Sich mit dem System der niederländischen Umsatzsteuer (USt.) vertraut zu machen, ist wichtig für Ihre Preisgestaltung, Rechnungsstellung und Zahlungsakzeptanz. Es gibt einige legitime Gründe für eine Rechnung ohne USt. („factuur zonder btw“ auf Niederländisch), aber dafür gelten spezifische Regeln und fehlerhafte Rechnung kann schwerwiegende Folgen haben.

Im Folgenden gehen wir auf die Situationen ein, in denen die USt. auf null sinkt, und erläutern, wie Sie eine konforme Rechnung erstellen und gleichzeitig Fallstricke vermeiden.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Wann können Sie in den Niederlanden eine Rechnung ohne USt. versenden?
  
• Wie erstellen Sie eine konforme Rechnung ohne USt.?
  
• Welche Risiken bestehen bei der Rechnungsstellung ohne USt.?
  
• Wie kann Sie Stripe Tax dabei unterstützen
  

Wann können Sie in den Niederlanden eine Rechnung ohne USt. versenden?

Auch wenn die USt. in der Regel auf niederländischen Rechnungen erscheint, ist sie bei bestimmten Transaktionen nicht erforderlich. Diese lassen sich in drei Kategorien einteilen: steuerbefreite Aktivitäten, Verkäufe zum Nullsteuersatz und Dienstleistungen, bei denen die USt.-Pflicht auf die Kund/innen übergeht. Es gibt auch bestimmte Unternehmensregelungen, in deren Rahmen keine USt. berechnet wird.

Hier finden Sie weitere Informationen zur Art der Transaktionen, für die keine USt. erhoben werden muss:

Steuerbefreite Aktivitäten

Einige Sektoren sind von der USt. ausgenommen, darunter Gesundheitsdienstleistungen, Bildung, Sportvereine, Fundraising-Aktivitäten, Finanz- oder Versicherungsdienstleistungen, Vermietung oder Verkauf von Immobilien, die älter als 2 Jahre sind, und Kinderbetreuung. In jedem dieser Szenarien wird keine USt. gezahlt. Sie senden weiterhin Rechnungen und geben alle Standard-Informationen an, aber Sie belassen den Eintrag in der USt.-Zeile bei Null und verweisen auf die Ausnahmeregelung, damit Ihre Kund/innen verstehen, warum keine Steuer erhoben wird.

Kleinunternehmerregelung (KOR)

Unternehmer mit bescheidenem Umsatz können sich für die Kleinunternehmerregelung (kleineondernemersregeling, KOR) entscheiden. Die Regelung steht niederländischen Einzelunternehmern, Personengesellschaften, Stiftungen, Verbänden und privaten Kapitalgesellschaften (BVs) offen. Im Rahmen der KOR erheben Sie keine USt. und fordern Ihnen berechnete USt. nicht zurück. Wenn Ihr Umsatz 20.000 EUR pro Jahr nicht übersteigt, können Sie USt.-freie Rechnungen ausstellen und die Einreichung von USt.-Erklärungen einstellen, solange Sie auf jeder Rechnung vermerken, dass die KOR angewendet wird. Steigt Ihr Umsatz über 20.000 EUR, müssen Sie dies unverzüglich der Steuer- und Zollverwaltung (Belastingdienst) melden.

EU-KMU-Regelung (EU-KOR)

Eine ähnliche Option wurde am 1. Januar 2025 für in der EU niedergelassene Unternehmen mit begrenztem niederländischen Umsatz eingeführt. Wenn Sie in einem anderen EU-Land niedergelassen sind, in den Niederlanden einen Umsatz von 20.000 EUR oder weniger erzielen und Ihren EU-Gesamtumsatz unter 100.000 EUR halten, können Sie sich bei Ihrer heimischen Steuerbehörde registrieren, um die niederländische USt. entfallen zu lassen. Sie werden dann keine niederländische USt. in Rechnung stellen oder zurückfordern, und Sie reichen vierteljährliche Umsatzberichte ein. Bestimmte Transaktionen, wie z. B. Einfuhren von außerhalb der EU, sind ausgeschlossen. In Ihrer Rechnung sollte angegeben sein, dass die EU-KMU-Regelung zur Anwendung kommt, damit niederländische Kund/innen wissen, dass sie sich um die Steuern kümmern müssen.

Verkäufe zum Nullsteuersatz

Andere Verkäufe fallen weiterhin unter das USt.-System, werden aber mit 0 % besteuert, sodass Sie weiterhin USt.-Unterlagen führen und gezahlte USt. abziehen können. Dazu gehören Ausfuhren von Waren außerhalb der EU und internationale Warentransporte. Beachten Sie bei Ausfuhren die rechtliche Grundlage für den Nullsteuersatz und bewahren Sie Beweise dafür auf, dass die Waren die Niederlande verlassen haben. Wenn Sie den Bestimmungsort nicht nachweisen können, ist möglicherweise weiterhin niederländische USt. fällig.

Reverse-Charge-Dienstleistungen

Die USt.-Pflicht geht bei vielen grenzüberschreitenden B2B-Dienstleistungen auf die Kund/innen über. Sie lassen die USt. nur dann weg, wenn es sich beim Kunden um ein Unternehmen mit einer gültigen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) handelt. Geben Sie auf der Rechnung „Umkehrung der USt.-Steuerschuld (Reverse Charge)“ an und geben Sie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Kunden an. Sie geben den Verkauf weiterhin in Ihrer USt.-Erklärung und in einer zusammenfassenden Erklärung an, die auch als zusammenfassende Meldung bezeichnet wird. Wenn Sie die Regel falsch anwenden – trotz Fälligkeit der lokalen USt. keine USt. erheben –, können Sie für die niederländische Steuer zuzüglich Strafen haftbar gemacht werden.

Wie erstellt man eine konforme Rechnung ohne USt.?

Keine USt. zu erheben, bedeutet nicht, dass Sie von anderen Rechnungsstellungsregeln befreit sind. Die niederländischen Steuervorschriften verlangen die gleiche Detailgenauigkeit, unabhängig davon, ob der USt.-Satz 21 %, 9 % oder 0 % beträgt oder ganze entfällt.

Folgendes müssen Ihre Rechnungen immer enthalten:

• Rechnungsdatum

• Fortlaufende und einmalig vergebene Rechnungsnummer

• Unternehmensname, Adresse und USt.-Identifikationsnummer (falls zutreffend)

• Kundenname und -adresse

• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Kunden (falls zutreffend)

• Das Produkt oder die Dienstleistung, für das/die Sie die Rechnung ausstellen, und die Menge der verkauften Einheiten

• Liefer- oder Leistungsdatum

• Nettopreis, eventuelle Rabatte und der zu zahlende Gesamtbetrag

• Angewendeter USt.-Satz oder, falls keine USt. erhoben wird, der Grund dafür (z. B. Export mit 0 % USt., KOR, Umkehrung der Steuerschuld)

Führen Sie sorgfältige Aufzeichnungen. Die Niederlande verlangen elektronische Rechnungsstellung für Transaktionen zwischen Unternehmen und Behörden, und viele Unternehmen haben sie auch für B2B-Verkäufe eingeführt. Unabhängig davon, ob Sie Papier- oder elektronische Rechnungen versenden, müssen Sie diese mindestens sieben Jahre lang aufbewahren (10 Jahre für Immobilientransaktionen). Diese Regeln gelten unabhängig davon, ob Sie USt. berechnen oder nicht.

Welche Risiken bestehen bei Rechnungsstellung ohne USt.?

Das Weglassen der USt. auf einer Rechnung, wenn die Steuer enthalten sein sollte, kann für Unternehmen zu Problemen führen. Die niederländische Steuer kann für Fehler Bußgelder in Höhe von bis zu 5.278 € und bei grober Fahrlässigkeit Strafen von bis zu 50 % des fälligen USt.-Betrags verhängen. Wenn die Behörden Ihren Fehler als betrügerisch beurteilen, kann diese Strafe auf 100 % der geschuldeten Steuer ansteigen. Verspätete Einreichungen ziehen ebenfalls Bußgelder nach sich.

Sie können auch nichtfinanzielle Strafen riskieren. Wenn Sie einen Verkauf falsch als steuerbefreit oder zum Nullsatz eingestuft haben, können Sie Ihr Recht verlieren, die USt. auf verbundene Kosten zurückzufordern. Inspektoren können Ihre Tätigkeit neu einstufen und Steuern zurückfordern. Die Kunden verlassen sich auf die Rechnungen, um ihre gezahlte USt. zurückzufordern. Wenn die erforderlichen Informationen fehlen oder Ihre Rechnung falsche Formulierungen enthält, verweigern sie daher möglicherweise die Zahlung, bis Sie die Mängel behoben haben. Die falsche Anwendung von Regeln für die Umkehrung der Steuerschuld oder den Nullsteuersatz (z. B. wenn Sie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) Ihres Kunden nicht erhalten oder nicht nachweisen können, dass Waren das Land verlassen haben) kann zu Verbindlichkeiten in den Niederlanden oder im Ausland führen.

Wenn Sie versehentlich die USt. auf einer Rechnung ausgelassen haben, stellen Sie eine korrigierte Rechnung aus, aus der die korrekte Steuer hervorgeht, passen Sie Ihre Steuererklärung an und zahlen Sie die fällige USt. Führen Sie klare Aufzeichnungen, damit die Steuerbehörden leicht nachvollziehen können, warum Sie die USt. auf einer Rechnung ausgelassen haben.

So kann Stripe Tax Sie unterstützen

Stripe Tax vereinfacht die Steuerkonformität, damit Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können. Stripe Tax unterstützt Sie bei der Überwachung Ihrer Verpflichtungen und benachrichtigt Sie, wenn Sie basierend auf Ihren Stripe-Transaktionen einen Schwellenwert für eine Verkaufssteuerregistrierung überschreiten. Darüber hinaus berechnet und erhebt Stripe Tax automatisch die USt. auf physische und digitale Waren und Dienstleistungen.

So können Sie bereits mit minimalem Programmieraufwand, einem Mausklick im Dashboard oder über unsere leistungsstarke API weltweit Steuern einziehen.

Mit Stripe Tax können Sie Folgendes umsetzen:

• Steuerliche Melde- und Erhebungspflichten ermitteln: Erkennen Sie anhand Ihrer Stripe-Transaktionen, wo Sie Steuern einziehen müssen und aktivieren Sie die Steuereinziehung in neuen Bundesstaaten und Ländern in Sekunden. Fügen Sie dafür eine Codezeile in Ihre bestehende Stripe-Integration ein oder aktivieren Sie die Steuereinziehung mit einem Mausklick im Stripe-Dashboard.
  
• Für die Steuerzahlung registrieren: Überlassen Sie Stripe die Verwaltung Ihrer globalen Steuerregistrierungen und profitieren Sie von einem vereinfachten Prozess, bei dem Formulare vorausgefüllt werden. Das spart Ihnen Zeit und vereinfacht die Compliance mit lokalen Vorschriften.
  
• Steuern automatisch einziehen: Stripe Tax berechnet und erhebt den richtigen Steuerbetrag unter Berücksichtigung von Produktangebot und Verkaufsort. Stripe Tax eignet sich für unzählige Produkte und Dienstleistungen und ist bei Steuerregelungen und Steuersätzen immer auf dem neuesten Stand.
  
• Einreichung vereinfachen: Stripe Tax ist nahtlos integriert mit Partnern für die Einreichung, sodass Ihre globalen Einreichungen genau und zeitnah erfolgen. Überlassen Sie unseren Partnern die Verwaltung Ihrer Einreichungen, damit Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können.
  

Erfahren Sie mehr über Stripe Tax oder starten Sie noch heute.