Los pagos automatizados, también conocidos como pagos automáticos, son acuerdos financieros que transfieren los pagos automáticamente de la cuenta del pagador a la cuenta del beneficiario en fechas o intervalos acordados. Los pagos automatizados eliminan la necesidad de intervención manual cada vez que vence un pago. Son populares por las facturas o suscripciones recurrentes, en las que el importe y la frecuencia de los pagos suelen estar predeterminados.

Las empresas suelen adoptar los sistemas de pago automatizados para simplificar sus transacciones financieras y reducir la carga administrativa asociada con el procesamiento de pagos. Según un informe de 2024, casi el 44 % de las empresas medianas automatizó una o dos tareas de cuentas por pagar (AP) o cuentas por cobrar (AR), mientras que el 15 % automatizó tres o más, y el 5 % está totalmente automatizado. Los sistemas de pago automatizados facilitan los pagos puntuales, crean un flujo de caja estable y predecible, y también pueden ayudar a mantener buenas relaciones con los proveedores y mejorar la solvencia de la empresa. Para el pagador, los pagos automatizados pueden ofrecer comodidad y tranquilidad, ya que eliminan la necesidad de recordar y ejecutar transacciones separadas para cada ciclo de facturación.

A continuación, explicaremos lo que las empresas deben saber sobre la automatización de pagos, incluido cómo funciona, cómo elegir el proveedor adecuado y las ideas erróneas más comunes.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Cómo funcionan los pagos automatizados?
  
• Tipos de servicios de pago automatizado
  
• Beneficios de los pagos automatizados
  
• Ideas erróneas más comunes sobre los pagos automatizados
  
• Cómo configurar los pagos automatizados para tu empresa
  
• Cómo elegir un proveedor de pagos automatizados
  
• Medidas de seguridad de pago automatizadas
  
• El futuro de los pagos automatizados
  

¿Cómo funcionan los pagos automatizados?

Los pagos automatizados establecen un vínculo digital entre el sistema de pagos de una empresa y las cuentas bancarias o tarjetas de crédito de sus clientes. Los fondos se transfieren automáticamente a intervalos programados, lo que garantiza que los pagos se reciban a tiempo sin necesidad de ingresar datos manualmente.

A continuación, ofrecemos un resumen detallado del proceso:

• Autorización: El cliente debe otorgar permiso para que los fondos se extraigan automáticamente y proporcionar los datos de su cuenta bancaria o tarjeta de crédito para completar la transacción.

• Programación: Una vez que se obtiene la autorización, la empresa establece el cronograma de pagos acordado.

• Inicio del pago: En la fecha de pago programada, el sistema de pago automatizado inicia una solicitud para transferir el importe especificado de la cuenta del cliente a la cuenta de la empresa. Por lo general, esto es facilitado por un intermediario, como un banco o un procesador de pagos.

• Procesamiento de transacciones: El procesador de pagos verifica los detalles de la transacción solicitada, confirma que la cuenta del cliente tiene fondos suficientes y, a continuación, procesa el pago. Los fondos se transfieren de la cuenta del cliente a la cuenta de la empresa. Si se trata de una transferencia bancaria, es posible que pase a través de una red como NACHA para pagos ACH. Si es un pago con tarjeta de crédito, se procesará a través de redes de tarjetas de crédito.

• Confirmación y conciliación: Una vez procesado el pago, la empresa y el cliente reciben una confirmación. Luego, la empresa debe conciliar el pago recibido con sus cuentas por cobrar.

• Fallos en los pagos: Si un pago falla (por motivos como fondos insuficientes o datos de pago vencidos), el sistema puede notificar a la empresa y al cliente. La empresa puede tomar medidas para resolver el problema, como ponerse en contacto con el cliente para obtener información de pago actualizada.

Para las empresas, los pagos automatizados reducen el esfuerzo manual que implica cobrar los pagos, disminuyen la demora en la recepción de los fondos y proporcionan un flujo de ingresos más predecible. Para los clientes, ofrecen comodidad y la garantía de que los pagos se realizan a tiempo, lo que puede ayudar a los clientes a evitar comisiones por pagos atrasados o interrupciones del servicio.

Tipos de servicios de pago automatizado

Existen diversas formas de servicios de pago automatizados, cada una de las cuales satisface diferentes necesidades y escenarios para las empresas y sus clientes. A continuación, ofrecemos un resumen de algunos tipos comunes de servicios de pago automatizado:

• Débito directo: Este servicio permite a las empresas extraer fondos de las cuentas bancarias de los clientes. Se usa mucho para pagos recurrentes, como suscripciones o facturas mensuales. En EE. UU., el débito directo se facilita comúnmente a través de las transferencias ACH.

• Pagos recurrentes con tarjeta de crédito: Las empresas pueden configurar cargos automáticos en la tarjeta de crédito de un cliente por servicios o suscripciones continuos. Este método es popular por su comodidad, pero generalmente implica comisiones de transacción más altas que el débito directo.

• Transferencia electrónica de fondos (EFT): Esta categoría incluye diferentes tipos de transferencias digitales, incluidos los débitos directos, transferencias electrónicas y pagos de facturas en línea. Las EFT se pueden usar para pagos únicos y recurrentes.

• Carteras digitales: Los servicios como PayPal, Apple Pay y Google Pay también pueden procesar pagos recurrentes. Este método simplifica el proceso de pago y mejora las funcionalidades de seguridad.

• Órdenes permanentes: Al igual que los débitos directos, las órdenes permanentes son instrucciones que el cliente le da a su banco para que pague un importe fijo a una empresa a intervalos regulares. A diferencia de los débitos directos, el importe y el cronograma son fijos y el beneficiario no puede modificarlos.

• Pasarelas de pagos en línea: Estas plataformas se integran con el sitio web o la aplicación de una empresa y pueden procesar pagos automatizados a través de métodos que incluyen las tarjetas de crédito, transferencias bancarias y carteras digitales.

• Transferencias electrónicas: Para las transacciones internacionales o los grandes pagos de empresa a empresa (B2B), las empresas suelen usar transferencias electrónicas automatizadas.

• Pagos por SMS: Algunas empresas usan sistemas de pago automatizados por SMS, con los cuales los clientes pueden autorizar los pagos a través de mensajes de texto. Este método es particularmente útil para las microtransacciones o para clientes que prefieren soluciones de pago centradas en dispositivos móviles.

Beneficios de los pagos automatizados

• Optimización financiera: Los pagos automatizados mejoran la gestión del capital de trabajo y la liquidez. Al mantener una entrada de pagos predecible, las empresas pueden mejorar sus estrategias de inversión a corto plazo, reducir el efectivo inactivo y aumentar las devoluciones del capital disponible.

• Asignación inteligente de recursos: La reducción de las tareas de procesamiento de pagos manuales libera recursos valiosos que las empresas pueden redirigir hacia iniciativas clave como la innovación, la adquisición de clientes y la expansión del mercado.

• Información basada en datos: Los sistemas de pago automatizados generan una gran cantidad de datos sobre los comportamientos y preferencias de pago de los clientes. El análisis de estos datos puede proporcionar información a las empresas sobre las tendencias del mercado, el valor del ciclo de vida del cliente y las posibles áreas de mejora del servicio o nuevas ofertas de productos.

• Resiliencia operativa: Al automatizar los pagos, las empresas reducen su exposición al error humano y aumentan su resiliencia operativa. Los sistemas automatizados pueden gestionar las tareas repetitivas con mayor precisión, lo que reduce el riesgo de errores que pueden provocar pérdidas financieras o daños a la reputación.

• Cumplimiento de normativas y seguridad: Los sistemas de pago automatizados están diseñados para cumplir con varias normas regulatorias y protocolos de seguridad. Esto ayuda a las empresas a reducir su carga de cumplimiento y mejorar la seguridad de sus procesos de pago, lo que mitiga los riesgos asociados con las filtraciones de datos y fraudes.

• Retención y adquisición de clientes: Las opciones de pago automatizadas pueden ayudar a retener y adquirir clientes. Para muchos clientes, la facilidad y fiabilidad de los procesos de pago son factores clave en su decisión de seguir usando un servicio o elegir un proveedor en lugar de otro.

• Alcance global y accesibilidad: Los procesos de pago automatizados ayudan a las empresas con la complejidad de gestionar diversas monedas y normativas de pago al expandirse a mercados internacionales.

Ideas erróneas más comunes sobre los pagos automatizados

Idea errónea: Los pagos automatizados no son seguros.

• Realidad: Los pagos automatizados suelen ser más seguros que los métodos de pago tradicionales. Usan medidas de seguridad como el cifrado, la tokenización y el cumplimiento de normas como la Norma de Seguridad de Datos del Sector de Tarjetas de Pago (PCI DSS) para protegerse contra fraudes e infracciones.
  

Idea errónea: La configuración de los pagos automatizados es demasiada complicada.

• Realidad: Aunque la configuración requiere un esfuerzo inicial, no es complicada, sobre todo con plataformas como Stripe. Estos servicios proporcionan una guía paso a paso y, una vez completada la configuración, el sistema simplifica la gestión continua de los pagos.
  

Idea errónea: Con los pagos automatizados se pierde el control sobre las finanzas.

• Realidad: Es una preocupación común, pero la verdad es que las empresas y los clientes mantienen el control de los pagos automatizados. Pueden establecer parámetros, recibir notificaciones y ajustar o cancelar pagos según sea necesario.
  

Idea errónea: Los pagos automatizados son solo para las empresas grandes.

• Realidad: Los pagos automatizados son flexibles y pueden beneficiar a empresas de todos los tamaños. Al reducir las cargas administrativas, los pagos automatizados son una opción inteligente incluso para las empresas pequeñas.
  

Idea errónea: Los clientes no están dispuestos a adoptar los pagos automatizados.

• Realidad: Aunque algunos clientes tengan dudas, muchos aprecian la comodidad y fiabilidad de los pagos automatizados. La comunicación transparente sobre la seguridad y las ventajas de los pagos automatizados puede ayudar a aumentar las tasas de adopción.
  

Idea errónea: Los pagos automatizados pueden causar más errores.

• Realidad: Los pagos automatizados pueden reducir la probabilidad de errores, especialmente los asociados con el procesamiento manual, como los errores al ingresar datos.
  

Idea errónea: Es difícil resolver los problemas con los pagos automatizados.

• Realidad: Al igual que con cualquier sistema, pueden surgir problemas, pero las plataformas de pago automatizadas suelen contar con estructuras de soporte sólidas. La naturaleza digital de estas transacciones también facilita su seguimiento a la hora de abordar discrepancias o problemas.
  

Idea errónea: Los pagos automatizados son impersonales.

• Realidad: A algunas empresas les preocupa que la automatización de pagos elimine el toque personal de las interacciones con los clientes. De hecho, la automatización puede liberar recursos para que las empresas se centren más en el servicio personalizado y la participación del cliente.
  

Cómo configurar pagos automatizados para tu empresa

La configuración de pagos automatizados para tu empresa implica una serie de pasos, que variarán según el proveedor de servicios de pago con el que trabajes. A continuación, describimos el proceso para configurar pagos automatizados con Stripe.

Configura una cuenta

• Crea una cuenta de Stripe proporcionando los datos de tu empresa, verificando tu identidad e ingresando la información de tu cuenta bancaria para las transferencias de fondos.

• Explora el Dashboard de Stripe para familiarizarte con sus funcionalidades y configuraciones.

Integra Stripe con tu empresa

• Decide un método de integración. Stripe cuenta con varias opciones, incluidas las páginas de finalización de compra prediseñadas, soluciones de facturación e interfaces de programación de aplicaciones personalizables (API) para una integración más personalizada.

• Si tus capacidades tecnológicas son escasas, considera usar las soluciones prediseñadas de Stripe o consultar con un desarrollador o un socio de integración de Stripe.

Implementa la API de Stripe para pagos automatizados

• Usa las librerías de API de Stripe (disponibles en varios lenguajes de programación) para integrar el procesamiento automatizado de pagos en tu sitio web o aplicación.

• Para pagos recurrentes, configura Stripe Billing. Crea productos y precios en tu dashboard de Stripe y, luego, usa la API para crear suscripciones para tus clientes.

Prueba el proceso de pago

• Usa el entorno de pruebas de Stripe para simular transacciones y confirmar que el flujo de pago funciona según lo previsto.

• Prueba diferentes escenarios, incluidos los pagos exitosos, los intentos de pago fallidos y las cancelaciones de suscripciones de clientes, para controlar si tu sistema gestiona estos casos de manera adecuada.

Pasa a modo activo

• Una vez que estés seguro de la configuración, cambia del modo de prueba de Stripe al modo activo.

• Realiza algunas transacciones reales para confirmar que todo funciona correctamente en el entorno activo.

Supervisa y actualiza

• Supervisa periódicamente las transacciones y los pagos a través del Dashboard de Stripe.

• Mantente informado sobre cualquier cambio en la API de Stripe o las nuevas funcionalidades que puedan beneficiar a tu empresa.

Comunicación con el cliente

• Informa a tus clientes sobre el nuevo sistema de pago, explicándoles cómo funciona y cómo les beneficia.

• Proporciona instrucciones sobre cómo los clientes pueden gestionar sus métodos de pago y suscripciones.

Cómo elegir un proveedor de pagos automatizados

La elección de un proveedor de pagos automatizados requiere una comprensión matizada de las necesidades de tu empresa, la complejidad del panorama de pagos y la trayectoria de tus operaciones. A continuación, ofrecemos un breve resumen de lo que debes tener en cuenta a la hora de seleccionar un proveedor de servicios de pago automatizados:

• Funcionalidades de integración: Busca un proveedor con API que se pueda integrar fácilmente con tus sistemas, ya sea con tu configuración de gestión de las relaciones con los clientes (CRM), software de contabilidad o plataforma de comercio electrónico. El objetivo es garantizar que el proceso de pago no sea un mecanismo independiente, sino una parte integrada del flujo de trabajo de tu empresa.

• Alcance mundial de los pagos y admisión de monedas: Si tu empresa opera a nivel internacional o tiene planes de expandirse, considera un proveedor que admita una amplia gama de monedas y métodos de pago populares en tus mercados objetivo. La capacidad de procesar tipos de pago locales puede afectar en gran medida tu penetración en el mercado y la satisfacción del cliente.

• Detección avanzada de fraudes y gestión de riesgos: Más allá de las medidas de seguridad básicas, el proveedor adecuado debe tener herramientas avanzadas de detección de fraudes que usen tecnología de machine learning y análisis en tiempo real para identificar y mitigar posibles amenazas y que protejan tus transacciones y los datos de los clientes.

• Experiencias de pago personalizables: La capacidad de personalizar las pasarelas de pagos y los procesos pueden mejorar la experiencia de tu marca. Busca proveedores que tengan flexibilidad para crear una interfaz de usuario que refleje los valores estéticos y de experiencia de usuario de tu marca.

• Escalabilidad y fiabilidad: A medida que tu empresa crece, tu sistema de pagos debe expandirse en consecuencia. Evalúa la infraestructura y el historial del proveedor en la gestión de altos volúmenes de transacciones. Deben ser capaces de respaldar tu crecimiento sin comprometer el rendimiento o el tiempo de actividad.

• Normas de cumplimiento y seguridad: Asegúrate de que el proveedor se adhiera a las normas de cumplimiento del sector, como la PCI DSS, el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea y cualquier otra normativa relevante en tu sector. Esto protege a tu empresa de los riesgos legales y financieros y refuerza la confianza con tus clientes.

• Análisis de datos e información: Un proveedor con herramientas sólidas de análisis y elaboración de informes puede ofrecer datos valiosos sobre tus tendencias de ventas, el comportamiento de los clientes y la eficiencia de los pagos. Estos datos pueden ayudarte a tomar decisiones empresariales informadas y a mejorar tus procesos de pago.

• Rentabilidad y transparencia en las comisiones: Aunque el costo no debe ser el único factor decisivo, es importante comprender la estructura de las comisiones. Busca tarifas transparentes y considera cómo se ajustan los costos con las funcionalidades y el valor proporcionado.

• Apoyo de expertos y comunidad: El acceso a un apoyo de expertos es clave, especialmente cuando se trata de problemas de pago complejos. Un proveedor con una comunidad o un entorno sólido puede proporcionar recursos, plugins e integraciones adicionales que aumenten tus capacidades de pago.

• Preparación para el futuro: El sector de los pagos está en constante evolución, así que elige un proveedor que sea proactivo en la integración de nuevas tecnologías (como las criptomonedas o los pagos móviles) que puedan posicionar a tu empresa a la vanguardia de las innovaciones de pago.

Medidas de seguridad de pago automatizadas

Las medidas de seguridad en el procesamiento automatizado de pagos determinan si la información financiera confidencial se gestiona de manera segura. A continuación, explicamos cómo los sistemas de pago automatizados mantienen la seguridad:

• Cifrado: El cifrado convierte la información en un formato seguro que es ilegible para usuarios no autorizados. Cuando se procesa un pago, los datos confidenciales, como los números de tarjetas de crédito, se cifran, lo que hace que sea extremadamente difícil para los piratas informáticos interceptar y descifrar esta información durante la transmisión.

• Tokenización: La tokenización reemplaza elementos de datos confidenciales, como los números de tarjetas de crédito, con equivalentes no confidenciales, conocidos como tokens que no tienen valor explotable. Si se interceptan los datos, el token es inútil sin la clave para decodificarlo.

• Secure Sockets Layer (SSL) y Transport Layer Security (TLS): SSL y TLS son tecnologías de seguridad estándar que crean un enlace cifrado entre un servidor web y un navegador, lo que protege los datos que se transmiten entre el servidor web y los navegadores.

• Cumplimiento de la PCI DSS: La PCI DSS es un conjunto de requisitos que rigen cómo las empresas que procesan, almacenan o transmiten información de tarjetas de crédito deben mantener un entorno seguro. El cumplimiento de la normativa es obligatorio.

• Detección y gestión de fraudes: Los sistemas de pago automatizados suelen incluir herramientas sofisticadas que supervisan las transacciones en tiempo real en busca de signos de fraudes. Estos sistemas pueden indicar actividades inusuales, como una transacción inusualmente grande o un cambio repentino en el comportamiento de compra de un usuario, y luego solicitar una revisión adicional o acción inmediata.

• Autenticación y autorización: Estos procesos verifican que la persona que inicia una transacción o accede a la información es quien dice ser. Por ejemplo, la autenticación de dos factores (2FA) agrega una capa de seguridad al requerir que los usuarios proporcionen dos factores de autenticación para verificarse.

• Auditorías periódicas de seguridad: La supervisión continua y las auditorías periódicas de los sistemas de pago ayudan a identificar y rectificar posibles vulnerabilidades de seguridad, lo que mantiene la integridad de la infraestructura del procesamiento de pagos.

El futuro de los pagos automatizados

El futuro de los pagos automatizados será impulsado por los avances tecnológicos, las expectativas cambiantes de los clientes y un panorama normativo dinámico. Estas son nuestras previsiones a futuro de la tecnología de pagos automatizados:

• Inteligencia artificial (IA) y machine learning: La IA y la tecnología de machine learning perfeccionarán aún más los mecanismos de pago automatizados. Se esperan sistemas de detección de fraudes más inteligentes que aprendan y se adapten con el tiempo, lo que reducirá los falsos positivos e identificará nuevos patrones de fraudes. La IA también puede personalizar las experiencias de pago al ofrecer recomendaciones u opciones de pago personalizadas en función del comportamiento del usuario.

• Blockchain y criptomoneda: La tecnología blockchain promete revolucionar los pagos automatizados con mayor seguridad, transparencia y costos reducidos, particularmente para las transacciones transfronterizas. A medida que las criptomonedas ganen aceptación generalizada, veremos más empresas que integran opciones de pago con criptomonedas, impulsadas por la demanda de comisiones más bajas, tiempos de liquidación más rápidos y niveles más altos de privacidad.

• Autenticación biométrica: Los métodos de autenticación biométrica, como el escaneo de huellas dactilares, el reconocimiento facial y la autenticación por voz, serán cada vez más frecuentes en la verificación de transacciones. Esto podría reducir drásticamente los fraudes y simplificar los pagos.

• Pagos sin contacto y móviles: El auge de los pagos sin contacto, impulsados por la tecnología de comunicación de campo cercano (NFC), continuará. Las carteras digitales y los dispositivos portátiles se volverán más comunes como métodos de pago y se apoderarán de una gran parte del panorama de pagos automatizados.

• El Internet de las Cosas (IoT) y la convergencia de pagos: IoT permitirá que una gama más amplia de dispositivos inicie y procese pagos. Imagínate tu automóvil pagando el combustible o a tu refrigerador ordenando y pagando las compras. Esta convergencia abrirá nuevos caminos para los pagos automatizados, integrados directamente en la vida cotidiana.

• Pagos activados por voz: Con la proliferación de los altavoces inteligentes y los dispositivos asistidos por voz, los pagos activados por voz son cada vez más posibles y podrían transformar cómo los clientes interactúan con el comercio en línea al simplificar las transacciones con solo dar una orden.

• Evolución de la normativa: A medida que las tecnologías de pago avancen, los marcos normativos evolucionarán para abordar los riesgos emergentes y proteger a los clientes. Se esperan normativas más estrictas en torno a la privacidad de los datos, la seguridad y el consentimiento del cliente, lo que impulsará a los proveedores de pagos a adoptar medidas de cumplimiento de la normativa más estrictas.

• Integración de pagos multiplataforma: Es probable que los futuros sistemas de pago tengan integraciones multiplataforma más cohesivas, lo que permitirá a los usuarios cambiar fácilmente entre dispositivos y métodos de pago sin comprometer la seguridad ni la experiencia de usuario.

• Contratos inteligentes: El uso de contratos inteligentes en las redes blockchain automatizará y hará cumplir los términos de un acuerdo basado en reglas predefinidas, lo que reducirá la necesidad de intermediarios y los costos de transacción. Esto podría afectar sustancialmente a las transacciones B2B en particular.

• Experiencias de pago basadas en el entorno: Los proveedores de pagos crearán cada vez más entornos que ofrezcan una gama de servicios financieros más allá de las transacciones, como préstamos, seguros y opciones de inversión, todos accesibles a través de una única plataforma.

De cara al futuro, está claro que la tecnología de pagos automatizados se integrará más en nuestra vida diaria. Las empresas y los clientes deberán adaptarse a estos cambios al adaptarse a las nuevas tecnologías y las oportunidades que brindan. Explora cómo Stripe impulsa las soluciones de pago automatizadas para empresas.