Los pagos automatizados, también conocidos como pagos automáticos o autopago, son acuerdos financieros que transfieren pagos automáticamente de la cuenta del ordenante a la cuenta del beneficiario en fechas o intervalos acordados. Los pagos automatizados eliminan la necesidad de intervención manual cada vez que vence un pago. Son populares para recibos o suscripciones recurrentes, en las que el importe y la frecuencia de los pagos suelen estar predeterminados.

Las empresas suelen adoptar sistemas de pago automatizados para simplificar sus transacciones financieras y reducir la carga administrativa asociada al procesamiento de pagos. Según un informe de 2024, casi el 44 % de las medianas empresas han automatizado una o dos tareas de cuentas por pagar o cuentas por cobrar, mientras que el 15 % han automatizado tres o más, y el 5 % están totalmente automatizadas. Los sistemas de pago automatizados facilitan los pagos puntuales, crean un flujo de caja estable y predecible, y también pueden ayudar a mantener buenas relaciones con los proveedores y mejorar la solvencia de la empresa. Para el ordenante, los pagos automatizados pueden ofrecer comodidad y tranquilidad, eliminando la necesidad de recordar y ejecutar transacciones independientes para cada ciclo de facturación.

A continuación, trataremos lo que las empresas deben saber sobre la automatización de pagos: cómo funciona, cómo elegir el proveedor adecuado y las ideas erróneas más habituales.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Cómo funcionan los pagos automatizados?
  
• Tipos de servicios de pago automatizado
  
• Ventajas del pago automatizado
  
• Ideas erróneas habituales sobre los pagos automatizados
  
• Cómo configurar los pagos automatizados en tu empresa
  
• Cómo elegir un proveedor de servicios de pago automatizado
  
• Medidas de seguridad de los pagos automatizados
  
• El futuro de los pagos automatizados
  

¿Cómo funcionan los pagos automatizados?

Los pagos automatizados establecen un vínculo digital entre el sistema de pago de una empresa y las cuentas bancarias o tarjetas de crédito de sus clientes. Los fondos se transfieren automáticamente a intervalos programados, lo que garantiza que los pagos se reciban a tiempo sin necesidad de intervención manual.

A continuación, proporcionamos una descripción general del proceso:

• Autorización: el cliente debe autorizar la retirada automática de fondos y facilitar los datos de su cuenta bancaria o tarjeta de crédito para completar la transacción.

• Programación: una vez obtenida la autorización, la empresa establece el calendario de pagos acordado.

• Inicio del pago: en la fecha de pago programada, el sistema de pago automatizado inicia una solicitud para transferir el importe especificado de la cuenta del cliente a la cuenta de la empresa. Esta operación suele ser facilitada por un intermediario, como un banco o un procesador de pagos.

• Procesamiento de transacciones: el procesador de pagos verifica los detalles de la transacción solicitada, confirma que la cuenta del cliente tiene fondos suficientes y, a continuación, procesa el pago. Los fondos se transfieren de la cuenta del cliente a la cuenta de la empresa. Si se trata de una transferencia bancaria, puede pasar por una red como Nacha para pagos ACH. Si es un pago con tarjeta de crédito, se procesará a través de redes de tarjetas de crédito.

• Confirmación y conciliación: una vez procesado el pago, la empresa y el cliente reciben la confirmación. A continuación, la empresa debe conciliar el pago recibido con sus cuentas por cobrar.

• Fallos en el pago: si un pago falla (por razones como fondos insuficientes o datos de pago caducados), el sistema puede notificarlo a la empresa y al cliente. La empresa puede tomar medidas para resolver el problema, como ponerse en contacto con el cliente para actualizar la información de pago.

Para las empresas, los pagos automatizados reducen el esfuerzo manual que supone la persecución de pagos, disminuyen el retraso en la recepción de fondos y proporcionan un flujo de ingresos más predecible. Para los clientes, ofrecen comodidad y la seguridad de que los pagos se realizan a tiempo, lo que puede ayudarles a evitar comisiones por demora o interrupciones del servicio.

Tipos de servicios de pago automatizado

Los servicios de pago automatizados adoptan diversas formas, cada una de las cuales responde a necesidades y situaciones diferentes para las empresas y sus clientes. A continuación, se describen algunos tipos de servicios de pago automatizado habituales:

• Adeudo directo: este servicio permite a las empresas retirar fondos de las cuentas bancarias de sus clientes. Se utiliza mucho para pagos recurrentes, como suscripciones o recibos mensuales. En EE. UU., los adeudos directos suelen facilitarse mediante transferencias ACH.

• Pagos con tarjeta de crédito recurrentes: las empresas pueden establecer pagos automáticos en la tarjeta de crédito de un cliente para servicios o suscripciones continuos. Este método es popular por su comodidad, pero suele conllevar comisiones de transacción más elevadas que el adeudo directo.

• Transferencia electrónica de fondos (EFT): esta categoría incluye distintos tipos de transferencias digitales de dinero, como los adeudos directos, las transferencias electrónicas y los pagos de facturas por Internet. Las EFT pueden utilizarse para pagos únicos y recurrentes.

• Monederos digitales: servicios como PayPal, Apple Pay y Google Pay también pueden procesar pagos recurrentes. Este método simplifica el proceso de pago y mejora las funciones de seguridad.

• Órdenes permanentes: similares a los adeudos directos, las órdenes permanentes son instrucciones que el cliente da a su banco para pagar una cantidad fija a una empresa a intervalos regulares. A diferencia de los adeudos directos, el importe y el calendario son fijos y el beneficiario no puede modificarlos.

• Pasarelas de pago por Internet: estas plataformas se integran con el sitio web o la aplicación de una empresa y pueden procesar pagos automatizados a través de métodos que incluyen tarjetas de crédito, transferencias bancarias y monederos digitales.

• Transferencias electrónicas: para transacciones internacionales o grandes pagos entre empresas (B2B), las empresas suelen utilizar transferencias electrónicas automatizadas.

• Pagos por SMS: algunas empresas utilizan sistemas automatizados de pago por SMS, en los que los clientes pueden autorizar pagos a través de mensajes de texto. Este método es especialmente útil para microtransacciones o para clientes que prefieren soluciones de pago centradas en el móvil.

Ventajas del pago automatizado

• Optimización financiera: los pagos automatizados mejoran la gestión del capital circulante y la liquidez. Al mantener una entrada de pagos predecible, las empresas pueden mejorar sus estrategias de inversión a corto plazo, reduciendo el efectivo ocioso y aumentando el rendimiento del capital disponible.

• Asignación inteligente de recursos: la reducción de las tareas manuales de procesamiento de pagos libera valiosos recursos que las empresas pueden redirigir hacia iniciativas clave como la innovación, la captación de clientes y la expansión del mercado.

• Información basada en datos: los sistemas de pago automatizados generan una gran cantidad de datos sobre los comportamientos y preferencias de pago de los clientes. El análisis de estos datos puede proporcionar a las empresas información sobre las tendencias del mercado, el valor vitalicio del cliente y las posibles áreas de mejora del servicio o de oferta de nuevos productos.

• Resiliencia operativa: al automatizar los pagos, las empresas reducen su exposición a los errores humanos y aumentan su resiliencia operativa. Los sistemas automatizados pueden gestionar tareas repetitivas con mayor precisión, lo que reduce el riesgo de errores que pueden provocar pérdidas financieras o daños a la reputación.

• Cumplimiento de la normativa y seguridad: los sistemas de pago automatizados están diseñados para cumplir diversos estándares normativos y protocolos de seguridad. Esto ayuda a las empresas a reducir su carga de cumplimiento de la normativa y mejorar la seguridad de sus procesos de pago, lo cual mitiga los riesgos asociados a las filtraciones de datos y el fraude.

• Captación y retención de clientes: las opciones de pago automatizadas pueden ayudar a captar y retener clientes. Para muchos clientes, la facilidad y fiabilidad de los procesos de pago son factores clave en su decisión de seguir utilizando un servicio o de elegir un proveedor frente a otro.

• Alcance global y accesibilidad: los procesos de pago automatizados ayudan a las empresas con la complejidad de manejar diversas divisas y normativas de pago cuando se expanden a mercados internacionales.

Ideas erróneas habituales sobre los pagos automatizados

Idea errónea: los pagos automatizados no son seguros.

• Realidad: los pagos automatizados suelen ser más seguros que los métodos de pago tradicionales. Utilizan medidas de seguridad como el cifrado, la tokenización y el cumplimiento de normativas como los estándares de seguridad de datos de la industria de tarjetas de pago (PCI DSS) para protegerse contra el fraude y las infracciones.
  

Idea errónea: establecer pagos automatizados es demasiado complicado.

• Realidad: aunque la configuración requiere cierto esfuerzo inicial, no es complicada, especialmente con plataformas como Stripe. Estos servicios proporcionan una guía paso a paso y, una vez completada la configuración, el sistema simplifica la gestión continua de los pagos.
  

Idea errónea: los pagos automatizados implican perder el control sobre las finanzas.

• Realidad: esta es una preocupación habitual, pero la verdad es que las empresas y los clientes mantienen el control de los pagos automatizados. Pueden establecer parámetros, recibir notificaciones y ajustar o cancelar los pagos según sea necesario.
  

Idea errónea: los pagos automatizados son solo para grandes empresas.

• Realidad: los pagos automatizados son flexibles y pueden beneficiar a empresas de todos los tamaños. Al reducir las cargas administrativas, los pagos automatizados son una opción inteligente incluso para las pequeñas empresas.
  

Idea errónea: los clientes son reacios a adoptar los pagos automatizados.

• Realidad: aunque algunos clientes puedan tener reservas, muchos aprecian la comodidad y fiabilidad de los pagos automatizados. Una comunicación transparente sobre la seguridad y las ventajas de los pagos automatizados puede ayudar a aumentar los índices de adopción.
  

Idea errónea: los pagos automatizados provocan más errores.

• Realidad: los pagos automatizados pueden reducir la probabilidad de errores, especialmente los asociados al procesamiento manual, como los errores de introducción de datos.
  

Idea errónea: es difícil resolver problemas con los pagos automatizados.

• Realidad: como con cualquier sistema, pueden surgir problemas, pero las plataformas de pago automatizadas suelen contar con sólidas estructuras de apoyo. La naturaleza digital de estas transacciones también facilita su seguimiento a la hora de abordar discrepancias o preocupaciones.
  

Idea errónea: los pagos automatizados son impersonales.

• Realidad: a algunas empresas les preocupa que la automatización de los pagos elimine el toque personal de las interacciones con los clientes. De hecho, la automatización puede liberar recursos para que las empresas se centren más en el servicio personalizado y el compromiso con el cliente.
  

Cómo configurar los pagos automatizados en tu empresa

La configuración de pagos automatizados para tu empresa implica una serie de pasos, que variarán en función del proveedor de servicios de pago con el que trabajes. A continuación, se describe el proceso de configuración de pagos automatizados con Stripe.

Crear una cuenta

• Regístrate para obtener una cuenta de Stripe proporcionando los datos de tu empresa, verificando tu identidad e introduciendo la información de tu cuenta bancaria para las transferencias de fondos.

• Explora el panel de control de Stripe para familiarizarte con sus funciones y ajustes.

Integrar Stripe con tu negocio

• Decide un método de integración. Stripe tiene una variedad de opciones que incluyen páginas de finalización de la compra prediseñadas, soluciones de facturación e interfaces de programación de aplicaciones (API) personalizables para una integración más a medida.

• Si tus capacidades tecnológicas son bajas, considera la posibilidad de utilizar las soluciones prediseñadas de Stripe o de consultar a un desarrollador o a un socio de integración de Stripe.

Implementar la API de Stripe para pagos automatizados

• Utiliza las bibliotecas de API de Stripe (disponibles en varios lenguajes de programación) para integrar el procesamiento de pagos automatizados en tu sitio web o aplicación.

• Para pagos recurrentes, configura Stripe Billing. Crea productos y precios en el Dashboard de Stripe y, a continuación, utiliza la API para crear suscripciones para tus clientes.

Probar el proceso de pago

• Utiliza el entorno de prueba de Stripe para simular transacciones y confirmar que el flujo de pago funciona como se espera.

• Prueba diferentes situaciones, incluidos pagos realizados con éxito, intentos de pago fallidos y cancelaciones de suscripciones de clientes, para comprobar si tu sistema gestiona estos casos adecuadamente.

Pasar a modo activo

• Una vez que estés seguro de la configuración, cambia del modo de prueba de Stripe al modo activo.

• Realiza algunas transacciones reales para confirmar que todo funciona correctamente en el entorno activo.

Supervisar y actualizar

• Supervisa periódicamente las transacciones y los pagos a través del Dashboard de Stripe.

• Mantente al día de cualquier cambio en la API de Stripe o de nuevas funciones que puedan beneficiar a tu negocio.

Comunicación con el cliente

• Informa a tus clientes sobre el nuevo sistema de pago, explicándoles cómo funciona y en qué les beneficia.

• Proporciona instrucciones sobre cómo los clientes pueden gestionar sus métodos de pago y suscripciones.

Cómo elegir un proveedor de servicios de pago automatizado

Elegir un proveedor de servicios de pago automatizado requiere una comprensión matizada de las necesidades de tu empresa, la complejidad del panorama de pagos y la trayectoria de tus operaciones. A continuación, se incluye un rápido resumen de lo que debes tener en cuenta a la hora de seleccionar un proveedor de servicios de pago automatizado:

• Capacidades de integración: busca un proveedor con API que puedan integrarse fácilmente con tus sistemas, ya sea tu sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM), tu software de contabilidad o tu plataforma de comercio electrónico. El objetivo es garantizar que el proceso de pago no sea un mecanismo independiente, sino una parte integrada del flujo de trabajo de tu empresa.

• Alcance global de los pagos y aceptación de divisas: si tu empresa opera a nivel internacional o tiene planes de expansión, considera un proveedor que admita una amplia gama de divisas y métodos de pago populares en tus mercados objetivo. La capacidad de procesar tipos de pago locales puede afectar en gran medida a tu penetración en el mercado y a la satisfacción del cliente.

• Detección avanzada de fraudes y gestión de riesgos: más allá de las medidas de seguridad básicas, el proveedor adecuado debe contar con herramientas avanzadas de detección de fraude que utilicen el machine learning y el análisis en tiempo real para identificar y mitigar posibles amenazas, protegiendo tus transacciones y los datos de tus clientes.

• Experiencias de pago personalizables: la capacidad de personalizar las pasarelas de pago y los procesos puede mejorar la experiencia de tu marca. Busca proveedores que tengan flexibilidad para crear una interfaz de usuario que refleje los valores estéticos y de experiencia de usuario de tu marca.

• Escalabilidad y fiabilidad: a medida que tu negocio crece, tu sistema de pago debe escalar en consecuencia. Evalúa la infraestructura del proveedor y su historial de gestión de grandes volúmenes de transacciones. Deben ser capaces de soportar tu crecimiento sin comprometer el rendimiento ni el tiempo de actividad.

• Cumplimiento de la normativa y estándares de seguridad: asegúrate de que el proveedor se adhiere a los estándares de cumplimiento normativo del sector, como PCI DSS, el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea y cualquier otra normativa relevante en tu sector. Esto protege tu negocio de riesgos legales y financieros y refuerza la confianza con tus clientes.

• Información y análisis de datos: un proveedor con potentes herramientas de análisis y de elaboración de informes puede ofrecer información valiosa sobre las tendencias de ventas, el comportamiento de la clientela y la eficiencia de los pagos. Estos datos pueden ayudarte a tomar decisiones empresariales y mejorar tus procesos de pago.

• Rentabilidad y transparencia de tarifas: aunque el coste no debe ser el único factor decisivo, es importante conocer la estructura de comisiones. Busca precios transparentes y considera cómo se alinean los costes con las funciones y el valor proporcionado.

• Soporte de expertos y la comunidad: el acceso a un equipo de soporte experto es clave, especialmente cuando se trata de cuestiones de pago complejas. Un proveedor con una comunidad o un entorno sólidos puede proporcionar recursos adicionales, complementos e integraciones que aumenten tus capacidades de pago.

• Eficiencia futura: el sector de los pagos está en constante evolución, así que elige un proveedor que sea proactivo a la hora de integrar nuevas tecnologías (como la criptomoneda o los pagos a través de móvil) que puedan posicionar tu negocio a la vanguardia de las innovaciones en materia de pagos.

Medidas de seguridad de los pagos automatizados

Las medidas de seguridad en el procesamiento de pagos automatizados determinan si la información financiera sensible se maneja con seguridad. A continuación, se incluye un desglose de cómo mantienen la seguridad los sistemas de pago automatizados:

• Cifrado: el cifrado convierte la información en un formato seguro que es ilegible para usuarios no autorizados. Cuando se procesa un pago, los datos confidenciales, como los números de las tarjetas de crédito, se codifican, lo que dificulta enormemente a los piratas informáticos interceptar y descifrar esta información durante la transmisión.

• Tokenización: la tokenización sustituye elementos de datos sensibles como los números de tarjetas de crédito por equivalentes no sensibles conocidos como tokens que no tienen valor explotable. Si se interceptan los datos, el token es inútil sin la clave para descifrarlo.

• Secure Sockets Layer (SSL) y Transport Layer Security (TLS): SSL y TLS son tecnologías de seguridad estándar que crean un enlace cifrado entre un servidor web y un navegador, protegiendo los datos que pasan entre el servidor web y los navegadores.

• Cumplimiento de PCI DSS: PCI DSS es un conjunto de requisitos que regulan cómo las empresas que procesan, almacenan o transmiten información de tarjetas de crédito deben mantener un entorno seguro. Su cumplimiento es obligatorio.

• Detección y gestión del fraude: los sistemas de pago automatizados suelen incluir herramientas sofisticadas que supervisan las transacciones en tiempo real para detectar indicios de fraude. Estos sistemas pueden detectar actividades inusuales, como una transacción anormalmente grande o un cambio repentino en el comportamiento de compra de un usuario, y solicitar una revisión posterior o una acción inmediata.

• Autenticación y autorización: estos procesos verifican que la persona que inicia una transacción o accede a la información es quien dice ser. Por ejemplo, la autenticación en dos pasos (2FA) añade una capa de seguridad al requerir que los usuarios proporcionen dos pasos de autenticación para verificarse.

• Auditorías de seguridad periódicas: la supervisión continua y las auditorías periódicas de los sistemas de pago ayudan a identificar y rectificar posibles vulnerabilidades de seguridad, manteniendo la integridad de la infraestructura de procesamiento de pagos.

El futuro de los pagos automatizados

El futuro de los pagos automatizados vendrá determinado por los avances tecnológicos, la evolución de las expectativas de la clientela y el dinamismo del panorama normativo. Esto es lo que podemos esperar de la tecnología de pagos automatizados:

• Inteligencia artificial (IA) y machine learning: la IA y el machine learning perfeccionarán aún más los mecanismos de pago automatizado. Se esperan sistemas de detección de fraude más inteligentes que aprendan y se adapten con el tiempo, reduciendo los falsos positivos e identificando nuevos patrones de fraude. La IA también podría personalizar las experiencias de pago, ofreciendo recomendaciones u opciones de pago a medida basadas en el comportamiento de cada usuario.

• Cadena de bloques y criptomoneda: la tecnología de cadena de bloques promete revolucionar los pagos automatizados con mayor seguridad, transparencia y costes reducidos, en particular para las transacciones transfronterizas. A medida que las criptomonedas vayan ganando aceptación, veremos más empresas que integran opciones de pago con criptomonedas, impulsadas por la demanda de comisiones más bajas, tiempos de liquidación más rápidos y mayores niveles de privacidad.

• Autenticación biométrica: los métodos de autenticación biométrica, como el escaneado de huellas dactilares, el reconocimiento facial y la autenticación por voz, serán cada vez más frecuentes a la hora de verificar las transacciones. Esto podría reducir drásticamente el fraude y simplificar los pagos.

• Pagos sin contacto y a través de móvil: continuará el auge de los pagos sin contacto, impulsados por la tecnología de comunicación de campo cercano (NFC, por sus siglas en inglés). Los monederos digitales y los ponibles se generalizarán como métodos de pago y ocuparán una parte mayor del ámbito de los pagos automatizados.

• Internet de las cosas (IoT) y convergencia de los pagos: el Internet de las cosas permitirá que un mayor número de dispositivos inicien y procesen pagos. Imagínate tu coche pagando el combustible o tu frigorífico pidiendo y pagando la compra. Esta convergencia abrirá nuevas vías para los pagos automatizados, integrados directamente en la vida cotidiana.

• Pagos activados por voz: con la proliferación de altavoces inteligentes y dispositivos asistidos por voz, los pagos activados por voz son cada vez más factibles y podrían transformar la forma en que la clientela interactúa con el comercio por Internet, haciendo que las transacciones sean tan sencillas como pronunciar una orden.

• Normativa en evolución: a medida que avanzan las tecnologías de pago, los marcos normativos evolucionarán para abordar los riesgos emergentes y proteger a los clientes. Se esperan normativas más estrictas en torno a la privacidad de los datos, la seguridad y el consentimiento de los clientes, lo que empujará a los proveedores de servicios de pago a adoptar medidas de cumplimiento más estrictas.

• Integración de pagos entre plataformas: los futuros sistemas de pago probablemente tendrán integraciones entre plataformas más cohesivas, lo que permite a los usuarios cambiar con facilidad entre dispositivos y métodos de pago sin comprometer la seguridad o la experiencia del usuario.

• Contratos inteligentes: el uso de contratos inteligentes en redes de cadenas de bloques automatizará y aplicará los términos de un acuerdo basado en reglas predefinidas, reduciendo la necesidad de intermediarios, así como los costes de transacción. Esto podría afectar sustancialmente a las transacciones B2B en particular.

• Experiencias de pago impulsadas por el entorno: los proveedores de pagos crearán cada vez más entornos que cuenten con una gama de servicios financieros más allá de las transacciones, como opciones de préstamo, seguros e inversión, todos accesibles a través de una única plataforma.

De cara al futuro, está claro que la tecnología de pago automatizado se integrará cada vez más en nuestra vida cotidiana. Las empresas y los clientes tendrán que adaptarse a estos cambios, adoptando las nuevas tecnologías y las oportunidades que ofrecen. Descubre cómo Stripe potencia las soluciones de pago automatizado para empresas.