Het is belangrijk om te weten hoe de Nederlandse btw werkt voor je prijzen, facturen en betalingen. Er zijn een paar legitieme redenen om zonder btw te factureren, maar de regels hiervoor zijn specifiek en fouten kunnen grote gevolgen hebben.

Hieronder bespreken we de situaties waarin de btw naar nul gaat en leggen we uit hoe je een factuur opstelt die aan de regels voldoet en valkuilen vermijdt.

Wat staat er in dit artikel?

• Wanneer kun je in Nederland een factuur zonder btw versturen?
  
• Hoe maak je een factuur zonder btw die aan de regels voldoet?
  
• Wat zijn de risico's van factureren zonder btw?
  
• Hoe Stripe Tax kan helpen
  

Wanneer kun je in Nederland een factuur zonder btw versturen?

Hoewel btw meestal op Nederlandse facturen staat, is dat voor bepaalde transacties niet nodig. Deze vallen uiteen in drie categorieën: vrijgestelde activiteiten, verkopen met nultarief en diensten waarbij de btw-aansprakelijkheid verschuift naar je klant. Er zijn ook bepaalde bedrijfsregelingen waarbij je geen btw in rekening brengt.

Hier vind je meer info over het soort transacties waarvoor je geen btw hoeft te berekenen:

Vrijgestelde activiteiten

Sommige sectoren vallen buiten het toepassingsgebied van de btw, zoals gezondheidszorg, onderwijs, sportclubs, fondsenwervende activiteiten, financiële of verzekeringsdiensten, verhuur of verkoop van onroerend goed dat ouder is dan 2 jaar, en kinderopvang. In elk van deze gevallen hoef je geen btw te rekenen. Je stuurt nog steeds facturen met alle standaardinformatie, maar je laat de btw-regel op nul staan en vermeldt de vrijstelling, zodat je klant begrijpt waarom er geen belasting van toepassing is.

Kleineondernemersregeling (KOR)

Ondernemers met een bescheiden omzet kunnen kiezen voor de regeling voor kleine ondernemers (kleineondernemersregeling of KOR). De regeling staat open voor Nederlandse eenmanszaken, vennootschappen, stichtingen, verenigingen en besloten vennootschappen (BV's). Onder de KOR hoef je geen btw in rekening te brengen of terug te vragen over je kosten. Als je omzet niet hoger is dan € 20.000 per jaar, kun je btw-vrije facturen maken en hoef je geen btw-aangifte meer te doen, zolang je maar op elke factuur vermeldt dat de KOR van toepassing is. Als je omzet boven de € 20.000 komt, moet je dit meteen melden bij de Belastingdienst.

EU-regeling voor kleine en middelgrote ondernemingen (EU-KOR)

Een soortgelijke optie is op 1 januari 2025 ingevoerd voor ondernemers in de EU met beperkte Nederlandse inkomsten. Als je in een ander EU-land gevestigd bent, € 20.000 of minder omzet in Nederland maakt en je totale EU-omzet onder de € 100.000 houdt, kun je je bij je eigen belastingdienst registreren om Nederlandse btw achterwege te laten. Je brengt geen Nederlandse btw in rekening en vraagt deze ook niet terug, en je dient elk kwartaal omzetrapportages in. Bepaalde transacties, zoals importen van buiten de EU, zijn uitgesloten. Op je factuur moet worden vermeld dat de EU-KMO-regeling van toepassing is, zodat Nederlandse klanten weten hoe ze met de belasting moeten omgaan.

Verkoop tegen nultarief

Andere verkopen blijven binnen het btw-systeem, maar worden belast tegen 0%, dus je blijft btw-administratie bijhouden en kunt voorbelasting aftrekken. Hieronder vallen de export van goederen buiten de EU en internationaal transport van goederen. Houd voor export de wettelijke basis voor het nultarief bij en bewaar bewijs dat de goederen Nederland hebben verlaten. Als je de bestemming niet kunt aantonen, is Nederlandse btw mogelijk nog steeds verschuldigd.

Verleggingsregeling

Voor veel grensoverschrijdende B2B-diensten gaat de btw-verplichting over op je klant. Je laat de btw alleen achterwege als de klant een bedrijf is met een geldig btw-nummer. Vermeld op de factuur ‘verleggingsregeling voor btw’ en vermeld het btw-nummer van de klant. Je geeft de verkoop nog steeds aan in je btw-aangifte en overzicht, ook wel bekend als de EG-omzetlijst. Als je de regel verkeerd toepast – geen btw in rekening brengen terwijl lokale btw verschuldigd is – kun je aansprakelijk worden gesteld voor de Nederlandse belasting plus boetes.

Hoe maak je een conforme factuur zonder btw?

Het niet in rekening brengen van btw betekent niet dat je vrijgesteld bent van andere facturatieregels. De Nederlandse belastingregels vereisen hetzelfde detailniveau, ongeacht of het btw-tarief 21%, 9%, 0% of afwezig is.

Dit moet altijd op je facturen staan:

• De factuurdatum

• een uniek, opeenvolgend factuurnummer

• Je bedrijfsnaam, adres en btw-identificatienummer (indien van toepassing)

• De naam en het adres van de klant

• Het btw-nummer van de klant (indien van toepassing)

• Het product of de dienst waarvoor je kosten in rekening brengt en het aantal verkochte eenheden

• De leverings- of uitvoeringsdatum

• De nettoprijs, eventuele kortingen en het totale te betalen bedrag

• Het toegepaste btw-tarief of, als er geen btw in rekening wordt gebracht, de reden daarvoor (bijvoorbeeld 0% btw – export, KOR, btw-verleggingsregeling)

Houd een zorgvuldige administratie bij. Nederland vereist e-facturatie voor transacties tussen bedrijven en de overheid, en veel bedrijven hebben dit ook ingevoerd voor B2B-verkopen. Of je nu papieren of elektronische facturen verstuurt, je moet ze minstens zeven jaar bewaren (tien jaar voor onroerendgoedtransacties). Deze regels gelden ongeacht of je btw in rekening brengt of niet.

Wat zijn de risico's van factureren zonder btw?

Het weglaten van btw op een factuur terwijl deze wel moet worden vermeld, kan problemen opleveren voor bedrijven. De Nederlandse belastingdienst kan boetes opleggen voor fouten tot € 5.278 en sancties tot 50% van de verschuldigde btw bij grove nalatigheid. Als de autoriteiten je fout als frauduleus beschouwen, kan die boete oplopen tot 100% van de verschuldigde belasting. Ook voor te late aangiften worden boetes opgelegd.

Je loopt ook het risico op niet-financiële sancties. Als je een verkoop ten onrechte als vrijgesteld of nulprocent belast classificeert, kun je je recht op teruggaaf van btw over gerelateerde kosten kwijtraken. Inspecteurs kunnen je activiteit herclassificeren en achterstallige belasting eisen. Klanten vertrouwen op facturen om hun voorbelasting terug te krijgen, dus als jouw factuur de benodigde informatie mist of onjuiste bewoordingen bevat, kunnen ze weigeren te betalen totdat je dit hebt gecorrigeerd. Het verkeerd toepassen van de regels voor de verleggingsregeling of het nultarief (bijvoorbeeld door het btw-nummer van je klant niet te vragen of niet te bewijzen dat goederen het land hebben verlaten) kan leiden tot aansprakelijkheid in Nederland of in het buitenland.

Als je per ongeluk btw op een factuur hebt weggelaten, stuur dan een gecorrigeerde factuur met de juiste belasting, pas je aangifte aan en betaal de verschuldigde btw. Houd een duidelijke administratie bij, zodat de belastingdienst gemakkelijk kan begrijpen waarom je btw op een factuur hebt weggelaten.

Hoe Stripe Tax kan helpen

Stripe Tax maakt het naleven van fiscale compliance makkelijker, zodat jij je kunt concentreren op het laten groeien van je bedrijf. Stripe Tax helpt je om je verplichtingen in de gaten te houden en waarschuwt je als je op basis van je Stripe-transacties de drempel voor belastingregistratie overschrijdt. Daarnaast bepaalt het of er überhaupt btw in rekening moet worden gebracht en berekent het automatisch de toepasselijke btw op zowel fysieke als digitale goederen en diensten.

Begin met het wereldwijd innen van belastingen door één regel code toe te voegen aan je bestaande integratie, op een knop in het dashboard te klikken of onze krachtige applicatieprogrammeerinterface (API) te gebruiken.

Stripe Tax helpt je bij het volgende:

• Begrijpen waar je je moet registreren en belastingen moet innen: Bekijk waar je belastingen moet innen op basis van je Stripe-transacties. Nadat je je hebt geregistreerd, kun je binnen enkele seconden belastinginning inschakelen in een nieuwe staat of een nieuw land. Je kunt beginnen met het innen van belastingen door één regel code toe te voegen aan je bestaande Stripe-integratie of door met één klik op de knop in het Stripe-dashboard belastinginning toe te voegen.
  
• Je registreren om belasting te betalen: Laat Stripe je wereldwijde belastingregistraties beheren en profiteer van een simpel proces waarbij de aanvraaggegevens al zijn ingevuld, waardoor je tijd bespaart en je makkelijker aan de lokale regels voldoet.
  
• Automatisch belasting innen: Stripe Tax berekent en int de juiste hoeveelheid verschuldigde belasting, waar of wat je ook verkoopt. Het ondersteunt honderden producten en diensten en is up-to-date met belastingregels en tariefwijzigingen.
  
• Vereenvoudig je aangifte: Stripe Tax werkt naadloos samen met aangiftepartners, zodat je wereldwijde aangiften nauwkeurig en op tijd zijn. Laat onze partners je aangiften regelen, zodat jij je kunt concentreren op de groei van je bedrijf.
  

Meer info over Stripe Tax, of ga vandaag nog aan de slag.