Delaware es una de las mejores opciones para empresas de todos los tamaños y sectores que buscan constituirse, y cientos de miles de empresas se forman en el estado cada año. La popularidad de Delaware proviene de su entorno favorable para los negocios, las leyes fiscales favorables, las protecciones de privacidad y el respetado Tribunal de Cancillería, que maneja asuntos legales relacionados con los negocios y se basa en una larga historia de jurisprudencia corporativa.

A continuación, te explicaremos cómo crear una empresa en Delaware, incluida la elección de la estructura empresarial que mejor se adapte a tus objetivos, el nombre de tu empresa, el registro de tu empresa y el cumplimiento de las leyes de Delaware.

¿De qué trata este artículo?

• Elección de una estructura legal para tu empresa
  
• Denominación y registro de tu entidad comercial
  
• Obtención de las licencias y permisos necesarios
  
• Elección de una ubicación comercial
  
• Organización de la gestión bancaria, la nómina y los impuestos
  
• Redacción de documentos internos y registros de cumplimiento de la normativa
  
• Tipos de seguros
  
• Registro de marcas y propiedad intelectual
  

Elección de una estructura legal para tu empresa

Estructura empresarial

La estructura de tu empresa afectará a tus obligaciones legales, responsabilidades fiscales y más. Entre las opciones se incluyen:

• Empresa unipersonal. Esta estructura comercial es la más sencilla e implica a una persona física que posee y dirige la empresa. Ofrece un control total, pero también conlleva una responsabilidad personal total.

• Sociedad colectiva. Si varias personas poseen y dirigen tu negocio, la elección correcta podría ser una estructura de sociedad colectiva. Esta estructura proporciona responsabilidad compartida y también responsabilidades compartidas entre los socios.

• Sociedad de responsabilidad limitada (LLC). Una LLC es una opción popular para las pequeñas y medianas empresas. Ofrece protección de responsabilidad a sus propietarios, conocidos como miembros, al tiempo que proporciona flexibilidad operativa e impuestos de transferencia.

• Sociedad anónima (sociedad de tipo C o S). Las sociedades anónimas son estructuras más complejas que ofrecen protección de responsabilidad civil, pero tienen más requisitos normativos. Una sociedad de tipo S proporciona tributación de traspaso, mientras que una sociedad de tipo C tributa a nivel corporativo y luego nuevamente a nivel de accionista.

Registro comercial

Después de elegir la estructura, el siguiente paso es registrar tu empresa en la División de Corporaciones de Delaware.

• Ponle un nombre a tu empresa. Comprueba que el nombre de tu empresa está disponible y que cumple con las reglas de nomenclatura de Delaware.

• Presenta la documentación necesaria. Dependiendo de la estructura que elijas, tendrás que presentar documentos específicos, como los estatutos en el caso de las sociedades anónimas o de las sociedades de responsabilidad limitada.

• Obtén licencias y permisos. Dependiendo de la naturaleza de tu empresa, es posible que debas obtener las licencias o los permisos pertinentes para operar en Delaware.

Requisitos normativos

• Número de identificación del empleador (EIN). Toda empresa debe obtener un EIN de la agencia tributaria estadounidense (IRS) para declarar impuestos.

• Licencia comercial. Regístrate en la División de Ingresos de Delaware solicitando una licencia comercial si planeas tener una sede comercial, contratar empleados o generar ventas en el estado.

• Permisos locales. Consulta a las entidades gubernamentales locales para confirmar que cuentas con los permisos locales necesarios para las ubicaciones físicas de las empresas.

Denominación y registro de tu entidad comercial

Elegir un nombre comercial y registrar tu empresa en el estado de Delaware es clave para oficializar su negocio.

Ponle nombre a tu empresa

• Haz una lluvia de ideas sobre un nombre. Haz una lluvia de ideas sobre nombres que reflejen la identidad de tu marca, tus valores y tus servicios o productos. El nombre debe ser memorable, fácil de pronunciar y transmitir la naturaleza de tu empresa.

• Comprueba la disponibilidad de nombres. Una vez que tengas una lista corta de posibles nombres, verifica su disponibilidad en Delaware. El nombre de tu empresa debe ser distinto de otros nombres comerciales registrados en el estado. Usa la herramienta de búsqueda de nombre comercial de la División de Corporaciones de Delaware para confirmar que tu elección no está ya en uso.

• Cumple con las reglas de nomenclatura. Delaware tiene pautas de nomenclatura que dependen de la estructura de tu empresa. Por ejemplo, las LLC deben incluir «Limited Liabiliy Company» (Sociedad de responsabilidad limitada) o una abreviatura como «LLC» en su nombre. Las sociedades anónimas deben contener una palabra como «Corporation» (Sociedad anónima), «Incorporated» (Constituida) o abreviaturas como «Corp.», «Inc.» o «Co.»

• Reserva tu nombre. Si no estás listo para registrarte, pero quieres proteger el nombre elegido, puedes reservarlo con el estado hasta por 120 días.

Registra tu entidad comercial

• Prepara los documentos necesarios. Dependiendo de la estructura de tu empresa, deberás preparar y presentar diferentes documentos a la División de Corporaciones de Delaware. Normalmente, en el caso de las LLC y de las sociedades anónimas, este documento incluye los estatutos.

• Preséntalos ante el estado. Envía tus documentos de constitución a la División de Corporaciones de Delaware. Por lo general, puedes hacerlo en línea, por correo o en persona. Tendrás que pagar una comisión por presentación, que varía según la estructura de la empresa y el nivel de servicio (tramitación estándar o acelerada).

• Designa a un agente registrado. Delaware exige que toda entidad comercial tenga un agente registrado, es decir, una persona u otra empresa que se comprometa a aceptar documentos legales en nombre de tu empresa. El agente debe tener una dirección física en Delaware.

• Obtén un certificado de constitución o de creación de la sociedad. Una vez que se aprueben tus documentos, el estado emitirá un certificado que confirmará la existencia legal de tu empresa. Este certificado es necesario para actividades comerciales como la apertura de cuentas bancarias y la solicitud de licencias.

• Obtén más registros según sea necesario. Dependiendo del tipo de negocio y la ubicación de tu empresa, es posible que necesites registros adicionales, como una licencia comercial de la ciudad o permisos específicos relacionados con tu sector.

Obtención de las licencias y permisos necesarios

Adquirir las licencias y permisos necesarios permite que tu empresa opere legalmente y la protege frente a riesgos potenciales. En esta fase tendrás que conocer los requisitos normativos que se aplican al tipo y ubicación de la empresa en Delaware. A continuación, te explicamos cómo abordar esta parte del proceso:

Licencias y permisos

• Requisitos federales. Dependiendo de las actividades de tu empresa, es posible que necesites licencias o permisos federales. Por ejemplo, las empresas involucradas en la radiodifusión, el transporte o las armas de fuego deben cumplir con regulaciones federales específicas.

• Requisitos estatales. Delaware requiere que las empresas de ciertas profesiones o sectores obtengan licencias o permisos específicos. El sitio web del gobierno de Delaware proporciona recursos e información sobre las licencias comerciales estatales.

• Requisitos locales. Consulta a los gobiernos locales de la ciudad o condado donde opera tu empresa para determinar si existen requisitos adicionales de licencias locales. Estos pueden variar dependiendo de la localidad.

• Licencias profesionales y ocupacionales. Si tu empresa involucra profesiones reguladas, es posible que debas obtener licencias profesionales u ocupacionales. Esto es común en sectores como la atención médica, los servicios legales y la construcción.

• Permisos especiales. Dependiendo de tus actividades comerciales o de tu ubicación, es posible que necesites permisos especiales. Por ejemplo, si vas a abrir un restaurante, necesitarás permisos sanitarios, permisos de construcción y permisos de señalización, entre otros.

Cumplimiento de la normativa y renovación

• Informes y cumplimiento de la normativa. Infórmate sobre los requisitos y condiciones de presentación de informes y cumplimiento normativo de cada licencia y permiso.

• Renovación y actualizaciones. Las licencias y permisos tienen fechas de caducidad y deben renovarse periódicamente. Lleva un registro de estas fechas para evitar lapsos que podrían interrumpir las operaciones de tu empresa.

• Cambios en la empresa. Si tu empresa experimenta cambios importantes (como la ampliación de servicios o el cambio de ubicación), es posible que debas actualizar tus licencias y permisos para que reflejen estos cambios.

Elección de una ubicación comercial

• Evalúa tus necesidades. Ten en cuenta las necesidades de tu empresa, como el acceso a los clientes, la logística de la cadena de suministro y los desplazamientos de los empleados.

• Realiza estudios de mercado. Analiza la dinámica del mercado en diferentes ubicaciones. Ten en cuenta factores como la demografía de los clientes, la densidad de la competencia y las condiciones económicas locales.

• Evalúa los costes. Evalúa las implicaciones de costes de diferentes ubicaciones, incluido el alquiler, los servicios públicos, los impuestos y los posibles gastos de renovación. Elija una ubicación que respalde tus objetivos comerciales y se ajuste a tu presupuesto.

• Determina la accesibilidad y la visibilidad. El fácil acceso a la ubicación de tu empresa para los clientes, proveedores y empleados puede tener un gran impacto en tu éxito. La visibilidad también es importante, especialmente para las empresas minoristas que dependen del tráfico peatonal.

• Comprueba las restricciones de urbanismo. Consulta las leyes locales de urbanismo para asegurarte de que la ubicación que elijas esté adapta a tu tipo de negocio. Las leyes de urbanismo regulan el uso de la tierra y pueden afectar diferentes aspectos de tu negocio, incluida la señalización, el estacionamiento y el horario de atención. Si su negocio no se ajusta al urbanismo actual, es posible que deba solicitar un permiso de variación o uso condicional.

• Considera los desarrollos. Presta atención a cualquier desarrollo planificado o cambio de urbanismo en el área que pueda afectar a tu empresa.

Organización de la gestión bancaria, la nómina y los impuestos

Cómo configurar la banca empresarial

• Elige un banco. Selecciona un banco que ofrezca servicios bancarios comerciales con beneficios como comisiones bajas, fácil acceso al crédito y herramientas de banca en línea. Considera los bancos nacionales y los bancos locales de Delaware.

• Abre una cuenta bancaria comercial. Abre una cuenta bancaria comercial para separar tus finanzas personales de las de la empresa. Esto es importante a efectos legales y fiscales. También podrías considerar abrir una cuenta de ahorros para empresas para administrar los fondos excedentes.

• Configura los servicios de comerciante. Si tu empresa acepta pagos con tarjeta de crédito, configura los servicios de comerciante. Compara comisiones, servicios y costes de equipos para encontrar la mejor opción para tu negocio.

Gestión de las nóminas

• Configura las nóminas. Decide si quieres gestionar la nómina internamente o externalizar la responsabilidad a un proveedor de servicios de nóminas. La subcontratación puede simplificar la gestión de las nóminas y las prestaciones de los empleados, a la vez que ayuda a cumplir con las retenciones de impuestos.

• Recopila la documentación de los empleados. Reúne y guarda la documentación necesaria de los empleados para las nóminas, incluidos los formularios W-4 para las retenciones de impuestos y los formularios I-9 para la comprobación de que se cumplen los requisitos de empleo.

• Configura los impuestos de la nómina. Evalúa los requisitos para retener impuestos federales, estatales y locales de los salarios de los empleados. Deposita los impuestos de la nómina y presenta los informes requeridos ante la agencia tributaria estadounidense (IRS) y la División de Ingresos de Delaware antes de los plazos asignados.

Gestión fiscal

• Comprende las obligaciones fiscales. Ten en cuenta los impuestos a los que tu empresa puede estar sujeta, incluidos el impuesto sobre la renta, el impuesto sobre las ventas y el impuesto sobre la nómina. Delaware no aplica el impuesto sobre la renta a las empresas que operan fuera del estado, pero sí aplica un impuesto sobre franquicias anual a las sociedades anónimas, que se calcula en función de las acciones de la sociedad y su valor. Delaware cobra a las LLC una comisión anual diferente, que no se basa en las acciones ni en el valor.

• Crea un plan fiscal. Involúcrate en la planificación fiscal para gestionar las obligaciones fiscales de tu empresa. Esto podría implicar la elaboración de estrategias sobre los gastos deducibles, la depreciación de los activos y los créditos fiscales.

• Mantén registros. Mantén registros meticulosos de todas las transacciones comerciales, recibos, gastos e ingresos. Las buenas prácticas de mantenimiento de registros son clave para una declaración de impuestos precisa y pueden ser muy valiosas en caso de una auditoría.

• Paga impuestos trimestrales. Los propietarios únicos, socios y sociedades anónimas de tipo S que se espera que deban 1.000 $ o más cuando presenten su declaración de impuestos deben realizar pagos de impuestos estimados a la IRS trimestralmente. Delaware también exige el pago de impuestos estimados para ciertas estructuras empresariales.

Redacción de documentos internos y registros de cumplimiento de la normativa

Documentos internos

Acuerdo operativo de LLC

Los acuerdos operativos para LLC deben incluir la siguiente información:

• Finalidad y duración. El objeto social y la duración de la LLC (si no es perpetua).

• Miembros y propietarios. Todos los miembros y sus porcentajes de propiedad, capital aportado y responsabilidades.

• Estructura de gestión. Si la LLC es administrada por sus miembros o por un gerente, incluidas las funciones y los poderes de toma de decisiones.

• Distribuciones. Cómo se distribuirán las ganancias y pérdidas entre los miembros.

• Protocolos de reunión. Cuándo y cómo se llevarán a cabo las reuniones, detallando las reglas de votación y los requisitos de quórum.

• Reglas de compra y compra-venta. Disposiciones sobre lo que sucede si un miembro quiere salir, queda incapacitado o fallece.

Estatutos de la sociedad anónima

Los estatutos sociales deben incluir la siguiente información:

• Estructura societaria. La estructura de la sociedad, incluidas las funciones de los administradores y los responsables.

• Reuniones de la junta directiva. Los requisitos de frecuencia, programación y notificación de las reuniones de la junta directiva, incluida la forma en que se toman y documentan las decisiones.

• Juntas de accionistas. Procedimientos para las juntas anuales de accionistas, incluidos los requisitos de notificación y los procesos de votación.

• Emisión de acciones. El proceso de emisión de acciones, incluidos los derechos o preferencias de las diferentes clases de acciones.

• Mantenimiento de registros. Los requisitos para el mantenimiento de los registros corporativos, incluidas las actas y los documentos financieros.

Acuerdos de sociedad colectiva

Los acuerdos de asociación deben incluir la siguiente información.

• Contribuciones. La aportación de capital de cada socio y el proceso de aportaciones adicionales.

• Distribución de pérdidas y ganancias. Cómo se distribuirán las ganancias y pérdidas entre los socios.

• Toma de decisiones. El proceso de toma de decisiones de la empresa, incluidos los derechos de voto y los mecanismos de resolución de disputas.

• Cambios en las sociedades colectivas. Los trámites para la admisión de nuevos socios, la tramitación de las retiradas o la disolución de la sociedad.

Registros de cumplimiento de la normativa

Además de los requisitos estatales, es posible que las empresas de Delaware deban cumplir con las regulaciones locales (de la ciudad o del condado) y federales, que podrían incluir presentaciones adicionales, impuestos o medidas de cumplimiento de la normativa. Las empresas deben programar revisiones periódicas de los registros de cumplimiento de la normativa y de los documentos internos para asegurarse de que estén actualizados respecto a las leyes y regulaciones actuales. Plantéate la opción de trabajar con un abogado de Delaware para que revise tus documentos y prácticas con el fin de verificar el cumplimiento de las leyes estatales y federales. El incumplimiento de estos requisitos puede dar lugar a sanciones, multas o incluso a la pérdida de buena reputación en el estado, lo que puede tener implicaciones legales y financieras.

Las empresas de Delaware deben crear estos registros e informes para cumplir con la normativa estatal:

• Informes anuales. Las sociedades de Delaware deben presentar un informe anual ante la Secretaría de Estado de Delaware. Este informe suele incluir información sobre los responsables y los administradores de la sociedad anónima y la dirección de la empresa. Las sociedades de responsabilidad limitada y otras entidades no corporativas no están obligadas a presentar informes anuales.

• Acta de la reunión. Las empresas de Delaware deben conservar actas de reuniones en las que se detallen las decisiones y los debates de todas las reuniones oficiales. Estos registros deben almacenarse de forma segura.

• Libro mayor de acciones (para corporaciones). Se requiere un libro mayor detallado para registrar todas las emisiones, envíos de fondos y cancelaciones de acciones, incluida la fecha, las partes involucradas y el número de acciones.

• Registros de licencias y permisos. Todas las licencias y permisos operativos deben almacenarse en un archivo centralizado con notas sobre las fechas de caducidad y los requisitos de renovación. Las licencias o permisos exactos requeridos dependerán de la naturaleza y ubicación del negocio.

• Registros de empleo. Se requieren archivos completos para cada empleado que detallen su acuerdo de empleo, información de retención de impuestos y cualquier registro disciplinario o de desempeño relevante.

• Cambios en la empresa. Las empresas deben notificar al estado de inmediato sobre cualquier cambio pertinente en las operaciones comerciales, como un cambio en el agente registrado.

Tipos de seguros

• Seguro de responsabilidad civil general. Este seguro protege a las empresas contra pérdidas financieras resultantes de lesiones corporales, daños a la propiedad, gastos médicos, difamación, calumnia y costes de defensa de demandas. Proporciona una red de seguridad para incidentes inesperados que, de otro modo, podrían perjudicar las operaciones comerciales.

• Seguro de responsabilidad civil profesional (Seguro de Errores y Omisiones). Este seguro protege a las empresas que brindan asesoramiento o servicios profesionales de pérdidas financieras debido a errores, omisiones, negligencia y mala praxis.

• Seguro de propiedad. Este seguro cubre la pérdida o el daño a la propiedad de tu empresa, incluidos edificios, equipos, inventario y mobiliario, causados por acontecimientos como incendios, robos o desastres naturales. Protege tus activos físicos para poder reemplazar o reparar la propiedad comercial.

• Seguro de compensación para trabajadores. Este seguro, que es legalmente obligatorio si tienes empleados en Delaware, proporciona prestaciones a los empleados que sufren lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo. Cubre la atención médica, la compensación por los salarios perdidos y más. El seguro de compensación para trabajadores protege a tu empresa frente a complicaciones legales al tiempo que se ocupa de la indemnización de los empleados.

• Seguro de interrupción del negocio. Este seguro compensa a las empresas por los ingresos perdidos durante los períodos en los que las operaciones deben detenerse debido a pérdidas o daños físicos directos (por ejemplo, un incendio en una tienda física obliga a la tienda a cerrar temporalmente). Ayuda a mantener la estabilidad financiera de tu empresa durante interrupciones imprevistas y te permite cubrir gastos corrientes como el alquiler o la nómina.

• Seguro de responsabilidad cibernética. Este seguro brinda protección contra pérdidas resultantes de filtraciones de datos u otros incidentes cibernéticos, incluidos los costes relacionados con la notificación, la recuperación de datos y los honorarios legales.

• Seguros específicos del sector. Dependiendo de tu sector, puede haber otros tipos de seguros que debas considerar, como el seguro de responsabilidad por productos defectuosos para empresas minoristas, el seguro de avería de equipos para empresas manufactureras o el seguro de automóviles comerciales para empresas de transporte.

Registro de marcas y propiedad intelectual

El registro de marcas se puede realizar a nivel federal y estatal. Si estás pensando en registrarte a nivel estatal, es importante que te familiarices con los procedimientos específicos de Delaware.

Registro de marca en Delaware

Delaware tiene la opción de registrar una marca comercial o una marca de servicio a nivel estatal. Esto se hace a través de la División de Corporaciones de Delaware y brinda protección dentro de los límites del estado.

• Disponibilidad de la marca. Antes de solicitar el registro de tu marca, realiza una búsqueda para asegurarte de que la marca deseada no esté ya en uso dentro del estado. Esto ayuda a evitar problemas de incumplimiento.

• Proceso de solicitud. Envía una solicitud a la División de Corporaciones de Delaware. Esta solicitud debe incluir el nombre de la marca comercial, una descripción de los productos o servicios con los que se utilizará y una muestra que muestre que la marca comercial se utiliza en el comercio.

• Duración y renovación. Una vez registrada, una marca comercial en Delaware suele tener una validez de 10 años y puede renovarse una vez finalizado ese período. Asegúrate de verificar los detalles de la renovación con las regulaciones vigentes del estado.

Registro federal de marcas comerciales

El registro de una marca comercial a nivel federal en la Oficina de Patentes y Marcas de Estados Unidos (USPTO) ofrece protección en todo el país y es reconocida internacionalmente. El registro federal de una marca comercial requiere realizar una búsqueda exhaustiva para determinar si tu marca está disponible, presentar una solicitud y posiblemente responder a cualquier acción u oposición de la oficina. El registro federal es más complejo que el registro a nivel estatal, pero conlleva mayores protecciones.

Otras protecciones de la propiedad intelectual

• Patentes. Si las invenciones son parte de tu empresa, podrías considerar solicitar una patente ante la USPTO. Las patentes pueden proteger las nuevas invenciones y mejoras sustanciales de productos o procesos existentes.

• Derechos de autor. En el caso de las obras originales de autoría, la protección de los derechos de autor es automática en el momento de la creación de la obra. El registro de un derecho de autor en la Oficina de Derechos de Autor de EE. UU. puede proporcionar beneficios legales adicionales.

• Protección internacional. Si tienes pensado hacer negocios o tienes clientes fuera de EE. UU., considera la opción de contratar protecciones internacionales de marcas comerciales y patentes. Esto puede ser más complejo y a menudo requiere la presentación de solicitudes en cada uno de los países o el uso de acuerdos internacionales como el Protocolo de Madrid para marcas comerciales.

Asesoramiento legal y profesional

Dadas las complejidades de la legislación en materia de propiedad intelectual (PI), considera la posibilidad de consultar a un abogado o a un profesional de la PI para obtener orientación adicional. Pueden ayudarte con las búsquedas y los procesos de solicitud y asesorarte sobre las mejores estrategias para proteger tu empresa.