Bedrijven die in Frankrijk zijn gevestigd, kunnen buiten de Franstalige markt opereren. Als gevolg hiervan kunnen je activiteiten bestaan uit samenwerking met bedrijven of klanten die vloeiender Engels spreken dan Frans.

In deze situatie kun je je documenten, met name facturen, in het Engels vertalen, zolang ze nog voldoen aan de Franse wettelijke vereisten. In het Engels kunnen factureren getuigt van flexibiliteit en bereidheid om internationale kansen te grijpen. Dit artikel beschrijft hoe je een factuur maakt voor klanten die Engels spreken.

Wat staat er in dit artikel?

• Waarom een factuur in het Engels opstellen?
  
• Welke informatie heb je nodig op een factuur in het Engels?
  
• Welke terminologie moet je gebruiken op een factuur in het Engels?
  
• Welke valuta moet je gebruiken op een factuur in het Engels?
  
• Hoe bereken je de btw op een vertaalde factuur?
  

Waarom een factuur opstellen in het Engels?

Hoewel Frans op zes van de zeven continenten wordt gebruikt, is het wereldwijd niet de meest gesproken taal. In bepaalde omgevingen spreken leveranciers en klanten vloeiender Engels, de gemeenschappelijke taal van het wereldwijde bedrijfsleven.

Grote en kleine bedrijven in Frankrijk kunnen ervoor kiezen facturen in het Engels uit te geven. Als je vaak met Engelstaligen werkt - of als de persoon die je factuur ontvangt geen Frans verstaat - kan het verstandig zijn om je facturen in het Engels op te stellen.

Het uitgeven van facturen in het Engels biedt verschillende voordelen voor een Frans bedrijf, vooral als het gaat om gemak en het opbouwen van vertrouwen bij internationale klanten.

• Compliance en duidelijkheid: Het gebruik van Engels sluit aan bij internationale normen en maakt de communicatie met bedrijven die geen Frans spreken duidelijker.

• Internationale transacties: Het gebruik van Engels getuigt van professionaliteit die geschikt is voor een wereldwijd publiek en kan betalingsprocessen helpen versnellen.

• Vertrouwen: Duidelijke facturen helpen fouten te voorkomen en de loyaliteit van internationale klanten te versterken.

Het is ook belangrijk op te merken dat ongeveer 1,5 miljard mensen wereldwijd Engels spreken als hun eerste of tweede taal, vergeleken met 321 miljoen die Frans spreken. Daarom is het gunstig voor een bedrijf dat buiten Frankrijk wil uitbreiden om te weten hoe facturen in het Engels moeten worden geschreven.

Welke informatie moet ik op een Engelse factuur zetten?

Een factuur in het Engels moet dezelfde informatie bevatten als een factuur in het Frans. Volg de stappen voor het maken van een statiegeldfactuur, pro-formafactuur of betaalde factuur en vertaal vervolgens je versie naar het Engels.

Een factuur is alleen geldig in Frankrijk als deze de contactgegevens van de verkoper bevat:

• Naam
  
• Bedrijfsnaam
  
• Registratienummer
  
• SIREN-nummer (Identificatiesysteem voor bedrijvengidsen)
  
• Bedrijfsadres
  

Het moet ook de informatie van de klant bevatten:

• Naam
  
• Bedrijfsnaam
  
• Facturatieadres
  

De factuur moet ook de geleverde dienst of het verkochte product vermelden, samen met het verschuldigde bedrag vóór belasting. Voor bedrijven die btw-plichtig zijn moeten op de factuur het btw-tarief, het btw-bedrag en de totale prijs inclusief belasting worden vermeld. Voor bedrijven die niet btw-plichtig zijn, moet de factuur de volgende opmerking bevatten: „Btw/dienstverleningsbelasting niet van toepassing, art. 293 B van het Franse belastingwetboek." Dit geeft de vrijstelling aan. Al deze gegevens moeten vervolgens in het Engels worden vertaald.

Welke terminologie moet je gebruiken op een Engelse factuur?

Een Engelse factuur is een vertaalde versie van een originele Franse. Bepaalde elementen, zoals de naam en datum, zijn eenvoudig te vertalen.

Voor andere termen zou de vertaling minder eenvoudig kunnen zijn. Hier zijn enkele vertalingen die kunnen helpen om je Engelse factuur leesbaarder te maken:

Welk type Engels moet worden gebruikt?

Hoewel Engels een wereldtaal is, zijn er regionale verschillen.

Je moet vooral voorzichtig zijn met de datumnotatie om verwarring te voorkomen tussen de "dag/maand"-stijl die in het Brits-Engels wordt gebruikt en de "maand/dag"-notatie die gebruikelijk is in het Amerikaans-Engels. Het schrijven van 5/3/2025 kan bijvoorbeeld worden gelezen als 5 maart of 3 mei, afhankelijk van het land. Om verwarring te voorkomen, is het beter om in plaats daarvan de volledige datum op te schrijven (bijvoorbeeld "5 maart 2025").

Houd er ook rekening mee dat btw in Europa gewoonlijk "belasting over de toegevoegde waarde" of gewoon "btw" wordt genoemd. In de Verenigde Staten wordt dit meestal 'tax' of 'service tax' genoemd.

Andere verschillen in spelling en terminologie tussen regionale Engelse variëteiten zullen meestal geen verwarring veroorzaken op facturen.

Welke valuta moet je gebruiken op een Engelstalige factuur?

Je kunt facturen uitgeven in elke valuta die je kiest, ongeacht de taal. Als je besluit de lokale valuta van je klant te gebruiken, moet je ook het equivalente bedrag in euro's vermelden, samen met de wisselkoers en de datum van omrekening. Deze datum kan overeenkomen met de uitgiftedatum van de factuur.

Hoe bereken je de btw op een vertaalde factuur?

Het btw-tarief dat van toepassing is is afhankelijk van verschillende belangrijke factoren, waaronder het land waar de verkoper en koper gevestigd zijn en het specifieke type goederen of diensten dat wordt verkocht.

Voor transacties tussen het ene bedrijf in Frankrijk en het andere binnen de EU moet je gebruik maken van het éénloketsysteem voor btw (IOSS). Het btw-tarief dat van toepassing is, is gebaseerd op het land waar het product of de dienst wordt gebruikt.

Voor transacties met landen buiten de EU is export meestal vrijgesteld van btw. Je kunt eenvoudig aangeven dat de btw niet van toepassing is door de opmerking op te nemen: "BTW niet van toepassing, art. 293 B van het Franse belastingwetboek."

Stripe Invoicing maakt het maken en versturen van facturen een fluitje van een cent. Met deze tool kun je de valuta selecteren, btw berekenen en facturen in het Engels afhandelen om je processen te stroomlijnen.