การเริ่มต้นธุรกิจระยะไกลมีข้อดีหลายประการ แต่ก็มีความซับซ้อนเช่นกัน ดังนั้นการสร้างธุรกิจอย่างระมัดระวังตั้งแต่ต้นจะช่วยให้คุณตระหนักถึงประโยชน์สูงสุดได้ขณะที่คุณกำลังเติบโต

สถานที่แต่ละแห่งที่บริษัทของคุณดำเนินธุรกิจอยู่อาจมีกฎที่แตกต่างกันสำหรับการจ้างงานและการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านภาษี กฎเหล่านี้จะเปลี่ยนไปเมื่อบริษัทของคุณเติบโตขึ้นและเมื่อกฎหมายมีการพัฒนา สิ่งสำคัญคือคุณต้องติดตามกฎเหล่านี้เพื่อหลีกเลี่ยงการละเมิดโดยไม่ได้ตั้งใจ และเพื่อให้แน่ใจว่าธุรกิจของคุณอยู่ในจุดที่สามารถเติบโตในระยะยาวได้ดีที่สุด

นี่คือคู่มือที่ดีที่สุดสำหรับผู้ก่อตั้งที่กำลังสร้างสตาร์ทอัพระยะไกลเป็นหลัก และต้องการหลีกเลี่ยงปัญหาน่าปวดหัวของการทำงานจากหลายพื้นที่

ผมจะอธิบายวิธีวางแผนธุรกิจ ระบบใดที่ควรใช้ และวิธีหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทั่วไป เป้าหมายของผมคือการช่วยคุณประหยัดเวลาจากสิ่งรบกวน ความสับสน และค่าปรับด้วยกลยุทธ์ที่คุณสามารถนำไปใช้ได้ตั้งแต่วันแรก

ผมเคยทำสิ่งผิดพลาดส่วนใหญ่ที่คุณกำลังจะอ่านมาหมดแล้ว และผมใช้เวลาเกือบทศวรรษในการสร้างผลิตภัณฑ์ที่ทลายกำแพงของการเริ่มต้นและการดำเนินธุรกิจได้สำเร็จ ผลิตภัณฑ์นั้นก็คือ Stripe Atlas และสตาร์ทอัพ Mosey ของผมนั่นเอง ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้เป็นไปตามข้อกำหนดของแต่ละพื้นที่

มาเริ่มจากจุดเริ่มต้นกันเลย

ก่อนการจัดตั้งบริษัท

สิ่งที่คุณทำได้ก่อนการจัดตั้งบริษัทเพื่อให้การบริหารบริษัทระยะไกลเต็มรูปแบบเป็นเรื่องง่ายที่สุดมีดังนี้

• เลือกชื่อธุรกิจที่เป็นเอกลักษณ์ไม่ซ้ำใคร
  
• ตั้งค่าระบบจดหมายและโทรศัพท์ออนไลน์
  
• ปฏิบัติตามข้อกำหนดของหน่วยงานราชการ
  

การตั้งชื่อบริษัท

การตั้งชื่อเป็นหนึ่งในการตัดสินใจแรกๆ สำหรับผู้ก่อตั้งและเป็นหนึ่งในการตัดสินใจที่ยากที่สุด สำหรับบริษัทระยะไกล การดำเนินงานจากหลายสถานที่ทำให้บริษัทเหล่านี้มักจะต้องจดทะเบียนในพื้นที่ ซึ่งจะเพิ่มขั้นตอนการทำงานให้มากขึ้นไปอีก ดังนั้นให้ตรวจสอบว่าชื่อบริษัทคุณไม่ซ้ำใครและพร้อมใช้งานในแต่ละรัฐในสหรัฐอเมริกาที่บริษัทดำเนินงาน

หากมีการใช้ชื่อบริษัทนี้แล้วในเขตอำนาจศาลอื่น บริษัทของคุณจะต้องเปลี่ยนชื่อหรือจดทะเบียน DBA (ชื่อที่ใช้ดำเนินงานของธุรกิจ) การจดทะเบียน DBA อาจใช้เวลานานและยุ่งยาก

การมีชื่อที่ไม่ซ้ำกับธุรกิจอื่นในพื้นที่ตั้งแต่แรกจึงเป็นเรื่องที่ง่ายกว่ามาก และก็ไม่ได้หมายความว่าผลิตภัณฑ์และเว็บไซต์ของคุณต้องจะต้องแตกต่างด้วย เพียงแต่ชื่อนิติบุคคลเท่านั้นที่ควรแตกต่าง

ตัวอย่างเช่น เมื่อตอนที่ผมเริ่มทำธุรกิจ Mosey เดิมทีเราจัดตั้งบริษัทด้วยชื่อ Mosey, Inc. แต่สุดท้ายผมเปลี่ยนเป็น Mosey Works, Inc. เพราะมีชื่อซ้ำในแคลิฟอร์เนีย และผมไม่อยากเสียเวลายื่น DBA ทุกที่ที่เราดำเนินธุรกิจ ผมเลยได้ประหยัดเวลาทำงานไป 2-3 วันต่อปีและลดค่าใช้จ่ายทางกฎหมายไปหลายพันดอลลาร์ และยังไม่นับความเบื่อหน่ายในการติดตามชื่อที่เหมาะสมจะใช้และต้องไม่ลืมต่ออายุอีก

ที่อยู่และธุรกิจระยะไกลเต็มรูปแบบ

ข้อมูลการจดทะเบียนธุรกิจกับภาครัฐและหน่วยงานราชการท้องถิ่นเกือบทั้งหมดต้องมีที่อยู่ ไม่ว่าจะเป็นที่อยู่จริง ที่อยู่ทางไปรษณีย์ และที่อยู่ของเจ้าของ ซึ่งเป็นปัญหาสำหรับธุรกิจที่ดำเนินงานระยะไกลเต็มรูปแบบเนื่องจากบริษัทไม่มีที่อยู่ถาวร กล่าวอีกนัยหนึ่งคือรัฐบาลไม่สามารถเป็นตัวแทนของ "ธุรกิจที่ตั้งอยู่บนอินเทอร์เน็ต" ได้

ปัญหานี้อาจนำไปสู่การติดต่อไปมาอย่างยาวนานไม่รู้จบ เว้นแต่คุณจะวางแผนล่วงหน้าให้ดี

คุณจัดการเรื่องที่อยู่ของธุรกิจระยะไกลเต็มรูปแบบอย่างไร

กำหนดที่อยู่ออนไลน์สำหรับใช้กับทุกที่ และพยายามอย่าเปลี่ยนแปลง เริ่มตั้งแต่ขั้นตอนการจัดตั้งบริษัทและที่อยู่ที่ IRS และสำนักงานเลขาฯ ในรัฐเดลาแวร์บันทึกไว้ (หากคุณเลือกจัดตั้งบริษัทที่นั่น)

ที่อยู่ออนไลน์

หน่วยงานราชการทุกแห่ง (และพาร์ทเนอร์ที่ไม่ใช่ภาครัฐจำนวนมาก) จะถามที่ตั้งบริษัทคุณ แล้วบริษัทที่ดำเนินงานจากระยะไกลอย่างเต็มรูปแบบควรเลือกที่อยู่จริงอย่างไร

แม้ว่าคุณจะสามารถระบุที่อยู่บ้านของหนึ่งในผู้ก่อตั้งได้ แต่ข้อเสียก็คือบริษัทเชื่อมโยงกับบ้านของผู้ก่อตั้ง และทำให้เกิดความซับซ้อนขึ้นได้หากผู้ก่อตั้งย้ายบ้านหรือหากคุณมีผู้ก่อตั้งกระจายหลายคนและจำเป็นต้องเลือกรัฐที่จะระบุ

ตามกฎทั่วไปสำหรับธุรกิจระยะไกล สำนักงานใหญ่ (HQ) จะต้อง 1) เป็นที่ใดก็ตามที่มีผู้ก่อตั้งรวมตัวอยู่สูงสุด หรือ 2) เป็นที่ที่มีซีอีโอ

เมื่อคุณกำหนดตำแหน่งของสำนักงานใหญ่แล้ว คุณจะสามารถกำหนดที่อยู่ออนไลน์ได้ ผู้ให้บริการที่อยู่ออนไลน์ส่วนใหญ่ เช่น Earth Class Mail จะให้คุณเลือกที่อยู่ในรัฐใดก็ได้ของสหรัฐอเมริกา คุณจึงสามารถเลือกที่อยู่ที่ตรงกับสำนักงานใหญ่ของคุณได้ จดหมายที่ส่งไปยังที่อยู่ออนไลน์ของคุณจะถูกสแกนหรือส่งไปยังที่อยู่สำหรับส่งต่อที่คุณสามารถเปลี่ยนแปลงได้ง่ายๆ (เช่น ที่อยู่บ้านของผู้ก่อตั้ง)

คุณสามารถใช้ที่อยู่ออนไลน์นี้เป็นทั้งที่อยู่จริงและที่อยู่สำหรับส่งไปรษณีย์ได้เมื่อจดทะเบียนกับหน่วยงานราชการ รวมถึงเมื่อคุณจัดตั้งบริษัทเป็นครั้งแรก ที่อยู่ออนไลน์มีข้อได้เปรียบกว่าการใช้ที่อยู่บ้านคือพนักงานและผู้ก่อตั้งสามารถย้ายตำแหน่งได้โดยไม่กระทบการรับจดหมายสำคัญของบริษัท ซึ่งต้องเปลี่ยนที่อยู่กับหน่วยงานราชการ หรือเพิ่มความเสี่ยงที่จะเกิดปัญหาไม่พึงประสงค์เกี่ยวกับภาษีในภายหลัง

ใช้กับทุกที่

สิ่งสำคัญคือคุณต้องใช้ที่อยู่เดียวกันอย่างสม่ำเสมอทุกครั้งที่ติดต่อกับหน่วยงานราชการ ใช้ที่อยู่นั้นในทุกแบบฟอร์มจดทะเบียน รวมถึงบอกนักบัญชี ทนายความ หรือใครก็ตามที่ทำอะไรให้กับบริษัทและต้องกรอกที่อยู่

วิธีนี้จะช่วยลดโอกาสที่คุณอาจพลาดจดหมายสำคัญ นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณไม่ต้องลำบากไปเปลี่ยนที่อยู่ในภายหลัง ซึ่งอาจใช้เวลานานเมื่อบริษัทคุณเติบโตขึ้น

พยายามอย่าเปลี่ยนที่อยู่

หากคุณใช้ที่อยู่ออนไลน์อย่างสม่ำเสมอ คุณจะสามารถหลีกเลี่ยงภาระไม่พึงประสงค์อย่างการเปลี่ยนที่อยู่ได้ การเปลี่ยนที่อยู่นั้นเป็นงานที่น่ารำคาญอยู่แล้ว แต่สำหรับธุรกิจระยะจะยิ่งยุ่งยากเป็นพิเศษและอาจมีผลกระทบต่อการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่สำคัญด้วย

ประการแรก การรวบรวมรายชื่อสถานที่ที่ใช้ที่อยู่เก่านั้นเป็นเรื่องยาก และต้องใช้ความพยายามเพียงเพื่อระบุว่าคุณต้องทำอะไรบ้าง

ประการที่สอง หน่วยงานของรัฐแต่ละแห่งจะต้องใช้ที่อยู่ใหม่เพื่อให้สามารถติดต่อคุณได้ อย่างไรก็ตาม เป็นเรื่องปกติที่แต่ละรัฐจะมีหน่วยงานท้องถิ่นมากถึง 4 หน่วยงานต่อรัฐ ดังนั้นจำนวนที่คุณต้องอัปเดตจึงเพิ่มขึ้นเร็วกว่าจำนวนรัฐที่บริษัทดำเนินงานอยู่ ตัวอย่างเช่น บริษัทที่มีพนักงานใน 5 รัฐมักจะติดต่อกับหน่วยงานราชการท้องถิ่น 15-20 แห่ง แต่ละหน่วยงานมีระบบการจดทะเบียนที่ไม่เหมือนกันและมีกระบวนการอัปเดตที่อยู่ที่แตกต่างกัน

ประการสุดท้าย ข้อกำหนดในการปฏิบัติตามกฎระเบียบอาจเปลี่ยนแปลงได้เช่นกัน ขึ้นอยู่กับประเภทของที่อยู่ที่เปลี่ยนแปลง เช่น หากที่อยู่จริงของคุณเปลี่ยนไป อาจทำให้ต้องทำตามข้อกำหนดด้านภาษีใหม่เนื่องจากมี "ความเชื่อมโยงทางกายภาพ" เราจะพูดถึงความเชื่อมโยงเพิ่มเติมในภายหลัง

บางแห่งยังคงต้องใช้ที่อยู่จริง "จริงๆ"

ที่อยู่ออนไลน์ช่วยแก้ปัญหาใหญ่สำหรับบริษัทระยะไกลได้ แต่บางครั้งที่อยู่จริงยังเป็นสิ่งที่ต้องมีอยู่ เช่น ในแคลิฟอร์เนีย คุณจะต้องระบุที่อยู่จริงในแคลิฟอร์เนียเมื่อจดทะเบียนเป็นธุรกิจนอกรัฐ โดยไม่อนุญาตให้ใช้กล่องจดหมายส่วนตัว รวมถึงที่อยู่ออนไลน์ส่วนใหญ่ คุณจะต้องใช้ที่อยู่บ้านสำหรับสถานการณ์เหล่านี้ แต่ข่าวดีก็คือคุณไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับจดหมาย เนื่องจากจะผ่านตัวแทนที่จดทะเบียน

หมายเลขโทรศัพท์

ธุรกิจต่างๆ เคยอาศัยโทรศัพท์บ้านเป็นช่องทางให้ผู้คนสามารถติดต่อได้ โดยคุณต้องโทรหาบริษัทโทรศัพท์เพื่อรับหมายเลขโทรศัพท์ที่กำหนดให้ หากคุณต้องย้ายออกนอกรหัสพื้นที่ปัจจุบัน คุณก็ต้องเปลี่ยนหมายเลขโทรศัพท์ (หรือซื้อหมายเลขพิเศษที่ขึ้นต้นด้วย 800)

ระบบราชการท้องถิ่นส่วนใหญ่จะต้องใช้หมายเลขโทรศัพท์ของธุรกิจ แต่มีน้อยมากที่จะโทรหาคุณจริงๆ และโดยทั่วไปแล้ว หน่วยงานราชการชอบส่งจดหมายจริงถึงคุณมากกว่า ผมนับด้วยมือเดียวได้เลยว่าเคยรับสายจากหน่วยงานราชการกี่ครั้ง

เช่นเดียวกับที่อยู่ออนไลน์ การมีหมายเลขโทรศัพท์ออนไลน์ช่วยให้ง่ายต่อการแยกข้อมูลติดต่อของธุรกิจออกจากข้อมูลติดต่อส่วนตัวของคุณ ผู้ให้บริการ เช่น Grasshopper จะให้หมายเลขโทรศัพท์ออนไลน์ที่คุณสามารถกำหนดเส้นทางการโทรจากที่ไหนไปหาใครก็ได้ คุณจึงรับสายได้ง่ายๆ ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหน แม้แต่ต่างประเทศ หากคุณเปลี่ยนหมายเลขโทรศัพท์ส่วนตัวหรือในกรณีที่ผู้รับสายควรเป็นคนอื่น ก็ไม่ใช่เรื่องใหญ่หากคุณมีหมายเลขโทรศัพท์ออนไลน์

การตั้งค่าหมายเลขโทรศัพท์ออนไลน์นี้สามารถช่วยให้คุณไม่ต้องปวดหัวในระยะยาว มีครั้งหนึ่งที่ผมต้องยืนยันธุรกรรมธนาคารที่สำคัญขณะเดินทางไปต่างประเทศ แต่ธนาคารติดต่อผมได้เฉพาะจากหมายเลขโทรศัพท์ธุรกิจที่พวกเขาบันทึกไว้ โชคดีที่หมายเลขนี้สามารถต่อสายผ่านหมายเลขโทรศัพท์ออนไลน์มาที่โทรศัพท์มือถือของผมได้

หลังการจัดตั้งบริษัท

หลังจากจัดตั้งบริษัทแล้ว ยังมีงานดูแลพื้นฐานที่ต้องทำอีกสองสามอย่าง เนื่องจากบริษัทระยะไกลจะดำเนินงานในหลายพื้นที่เมื่อเวลาผ่านไป คุณจึงต้องเริ่มคิดถึงความเสี่ยงในการปฏิบัติตามข้อกำหนด

• จดทะเบียนในท้องถิ่น
  
• สร้างบัญชีเงินเดือน
  
• ติดตามการปฏิบัติตามข้อกำหนดของแต่ละพื้นที่
  

การจดทะเบียนในท้องถิ่นในสหรัฐอเมริกา

คุณอาจต้องจดทะเบียนในท้องถิ่น เว้นแต่ผู้ก่อตั้งจะอยู่ในรัฐเดียวกับที่จัดตั้งบริษัท (รัฐเดลาแวร์สำหรับบริษัท Stripe Atlas ทั้งหมด)

แม้ว่าสำหรับบริษัทต่างๆ จะเป็นเช่นนี้ แต่สำหรับบริษัทระยะไกลเต็มรูปแบบ จะซับซ้อนกว่าเล็กน้อย โดยจะต้องพิจารณาจดทะเบียนกับสำนักงานเลขาฯ ในรัฐใดก็ตามที่สำนักงานใหญ่ของบริษัทตั้งอยู่ รวมถึงต้องตรวจสอบว่าจำเป็นต้องจดทะเบียนระดับเมืองด้วยหรือไม่ (เช่น ในซานฟรานซิสโก)

การจดทะเบียนเป็นธุรกิจนอกรัฐ (คุณสมบัติต่างประเทศ)

ในสหรัฐอเมริกา ทุกรัฐมีกฎควบคุมธุรกิจที่ดำเนินงานภายในเขตแดนของรัฐนั้นๆ สำนักงานเลขาฯ ของรัฐจะติดตามธุรกิจเหล่านี้และพิจารณาว่าคุณกำลัง "ทำธุรกิจ" ในรัฐอยู่หรือไม่ บางรัฐพิจารณาว่าการมีตัวตนทางกายภาพ เช่น การให้พนักงานทำงานจากที่บ้านหรือพื้นที่สำนักงานจริง ถือเป็นการทำธุรกิจ ส่วนรัฐอื่นๆ ถือว่าการที่พนักงานรับคำสั่งซื้อ (การขายหรือแม้แต่การเข้าร่วมงานแสดงสินค้า) เป็นการทำธุรกิจ

ขอแนะนำให้จดทะเบียนกับสำนักงานเลขาฯ เป็นธุรกิจนอกรัฐ (เรียกว่า "คุณสมบัติต่างประเทศ") ในรัฐใดก็ตามที่สำนักงานใหญ่ของบริษัทตั้งอยู่ เช่น หากบริษัทจัดตั้งเป็นบริษัทประเภท C ในรัฐเดลาแวร์และผู้ก่อตั้งมีสำนักงานใหญ่ในแคลิฟอร์เนีย พวกเขาจะจดทะเบียนกับสำนักงานเลขาฯ ในแคลิฟอร์เนีย

นี่คือส่วนที่มีความซับซ้อนของกฎหมายและกฎหมายภาษี บริษัทระยะไกลควรปรึกษาทนายความและนักบัญชีเมื่อคุณขยับขยายเติบโต

วิธีจดทะเบียนกับสำนักงานเลขาฯ
โดยทั่วไปการจดทะเบียนกับสำนักงานเลขาฯ มี 3 ส่วนหลักที่พบได้บ่อยที่สุด ได้แก่ ใบรับรองสถานะความน่าเชื่อถือ ตัวแทนที่จดทะเบียน และหนังสือรับรองอำนาจ ทั้งนี้ ข้อกำหนดอาจแตกต่างกันไปในแต่ละรัฐ

รัฐส่วนใหญ่กำหนดให้มีใบรับรองสถานะความน่าเชื่อถือที่รัฐหลักของคุณเพิ่งออกให้ (รัฐเดลาแวร์สำหรับบริษัท Stripe Atlas) โดยพื้นฐานแล้ว นี่คือสิ่งที่สำนักงานเลขาฯ ของรัฐหลักกำหนดให้คุณต้องมีเพื่อให้ตรงตามข้อกำหนดของรัฐ เพื่อให้สำนักงานเลขาฯ ของรัฐใหม่ที่คุณจดทะเบียนมั่นใจได้ว่าคุณจะดำเนินงานตามข้อกำหนดในรัฐดังกล่าวเช่นกัน คุณใช้ใบรับรองเดียวกันสำหรับหลายรัฐได้ แต่รัฐส่วนใหญ่กำหนดให้ใบรับรองต้องออกภายใน 30-90 วันที่ผ่านมา

คุณสามารถรับใบรับรองสถานะความน่าเชื่อถือได้โดยยื่นแบบฟอร์มกับสำนักงานเลขาฯ (ในรัฐเดลาแวร์จะขอผ่านบริการ eCorp) แบบฟอร์มจะส่งถึงคุณทางไปรษณีย์ และโดยปกติ คุณจะสามารถจ่ายเงินเพื่อเร่งการจัดส่งได้

ถัดไป คุณจะต้องมีตัวแทนที่จดทะเบียน ตัวแทนที่จดทะเบียนจะรับจดหมายในนามของคุณและส่งต่อให้คุณ แต่ละรัฐมีรายชื่อตัวแทนที่จดทะเบียนที่ยอมรับ และมีผู้ให้บริการระดับประเทศที่สามารถใช้กับทุกรัฐได้

คุณอาจคิดว่า "ทำไมไม่ใช้ที่อยู่ออนไลน์ล่ะ" ตัวแทนที่จดทะเบียนมีสถานะพิเศษที่ได้รับการรับรองจากสำนักงานเลขาฯ และต้องมีสถานที่ตั้งทางกายภาพที่เปิดให้บริการในช่วงเวลาทำการ

สุดท้าย มีเอกสารที่ต้องยื่นสำหรับหนังสือรับรองอำนาจ (ชื่อที่แน่นอนของการจดทะเบียนจะแตกต่างกันไปในแต่ละรัฐ) คุณจะกรอกแบบฟอร์มและส่งเอกสารกระดาษที่จำเป็นทั้งหมดพร้อมด้วยเช็คผ่านบริการไปรษณีย์เพื่อยื่นเอกสารให้เสร็จสมบูรณ์ หากทุกอย่างเป็นไปด้วยดี คุณจะได้รับการยืนยัน (อีกครั้งทางไปรษณีย์) ในอีกไม่กี่สัปดาห์ต่อมา

สิ่งอื่นๆ ที่ควรระวัง

• บางรัฐมีขั้นตอนเพิ่มเติมที่คุณต้องทำเมื่อผ่านขั้นตอนการสมัครแล้ว เช่น ในเพนซิลเวเนีย คุณต้องเผยแพร่ประกาศในหนังสือพิมพ์ท้องถิ่น 2 ฉบับ
  
• บางรัฐต้องการสำเนาหนังสือสำคัญการจดทะเบียน ซึ่งคุณจะต้องขอจากรัฐหลักของคุณ
  

การรักษาความน่าเชื่อถือในรัฐ
เมื่อจดทะเบียนธุรกิจแล้ว คุณจะต้องรักษาการสถานะการจดทะเบียนนี้ไว้ เมื่อธุรกิจเสีย "สถานะความน่าเชื่อถือ" ธุรกิจอาจถูกลงโทษหรือสูญเสียสิทธิพิเศษในรัฐ (เช่น การฟ้องร้อง) และอาจมีกระบวนการคืนสถานะที่ยุ่งยาก (รวมถึงการจดทะเบียนใหม่อีกครั้ง)

การรักษาสถานะความน่าเชื่อถือจะแตกต่างกันไปในแต่ละรัฐ แต่โดยทั่วไปจะรวมถึงรายงานประจำปีและการคืนภาษีแฟรนไชส์หรือภาษีนิติบุคคล Atlas มีพาร์ทเนอร์เจ้าหน้าที่ด้านภาษีและคู่มือที่สามารถช่วยคุณเรื่องการคืนภาษีได้

สิ่งที่ควรระวัง

• วันครบกำหนดสำหรับรายงานประจำปีจะแตกต่างกันไปในแต่ละรัฐ ซึ่งบางครั้งขึ้นอยู่กับวันที่คุณจดทะเบียน และบางครั้งก็ขึ้นอยู่กับปีปฏิทิน สิ่งสำคัญคือคุณต้องตรวจสอบวันที่และอย่าลืมยื่นให้ตรงเวลา
  
• บางรัฐมีข้อกำหนดในการรายงานอื่นๆ ด้วย เช่น แคลิฟอร์เนียกำหนดให้ยื่นเอกสารรายงานข้อมูลภายใน 90 วันนับจากวันที่จดทะเบียน
  

การจดทะเบียนกับเมืองต่างๆ

นอกจากหน่วยงานทั่วทั้งรัฐแล้ว บางเมือง (เช่น ซานฟรานซิสโก) กำหนดให้ธุรกิจที่มีกิจกรรมใดๆ ในเมืองนั้นต้องจดทะเบียนธุรกิจ โดยทั่วไปจะมีการต่ออายุรายปีหรือภาษีนิติบุคคลที่ต้องจ่ายเพื่อรักษาสถานะการจดทะเบียน

นี่เป็นข้อเตือนใจที่ดีว่ารัฐ เมือง หรือเคาน์ตีแทบทุกแห่งสามารถบังคับใช้กฎกับกิจกรรมทางธุรกิจในเขตอำนาจศาลของตนได้

การตั้งระบบบัญชีเงินเดือนสำหรับทีมผู้ก่อตั้ง

เมื่อคุณพร้อมที่จะนำทีมผู้ก่อตั้งและพนักงานชุดแรกของคุณเข้าสู่ระบบเงินเดือนแล้ว การดำเนินธุรกิจก็จะซับซ้อนขึ้นอีกระดับ หัวข้อนี้จะเน้นที่การจ้างงานและภาษีของสหรัฐอเมริกาเป็นหลัก

• เลือกผู้ให้บริการบัญชีเงินเดือนที่ตรงกับประเภทของพนักงานที่คุณต้องการจ้าง
  
• จดทะเบียนบัญชีภาษีและประกันภัยที่เหมาะสมในแต่ละแห่ง
  
• ปฏิบัติตามข้อกำหนดอย่างต่อเนื่องอยู่เสมอในด้านบัญชีเงินเดือน ทรัพยากรบุคคล และภาษี
  

ข้อควรพิจารณา

• โดยทั่วไป สถานที่ทำงานของพนักงานจะเป็นตัวกำหนดว่าต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดใด
  
• หากสถานที่ทำงานของใครบางคนเปลี่ยนไป คุณจะต้องแน่ใจว่าได้ตั้งค่าบัญชีเงินเดือนในสถานที่นั้นอย่างถูกต้อง ซึ่งระบบบัญชีเงินเดือนในปัจจุบันค่อนข้างง่ายสำหรับพนักงานในการเปลี่ยนที่อยู่ ดังนั้นคุณอาจต้องการมีนโยบายเพื่อให้แน่ใจถึงการป้องกันปัญหาด้านภาษี
  

การเลือกผู้ให้บริการบัญชีเงินเดือน

บัญชีเงินเดือนอาจซับซ้อน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณตั้งค่าเป็นครั้งแรกกับพนักงานในหลายรัฐของสหรัฐอเมริกาหรือหลายประเทศ

วิธีที่คุณจ่ายเงินให้พนักงานระยะไกลอาจแตกต่างกันไปตามประเภทของการจ้างงาน (ผู้รับจ้างอิสระ พนักงานประจำ หรือพนักงาน W-2 อื่นๆ) และพนักงานอยู่ต่างประเทศหรือไม่

เราขอแนะนำให้ใช้ Gusto หรือ Rippling เพื่อดำเนินงานบัญชีเงินเดือนในหลายรัฐ หรือบริษัทที่ให้บริการบริหารงานบุคคล (Professional Employer Organization หรือ PEO) เช่น Justworks หรือ Sequoia One (เราจะพูดถึงความแตกต่างเพิ่มเติมในภายหลัง)

การจ่ายเงินให้ผู้รับจ้างอิสระ
ผู้รับจ้างอิสระเป็นกรณีที่ง่ายที่สุดในการจ่ายเงินให้คนที่ทำงานในสถานที่ต่างๆ เพราะโดยทั่วไปแล้ว ผู้รับจ้างมีหน้าที่รับผิดชอบในการจ่ายภาษีการประกอบอาชีพอิสระ ไม่ใช่นายจ้าง

"ผู้รับจ้างอิสระ" เป็นคำศัพท์ทางกฎหมายสำหรับผู้ประกอบอาชีพอิสระที่ทำงานโดยไม่อยู่ในการควบคุมของนายจ้าง โดยทั่วไปแล้ว การร่วมงานกันจะมีขอบเขตเป็นโครงการ มีระยะสั้น และได้รับค่าตอบแทนตามตารางการจ่ายเงินที่ตกลงร่วมกัน

คำเตือน: การจำแนกประเภทพนักงานผิดอาจมีบทลงโทษและค่าปรับร้ายแรง คุณสามารถลดความเสี่ยงได้โดยใช้เทมเพลตสัญญาจ้างที่ปรึกษาจากสำนักงานกฎหมายที่เชื่อถือได้ (ดูเทมเพลตได้ในแดชบอร์ด Stripe Atlas) และทำตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการการทำงานจากระยะไกล

ผู้ให้บริการบัญชีเงินเดือนเกือบทั้งหมดสามารถจัดการการชำระเงินให้กับผู้รับจ้างได้แม้กระทั่งในระดับระหว่างประเทศ จึงเป็นวิธีเริ่มต้นที่ไม่ยุ่งยากเลย

แม้ว่าการทำสัญญาจะสะดวก แต่ผู้มีความสามารถระดับสูงมักจะต้องการเป็นพนักงานประจำที่มีเงินเดือน สวัสดิการ และกรรมสิทธิ์หุ้น

การจ่ายเงินให้พนักงานประจำ
พนักงานประจำ ซึ่งบางครั้งเรียกว่าพนักงาน W-2 มีข้อกำหนดเพิ่มเติมเมื่อเทียบกับผู้รับจ้างอิสระ คุณจะต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย จ่ายภาษีนายจ้าง และทำประกันภาคบังคับ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับรัฐ

ผู้ให้บริการบัญชีเงินเดือนส่วนใหญ่ในสหรัฐอเมริกาสามารถสนับสนุนพนักงานประจำที่อยู่ในหลายรัฐได้ เราขอแนะนำโซลูชันซอฟต์แวร์ เช่น Gusto และ Rippling นอกจากนี้ยังมี PEO ที่สามารถช่วยคุณจ้างบริการภายนอกเพื่อทำตามภาระผูกพันในการจ้างงานบางอย่าง (โดยมีข้อยกเว้นชัดเจน) เช่น Justworks และ Sequoia One

บัญชีเงินเดือนเทียบกับ PEO
หลักๆ แล้วผู้ให้บริการบัญชีเงินเดือนเป็นแพลตฟอร์มซอฟต์แวร์ที่คำนวณและยื่นภาษีเงินเดือนให้คุณ

เมื่อก่อนธุรกิจจะต้องคำนวณทุกอย่างเองและยื่นเอกสารแบบแสดงรายการภาษีและรายงานทางไปรษณีย์ไปยังหน่วยงานที่เหมาะสม ในปัจจุบัน ผู้ให้บริการบัญชีเงินเดือนหลายรายสามารถทำงานนี้แบบอัตโนมัติให้คุณและรวมประกันสุขภาพและประกันค่าชดเชยแรงงาน

PEO ดำเนินงานตามรูปแบบที่แตกต่างกันซึ่งสามารถลดภาระงานเอกสารบางอย่างที่จำเป็นสำหรับนายจ้างได้ เช่น ในหลายรัฐ การใช้ PEO หมายความว่าคุณไม่จำเป็นต้องลงทะเบียนบัญชีภาษีหรือตั้งกรมธรรม์ประกันภัยของคุณเอง PEO ยังเสนอแผนประกันสุขภาพที่ดีกว่าโดยการรวมลูกค้าทั้งหมดไว้ในนโยบาย "หลัก" ไม่กี่นโยบาย ทำให้สามารถเจรจาต่อรองอัตราที่ดีกว่ากับผู้ให้บริการได้

PEO สามารถลดภาระงานบางส่วนในการจ้างงานคนในหลายรัฐได้ แต่ไม่ใช่ทั้งหมด เพราะมีรัฐที่กำหนดให้ธุรกิจต้อง "รายงานข้อมูลลูกค้าเอง" อยู่ 20-30 รัฐ ซึ่งคุณจะต้องลงทะเบียนบัญชีของคุณเองโดยขึ้นอยู่กับ PEO ที่คุณใช้ คุณยังคงต้องปฏิบัติตามกฎหมายที่เกี่ยวข้อง โดยเฉพาะอย่างยิ่ง PEO ไม่ได้ช่วยในการปฏิบัติตามข้อกำหนดและภาษีขององค์กร

โดยทั่วไป PEO มีราคาแพงกว่าผู้ให้บริการบัญชีเงินเดือน (หลายร้อยดอลลาร์ต่อพนักงานเมื่อเทียบกับหลักสิบดอลลาร์) และสตาร์ทอัพที่เติบโตอย่างรวดเร็วมักจะเลิกใช้ PEO อยู่ดีหลังจากมีพนักงาน 50-100 คน

การตั้งระบบบัญชีเงินเดือนสำหรับพนักงานระยะไกล

ในการใช้ผู้ให้บริการบัญชีเงินเดือนเพื่อจ้างและจ่ายเงินให้พนักงานประจำ คุณจะต้องจดทะเบียนบัญชีภาษีของรัฐที่ถูกต้อง ทำประกันภาคบังคับ และทำตามข้อกำหนดเฉพาะอื่นๆ ของรัฐนั้น หากคุณใช้ PEO คุณจะต้องตรวจสอบกับพวกเขาทุกครั้ง เนื่องจากกฎสำหรับส่วนของระบบบัญชีเงินเดือนที่ PEO ครอบคลุมจะแตกต่างกันไปในแต่ละรัฐ

การจดทะเบียน
ทุกรัฐมีชุดบัญชีที่แตกต่างกัน แต่โดยทั่วไปแล้ว คุณจะต้องจดทะเบียนภาษีหัก ณ ที่จ่าย (ภาษีเงินได้ของรัฐหรือ SIT) และประกันการว่างงานของรัฐ (SUI) ในบางรัฐ เช่น วอชิงตัน จะมีการลาหยุดงานแบบรับเงินเดือนเพื่อดูแลครอบครัวหรือปัญหาสุขภาพ (PFML) และประกันค่าชดเชยแรงงานของรัฐด้วย

การจดทะเบียนแต่ละครั้งเป็นไปตามกระบวนการที่แตกต่างกันและโดยทั่วไปจะดำเนินการโดยหน่วยงานของรัฐที่แตกต่างกัน เช่น กรมสรรพากรในรัฐอาจออกบัญชีภาษีหัก ณ ที่จ่าย แต่กระทรวงแรงงานอาจออกบัญชีประกันการว่างงาน บางรัฐพยายามทำให้ง่ายขึ้นด้วยการใช้กระบวนการเดียวสำหรับหลายบัญชี (เช่น รัฐโคโลราโดและนิวยอร์ก)

ความเข้าใจผิดเกี่ยวกับการใช้ PEO คือคุณสามารถหลีกเลี่ยงการจดทะเบียนได้ จริงๆ แล้วมี 20-30 รัฐที่กำหนดให้ธุรกิจต้อง "รายงานข้อมูลลูกค้าเอง" ซึ่งหมายความว่าคุณจะต้องเปิดบัญชีภาษีบางอย่างด้วยตัวเอง ซึ่งรายชื่อรัฐที่คุณต้องรายงานข้อมูลลูกค้าเองก็แตกต่างกันไปตาม PEO เช่นกัน และบางรัฐ เช่น วอชิงตัน โอไฮโอ แมสซาชูเซตส์ และอื่นๆ ก็มีกรมธรรม์ประกันค่าชดเชยแรงงานของรัฐนั้นๆ เองซึ่งไม่สามารถให้ผ่าน PEO ได้

ปัญหาทั่วไปสำหรับบริษัทระยะไกลที่จดทะเบียนในหลายรัฐคือบริษัทสามารถจดทะเบียนภาระผูกพันทางภาษีที่ตนอาจไม่มีได้ง่ายๆ เช่น ในขั้นตอนการจดทะเบียนบางขั้นตอน คุณอาจจดทะเบียนบัญชีภาษีเงินได้นิติบุคคลและภาษีการขายโดยไม่ได้ตั้งใจได้ นี่อาจไม่แย่นักหากคุณไม่มีรายได้ในรัฐ แต่การหาวิธียื่นแบบแสดงรายการภาษีเป็นศูนย์ในหลายรัฐนั้นเสียเวลาอย่างยิ่ง และสามารถหลีกเลี่ยงได้

เมื่อใดที่ควรจดทะเบียนบัญชีภาษีและบัญชีประกันการว่างงาน
เพื่อหลีกเลี่ยงบทลงโทษอันเนื่องมาจากการชำระเงินหรือรายงานล่าช้า จะดีที่สุดถ้าคุณจดทะเบียนบัญชีภาษีของรัฐที่จำเป็นโดยเร็วที่สุด

มีข้อควรระวังเกี่ยวกับเวลาอยู่บางประการ

หน่วยงานบางแห่งจะไม่อนุญาตให้คุณเปิดบัญชีจนกว่าจะตรงตามเกณฑ์บางประการ เช่น พนักงานเริ่มทำงานแล้ว บางหน่วยงานจะอนุญาตให้คุณส่งใบสมัครแล้วปฏิเสธคุณหลังผ่านไปหลายสัปดาห์ นี่อาจนำไปสู่ประสบการณ์น่าหงุดหงิดที่ผู้ให้บริการบัญชีเงินเดือนบอกคุณว่าบัญชีเงินเดือนจะถูกบล็อกเนื่องจากบัญชีไม่ได้เปิดอยู่

นี่อาจเป็นเรื่องยุ่งยากหากคุณกำลังตั้งค่าบัญชีเงินเดือนที่มีขอบเขตรอบระยะเวลารายงาน เช่น สิ้นไตรมาส คุณอาจต้องรับผิดชอบในการชำระภาษี แต่เนื่องจากการเปิดบัญชีอาจใช้เวลา ผู้ให้บริการบัญชีเงินเดือนของคุณอาจไม่ยื่นรายงานประจำไตรมาสก่อนหน้า แม้ว่าผู้ให้บริการบัญชีเงินเดือนบางรายจะสามารถยื่นภาษีคืนให้คุณได้ แต่โดยทั่วไปแล้วคุณจำเป็นต้องขอเอง (บางครั้งอาจถูกเรียกเก็บเงิน) และในบางกรณี คุณจะต้องดำเนินการด้วยตนเอง

ตำแหน่งที่ตั้งทางกายภาพ: คุณระบุที่อยู่ของพนักงานได้หรือไม่
รัฐส่วนใหญ่จะขอที่อยู่จริงที่พนักงานจะทำงาน นี่เป็นขั้นตอนที่หลงเหลือมาจากการทำงานในสำนักงาน ซึ่งไม่น่าจะเปลี่ยนแปลงในเร็วๆ นี้ ในระหว่างนี้ บริษัทระยะไกลสามารถระบุที่อยู่ของพนักงานได้ แต่ต้องแน่ใจว่าที่อยู่ทางไปรษณีย์เป็นที่อยู่ทางไปรษณีย์ของธุรกิจ ซึ่งควรเป็นที่อยู่ออนไลน์ตามที่กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ เพื่อไม่ให้จดหมายและประกาศสำคัญสูญหาย

ใช้เวลานานแค่ไหน
การเปิดบัญชีอาจใช้เวลาตั้งแต่ 2-3 วันไปจนถึงหลายเดือน ที่ Mosey ระยะเวลาที่เราใช้นั้นหลากหลาย แม้จะอยู่ในหน่วยงานของรัฐเดียวกัน ในขณะที่เขียนอยู่ในปัจจุบันนี้ การสมัครประกันการว่างงานในวอชิงตันมีความล่าช้า 8 สัปดาห์

การปิดบัญชี
หากคุณไม่มีพนักงานในรัฐอีกต่อไป คุณอาจอยากปิดบัญชี แต่การปิดบัญชีมีข้อเสียอยู่บ้าง ประการแรก อาจใช้เวลาสักครู่ในการปิดบัญชีอย่างถูกต้อง ประการที่สอง หากคุณต้องจ้างคนในรัฐนั้นอีกครั้ง คุณจะต้องผ่านกระบวนการที่ยากขึ้นเพื่อเปิดบัญชีอีกครั้ง

ด้วยเหตุนี้ สตาร์ทอัพระยะไกลจึงมักเปิดบัญชีไว้เพื่อเก็บตัวเลือกในการจ้างงานอีกครั้งในรัฐนั้นในอนาคต โดยทั่วไปแล้ว ผู้ให้บริการบัญชีเงินเดือนจะยื่นแบบแสดงรายการภาษีเป็นศูนย์ให้คุณฟรี ดังนั้นการเปิดบัญชีไว้จึงมีค่าใช้จ่ายน้อยมาก

หากคุณตัดสินใจปิดบัญชี คุณจะต้องทำตามขั้นตอนที่กำหนดโดยแต่ละหน่วยงานที่ดูแลบัญชีที่คุณเปิดไว้ก่อนหน้านี้ แม้ว่าแต่ละหน่วยงานจะแตกต่างกัน แต่สิ่งที่ควรระวังมีดังนี้

• การชำระยอดคงเหลือที่มีอยู่ในบัญชีของคุณ
  
• การยื่นแบบแสดงรายการครั้งสุดท้ายเพื่อระบุว่าควรปิดบัญชี
  
• ใบสมัครออนไลน์สำหรับการปิดใช้งานบัญชี
  
• การส่งจดหมาย
  

หากมีข้อสงสัย ควรติดต่อหน่วยงานของรัฐโดยตรงทางโทรศัพท์

ประกันภัยชดเชยแรงงาน
รัฐส่วนใหญ่กำหนดให้มีการคุ้มครองประกันภัยชดเชยแรงงาน ซึ่งอาจฟังดูไม่สมเหตุสมผลสำหรับบริษัทระยะไกลที่ทุกคนทำงานจากคอมพิวเตอร์ที่บ้าน แต่นี่คือกฎหมาย บทลงโทษสำหรับการไม่มีประกันภัยชดเชยแรงงานนั้นอาจสูงทีเดียว (หมายถึงนิวยอร์กนั่นแหละ) ดังนั้นจึงเป็นการดีที่สุดที่จะรับความคุ้มครองโดยเร็วที่สุด

ปฏิบัติตามข้อกำหนดและหลีกเลี่ยงสิ่งรบกวนหรือค่าปรับ

การปฏิบัติตามข้อกำหนดไม่ได้จบลงด้วยการตั้งระบบบัญชีเงินเดือน ภาระผูกพันในการปฏิบัติตามข้อกำหนดจะเปลี่ยนไปเมื่อบริษัทของคุณเติบโตขึ้นและเมื่อกฎหมายเปลี่ยนแปลง

บริษัทที่ยอมรับการทำงานระยะไกลจำเป็นต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดอย่างชาญฉลาดเพื่อลดความเสี่ยง มิฉะนั้น อาจจบลงด้วยบทลงโทษ ค่าปรับ และเวลามากมายที่เสียไปกับการแก้ไขสิ่งต่างๆ ให้ถูกต้อง

แม้ว่าจะมีกฎหลายพันข้อที่ต้องปฏิบัติตาม แต่ก็จัดอยู่ในหมวดหมู่ต่อไปนี้โดยประมาณ

• ภาษีที่เกี่ยวข้องกับเงินเดือน
  
• กฎหมายทรัพยากรบุคคลและแรงงาน
  
• การจดทะเบียนกับสำนักงานเลขาฯ
  
• ภาษีนิติบุคคลและภาษีการขาย
  

การเปลี่ยนกฎการจ่ายเงินเดือน

เราได้พูดคุยกันไปแล้วเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องทำเพื่อให้พนักงานใหม่ได้รับเงินเดือนในหลายรัฐ แต่ก็ยังมีอีกหลายสิ่งที่ต้องทำเพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนด ภาษีต่างๆ ที่จ่าย เช่น การหักเงินได้ ณ ที่จ่ายสำหรับพนักงานหรือประกันการว่างงาน สามารถเปลี่ยนแปลงได้เมื่อเวลาผ่านไป

ข้อกำหนดการจ่ายเงินเดือนบางอย่างจะมีผลบังคับใช้หลังจากผ่านเกณฑ์ที่กำหนดแล้วเท่านั้น เช่น ในนิวยอร์ก มีภาษีการคมนาคมขนส่งโดยสารในมหานคร (MCTMT) ซึ่งจะมีผลบังคับใช้หลังจากการจ่ายเงินเดือนจำนวนหนึ่งในไตรมาสปฏิทินเท่านั้น และสำหรับพนักงานในบางพื้นที่ของนครนิวยอร์กเท่านั้น เมื่อเกินเกณฑ์แล้ว ธุรกิจจำเป็นต้องจดทะเบียนและเริ่มจ่ายหรือต้องเสียค่าปรับ

น่าเสียดายที่ผู้ให้บริการบัญชีเงินเดือนหลายรายต้องให้คุณบอกเองว่าคุณต้องการหักภาษี ณ ที่จ่ายอะไรบ้าง จึงทำให้เกิดข้อผิดพลาดและได้รับบทลงโทษได้ง่าย

ตัวอย่างอื่นๆ ได้แก่ ตารางภาษีหัก ณ ที่จ่าย ซึ่งสามารถเปลี่ยนแปลงได้เมื่อเงินเดือนเพิ่มขึ้นในรัฐ โดยปกติจะตั้งแต่รายไตรมาสเป็นรายเดือนไปจนถึงรายสัปดาห์หรือมากกว่านั้น หากคุณไม่ได้ใส่ใจอย่างใกล้ชิด ก็อาจพลาดได้ง่าย

จากนั้นก็มีอัตราภาษีประกันการว่างงาน ซึ่งโดยทั่วไปจะอัปเดตทุกปี เนื่องจากอัตราเปลี่ยนไป คุณอาจจ่ายเงินมากเกินไป หรือแย่กว่านั้นคือจ่ายน้อยเกินไปและค้างชำระภาษีพร้อมดอกเบี้ย

ด้วยเหตุนี้ การมีระบบที่ดีสำหรับรับการแจ้งเตือนและจดหมายจากหน่วยงานของรัฐจึงสามารถช่วยชีวิตได้ เมื่อมีสิ่งเลวร้ายเกิดขึ้น คุณก็อาจได้รับการแจ้งเตือนทางไปรษณีย์

กฎหมายทรัพยากรบุคคลและแรงงาน

ข้อกำหนดที่ต้องปฏิบัติตามจะเปลี่ยนไปเมื่อกฎหมายเปลี่ยนแปลง และกฎหมายแรงงานเป็นส่วนที่มีการเปลี่ยนแปลงเร็วที่สุดในขณะนี้สำหรับนายจ้างในหลายรัฐ ค่าปรับก็เพิ่มขึ้นเช่นกัน รวมถึงระดับการบังคับใช้ จึงทำให้กฎหมายแรงงานเป็นพื้นที่เสี่ยงมากขึ้นสำหรับบริษัทที่ทำงานระยะไกลเป็นหลัก และเป็นการยากที่จะปฏิบัติตามข้อกำหนดในทุกแห่งที่มีพนักงานอยู่

คุณจะทำอย่างไรให้ไม่พลาดการเปลี่ยนแปลง

วิธีที่ดีที่สุดที่คุณทำได้คือติดตามการเปลี่ยนแปลงและจับตาดูการอัปเดตจากหน่วยงานของรัฐ ที่ปรึกษาจะยินดีเก็บเงินจากคุณสำหรับบริการนี้ แต่โปรดทราบว่าข้อมูลล้าสมัยได้อย่างรวดเร็ว กฎหมายว่าด้วยการจ่ายค่าจ้างที่เท่าเทียมกันสำหรับงานที่เท่าเทียมกันของรัฐโคโลราโด (Colorado Equal Pay for Equal Work Act) ต้องออกคำชี้แจงต่อนายจ้างหลายรอบเป็นเวลาหลายเดือนหลังประกาศใช้

เมื่อพูดถึงการลาหยุดงานเพื่อดูแลครอบครัว การต่อต้านการเลือกปฏิบัติ การต่อต้านการคุกคาม และนโยบายอื่นๆ ของแต่ละรัฐ นายจ้างระยะไกลสามารถทำให้สิ่งต่างๆ ง่ายขึ้นโดยการอิงนโยบายของตนตามแคลิฟอร์เนียหรือนิวยอร์ก ซึ่งมีแนวโน้มที่จะตั้งมาตรฐานไว้สูงสุด ดังนั้นเมื่อปฏิบัติตามข้อกำหนดของรัฐเหล่านี้ จึงมีโอกาสสูงที่คุณจะปฏิบัติตามข้อกำหนดของรัฐอื่นๆ ที่เข้มงวดน้อยกว่าที่คุณมีพนักงานอยู่

คอยระวังการเปลี่ยนแปลงผลประโยชน์ภาคบังคับ เช่น แคลิฟอร์เนียเพิ่งเผยแพร่ผลประโยชน์ของแผนการเกษียณอายุภาคบังคับสำหรับนายจ้างที่มีพนักงานตั้งแต่ 5 คนขึ้นไป นอกจากนี้ยังมีอีกหลายรัฐที่จะใช้กฎหมายการลาหยุดงานแบบรับเงินเดือนเพื่อดูแลครอบครัวและรักษาสุขภาพในอีกไม่กี่ปีข้างหน้า

เผยแพร่หรือแจกจ่ายประกาศและโปสเตอร์กฎหมายแรงงาน แม้ว่าบริษัทระยะไกลจะไม่มีห้องพักพนักงาน แต่คุณก็ยังต้องปฏิบัติตามประกาศและโปสเตอร์บังคับ (จำใบพิมพ์เล็กๆ พวกนั้นในสำนักงานได้ไหม) การรวบรวมโปสเตอร์ที่จำเป็นทั้งหมดและทำให้พร้อมใช้สำหรับพนักงานในรูปแบบดิจิทัลเป็นวิธีง่ายๆ ในการลดความเสี่ยง โปรดทราบว่าประกาศและโปสเตอร์ก็มีการอัปเดตเป็นครั้งคราวเช่นกัน

การจดทะเบียนและการปฏิบัติตามข้อกำหนดของสำนักงานเลขาฯ

เมื่อคุณจ้างพนักงานเพิ่มในสถานที่ต่างๆ มากขึ้น คุณต้องพิจารณาว่าจะจดทะเบียนในพื้นที่ได้ที่ไหน เนื่องจากรัฐส่วนใหญ่ไม่มีกฎที่ตรงไปตรงมาเกี่ยวกับนายจ้างนอกรัฐที่มีพนักงานทำงานจากระยะไกลในรัฐนั้นๆ คุณจึงต้องตัดสินใจว่าจะจดทะเบียนเพื่อทำธุรกิจในรัฐหรือจดทะเบียนในท้องถิ่นอื่นๆ โดยปกติแล้ว คุณจะต้องจดทะเบียนในรัฐที่การดำเนินงานของคุณมีความ "เชื่อมโยง" อยู่ด้วย ซึ่งเป็นความสัมพันธ์ทางกายภาพระหว่างธุรกิจของคุณกับเขตอำนาจศาลของรัฐที่เกิดจากการกระทำต่างๆ เช่น การเช่าสินค้าคงคลังหรือพื้นที่สำนักงาน การจ้างคนงาน หรือแม้แต่การเข้าร่วมงานแสดงสินค้า

แต่ละรัฐมีคำจำกัดความที่แตกต่างกันว่าอะไร "เชื่อมโยง" แต่สำหรับธุรกิจที่มีพนักงานระยะไกล นี่จะเป็นการตัดสินใจตามความเสี่ยง หากคุณได้รับจดหมายที่ระบุว่าคุณควรจดทะเบียนกับสำนักงานเลขาฯ คุณจะต้องรับมือกับบทลงโทษและค่าปรับที่เกี่ยวข้องที่มาพร้อมกับจดหมายนั้น ผลที่ตามมาโดยทั่วไปจะเพิ่มขึ้นตามระยะเวลาและปริมาณของกิจกรรมในรัฐ เช่น จำนวนพนักงานหรือจำนวนรายได้

นักบัญชีและเจ้าหน้าที่ด้านภาษีเห็นต่างกันในเรื่องวิธีที่สตาร์ทอัพในระยะเริ่มต้นควรคิดเกี่ยวกับการจดทะเบียนกับสำนักงานเลขาฯ เมื่อมีเพียงพนักงานที่ทำงานจากที่บ้าน อย่างไรก็ตาม บางรัฐ เช่น นิวเจอร์ซีย์ เริ่มเรียกร้องว่าการทำงานระยะไกลเป็นเหตุผลในการจดทะเบียน

ภาษีนิติบุคคลและภาษีการขาย

สำหรับสตาร์ทอัพระยะไกล การมีพนักงานในรัฐและลูกค้าอาจเป็นปัจจัยในการกำหนดภาระผูกพันทางภาษีเพิ่มเติม ในฐานะนายจ้างหลายรัฐ สิ่งสำคัญคือต้องตระหนักถึงภาษีแต่ละประเภทที่อาจมีผลบังคับใช้ในปัจจุบันหรืออาจมีผลบังคับใช้ในอนาคต

ภาษีเงินได้นิติบุคคล (ไม่ใช่การหักภาษีเงินได้ ณ ที่จ่ายของพนักงาน) สามารถมีผลได้จากการจดทะเบียนกับสำนักงานเลขาฯ การมีตัวตนทางกายภาพ หรือการรับรายได้จากลูกค้าในรัฐ

ภาษีการขายและภาษีโภคภัณฑ์อาจมีผลจากการมีตัวตนในรัฐหรือที่เรียกว่า "ความเชื่อมโยงทางเศรษฐกิจ" ซึ่งเป็นเกณฑ์ของการขายหรือธุรกรรมในรัฐ เรื่องนี้อาจซับซ้อนขึ้นได้อย่างรวดเร็ว ดังนั้นการสร้างรายได้ในรัฐจึงเป็นสิ่งที่ต้องเฝ้าติดตาม โชคดีที่มีเครื่องมืออย่าง Stripe และ TaxJar ซึ่งช่วยให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้นได้

การดำเนินธุรกิจจากระยะไกล: กลยุทธ์การสร้างทีมระยะไกล

หากคุณเพิ่งเริ่ม นี่คือกรอบการทำงานคร่าวๆ สำหรับการสร้างทีมและส่งเสริมการมีส่วนร่วมของพนักงาน พร้อมทั้งเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ผมเรียนรู้กลยุทธ์นี้เองอย่างยากลำบากจากการสร้างทีมระยะไกลในบริษัทต่างๆ เช่น Stripe และ Mosey ซึ่งเป็นสตาร์ทอัพของผมเองที่ทำงานจากระยะไกลเป็นหลัก

• จำกัดเขตเวลาในขั้นต้นโดยการกำหนดเวลาทำงานที่เข้ากันได้
  
• นัดรวมตัวกันทุกไตรมาสเพื่อเสริมสร้างวัฒนธรรมองค์กร
  
• จดบันทึกสิ่งต่างๆ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน
  
• ขยายกลุ่มบุคลากรที่มีความสามารถที่ทำงานระยะไกล
  
• รักษาระเบียบด้วยการปฏิบัติตามข้อกำหนด
  

เริ่มต้นด้วยการจ้างสมาชิกทีมทำงานระยะไกลในเขตเวลาที่อนุมัติ 2-3 เขต

อย่าเพิ่งเข้าใจผิด การทำงานทางไกลนั้นเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยม แต่หนึ่งในปัญหาที่เราปรับเปลี่ยนไม่ได้คือเขตเวลา และการเสียพลังงานไปกับการนอนดึกหรือตื่นเช้าเพื่อให้ได้ทำงานตรงกับคนอื่นๆ อย่างใกล้ชิดแค่ 2-3 ชั่วโมงก็ไม่ใช่เรื่องดีนัก พฤติกรรมนี้จะนำไปสู่ภาวะหมดไฟอย่างรวดเร็ว และเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงได้

ผมขอแนะนำให้กำหนดนโยบายการทำงานระยะไกลตั้งแต่ต้นว่าพนักงานทุกคนต้องทำงานในเขตเวลาที่ห่างกันไม่เกิน 3 ชั่วโมง ความแตกต่างเพียง 3 ชั่วโมงก็ทำให้การนัดประชุมยากขึ้นแล้ว แต่ความยืดหยุ่นนี้ช่วยให้ทุกคนทำงานได้ยั่งยืนกว่า

นัดรวมตัวกันทุกไตรมาส

การเป็นส่วนหนึ่งของกลุ่มพนักงานที่ทำงานจากระยะไกลไม่ได้หมายความว่าคุณจะไม่มีวันได้เจอกันแบบตัวต่อตัว อันที่จริง ผมว่าทีมจะดีที่สุดเมื่อได้มาเจอกันอย่างน้อยไตรมาสละครั้ง

การใช้เวลาร่วมกันแบบตัวต่อตัวเป็นสิ่งสำคัญในการสร้างวัฒนธรรมบริษัท โดยจะช่วยให้ทุกคนในทีมได้สานสัมพันธ์กัน ช่วยให้ทีมแก้ปัญหาที่ต้องหารือกันรอบไวท์บอร์ดได้ง่ายขึ้น

ผมขอแนะนำว่าประมาณ 3 วันนี่กำลังดี เพียงพอสำหรับการมีส่วนร่วมในการอภิปรายที่ดี รับประทานอาหารค่ำร่วมกัน และสนุกไปด้วยกัน ถ้าน้อยกว่านั้น คุณจะไม่สามารถครอบคลุมทุกเรื่องที่หวังไว้ได้ และถ้านานกว่านั้น ก็จะรู้สึกฝืนเกินไป

จดบันทึกสิ่งต่างๆ

ขุมพลังอันดับหนึ่งของทีมระยะไกลคือการเขียน เราได้พูดถึงรายละเอียดเรื่องนี้ในบทความอื่นแล้ว ซึ่งกฎที่ใช้ได้จริงสามารถช่วยให้คุณเพิ่มการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรเข้าไปในวัฒนธรรมของบริษัทของคุณได้

1. คุณต้องสื่อสารถึงความคาดหวังให้ทุกคนจดบันทึกสิ่งต่างๆ
   
2. จดบันทึกการประชุมออนไลน์ทุกครั้ง โดยหมุนเวียนหน้าที่ผู้จดบันทึก และแชร์บันทึกในแหล่งส่วนกลาง (Notion, Coda, รายชื่ออีเมล ฯลฯ) เพื่อให้ทุกคนเข้าถึงได้ในภายหลัง
   
3. หากคุณกำลังคิดจะทำสไลด์นำเสนอ ให้เขียนบันทึกแทน (ใช่ เขียนเป็นร้อยแก้ว ไม่ใช่หัวข้อย่อย)
   
4. เริ่มโครงการที่ไม่สำคัญด้วยการเขียนบทสรุปรวบรวมข้อเสนอแนะโดยให้ทุกคนแสดงความคิดเห็นเมื่อใดก็ได้ และนัดหมายการประชุมเฉพาะเมื่อจำเป็นต้องตัดสินใจ
   
5. เชื่อมโยงและอ้างอิงเอกสารเสมอ โดยคอยอัปเดตเอกสารให้ทันสมัยอยู่เสมอแทนที่จะตอบคำถามใน Slack ซ้ำๆ
   
6. จดบันทึกสิ่งที่คุณพูดหรือทำมากกว่า 1 ครั้ง
   

ยังมีอะไรที่น่าพูดถึงอีกมากมาย แต่การสร้างแนวทางปฏิบัตินี้ตั้งแต่เนิ่นๆ จะช่วยให้มั่นใจได้ว่ารูปแบบการสื่อสารเริ่มต้นไม่ใช่การถามตอบแบบเรียลไทม์ รูปแบบนี้จะขยายการทำงานได้ดีขึ้นมากและมีประสิทธิผลกว่าการประชุม Zoom อย่างมหาศาล

ขยายการค้นหาบุคลากรที่มีความสามารถเพื่อทำงานระยะไกล

คุณกำลังสร้างระบบเพื่อรองรับการทำงานจากหลายสถานที่พร้อมกันอยู่แล้ว ดังนั้นก็รับประโยชน์สูงสุดด้วยการขยายการค้นหาบุคลากรที่มีความสามารถมาทำงานระยะไกลเลยสิ

เมื่อจ้างงานในหลายแห่ง คุณจะสังเกตเห็นว่าผู้คนมีภูมิหลังและประสบการณ์การทำงานที่แตกต่างกัน วิศวกรที่ดีที่สุดบางคนที่ผมจ้างไม่ได้มาจาก FAANG (หรือ MANGA) แต่มาจากบริษัทที่ปรึกษาด้านการดูแลสุขภาพ บริษัท ซอฟต์แวร์ประกันภัย ร้านพัฒนาขนาดเล็ก และแม้แต่อุตสาหกรรมหัวรถจักร

ผู้คนที่มีความสามารถจริงๆ นั้นมีมากมายทั่วทุกหนทุกแห่ง แต่คุณอาจต้องเปลี่ยนมุมมองด้านความสามารถเพื่อที่จะหาพวกเขาให้เจอ

รักษาระเบียบด้วยการปฏิบัติตามข้อกำหนด

เมื่อทำงานในหลายสถานที่พร้อมกัน สิ่งต่างๆ จะยุ่งเหยิงขึ้นได้อย่างรวดเร็ว คุณจะได้รับหนังสือแจ้งจากหน่วยงานของรัฐอยู่เรื่อยๆ ที่ชวนให้คุณความดันขึ้น และยิ่งถ้าคุณไม่สามารถติดตามข้อมูลที่จำเป็นในการแก้ไขปัญหาได้ สถานการณ์ก็จะยิ่งแย่ลงไปอีก

การจัดการสิ่งต่างๆ เช่น หมายเลขบัญชี ข้อมูลการเข้าสู่ระบบ วันที่จดทะเบียน และเอกสารของบริษัทให้เป็นระเบียบอยู่เสมอมีความสำคัญยิ่งเมื่อคุณสร้างบริษัทที่ทำงานระยะไกลเป็นหลัก การมีศูนย์กลางการบันทึกข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติตามข้อกำหนดของแต่ละแห่งจะมีประโยชน์มากในภายหลัง

นอกจากนี้ คุณจะต้องเก็บปฏิทินการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่เป็นปัจจุบันเกี่ยวกับภาระผูกพันของแต่ละท้องถิ่นและรัฐบาลกลาง ปฏิทินนี้จะเตือนให้คุณยื่นภาษี ส่งรายงานประจำปี ต่ออายุ ฯลฯ ได้ตรงเวลา คุณเพียงต้องอัปเดตปฏิทินอยู่เสมอ (ผมกล้าเดาเลยว่าการลงโทษและการปรับส่วนใหญ่เกิดขึ้นกับเจ้าของธุรกิจที่มีเจตนาดีแต่ไม่ได้ตั้งการเตือนความจำไว้)

สรุป

แน่นอนว่ามีหลายสิ่งที่ต้องพิจารณาเมื่อเริ่มต้นบริษัทระยะไกล ข่าวดีก็คือประโยชน์ทั้งหมดของตัวเลือกในการทำงานระยะไกลมีมากกว่าข้อเสีย และขั้นตอนก็ง่ายขึ้นมาก

ถ้าทุกอย่างฟังดูซับซ้อน ให้โอกาส Mosey ได้จัดการ เราศึกษาข้อกำหนดของรัฐที่ต้องปฏิบัติตามเรียบร้อยแล้ว คุณจึงไม่ต้องทำเอง เรามีความเชี่ยวชาญและระบบอัตโนมัติเพื่อให้คุณสามารถดำเนินธุรกิจ จ้างพนักงาน และปฏิบัติตามข้อกำหนดในทุกรัฐของสหรัฐอเมริกาได้ (ลูกค้า Stripe Atlas สามารถดูส่วนลดสำหรับ Mosey ได้ในส่วน "สิทธิพิเศษ" ของแดชบอร์ด)