L’État du Delaware constitue un choix de premier ordre pour les entreprises de toutes tailles et de tous secteurs qui cherchent à constituer une société. Des centaines de milliers d’entreprises s’y forment chaque année. La popularité du Delaware provient de son environnement favorable aux entreprises, de ses lois fiscales favorables, de ses protections de la vie privée et de sa Cour de chancellerie très respectée, qui traite les questions juridiques liées aux affaires et s’appuie sur une longue histoire de jurisprudence des entreprises.

Nous vous expliquons ci-dessous comment créer une entreprise au Delaware, notamment en choisissant la structure commerciale la mieux adaptée à vos objectifs, en donnant un nom à votre entreprise, en l'enregistrant et en respectant les lois du Delaware.

Sommaire de cet article

• Choix d’une structure juridique pour votre entreprise
  
• Dénomination et enregistrement de votre entité commerciale
  
• Acquisition des licences et permis nécessaires
  
• Choix d’un lieu d’activité
  
• Organisation de la gestion bancaire, de la paie et de la fiscalité
  
• Rédaction de documents internes et de dossiers de conformité
  
• Types d’assurance
  
• Dépôt de marques et de propriété intellectuelle
  

Choix d’une structure juridique pour votre entreprise

Structure de l’entreprise

La structure de votre entreprise a une incidence sur vos obligations légales, vos responsabilités fiscales, etc. Voici les différentes options :

• Sole proprietorship (Entreprise individuelle) : cette structure d’entreprise est la plus simple et implique une personne qui possède et exploite l’entreprise. Elle offre un contrôle total, mais s’accompagne également d’une responsabilité personnelle totale.

• Partnership (Partenariat) : si plusieurs personnes possèdent et exploitent votre entreprise, une structure de partenariat peut être le bon choix. Cette structure assure le partage des responsabilités et des obligations entre les partenaires.

• Limited liability company, ou LLC (société à responsabilité limitée) : une LLC est un choix populaire pour les petites et moyennes entreprises. Elle offre une protection en matière de responsabilité à ses propriétaires, appelés membres, tout en offrant de la souplesse opérationnelle et une imposition directe.

• Corporation (« C corp » ou « S corp ») : les corporations sont des structures plus complexes qui offrent une protection en matière de responsabilité, mais qui ont plus d’exigences réglementaires. Une « S corp » assure une imposition directe, tandis qu’une « C corp » est imposée au niveau de l’entreprise, puis de nouveau au niveau des actionnaires.

Immatriculation de l’entreprise

Une fois votre structure choisie, l’étape suivante consiste à enregistrer votre entreprise auprès de la Delaware Division of Corporations.

• Choix d'un nom pour votre entreprise : vérifiez que le nom de votre entreprise est disponible et conforme aux règles de nommage du Delaware.

• Transmission des documents nécessaires : selon la structure que vous choisissez, vous devrez déposer des documents spécifiques tels que les statuts de l’entreprise pour les corporations ou les statuts de l’organisation pour les LLC.

• Obtention des licences et permis : selon la nature de votre entreprise, vous devrez peut-être obtenir les permis ou licences nécessaires pour exercer votre activité dans le Delaware.

Exigences réglementaires

• Numéro d’identification d’employeur (EIN) : toute entreprise doit obtenir un EIN auprès de l’IRS pour déclarer ses impôts.

• Licence d’exploitation : immatriculez-vous auprès de la Delaware Division of Revenue (Division des revenus du Delaware) en déposant une demande de permis d’exploitation si vous prévoyez d’y implanter votre entreprise, d’embaucher du personnel ou de générer des ventes dans cet État.

• Permis locaux : renseignez-vous auprès des administrations locales pour vous assurer que vous disposez des autorisations locales nécessaires pour les implantations physiques.

Dénomination et enregistrement de votre entité commerciale

Le choix du nom de votre entreprise et son enregistrement auprès de l’État du Delaware sont essentiels pour officialiser votre entreprise.

Donner un nom à votre entreprise

• Réflexion autour d'un nom : essayez de trouver des noms qui reflètent l’identité de votre marque, vos valeurs, vos services ou vos produits. Le nom doit être mémorable, facile à prononcer et transmettre la nature de votre entreprise.

• Vérification de la disponibilité du nom : une fois que votre liste de noms potentiels est suffisamment restreinte, vérifiez la disponibilité de ces noms dans le Delaware. Le nom de votre entreprise doit être distinct des autres noms commerciaux enregistrés dans cet État. Utilisez l'outil de recherche de nom d’entreprise de la Delaware Division of Corporations pour confirmer que le nom de votre choix n’est pas déjà utilisé.

• Respect des conventions de nommage : l’État du Delaware applique des instructions en matière de dénomination basées sur la structure de votre entreprise. Par exemple, le nom d’une LLC doit mentionner « Limited Liability Company » ou une abréviation telle que « LLC ». Les corporations doivent contenir un mot tel que « Corporation », « Incorporated », « Company » ou des abréviations telles que « Corp. », « Inc. » ou « Co. ».

• Réservation de votre nom : si vous n’êtes pas prêt à vous inscrire, mais que vous souhaitez sécuriser le nom que vous avez choisi, vous pouvez le réserver auprès de l’État pour une durée de 120 jours.

Enregistrement de votre entreprise

• Préparation des documents nécessaires : en fonction de la structure de votre entreprise, vous devrez préparer et envoyer différents documents à la Delaware Division of Corporations. En règle générale, pour les LLC, ce document est l'acte constitutif, et pour les corporations, il s’agit de l'acte d'incorporation.

• Soumission des documents nécessaires à l’État : soumettez les documents de votre entreprise à la Delaware Division of Corporations. En règle générale, vous pouvez les envoyer en ligne ou par courrier, ou les remettre en personne. Vous devrez payer des frais d'immatriculation, qui varient en fonction de la structure de votre entreprise et du niveau de service (traitement standard ou accéléré).

• Désignation d’un agent agréé : le Delaware exige que chaque entité commerciale dispose d’un agent enregistré, c’est-à-dire une personne ou une autre entreprise qui donne son accord pour accepter des documents juridiques au nom de votre entreprise. L’agent doit avoir une adresse physique dans le Delaware.

• Obtention d'un certificat de constitution ou d'incorporation : une fois vos documents approuvés, l’État vous délivrera une attestation attestant de l’existence légale de votre entreprise. Ce certificat est requis pour les activités commerciales telles que l’ouverture de comptes bancaires et les demandes de licences.

• Obtention d’autres inscriptions au besoin : selon le type et l'emplacement de votre entreprise, vous aurez peut-être besoin d’immatriculations supplémentaires comme une licence d’exploitation municipale ou des permis spécifiques liés à votre secteur d’activité.

Acquisition des licences et permis nécessaires

L’obtention des licences et permis nécessaires permet à votre entreprise d’exercer ses activités en toute légalité et la protège contre les risques potentiels. Cette phase nécessite de prendre connaissance des exigences réglementaires applicables à votre type d’entreprise et à son emplacement dans le Delaware. Voici comment aborder cette partie du processus :

Licences et permis

• Exigences fédérales : en fonction de vos activités commerciales, vous aurez peut-être besoin d’une licence ou d’un permis fédéraux. Par exemple, les entreprises impliquées dans la radiodiffusion, le transport ou les armes à feu doivent se conformer à des réglementations fédérales spécifiques.

• Exigences de l’État : le Delaware exige que les entreprises de certaines professions ou industries obtiennent des licences ou des permis spécifiques. Le site Web du gouvernement du Delaware fournit des ressources et des informations sur les licences d’exploitation des entreprises.

• Exigences locales : renseignez-vous auprès des administrations municipales ou du comté dans lesquels votre entreprise exerce ses activités pour savoir s’il existe d’autres exigences en matière de licences. Celles-ci peuvent varier en fonction de la localité.

• Licences professionnelles et professionnelles : si votre entreprise exerce des activités réglementées, vous devrez peut-être obtenir des licences professionnelles. C’est courant dans des secteurs tels que les soins de santé, les services juridiques et le bâtiment.

• Permis spéciaux : en fonction de vos activités commerciales ou de votre emplacement, vous aurez peut-être besoin de permis spéciaux. Par exemple, si vous ouvrez un restaurant, vous aurez besoin de permis sanitaires, de permis de construire et de permis d’affichage, entre autres.

Conformité et renouvellement

• Rapports et conformité : renseignez-vous sur les exigences et les conditions de chaque licence et permis en matière de déclaration et de conformité.

• Renouvellement et mises à jour : les licences et permis ont une date d’expiration et doivent être renouvelés périodiquement. Gardez une trace de ces dates pour éviter les manquements qui pourraient perturber vos opérations commerciales.

• Changements d’activité : si votre entreprise subit des changements majeurs (tels que l’expansion des services ou un déménagement), vous devrez peut-être mettre à jour vos licences et permis pour refléter ces changements.

Choix du lieu d'activité

• Évaluation de vos besoins : pensez aux besoins de votre entreprise, tels que l’accès des clients, la logistique de la chaîne d’approvisionnement et les déplacements des employés.

• Réalisation d'études de marché : analysez la dynamique du marché dans différents endroits. Tenez compte de facteurs tels que les caractéristiques démographiques de la clientèle, la densité de la concurrence et les conditions économiques locales.

• Évaluation des coûts : évaluez les implications financières des différents emplacements, y compris le loyer, les services publics, les taxes et les dépenses de rénovation potentielles. Choisissez un emplacement qui soutient les objectifs de votre entreprise et qui correspond à votre budget.

• Détermination de l’accessibilité et de la visibilité : un accès facile à l’emplacement de votre entreprise pour les clients, les fournisseurs et les employés peut fortement influencer votre réussite. La visibilité est également importante, en particulier pour les commerces de détail qui dépendent de l’achalandage.

• Vérification des restrictions de zonage : vérifiez les lois de zonage locales pour vous assurer que l’emplacement que vous avez choisi est zoné pour votre type d’entreprise. Les lois de zonage régissent l’utilisation des terres et peuvent affecter différents aspects de votre entreprise, notamment la signalisation, le stationnement et les heures d’ouverture. Si votre entreprise ne correspond pas au zonage actuel, vous devrez peut-être demander une dérogation ou un permis d’utilisation conditionnelle.

• Prise en considération des développements : tenez-vous au courant de tout développement prévu ou de tout changement de zonage dans le secteur qui pourrait avoir une incidence sur votre entreprise.

Organisation de la gestion bancaire, de la paie et des taxes

Mise en place de la gestion bancaire pour votre entreprise

• Choix d'une banque : choisissez une banque qui offre des services bancaires aux entreprises offrant des avantages tels que des frais peu élevés, un accès facile au crédit et des outils bancaires en ligne. Pensez aux banques nationales et aux banques locales du Delaware.

• Ouverture d'un compte bancaire professionnel : ouvrez un compte bancaire professionnel pour séparer vos finances personnelles de celles de votre entreprise. C’est important d’un point de vue juridique et fiscal. Vous pourriez également envisager d’ouvrir un compte d’épargne d’entreprise pour gérer les fonds excédentaires.

• Mise en place de services marchands : si votre entreprise accepte les paiements par carte bancaire, configurez des services pour marchands. Comparez les frais, les services et les coûts d’équipement pour trouver les services qui conviennent le mieux à votre entreprise.

Gestion de la paie

• Mise en place de la paie : décidez si vous souhaitez gérer la paie à l’interne ou sous-traiter la responsabilité à un fournisseur de services de paie. L’externalisation peut simplifier la gestion des salaires et des avantages sociaux des employés, tout en facilitant le respect des règles en matière de retenue à la source.

• Collecte de la documentation des employés : collectez et tenez à jour les documents nécessaires à la paie des employés, y compris les formulaires W-4 pour les retenues d’impôt et les formulaires I-9 pour vérifier l’admissibilité à l’emploi.

• Mise en place des charges sociales : évaluez les exigences en matière de retenue à la source des impôts fédéraux, étatiques et locaux sur les salaires des employés. Versez les charges sociales et déposez les rapports requis auprès de l’IRS et de la Delaware Division of Revenue avant les échéances définies.

Gestion des taxes

• Compréhension des obligations fiscales : soyez conscient des taxes auxquelles votre entreprise peut être soumise, notamment l’impôt sur le revenu, la taxe sur les ventes et la taxe sur l’emploi. Le Delaware n’impose pas d’impôt sur le revenu aux entreprises qui exercent leurs activités en dehors de l’État, mais impose aux corporations une taxe de franchise annuelle, calculée en fonction des parts de la corporation et de leur valeur. L’État du Delaware facture aux LLC des frais annuels différents, qui ne sont ni basés sur les actions, ni sur la valeur.

• Création d'un plan fiscal : effectuez une planification fiscale pour gérer les obligations fiscales de votre entreprise. Il peut s’agir d’élaborer des stratégies sur les dépenses déductibles, l’amortissement des actifs et les crédits d’impôt.

• Tenue de registres : tenez des registres méticuleux de toutes les transactions commerciales, de tous les reçus, de toutes les dépenses et de tous les revenus. De bonnes pratiques de tenue de registres sont essentielles à la production exacte des déclarations de revenus et peuvent s’avérer inestimables en cas d'audit.

• Paie des impôts trimestriels : les entrepreneurs individuels, partenaires et S corps qui devraient être redevables de 1 000 dollars ou plus au moment de leur déclaration d'impôt doivent effectuer des versements d'impôt estimé trimestriels au IRS. Le Delaware exige également une estimation du paiement des taxes pour certains types de structures d’entreprises.

Rédaction de documents internes et de dossiers de conformité

Documents internes

Contrat d’exploitation de LLC

Les contrats d’exploitation pour les LLC doivent inclure les informations suivantes :

• Objet et durée : l’objet et la durée de l’activité de la LLC (si elle n’est pas perpétuelle).

• Membres et propriété : tous les membres et leurs pourcentages de participation, le capital apporté et les responsabilités.

• Structure de gestion : si la LLC est gérée par les membres ou par le gestionnaire, y compris les rôles et les pouvoirs de décision.

• Distributions : mode de répartition des profits et des pertes entre les membres.

• Protocoles de réunion : quand et comment les réunions se dérouleront, en détaillant les règles de vote et les exigences de quorum.

• Règles de rachat et d’achat-vente : dispositions sur la procédure qui s'applique si un membre veut quitter son poste, devient inapte ou décède.

Statuts de l’entreprise

Les statuts d’entreprise doivent inclure les informations suivantes :

• Structure de l’entreprise : structure de la société, y compris les rôles des administrateurs et des dirigeants.

• Réunions du conseil d’administration : fréquence, horaire et exigences en matière d’avis pour les réunions du conseil d’administration, y compris la façon dont les décisions sont prises et documentées.

• Assemblées d’actionnaires : procédures relatives aux assemblées annuelles des actionnaires, y compris les exigences en matière d’avis de vote et les processus de vote.

• Émission d’actions : processus d’émission d’actions, y compris les droits et préférences des différentes catégories d’actions.

• Tenue de dossiers : exigences relatives à la tenue des registres de l’entreprise, y compris les procès-verbaux et les documents financiers.

Accords de partenariat

Les ententes de partenariat doivent inclure les informations suivantes :

• Cotisations : l’apport en capital de chaque associé et le processus d’apport supplémentaire.

• Répartition des pertes et profits : répartition des profits et des pertes entre les partenaires.

• Prise de décision : processus décisionnel de l’entreprise, y compris les droits de vote et les mécanismes de règlement des litiges.

• Changements de partenariat : procédures d’admission de nouveaux partenaires, de traitement des retraits ou de dissolution du partenariat.

Dossiers de conformité

Outre les exigences de l’État, les entreprises du Delaware peuvent être tenues de se conformer aux réglementations locales (ville ou comté) et fédérales, ce qui peut impliquer des déclarations supplémentaires, des taxes ou des mesures de conformité. Les entreprises doivent planifier des examens périodiques des dossiers de conformité et des documents internes pour s’assurer qu’ils sont conformes aux lois et réglementations en vigueur. Envisagez de travailler avec un avocat du Delaware pour examiner vos documents et vos pratiques afin de vous assurer qu’ils sont conformes aux lois fédérales et de l’État. Le non-respect de ces exigences peut entraîner des pénalités, des amendes ou même la perte d’une bonne réputation dans l’État, ce qui peut avoir des conséquences juridiques et financières.

Les entreprises du Delaware doivent créer les enregistrements et rapports suivants pour se conformer aux réglementations de l’État :

• Rapports annuels : les entreprises du Delaware sont tenues de déposer un rapport annuel auprès du secrétaire d’État du Delaware. Ce rapport comprend généralement des renseignements sur les dirigeants et les administrateurs de la société, ainsi que sur l’adresse de l’entreprise. Les LLC et autres personnes morales hors corporation ne sont pas tenues de déposer des rapports annuels.

• Procès-verbaux de réunions : les entreprises du Delaware doivent conserver un procès-verbal de toutes les réunions officielles détaillant chaque décision et discussion. Ces documents doivent être conservés en lieu sûr.

• Grand livre des stocks (pour les corporations) : un grand livre détaillé est nécessaire pour enregistrer toutes les émissions, tous les transferts et toutes les annulations d’actions, y compris la date, les parties concernées et le nombre d’actions.

• Dossiers de licences et de permis : toutes les licences et permis d’exploitation doivent être stockés dans un fichier centralisé avec des notes sur les dates d’expiration et les exigences de renouvellement. Le nombre exact de licences ou de permis requis dépendra de la nature et de l’emplacement de l’entreprise.

• Dossiers d’emploi : des dossiers complets sont requis pour chaque employé, détaillant son contrat de travail, les informations sur les retenues d’impôt et tout dossier de performance ou disciplinaire pertinent.

• Changements d’activité : les entreprises doivent informer rapidement l’État de tout changement pertinent dans leurs activités commerciales, tel qu’un changement d’agent enregistré.

Types d’assurance

• Assurance responsabilité civile générale : cette assurance protège les entreprises contre les pertes financières résultant de dommages corporels ou matériels, les frais médicaux, la diffamation et les frais de défense en justice. Il fournit un filet de sécurité en cas d’incidents inattendus qui pourraient autrement nuire aux opérations de l’entreprise.

• Assurance responsabilité professionnelle (assurance erreurs et omissions) : cette assurance protège les entreprises qui fournissent des conseils ou des services professionnels contre les pertes financières dues à des erreurs, des omissions, des négligences ou des fautes professionnelles.

• Assurance des biens : cette assurance couvre les pertes ou les dommages causés aux biens de votre entreprise, y compris les bâtiments, l’équipement, les stocks et le mobilier, à la suite d’événements tels qu’un incendie, un vol ou une catastrophe naturelle. Elle protège vos biens physiques afin que vous puissiez remplacer ou réparer les biens de votre entreprise.

• Assurance contre les accidents du travail : cette assurance, obligatoire aux yeux de la loi si vous avez des employés au Delaware, fournit des prestations aux employés victimes d’accidents du travail ou de maladies professionnelles. Elle couvre les soins médicaux, l’indemnisation de la perte de salaire, etc. L’assurance contre les accidents du travail protège votre entreprise contre les complications juridiques tout en assurant le rétablissement de vos employés.

• Assurance contre les pertes d’exploitation : cette assurance indemnise les entreprises pour les pertes de revenus subies pendant les périodes où leurs activités doivent cesser en raison de pertes ou de dommages matériels directs (par exemple, dans le cas où un incendie dans un magasin physique force sa fermeture temporaire). Elle contribue à maintenir la stabilité financière de votre entreprise en cas d’interruption imprévue et vous permet de couvrir vos dépenses courantes, comme le loyer ou les salaires.

• Assurance cyber-responsabilité : cette assurance offre une protection contre les pertes résultant de violations de données ou d’autres cyberincidents, y compris les coûts liés à la notification, à la récupération des données et aux frais juridiques.

• Assurances spécifiques au secteur : selon votre secteur d’activité, d’autres types d’assurance peuvent s'avérer utiles, tels que l'assurance responsabilité civile des produits pour les commerces de détail, l'assurance contre les bris d'équipement pour les entreprises de fabrication ou l'assurance automobile commerciale pour les entreprises de transport.

Dépôt de marques et de propriété intellectuelle

L’enregistrement d’une marque peut se faire au niveau fédéral et au niveau de l’État. Si vous envisagez de vous immatriculer au niveau de l’État, il est important de vous familiariser avec les procédures spécifiques du Delaware.

Dépôt de marque au Delaware

Le Delaware a la possibilité d'enregistrer une marque de commerce ou une marque de service au niveau de l’État. L'enregistrement s'effectue auprès de la Delaware Division of Corporations et offre une protection à l'intérieur des frontières de l'État.

• Disponibilité de la marque : avant de demander l'enregistrement de votre marque, effectuez une recherche pour vous assurer que la marque souhaitée n'est pas déjà utilisée dans l'État. Cela permet d’éviter les problèmes d’atteinte à la marque.

• Processus de demande : déposez votre demande auprès de la Delaware Division of Corporations. Cette demande doit inclure le nom de la marque, une description des produits ou services avec lesquels elle sera utilisée et un spécimen montrant la marque utilisée dans le commerce.

• Durée et renouvellement : une fois enregistrée, une marque déposée au Delaware est généralement valable 10 ans et peut être renouvelée à la fin de cette période. Assurez-vous de vérifier les spécificités du renouvellement avec les réglementations en vigueur de l’État.

Enregistrement d’une marque au niveau fédéral

L’enregistrement d’une marque au niveau fédéral auprès de l’United States Patent and Trademark Office (USPTO) offre une protection à travers les États-Unis et est reconnu internationalement. L’enregistrement d’une marque au niveau fédéral nécessite d’effectuer une recherche exhaustive pour déterminer si votre marque est disponible, de déposer une demande et éventuellement de répondre à toute action ou opposition de l’office. L’immatriculation fédérale est plus complexe que l’immatriculation au niveau de l'État, mais elle s’accompagne de protections renforcées.

Autres protection de la propriété intellectuelle

• Brevets : si les inventions font partie de votre activité, vous pouvez envisager de déposer une demande de brevet auprès de l’USPTO. Les brevets peuvent protéger les nouvelles inventions et les améliorations substantielles apportées aux produits ou procédés existants.

• Droits d’auteur : pour les œuvres originales, la protection du droit d'auteur est automatique dès la création de l'œuvre. L’enregistrement d’un droit d’auteur auprès du United States Copyright Office peut offrir des avantages juridiques supplémentaires.

• Protection internationale : si vous envisagez de faire des affaires ou d’avoir des clients en dehors des États-Unis, pensez à la protection internationale des marques et des brevets. Cela peut s'avérer plus complexe et nécessite souvent de déposer des demandes dans différents pays ou d’utiliser des accords internationaux tels que le système de Madrid pour les marques.

Conseils juridiques et professionnels

Compte tenu de la complexité du droit de la propriété intellectuelle (PI), envisagez de consulter un avocat ou un professionnel de la propriété intellectuelle pour obtenir des conseils supplémentaires. Ils peuvent vous aider dans les recherches et les processus de demande et vous conseiller sur les meilleures stratégies pour protéger votre entreprise.