Crear una empresa a distancia tiene muchas ventajas, pero también puede ser complicado: configurarla con cuidado desde el principio te ayudará a obtener los máximos beneficios a medida que escales.

Cada lugar en el que opera tu empresa puede tener normas diferentes en materia de empleo y cumplimiento de la normativa fiscal. Estas normas cambian a medida que crece tu empresa y evoluciona la legislación. Es importante seguir la vía de estas normas para evitar infracciones accidentales y asegurarse de que tu empresa está en la mejor posición para crecer a largo plazo.

Esta es la guía definitiva para los fundadores que desarrollan una Startup a distancia y quieren evitar las partes dolorosas de trabajar en múltiples geografías.

Compartiré contigo cómo configurar tu plan de negocio, qué sistemas poner en marcha y cómo evitar los errores más comunes. Mi objetivo es ahorrarte horas de distracciones, confusión y multas con tácticas que podrás poner en práctica desde el primer día.

He cometido la mayoría de los errores sobre los que estás a punto de leer. También he pasado casi una década creando productos que eliminan la burocracia que rodea la puesta en marcha y la gestión de una empresa, en concreto Stripe Atlas y mi Startup, Mosey, que ayuda a los usuarios con el cumplimiento de la normativa de cada estado.

Empecemos por el principio.

Antes de la constitución

Hay algunas cosas que puedes hacer antes de constituir una sociedad para que dirigir una empresa a distancia sea lo más sencillo posible.

• Elige un nombre único para la empresa.
  
• Establece un correo virtual y un sistema telefónico.
  
• Sé coherente con los organismos públicos.
  

Nombre de la empresa

El nombre es una de las primeras decisiones que toman los fundadores y una de las más difíciles. Para las empresas remotas, operar en muchos lugares significa que a menudo necesitan registrarse localmente. Esto añade una capa adicional al trabajo: asegurarte de que tu nombre es único y está disponible en cada estado de EE. UU. en el que opera la empresa.

Si el nombre de la empresa ya está en uso en otra jurisdicción, tu empresa tendrá que cambiar de nombre o registrar un DBA (doing business as). Registrar un nombre comercial puede llevar mucho tiempo y es una complicación añadida.

Es mucho más fácil tener un nombre único que no esté tomado por otra empresa en ningún estado. Eso no significa que tu producto y tu página web tengan que ser únicos, pero el nombre de la entidad jurídica sí debe serlo.

He aquí un ejemplo: Cuando puse en marcha Mosey, se constituyó originalmente como Mosey, Inc. Acabé cambiándola por Mosey Works, Inc., porque había un conflicto de nombres en California y no quería perder el tiempo declarando nombres comerciales en todos los lugares en los que operábamos. Esto me ahorra unos cuantos días de trabajo al año y miles de dólares en facturas legales adicionales, por no mencionar lo tedioso que resulta llevar el registro de los nombres correctos que hay que utilizar y acordarse de renovarlos.

Direcciones y empresas totalmente remotas

Casi todos los registros de una empresa ante la administración y los organismos públicos locales requieren direcciones: una dirección física, una dirección postal y las direcciones de los titulares. Esto supone un problema para las empresas totalmente remotas porque no tienen una dirección permanente. Dicho de otro modo, los gobiernos son incapaces de representar a "una empresa que vive en Internet".

Esto puede provocar un sinfín de interacciones dolorosas, a menos que lo planifiques con antelación.

¿Cómo gestionas las direcciones como empresa totalmente remota?

Define una dirección virtual, utilízala en todas partes e intenta no cambiarla. Esto empieza con la incorporación y las direcciones que el IRS (Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos) y el Secretario de Estado de Delaware (si decides constituirte allí) tienen en sus archivos.

Dirección virtual

Todos los organismos públicos (y muchos socios no gubernamentales) te preguntarán dónde está ubicada tu empresa. ¿Qué debes elegir como dirección física una empresa totalmente remota?

Aunque podrías indicar el domicilio particular de uno de los fundadores, el inconveniente es que la empresa queda ahora vinculada al domicilio de un fundador. Las cosas se complican si se mudan o si tienes varios fundadores distribuidos y tienes que elegir en qué estado incluirlos en la lista.

Como norma general para las empresas remotas, la sede central (HQ) es o bien 1) donde se encuentre la mayor concentración de fundadores o bien 2) donde se encuentre el director general.

Una vez que hayas establecido dónde se encuentra tu sede central, puedes configurar una dirección virtual. La mayoría de los proveedores de direcciones virtuales, como Earth Class Mail, te permiten elegir direcciones en cualquier estado de EE. UU., por lo que puedes elegir una que coincida con tu sede central. El correo enviado a tu dirección virtual se escanea o se envía a una dirección de reenvío que puede cambiar fácilmente (como el domicilio particular de un fundador).

Puedes utilizar esta dirección virtual tanto como dirección física como dirección postal cuando te registres en organismos públicos, incluso cuando te constituyas por primera vez. La ventaja de una dirección virtual sobre el uso de un domicilio particular es que los empleados y los fundadores pueden mudarse sin interrumpir la capacidad de la empresa para recibir correo crítico, requerir cambios de dirección ante los organismos públicos o añadir el riesgo de situaciones fiscales desfavorables más adelante.

Utilízalo en todas partes

Es importante utilizar siempre la misma dirección cuando interactúes con organismos públicos. Utilízala en todos los formularios de inscripción y díselo a tu contador, abogado o a cualquier otra persona que haga algo para la empresa y necesite indicar una dirección.

Esto reduce la probabilidad de que se te pierdan correos importantes. También te ahorra la molestia de tener que cambiarlo más tarde, lo que puede llevarte mucho tiempo a medida que la empresa se desarrolla.

Intenta no cambiar de dirección

Si utilizas la dirección virtual de forma sistemática, podrás evitar la desagradable tarea de cambiar de dirección. Cambiar de dirección es molesto en general, pero, para las empresas remotas, el cambio de dirección es especialmente oneroso y puede tener importantes implicaciones para el cumplimiento de la normativa.

En primer lugar, conseguir una lista exhaustiva de los lugares en los que se utiliza la antigua dirección es difícil. Te costará esfuerzo solo identificar todo el trabajo que tienes que hacer.

En segundo lugar, cada agencia estatal necesitará la nueva dirección para poder localizarte. Sin embargo, es habitual que cada estado tenga hasta cuatro agencias locales por estado, por lo que el número de actualizaciones crece más rápido que el número de estados en los que opera una empresa. Por ejemplo, una empresa con empleados en 5 estados suele interactuar con entre 15 y 20 organismos públicos locales, cada uno con un sistema de registro diferente y diferentes procesos para actualizar las direcciones.

Por último, los requisitos de cumplimiento de la normativa también pueden cambiar, dependiendo del tipo de dirección que se cambie. Por ejemplo, si tu dirección física cambia, podría desencadenar nuevos requisitos fiscales debido al establecimiento de un "nexo físico". Más información sobre el nexo más adelante.

Algunos lugares siguen exigiendo una dirección física "real".

Las direcciones virtuales resuelven un gran inconveniente para las empresas remotas, pero a veces es necesaria una dirección física real. Por ejemplo, en California, tendrás que indicar una dirección física de California cuando te registres como empresa de otro estado; los buzones privados, incluidas la mayoría de las direcciones virtuales, no están permitidos. Tendrás que utilizar un domicilio particular en estas situaciones, pero la buena noticia es que no tendrás que preocuparte por el correo, ya que éste pasará por un agente registrado.

Números de teléfono

Las empresas solían depender de los teléfonos fijos para que la gente se pusiera en contacto con ellas. Tú llamabas a la empresa telefónica y te asignaban un número de teléfono. Si te mudabas fuera de su código de área actual, cambiabas de número (o comprabas un lujoso número 800).

La mayoría de las administraciones locales exigirán un número de teléfono de empresa. Muy pocos te llamarán realmente, y generalmente prefieren enviarte cartas físicas; puedo contar con una mano el número de veces que he recibido una llamada telefónica de una agencia estatal.

Al igual que ocurre con las direcciones virtuales, disponer de un número de teléfono virtual facilita la disociación de la información de contacto de la empresa de su información de contacto personal. Proveedores como Grasshopper te ofrecen un número de teléfono virtual que te permite enrutar las llamadas desde cualquier lugar a cualquier persona, lo que facilita la movilidad y no perder ninguna llamada, incluso a nivel internacional. Si tu número de teléfono personal cambia o es otra persona la que recibe la llamada, no pasa nada si tienes configurado un número de teléfono virtual.

Esta configuración puede ahorrarte muchos dolores de cabeza en el futuro. Una vez necesité verificar una transacción bancaria importante mientras viajaba al extranjero, pero sólo podían ponerse en contacto con el número de teléfono de la empresa que tenían registrado. Afortunadamente, el número podía enrutarse a través del número de teléfono virtual a mi teléfono móvil.

Después de la constitución

Una vez constituida la empresa, hay algunas cosas que hacer. Dado que las empresas remotas operan en muchos estados a lo largo del tiempo, es importante empezar a pensar en el riesgo de cumplimiento de la normativa.

• Regístrate localmente.
  
• Configura la nómina.
  
• Mantente al tanto del cumplimiento de la normativa en cada estado.
  

Registro local en EE. UU.

A menos que los fundadores estén localizados en el mismo estado en el que se constituyó la empresa (Delaware para todas las empresas de Stripe Atlas), es probable que tengas que registrarte localmente.

Aunque esto es cierto para cualquier empresa, es un poco más complicado para las empresas totalmente remotas. Tendrán que considerar la posibilidad de registrarse en la Secretaría de Estado de cualquier estado en el que la empresa tenga su sede. También tendrán que comprobar si se necesitan registros a nivel de ciudad (como en San Francisco).

Registro como empresa fuera del estado (cualificación extranjera)

En EE. UU., cada estado tiene normas que regulan las empresas que operan dentro de sus fronteras. La oficina del Secretario de Estado lleva un registro de ellas y determina si estás "haciendo negocios" en tu estado. Algunos estados consideran que tener una presencia física, como tener un empleado trabajando desde casa o en una oficina física, es hacer negocios. Otros consideran que los empleados que solicitan pedidos (ventas o incluso asisten a ferias comerciales), están haciendo negocios.

Se recomienda registrarse en la Secretaría de Estado como empresa de otro estado (lo que se denomina "calificación extranjera") en cualquiera de los estados en los que tenga su sede la empresa. Por ejemplo, si la empresa se constituyera como una C-corp de Delaware y los fundadores establecieran su sede en California, se registrarían en la Secretaría de Estado de California.

Se trata de un área complicada del derecho legal y tributario. Para empresas remotas, lo mejor es consultar con abogados y contables a medida que escale.

Cómo inscribirse en la Secretaría de Estado
Por lo general, hay tres partes principales para registrarse en la Secretaría de Estado: un Certificado de Vigencia, un agente registrado y un Certificado de Autoridad. Los requisitos pueden variar de un estado a otro, pero este conjunto es el más común.

La mayoría de los estados requieren un Certificado de Vigencia recientemente emitido por ut estado de origen (Delaware para las empresas de Stripe Atlas). En esencia, se trata de que el Secretario de Estado de tu estado de origen diga que tú cumples los requisitos en tu estado, para que el Secretario de Estado del nuevo estado en el que te vas a registrar confíe en que harás lo mismo en tu estado. Puedes reutilizar el mismo certificado para varios estados, pero la mayoría de los estados exigen que se haya emitido en los últimos 30 a 90 días.

Puedes obtener un Certificado de Vigencia presentando un formulario en la Secretaría de Estado (en Delaware se solicita a través de su servicio eCorp). Te lo enviarán por correo y normalmente puedes pagar una tarifa para acelerar la entrega.

A continuación, necesitarás un agente registrado. Un agente registrado acepta el correo en tu nombre y te lo reenvía. Cada estado tiene una lista de agentes registrados aceptables y hay proveedores nacionales que pueden dar soporte a todos los estados.

Quizá pienses: "¿Por qué no utilizar mi dirección virtual?". Los agentes registrados tienen un estado especial: están certificados por el Secretario de Estado y deben tener un lugar físico abierto durante el horario comercial.

Por último, está el papeleo para presentar el certificado de autorización (el nombre exacto del registro varía según el estado). Rellenas un formulario y envías toda la documentación en papel requerida, junto con un cheque, a través del servicio postal para completar la declaración fiscal. Si todo va bien, recibirás una confirmación (de nuevo por correo) unas semanas después.

Otras cosas a tener en cuenta:

• Algunos estados tienen pasos adicionales que encontrarás una vez que hayas procesado la solicitud. Por ejemplo, en Pensilvania debes publicar un anuncio en dos periódicos locales.
  
• Algunos estados exigen copias certificadas de tus estatutos de constitución, que deberás solicitar a tu estado de origen.
  

Mantener tu posición en el estado
Una vez registrada la empresa, tendrás que mantener tu registro. Cuando una empresa deja de estar "en regla", puede ser sancionada o perder privilegios en el estado (como presentar una demanda), y puede haber un oneroso proceso de restablecimiento (que incluye volver a registrarse de nuevo).

El mantenimiento de la buena reputación varía según el estado, pero normalmente incluye un informe anual y una declaración del impuesto de franquicia o del impuesto de sociedades. Atlas cuenta con socios y orientadores expertos tributarios que pueden ayudarte con las declaraciones de impuestos.

Cosas a tener en cuenta:

• Las fechas de vencimiento de los informes anuales difieren según el estado: a veces se establecen en función de la fecha en la que te registraste y otras en función del año natural. Es importante comprobar las fechas y asegurarse de presentar la declaración a tiempo.
  
• Algunos estados tienen otros requisitos de información, como California, que exige una Declaración de Información en los 90 días siguientes a la inscripción.
  

Registrarse en las ciudades

Además de los organismos estatales, algunas ciudades (como San Francisco) exigen a las empresas con cualquier actividad en su ciudad que registren su empresa. Normalmente hay que pagar una renovación anual o un impuesto de sociedades para mantener el registro.

Es un buen recordatorio de que prácticamente cualquier estado, ciudad o condado puede imponer sus propias normas a la actividad empresarial en su jurisdicción.

Establecer las nóminas para el equipo fundador

Una vez que estés listo para poner en nómina al equipo fundador y a tus primeras contrataciones, el funcionamiento de la empresa se vuelve más complicado. Esta sección se centrará principalmente en el empleo y los impuestos en EE. UU.

• Elige un proveedor de nóminas que se ajuste al tipo de empleados que deseas contratar.
  
• Regístrate en las cuentas de impuestos y seguros adecuadas en cada lugar.
  
• Mantén el cumplimiento de la normativa en materia de nóminas, RR. HH. e impuestos.
  

Cosas a tener en cuenta:

• En general, el lugar de trabajo del empleado determina qué conjunto de normas de cumplimiento debe seguirse.
  
• Si el lugar de trabajo de alguien cambia, tendrás que asegurarte de configurar correctamente la nómina en ese lugar. En los sistemas de nóminas actuales es bastante fácil que un empleado cambie de dirección, por lo que te convendrá establecer una política para asegurarte de adelantarte a cualquier problema fiscal.
  

Elegir un proveedor de nóminas

La nómina puede ser complicada, especialmente cuando la configuras por primera vez con empleados en varios estados de EE. UU. o en varios países.

La forma de pagar a los empleados remotos puede diferir en función del tipo de empleo (contratistas independientes, empleados a tiempo completo u otros empleados W-2) y de si están establecidos en otro país.

Recomendamos utilizar Gusto o Rippling para gestionar las nóminas en varios estados, o una organización profesional de empleadores (OPE) como Justworks o Sequoia One (más adelante se explican las diferencias).

Pago a contratistas independientes
Los contratistas independientes son el caso más sencillo para pagar a personas que trabajan en lugares diferentes. Eso se debe a que los contratistas son generalmente responsables de pagar los impuestos de autoempleo, no el empleador.

"Contratista independiente" es un término legal para referirse a los trabajadores autónomos que realizan un trabajo que no está controlado por el empleador. Por lo general, estos contratos se circunscriben a un proyecto, son de corta duración y se remuneran conforme a programas acordados mutuamente.

Una advertencia: la clasificación errónea de los empleados puede acarrear graves sanciones y multas. Puedes disminuir ese riesgo utilizando plantillas de acuerdos de consultoría de un bufete de abogados acreditado (puedes encontrar las plantillas en el Dashboard de Stripe Atlas) y siguiendo las prácticas recomendadas para tu acuerdo de trabajo a distancia.

Casi todos los proveedores de nóminas pueden gestionar los pagos de los contratistas, incluso a escala internacional, por lo que es una forma sencilla de empezar.

Aunque la contratación es conveniente, los mejores talentos generalmente querrán ser empleados a tiempo completo con salario, beneficios y equidad.

Pagar a los empleados a tiempo completo
Los empleados a tiempo completo, a veces denominados empleados W-2, tienen requisitos adicionales en comparación con los contratistas independientes. Dependiendo del estado, tendrás que retener impuestos, pagar impuestos patronales y proporcionar un seguro obligatorio.

La mayoría de los proveedores de nóminas en EE. UU. pueden dar soporte a empleados a tiempo completo ubicados en varios estados. Recomendamos soluciones de software, como Gusto y Rippling. También existen PEO que pueden ayudarte a tercerizar algunas de las obligaciones laborales (con notables excepciones), como Justworks y Sequoia One.

Nómina vs. PEO
Los proveedores de nóminas, en esencia, son plataformas de software que calculan y gravan las declaraciones fiscales de las nóminas por ti.

Antes, las empresas tenían que calcularlo todo a mano y presentar declaraciones e informes por correo a la agencia correspondiente. Hoy en día, muchos proveedores de nóminas pueden automatizar esto por ti y agrupar el seguro de enfermedad y el seguro de compensación de los trabajadores.

Las PEO siguen un modelo diferente que puede aliviar parte del papeleo necesario para ser un empleador. Por ejemplo, en muchos estados, el uso de una PEO significará que no necesitas registrarse para cuentas de impuestos o establecer tus propias pólizas de seguros. Las PEO también ofrecen mejores planes de seguro médico al agrupar a todos sus clientes en unas pocas pólizas "maestras", lo que les da la posibilidad de negociar mejores tarifas con los servicios de envío.

Las PEO pueden aliviarte parte del trabajo de emplear a personas en varios estados, pero no en todos. Hay entre 20 y 30 estados "con clientes" en los que tendrás que registrar tus propias cuentas, dependiendo de la PEO que utilices. De todos modos, tendrás que seguir cumpliendo las leyes pertinentes; en particular, las PEO no ayudan con el cumplimiento de la normativa y los impuestos de las empresas.

En general, las PEO son más caras que los proveedores de nóminas (cientos de dólares por empleado en comparación con las bajas decenas de dólares), y las Startup de rápido crecimiento tienden a abandonar las PEO de todos modos después de 50-100 empleados.

Configuración de nóminas para empleados remotos

Para utilizar un proveedor de nóminas para contratar y pagar a empleados a tiempo completo, tendrás que registrarte en las cuentas de impuestos estatales adecuadas, establecer el seguro obligatorio y cumplir cualquier otro requisito específico de cada estado. Si utilizas una OPE, tendrás que consultarlo cada vez, ya que las normas sobre qué partes de la configuración de la nómina cubre una PEO variarán según el estado.

Registro
Cada estado tiene un conjunto diferente de cuentas, pero en términos generales, tendrás que darte de alta en la retención fiscal a cuenta (impuesto estatal a las ganancias, o SIT) y en el seguro estatal de desempleo (SUI). Algunos estados, como Washington, también contarán con un permiso médico y familiar retribuido (PFML) y un seguro de compensación de los trabajadores estatal.

Cada registro sigue un proceso diferente y suele ser administrado por diferentes organismos estatales. Por ejemplo, el Departamento de Ingresos de un estado puede emitir la cuenta de retención fiscal a cuenta, pero el Departamento de Trabajo puede emitir la cuenta del seguro de desempleo. Algunos estados intentan facilitar las cosas procesando una sola cuenta para varias (por ejemplo, Colorado y Nueva York).

Un concepto erróneo sobre el uso de una PEO es que puedes evitar tener que registrarte. Desgraciadamente, entre 20 y 30 estados son "declarantes de clientes", lo que significa que tú mismo tendrás que abrir ciertas cuentas de impuestos. Una vez más, la lista de los estados que son "declarantes de clientes" varía según la PEO, y algunos estados, como Washington, Ohio, Massachusetts y otros, también tienen su propia póliza de seguro de compensación de trabajadores que no se puede proporcionar a través de una PEO.

Un problema común para las empresas remotas que se registran en muchos estados es que puede ser muy fácil crear cuenta para una obligación fiscal que quizá no tengan. Por ejemplo, en algunos flujos de registro puedes darte de alta accidentalmente en las cuentas del impuesto a las ganancias de las empresas y del impuesto sobre las ventas. Puede que eso no suene mal si no tienes ingresos en el estado, pero averiguar cómo gravar declaraciones fiscales de cero dólares en varios estados es una gran distracción que puede evitarse.

Cuándo darse de alta en las cuentas de impuestos y seguro de desempleo
Para evitar sanciones por retrasos en los pagos o en los informes, lo mejor es darse de alta en las cuentas de impuestos estatales necesarias lo antes posible.

Hay algunas advertencias sobre el calendario.

Algunas agencias no te dejarán abrir una cuenta hasta que se cumplan ciertos criterios; por ejemplo, que el empleado haya empezado a trabajar. Algunas agencias incluso te dejarán presentar la solicitud y luego la rechazarán, a veces semanas después. Esto puede llevar a una experiencia muy frustrante en la que tu proveedor de nóminas te diga que la nómina estará bloqueada, ya que la cuenta no está abierta.

Puede ser complicado si estás configurando la nómina en el límite de un periodo de declaración, como el final del trimestre. Podrías ser responsable del pago de impuestos, pero como puede llevar algún tiempo abrir la cuenta, es posible que tu proveedor de nóminas no haya presentado la declaración fiscal trimestral anterior. Aunque algunos proveedores de nóminas pueden presentar las declaraciones fiscales atrasadas en tu nombre, normalmente tienes que saber pedirlo (a veces te cobran por ello) y, en algunos casos, tendrás que hacerlo tú mismo manualmente.

Lugares físicos: ¿Está bien indicar la dirección de un empleado?
La mayoría de los estados te pedirán una dirección física donde trabajará el empleado. Esto es un vestigio del trabajo en la oficina y es poco probable que cambie pronto. Mientras tanto, las empresas remotas pueden indicar la dirección del empleado, pero asegúrate de que la dirección postal sea la dirección postal de la empresa -idealmente una dirección virtual, como se ha mencionado antes-, ya que no querrás que se pierdan cartas y avisos importantes.

¿Cuánto tiempo lleva este proceso?
La apertura de cuentas puede llevar desde unos pocos días hasta varios meses. En Mosey, observamos un amplio abanico de historiales, incluso dentro de la misma agencia estatal. En el momento de escribir estas líneas, la acumulación actual de solicitudes de seguro de desempleo en Washington es de ocho semanas.

Cierre de cuentas
Si ya no tienes empleados en un estado, puede resultar tentador cerrar tus cuentas, pero existen algunos inconvenientes. En primer lugar, puede llevar un tiempo cerrarlas correctamente. En segundo lugar, si acabas contratando de nuevo a alguien en ese estado, tendrás que pasar por lo que suele ser un proceso más complicado para reabrir las cuentas.

Por esta razón, las startups remotas tienden a mantener las cuentas abiertas para conservar la opción de volver a contratar en el estado en el futuro. Los proveedores de nóminas suelen presentarle las declaraciones fiscales gratuitamente, por lo que mantenerlas abiertas tiene poco coste.

Si decides cerrar las cuentas, tendrás que seguir el proceso establecido por cada agencia que administre una cuenta que hayas abierto previamente. Aunque cada agencia es diferente, entre las cosas que debes tener en cuenta se incluyen:

• Pagar cualquier saldo existente en tu cuenta
  
• Declaración fiscal final para indicar que la cuenta debe cerrarse
  
• Una solicitud en línea para desactivar la cuenta
  
• Envío de una carta
  

En caso de duda, lo mejor es ponerse en contacto directamente con la agencia estatal por teléfono.

Seguro de indemnización por accidente laboral
La mayoría de los estados exigen una cobertura de seguro de compensación para los trabajadores. Esto puede parecer una tontería para una empresa totalmente remota en la que todo el mundo trabaja desde casa en sus ordenadores, pero es la ley. Las sanciones por no tener un seguro de compensación de los trabajadores también pueden ser bastante elevadas (te hablo a ti, Nueva York), así que es mejor obtener cobertura lo antes posible.

Mantenerse conforme y evitar distracciones o multas

El cumplimiento de la normativa no termina con el establecimiento de la nómina. Las obligaciones de cumplimiento cambian a medida que crece tu empresa y cuando cambia la legislación.

Las empresas que adoptan el trabajo a distancia deben ser inteligentes en cuanto al cumplimiento de la normativa para mantener bajo su riesgo. De lo contrario, pueden acabar con sanciones, multas y mucho tiempo perdido haciendo las cosas bien.

Aunque hay miles de normas a seguir, a grandes rasgos se dividen en las siguientes categorías:

• Impuestos relacionados con la nómina
  
• RR. HH. y legislación laboral
  
• Registro en la Secretaría de Estado
  
• Impuesto de sociedades e impuesto sobre las ventas
  

Modificación de las normas sobre nóminas

Aunque ya hemos hablado de lo que hay que hacer para que las nuevas contrataciones se incluyan en la nómina en varios estados, hay más cosas que hay que hacer para seguir cumpliendo la normativa. Los impuestos pagados, como la retención de ingresos para los empleados o el seguro de desempleo, pueden cambiar con el tiempo.

Algunos requisitos relativos a las nóminas sólo se hacen aplicables tras alcanzar un determinado umbral. Por ejemplo, en Nueva York, existe el impuesto metropolitano sobre la movilidad del transporte de cercanías (MCTMT) que sólo se hace aplicable a partir de una determinada cantidad de nóminas en un trimestre natural y sólo para los empleados de determinadas zonas de la ciudad de Nueva York. Una vez superado el umbral, las empresas tienen que registrarse y empezar a pagar o enfrentarse a multas.

Por desgracia, muchos proveedores de nóminas confían en que tú les digas qué impuestos quieres que te retengan. Eso hace que sea fácil pasarlo por alto y que se acumulen las sanciones.

Otros ejemplos incluyen el calendario de retenciones fiscales a cuenta, que puede cambiar a medida que aumenta la nómina en el estado, normalmente de trimestral a mensual, a semanal o más. A menos que prestes mucha atención, puede ser fácil pasarlo por alto.

Luego están las tasas impositivas del seguro de desempleo, que suelen actualizarse anualmente. Como las tasas cambian, puedes acabar pagando de más o, peor aún, pagando de menos y debiendo impuestos atrasados con intereses.

Aquí es donde tener una buena configuración para recibir avisos y cartas de las agencias estatales puede ser un salvavidas. Cuando ocurre algo malo, lo más probable es que llegue un aviso por correo.

RR. HH. y legislación laboral

Los requisitos de cumplimiento cambian cuando cambia la normativa, y la legislación laboral es el área con el cambio más rápido en estos momentos, para los empresarios de varios estados. Las multas también están aumentando, al igual que el nivel de aplicación. Esto hace que la legislación laboral sea un área de riesgo cada vez mayor para las empresas que operan a distancia y es difícil mantenerse al día con el cumplimiento de la normativa en todos los lugares donde trabajan los empleados.

¿Qué puedes hacer para estar al día?

Lo mejor que puedes hacer es estar atento a los cambios y a las actualizaciones de las agencias estatales. Los asesores te aceptarán pagos por este servicio, pero ten en cuenta que la información puede quedar desfasada rápidamente: la Ley de Igualdad Salarial por Igual Trabajo de Colorado pasó por varias rondas de aclaraciones para los empleadores, meses después de su promulgación.

Cuando se trata de permisos familiares, antidiscriminación, contra el acoso y otras políticas estatales, los empleadores remotos pueden simplificar las cosas vinculando sus políticas a California o Nueva York. Estos estados tienden a establecer el estándar más alto, por lo que, al cumplir sus requisitos, hay una mayor probabilidad de que cumplas los requisitos de otros estados menos estrictos donde tengas empleados.

Está atento a los cambios en las prestaciones obligatorias. Por ejemplo, California ha terminado recientemente de cambiar las prestaciones obligatorias de planificación de la jubilación para las empresas con cinco o más empleados. También hay muchos más estados que introducirán legislación sobre permisos familiares y médicos remunerados en los próximos años.

Coloca o distribuye avisos y carteles sobre legislación laboral. Aunque las empresas remotas no dispongan del equivalente a una sala de descanso, sigue siendo necesario cumplir con los avisos y carteles obligatorios. (¿Recuerdas esas cosas en letra diminuta en la oficina?). Reunir todos los carteles obligatorios y ponerlos a disposición de los empleados de forma digital es una manera fácil de reducir el riesgo. Ten en cuenta que los avisos y carteles también se actualizan de vez en cuando.

Registro y cumplimiento de la normativa por parte de la Secretaría de Estado

A medida que contrates más empleados en más lugares, tendrás que considerar dónde registrarte a nivel local. Dado que la mayoría de los estados no tienen una norma clara sobre los empresarios de fuera del estado con empleados que trabajan a distancia en tu estado, tendrás que decidir si te registras para hacer negocios en el estado y registrarte para cualquier otro registro local. Normalmente, tendrás que registrarte en cualquier estado en el que tus operaciones constituyan un "nexo", una conexión física entre su empresa y una jurisdicción estatal desencadenada por acciones como el alquiler de inventario o espacio de oficina, la contratación de trabajadores o incluso la asistencia a ferias comerciales.

Cada estado tiene una definición diferente de lo que representa un "nexo", pero para las empresas con empleados a distancia, es una decisión establecida en función del riesgo. Si recibes una carta que dice que deberías haberte registrado en la Secretaría de Estado, entonces tendrás que hacer frente a las sanciones y multas pertinentes que conlleva. Las consecuencias generalmente aumentan con el tiempo y la cantidad de actividad en el estado, como el número de empleados o la cantidad de ingresos.

Los contables y los expertos tributarios no se ponen de acuerdo sobre cómo las Startups en fase inicial deben pensar en registrarse en la Secretaría de Estado cuando la única presencia es la de un empleado que trabaja desde su casa. Sin embargo, algunos estados como Nueva Jersey están empezando a señalar específicamente el trabajo a distancia como una razón para registrarse.

Impuesto de sociedades e impuesto sobre las ventas

Para las Startups remotas, tener empleados en el estado así como clientes puede ser un factor a la hora de determinar obligaciones fiscales adicionales. Como empleador multiestatal, es importante ser consciente de cada tipo de gravamen que pueda ser aplicable actualmente o que pueda llegar a serlo en el futuro.

El impuesto de sociedades, que no debe confundirse con la retención del impuesto sobre la renta de los empleados, puede activarse como resultado de registrarse en la Secretaría de Estado, tener presencia física o gravar ingresos de clientes situados en el estado.

Los impuestos sobre las ventas y el uso pueden activarse como resultado de tener presencia en el estado o de lo que se denomina "nexo económico": un umbral de ventas o transacciones en el estado. Esto puede complicarse rápidamente, por lo que aumentar los ingresos en el estado es algo que hay que vigilar. Afortunadamente, existen herramientas como Stripe y TaxJar, que pueden facilitar este proceso.

Dirigir una empresa a distancia: Estrategias para crear equipos a distancia

Si estás empezando, aquí tienes un marco rápido para conformar tu equipo y promover el compromiso de los empleados, al tiempo que optimizas para aumentar la productividad. Lo he aprendido a las malas creando equipos remotos en empresas como Stripe y en mi propia Startup, Mosey.

• Limita inicialmente las zonas horarias estableciendo horarios de trabajo compatibles.
  
• Reúnete trimestralmente para apoyar la cultura de empresa.
  
• Anota las cosas para aumentar la productividad.
  
• Amplía tu reserva de talentos remotos.
  
• Mantente organizado con el cumplimiento de la normativa.
  

Contratar a miembros del equipo remotos en unas pocas zonas horarias aprobadas para empezar.

No me malinterpretes, el trabajo a distancia es estupendo, pero uno de los problemas inamovibles es el huso horario. No es estupendo gastar energías trasnochando o madrugando para solaparse durante unas horas con personas con las que se trabaja estrechamente. Esto conduce rápidamente al agotamiento y puede evitarse.

Sugiero instituir una política de trabajo a distancia desde el principio para que todos los empleados trabajen en zonas horarias que estén, como máximo, a tres horas de distancia entre sí. Incluso una diferencia de tres horas dificulta la programación de reuniones, pero es más sostenible para todos.

Reunirse trimestralmente

Formar parte de una plantilla a distancia no significa que nunca se vayan a ver en persona. De hecho, he descubierto que los mejores equipos se reúnen al menos trimestralmente.

Pasar tiempo cara a cara es importante para construir la cultura de empresa. Ayuda a todos los miembros del equipo a establecer relaciones entre sí. Ayuda al equipo a resolver problemas que son más fáciles de discutir en torno a una pizarra.

El punto óptimo que he encontrado es alrededor de tres días, lo suficiente para entablar buenas discusiones, cenar en equipo y divertirse juntos. Si dura menos, no podrás abarcar todo lo que esperabas. Un poco más y se sentirá forzado.

Escribir todo

El superpoder número uno de los equipos a distancia es la escritura. Esto se ha tratado con gran detalle en otras partes, pero unas cuantas reglas prácticas pueden ayudarte a incorporar la comunicación escrita a la cultura de tu empresa.

1. Asegúrate de haber comunicado la expectativa de que todo el mundo anote las cosas.
   
2. Toma notas en cada reunión virtual, rota quién es la persona que toma las notas y compártelas en un lugar central (Notion, Coda, lista de correo electrónico, etc.) para que todos puedan acceder a ellas más adelante.
   
3. Si estás pensando en hacer una presentación de diapositivas, escribe una nota (sí, en prosa, no en viñetas).
   
4. Comienza cualquier proyecto no trivial redactando un resumen, recaba opiniones en comentarios de forma asíncrona y programa una reunión solo si hay que tomar una decisión.
   
5. Enlaza y haz referencia constantemente a los documentos, manteniéndolos actualizados en lugar de responder repetidamente a las preguntas en Slack.
   
6. Anota todo lo que acabes diciendo o haciendo más de una vez.
   

Hay mucho más que decir, pero crear esta práctica desde el principio garantiza que el patrón de comunicación por defecto sea asíncrono. Esto crecerá mucho mejor y es infinitamente más productivo que las reuniones con Zoom.

Amplía tu búsqueda de talentos remotos

Ya estás desarrollando un sistema para admitir el trabajo desde muchos lugares simultáneamente, así que ¿por qué no sacarle el máximo partido ampliando tu búsqueda de talentos remotos?

Al contratar en varios estados, te darás cuenta de que la gente procede de ámbitos y experiencias laborales muy diferentes. Algunos de los mejores ingenieros que he contratado no procedían de FAANG (¿MANGA?), sino de una consultoría sanitaria, una empresa de software de seguros, pequeños talleres de desarrollo e incluso del sector de la locomotora.

Hay mucha gente con mucho talento por todas partes, pero puede que tengas que cambiar la lente con la que buscas talento para poder verlos.

Mantente organizado con el cumplimiento de la normativa

Cuando se opera en muchos lugares a la vez, ser desorganizado puede convertirse rápidamente en una bola de nieve. Recibirás invariablemente por correo una notificación de un organismo estatal que te subirá la tensión y empeorará mucho las cosas si no puedes seguir la pista de la información que necesitas para resolver el problema.

Mantenerse organizado con cosas como los números de cuenta, los inicios de sesión, las fechas de registro y los documentos corporativos es aún más importante cuando se está construyendo una empresa a distancia. Disponer de un lugar central para guardar toda la información relacionada con el cumplimiento de la normativa en cada estado te será muy útil más adelante.

También querrás llevar un calendario de cumplimiento de la normativa que esté al día de cada una de tus obligaciones locales y federales. Esto debería avisarte con suficiente antelación para que puedas gravar tus impuestos, informes anuales, renovaciones, etc. a tiempo. Solo asegúrate de mantenerlo actualizado. (Me atrevería a adivinar que la mayoría de las sanciones y multas ocurren a titulares de empresas bienintencionadas que no tenían establecido un recordatorio).

En síntesis

Sin duda, hay muchas cosas que tener en cuenta a la hora de crear una empresa a distancia. La buena noticia es que todas las ventajas de las opciones de trabajo a distancia superan con creces los inconvenientes y cada vez es más fácil.

Si todo esto te parece complicado, dale una oportunidad a Mosey: hemos resuelto el cumplimiento de la normativa estatal para que tú no tengas que hacerlo. Hemos acumulado la experiencia y la automatización necesarias para que puedas dirigir tu empresa, contratar empleados y cumplir la normativa en cualquier estado de EE. UU. (Los clientes de Stripe Atlas pueden encontrar un descuento para Mosey en la sección Ventajas del Dashboard).