リモートビジネスを始めることには多くの利点がありますが、複雑な面もあります。最初から慎重に準備することで、成長するにつれて最大限のメリットを実現できるでしょう。

会社が事業を展開する地域ごとに、雇用と税務コンプライアンスに関する規則が異なる場合があります。このような規則は、企業の成長や法規制の進化に伴って変化します。偶発的な違反を回避し、長期的な成長に最適なビジネスを行うためには、これらの規則の把握が大切です。

本書は、リモートファーストのスタートアップを立ち上げる創業者が複数の地域にまたがって仕事をする際の手間をなるべく減らせるよう、究極のガイドとしてまとめました。

ビジネスプランの立て方、導入すべきシステム、よくある落とし穴の避け方などを解説します。初日から使える戦術として、注意力散漫や混乱、罰金対応の時間を節約することを目指します。

ここでまとめた失敗のほとんどは、私自身が経験したものです。また、私は 10 年近く、Stripe Atlas や私が立ち上げたスタートアップ企業の Mosey を構築し、起業や経営の際の煩雑な手続きを削減し、州ごとに異なるコンプライアンスに対応するための製品を作ってきました。

1 つずつ紹介していきます。

法人登記前に

完全リモートでの会社運営を可能な限りシンプルにするために、法人化する前にできることがいくつかあります。

• ユニークな法人名を選ぶこと。
  
• バーチャルメールと電話システムをセットアップすること。
  
• 政府機関との一貫性を保つこと。
  

会社名

会社名は、創業者が最初に決めることであり、最も難しいことのひとつでもあります。リモート企業の場合、多くの場所で事業を展開するため、多くの場合、各地で登記する必要があります。そのため、ネーミングがユニークで、会社が事業を展開するアメリカの各州で利用可能であることを確認する作業がさらに増えることになります。

会社名がすでに他の法域で使用されている場合、会社名を変更するか、DBA (屋号) を登録する必要があります。DBA の登録には時間がかかり、さらに複雑になります。

どの州においても、他の企業に取られることのないユニークな名称を取得する方がはるかに簡単です。製品やウェブサイトがユニークである必要はありませんが、法人名はユニークである必要があります。

例を挙げましょう: Mosey を立ち上げた当初は、Mosey Inc. として法人化しました。結局、カリフォルニア州で社名が重複してしまったものの、営業するすべての場所で屋号を取得する手間を避けたかったため、Mosey Works, Inc. に変更しました。このおかげで、年間数日の仕事と数千ドルの追加弁護士費用を節約することができました。登記名を忘れないように、そして更新し続ける手間も避けられたことは、言うまでもありません。

住所と完全リモートビジネス

政府および地方政府機関への事業登録のほとんど全ての場合において、住所 (実住所、郵送先住所、所有者の住所) が必要です。これは、完全なリモートビジネスにとって、恒久的な住所がないため問題になります。別の言い方をすれば、政府は「インターネット上にのみ存在するビジネス」を受け入れることができません。

このため、前もって計画を立てておかないと、面倒なやりとりが延々と続くことになります。

完全なリモートビジネスとして、どのように住所を扱っていますか？

バーチャルな住所を設定し、それをあらゆる場所で使用し、変更しないようにしましょう。法人設立から、IRS とデラウェア州長官 (法人設立を選択した場合) が登録している住所まで、すべてに該当します。

バーチャルアドレス

すべての政府機関 (および多くの非政府パートナー) は、会社所在地を尋ねます。完全リモート企業は実住所をどうすればいいでしょうか？

創業者の自宅住所を記載することもできますが、デメリットは、会社が創業者の自宅に縛られることです。創業者が引っ越したり、複数の創業者が散在している場合、どの州の住所を記載するかを選択する必要があり、ややこしくなります。

リモートビジネスの一般的なルールとして、本社 (HQ) は、1) 創業者が最も集中している場所、または2) CEO がいる場所のいずれかにします。

本社の所在地が決まったら、バーチャルアドレスを設定します。Earth Class Mail など、ほとんどのバーチャルアドレスプロバイダーでは、アメリカのどの州の住所も選べます。バーチャルアドレスに送られた郵便物は、スキャンされるか簡単に変更できる転送先住所 (創設者の自宅住所など) に送られます。

このバーチャルアドレスは、法人設立時など、政府機関に登録する際の物理的住所と郵送先住所の両方として使用できます。バーチャルアドレスでは、会社の重要な郵便物の受け取れなかったり、政府機関への住所変更が必要になったり、後々不利な税務状況に陥るリスクを増やしたりすることなく、従業員や創業者が引っ越しできることが利点と言えます。

どこでも使える

政府機関とのやり取りでは、常に同じ住所を使用することが重要です。署名が必要になるすべての書類で使用し、会計士、弁護士、または会社の住所を記載する何らかの手続きを代行する人に伝えてください。

これにより、重要な郵便物を見落とす可能性が低くなります。また、事業が成長すると時間がかかることになる変更の手間も省けます。

住所変更をしないようにする

一貫してバーチャルアドレスを使用すれば、住所変更という面倒な作業を避けることができます。一般的に住所変更には煩わしさが伴う中、リモートビジネスにとって住所変更は特に負担が大きく、コンプライアンス上も重要な意味を持ちます。

まず、旧住所が使用されている場所の包括的なリストを入手することは困難です。必要な作業をすべて洗い出すだけでも労力がかかります。

次に、各州の機関は、あなたに連絡するための新しい住所を必要とします。しかし、各州には一般的に 4 つもの地方自治体機関があるため、企業が事業を展開する州の数よりも更新の数の方が早く増えてしまいます。例えば、5 つの州に従業員を抱える企業は、通常 15 ～ 20 の省庁とやり取りすることになり、それぞれが異なる記録システムを持っているため住所更新の手続きも異なります。

最後に、変更される住所の種類によって、コンプライアンス要件も変わる可能性があります。例えば、物理的な住所が変更された場合、「物理的ネクサス」の確立に起因する新たな税務要件が発生する可能性があります。ネクサスについては後で詳しく説明します。

「実在する」実住所が以前として求められる場合も

バーチャルアドレスは、リモート企業にとって大きな悩みの種ですが、実在する実住所が必要な場合もあります。例えば、カリフォルニア州では、州外の企業として登録する際、カリフォルニア州の実住所を記載する必要があります。ほとんどのバーチャルアドレスを含め、私書箱は認められません。このような場合、自宅の住所を使用する必要がありますが、郵便物は登録代理人を経由するため、郵便物について心配する必要がないのが良い点です。

電話番号

かつて企業は、連絡方法を固定電話に頼っていました。電話会社に電話し、電話番号を割り当ててもらっていました。現在の市外局番の外に引っ越す場合は、電話番号を変更することになります (または、見た目の良い 800 番の番号を購入する場合もあります)。

ほとんどの地方自治体では、ビジネス用の電話番号が要求されます。実際に電話をかけてくるところはほとんどなく、一般的には連絡は郵送で行われます。個人的に、州政府機関から電話を受けた回数は片手で数えるほどです。

バーチャルアドレスと同様、バーチャル電話番号を持つことで、ビジネスの連絡先情報と個人の連絡先情報を簡単に切り離すことができます。Grasshopper などのプロバイダーは、どこからでも誰にでも電話を転送できるバーチャル電話番号を提供しています。個人の電話番号が変更になったり、他の人が電話を受ける場合や海外の番号であったとしてさえも、バーチャル電話番号を設定していれば、大きな問題にはなりません。

これにより、将来の頭痛の種を避けることができます。以前、海外出張中に重要な銀行取引を確認する必要があったのですが、相手は登録されているビジネス用の電話番号でしか私に連絡できませんでした。それでも、電話番号はバーチャル電話番号を経由して私の携帯電話に転送できたのです。

組み込んだ後

法人設立後は、いくつかの手続きを行う必要があります。リモート企業は、長期に渡って多くの州で事業を行うため、コンプライアンスリスクについて考え始めることが重要です。

• 現地で登録します。
  
• 給与計算の設定します。
  
• 州ごとのコンプライアンスを常に把握します。
  

アメリカ現地での登録

創業者が会社を設立した州 (Stripe Atlas の場合はすべてデラウェア州) に所在していない限り、現地で登録する必要があります。

これはどの会社にも当てはまることですが、完全リモート企業の場合は少し複雑です。この場合、本社を置く州の州務省への登録を検討する必要があります。また、(サンフランシスコのように) 都市レベルの登録が必要かどうかも確認する必要があります。

州外企業 (外国資格) としての登録

アメリカでは、各州が、その州内で事業を行うための規則を定めています。州務省 (Secretary of State) がその規則を管理し、その州で「事業」を行っているかどうかを判断します。州によっては、従業員が自宅やオフィススペースで働くなど、物理的なプレゼンスを持つことをビジネスとみなすところもあります。また、従業員が注文を勧誘すること (販売、あるいは展示会に参加すること) を事業を行っているとみなす州もあります。

州外企業 (「外国資格」と呼ばれる) として、本社を置く州の州務省 (Secretary of State) に登録することをお勧めします。例えば、会社がデラウェア州の C-corp として設立され、創業者がカリフォルニア州に本社を置く場合、カリフォルニア州の州務省に登録することになります。

これは法律と税務の複雑な分野になります。リモート企業の場合は、成長に合わせて弁護士や会計士に相談するのがベストです。

州務省への登録方法
州務省への登録には、通常、会社存続証明書、登録代理人、権限証明書の 3 つの主要部分があります。要件は州によって異なる場合がありますが、このセットが最も一般的です。

ほとんどの州では、本国 (Stripe Atlasの場合はデラウェア州) から直近で発行された会社存続証明書が必要です。これは基本的に、あなたの本拠地州で必要な要件を満たしていることを本拠地州の州務省が証明するものであり、あなたが新たに登録する州の州務省があなたが本拠地州で同様に業務を遂行することを保証できるものとなります。同じ証明書を複数の州で再利用することもできますが、ほとんどの州では、過去 30 ～ 90 日以内に発行されたものであることが必要です。

デラウェア州では、eCorp サービス を通じて申請します。この証明書は郵送されますが、通常、郵送を早めるための費用を支払うことができます。

次に、登録代理人が必要です。登録代理人は、あなたの代わりに郵便物を受け取り、あなたに転送します。各州には登録エージェントのリストがあり、すべての州に対応できる全国規模のプロバイダーもあります。

なぜバーチャルアドレスを使わないのか？と思われるかもしれません。登録代理人には特別に州務省の認定を受けており、ビジネスアワーに営業している物理的な場所を持っている必要があります。

最後に、Certificate of Authority (認可証、登録の正確な名称は州によって異なります) を申請するための書類作成があります。申請用紙に必要事項を記入し、必要書類を小切手と一緒に郵便で送れば申請完了です。問題がなければ、数週間後に確認書 (同じく郵送) が届きます。

その他の注意点

• 州によっては、追加の手続きが必要な場合があります。例えば、ペンシルバニア州では、地方新聞 2 紙に公告を掲載 する必要があります。
  
• 州によっては、本拠地州で取得できる定款の謄本が必要な場合があります。
  

州内での地位の維持
事業登録が完了したら、登録を維持する必要があります。ビジネスが「会社存続」(Good Standing) の条件から外れると、罰則を受けたり、(訴訟を起こされるなど) 州での特権を失ったりする可能性があり、(再登録のやり直しを含む) 負担の大きい復権手続きが必要になることもあります。

「会社存続」(Good Standing) の維持は州によって異なりますが、通常、年次報告書とフランチャイズ税または法人税の申告が含まれます。Atlas には、税務専門家である パートナー と ガイド がいます。

気をつけるべきこと

• 年次報告書の提出期限は州によって異なり、登録日を基準にする場合もあれば、暦年を基準にする場合もあります。期日を確認し、期限内に提出することが重要です。
  
• カリフォルニア州のように、登録後 90 日以内に Statement of Information (基本情報届出書、情報報告書) の提出を義務付けている州もあります。
  

都市への登録

州政府機関だけでなく、一部の市 (サンフランシスコなど) では、市内で事業活動を行う企業に対し、事業登録を義務付けています。通常、登録を維持するために毎年更新料または法人税を支払う必要があります。

これは、どのような州、市、郡でも、その管轄区域内での事業活動に対して独自の規則を課していることの典型例と言えます。

創業チームの給与設定

創業チームと最初の雇用者に給与を支払う準備が整うと、事業運営はより複雑さを増します。このセクションでは、主にアメリカの雇用と税金に焦点を当てて解説します。

• 雇用したい従業員のタイプに合った給与計算会社を選びます。
  
• 各拠点で適切な税務および保険口座に登録します。
  
• 給与、人事、税務における継続的なコンプライアンスを確保します。
  

心に留めておくべきこと

• 一般的に、従業員の勤務地によって従うべきコンプライアンスルールが決まります。
  
• 従業員の勤務地が変更になった場合、その勤務地での給与計算を適切に設定する必要があります。現在の給与システムでは、従業員が住所を変更することは非常に簡単です。あらゆる税務上の問題に対応できるよう、前もってポリシーを定めておくのが良いでしょう。
  

給与計算プロバイダーの選択

特に、アメリカの複数の州、あるいは複数の国に従業員がいる場合、給与計算は複雑です。

遠隔地で働く従業員への支払い方法は、雇用形態 (独立請負業者、正社員、その他の W-2 社員) や拠点が他国にあるかどうかによって異なります。

複数の州で給与計算を行うには、Gusto や Rippling、または Justworks や Sequoia One のような専門雇用者組織 (PEO) を利用することをお勧めします (違いについては後述します)。

独立請負業者への支払い
独立請負業者は、異なる場所で働く人々に給与を支払う最も簡単なケースになります。一般的に、雇用主ではなく、請負業者が自営業税の納税義務を負うからです。

「独立請負業者 (Independent Contractor)」とは、雇用主によって管理されていない 仕事をする自営業者を指す法律用語です。このような契約は通常、プロジェクトの範囲に限定され、短期間であり、相互に合意した給与スケジュールに基づいて報酬が支払われます。

注意事項：従業員の分類を誤ると、深刻な罰則や罰金が科される可能性があります。信頼できる法律事務所のコンサルティング契約テンプレート (テンプレートは Stripe Atlas のダッシュボードにあります) を使用し、リモートワークのベストプラクティスに従うことで、そのリスクを減らしてください。

ほぼすべての給与計算プロバイダーが請負業者への支払いに対応しており、国際的な支払いにも対応しているため、手軽に始めることができます。

契約社員は便利な仕組みではあるものの、優秀な人材は一般的に、定給、福利厚生、持ち株制度などを利用できる正社員になることを望みます。

正社員への給与支払い
フルタイムの従業員 (W-2 従業員とも呼ばれます) は、独立請負業者と比較して、追加の要件があります。州によっては、源泉徴収税、雇用者税の支払い、強制保険の加入などが必要になります。

アメリカのほとんどの給与計算プロバイダーは、複数の州に点在する正社員への給与支払いに対応しています。Gusto や Rippling などのソフトウェアソリューションをお勧めします。また、Justworks や Sequoia One など、雇用義務の一部をアウトソーシングできる PEO もあります (例外あり)。

給与計算と PEO の比較
給与計算プロバイダーは、主に給与計算と税務申告を代行するソフトウェアプラットフォームです。

以前は、企業はすべてを手作業で計算し、適切な機関に申告書と報告書を郵送する必要がありました。現在では、多くの給与計算プロバイダーがこれを自動化して代行しており、健康保険と労災保険も一括で対応しています。

PEO は、雇用主になるために必要な事務処理の手間の一部を軽減できる、各種モデルを備えています。例えば、多くの州では、PEO を利用することで、納税口座の登録や独自の保険契約を設定する必要がなくなります。PEO はまた、健康保険プランについてすべての顧客をいくつかの「マスター」保険ポリシーにプールしてより優れた条件を提供し、保険会社との間でより有利なレート交渉を可能にしています。

PEO は、複数の州にまたがる雇用の事務作業を一部軽減できるものの、そのすべてを排除できるわけではありません。利用する PEO によって異なりますが、独自のアカウント登録が必要なになる「クライアント報告」義務が発生する州が 20 ～ 30 州あります。特に、PEO は企業のコンプライアンスや税金に関してはサポートしません。

一般的に、PEO はペイロールプロバイダーよりもコストが高く (従業員一人当たり数百ドル、数十ドル)、急成長している新興企業は従業員 50 ～ 100 人を超えると PEO を使わなくなる傾向があります。

リモート従業員の給与計算設定

給与計算代行業社を利用して正社員を雇用し給与を支払うには、適切な州税口座の登録、強制保険の設定、その他州特有の要件を満たす必要があります。PEO を利用する場合、PEO が給与計算のどの部分をカバーするかは州によって異なるため、その都度 PEO に確認する必要があります。

登録
州によって勘定科目は異なりますが、一般的には源泉徴収税 (州所得税、SIT) と州失業保険 (SUI) の登録が必要です。ワシントン州のように、有給家族・医療休暇 (PFML) や州が運営する労災保険がある州もあります。

各登録はそれぞれ異なるプロセスに従い、通常、異なる州機関によって管理されます。例えば、ある州では、源泉徴収税口座は歳入局が発行し、失業保険口座は労働局が発行する場合があります。州によっては、複数の口座を一つの手続きで済ませることで、手続きを簡単にしようとしている州 (コロラド州やニューヨーク州など) もあります。

PEO を利用する際、よく登録しなくていいと誤解されます。20 ～ 30 州は「顧客報告制」であり、特定の納税口座を自分で開設する必要があります。また、ワシントン州、オハイオ州、マサチューセッツ州など、PEO では加入できない独自の労災保険がある州もあります。

登録を行うリモート企業に多くの州でよく見られる問題は、本来は発生しないはずの納税義務を自ら申告してしまうことです。例えば、いくつかの登録フローで、誤って法人所得税や売上税のアカウントを登録してしまうことがあります。その州で収益が発生しないのであれば、それは悪いことではないかもしれないものの、複数の州で納税額ゼロの税務申告をする方法を考えなければならないことはもともと回避できる手間と言えます。

税金と雇用保険の口座登録の時期
支払いや申告の遅れによるペナルティを避けるためには、できるだけ早く必要な州税口座の登録を済ませておくことをお勧めします。

タイミングについてはいくつか注意点があります。

一部の機関では、従業員が働き始めるなど、一定の基準を満たすまで口座開設を許可しないところもあります。申請書を提出しても、数週間後に却下されることもあります。給与計算代行業者から「口座が開設されていないため、給与支払いがブロックされる」と言われ、非常に不便な思いをすることになります。

四半期末など、報告期間の境界で給与支払いを設定する場合は厄介です。納税義務が発生する可能性がありますが、口座開設に時間がかかるため、給与計算代行業者が前回の四半期報告書を提出していない可能性があります。給与計算プロバイダーによっては、税金の申告を代行してくれるところもありますが、通常は依頼する必要があり (費用を請求されることもあります)、場合によっては自分で手作業で行わなければなりません。

実住所: 従業員の住所を記載しても問題ない？
ほとんどの州では、従業員が働く場所の住所を聞いてきます。これはオフィス勤務の時代からの名残であり、すぐに変わることはないでしょう。その間、リモート企業は従業員の住所を記載することができますが、重要な手紙や通知が紛失してしまわないように、郵送先住所は会社の郵送先住所であることを確認しておく必要があります。

返金プロセスにかかる時間は？
口座開設には数日から数ヶ月かかることもあります。Mosey では、同じ州政府機関であっても、そのタイムラインには幅があります。この記事を書いている時点で、ワシントンの失業保険申請の未処理の案件 (バックログ) は 8 週間にも上ります。

口座閉鎖
ある州で従業員がいなくなった場合、口座を閉鎖することになりますが、閉鎖にはデメリットも伴います。第一に、口座を適切に閉鎖するのに時間がかかることがあります。第二に、その州で再び人を雇うことになった場合、口座を再開するための手続きは通常より厄介になります。

このような理由から、リモート新興企業は、将来その州で再び雇用する選択肢を残すために、口座を残しておく傾向があります。給与計算プロバイダーは通常、納税額ゼロ申告を無料で行ってくれるため、口座を残しておくのにコストはほとんどかかりません。

口座を閉鎖する場合は、以前開設した口座を管理する各機関が定める手続きに従う必要があります。各機関によって異なりますが、注意すべき点は以下の通りです：

• 口座残高の支払い
  
• 口座閉鎖を示す最終申告書の提出
  
• 口座停止のためのオンライン申請
  
• 書簡の送付
  

疑問がある場合は、州政府機関に直接電話で問い合わせると良いでしょう。

労災保険
ほとんどの州では、労災保険の加入が義務付けられています。完全なリモートワークで、全員が自宅のパソコンで仕事をしているような会社では無意味に聞こえるかもしれませんが、法律でそう決まっています。また、労災保険に加入していない場合の罰金も高額になる (特にニューヨーク州) ので、できるだけ早く加入することをお勧めします。

コンプライアンスを維持し、注意散漫や罰金を回避

コンプライアンスへの対応は、給与計算の設定だけはありません。企業が成長し、法律が改正されれば、コンプライアンスの義務も変わります。

リモートワークを導入する企業は、リスクを低く抑えるためにコンプライアンスに気を配る必要があります。対応が不十分だと、罰則や罰金、事態の収拾に多くの時間を費やすことになりかねません。

守るべきルールは無数にあるものの、大まかに以下のカテゴリーに分類されます：

• 給与関連の税金
  
• 人事・労働法
  
• 州務長官への登録
  
• 法人税および売上税
  

給与規則の変更

新規雇用者を複数の州で給与計算をするために必要なことはここまでで説明したものの、コンプライアンスを維持するために必要なことは他にもあります。従業員への源泉徴収や失業保険など、納付する税金は時間の経過とともに変化します。

給与支払い要件の中には、一定の基準を満たした場合にのみ適用されるものがあります。例えば、ニューヨークでは、大都市通勤交通移動税 (MCTMT) があり、これは、四半期に一定額の給与を支払った後、ニューヨーク市の特定の地域の従業員に対してのみ適用されます。閾値を超えると、企業は登録の上支払いを開始する必要があり、対応しない場合罰金支払いの対象となります。

多くの給与プロバイダーは、源泉徴収する税額はあなた自身による申告に基づいて対応します。そのため、源泉徴収漏れが発生しやすく、ペナルティーを課されやすいのです。

他の例としては、源泉徴収税があります。源泉徴収税額表は、その州で給与が増加するにつれて変動し、通常、四半期ごと、毎月、毎週、またはそれ以上となります。細心の注意を払っておかないと、見逃すことになります。

次に、失業保険税率ですが、これは通常、毎年更新されます。税率は変動するため、払い過ぎたり、最悪の場合、納税過少になり、利子付きで追徴課税されることもあります。

州政府機関からの通知や手紙を受け取るための準備をしっかり整えておく事で、これを回避できます。何か悪いことが起こると、郵便で通知が来る場合があるのです。

人事・労働法

法律が変われば遵守事項が変わり、中でも労働法は、複数の州にまたがる雇用主にとって現在最も変化の激しい分野となっています。罰金も増加し、罰則執行のレベルも上がっています。このため、リモートファースト企業にとって、労働法はますますリスクの高い分野となっており、各従業員の所在地におけるコンプライアンス要件に追いつくのは困難です

そのためにできることは？

あなたができる最善のことは、変更を監視し、州政府機関の更新に目を光らせることになります。外部顧問はこのサービスを有料で引き受けるものの、情報はあっという間に古くなってしまい得ます。コロラド州同一労働同一賃金法は、法律として署名された数ヶ月後に、雇用者向けに何度も明確化の変更を経ました。

家族休暇、差別撤廃、ハラスメント防止など、州ごとのポリシーに関しては、リモート企業の雇用主はカリフォルニア州やニューヨーク州のポリシーに照らし合わせることで、単純化することができます。これらの州は最も高い基準を設定する傾向があるため、これらの州の要件を満たすことで、従業員がいる他のそれほど厳しくない州の要件をほぼ満たすことになります。

必須給付の変更に注意しましょう。例えば、カリフォルニア州では最近、従業員 5 人以上の雇用主に対する退職計画給付が義務化されました。また、今後数年間で有給家族休暇や医療休暇に関する法律を導入する州も多数あります。

労働法に関する通知やポスターの掲示または配布してください。リモートワークの会社には休憩室に当たる場所がないとはいえ、義務的な通達やポスター掲示を遵守する必要があります (会社に小さな印刷物があったのを覚えていることでしょう)。必要なポスターをすべて揃え、従業員がデジタルで閲覧できるようにすることは、リスクを軽減する簡単な方法です。通知やポスターは随時更新されることも覚えておいてください。

登録と州務長官のコンプライアンス

より多くの場所で従業員を雇用するようになると、現地での登録先を検討する必要があります。ほとんどの州では、州外の雇用主の元で州内でリモートで働く従業員に関する明確な規定がないため、その州で事業登録を行い、その他の現地登録を行うかどうかを判断する必要があります。一般的には、在庫やオフィススペースの賃貸、従業員の雇用、展示会への参加など、事業と州の管轄区域との物理的なつながりを示す「ネクサス (nexus)」に該当する事業を行っている州では、登録が必要となります。

各州によって「ネクサス」の定義は異なりますが、遠隔地に従業員を抱える企業にとっては、リスクベースの判断となります。州務省に登録すべきであった旨の書簡が届いた場合、関連する罰則や罰金に対処する必要があります。一般に、罰金は、その州での活動期間や活動量 (従業員数や収益額など) に応じて増加します。

会計士や税務専門家の間では、アーリーステージのスタートアップ企業に自宅で働く従業員しか存在しない場合、州務省への登録をどのように考えるべきかについて意見が分かれています。しかし、ニュージャージー州のように、登録の理由としてリモートワークを特に呼びかけ始めている州もあります。

法人税および売上税

リモート新興企業にとって、州内に従業員や顧客がいるかどうかが、付加的な納税義務が決まる要因となり得ます。複数の州にまたがる雇用主としては、現在適用される可能性のある、または将来適用される可能性のある各種税金について認識しておくことが重要です。

法人所得税 (従業員の所得税の源泉徴収とは別) は、州務省への登録、物理的な存在、州内に所在する顧客からの収益によって発生します。

売上税や使用税は、その州に事業所があること、または「経済的ネクサス」と呼ばれる、その州での売上や取引の基準によって発生します。これはすぐに複雑化する可能性があるため、州内での収益拡大には注意が必要です。このプロセスを簡単にする Stripe や TaxJar などのツールが存在します。

リモートでビジネスを動かす: リモートチーム構築の戦略

もしあなたが起業したばかりであれば、生産性を高めるために最適化しながら、チームを立ち上げ、従業員のエンゲージメントを高めるのに役立つ簡単なフレームワークがここにあります。私は、Stripe のような企業や私自身のリモートファーストのスタートアップである Mosey でリモートチームを構築することで、このことを身をもって学びました。

• 重なり合う勤務時間を設定することで、当初はタイムゾーンを制限します。
  
• 企業文化の形成のため、四半期ごとに集まります。
  
• 生産性を高めるために、物事を文書化します。
  
• リモートの人材プールを広げます。
  
• コンプライアンスに則り常に整合性を保ちます。
  

まずは承認されたいくつかのタイムゾーンでリモートチームメンバーを雇用

誤解しないでほしいのですが、リモートワークは素晴らしいものです。しかしタイムゾーンの問題は常について回ります。頻繁にやり取りのある人たちと数時間を重なって過ごすために夜更かしや早起きにエネルギーを費やすのは、好ましくありません。すぐに燃え尽き症候群につながるでしょう。

私はまず、全従業員が最大でも 3 時間以内のタイムゾーンで働くというリモートワーク・ポリシーを制定することを提案します。3 時間の差であっても、ミーティングのスケジューリングは難しくなりますが、全員にとってより持続可能になります。

四半期ごとに集まる

リモートワーカーだからといって、直接顔を合わせることがないわけではありません。実際、最高のチームは少なくとも四半期ごとに集まっています。

顔を合わせて過ごす時間は、企業文化を築く上で重要です。チーム全員がお互いの関係を築くのに役立ちます。ホワイトボードを囲んで議論する方が、チームが問題を解決するのが簡単になります。

私の経験から、最も最適な期間は 3 日前後です。十分なディスカッションをし、チームでディナーを共にし、一緒に楽しむのに十分な日数と言えます。それ以下だと、期待したことをすべてカバーできません。それ以上だと、強制的な感じがしてしまいます。

文書化する

リモートチームにとって最も力強い実践は、文書化することです。このことについては 既にいろいろな場所で詳しく説明されている ものの、いくつかの実践的なルールを設けることで、文章によるコミュニケーションを企業文化に組み込むのに役立ちます。

1. 文書化することが全員に期待されていることを伝えてください。
   
2. バーチャルミーティングでは毎回議事録を取り、書記役を交代し、後で全員がアクセスできるように一か所 (Notion、Coda、E メールリストなど) で共有します。
   
3. スライドデッキを作ろうと考えているなら、メモで書きます (箇条書きではなく、短文形式で)。
   
4. 重要性の低いプロジェクトでない限り、概要を書くことから始め、非同期でコメントによるフィードバックを集め、決定が必要な場合のみミーティングを予定してください。
   
5. Slackで何度も質問に答えるのではなく、常にドキュメントにリンクして参照できるようにしておき、最新の状態に保つようにしてください。
   
6. 複数回言ったりやったりしたことは、文書化してください。
   

以上ですべてではないものの、早い段階でこの習慣を身につけることで、デフォルトのコミュニケーションパターンが非同期式になります。これは Zoom ミーティングよりもはるかに拡張性が高く、生産性も限りなく高くなります。

リモート人材の探索範囲を広げる

すでに多くの場所から同時に仕事できるシステムを構築しているのですから、リモート人材の幅を広げることで、最大限に活用してみてはいかがでしょうか。

複数の州で採用活動をしていると、様々な経歴や職歴の人がいることに気づきます。私が採用した最高水準のエンジニアたちの一部は、FAANG (MANGA ？) 出身ではなく、ヘルスケアコンサル、保険ソフトウェア会社、小規模な開発オフィス、時によっては鉄道業界出身だったこともあります。

本当に才能のある人はどこにでもたくさんいますが、見い出すためには見る側の目線を変える必要があるかもしれません。

コンプライアンスを常に把握

一度に多くの場所で業務を行うと、混乱は雪だるま式にあっという間に大きくなります。州当局から血圧を上げるような通知が必ず郵送されてきますが、問題解決に必要な情報を探し出すことができなければ、事態はさらに悪化します。

口座番号、ログイン、登録日、会社書類などを整理しておくことは、リモートファーストの会社を設立する際にはさらに重要です。各州のコンプライアンスに関連するすべての情報を保存する中心的な場所を整えておけば、後で非常に役に立ちます。

また、各地域と連邦レベルでの義務について、最新のコンプライアンスカレンダーを作成しておくとよいでしょう。これにより、税金、年次報告書、更新などを期限内に提出できるよう、十分な準備時間を確保できます。ただし、常に更新するようにしてください。(あえて推測するなら、罰則や罰金が課される場合、その大半は経営者は誠実ではあるものの、リマインダーの設定をしていなかったためであると思われます)。

まとめ

リモートワークの会社を設立する際には、考慮すべきことがたくさんあります。しかし、リモートワークのメリットはデメリットをはるかに上回り、しかもかなり容易になってきています。

複雑に聞こえるなら、Mosey をぜひお試しください。州のコンプライアンスは、ご自身で紐解く必要はありません。Mosey の専門知識と自動化により、アメリカのどの州でもビジネスを運営し、従業員を雇用し、コンプライアンスを維持することができます。(Stripe Atlas をご利用のお客様は、ダッシュボードの Perks セクションで Mosey の割引をご覧いただけます)