Delaware es una de las mejores opciones para las empresas de todos los tamaños y sectores con intenciones de constituirse, y cientos de miles de empresas se forman en el estado cada año. La popularidad de Delaware proviene de su entorno comercial y legislación fiscal favorables, las protecciones de privacidad y el respetado Tribunal de Cancillería, que maneja asuntos legales relacionados con las empresas y se basa en una larga historia de jurisprudencia corporativa.

A continuación, te explicaremos cómo constituir una empresa en Delaware, incluida la elección de la estructura empresarial que mejor se adapte a tus objetivos y el nombre de tu empresa, el registro de tu empresa y el cumplimiento de las leyes de Delaware.

¿Qué contiene este artículo?

• Elección de una estructura legal para tu empresa
  
• Denominación y registro de tu entidad comercial
  
• Obtención de las licencias y los permisos necesarios
  
• Elección de una ubicación comercial
  
• Organización de la gestión bancaria, la nómina y los impuestos
  
• Redacción de documentos internos y registros de cumplimiento de la normativa
  
• Tipos de seguros
  
• Registro de marcas comerciales y propiedad intelectual
  

Elección de una estructura legal para tu empresa

Estructura empresarial

La estructura de tu empresa influirá en tus obligaciones legales, responsabilidades fiscales y más. Las opciones incluyen lo siguiente:

• Empresa unipersonal: Esta estructura empresarial es la más sencilla e implica que una persona posea y dirija la empresa. Ofrece un control total, pero también conlleva una responsabilidad personal total.

• Sociedad colectiva: Si varias personas poseen y dirigen tu empresa, la elección adecuada podría ser una estructura de sociedad colectiva. Esta estructura proporciona responsabilidad compartida y también responsabilidades compartidas entre los socios.

• Sociedad de responsabilidad limitada (LLC): Una LLC es una opción popular para las pequeñas y medianas empresas. Ofrece protección de responsabilidad a sus propietarios, los cuales se conocen como «miembros», y también proporciona flexibilidad operativa y tributación de transferencia.

• Sociedad anónima (sociedad de tipo C o S): Las sociedades anónimas son estructuras más complejas que ofrecen protección de responsabilidad civil, pero tienen más requisitos normativos. Una sociedad de tipo S proporciona tributación de transferencia, mientras que una sociedad de tipo C tributa a nivel corporativo y luego nuevamente a nivel de accionista.

Registro comercial

Después de elegir la estructura, deberás registrar tu empresa en la División de Corporaciones de Delaware.

• Ponle un nombre a tu empresa: Comprueba que el nombre de tu empresa esté disponible y que cumpla con las normas sobre denominación de Delaware.

• Presenta la documentación necesaria: Dependiendo de la estructura que elijas, tendrás que presentar documentos específicos, como los estatutos constitutivos en el caso de las sociedades anónimas o de las sociedades de responsabilidad limitada.

• Obtén licencias y permisos: Según la naturaleza de tu empresa, es posible que debas obtener las licencias o los permisos pertinentes para operar en Delaware.

Requisitos normativos

• Número de identificación del empleador (EIN): Toda empresa debe obtener un EIN del Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos (IRS) para declarar impuestos.

• Licencia comercial: Solicita una licencia comercial para registrarte en la División de Ingresos de Delaware si planeas tener una sede comercial, contratar empleados o generar ventas en el estado.

• Permisos locales: Consulta a las entidades gubernamentales locales para confirmar que cuentas con los permisos locales necesarios para las ubicaciones físicas de la empresa.

Denominación y registro de tu entidad comercial

Elegir el nombre de la empresa y registrarla en el estado de Delaware es clave para oficializar tu empresa.

Ponle un nombre a tu empresa

• Considera distintos nombres: Piensa en nombres que reflejen la identidad de tu marca, tus valores y tus servicios o productos. El nombre debe ser memorable, fácil de pronunciar y transmitir la naturaleza de tu empresa.

• Comprueba la disponibilidad de los nombres: Una vez que tengas una lista corta de posibles nombres, verifica su disponibilidad en Delaware. El nombre de tu empresa debe ser distinto de otros nombres de empresas registrados en el estado. Usa la herramienta de búsqueda de nombres de empresas de la División de Corporaciones de Delaware para confirmar que tu nombre no esté en uso.

• Cumple con las normas sobre denominación: Delaware tiene pautas sobre denominación que dependen de la estructura de tu empresa. Por ejemplo, las LLC deben incluir «Limited Liabiliy Company» (Sociedad de responsabilidad limitada) o una abreviatura como «LLC» en su nombre. Las sociedades anónimas deben contener una palabra como «Corporation» (Sociedad anónima), «Incorporated» (Constituida), «Company» (Empresa) o abreviaturas como «Corp.», «Inc.» o «Co.»

• Reserva tu nombre: Si no estás listo para registrar la marca, pero quieres garantizar el nombre que hayas elegido, puedes solicitar al estado que lo reserve para ti durante un plazo máximo de 120 días.

Registra tu entidad comercial

• Prepara los documentos necesarios: Dependiendo de la estructura de tu empresa, deberás preparar diferentes documentos y presentarlos ante la División de Corporaciones de Delaware. Por lo general, las LLC y las sociedades anónimas deben presentar los estatutos constitutivos.

• Preséntalos ante el estado: Envía tus documentos de constitución a la División de Corporaciones de Delaware. Por lo general, puedes hacerlo en línea, por correo o en persona. Tendrás que pagar una comisión por presentación, que varía según la estructura de la empresa y el nivel de servicio (tramitación estándar o acelerada).

• Designa a un agente registrado: Delaware exige que toda entidad comercial tenga un agente registrado, es decir, una persona u otra empresa que se comprometa a aceptar documentos legales en nombre de tu empresa. El agente debe tener una dirección física en Delaware.

• Obtén un certificado de constitución o de formación de la empresa: Una vez que se aprueben tus documentos, el estado emitirá un certificado para confirmar la existencia legal de tu empresa. Este certificado es necesario para llevar a cabo actividades comerciales, como la apertura de cuentas bancarias y la solicitud de licencias.

• Obtén registros adicionales según sea necesario: Según el tipo de empresa y su ubicación, es posible que necesites registros adicionales, como una licencia comercial de la ciudad o permisos específicos relacionados con tu sector.

Obtención de las licencias y los permisos necesarios

Adquirir las licencias y los permisos necesarios permite que tu empresa opere legalmente y la protege frente a posibles riesgos. En esta fase tendrás que conocer los requisitos normativos que se aplican a tu tipo de empresa y su ubicación en Delaware. A continuación, te explicamos cómo abordar esta parte del proceso:

Licencias y permisos

• Requisitos federales: Dependiendo de tus actividades comerciales, es posible que necesites licencias o permisos federales. Por ejemplo, las empresas involucradas en la radiodifusión, el transporte o las armas de fuego deben cumplir con normativas federales específicas.

• Requisitos estatales: Delaware requiere que las empresas de ciertas profesiones o sectores obtengan licencias o permisos específicos. En el sitio web del gobierno de Delaware, se proporcionan recursos e información sobre las licencias comerciales estatales.

• Requisitos locales: Consulta a los gobiernos locales de la ciudad o el condado donde opera tu empresa para determinar si existen requisitos adicionales de licencias locales. Estos pueden variar según la localidad.

• Licencias profesionales y ocupacionales: Si tu empresa involucra profesiones reguladas, es posible que debas obtener licencias profesionales u ocupacionales. Esto es común en sectores como la atención médica, los servicios legales y la construcción.

• Permisos especiales: Dependiendo de tus actividades comerciales o de tu ubicación, es posible que necesites permisos especiales. Por ejemplo, si vas a abrir un restaurante, necesitarás permisos sanitarios, permisos de construcción y permisos de señalización, entre otros.

Cumplimiento de la normativa y renovación

• Informes y cumplimiento de la normativa: Infórmate sobre los requisitos y condiciones de presentación de informes y cumplimiento normativo de cada licencia y permiso.

• Renovación y actualizaciones: Las licencias y permisos tienen fechas de vencimiento y deben renovarse periódicamente. Lleva un registro de estas fechas para evitar lapsos que podrían interrumpir las operaciones de tu empresa.

• Cambios en la empresa: Si tu empresa experimenta cambios importantes (como la ampliación de servicios o el cambio de ubicación), es posible que debas actualizar tus licencias y permisos para que reflejen estos cambios.

Elección de una ubicación comercial

• Evalúa tus necesidades: Ten en cuenta las necesidades de tu empresa, como el acceso a los clientes, la logística de la cadena de suministro y los desplazamientos de los empleados.

• Realiza estudios de mercado: Analiza la dinámica del mercado en diferentes ubicaciones. Ten en cuenta factores como la demografía de los clientes, la densidad de la competencia y las condiciones económicas locales.

• Evalúa los costos: Evalúa las implicaciones de costos de diferentes ubicaciones, incluido el alquiler, los servicios públicos, los impuestos y los posibles gastos de renovación. Elige una ubicación que respalde tus objetivos comerciales y se ajuste a tu presupuesto.

• Determina la accesibilidad y la visibilidad: El fácil acceso a la ubicación de tu empresa para los clientes, proveedores y empleados puede tener un gran impacto en tu éxito. La visibilidad también es importante, en especial para las empresas minoristas que dependen del tráfico peatonal.

• Comprueba las restricciones de urbanismo: Consulta las leyes locales de urbanismo para asegurarte de que la ubicación que elijas se adapte a tu tipo de empresa. Las leyes de urbanismo regulan el uso de la tierra y pueden afectar diferentes aspectos de tu empresa, incluida la señalización, el estacionamiento y el horario de atención. Si su empresa no se ajusta al urbanismo actual, es posible que debas solicitar un permiso de variación o uso condicional.

• Considera los desarrollos: Presta atención a cualquier desarrollo planificado o cambio de urbanismo en el área que pueda afectar a tu empresa.

Organización de la gestión bancaria, la nómina y los impuestos

Cómo configurar la banca empresarial

• Elige un banco: Selecciona un banco que ofrezca servicios bancarios comerciales con beneficios, como comisiones bajas, fácil acceso al crédito y herramientas de banca en línea. Considera los bancos nacionales y los bancos locales de Delaware.

• Abre una cuenta bancaria comercial: Abre una cuenta bancaria comercial para separar tus finanzas personales de las de tu empresa. Esto es importante a efectos legales y fiscales. También podrías considerar abrir una cuenta de ahorros para empresas para administrar los fondos excedentes.

• Configura los servicios para comerciantes: Si tu empresa acepta pagos con tarjeta de crédito, configura los servicios para comerciantes. Compara comisiones, servicios y costos de equipos para encontrar la mejor opción para tu empresa.

Gestión de la nómina

• Configura la nómina: Decide si quieres gestionar la nómina a nivel interno o externalizar la responsabilidad a un proveedor de servicios de nóminas. La subcontratación puede simplificar la gestión de los cheques de pago y beneficios de los empleados, a la vez que ayuda a cumplir con las retenciones de impuestos.

• Recopila la documentación de los empleados: Reúne y guarda la documentación necesaria de los empleados para las nóminas, incluidos los formularios W-4 para las retenciones de impuestos y los formularios I-9 para la comprobación del cumplimiento de los requisitos de empleo.

• Configura los impuestos sobre la nómina: Evalúa los requisitos para retener impuestos federales, estatales y locales de los salarios de los empleados. Deposita los impuestos sobre la nómina y presenta los informes requeridos ante el IRS y la División de Ingresos de Delaware según los plazos asignados.

Gestión tributaria

• Comprende las obligaciones tributarias: Ten en cuenta los impuestos a los que tu empresa puede estar sujeta, incluidos el impuesto sobre la renta, el impuesto sobre las ventas y el impuesto sobre la nómina. Delaware no aplica el impuesto sobre la renta a las empresas que operan fuera del estado, pero sí aplica un impuesto de franquicia anual a las sociedades anónimas, que se calcula en función de las acciones de la sociedad y su valor. Delaware cobra a las LLC una comisión anual diferente, que no se basa en las acciones ni en el valor.

• Crea un plan fiscal: Involúcrate en la planificación fiscal para gestionar las obligaciones fiscales de tu empresa. Esto podría implicar la elaboración de estrategias en relación con los gastos deducibles, la depreciación de los activos y los créditos fiscales.

• Mantén registros: Mantén registros meticulosos de todas las transacciones comerciales, recibos, gastos e ingresos. Las buenas prácticas de mantenimiento de registros son clave para presentar declaraciones de impuestos precisas y pueden ser muy valiosas en caso de una auditoría.

• Paga impuestos trimestrales: Los propietarios de empresas unipersonales, sociedades colectivas y sociedades anónimas de tipo S que se espera que deban USD 1000 o más al momento de la presentación de sus declaraciones de impuestos deben realizar pagos de impuestos estimados al IRS trimestralmente. Delaware también exige el pago de impuestos estimados para ciertas estructuras empresariales.

Redacción de documentos internos y registros de cumplimiento de la normativa

Documentos internos

Acuerdo operativo de LLC

Los acuerdos operativos de las LLC deben incluir la siguiente información:

• Finalidad y duración: el objeto social y la duración de la LLC (si no es perpetua).

• Miembros y propietarios: todos los miembros y sus porcentajes de propiedad, capital aportado y responsabilidades.

• Estructura de gestión: si la LLC es administrada por sus miembros o por un gerente, incluidas las funciones y las facultades de toma de decisiones.

• Distribuciones: cómo se distribuirán las ganancias y pérdidas entre los miembros.

• Protocolos de reunión: cuándo y cómo se llevarán a cabo las reuniones, incluidas las reglas de votación y los requisitos de quórum.

• Reglas de compra y compraventa: disposiciones sobre lo que sucede si un miembro quiere abandonar la empresa, queda incapacitado o fallece.

Estatutos constitutivos de la sociedad

Los estatutos constitutivos deben incluir la siguiente información:

• Estructura societaria: la estructura de la sociedad, incluidas las funciones de los directores y ejecutivos.

• Reuniones de la junta directiva: los requisitos de frecuencia, programación y notificación de las reuniones de la junta directiva, incluida la forma en que se toman y documentan las decisiones.

• Juntas de accionistas: procedimientos para las juntas anuales de accionistas, incluidos los requisitos de notificación y los procesos de votación.

• Emisión de acciones: el proceso de emisión de acciones, incluidos los derechos o preferencias de las diferentes clases de acciones.

• Mantenimiento de registros: los requisitos para el mantenimiento de los registros corporativos, incluidas las actas y los documentos financieros.

Acuerdos de sociedad colectiva

Los acuerdos de asociación deben incluir la siguiente información:

• Contribuciones: la aportación de capital de cada socio y el proceso de aportaciones adicionales.

• Distribución de pérdidas y ganancias: cómo se distribuirán las ganancias y pérdidas entre los socios.

• Toma de decisiones: el proceso de toma de decisiones de la empresa, incluidos los derechos de voto y los mecanismos de resolución de disputas.

• Cambios en la sociedad colectiva: los procedimientos para la admisión de nuevos socios, la tramitación de las retiradas o la disolución de la sociedad.

Registros de cumplimiento de la normativa

Además de los requisitos estatales, es posible que las empresas de Delaware deban cumplir con las normativas locales (de la ciudad o del condado) y federales, que podrían incluir presentaciones, impuestos o medidas de cumplimiento de la normativa adicionales. Las empresas deben programar revisiones periódicas de los registros de cumplimiento de la normativa y de los documentos internos para asegurarse de que estén actualizados respecto a las leyes y normativas actuales. Considera la opción de trabajar con un abogado de Delaware para que revise tus documentos y prácticas con el fin de verificar el cumplimiento de las leyes estatales y federales. El incumplimiento de estos requisitos puede dar lugar a sanciones, multas o incluso a la pérdida de buena reputación en el estado, lo que puede tener implicaciones legales y financieras.

Las empresas de Delaware deben crear estos registros e informes para cumplir con la normativa estatal:

• Informes anuales: Las sociedades anónimas de Delaware deben presentar un informe anual ante la Secretaría de Estado de Delaware. Este informe suele incluir información sobre los ejecutivos y directivos de la sociedad anónima, y la dirección de la empresa. Las LLC y otras entidades no corporativas no tienen la obligación de presentar informes anuales.

• Acta de la reunión: Las empresas de Delaware deben conservar actas de reuniones en las que se detallen las decisiones y los debates de todas las reuniones oficiales. Estos registros deben almacenarse de forma segura.

• Libro mayor de acciones (para sociedades anónimas): se requiere un libro mayor detallado para registrar todas las emisiones, transferencias y cancelaciones de acciones, incluida la fecha, las partes involucradas y la cantidad de acciones.

• Registros de licencias y permisos: Todas las licencias y permisos operativos deben almacenarse en un archivo centralizado con notas sobre las fechas de vencimiento y los requisitos de renovación. Las licencias o permisos exactos requeridos dependerán de la naturaleza y ubicación de la empresa.

• Registros de empleo: Se debe contar con archivos completos de cada empleado en los que se detalle su contrato laboral, información sobre la retención de impuestos y cualquier registro disciplinario o de desempeño relevante.

• Cambios en la empresa: Las empresas deben notificar de inmediato al estado sobre cualquier cambio pertinente en las operaciones comerciales, como un cambio en el agente registrado.

Tipos de seguros

• Seguro de responsabilidad civil general: Este seguro protege a las empresas contra pérdidas financieras resultantes de lesiones corporales, daños a la propiedad, gastos médicos, difamación, calumnia y costos de defensa de demandas. Proporciona una red de seguridad para incidentes inesperados que, de otro modo, podrían perjudicar las operaciones comerciales.

• Seguro de responsabilidad civil profesional (Seguro de Errores y Omisiones): Este seguro protege a las empresas que brindan asesoramiento o servicios profesionales contra pérdidas financieras debido a errores, omisiones, negligencia y mala praxis.

• Seguro de propiedad: Este seguro cubre las pérdidas o los daños a la propiedad de tu empresa, incluidos edificios, equipos, inventario y mobiliario, que se deban a acontecimientos como incendios, robos o desastres naturales. Protege tus activos físicos para que puedas reemplazar o reparar la propiedad comercial.

• Seguro de compensación para trabajadores: Este seguro, que es legalmente obligatorio si tienes empleados en Delaware, proporciona beneficios a los empleados que sufren lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo. Cubre la atención médica, la compensación por los salarios perdidos y más. El seguro de compensación para trabajadores protege a tu empresa frente a complicaciones legales al tiempo que se ocupa de la indemnización de los empleados.

• Seguro de interrupción del negocio: Este seguro compensa a las empresas por los ingresos perdidos durante los períodos en los que las operaciones deben detenerse debido a pérdidas o daños físicos directos (p. ej., un incendio en una tienda física que dé lugar a su cierre temporal). Ayuda a mantener la estabilidad financiera de tu empresa durante interrupciones imprevistas y te permite cubrir gastos corrientes, como el alquiler o la nómina.

• Seguro de responsabilidad cibernética: Este seguro brinda protección contra pérdidas resultantes de filtraciones de datos u otros incidentes cibernéticos, incluidos los costos relacionados con la notificación, la recuperación de datos y los honorarios legales.

• Seguros específicos del sector: Según tu sector, es posible que haya otros tipos de seguros que puedes considerar, como el seguro de responsabilidad por productos defectuosos para empresas minoristas, el seguro de avería de equipos para empresas manufactureras o el seguro de automóviles comerciales para empresas de transporte.

Registro de marcas y propiedad intelectual

El registro de marcas se puede realizar a nivel federal y estatal. Si estás pensando en registrar tu marca a nivel estatal, es importante que te familiarices con los procedimientos específicos de Delaware.

Registro de marcas comerciales en Delaware

Delaware tiene la opción de registrar una marca comercial o una marca de servicio a nivel estatal. Esto se hace a través de la División de Corporaciones de Delaware y brinda protección dentro de los límites del estado.

• Disponibilidad de la marca comercial: Antes de solicitar el registro de tu marca comercial, realiza un búsqueda para asegurarte de que la marca deseada no esté en uso dentro del estado. Esto ayuda a evitar problemas de incumplimiento.

• Proceso de solicitud: Envía una solicitud a la División de Corporaciones de Delaware. Esta solicitud debe incluir el nombre de la marca comercial, una descripción de los productos o servicios con los que se utilizará y una muestra de cómo se utilizará la marca en el comercio.

• Duración y renovación: Una vez registrada, una marca comercial en Delaware suele tener una validez de 10 años y puede renovarse cuando finaliza ese período. Asegúrate de verificar los detalles de la renovación que figuran en las normativas vigentes del estado.

Registro federal de marcas comerciales

El registro de una marca comercial a nivel federal en la Oficina de Patentes y Marcas de Estados Unidos (USPTO) ofrece protección en todo el país y tiene reconocimiento internacional. El registro federal de una marca comercial requiere realizar una búsqueda exhaustiva para determinar si está disponible, presentar una solicitud y posiblemente responder a medidas u oposiciones de la oficina. El registro federal es más complejo que el registro a nivel estatal, pero conlleva mayores protecciones.

Otras protecciones de propiedad intelectual

• Patentes: Si las invenciones son parte de tu empresa, podrías considerar solicitar una patente ante la USPTO. Las patentes pueden proteger las nuevas invenciones y mejoras sustanciales de productos o procesos existentes.

• Derechos de autor: En el caso de las obras originales de autoría, la protección de los derechos de autor es automática en el momento de la creación de la obra. El registro de un derecho de autor en la Oficina de Derechos de Autor de EE. UU. puede proporcionar beneficios legales adicionales.

• Protección internacional: Si tienes pensado hacer negocios fuera de EE. UU. o si tienes clientes fuera de EE. UU., considera la opción de contratar protecciones internacionales de marcas comerciales y patentes. Esto puede ser más complejo y a menudo requiere la presentación de solicitudes en cada uno de los países o el uso de acuerdos internacionales como el Protocolo de Madrid para marcas comerciales.

Asesoramiento legal y profesional

Dadas las complejidades de la legislación en materia de propiedad intelectual (PI), considera la posibilidad de consultar a un abogado o a un profesional de PI para obtener orientación adicional. Pueden ayudarte con las investigaciones y los procesos de solicitud, y asesorarte sobre las mejores estrategias para proteger tu empresa.