Het starten van een onderneming op afstand heeft veel voordelen, maar het kan ook ingewikkeld zijn. Door het vanaf het begin zorgvuldig op te zetten, kun je tijdens je groei optimaal profiteren van de voordelen.

Elke locatie waar je bedrijf actief is, kan andere regels hebben voor werkgelegenheid en belastingcompliance. Deze regels veranderen naarmate je bedrijf groeit en de wetgeving evolueert. Het is belangrijk om deze regels bij te houden om onbedoelde overtredingen te voorkomen en ervoor te zorgen dat je onderneming optimaal gepositioneerd is voor groei op de lange termijn.

Dit is de ultieme gids voor oprichters die een remote-first start-up willen opzetten en de lastige kanten van werken in meerdere regio's willen vermijden.

Ik laat je zien hoe je je businessplan opzet, welke systemen je moet gebruiken en hoe je veelvoorkomende valkuilen kunt vermijden. Mijn doel is om je uren aan afleiding, verwarring en boetes te besparen met tactieken die je vanaf dag 1 kunt gebruiken.

Ik heb de meeste fouten gemaakt die je hier gaat lezen. Ik heb ook bijna tien jaar besteed aan het ontwikkelen van producten die de bureaucratie rond het starten en runnen van een onderneming verminderen, namelijk Stripe Atlas en mijn start-up, Mosey, die gebruikers helpt met compliance van de regelgeving per staat.

Laten we bij het begin beginnen.

Voor de oprichting

Er zijn een paar dingen die je kunt doen voordat je een bedrijf opricht om het runnen van een volledig op afstand werkend bedrijf zo simpel mogelijk te maken.

• Kies een unieke naam voor je onderneming.
  
• Zet een virtueel e-mail- en telefoonsysteem op.
  
• Wees consistent met overheidsinstellingen.
  

De naam van het bedrijf

Het bedenken van een naam is een van de eerste beslissingen die oprichters moeten nemen en ook een van de moeilijkste. Voor bedrijven die op afstand werken en op veel plekken actief zijn, betekent dit dat ze zich vaak lokaal moeten registreren. Dit maakt het werk nog wat ingewikkelder: je moet ervoor zorgen dat je naam uniek is en beschikbaar is in elke Amerikaanse staat waar het bedrijf actief is.

Als de naam van het bedrijf al in gebruik is in een andere regio, moet je bedrijf ofwel de naam veranderen ofwel een DBA (doing business as) registreren. Het registreren van een DBA kan tijdrovend zijn en is een extra complicatie.

Het is veel makkelijker om een unieke naam te hebben die nog niet door een andere onderneming in een andere staat wordt gebruikt. Dat betekent niet dat je product en website uniek moeten zijn, maar de naam van de rechtspersoon moet dat wel zijn.

Hier is een voorbeeld: toen ik Mosey begon, was het oorspronkelijk geregistreerd als Mosey, Inc. Uiteindelijk heb ik het veranderd in Mosey Works, Inc., omdat er een naamconflict was in Californië en ik geen tijd wilde verspillen met het overal indienen van DBA's waar we actief waren. Dit bespaart me een paar dagen werk per jaar en duizenden dollars aan extra juridische kosten, om nog maar te zwijgen van het gedoe om bij te houden welke namen ik moet gebruiken en te onthouden dat ik ze moet verlengen.

Adressen en volledig op afstand werkende bedrijven

Bijna elke onderneming die bij de overheid en lokale overheidsinstellingen geregistreerd staat, moet adressen opgeven: een fysiek adres, een postadres en de adressen van de eigenaren. Dit is een probleem voor ondernemingen die helemaal op afstand werken, omdat ze geen vast adres hebben. Met andere woorden, overheden kunnen geen onderneming vertegenwoordigen die alleen op internet bestaat.

Dit kan een eindeloze reeks vervelende interacties veroorzaken, tenzij je vooruit plant.

Hoe ga je om met adressen als volledig op afstand werkende onderneming?

Zet een virtueel adres op, gebruik het overal en probeer het niet te veranderen. Dit begint bij de oprichting van je bedrijf en de adressen die de IRS en de staatssecretaris van Delaware (als je ervoor kiest om je bedrijf daar op te richten) in hun administratie hebben staan.

Virtueel adres

Elke overheidsinstelling (en veel niet-gouvernementele partners) zal vragen waar je bedrijf gevestigd is. Wat moet een volledig op afstand werkend bedrijf kiezen als fysiek adres?

Je zou het huisadres van een van de oprichters kunnen opgeven, maar het nadeel daarvan is dat het bedrijf dan aan het huis van een oprichter wordt gekoppeld. Het wordt ingewikkeld als ze verhuizen of als je meerdere verspreid wonende oprichters hebt en moet kiezen welke staat je opgeeft.

Als algemene regel voor bedrijven op afstand geldt dat het hoofdkantoor (HQ) zich ofwel 1) bevindt waar de hoogste concentratie van oprichters is, ofwel 2) waar de CEO zich bevindt.

Zodra je hebt bepaald waar het hoofdkantoor zich bevindt, kun je een virtueel adres instellen. Bij de meeste aanbieders van virtuele adressen, zoals Earth Class Mail, kun je adressen in elke Amerikaanse staat kiezen, zodat je er een kunt kiezen die overeenkomt met je hoofdkantoor. Post die naar je virtuele adres wordt gestuurd, wordt gescand of doorgestuurd naar een adres dat je gemakkelijk kunt wijzigen (zoals het huisadres van een oprichter).

Je kunt dit virtuele adres gebruiken als zowel fysiek adres als postadres bij registratie bij overheidsinstellingen, ook wanneer je voor het eerst een bedrijf opricht. Het voordeel van een virtueel adres ten opzichte van een huisadres is dat werknemers en oprichters kunnen verhuizen zonder dat dit gevolgen heeft voor het ontvangen van belangrijke post door het bedrijf, zonder dat het adres bij overheidsinstanties moet worden gewijzigd en zonder dat er later risico's ontstaan op ongunstige belastingsituaties.

Overal te gebruiken

Het is belangrijk om altijd hetzelfde adres te gebruiken als je met overheidsinstellingen te maken hebt. Gebruik het in elk aanmeldingsformulier en vertel het aan je accountant, je advocaat of iedereen die iets voor het bedrijf doet en een adres moet opgeven.

Dit verkleint de kans dat je belangrijke post mist. Het bespaart je ook de moeite om het later te moeten wijzigen, wat tijdrovend kan zijn naarmate je bedrijf groeit.

Probeer je adres niet te veranderen

Als je het virtuele adres altijd gebruikt, hoef je niet steeds van adres te veranderen. Adreswijzigingen zijn sowieso vervelend, maar voor bedrijven op afstand is het extra lastig en kan het belangrijke gevolgen hebben voor de compliance van regels.

Ten eerste is het lastig om een volledige lijst te krijgen van alle plekken waar het oude adres nog wordt gebruikt. Alleen al het in kaart brengen van al het werk dat je moet doen, kost veel moeite.

Ten tweede heeft elke overheidsinstelling het nieuwe adres nodig om contact met je op te kunnen nemen. Het is echter gebruikelijk dat elke staat wel vier lokale instanties heeft, waardoor het aantal updates sneller groeit dan het aantal staten waarin een bedrijf actief is. Een bedrijf met werknemers in vijf staten heeft bijvoorbeeld meestal te maken met 15 tot 20 lokale overheidsinstellingen, die elk een ander registratiesysteem en verschillende processen voor het bijwerken van adressen hebben.

Ten slotte kunnen ook de compliancevereisten veranderen, afhankelijk van het soort adres dat wordt gewijzigd. Als je fysieke adres verandert, kan dat bijvoorbeeld nieuwe belastingvereisten met zich meebrengen vanwege het ontstaan van een 'fysieke nexus'. Later meer over nexus.

Sommige plaatsen vereisen nog steeds een 'echt' fysiek adres

Virtuele adressen zijn een uitkomst voor bedrijven die op afstand werken, maar soms heb je toch een echt fysiek adres nodig. In Californië moet je bijvoorbeeld een fysiek adres in Californië opgeven als je je registreert als onderneming buiten de staat. Privé-postbussen, waaronder de meeste virtuele adressen, zijn niet toegestaan. In deze gevallen moet je je thuisadres gebruiken, maar het goede nieuws is dat je je geen zorgen hoeft te maken over de post, want die wordt bezorgd via een geregistreerde agent.

Telefoonnummers

Bedrijven gebruikten vroeger vaste telefoons om mensen een manier te geven om contact met hen op te nemen. Je belde de telefoonmaatschappij en kreeg een telefoonnummer toegewezen. Als je buiten je huidige netnummergebied zou verhuizen, zou je je nummer veranderen (of een duur 0800-nummer kopen).

De meeste lokale overheden vragen om een zakelijk telefoonnummer. Maar er zijn er maar weinig die je echt bellen, meestal sturen ze je gewoon een brief. Ik kan op één hand tellen hoe vaak ik gebeld ben door een overheidsinstantie.

Net als bij virtuele adressen maakt een virtueel telefoonnummer het makkelijk om de contactgegevens van je onderneming te scheiden van je persoonsgegevens. Aanbieders zoals Grasshopper geven je een virtueel telefoonnummer waarmee je oproepen van overal naar iedereen kunt doorsturen, zodat je mobiel kunt blijven en geen enkel gesprek mist, zelfs niet internationaal. Als je persoonlijke telefoonnummer verandert of iemand anders de oproep moet ontvangen, is dat geen probleem als je een virtueel telefoonnummer hebt ingesteld.

Deze opzet kan je later veel hoofdpijn besparen. Ik moest eens een belangrijke banktransactie verifiëren terwijl ik op reis was in het buitenland, maar ze konden alleen contact opnemen met het zakelijke telefoonnummer dat ze in hun bestand hadden staan. Gelukkig kon het nummer via het virtuele telefoonnummer worden doorgeschakeld naar mijn mobiele telefoon.

Na de oprichting

Nadat het bedrijf is opgericht, zijn er nog een paar praktische zaken die moeten worden geregeld. Aangezien bedrijven op afstand in de loop van de tijd in veel staten actief zijn, is het belangrijk om na te denken over compliancerisico's.

• Registreer je lokaal.
  
• Zet de salarisadministratie op.
  
• Blijf op de hoogte van de regels per staat.
  

Lokaal registreren in de VS

Tenzij de oprichters in dezelfde staat wonen als waar het bedrijf is opgericht (Delaware voor alle Stripe Atlas-bedrijven), moet je je waarschijnlijk lokaal registreren.

Hoewel dit voor elk bedrijf geldt, is het iets ingewikkelder voor bedrijven die volledig op afstand werken. Zij moeten overwegen zich te registreren bij de Secretary of State in de staat waar het bedrijf zijn hoofdkantoor heeft. Ze moeten ook controleren of er registraties op stadsniveau nodig zijn (zoals in San Francisco).

Registreren als een onderneming buiten de staat (buitenlandse kwalificatie)

In de VS heeft elke staat regels voor bedrijven die binnen hun grenzen actief zijn. Het kantoor van de Secretary of State houdt deze regels bij en bepaalt of je "zaken doet" in hun staat. Sommige staten zien een fysieke aanwezigheid, zoals een werknemer die vanuit huis werkt of een fysieke kantoorruimte, als zakendoen. Andere staten zien werknemers die orders binnenhalen (verkoop of zelfs het bijwonen van beurzen) als zakendoen.

Het is aan te raden om je bij de staatssecretaris te registreren als een onderneming van buiten de staat (ook wel 'buitenlandse kwalificatie' genoemd) in de staat waar het bedrijf zijn hoofdkantoor heeft. Als het bedrijf bijvoorbeeld is opgericht als een Delaware C-corp en de oprichters het hoofdkantoor in Californië vestigen, moeten ze zich registreren bij de staatssecretaris in Californië.

Dit is een ingewikkeld gebied van het recht en de belastingwetgeving. Voor bedrijven op afstand is het het beste om tijdens de groei advies in te winnen bij advocaten en accountants.

Hoe registreer je je bij de Secretary of State
Er zijn meestal drie belangrijke dingen die je nodig hebt om je bij de staatssecretaris te registreren: een certificaat van goede reputatie, een geregistreerde agent en een certificaat van bevoegdheid. De vereisten kunnen per staat verschillen, maar deze set komt het meest voor.

De meeste staten vragen om een recent afgegeven certificaat van goede reputatie uit je thuisstaat (Delaware voor Stripe Atlas-bedrijven). Dit is eigenlijk een verklaring van de staatssecretaris van je thuisstaat dat je voldoet aan de eisen in hun staat, zodat de staatssecretaris van de nieuwe staat waar je je registreert erop kan vertrouwen dat je je ook in hun staat aan de regels houdt. Je kan hetzelfde certificaat voor meerdere staten gebruiken, maar de meeste staten willen dat het in de afgelopen 30-90 dagen is afgegeven.

Je kunt een certificaat van goede reputatie krijgen door een formulier in te dienen bij de staatssecretaris (in Delaware wordt dit aangevraagd via hun eCorp-service). Het wordt je per post toegestuurd en je kunt meestal betalen om de levering te versnellen.

Vervolgens heb je een geregistreerde agent nodig. Een geregistreerde agent neemt namens jou post in ontvangst en stuurt deze naar je door. Elke staat heeft een lijst met erkende geregistreerde agenten en er zijn nationale aanbieders die alle staten kunnen ondersteunen.

Je denkt misschien: "Waarom gebruik ik mijn virtuele adres niet?" Geregistreerde agenten hebben een speciale status: ze zijn gecertificeerd door de Secretary of State en moeten tijdens kantooruren een fysieke locatie hebben.

Ten slotte moet je nog wat papierwerk doen voor het Certificate of Authority (de precieze naam van de registratie verschilt per staat). Je vult een formulier in en stuurt alle benodigde papieren documenten, samen met een cheque, via de post op om de aanvraag af te ronden. Als alles goed gaat, krijg je een paar weken later een bevestiging (ook via de post).

Andere dingen om op te letten:

• Sommige staten hebben extra stappen die je tegenkomt als je het aanvraagproces doorloopt. In Pennsylvania moet je bijvoorbeeld een aankondiging in twee lokale kranten publiceren.
  
• Sommige staten vragen om gewaarmerkte kopieën van je statuten, die je moet aanvragen bij de staat waar je woont.
  

Je status in de staat behouden
Zodra je onderneming is geregistreerd, moet je je registratie bijhouden. Als een onderneming niet meer in orde is, kan het worden gestraft of privileges in de staat verliezen (zoals het aanspannen van een rechtszaak), en kan er een lastig herstelproces volgen (waaronder het opnieuw registreren).

Het behouden van een goede reputatie verschilt per staat, maar omvat doorgaans een jaarverslag en een franchise- of vennootschapsbelastingaangifte. Atlas heeft fiscale partners en gidsen die je kunnen helpen met belastingaangiften.

Dingen om op te letten:

• De deadlines voor jaarverslagen verschillen per staat: soms zijn ze gebaseerd op de datum waarop je je hebt geregistreerd, en soms op het kalenderjaar. Het is belangrijk om de data te checken en ervoor te zorgen dat je op tijd indient.
  
• Sommige staten hebben andere rapportagevereisten, zoals Californië, waar je binnen 90 dagen na registratie een informatieverklaring moet indienen.
  

Registreren bij steden

Naast instanties op staatsniveau, vragen sommige steden (zoals San Francisco) bedrijven die iets doen in hun stad om zich te registreren. Meestal moet je jaarlijks een verlengings- of vennootschapsbelasting betalen om de registratie te behouden.

Dit is een goede herinnering dat vrijwel elke staat, stad of provincie zijn eigen regels kan opleggen aan bedrijfsactiviteiten binnen zijn regio.

De salarisadministratie opzetten voor het oprichtende team

Zodra je klaar bent om het oprichtende team en je eerste werknemers op de loonlijst te zetten, wordt het runnen van het onderneming ingewikkelder. Dit gedeelte gaat vooral over werkgelegenheid en belastingen in de VS.

• Kies een salarisadministratiebedrijf dat past bij het soort werknemers dat je wilt aannemen.
  
• Meld je aan voor de juiste belasting- en verzekeringsrekeningen op elke locatie.
  
• Zorg ervoor dat je altijd aan de regels voldoet voor salarisadministratie, HR en belastingen.
  

Dingen om in gedachten te houden:

• Meestal bepaalt de plek waar iemand werkt welke regels je moet volgen.
  
• Als iemands werkplek verandert, moet je ervoor zorgen dat de salarisadministratie op die plek goed wordt ingesteld. In de huidige salarisadministratiesystemen is het vrij eenvoudig voor een werknemer om zijn adres te wijzigen, dus het is misschien een goed idee om een beleid te hebben om ervoor te zorgen dat je geen belastingproblemen krijgt.
  

Een salarisadministratiebedrijf kiezen

Salarisadministratie kan best ingewikkeld zijn, vooral als je het voor het eerst opzet voor werknemers in meerdere Amerikaanse staten of meerdere landen.

Hoe je werknemers op afstand betaalt, kan verschillen afhankelijk van het type dienstverband (zelfstandige ondernemers, fulltime werknemers of andere W-2-werknemers) en of ze in een ander land gevestigd zijn.

We raden aan om Gusto of Rippling te gebruiken voor de salarisadministratie in meerdere staten, of een professionele werkgeversorganisatie (PEO) zoals Justworks of Sequoia One (later meer over de verschillen).

Zelfstandige ondernemers betalen
Zelfstandige ondernemers zijn het makkelijkst als het gaat om het betalen van mensen die op verschillende locaties werken. Dat komt omdat aannemers meestal zelf verantwoordelijk zijn voor het betalen van belasting voor zelfstandigen, en niet de werkgever.

"Onafhankelijke contractant" is een juridische term voor zelfstandigen die werk doen dat niet door de werkgever wordt gecontroleerd. Deze opdrachten zijn meestal beperkt tot een project, van korte duur en worden vergoed volgens onderling overeengekomen betalingsschema's.

Let op: een verkeerde classificatie van werknemers kan leiden tot zware straffen en boetes. Je kunt dat risico verminderen door gebruik te maken van sjablonen voor consultancyovereenkomsten van een gerenommeerd advocatenkantoor (sjablonen zijn te vinden in het Stripe Atlas-dashboard) en door de best practices voor je regeling voor werken op afstand te volgen.

Bijna alle salarisadministratiebedrijven kunnen betalingen voor onderaannemers afhandelen, zelfs internationaal, waardoor het een makkelijke manier is om te beginnen.

Hoewel contractwerk handig is, willen de beste mensen meestal een vaste baan met een salaris, secundaire arbeidsvoorwaarden en aandelen.

Vaste werknemers betalen
Voor fulltime werknemers, ook wel W-2-werknemers genoemd, gelden extra regels in vergelijking met zelfstandigen. Afhankelijk van de staat moet je belasting inhouden, werkgeversbelasting betalen en zorgen voor verplichte verzekeringen.

De meeste salarisadministratiebedrijven in de VS kunnen fulltime werknemers in meerdere staten ondersteunen. We raden softwareoplossingen aan, zoals Gusto en Rippling. Er zijn ook PEO's die je kunnen helpen bij het uitbesteden van een deel van de werkgeversverplichtingen (met enkele opmerkelijke uitzonderingen), zoals Justworks en Sequoia One.

Salarisadministratie versus PEO
Loonadministratiebedrijven zijn eigenlijk softwareplatforms die je loonbelasting berekenen en regelen.

Vroeger moesten bedrijven alles met de hand berekenen en aangiften en rapporten per post naar de juiste instantie sturen. Tegenwoordig kunnen veel salarisadministratiebedrijven dit voor je automatiseren en ziektekosten verzekeringen en arbeidsongevallenverzekeringen combineren.

PEO's werken volgens een ander model dat een deel van het papierwerk dat nodig is om werkgever te zijn, uit handen neemt. In veel staten betekent het gebruik van een PEO bijvoorbeeld dat je je niet hoeft te registreren voor belastingrekeningen of je eigen verzekeringen hoeft af te sluiten. PEO's bieden ook betere ziektekostenverzekeringen door al hun klanten onder te brengen in een paar "master"-polissen, waardoor ze betere tarieven kunnen bedingen bij verzekeraars.

PEO's kunnen een deel van het werk van het in dienst nemen van mensen in meerdere staten uit handen nemen, maar niet alles. Er zijn 20 tot 30 staten waar je je eigen rekeningen moet registreren, afhankelijk van de PEO die je gebruikt. Je moet nog steeds voldoen aan de relevante wetgeving. PEO's helpen namelijk niet met bedrijfscompliance en belastingen.

Over het algemeen zijn PEO's duurder dan salarisadministratiebedrijven (honderden dollars per werknemer tegenover enkele tientallen dollars), en snelgroeiende start-ups stappen na 50 tot 100 werknemers vaak toch af van PEO's.

Salarisadministratie opzetten voor medewerkers op afstand

Als je een salarisadministratiebedrijf wilt gebruiken om fulltime werknemers aan te nemen en te betalen, moet je je registreren voor de juiste belastingrekeningen van de staat, verplichte verzekeringen regelen en voldoen aan andere specifieke vereisten van de staat. Als je een PEO gebruikt, moet je dit elke keer bij hen navragen, omdat de regels voor welke onderdelen van de salarisadministratie een PEO dekt, per staat verschillen.

Registratie
Elke staat heeft zijn eigen regels, maar meestal moet je je aanmelden voor bronbelasting (staatsinkomstenbelasting of SIT) en staatswerkloosheidsverzekering (SUI). Sommige staten, zoals Washington, hebben ook betaald verlof om gezins- en medische redenen (PFML) en een door de staat beheerde arbeidsongevallenverzekering.

Elke registratie volgt een ander proces en wordt meestal beheerd door verschillende staatsinstanties. Het ministerie van Financiën van een staat kan bijvoorbeeld de bronbelastingrekening uitgeven, maar het Amerikaanse Ministerie van Arbeid kan de werkloosheidsverzekeringsrekening uitgeven. Sommige staten proberen het makkelijker te maken door één proces voor meerdere rekeningen te hebben (bijvoorbeeld Colorado en New York).

Een misvatting over het gebruik van een PEO is dat je registratie kunt vermijden. Helaas hanteren 20 tot 30 staten een 'klantrapportage'-beleid, wat betekent dat je zelf bepaalde belastingrekeningen moet openen. Nogmaals, de lijst van staten die klantrapportage hanteren, verschilt per PEO. Sommige staten, zoals Washington, Ohio, Massachusetts en andere, hebben ook hun eigen arbeidsongevallenverzekering die niet via een PEO kan worden aangeboden.

Een veelvoorkomend probleem voor bedrijven op afstand die zich in veel staten registreren, is dat ze heel gemakkelijk een belastingverplichting kunnen aangaan die ze misschien niet hebben. In sommige registratieprocessen kun je bijvoorbeeld per ongeluk registreren voor vennootschapsbelasting en omzetbelasting. Dat klinkt misschien niet zo erg als je geen inkomsten hebt in die staat, maar uitzoeken hoe je in meerdere staten belastingaangiften van nul dollar moet indienen, is een grote afleiding die kan worden vermeden.

Wanneer moet je je registreren voor belasting- en werkloosheidsverzekeringsrekeningen
Om boetes voor te late betalingen of aangiften te voorkomen, kun je je het beste zo snel mogelijk registreren voor de nodige belastingrekeningen van de staat.

Er zijn een paar dingen waar je op moet letten met betrekking tot timing.

Sommige instanties laten je pas een account openen als aan bepaalde voorwaarden is voldaan, bijvoorbeeld als de werknemer is begonnen met werken. Sommige instanties laten je zelfs de aanvraag indienen en wijzen je vervolgens af, soms weken later. Dit kan tot een zeer frustrerende ervaring leiden wanneer je salarisadministrateur je vertelt dat de salarisadministratie wordt geblokkeerd omdat de account niet is geopend.

Het kan lastig zijn als je de salarisadministratie opzet aan het einde van een rapportageperiode, zoals het einde van het kwartaal. Je kunt dan belastingplichtig zijn, maar omdat het even kan duren om de rekening te openen, kan het zijn dat je salarisadministratiebedrijf het vorige kwartaalrapport niet indient. Sommige salarisadministratiebedrijven kunnen achterstallige belastingen voor je indienen, maar meestal moet je daar zelf om vragen (soms brengen ze daar kosten voor in rekening) en in sommige gevallen moet je het zelf handmatig doen.

Fysieke locaties: mag je het adres van een werknemer vermelden?
De meeste staten vragen je om het fysieke adres waar de werknemer gaat werken. Dit is een overblijfsel van kantoorwerk en zal waarschijnlijk niet snel veranderen. In de tussentijd kunnen bedrijven die op afstand werken het adres van de werknemer vermelden, maar zorg ervoor dat het postadres het postadres van de onderneming is – idealiter een virtueel adres, zoals eerder vermeld – je wilt niet dat belangrijke brieven en kennisgevingen zoekraken.

Hoe lang duurt het?
Het openen van een rekening kan een paar dagen tot een paar maanden duren. Bij Mosey zien we dat het erg kan verschillen, zelfs binnen dezelfde overheidsinstantie. Op dit moment is er een achterstand van acht weken bij de aanvragen voor werkloosheidsuitkeringen in Washington.

Rekeningen sluiten
Als je geen werknemers meer hebt in een bepaalde staat, kan het verleidelijk zijn om je rekeningen te sluiten, maar daar zitten ook nadelen aan. Ten eerste kan het even duren om ze op de juiste manier te sluiten. Ten tweede, als je uiteindelijk weer iemand in die staat in dienst neemt, moet je een vaak ingewikkelder proces doorlopen om de rekeningen weer te openen.

Daarom houden start-ups op afstand vaak hun accounts open, zodat ze in de toekomst weer mensen in die staat kunnen aannemen. Salarisadministratiebedrijven dienen meestal gratis aangiften van nul dollar voor je in, dus het kost weinig om ze open te houden.

Als je besluit om de rekeningen te sluiten, moet je de procedure volgen die is vastgesteld door elke instantie die een rekening beheert die je eerder hebt geopend. Hoewel elke instantie anders is, zijn er een aantal zaken waar je op moet letten, zoals:

• Het betalen van het resterende saldo op je rekening
  
• Een laatste aangifte doen om aan te geven dat de rekening moet worden gesloten
  
• Een online aanvraag om de rekening te deactiveren.
  
• Een brief sturen
  

Als je twijfelt, kun je het beste even bellen met de overheidsinstantie.

Arbeidsongevallenverzekering
De meeste staten eisen dat je een arbeidsongevallenverzekering hebt. Dat klinkt misschien raar voor een bedrijf dat helemaal op afstand werkt en waar iedereen thuis op zijn computer zit, maar het is gewoon de wet. De boetes voor het niet hebben van een arbeidsongevallenverzekering kunnen ook behoorlijk hoog zijn (kijk maar naar New York), dus het is het beste om zo snel mogelijk een verzekering af te sluiten.

Regelgeving naleven en afleiding of boetes vermijden

Compliance houdt niet op bij het opzetten van de salarisadministratie. Complianceverplichtingen veranderen naarmate je bedrijf groeit en wanneer de wetgeving verandert.

Bedrijven die werken op afstand omarmen, moeten slim omgaan met compliance om hun risico's laag te houden. Anders kunnen ze te maken krijgen met boetes, sancties en veel tijdverlies om dingen recht te zetten.

Er zijn weliswaar duizenden regels die moeten worden nageleefd, maar deze kunnen grofweg in de volgende categorieën worden onderverdeeld:

• Loonbelasting
  
• HR en arbeidswetgeving
  
• Registratie bij de minister van Buitenlandse Zaken
  
• Vennootschapsbelasting en omzetbelasting
  

Veranderingen in de loonadministratie

We hebben het gehad over wat er moet gebeuren om nieuwe medewerkers in meerdere staten op de loonlijst te krijgen, maar er is nog meer nodig om aan de regels te blijven voldoen. De betaalde belastingen, zoals loonbelasting voor werknemers of werkloosheidsverzekering, kunnen in de loop van de tijd veranderen.

Sommige loonvereisten gelden pas als een bepaalde drempel is bereikt. In New York is er bijvoorbeeld de Metropolitan Commuter Transportation Mobility Tax (MCTMT), die pas geldt als een bepaald loonbedrag in een kalenderkwartaal is bereikt en alleen voor werknemers in bepaalde delen van New York City. Zodra de drempel is overschreden, moeten bedrijven zich registreren en beginnen met betalen, anders krijgen ze boetes.

Helaas vertrouwen veel salarisadministrateurs erop dat jij aangeeft welke belastingen je wilt inhouden. Daardoor kun je gemakkelijk iets over het hoofd zien en krijg je gemakkelijk boetes.

Andere voorbeelden zijn het schema voor bronbelasting, dat kan veranderen naarmate de loonlijst in de staat toeneemt – meestal van driemaandelijks naar maandelijks naar wekelijks of vaker. Tenzij je goed oplet, kun je dit gemakkelijk over het hoofd zien.

Dan zijn er nog de werkloosheidsverzekeringspremies, die meestal elk jaar worden bijgesteld. Omdat de tarieven veranderen, kun je te veel betalen of, erger nog, te weinig betalen en achterstallige belastingen met rente verschuldigd zijn.

Dit is waar een goede manier om berichten en brieven van overheidsinstanties te ontvangen van pas kan komen. Als er iets vervelends gebeurt, is de kans groot dat je daarover een bericht in de brievenbus krijgt.

HR en arbeidswetgeving

Als de wet verandert, veranderen ook de regels waar je aan moet voldoen. Voor werkgevers die in meerdere staten actief zijn, verandert de arbeidswetgeving nu het snelst. De boetes worden ook hoger en er wordt strenger gecontroleerd. Dit maakt de arbeidswetgeving een steeds groter risico voor bedrijven die vooral op afstand werken. Het is lastig om overal waar je mensen werken aan de regels te blijven voldoen.

Wat kun je doen om op de hoogte te blijven?

Het beste wat je kunt doen, is veranderingen in de gaten houden en updates van overheidsinstanties volgen. Adviseurs rekenen je graag voor deze service, maar houd er rekening mee dat informatie snel verouderd kan raken. De Colorado Equal Pay for Equal Work Act heeft maanden nadat deze wet werd ondertekend verschillende rondes van verduidelijking voor werkgevers ondergaan.

Als het gaat om gezinsverlof, antidiscriminatie, anti-intimidatie en ander beleid dat per staat verschilt, kunnen werkgevers die op afstand werken de zaken vereenvoudigen door hun beleid af te stemmen op dat van Californië of New York. Deze staten hanteren doorgaans de hoogste normen, dus als je aan hun eisen voldoet, is de kans groter dat je ook voldoet aan de eisen van andere, minder strenge staten waar je werknemers hebt.

Houd veranderingen in verplichte arbeidsvoorwaarden in de gaten. Californië heeft bijvoorbeeld onlangs verplichte pensioenregelingen ingevoerd voor werkgevers met vijf of meer werknemers. Ook zijn er nog veel meer staten die de komende jaren wetgeving voor betaald verlof om gezins- en medische redenen gaan invoeren.

Hang mededelingen en posters over arbeidsrecht op of verspreid ze. Ook al hebben bedrijven die op afstand werken geen pauzeruimte, je moet nog steeds voldoen aan de verplichte mededelingen en posters. (Herinner je je die kleine lettertjes op kantoor nog?) Door alle vereiste posters te verzamelen en ze digitaal beschikbaar te stellen aan werknemers, kun je het risico makkelijk verminderen. Houd er rekening mee dat de mededelingen en posters ook van tijd tot tijd worden bijgewerkt.

Registratie en compliance van de regels van de Secretary of State

Als je meer mensen in dienst neemt op meer plekken, moet je nadenken over waar je je lokaal moet registreren. Omdat de meeste staten geen duidelijke regels hebben voor werkgevers van buiten de staat met mensen die op afstand in hun staat werken, moet je beslissen of je je wilt registreren om zaken te doen in de staat en je wilt registreren voor andere lokale registraties. Meestal moet je je registreren in elke staat waar je activiteiten een 'nexus' vormen, een fysieke verbinding tussen je onderneming en een staatsjurisdictie die wordt veroorzaakt door acties zoals het leasen van voorraad of kantoorruimte, het in dienst nemen van werknemers of zelfs het bijwonen van beurzen.

Elke staat heeft een andere definitie van wat 'nexus' is, maar voor bedrijven met werknemers op afstand is het een risicogebaseerde beslissing. Als je een brief krijgt waarin staat dat je je bij de Secretary of State had moeten registreren, dan moet je de bijbehorende boetes en sancties betalen. De gevolgen worden meestal erger naarmate je langer en meer actief bent in de staat, zoals het aantal werknemers of de omzet.

Accountants en fiscalisten zijn verdeeld over de vraag hoe startende bedrijven moeten denken over registratie bij de Secretary of State als ze alleen maar een werknemer hebben die vanuit huis werkt. Sommige staten, zoals New Jersey, beginnen echter specifiek te wijzen op werken op afstand als reden om te registreren.

Vennootschapsbelasting en omzetbelasting

Voor start-ups op afstand kan het hebben van werknemers en klanten in de staat een factor zijn bij het bepalen van extra belastingverplichtingen. Als werkgever die in meerdere staten actief is, is het belangrijk om op de hoogte te zijn van alle soorten belastingen die nu of in de toekomst van toepassing kunnen zijn.

Vennootschapsbelasting, niet te verwarren met de inkomstenbelasting van werknemers, kan worden geheven als gevolg van registratie bij de Secretary of State, fysieke aanwezigheid of het genereren van inkomsten van klanten in de staat.

Omzet- en gebruiksbelasting kan worden geheven als gevolg van aanwezigheid in de staat of wat wordt genoemd "economische nexus" — een drempel van omzet of transacties in de staat. Dit kan snel ingewikkeld worden, dus het is belangrijk om de groeiende inkomsten in de staat in de gaten te houden. Gelukkig zijn er tools zoals Stripe en TaxJar, die dit proces kunnen vergemakkelijken.

Op afstand een onderneming runnen: strategieën voor het opzetten van teams op afstand

Als je net begint, is hier een snel kader voor het opzetten van je team en het bevorderen van de betrokkenheid van medewerkers, terwijl je tegelijkertijd de productiviteit optimaliseert. Ik heb dit op de harde manier geleerd door teams op afstand op te zetten bij bedrijven als Stripe en mijn eigen start-up Mosey, die zich vooral op werken op afstand richt.

• Beperk in het begin het aantal tijdzones door compatibele werktijden vast te stellen.
  
• Kom elk kwartaal samen om de bedrijfscultuur te ondersteunen.
  
• Schrijf dingen op om productiever te zijn.
  
• Breid je pool van talenten op afstand uit.
  
• Blijf georganiseerd met compliance.
  

Neem een paar teamleden op afstand aan in een paar goedgekeurde tijdzones om te beginnen

Begrijp me niet verkeerd, werken op afstand is geweldig, maar een van de onoplosbare problemen is de tijdzone. Het is niet fijn om je energie te verspillen door laat op te blijven of vroeg op te staan om een paar uur samen te werken met mensen met wie je nauw samenwerkt. Dit leidt al snel tot burn-out, en dat kan worden voorkomen.

Ik stel voor om vanaf het begin een beleid voor werken op afstand in te voeren waarbij alle werknemers in tijdzones werken die maximaal drie uur van elkaar verschillen. Zelfs een verschil van drie uur maakt het plannen van vergaderingen moeilijker, maar het is voor iedereen beter vol te houden.

Kom elk kwartaal bij elkaar

Als je op afstand werkt, betekent dat niet dat je elkaar nooit in het echt ziet. Ik heb gemerkt dat de beste teams minstens elk kwartaal bij elkaar komen.

Face-to-face tijd doorbrengen is belangrijk voor het opbouwen van een bedrijfscultuur. Het helpt iedereen in het team om een band met elkaar op te bouwen. Het helpt het team om problemen op te lossen die gewoon makkelijker te bespreken zijn rond een whiteboard.

De ideale duur is volgens mij ongeveer drie dagen: net genoeg om goede discussies te voeren, samen te eten en plezier te maken. Als het minder is, kun je niet alles doen wat je wilde. Als het langer duurt, voelt het geforceerd.

Schrijf dingen op

De belangrijkste superkracht van een team op afstand is schrijven. Dit is reeds uitgebreid behandeld, maar een paar praktische regels kunnen je helpen om schriftelijke communicatie in de cultuur van je bedrijf te verankeren.

1. Zorg ervoor dat je duidelijk maakt dat iedereen dingen opschrijft.
   
2. Maak bij elke virtuele vergadering aantekeningen, wissel af wie de notulist is en deel de notulen op een centrale plek (Notion, Coda, e-maillijst, enz.), zodat iedereen ze later kan bekijken.
   
3. Als je overweegt een presentatie te maken, schrijf dan in plaats daarvan een memo (ja, in proza, geen opsommingstekens).
   
4. Begin elk niet-triviaal project met het schrijven van een korte samenvatting, verzamel asynchroon feedback in opmerkingen en plan alleen een vergadering als er een beslissing moet worden genomen.
   
5. Verwijs altijd naar documenten en houd ze up-to-date in plaats van steeds weer vragen te beantwoorden in Slack.
   
6. Schrijf alles op wat je meer dan eens zegt of doet.
   

Er is nog veel meer te zeggen, maar door deze werkwijze vroeg in te voeren, zorg je ervoor dat het standaard communicatiepatroon asynchroon is. Dit is veel beter schaalbaar en oneindig veel productiever dan Zoom-vergaderingen.

Breid je zoektocht naar talent op afstand uit

Je bent al bezig met het opzetten van een systeem om werken vanaf meerdere locaties tegelijk te ondersteunen, dus waarom zou je daar niet optimaal gebruik van maken door je zoektocht naar talent op afstand uit te breiden?

Als je in meerdere staten mensen aanneemt, zul je merken dat ze allerlei verschillende achtergronden en werkervaringen hebben. Sommige van de beste engineers die ik heb aangenomen, kwamen niet van FAANG (MANGA?), maar van een adviesbureau in de gezondheidszorg, een verzekeringssoftwarebedrijf, kleine ontwikkelingsbedrijven en zelfs de locomotiefindustrie.

Er zijn overal veel getalenteerde mensen, maar misschien moet je je kijk op talent aanpassen om ze te kunnen zien.

Blijf georganiseerd met compliance

Als je op meerdere locaties tegelijk werkt, kan een gebrek aan organisatie snel uit de hand lopen. Je krijgt dan onvermijdelijk een bloeddrukkverhogende brief van een overheidsinstantie, en het wordt nog erger als je de informatie die je nodig hebt om het probleem op te lossen niet kunt vinden.

Het is nog belangrijker om overzicht te houden over zaken als rekeningnummers, logins, registratiedata en bedrijfsdocumenten wanneer je een bedrijf opzet dat voornamelijk op afstand werkt. Het is erg handig om alle informatie met betrekking tot compliance in elke staat op één centrale plek op te slaan.

Het is ook handig om een compliancekalender bij te houden die up-to-date is met al je lokale en federale verplichtingen. Zo weet je op tijd dat je je belastingen, jaarverslagen, verlengingen enz. moet indienen. Zorg er wel voor dat je deze kalender up-to-date houdt. (Ik durf te wedden dat de meeste boetes en sancties worden opgelegd aan goedbedoelende ondernemers die geen herinnering hadden ingesteld.)

Afsluiting

Er zijn zeker veel dingen om over na te denken als je een bedrijf op afstand wilt starten. Het goede nieuws is dat alle voordelen van werken op afstand veel groter zijn dan de nadelen, en dat het steeds makkelijker wordt.

Als dit allemaal ingewikkeld klinkt, probeer dan Mosey eens – wij hebben de regelgeving van de verschillende staten voor je uitgezocht, zodat jij dat niet hoeft te doen. We hebben de expertise en automatisering opgebouwd, zodat jij je onderneming kunt runnen, werknemers kunt aannemen en aan de regelgeving kunt voldoen in elke staat van de VS. (Stripe Atlas-klanten kunnen een korting voor Mosey vinden in het gedeelte 'Voordelen' (Perks) van het dashboard.)