Si démarrer une entreprise virtuelle offre de nombreux avantages, cela peut aussi être complexe. Bien la structurer dès le départ vous aidera à tirer le maximum de bénéfices à mesure de votre croissance.

Chaque territoire où votre entreprise exerce ses activités pourrait avoir des règles différentes en matière d’emploi et de conformité fiscale. Ces règles évoluent à mesure que votre entreprise se développe et que la législation change. Il est important de les suivre afin d’éviter toute violation involontaire et de positionner votre entreprise de manière optimale pour assurer sa croissance à long terme.

Voici le guide ultime pour les fondateurs qui construisent une jeune pousse axée sur le télétravail et qui souhaitent éviter les difficultés liées au travail dans plusieurs localités.

Je vous expliquerai comment élaborer votre plan d’affaires, quels systèmes mettre en place et comment éviter les pièges courants. Mon objectif est de vous faire économiser des heures de distraction, de confusion et même des amendes grâce à des tactiques que vous pourrez appliquer dès le premier jour.

J’ai commis la plupart des erreurs que vous découvrirez. J’ai également consacré près d’une décennie à concevoir des produits visant à simplifier les procédures administratives liées à la création et à la gestion d’une entreprise, comme Stripe Atlas et ma jeune pousse Mosey, qui aide les utilisateurs à assurer leur conformité d’État en État.

Commençons dès le début.

Avant l’incorporation

Voici quelques mesures que vous pouvez prendre avant l’incorporation pour rendre la gestion d’une entreprise entièrement virtuelle aussi simple que possible.

• Choisissez un nom distinctif pour l’entreprise.
  
• Mettez en place un système virtuel de messagerie et de téléphonie.
  
• Soyez cohérent dans vos démarches auprès des organismes gouvernementaux.
  

Dénomination de l’entreprise

Le choix du nom est l’une des premières décisions des fondateurs, mais aussi l’une des plus difficiles. Pour les entreprises opérant à distance dans de nombreux endroits, il est souvent nécessaire de s’enregistrer localement. Cela ajoute une couche supplémentaire au travail, car il faut s’assurer que le nom de la société est unique et disponible dans chaque État américain où elle opère.

Si le nom de l’entreprise est déjà utilisé dans un autre territoire, votre entreprise devra soit changer de nom, soit enregistrer un nom commercial (DBA). L’enregistrement d’un DBA peut prendre beaucoup de temps et constitue une complication supplémentaire.

Il est donc beaucoup plus simple d’avoir un nom unique qui n’est utilisé par aucune autre entreprise dans le moindre État. Cela ne signifie pas que le nom de votre produit ou de votre site Web doit être unique, mais celui de l’entité juridique doit l’être.

Voici un exemple : lorsque j’ai lancé Mosey, la société était initialement incorporée sous le nom Mosey, Inc. J’ai finalement changé pour Mosey Works, Inc., car il y avait un conflit de nom en Californie et je ne voulais pas perdre de temps à déposer des DBA dans tous les États où nous opérons. Cela m’épargne quelques jours de travail par an et des milliers de dollars de frais juridiques supplémentaires, sans mentionner la monotonie de devoir suivre les bons noms à utiliser et de se rappeler de les renouveler.

Adresses et entreprises entièrement virtuelles

Pratiquement tous les dossiers d’entreprise déposés auprès d’organismes gouvernementaux locaux exigent des adresses : une adresse physique, une adresse postale et une adresse pour les propriétaires. Cela pose un problème pour les entreprises entièrement virtuelles, car elles n’ont pas d’adresse permanente. Autrement dit, les gouvernements ont du mal à représenter « une entreprise qui opère entièrement sur Internet ».

Cela peut engendrer un flot sans fin d’interactions pénibles, à moins de planifier à l’avance.

Comment gérez-vous les adresses en tant qu’entreprise entièrement virtuelle?

Configurez une adresse virtuelle, utilisez-la partout et évitez de la changer. Cela commence dès l’incorporation, avec les adresses que IRS et le secrétaire d’État du Delaware (si vous choisissez de vous incorporer là-bas) ont dans leurs dossiers.

Adresse virtuelle

Chaque organisme gouvernemental (et plusieurs partenaires non gouvernementaux) vous demandera où se situe votre entreprise. Quelle adresse physique une entreprise entièrement virtuelle devrait-elle choisir?

Vous pourriez inscrire l’adresse personnelle de l’un des fondateurs, mais l’inconvénient est que l’entreprise est alors associée au domicile d’un fondateur. Les choses se compliquent encore davantage si l’un des fondateurs déménage ou si vous avez plusieurs fondateurs répartis et devez choisir dans quel État inscrire l’entreprise.

En règle générale, pour les entreprises virtuelles, le siège social (QG) se trouve soit 1) là où se concentre le plus grand nombre de fondateurs, ou 2) là où se situe le chef de la direction.

Une fois que vous avez déterminé l’emplacement du QG, vous pouvez mettre en place une adresse virtuelle. La plupart des fournisseurs d’adresses virtuelles, comme Earth Class Mail, vous permettent de choisir une adresse dans n’importe quel État des États-Unis; vous pouvez donc en sélectionner une qui corresponde à votre QG. Le courrier envoyé à cette adresse est numérisé ou renvoyé à une adresse de réexpédition que vous pouvez facilement modifier, par exemple l’adresse personnelle d’un fondateur.

Vous pouvez utiliser cette adresse virtuelle à la fois comme adresse physique et postale lors de l’inscription auprès des organismes gouvernementaux, y compris lors de l’incorporation. L’avantage d’une adresse virtuelle par rapport à une adresse personnelle est que les employés et les fondateurs peuvent déménager sans perturber la capacité de l’entreprise à recevoir du courrier important, sans avoir à modifier l’adresse auprès des organismes gouvernementaux et sans prendre le risque de se retrouver par la suite dans une situation fiscale défavorable.

Utilisez-la partout

Il est important d’utiliser systématiquement la même adresse chaque fois que vous interagissez avec des organisme publics. Utilisez-la dans tous les formulaires d’inscription et informez-en votre comptable, votre avocat ou toute autre personne qui effectue une démarche pour l’entreprise et qui doit indiquer une adresse.

Cela réduit la probabilité de manquer du courrier important. Cela vous évitera également la corvée de devoir la changer plus tard, ce qui peut être long et laborieux à mesure que l’entreprise se développe.

Essayez de ne pas changer d’adresse

Si vous utilisez l’adresse virtuelle de façon constante, vous éviterez la tâche désagréable de devoir la modifier. Changer d’adresse est généralement fastidieux, mais pour les entreprises virtuelles, cette tâche peut être particulièrement onéreuse et avoir d’importantes implications en matière de conformité.

Avant tout, il est difficile d’obtenir une liste exhaustive des lieux où l’ancienne adresse est utilisée. Il faudra déjà des efforts simplement pour identifier toutes les démarches à entreprendre.

Ensuite, chaque organisme gouvernemental devra être informé de la nouvelle adresse pour pouvoir vous contacter. Or, il est courant qu’un État compte jusqu’à quatre agences locales distinctes, ce qui signifie que le nombre de mises à jour à effectuer croît plus rapidement que le nombre d’États dans lesquels une entreprise opère. Par exemple, une entreprise ayant des employés dans cinq États interagit généralement avec 15 à 20 organismes gouvernementaux locaux, chacun ayant ses propres registres et ses propres processus de mise à jour d’adresses.

Enfin, les exigences en matière de conformité peuvent également changer en fonction du type d’adresse modifié. Par exemple, si votre adresse physique change, de nouvelles obligations fiscales pourraient être déclenchées en raison de l’établissement d’un « nexus physique ». Nous aborderons plus en détail le concept de « nexus » par la suite.

Certains lieux exigent encore une adresse physique « réelle »

Les adresses virtuelles résolvent un problème majeur pour les entreprises en télétravail, mais une véritable adresse physique est parfois exigée. En Californie, par exemple, vous devez indiquer une adresse physique californienne lors de l’enregistrement de votre entreprise en provenance d’un autre État. Les boîtes postales privées, y compris la plupart des adresses virtuelles, ne sont pas acceptées. Dans de telles situations, il faudra utiliser une adresse personnelle, mais la bonne nouvelle est que vous n’aurez pas à vous soucier du courrier, car celui-ci sera traité par un agent agréé.

Numéros de téléphone

Autrefois, les entreprises comptaient sur des lignes fixes pour permettre à leurs clients de les contacter. On appelait la compagnie de téléphone pour obtenir un numéro. Si vous deviez sortir du code régional, vous changiez alors de numéro (ou vous achetiez un fantaisiste numéro 800).

La plupart des systèmes gouvernementaux exigent qu’une entreprise dispose d’un numéro de téléphone. Cependant, très peu vous appelleront réellement, préférant généralement vous envoyer des courriers. Je peux compter sur les doigts d’une main le nombre de fois où j’ai reçu un appel d’une agence d’État.

Comme pour les adresses virtuelles, disposer d’un numéro de téléphone virtuel permet de dissocier facilement vos coordonnées professionnelles de vos coordonnées personnelles. Grâce à des fournisseurs comme Grasshopper, vous pouvez disposer d’un numéro virtuel qui redirige les appels de n’importe où vers n’importe qui, ce qui facilite votre mobilité et vous évite de manquer un appel, même à l’étranger. Si votre numéro personnel change ou si vous souhaitez que quelqu’un d’autre réponde à vos appels, ce n’est pas un problème si vous avez un numéro virtuel configuré.

Cette disposition peut vous éviter bien des tracas par la suite. Une fois, tandis que j’étais en voyage à l’étranger, je devais vérifier une transaction bancaire importante et le seul numéro auquel on pouvait me joindre était le numéro d’entreprise qu’ils avaient au dossier. Heureusement, le numéro a pu être acheminé vers mon téléphone portable via le numéro virtuel.

Une fois votre entreprise incorporée

Une fois l’entreprise incorporée, il reste quelques formalités à remplir. Comme les entreprises à distance opèrent souvent dans plusieurs juridictions au fil du temps, il est important de commencer à penser au risque de non-conformité.

• Inscrivez-vous localement.
  
• Activez la paie.
  
• D’un État à l’autre, restez au fait de la conformité.
  

Enregistrement local aux États-Unis

À moins que les fondateurs ne soient situés dans l’État d’incorporation de l’entreprise (Delaware pour toutes les sociétés créées via Stripe Atlas), vous devrez probablement vous enregistrer localement.

Cette obligation s’applique à toutes les entreprises, mais elle est un peu plus complexe pour les entreprises entièrement virtuelles. Celles-ci devront envisager de s’enregistrer auprès du secrétaire d’État de l’État où l’entreprise a son siège social. Elles devront également vérifier si des inscriptions municipales sont requises (comme à San Francisco).

Enregistrement en tant qu’entreprise hors État (qualification étrangère)

Aux États-Unis, chaque État dispose de règles régissant les entreprises exerçant des activités sur son territoire. Le bureau du secrétaire d’État surveille ces règles et détermine si vous « faites des affaires » dans leur État. Certains États considèrent qu’un établissement physique, comme un employé travaillant à domicile ou un bureau, constitue l’exercice d’activités. D’autres considèrent que des employés recueillant des commandes (ventes ou participation à des salons) constituent des entreprises.

Il est recommandé de vous enregistrer auprès du secrétaire d’État en tant qu’entreprise hors État (ce qu’on appelle la « Immatriculation extra-provinciale ») dans l’État où se trouve votre siège social. Par exemple, si une entreprise est constituée en société en tant que C-corp au Delaware et que les fondateurs ont établi son siège social en Californie, ils doivent s’enregistrer auprès du secrétaire d’État de Californie.

Il s’agit d’un domaine complexe du droit et de la fiscalité. Pour les entreprises virtuelles, il est préférable de consulter des avocats et des comptables à mesure que l’entreprise se développe.

Comment s’inscrire auprès du secrétaire d’État
Généralement, l’enregistrement auprès du Secrétaire d’État comprend trois volets principaux : un certificat de conformité, un agent enregistré et un certificat d’autorité. Les exigences varient d’un État à l’autre, mais ce schéma est le plus courant.

La plupart des États exigent un certificat de conformité récemment émis par votre État d’origine (Delaware pour les entreprises via Stripe Atlas). Il s’agit essentiellement d’une attestation du secrétaire d’État de votre État d’origine qui confirme que vous respectez les obligations en vigueur, ce qui permet au secrétaire d’État de l’État cible d’avoir confiance que vous ferez de même. Vous pouvez réutiliser le même certificat pour plusieurs États, mais la plupart exigent qu’il ait été délivré au cours des 30 à 90 derniers jours.

Vous pouvez obtenir un certificat de conformité en remplissant un formulaire auprès du secrétaire d’État (au Delaware, cela se fait par l’intermédiaire de son service eCorp), qui vous sera envoyé par la poste et vous pouvez généralement payer pour accélérer la livraison.

Vous aurez ensuite besoin d’un agent agréé. Cet agent accepte le courrier en votre nom et vous le transfère. Chaque État dispose d’une liste d’agents autorisés et il existe des prestataires nationaux pouvant couvrir tous les États.

« Pourquoi ne pas utiliser mon adresse virtuelle? » vous diriez-vous! Les agents agréés ont un statut particulier : ils sont certifiés par le secrétaire d’État et doivent disposer d’une adresse physique accessible durant les heures de bureau.

Enfin, il y a les formalités administratives à remplir pour le certificat d’autorisation (le nom exact de l’inscription varie d’un État à l’autre). Vous devez remplir un formulaire et envoyer tous les documents requis, accompagnés d’un chèque, par la poste pour finaliser la déclaration. Si tout se passe bien, vous recevez une confirmation (encore par la poste) quelques semaines plus tard.

Autres points à surveiller :

• Certains États peuvent imposer des mesures supplémentaires que vous découvrirez au cours du processus d’inscription. En Pennsylvanie, par exemple, vous devez publier une annonce dans deux journaux locaux.
  
• Il y a des États qui exigent des copies certifiées conformes de vos statuts de constitution, que vous devrez demander à votre État d’origine.
  

Maintenir votre statut en règle dans l’État
Une fois l’entreprise enregistrée, vous devrez maintenir votre inscription. Lorsqu’une entreprise perd son statut de « conformité », elle risque des pénalités ou la perte de certains privilèges dans l’État (comme la capacité d’intenter une action en justice), et le rétablissement peut être onéreux (y compris une réinscription complet).

Les exigences pour rester en règle varient selon l’État, mais incluent généralement un rapport annuel et le paiement d’un impôt de franchise ou d’un impôt sur les sociétés. Atlas propose des partenaires fiscalistes ainsi que des guides capables de vous aider dans vos déclarations.

Quelques points à surveiller :

• Les dates d’échéance des rapports annuels diffèrent selon l’État, parfois en fonction de la date d’enregistrement, ou alors en fonction de l’année civile. Il est important de vérifier les échéances et de déposer les rapports à temps.
  
• Certains États ont d’autres exigences en matière de déclaration, comme la Californie, qui réclame une déclaration d’informations dans les 90 jours suivant l’inscription.
  

Inscription auprès des municipalités

Outre les agences d’État, certaines villes (comme San Francisco) exigent d’entreprises exerçant une activité sur leur territoire un enregistrement local. En général, cette inscription est soumise à un renouvellement annuel ou à un impôt municipal.

Ceci rappelle que pratiquement tout État, ville ou comté peut imposer ses propres règles en fonction de l’activité d’une entreprise sur son territoire.

Mise en place de la paie pour l’équipe fondatrice

Une fois que vous êtes prêt à intégrer l’équipe fondatrice et vos premières recrues à la paie, la gestion de l’entreprise devient plus complexe. Cette section portera principalement sur l’emploi et la fiscalité aux États-Unis.

• Choisissez un prestataire de services de paie correspondant au type d’employés que vous souhaitez embaucher.
  
• Inscrivez-vous dans chaque territoire aux bons comptes fiscaux et d’assurance.
  
• Assurez une conformité continue en matière de paie, de ressources humaines et de fiscalité.
  

Points à garder à l’esprit :

• En règle générale, le lieu de travail de l’employé détermine l’ensemble des règles de conformité à suivre.
  
• Si le lieu de travail d’un employé change, vous devrez vous assurer que la paie est correctement mise en place dans sa nouvelle localité. Les systèmes de paie actuels facilitent souvent la modification de l’adresse d’un employé; vous voudrez donc peut-être établir une politique pour rester vigilant quant aux éventuels enjeux fiscaux.
  

Choix d’un prestataire de services de paie

La paie peut être complexe, en particulier lorsque vous la configurez pour la première fois avec des employés dans plusieurs États américains, ou dans plusieurs pays.

La façon de rémunérer les employés à distance peut différer selon leur statut (contractants indépendants, employés à temps plein ou autres employés soumis au formulaire W-2) et selon qu’ils résident dans un autre pays.

Nous vous recommandons d’utiliser Gusto ou Rippling pour gérer la paie dans plusieurs États, ou une organisation professionnelle employeuse (PEO) comme Justworks ou Sequoia One (nous aborderons les différences entre ces solutions plus loin).

Rémunération des contractants indépendants
Les contractants indépendants constituent le cas le plus simple pour rémunérer des personnes travaillant à des emplacements différents. En effet, ce sont généralement eux qui assument la responsabilité de payer les impôts liés au travail autonome, et non l’employeur.

L’expression juridique « contractant indépendant » désigne des personnes qui travaillent à leur compte et effectuent un travail qui n’est pas contrôlé par l’employeur. Ces contrats sont généralement conclus pour un projet de durée limitée et la rémunération est convenue d’un commun accord.

Attention : une mauvaise classification des employés peut entraîner de lourdes pénalités et amendes. Vous pouvez réduire ce risque en utilisant des modèles de contrat de consultation fournis par un cabinet d’avocats réputé (des modèles sont disponibles dans le tableau de bord de Stripe Atlas) et en appliquant les bonnes pratiques pour votre mode de télétravail.

La plupart des prestataires de services de paie peuvent gérer les paiements destinés aux sous-traitants, même à l’international, ce qui en fait une solution relativement simple pour démarrer.

Bien que le recours aux sous-traitants soit pratique, les meilleurs talents préféreront généralement des postes à temps plein avec salaire, avantages sociaux et des parts dans l’entreprise.

Rémunération des employés à temps plein
Les employés à temps plein, parfois appelés employés W-2, ont des exigences supplémentaires par rapport aux contractants indépendants. Selon l’État, vous devrez faire une retenue à la source, payer des taxes patronales et fournir des assurances obligatoires.

La plupart des prestataires de services de paie aux États-Unis peuvent prendre en charge des employés à temps plein situés dans plusieurs États. Nous recommandons des solutions logicielles, telles que Gusto et Rippling. Il existe également des organisations professionnelles d’employeurs (PEO) qui peuvent vous aider à externaliser certaines obligations liées à l’emploi (sauf exceptions notables), telles que Justworks et Sequoia One.

Paie ou PEO
Les prestataires de services de paie sont, en substance, des plateformes logicielles qui calculent et déposent les taxes sur la paie à votre place.

Autrefois, les entreprises devaient effectuer tous les calculs manuellement et envoyer des déclarations et des rapports par la poste aux organismes compétents. Aujourd’hui, plusieurs prestataires de services de paie peuvent automatiser ces tâches pour vous et vous proposer des services regroupés d’assurance santé et d’assurance contre les accidents du travail.

Les PEO suivent un modèle différent qui peut vous décharger d’une partie des tracas administratifs dévolus aux employeurs. Par exemple, dans plusieurs États, faire appel à une PEO signifie que vous n’avez pas besoin de vous inscrire à des comptes fiscaux ou de mettre en place vos propres polices d’assurance. Les PEO proposent également de meilleurs offres d’assurance santé en regroupant tous leurs clients dans quelques politiques « maîtresses », ce qui leur permet de négocier des tarifs plus avantageux auprès des assureurs.

Les PEO peuvent déléguer une partie du travail de recrutement dans plusieurs États, mais pas tous. Il existe entre 20 et 30 États de « rapport client » dans lesquels vous devrez vous inscrire pour vos propres comptes, selon le PEO que vous utilisez. Vous devrez toujours tout de même respecter les lois en vigueur; plus précisément, les PEO ne prennent pas en charge la conformité corporative ni les impôts.

Généralement, les PEO sont plus coûteux que les prestataires de services de paie (des centaines de dollars par employé contre quelques dizaines de dollars), et les jeunes pousses en forte croissance ont tendance à se séparer des PEO une fois qu’elles comptent entre 50 et 100 employés.

Mise en place de la paie pour les employés en télétravail

Si vous souhaitez utiliser un prestataire de services de paie pour embaucher et payer des employés à temps plein, vous devrez vous inscrire aux bons comptes fiscaux pour l’État indiqué, mettre en place les assurances obligatoires et respecter toute autre exigence propre à chaque État. Si vous utilisez une PEO, vous devrez vérifier auprès d’elle à chaque fois, car les règles relatives aux volets de la configuration de la paie couverts par une PEO varient d’un État à l’autre.

Inscription
Chaque État a son propre ensemble de comptes, mais de manière générale, vous devrez vous inscrire pour appliquer la retenue à la source (impôt sur le revenu de l’État, parfois appelé SIT) et à l’assurance-chômage de l’État (SUI). Certains États, comme Washington, exigent également une assurance congé familial et médical payé (PFML) ainsi qu’une assurance accidents du travail gérée par l’État.

Chaque inscription suit un processus différent et est généralement administrée par divers organismes d’État. Par exemple, le département des recettes d’un État peut délivrer le compte de retenue à la source, tandis que le département du travail délivre le compte d’assurance-chômage. Certains États simplifient les choses en n’ayant qu’un seul processus pour plusieurs comptes (par exemple, le Colorado et New York).

Une idée reçue sur l’utilisation d’une PEO est qu’elle dispense de l’obligation d’inscription. Malheureusement, entre 20 et 30 États sont de « rapport client », ce qui signifie que vous devrez ouvrir vous-même certains comptes fiscaux. La liste des États de « rapport client » varie selon la PEO, et certains États, comme Washington, l’Ohio, le Massachusetts, etc., ont aussi leur propre régime d’assurance accidents du travail qui ne peut être fourni par une PEO.

Les entreprises virtuelles qui s’enregistrent dans plusieurs États sont souvent confrontées au problème courant de l’inscription par erreur à une obligation fiscale non nécessaire. Par exemple, dans certains formulaires d’inscription, il est possible de demander accidentellement des comptes d’impôt sur le revenu des sociétés, et de taxe de vente. Cela peut sembler anodin si vous n’avez aucun revenu dans cet État, mais comprendre comment produire des déclarations à zéro dollar dans plusieurs États constitue une distraction importante qui peut être évitée.

Quand s’inscrire aux comptes fiscaux et d’assurance-chômage
Pour éviter les pénalités liées à des paiements ou des rapports tardifs, il est préférable de vous inscrire dès que possible aux comptes fiscaux étatiques nécessaires.

Toutefois, quelques nuances s’appliquent quant au moment.

Certains organismes ne vous permettront pas d’ouvrir un compte tant qu’un critère n’est pas rempli, par exemple que l’employé ait commencé à travailler. D’autres organismes accepteront votre demande, puis la rejetteront quelques semaines plus tard. Vous pouvez alors vivre une expérience frustrante : votre prestataire de services de paie vous informe que la paie sera bloquée parce que le compte n’est pas ouvert.

Cela peut devenir délicat si vous configurez la paie à la limite d’une période de déclaration, par exemple à la fin d’un trimestre. Vous pourriez être redevable d’impôts, mais comme l’ouverture du compte peut prendre du temps, votre prestataire de services de paie pourrait ne pas produire le rapport trimestriel précédent. Bien que certains fournisseurs puissent produire les impôts en retard, il faut généralement le demander (parfois à un coût supplémentaire) et, dans certains cas, vous devrez le faire manuellement.

Emplacements physiques : est-il acceptable d’indiquer l’adresse d’un employé?
La plupart des États exigent une adresse physique où l’employé travaillera. Il s’agit d’une pratique héritée du travail en bureau, et il est peu probable qu’elle change bientôt. En attendant, les entreprises à distance peuvent indiquer l’adresse de l’employé, mais assurez-vous que l’adresse postale soit celle de l’entreprise (de préférence une adresse virtuelle, comme mentionné précédemment) afin d’éviter que des lettres et avis importants ne se perdent.

Combien de temps cela prend-il?
L’ouverture des comptes peut prendre de quelques jours à plusieurs mois. Chez Mosey, nous observons une large gamme de délais, même au sein d’un même organisme étatique. Au moment de la rédaction de cet article, le délai de traitement des demandes d’assurance-chômage à Washington est de huit semaines.

Fermeture de comptes
Si vous n’avez plus d’employés dans un État, il peut être tentant de fermer vos comptes, mais cette démarche présente quelques inconvénients. D’abord, la procédure de fermeture peut être longue. Ensuite, si vous embauchez à nouveau dans cet État, vous devrez suivre un processus généralement plus complexe pour rouvrir les comptes.

C’est pourquoi les jeunes pousses en télétravail ont tendance à conserver leurs comptes ouverts, afin de pouvoir y embaucher ultérieurement. Les prestataires de services de paie produisent généralement des déclarations à zéro dollar gratuitement, donc garder ces comptes ouverts revient à peu de chose.

Si vous décidez de fermer les comptes, vous devrez suivre la procédure définie par chaque organisme gestionnaire. Bien que chaque organisme soit différent, les éléments à surveiller incluent :

• Le paiement de tout solde existant sur votre compte
  
• La production d’une déclaration finale indiquant que le compte doit être clôturé
  
• Un formulaire d’inscription en ligne pour désactiver le compte
  
• L’envoi d’une lettre
  

En cas d’incertitude, il est préférable de contacter directement par téléphone l’organisme gouvernemental compétent.

Assurance contre les accidents du travail
La plupart des États exigent une assurance contre les accidents du travail. Cela peut sembler absurde pour une entreprise entièrement virtuelle, dans laquelle tout le monde travaille depuis chez soi sur un ordinateur, mais c’est la loi. Les pénalités encourues en cas de défaut d’assurance pouvant être très élevées (on pense notamment à New York), il est donc préférable d’obtenir cette couverture dès que possible.

Assurez votre conformité et évitez les amendes ou les pertes de temps

La conformité ne s’arrête pas à la mise en place de la paie. Les obligations de conformité évoluent en effet à mesure que votre entreprise se développe et que les législations changent.

Les entreprises qui adoptent le télétravail doivent faire preuve d’intelligence en matière de conformité afin de maintenir un risque faible. Sinon, elles risquent des pénalités, des amendes et beaucoup de perte de temps à redresser la situation.

Bien qu’il existe des milliers de règles à respecter, celles-ci se regroupent approximativement dans les catégories suivantes :

• Taxes liées à la paie
  
• Législation du travail et des RH
  
• Inscription auprès du secrétaire d’État
  
• Impôt des sociétés et taxe de vente
  

Modification des règles de paie

Nous avons déjà abordé la marche à suivre pour intégrer de nouveaux employés à la paie dans plusieurs États, mais il y a plus à faire pour respecter la réglementation. Les impôts payés, comme la retenue à la source sur le revenu des employés ou l’assurance-chômage, peuvent en effet changer avec le temps.

Certaines obligations de paie ne s’appliquent qu’après avoir atteint un certain seuil. À New-York, par exemple, il existe une taxe de mobilité des transports métropolitains (MCTMT) qui ne s’applique qu’après un certain seuil de paie sur un trimestre civil, et uniquement pour les employés travaillant dans certaines parties de la ville. Une fois ce seuil dépassé, les entreprises doivent s’enregistrer et commencer à payer, sous peine d’amendes.

Malheureusement, de nombreux prestataires de services de paie comptent sur vous pour leur indiquer les impôts à retenir. Il est alors facile de manquer des obligations et d’accumuler des pénalités.

D’autres exemples comprennent le calendrier de retenue à la source, qui peut changer à mesure que la paie augmente dans l’État, passant souvent de trimestriel à mensuel, voire hebdomadaire. Si vous n’y prêtez pas attention, il est facile de passer à côté.

Il y a également les taux d’imposition d’assurance-chômage, qui sont généralement mis à jour annuellement. Comme ces taux changent, vous pourriez finir par trop payer, ou pire, ne pas payer assez et devoir des arriérés d’impôts avec des intérêts.

C’est là qu’une bonne organisation pour recevoir les avis et les lettres des agences d’État peut vous sauver la vie. En cas de problème, il y a de fortes chances qu’un avis vous soit envoyé par la poste.

Législation du travail et des RH

Les exigences de conformité changent lorsque la loi évolue, et le droit du travail est actuellement la sphère qui évolue le plus rapidement pour les employeurs multinationaux. Les amendes sont également en hausse, tout comme le niveau de contrôle. Le droit du travail devient ainsi un domaine de risque croissant pour les entreprises axées sur le télétravail, et il est difficile de suivre les obligations de conformité pour chaque lieu de travail.

Que pouvez-vous faire pour garder le contrôle?

L’idéal est de surveiller les changements et de rester attentif aux mises à jour des agences d’État. Des consultants peuvent vous facturer ce service, mais gardez à l’esprit que les informations peuvent rapidement devenir obsolètes : la loi du Colorado sur l’« égalité de salaire pour un travail égal » a subi plusieurs phases de clarification pour les employeurs, des mois après sa signature.

En ce qui concerne les congés familiaux, l’interdiction de la discrimination, du harcèlement et d’autres politiques propres aux États, les employeurs à distance peuvent simplifier les choses en calquant leurs politiques sur celles de la Californie ou de New York. Ces États fixent en effet les normes les plus élevées et donc, en satisfaisant à leurs exigences, vous avez de bonnes chances de respecter aussi celles des États moins stricts où vous avez des employés.

Restez vigilants quant aux changements concernant les avantages obligatoires. La Californie par exemple a récemment finalisé la mise en place d’un régime de retraite obligatoire pour les employeurs ayant cinq salariés ou plus. Plusieurs États envisagent également d’introduire des lois sur le congé familial et médical payé au cours des prochaines années.

Affichez ou distribuez les avis et affiches relatifs au droit du travail. Même si les entreprises virtuelles n’ont pas l’équivalent d’une salle de pause, vous devez toujours respecter les avis et affiches obligatoires (vous savez, ces lignes de très petit texte que l’on trouve au bureau). Rassembler toutes les affiches exigées et les rendre disponibles numériquement est un moyen simple de réduire les risques. N’oubliez pas que les avis et affiches sont également mis à jour périodiquement.

Inscription et conformité auprès du secrétaire d’État

À mesure que vous embaucherez davantage d’employés dans divers lieux, vous devrez déterminer où vous enregistrer localement. Comme la plupart des États n’ont pas de règle simple concernant les employeurs hors État ayant des employés en télétravail sur leur territoire, vous devrez décider s’il vous faut vous enregistrer pour exercer une activité dans cet État et vous acquitter de tout autre enregistrement local requis. En règle générale, vous devrez vous enregistrer dans tout État où vos activités constituent un « nexus », c’est-à-dire une association matérielle entre votre entreprise et une juridiction d’État, déclenchée par des actions telles que la location d’inventaire ou d’espace de bureau, l’emploi de travailleurs ou même la participation à des salons professionnels.

Chaque État a une définition différente de ce qui constitue un « nexus », mais pour les entreprises ayant des employés en télétravail, il s’agit d’une décision basée sur le risque. Si vous recevez une lettre vous informant que vous auriez dû vous enregistrer auprès du secrétaire d’État, vous devrez alors faire face aux pénalités et amendes correspondantes. Les conséquences augmentent généralement en fonction du niveau d’activité et de la durée d’exploitation dans l’État (nombre d’employés, montant des revenus, etc.)

Les comptables et les fiscalistes débattent de la date à laquelle une jeune pousse en phase initiale devrait envisager de s’enregistrer auprès du secrétaire d’État, alors que la seule présence est celle d’un employé à domicile. Toutefois, certains États, comme le New Jersey, commencent à mentionner explicitement le télétravail comme motif d’enregistrement.

Impôts des sociétés et taxe de vente

Pour les jeunes pousses en télétravail, la présence d’employés et de clients dans un État peut être un facteur déterminant pour établir des obligations fiscales supplémentaires. En tant qu’employeur présent dans plusieurs États, il est important de connaître chaque type d’impôt qui pourrait être applicable, actuellement ou à l’avenir.

L’impôt sur le revenu des sociétés, à ne pas confondre avec la retenue d’impôt sur le revenu des employés, peut être déclenché par l’enregistrement auprès du secrétaire d’État, l’établissement d’une présence physique ou la génération de revenus auprès de clients situés dans cet État.

Les taxes de vente et d’utilisation peuvent être exigibles lorsque l’entreprise établit une présence dans l’État ou lorsqu’elle atteint un seuil de ventes ou de transactions dans l’État, ce qu’on appelle un « nexus économique ». Cette situation pouvant rapidement devenir complexe, il est important de surveiller de près l’évolution du chiffre d’affaires dans cet État. Heureusement, des outils comme Stripe et TaxJar peuvent simplifier ce processus.

Diriger une entreprise à distance : stratégies pour constituer des équipes à distance

Si vous démarrez, voici un cadre rapide pour structurer votre équipe, favoriser l’engagement des employés et optimiser la productivité. J’ai appris cela à mes dépens en formant des équipes à distance chez des entreprises comme Stripe et dans ma propre jeune pousse axée sur le télétravail, Mosey.

• La première étape consiste à limiter les fuseaux horaires en établissant des heures de travail compatibles.
  
• Organiser des rencontres trimestrielles pour soutenir la culture entreprise.
  
• Consigner les choses par écrit pour accroître la productivité.
  
• Élargissez votre vivier de talents en télétravail.
  
• Restez organisé en matière de conformité.
  

Pour commencer, embauchez des membres de l’équipe en télétravail dans quelques fuseaux horaires préalablement approuvés

Ne vous y méprenez pas : le télétravail est formidable, mais l’un des défis immuables est le décalage horaire. Ce n’est pas idéal de dépenser de l’énergie à veiller tard ou à se lever tôt pour travailler quelques heures avec de proches collaborateurs. Cela conduit rapidement à l’épuisement, et c’est évitable.

Je recommande d’instaurer dès le départ une politique de télétravail selon laquelle tous les employés travaillent dans des fuseaux horaires séparés de trois heures au plus les uns des autres. Même une différence de trois heures complique la planification des réunions, mais c’est plus viable pour tous.

Organisez des rencontres tous les trimestres

Faire partie d’un personnel en télétravail ne signifie pas qu’on ne se verra jamais en personne. En fait, j’ai constaté que les meilleures équipes se réunissent au moins une fois par trimestre.

Passer du temps ensemble est essentiel pour construire une culture d’entreprise. Cela permet non seulement à chaque membre de l’équipe de tisser des liens avec les autres, mais aussi à l’équipe de résoudre des problèmes qui sont plus faciles à discuter devant un tableau blanc.

Le créneau idéal que j’ai trouvé est d’environ trois jours, ce qui est suffisant pour avoir de bonnes discussions, partager un dîner d’équipe et s’amuser ensemble. Si vous en faites moins, vous ne pourrez pas aborder tous les points souhaités. Si vous en faites trop, cela semblera artificiel.

Prenez des notes

La prise des notes constitue la force principale d’une équipe en télétravail. Ce sujet a été traité en détail ailleurs, mais quelques règles pratiques peuvent vous aider à instaurer une culture de la communication écrite dans votre entreprise.

1. Assurez-vous que tout le monde sait que vous attendez de lui qu’il consigne les choses par écrit.
   
2. Prenez des notes lors de chaque réunion virtuelle, faites tourner le rôle de preneur de notes, et partagez-les dans un emplacement central (Notion, Coda, liste courriel, etc.) afin que tout le monde y ait accès par la suite.
   
3. Si vous envisagez de préparer un diaporama, rédigez plutôt un commentaire (oui, en prose, pas en puces).
   
4. Commencez tout projet non négligeable par la rédaction d’un bref document; recueillez des commentaires en mode asynchrone et planifiez une réunion uniquement si une décision doit être prise.
   
5. Créez constamment des liens vers des documents, maintenez-les à jour et faites-y référence, plutôt que de répondre sans cesse aux mêmes questions sur Slack.
   
6. Notez tout ce que vous vous surprenez à dire ou à faire plus d’une fois.
   

Il y a beaucoup plus à dire, mais instaurer cette pratique tôt garantit que le mode de communication par défaut soit asynchrone. Cette solution est beaucoup plus efficace et productive que les réunions Zoom.

Élargissez votre recherche de talents en télétravail

Vous avez déjà mis en place un système permettant de travailler simultanément à partir de différents emplacements, alors pourquoi ne pas en tirer le meilleur parti en élargissant votre recherche de talents en télétravail?

En embauchant dans plusieurs États, vous remarquerez que les personnes recrutées proviennent de milieux et d’expériences professionnelles très divers. Certains des meilleurs ingénieurs que j’ai embauchés ne venaient pas de FAANG (MANGA?), mais d’une firme de conseil en santé, d’une entreprise de logiciels d’assurance, de petites agences de développement, voire du secteur ferroviaire.

Il y a beaucoup de gens vraiment talentueux un peu partout, mais vous devrez peut-être, pour les remarquer, changer votre regard sur les talents.

Gérez efficacement vos obligations réglementaires

Lorsque vous opérez dans de nombreux lieux à la fois, le chaos s’installe rapidement si une bonne organisation fait défaut. Vous recevrez inévitablement un avis stressant de la part d’un organisme d’État, et les choses se compliqueront si vous ne parvenez pas à retrouver les informations nécessaires pour régler le problème.

Il est encore plus important de rester organisé en ce qui concerne les numéros de compte, les identifiants, les dates d’inscription et les documents corporatifs lorsque vous bâtissez une entreprise orientée vers le télétravail. Avoir un endroit central pour stocker toutes les informations liées à la conformité de chaque lieu sera très utile par la suite.

Vous voudrez également tenir à jour un calendrier de conformité avec l’ensemble de vos obligations locales et fédérales. Cela vous donnera suffisamment de préavis pour produire dans les délais vos impôts, vos rapports annuels, vos renouvellements, etc. Assurez-vous simplement de le maintenir à jour. (Je dirais même que la plupart des pénalités et des amendes frappent des propriétaires d’entreprise bien intentionnés qui n’avaient pas mis en place de système de rappel.)

En conclusion

Il y a incontestablement beaucoup de facteurs à prendre en compte lors de la création d’une entreprise à distance. La bonne nouvelle, c’est que les avantages offerts par le télétravail l’emportent largement sur les inconvénients, et cela devient de plus en plus facile.

Si tout cela vous semble complexe, essayez Mosey : nous avons résolu la question de la conformité étatique pour que vous n’ayez pas à vous en occuper. Nous avons développé l’expertise et l’automatisation nécessaires pour que vous puissiez diriger votre entreprise, embaucher des employés et respecter la réglementation dans n’importe quel État américain. (Les clients de Stripe Atlas peuvent bénéficier d’une réduction sur Mosey dans la section « Perks » du Dashboard.)