En el informe Panorama de Kantar, se analizan numerosas tendencias de compra, incluidos los factores que influyen en las decisiones de los clientes. En 2024, reveló un hito importante para los compradores españoles: el precio fue el factor más determinante para el 54 % de ellos, lo que superó por primera vez a la calidad (49 %).

Como resultado de este cambio, las empresas se esfuerzan por ofrecer a los clientes los precios más bajos posibles. Para evitar que esta táctica afecte de manera excesiva las ganancias de la empresa, algunas optan por realizar compras de mayor volumen a sus proveedores. Estos últimos incentivan dichas transacciones mediante acuerdos comerciales, como los reembolsos. En este artículo, explicamos qué son los reembolsos, cómo calcularlos e implementarlos en tu empresa.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué son los reembolsos?
  
• Tipos de reembolsos
  
• Normativa que regula los reembolsos en España
  
• Cómo calcular los reembolsos
  
• Cómo preparar una factura con reembolso
  
• Cómo registrar los reembolsos en España
  
• Cómo Stripe puede ayudarte a automatizar los reembolsos
  
• Preguntas frecuentes sobre los reembolsos en España
  

¿Qué son los reembolsos?

Un reembolso es un tipo de descuento por volumen de compras que las empresas ofrecen a sus clientes empresariales si alcanzan un determinado volumen de ventas o unidades compradas al final de un período. Las condiciones de un reembolso, como el volumen y el período (por ejemplo, anual, semestral o trimestral), se acuerdan de antemano y, por lo general, se detallan en un contrato.

Comprar a un proveedor que ofrece reembolsos puede beneficiar a ambas partes: el cliente puede lograr un ahorro considerable, mientras que el proveedor fomenta la fidelidad y aumenta las ventas mediante compras recurrentes.

Tipos de reembolsos

Las empresas pueden aplicar los reembolsos de distintas maneras, por lo que es importante elegir la opción más adecuada para tu negocio. A continuación, se presentan los principales tipos:

• Por volumen
  La gran mayoría de las empresas en España usan este tipo de reembolso. El precio se reduce cuando se alcanza un determinado umbral de gasto o cantidad de unidades adquiridas dentro del período acordado.
  
• Basados en productos
  A veces, los proveedores buscan aumentar las ventas de determinados productos, sobre todo de aquellos que generan un mayor margen de beneficio neto. Con ese fin, ofrecen un reembolso por un producto, que se aplica de manera exclusiva a ese artículo y no al resto de los productos del proveedor.
  
• Basado en el cliente
  Es habitual que los proveedores lleguen a acuerdos comerciales específicos con algunos clientes. En estos casos, el cliente se beneficia de un umbral de reembolso diferente del fijado para otros clientes. Por ejemplo, el volumen de compra requerido para que una tienda de barrio acceda a un reembolso suele estructurarse de manera distinta al de una cadena de supermercados.
  

Normativa que regula los reembolsos en España

En España, los reembolsos están regulados de manera directa o indirecta por diversas normativas. A continuación, te las explicamos:

• Plan general de contabilidad
  El Real Decreto 1514/2007, el Plan general de contabilidad (PGC), exige a las empresas indicar en sus registros el importe neto de las ventas, lo que implica deducir los reembolsos por volumen que se hayan aplicado. Para cumplir con esta normativa, en el PGC se sugiere utilizar la cuenta 609 para reembolsos en compras y la cuenta 709 para reembolsos en ventas. Si bien es obligatorio registrar el descuento neto, el uso de estos códigos numéricos específicos es opcional, aunque se recomiendan como estándar del sector en España.
  
• Ley del impuesto al valor agregado (IVA)
  El artículo 80 de la Ley 37/1992 permite a los proveedores reducir la base de impuestos después de la venta si el cliente alcanza posteriormente el umbral para recibir un reembolso. En estos casos, cuando disminuye el precio final, también disminuye proporcionalmente el IVA correspondiente. Es importante recordar que, según la Guía práctica del IVA de la Agencia Tributaria (AEAT), el IVA cobrado puede ajustarse mediante la emisión de una factura o nota de crédito correctora.
  
• Ley 15/2007
  La Ley 15/2007 de Defensa de la Competencia prohíbe ciertas prácticas relacionadas con los reembolsos y otras promociones. Por ejemplo, el artículo 1 prohíbe que las empresas acuerden fijar descuentos que limiten o distorsionen la libre competencia, mientras que el artículo 2 prohíbe el abuso de una posición dominante, que se produce cuando una empresa aplica un reembolso que impide a las empresas más pequeñas competir.
  

Cómo calcular los reembolsos

Si bien el proceso es bastante sencillo, preparamos una lista de pasos para implementar los reembolsos de manera rápida y eficiente.

Determinar el reembolso

El primer paso consiste en determinar las características específicas del reembolso, como su fórmula de cálculo, período y volumen de compras. En este punto, es importante tener en cuenta el punto de equilibrio de la empresa y buscar un balance entre ofrecer un reembolso atractivo y mantener la rentabilidad.

Acordar el reembolso con el cliente

Una vez que hayas decidido las condiciones del reembolso, comunícalas al cliente. Si el cliente está interesado, el siguiente paso es formalizar el acuerdo mediante un contrato.

Hacer cálculos con la fórmula elegida

Los reembolsos se pueden calcular de acuerdo con distintas fórmulas. A continuación, se presentan las más habituales en España.

Reembolso fijo

Consiste en acordar un único porcentaje que se aplica a todas las compras acumuladas. La fórmula es la siguiente:

Reembolso = Volumen de compras x porcentaje de descuento

Por ejemplo, si se establece un reembolso del 3 % cuando se alcancen los €5,000 en compras anuales y el cliente cierra el año con un gasto acumulado de €6,000, el reembolso será de €180.

Reembolso por niveles

Con este tipo de reembolso, se acuerda un porcentaje que varía según el nivel. Se calcula mediante la siguiente fórmula:

Rebaja = Volumen de compra x porcentaje correspondiente al nivel

En este caso, el reembolso se asigna por niveles. Por ejemplo, se aplica un reembolso del 2 % cuando se alcanzan los €3,000 en compras anuales y un reembolso del 3 % cuando se alcanzan los €5,000. Si el cliente acumuló compras por €6,000 al final del año, el reembolso será de €180. Se aplica el reembolso del 3 % correspondiente al segundo nivel.

Reembolso incremental por niveles

Al igual que un reembolso por niveles, esta fórmula utiliza un porcentaje variable. Sin embargo, en este caso, el reembolso se aplica específicamente a cada nivel y aumenta de manera proporcional al volumen de compra. La fórmula para calcularlo es la siguiente:

Reembolso =
Volumen del nivel A x porcentaje de descuento del nivel A
+
Volumen del nivel B x porcentaje de descuento del nivel B
+
Etc.

Al igual que en el ejemplo anterior, el reembolso se asigna en niveles: 2 % cuando se alcanzan los €3,000 en compras anuales y 3 % cuando se alcanzan los €5,000. Si el cliente acumula €6,000 en gastos al final del año, el reembolso será de €70. Esto incluye un reembolso del 2 % aplicado a los €2,000 del primer nivel (es decir, de €3,000 a €5,000) más un 3 % aplicado a los €1,000 del segundo nivel (es decir, a partir de €5,000).

Inclusión de descuentos en las facturas

Según el Manual práctico del IVA de la AEAT, la descripción de las operaciones debe incluir el precio unitario sin impuestos de cada partida, así como cualquier descuento o reembolso no incluido en dicho precio unitario.

Cómo preparar una factura con reembolso

Una vez que hayas calculado el reembolso, puedes incluirlo en la factura. Como se trata de una nota de crédito correctiva, el reglamento que rige las obligaciones de facturación ofrece cierta flexibilidad, como la posibilidad de omitir la identificación particular de las facturas originales si se especifica el período de emisión.

Cómo registrar los reembolsos en España

El PGC establece obligaciones para registrar los reembolsos, como anotar los importes netos de las ventas. También incluye recomendaciones del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC) de España sobre la numeración y denominación del plan de cuentas. Esto permite organizar de manera flexible la información contable de la empresa.

El plan de cuentas incluye varias categorías específicas de cuentas y está diseñado para registrar la contabilidad de la empresa de forma interna e independiente. Su objetivo es reflejar la situación económica de la empresa ante terceros, como los bancos.

Las empresas pueden utilizar los planes de cuentas sugeridos en el PGC o sus propios planes para registrar los reembolsos. En cualquier caso, deben anotar los incentivos comerciales business-to-business (B2B) en los libros contables internos y resumirlos en los estados financieros una vez al año.

Además, el registro de los reembolsos en el plan de cuentas presenta variaciones considerables según si la empresa actúa como vendedora o compradora. A continuación, se detallan casos específicos.

Reembolsos por ventas

Si una empresa es proveedora y concede reembolsos, se recomienda registrarlos en la cuenta 709. Esta cuenta incluye varias subcuentas para clasificarlos:

• Subcuenta 7090: reembolso sobre ventas de productos no fabricados por la empresa, como electrodomésticos que un mayorista vende a un comerciante minorista
  
• Subcuenta 7091: reembolso sobre ventas de productos fabricados por la empresa, como el pan que una panadería vende a un restaurante
  
• Subcuenta 7092: reembolso sobre ventas de productos semielaborados, como chasis de acero vendidos a un fabricante de automóviles
  
• Subcuenta 7093: reembolso sobre ventas de subproductos o desechos, como recortes de cuero de una fábrica de zapatos vendidos a un fabricante de bolsos
  
• Subcuenta 7094: reembolso sobre ventas de contenedores y envases, como botellas de vidrio que una fábrica vende a una planta embotelladora.
  

Además, se recomienda registrar la concesión del reembolso en alguno de los siguientes subgrupos:

• Subgrupo 43: reembolsos que disminuyen el importe de las facturas pendientes
  
• Subgrupo 57: reembolsos que ofrecen un rembolso parcial
  

Además, la reducción del IVA cobrado debe registrarse en la cuenta 477 o en la cuenta equivalente que la empresa utilice para contabilizar el IVA devengado. Al final de cada trimestre, esta información se verifica con la de la cuenta que refleja el IVA cobrado, con el fin de liquidar la diferencia en la declaración trimestral del IVA.

Reembolsos por compras

Si recibes reembolsos de tus proveedores, se recomienda registrarlos en la cuenta 609. De manera similar a la cuenta 709, esta cuenta tiene varias subcuentas para clasificar los reembolsos.

• Subcuenta 6090: reembolso en compras de productos vendidos sin transformación, como computadoras adquiridas por tiendas de informática
  
• Subcuenta 6091: reembolso en compras de artículos que la empresa utiliza como materia prima para fabricar sus productos, como la madera que una fábrica de muebles adquiere para elaborar mesas y sillas
  
• Subcuenta 6092: reembolso en compras de otros suministros, como cajas de cartón que empresas de comercio electrónico adquieren para enviar productos
  

También se recomienda registrar los ahorros en alguno de los siguientes subgrupos:

• Subgrupo 40: reembolsos aplicados por el proveedor que disminuyen el importe de las facturas pendientes
  
• Subgrupo 57: reembolsos aplicados por el proveedor que se acreditan a favor del cliente.
  

Además, la reducción del IVA pagado debe registrarse en la cuenta 472 o en la cuenta que la empresa utilice para contabilizar el IVA deducible. Al final del trimestre, esta información se compara con la cuenta del IVA repercutido, con el fin de liquidar la diferencia en la declaración trimestral del IVA.

Reembolsos por ventas y compras

Las empresas a veces conceden rebajas y también se benefician de rebajas en sus compras. Por ejemplo, una empresa de mobiliario de oficina ofrece un descuento del 5 % a aquellas compañías que alcanzan un volumen de compra anual de €30,000. A su vez, obtiene un ahorro del 3 % mediante una rebaja otorgada por su proveedor de materiales de embalaje. En estos casos, las empresas deben registrar ambas rebajas por separado en su contabilidad.

Cómo Stripe puede ayudarte a automatizar los reembolsos

Como revela la Encuesta B2B Pulse de McKinsey, el 34 % de las empresas y profesionales prefieren utilizar opciones de autoservicio en línea en 2024. Esto significa que optan por realizar compras B2B directamente a través de una plataforma de comercio electrónico, en lugar de ir a una tienda física. Ante esta tendencia, resulta recomendable automatizar los descuentos. Stripe Payments puede ayudar.

La pasarela de pagos de Stripe te permite agregar reembolsos y otros tipos de descuentos. Estos se aplican de manera automática para evitar errores, que son frecuentes con las rebajas escalonadas o incrementales. Además, permite que tus clientes paguen con sus métodos de pago preferidos, como tarjetas de crédito y débito, Apple Pay, Google Pay y pagos a plazos.

Además, Stripe Billing facilita la implementación de modelos de precios por volumen, como las tasas de reembolso escalonadas. Gracias a la flexibilidad que ofrece esta solución, puedes cobrar distintos importes según los niveles de volumen que hayas establecido.

Preguntas frecuentes sobre los reembolsos en España

¿Cómo puedo registrar los productos recibidos sin cargo como parte de un reembolso?

Si tu proveedor te concede un reembolso que incluye recibir un producto sin cargo, debes registrarlo como una reducción directa del importe de tus compras. Esto es cierto, aunque, en la práctica, no se trate realmente de un reembolso sobre el precio. Para ello, regístralo en la cuenta 609, recomendada en el PGC. Como alternativa, puedes registrarlo en la cuenta equivalente que utilice la empresa en su sistema contable.

¿Es obligatorio registrar los reembolsos en las cuentas 609 y 709?

No es necesario usar esas cuentas específicas, pero sí es obligatorio registrar los descuentos y cumplir con las normativas y la estructura para organizar el contenido de los estados financieros. Por este motivo, la normativa recomienda utilizar una denominación similar a la de cuentas 609 y 709.

¿Cuál es la diferencia entre un reembolso y un descuento por volumen directo?

Una empresa concede un reembolso cuando el cliente alcanza el importe mínimo de compra acordado dentro de un período específico. Por lo tanto, se suelen aplicar de forma retroactiva, lo que requiere modificar la factura mediante una factura correctiva. Por el contrario, las empresas aplican reembolsos directos por volumen cuando se procesa la compra. Estos reducen el importe, por lo que no es necesaria la emisión de una factura correctiva. En general, el precio y el IVA de la factura original son correctos.

¿Cuándo se debe emitir una factura correctiva por un reembolso?

Las empresas deben emitir facturas correctoras en cuanto conceden reembolsos, si la aplicación del reembolso modifica la base de impuestos del IVA. Esta situación es habitual cuando se aplica este tipo de reembolsos porque reducen precios que antes se pagaban y facturaban. El plazo máximo para emitir una factura correctora es de cuatro años desde el devengo del impuesto (es decir, cuando surge la obligación legal de declarar el IVA).

¿Es legal cancelar un reembolso?

Es legal cancelar un reembolso si el cliente todavía no alcanzó el volumen de compras acordado e incumple una obligación contractual, como mantener la exclusividad con el proveedor. Sin embargo, no es legal cancelar un reembolso si el cliente ya alcanzó los umbrales pactados, ya que el artículo 1256 del Código Civil prohíbe modificar o cancelar unilateralmente los contratos.