della clientela devono svilupparsi con la stessa rapidità.

Modalità con cui le organizzazioni progettano processi di adeguata verifica della clientela efficienti e conformi nei Paesi Bassi

I programmi di adeguata verifica della clientela efficaci sono il risultato di una pianificazione accurata. Le attività conformi valutano fin dall'inizio rischi, usabilità e possibilità di espansione.

Ecco cosa puoi fare:

• Applica un approccio basato sul rischio: monitora i segnali di rischio fin dalle fasi iniziali per determinare il livello di approfondimento necessario per ciascun cliente.

• Automatizza ove possibile: verifica dell'identità, screening delle sanzioni e le verifiche proprietarie si prestano bene all'automazione, purché gli strumenti siano affidabili e adeguatamente monitorati. Un'automazione efficace riduce le attività manuali, accelera l'attivazione e migliora la coerenza dei controlli.

• Progetta mettendo il cliente al centro: istruzioni chiare, acquisizione documenti ottimizzata per dispositivi mobili e feedback in tempo reale contribuiscono a ridurre gli errori e l'abbandono del carrello senza compromettere la conformità.

• Riutilizza responsabilmente i dati verificati: quando i clienti interagiscono con diversi prodotti o servizi, riutilizza le informazioni di adeguata verifica della clientela già verificate anziché ricominciare da zero.

• Investi nel monitoraggio della qualità piuttosto che nel volume: ottimizza le regole di monitoraggio e screening delle transazioni per eliminare i dati irrilevanti e concentrare l'attenzione sui rischi davvero significativi. Meno avvisi, ma di maggiore qualità, migliorano i risultati e riducono il sovraccarico per gli analisti.

• Integra l'adattabilità: le normative, i modelli di rischio e il comportamento dei cliente cambiano nel corso del tempo. Revisioni regolari, metriche e cicli di feedback contribuiscono a garantire che il processo di adeguata verifica della clientela si adatti ai rischi reali.

Come Stripe Identity può esserti d'aiuto

Stripe Identity è una suite di strumenti di verifica che consente alle attività di confermare in modo rapido e sicuro l'identità dei clienti, supportandole nel rispetto degli obblighi di adeguata verifica della clientela.

Stripe Identity può aiutarti a:

• Attivare i clienti più rapidamente: offri un processo di verifica dell'identità automatizzato e agevole che riduca gli attriti e aumenti la conversione durante l'attivazione.

• Ridurre il rischio di frode: utilizza funzionalità avanzate di rilevamento delle frodi per identificare e impedire ai malintenzionati di creare account o effettuare transazioni fraudolente.

• Migliorare l'efficienza operativa: elimina la necessità di verificare manualmente le identità, riducendo il tempo e le risorse necessarie per attivare i nuovi clienti.

• Configurare l'esperienza: integra facilmente Identity nell'esperienza d'uso esistente e configura metodi di verifica e backup.

• Espanderti con sicurezza: la solida infrastruttura di Stripe Identity può gestire volumi elevati di richieste di verifica man mano che la tua attività cresce, senza aggiungere costi fissi di gestione.

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