O estado de Delaware é uma das principais opções para empresas de todos os portes e setores que buscam se constituir. Centenas de milhares de empresas são abertas no estado todos os anos. A popularidade de Delaware vem do ambiente favorável aos negócios, leis tributárias favoráveis, proteções de privacidade e o respeitado Tribunal de Chancelaria, que gerencia questões jurídicas comerciais e tem uma longa história de jurisprudência corporativa.

Abaixo, explicamos como abrir uma empresa em Delaware, incluindo a escolha da estrutura de negócios mais adequada para seus objetivos, o nome da empresa, o registro da empresa e a manutenção da conformidade com as leis de Delaware.

Neste artigo:

• Escolha da estrutura jurídica da sua empresa
  
• Nomear e registrar sua pessoa jurídica
  
• Obter licenças e alvarás
  
• Escolher um local de atividade
  
• Organização da gestão bancária, folha de pagamento e impostos
  
• Elaboração de documentos internos e registros de conformidade
  
• Tipos de seguros
  
• Registro de marcas e propriedade intelectual
  

Como escolher uma estrutura jurídica para sua empresa

Estrutura da empresa

A estrutura da empresa influencia suas obrigações jurídicas, responsabilidades fiscais e muito mais. As opções disponíveis são:

• Empresário individual: essa estrutura é a mais simples, onde uma pessoa física é o proprietário e administrador da empresa. Ela oferece controle total, mas também vem com total responsabilidade pessoal.

• Sociedade: se a empresa tem vários proprietários e administradores, uma estrutura de sociedade pode ser a escolha certa. A responsabilidade e os riscos são compartilhados entre os sócios.

• Sociedade de responsabilidade limitada (LLC): uma LLC é uma escolha popular para pequenas e médias empresas. Ele oferece proteção de responsabilidade aos proprietários, chamados de membros, mantendo flexibilidade operacional e tributação de repasse.

• Corporação (C corp ou S corp):aAs corporações são estruturas mais complexas, que oferecem proteção de responsabilidade, mas têm mais requisitos regulatórios. Uma S corp fornece tributação de repasse, enquanto uma empresa tipo C é tributada no nível corporativo e depois novamente no nível dos acionistas.

Cadastro da empresa

Depois de escolher sua estrutura, o próximo passo é registrar sua empresa na Divisão de Corporações de Delaware.

• Informe o nome da sua empresa: verifique se o nome da empresa está disponível e se cumpre as regras de nomenclatura do Delaware.

• Apresentar a documentação necessária: dependendo da estrutura escolhida, será necessário apresentar documentos específicos, como contrato social para corporações ou estatuto social para LLCs.

• Obter licenças e alvarás: dependendo da natureza da sua empresa, pode ser necessário obter licenças ou permissões relevantes para operar em Delaware.

Requisitos regulatórios

• Número de Identificação do Empregador (EIN): toda empresa deve obter um EIN do IRS para declarar impostos.

• Licença comercial: registre-se na Divisão de Receita de Delaware solicitando uma licença comercial se você planeja ter uma unidade comercial, contratar funcionários ou gerar vendas no estado.

• Autorizações locais: consulte as entidades governamentais locais para confirmar se você tem as autorizações locais necessárias para locais físicos de negócios.

Nomear e registrar sua pessoa jurídica

Escolher o nome da empresa e registrar sua empresa no estado de Delaware são essenciais para oficializar sua empresa.

Dê um nome à sua empresa

• Busque um nome: faça um brainstorming de nomes que reflitam a identidade, valores e serviços ou produtos da sua marca. O nome deve ser memorável, fácil de pronunciar e transmitir a natureza da sua empresa.

• Verifique a disponibilidade do nome: depois de criar uma lista de possíveis nomes, verifique sua disponibilidade em Delaware. O nome da empresa precisa ser diferente de outros nomes registrados no estado. Use a ferramenta de busca de nomes da Divisão de Corporações de Delaware para confirmar se o escolhido ainda não está em uso.

• Cumprir as regras de nomenclatura: o estado de Delaware tem regras de nomenclatura dependendo da estrutura da sua empresa. Por exemplo, LLCs devem incluir "Limited Liability Company" ou uma abreviação como "LLC" em seu nome. As corporações precisam conter uma palavra como "Corporação", "Incorporada", "Empresa" ou abreviações como "Corp.", "Inc." ou "Co."

• Reserve seu nome: se não estiver com tudo pronto para fazer o cadastro, mas quiser proteger o nome escolhido, você pode reservá-lo junto ao estado por até 120 dias.

Registre sua pessoa jurídica

• Preparar os documentos necessários: dependendo da estrutura da sua empresa, será preciso preparar e enviar diferentes documentos para a Divisão de Corporações de Delaware. Normalmente, para LLCs esse documento é o estatuto social e, para as corporações, é o estatuto social.

• Protocolar junto ao estado: envie seus documentos de abertura à Divisão de Corporações de Delaware. Normalmente, você pode fazer isso online, pelo correio ou pessoalmente. É preciso pagar uma tarifa de declaração, que varia em função da estrutura da empresa e do nível de serviço (processamento padrão ou acelerado).

• Designe um agente registrado: o estado de Delaware exige que toda pessoa jurídica tenha um agente registrado — uma pessoa ou outra empresa que aceite aceitar documentos legais em nome da sua empresa. O agente deve ter um endereço físico em Delaware.

• Obter um certificado de formação ou incorporação: assim que seus documentos forem aprovados, o estado emitirá um certificado confirmando a existência legal da sua empresa. Esse certificado é obrigatório para atividades comerciais, como abertura de contas bancárias e solicitação de licenças.

• Obter novos cadastros conforme necessário: dependendo do tipo de empresa e da localização, pode ser necessário providenciar mais registros, como uma licença municipal ou permissões específicas para o seu setor.

Aquisição das licenças e permissões necessárias

Adquirir as licenças e permissões necessárias permite que sua empresa opere legalmente e a proteja contra possíveis riscos. Nesta fase, é necessário conhecer os requisitos regulatórios aplicáveis ao tipo e à localização da sua empresa em Delaware. Veja como abordar essa parte do processo:

Licenças e permissões

• Exigências federais: dependendo de suas atividades comerciais, podem ser necessárias licenças ou permissões federais. Por exemplo, empresas envolvidas em radiodifusão, transporte ou armas de fogo devem cumprir regulamentos federais específicos.

• Requisitos estaduais: o estado de Delaware exige que empresas de determinadas profissões ou setores obtenham licenças ou permissões específicas. O site do governo de Delaware fornece recursos e informações sobre o licenciamento de empresas estatais.

• Requisitos locais: consulte os governos municipais ou distritais locais onde sua empresa opera para determinar se há requisitos adicionais de licenciamento local. Estes podem variar dependendo da localidade.

• Licenças profissionais e ocupacionais: se a sua empresa envolve profissões regulamentadas, pode ser necessário obter licenças profissionais ou ocupacionais. Isso é comum em setores como saúde, serviços jurídicos e construção.

• Autorizações especiais: dependendo das suas atividades comerciais ou localização, podem ser necessárias autorizações especiais. Por exemplo, se você estiver abrindo um restaurante, precisará de alvarás de saúde, alvarás de construção e alvarás de sinalização, entre outros.

Conformidade e renovação

• Relatórios e conformidade: informe-se sobre os requisitos e termos de relatório e conformidade de cada licença e permissão.

• Renovação e atualizações: as licenças e alvarás têm prazo de validade e precisam ser renovados periodicamente. Acompanhe essas datas para evitar lapsos que possam prejudicar as operações da sua empresa.

• Mudanças no negócio: se a empresa passar por mudanças importantes (como expandir serviços ou mudar de local), talvez seja necessário atualizar suas licenças e permissões conforme essas mudanças.

Escolhendo uma localização comercial

• Avalie suas necessidades: considere as necessidades da sua empresa, como acesso ao cliente, logística da cadeia de suprimentos e deslocamento dos funcionários.

• Realize pesquisas de mercado: analise a dinâmica do mercado em diferentes locais. Considere fatores como dados demográficos de clientes, densidade da concorrência e condições econômicas locais.

• Avaliar custos: avalie as implicações de custo de diferentes locais, incluindo aluguel, serviços públicos, impostos e possíveis despesas de renovação. Escolha um local que dê suporte aos seus objetivos de negócios e que caiba no seu orçamento.

• Determinar acessibilidade e visibilidade: o fácil acesso ao local da sua empresa para clientes, fornecedores e funcionários pode ter um grande impacto no seu sucesso. A visibilidade também é importante, especialmente para empresas de varejo que dependem do tráfego de pedestres.

• Verifique as restrições de zoneamento: verifique as leis de zoneamento locais para garantir que o local escolhido permita o seu tipo de negócio. As leis de zoneamento regulam o uso do solo e podem afetar diferentes aspectos da sua empresa, incluindo sinalização, estacionamento e horário de funcionamento. Se a sua empresa não estiver alinhada com o zoneamento atual, talvez seja necessário solicitar uma permissão de uso condicional ou de variação.

• Considere os desenvolvimentos: esteja atento a qualquer empreendimento planejado ou alteração de zoneamento na área que possa afetar o seu negócio.

Organização da gestão bancária, folha de pagamento e impostos

Configuração de serviços bancários empresariais

• Escolha um banco: selecione um banco que ofereça serviços bancários empresariais com benefícios como tarifas baixas, fácil acesso a crédito e ferramentas de online banking. Considere os bancos nacionais e os bancos locais de Delaware.

• Abrir uma conta bancária de pessoa jurídica: abra uma conta bancária de pessoa jurídica para separar suas finanças pessoais e empresariais. Isso é importante para fins jurídicos e fiscais. Você também pode considerar a abertura de uma conta poupança empresarial para gerenciar fundos excedentes.

• Configurar serviços de comerciantes: se sua empresa aceita pagamentos com cartão de crédito, configure serviços de comerciante. Compare tarifas, serviços e custos de equipamentos para encontrar o mais adequado para a sua empresa.

Gerenciamento da folha de pagamento

• Configurar a folha de pagamento: decida se deseja gerenciar a folha de pagamento internamente ou terceirizar a responsabilidade para um provedor de serviços de folha de pagamento. A terceirização pode simplificar o gerenciamento de contracheques e benefícios dos funcionários e, ao mesmo tempo, ajudar na conformidade com a retenção de impostos.

• Recolher documentação do funcionário: colete e mantenha a documentação necessária do funcionário para a folha de pagamentos, incluindo informes W-4 para retenções fiscais e informes I-9 para verificação de qualificação para emprego.

• Configure os impostos sobre a folha de pagamento: avalie os requisitos para retenção de impostos federais, estaduais e locais dos salários dos funcionários. Faça depósitos de impostos sobre a folha de pagamento e envie os relatórios necessários à IRS e à Divisão de Receita de Delaware nos prazos designados.

Gestão fiscal

• Entenda as obrigações fiscais: esteja ciente dos impostos aos quais sua empresa pode estar sujeita, incluindo imposto de renda, imposto sobre vendas e impostos trabalhistas. O estado de Delaware não cobra imposto de renda sobre empresas que operam fora do estado, mas impõe um imposto sobre franquias anual sobre as corporações, calculado com base nas ações da empresa e seu valor. O estado de Delaware cobra das LLCs uma tarifa anual diferente, que não é baseada em ações ou valor.

• Criar um plano fiscal: participe do planejamento tributário para gerenciar as obrigações tributárias da sua empresa. Podem ser estratégias sobre despesas dedutíveis, depreciação de ativos e créditos fiscais.

• Manter registros: mantenha registros meticulosos de todas as transações comerciais, recibos, despesas e receitas. Registros cuidadosos são essenciais para uma declaração de impostos precisa e podem ser inestimáveis no caso de uma auditoria.

• Pagar impostos trimestrais: empresários individuais, sócios e empresas que devem pagar a partir de US$ 1.000 quando declararem seus impostos devem fazer pagamentos de imposto estimado ao IRS trimestralmente. O estado de Delaware também exige pagamentos estimados de impostos para determinadas estruturas jurídicas.

Elaboração de documentos internos e registros de conformidade

Documentos internos

Acordo operacional da LLC

Os contratos operacionais para LLCs devem incluir estas informações:

• Finalidade e duração: o objeto comercial e a duração da LLC (se não for perpétuo).

• Membros e proprietários: todos os membros e suas porcentagens de propriedade, capital aportado e responsabilidades.

• Estrutura de gestão: se a LLC for gerenciada por membros ou gerentes, incluindo as funções e os poderes de decisão.

• Distribuições: como os lucros e prejuízos serão distribuídos entre os membros.

• Protocolos de reuniões: quando e como as reuniões serão conduzidas, detalhando regras de votação e requisitos de quórum.

• Regras de saída, compra e venda: disposições sobre o que acontece se um membro quiser sair, ficar incapacitado ou morrer.

Estatuto social da empresa

O Estatuto Social deve incluir essas informações:

• Estrutura societária: a estrutura da corporação, incluindo os papéis de diretores e diretores.

• Reuniões do Conselho de Administração: os requisitos de frequência, agendamento e notificação para reuniões do conselho, incluindo como as decisões são tomadas e documentadas.

• Assembleias de acionistas: procedimentos para assembleias anuais de acionistas, incluindo requisitos de aviso prévio e processos de votação.

• Emissão de ações: processo de emissão de ações, incluindo quaisquer direitos ou preferências de diferentes classes de ações.

• Registros: os requisitos para manter registros corporativos, incluindo atas e documentos financeiros.

Contratos de parceria

Os acordos de parceria devem incluir estas informações:

• Contribuições: o aporte de capital de cada sócio e o processo para contribuições adicionais.

• Distribuição de lucros e perdas: como os lucros e perdas serão alocados entre os sócios.

• Tomada de decisões: o processo decisório da empresa, incluindo direitos de voto e mecanismos de resolução de disputas.

• Mudanças na parceria: os procedimentos para admitir novos sócios, lidar com desistências ou dissolver a sociedade.

Conformidade registros

Além dos requisitos estaduais, as empresas em Delaware podem precisar cumprir regulamentos locais (municipais ou distritais) e federais, que podem incluir declarações, impostos ou medidas de conformidade adicionais. As empresas devem agendar revisões periódicas de registros de conformidade e documentos internos para garantir que estejam atualizados com as leis e regulamentos atuais. Pode ser interessante contratar um advogado de Delaware para revisar seus documentos e práticas e garantir a conformidade com as leis estaduais e federais. O descumprimento dessas exigências pode resultar em penalidades, multas ou até mesmo a perda da idoneidade no estado, o que pode ter implicações legais e financeiras.

As empresas em Delaware devem criar estes registros e relatórios para cumprir as regulamentações estaduais:

• Relatórios anuais: as empresas em Delaware são obrigadas a apresentar um relatório anual ao Secretário de Estado de Delaware. Esse relatório normalmente inclui informações sobre os diretores e diretores da corporação e o endereço da empresa. LLCs e outras entidades não corporativas não são obrigadas a apresentar relatórios anuais.

• Atas de reunião: as empresas em Delaware precisam manter atas de reuniões detalhando decisões e discussões de todas as reuniões oficiais. Esses registros devem ser armazenados com segurança.

• Livro-razão de ações (para corporações): um livro-razão detalhado é necessário para registrar todas as emissões, transferências e cancelamentos de ações, incluindo a data, as partes envolvidas e o número de ações.

• Registros de alvarás e alvarás: todas as licenças e alvarás operacionais devem ser armazenados em um arquivo centralizado com anotações sobre datas de validade e requisitos de renovação. As licenças ou permissões exatas necessárias dependerão da natureza e localização do negócio.

• Registros de emprego: são necessários arquivos completos para cada funcionário, detalhando seu contrato de trabalho, informações de retenção de impostos e quaisquer registros disciplinares ou de desempenho relevantes.

• Mudanças no negócio: as empresas devem notificar o estado imediatamente sobre quaisquer alterações pertinentes nas operações comerciais, como uma mudança no agente registrado.

Tipos de seguro

• Seguro de responsabilidade civil: esse seguro protege as empresas contra perdas financeiras resultantes de lesões corporais, danos à propriedade, despesas médicas, difamação, calúnia e custos de defesa de ações judiciais. Ele fornece uma rede de segurança para incidentes inesperados que, de outra forma, poderiam prejudicar as operações de negócios.

• Seguro de responsabilidade civil profissional (Seguro de Erros e Omissões): este seguro protege empresas que fornecem aconselhamento ou serviços profissionais contra perdas financeiras devido a erros, omissões, negligência e imperícia.

• Seguro patrimonial: este seguro cobre perdas ou danos físico da empresa, inclusive edifícios, equipamentos, inventário e mobiliário, causados por eventos como incêndio, roubo ou desastres naturais. Ele protege seus ativos físicos para que você possa substituir ou reparar a propriedade comercial.

• Seguro de compensação dos trabalhadores: esse seguro, que é legalmente obrigatório se você tiver funcionários em Delaware, oferece benefícios a funcionários que sofrem lesões ou doenças relacionadas ao trabalho. Cobre assistência médica, compensação por salários perdidos e muito mais. O seguro de compensação dos trabalhadores protege sua empresa de complicações legais, proporcionando a recuperação de seus funcionários.

• Seguro de interrupção de negócios: esse seguro compensa empresas por receitas perdidas durante períodos em que as operações precisam parar devido a perdas ou danos físicos diretos (ou seja, um incêndio em uma loja física força o fechamento temporário da loja). Ele ajuda a manter a estabilidade financeira da empresa durante interrupções imprevistas, além de permitir que você cubra despesas contínuas, como aluguel ou folha de pagamento.

• Seguro de responsabilidade civil: este seguro oferece proteção contra perdas resultantes de violações de dados ou outros incidentes cibernéticos, incluindo custos relacionados a notificação, recuperação de dados e honorários advocatícios.

• Seguros setoriais: dependendo do seu setor, pode haver outros tipos de seguro a serem considerados, como seguro de responsabilidade civil para empresas de varejo, seguro contra quebra de equipamentos para empresas de manufatura ou seguro de automóvel comercial para empresas de transporte.

Registro de marcas e propriedade intelectual

O registro de marca pode ser feito em nível federal e estadual. Se estiver considerando um registro estadual, é importante conhecer os procedimentos específicos do Delaware.

Registro de marca registrada em Delaware

O estado de Delaware tem a opção de registrar uma marca comercial ou marca de serviço em nível estadual. Isso é feito por meio da Divisão de Corporações de Delaware e fornece proteção dentro dos limites do estado.

• Disponibilidade da marca: antes de solicitar o registro de sua marca, faça uma pesquisa para verificar se a marca desejada ainda não está em uso no estado. Isso ajuda a evitar problemas de infração.

• Processo de candidatura: envie uma inscrição à Divisão de Corporações de Delaware. Este pedido deve incluir o nome da marca registrada, uma descrição dos produtos ou serviços com os quais será usado e um espécime mostrando a marca como usada no comércio.

• Duração e renovação: o registro de marca registrada em Delaware costuma ser válido por 10 anos e pode ser renovado após o término desse período. Certifique-se de verificar as especificidades da renovação com as regulamentações vigentes do estado.

Registro de marca federal

O registro de uma marca em nível federal no US Patent and Trademark Office (USPTO) oferece proteção em todos os EUA e é reconhecido internacionalmente. O registro federal de uma marca requer a realização de uma pesquisa abrangente para determinar se sua marca está disponível, o depósito de um pedido e, potencialmente, responder a quaisquer ações ou oposições do escritório. O registro federal é mais complexo do que o registro em nível estadual, mas vem com proteções mais fortes.

Outra proteção de propriedade intelectual

• Patentes: se sua empresa cria invenções, pode ser necessário registrar patentes no USPTO. As patentes podem proteger novas invenções e melhorias substanciais em produtos ou processos existentes.

• Direitos autorais: para obras originais de autoria, a proteção dos direitos autorais é automática na criação da obra. Registrar um direito autoral junto ao Escritório de Direitos Autorais dos EUA pode fornecer benefícios legais adicionais.

• Proteção internacional: se você pretende fazer negócios ou tem clientes fora dos EUA, considere as proteções internacionais de marcas registradas e patentes. Isso pode ser mais complexo e, muitas vezes, requer o depósito em países individuais ou o uso de acordos internacionais como o Protocolo de Madri para marcas.

Aconselhamento jurídico e profissional

Dadas as complexidades da lei de propriedade intelectual (PI), considere consultar um advogado ou um profissional de PI para obter orientação adicional. Eles podem ajudar com pesquisas e processos de aplicação e aconselhá-lo sobre as melhores estratégias para proteger o seu negócio.