Avviare un'attività a distanza ha molti vantaggi, ma può anche essere una questione complicata: un'accurata configurazione cura fin dall'inizio ti aiuterà a realizzare maggiori vantaggi man mano che cresci.

Ogni sede in cui opera la tua azienda potrebbe avere regole diverse per l'occupazione e la conformità fiscale. Queste regole cambiano man mano che la tua azienda cresce e si evolve la legislazione. È importante tenere traccia delle regole per evitare violazioni accidentali e garantire che la tua attività sia strutturata al meglio per una crescita a lungo termine.

Questa è la migliore guida per i fondatori che creano una start-up basata sul lavoro remoto e vogliono evitare gli aspetti più critici del lavoro in più aree geografiche.

Spiegherò come impostare il business plan, quali sistemi implementare e come evitare le insidie più comuni. Il mio obiettivo consiste nel risparmiarti ore di distrazioni, confusione e multe con tattiche che puoi mettere in pratica fin dal primo giorno.

Ho commesso la maggior parte degli errori che state per apprendere. Ho anche trascorso quasi un decennio a creare prodotti per tagliare la burocrazia che ostacola l'avvio e la gestione di un'attività, cioè Stripe Atlas e la mia start-up, Mosey, che aiuta gli utenti a garantire la conformità in ogni stato.

Partiamo dall'inizio.

Prima della costituzione

Ci sono alcune cose che puoi fare prima della costituzione, per rendere il più semplice possibile la gestione di un'azienda completamente remota.

• Scegliere un nome univoco per l'attività.
  
• Configurare un sistema postale e telefonico virtuale.
  
• Essere coerente con gli enti governativi.
  

Assegnare un nome all'azienda

Il nome è una delle prime decisioni che i fondatori devono prendere, ed è una delle più difficili. Per le aziende basata sul lavoro remoto, operare in molte località significa spesso doversi registrarsi a livello locale. Questo aggiunge al lavoro un ulteriore livello, assicurarti che il tuo nome sia unico e disponibile in ogni stato degli USA in cui opera l'azienda.

Se il nome della società è già in uso in un'altra giurisdizione, la tua azienda dovrà cambiarlo o registrare un DBA (doing business as). La registrazione di un DBA può richiedere molto tempo e rappresenta un'ulteriore complicazione.

È molto più facile avere un nome univoco che non è stato utilizzato da un'altra attività in nessuno stato. Questo non significa che il tuo prodotto e il tuo sito web debbano essere univoci, ma che lo debba essere il nome della persona giuridica.

Ecco un esempio: quando ho fondato Mosey, questa era stata originariamente costituita come Mosey, Inc. Alla fine l'ho cambiato in Mosey Works, Inc., perché in California c'era un conflitto di nomi e non volevo perdere tempo a presentare dei DBA ovunque operassimo. Questo mi risparmia qualche giorno di lavoro all'anno e migliaia di dollari in spese legali aggiuntive, per non parlare della noia di tenere traccia dei nomi giusti da usare e di ricordarsi dei rinnovi.

Indirizzi e attività completamente remote

Quasi tutte le registrazioni di un'attività per il governo e gli ente governativi locali richiedono degli indirizzi: un indirizzo fisico, un indirizzo postale e gli indirizzi dei proprietari. Questo rappresenta un problema per le attività completamente remote perché non hanno un indirizzo permanente. In altre parole, i governi non sono in grado di rappresentare "un'attività che vive in Internet".

Questo può causare un flusso infinito di interazioni faticose, a meno che non pianifichi le cose in anticipo.

Come si gestiscono gli indirizzi di un'attività completamente remota

Imposta un indirizzo virtuale, usalo ovunque e cerca di non cambiarlo. Questo inizia con la costituzione e gli indirizzi che hanno in archivio l'IRS e la segreteria dello stato del Delaware (se scegli di costituirla lì).

Indirizzo virtuale

Ogni ente governativo (e molti partner non governativi) chiederà dove si trova la tua azienda. Quale indirizzo fisico dovrebbe scegliere un'azienda gestita completamente a distanza?

Anche se potresti indicare l'indirizzo di casa di uno dei fondatori, lo svantaggio è il legame che si stabilisce tre l'azienda e la casa di un fondatore. Le cose si complicano se trasloca, o se si hanno più fondatori distribuiti in più stati e si deve scegliere quale stato indicare.

Come regola generale per le attività remote, la sede centrale è 1) dove si trova la più alta concentrazione di fondatori o 2) dove si trova il CEO.

Una volta stabilito dove si trova la sede centrale , puoi impostare un indirizzo virtuale. La maggior parte dei provider di indirizzi virtuali, come Earth Class Mail, consente di scegliere indirizzi in qualsiasi stato degli Stati Uniti, in modo da poterne scegliere uno che corrisponda alla tua sede centrale. La posta inviata al tuo indirizzo virtuale viene scansionata o inviata a un indirizzo di inoltro che puoi modificare facilmente (ad esempio, l'indirizzo di casa di un fondatore).

Puoi utilizzare questo indirizzo virtuale sia come indirizzo fisico, sia come indirizzo postale al momento della registrazione presso gli enti governativi, anche al momento della costituzione. Il vantaggio di un indirizzo virtuale rispetto all'uso di un indirizzo di casa è la possibilità per i dipendenti e i fondatori di trasferirsi senza interrompere la possibilità per l'azienda di ricevere corrispondenza essenziale, richiedere cambi di indirizzo presso gli enti governativi, o rischiare situazioni fiscali negative in seguito.

Utilizzalo ovunque

È importante che utilizzi costantemente lo stesso indirizzo ogni volta che interagisci con enti governativi. Usalo in ogni modulo di iscrizione e comunicalo al tuo commercialista, al tuo avvocato o a chiunque altro faccia qualcosa per l'azienda e abbia bisogno di indicare un indirizzo.

In questo modo riduci la probabilità di perdere la corrispondenza importante. Ti risparmia anche la fatica di doverlo cambiare in seguito, e questo può richiedere molto tempo man mano che cresci.

Cerca di non cambiare l'indirizzo

Se utilizzi l'indirizzo virtuale in modo coerente, puoi evitare lo spiacevole compito di cambiare indirizzo. Il cambio di indirizzo è in genere fastidioso, ma per le attività remote il cambio dell'indirizzo è particolarmente oneroso e può avere implicazioni importanti per la conformità.

Prima di tutto, è difficile ottenere un elenco completo dei luoghi in cui viene indicato il vecchio indirizzo. Ci vorrà un grosso impegno solo per identificare tutto il lavoro che devi fare.

In secondo luogo, ogni ente governativo avrà bisogno del nuovo indirizzo in modo da poterti contattare. Tuttavia, è tipico che ogni stato abbia fino a quattro enti governativi locali, quindi il numero degli aggiornamenti cresce più rapidamente del numero di stati in cui opera l'azienda. Ad esempio, un'azienda con dipendenti in 5 stati interagisce in genere con 15-20 enti governativi locali, ognuno con un diverso sistema di registrazione e procedure diverse per l'aggiornamento degli indirizzi.

Infine, possono cambiare anche i requisiti di conformità, a seconda del tipo di indirizzo che stai modificando. Ad esempio, se il tuo indirizzo fisico cambia, potrebbe attivare nuovi requisiti fiscali causati della creazione di un "nesso fisico". Più avanti vengono fornite maggiori informazioni sul nesso.

Alcune località richiedono ancora un indirizzo fisico "reale"

Gli indirizzi virtuali risolvono un grosso problema per le aziende remote, ma a volte è necessario un vero indirizzo fisico. Ad esempio, in California dovrai elencare un indirizzo fisico della California quando ti registri come attività al di fuori dello stato: non sono consentite le caselle di posta private, inclusa la maggior parte degli indirizzi virtuali. In queste situazioni dovrai utilizzare un indirizzo di casa, ma comunque non dovrai preoccuparti della posta, poiché questa passerà attraverso un agente registrato.

Numeri telefonici

Per consentire alle persone di contattarle, le attività si affidavano ai telefoni fissi. Chiami una compagnia telefonica e ti fai assegnare un numero telefonico. Se ti devi spostare al di fuori del prefisso di zona attuale, devi cambiare il numero (oppure puoi acquistare un numero 800 di fantasia).

La maggior parte dei sistemi governativi locali richiede un numero di telefono aziendale. Pochissimi ti chiameranno e generalmente preferiranno inviarti lettere cartacee: posso contare sulle dita di una mano il numero di volte in cui ho ricevuto una telefonata da un ente governativo.

Come avviene per gli indirizzi virtuali, avere un numero telefonico virtuale semplifica la separazione delle informazioni di contatto dell'attività dalle informazioni di contatto personali. i fornitori come Grasshopper offrono un numero telefonico virtuale che ti consente di instradare le chiamate da qualsiasi luogo a qualsiasi persona, semplificando la mobilità e non perdendo una chiamata, anche a livello internazionale. Se il tuo numero telefonico personale cambia o qualcun altro debba ricevere la chiamata, se hai impostato un numero telefonico virtuale, questo non è un grosso problema.

Questa configurazione può farti risparmiare un sacco di problemi nel tuo percorso. Una volta dovevo verificare un'importante transazione bancaria mentre ero in viaggio all'estero, ma questi potevano contattare solo il numero telefonico aziendale che avevano in archivio. Per fortuna il numero telefonico virtuale poteva instradare la chiamata al mio cellulare.

Dopo la costituzione

Dopo che la società è stata costituita, ci sono alcune cose da fare per mantenere l'ordine. Poiché le aziende remote operano nel tempo in numerosi stati, è importante iniziare a pensare ai rischi per la conformità.

• Registrarsi localmente.
  
• Impostare il libro paga.
  
• Rimanere aggiornati sulla conformità per ogni stato.
  

Registrazione locale negli USA

A meno che i fondatori non si trovino nello stesso stato in cui è stata costituita la società (Delaware per tutte le società Stripe Atlas), probabilmente dovrai registrarti localmente.

Sebbene questo sia vero per qualsiasi azienda, è un po' più complicato per le aziende completamente remote. Queste dovranno prendere in considerazione la possibilità di registrarsi presso la segreteria dello stato, in qualsiasi stato dove abbia sede l'azienda. Dovranno anche verificare se sono necessarie registrazioni a livello di città (come a San Francisco).

Registrazione come attività fuori dallo stato (qualifica estera)

Negli Stati Uniti, ogni stato ha norme che regolano le attività operanti all'interno dei propri confini. La segreteria dello stato tiene traccia di esse e determina se stanno "facendo affari" nello stato. Alcuni stati considerano come "fare affari" la presenza fisica, ad esempio la presenza di un dipendente che lavora da casa o di un ufficio fisico. Altri considerano come "fare affari" i dipendenti che procacciano ordini (vendite o anche partecipazione a fiere).

Raccomandiamo di registrarsi presso la segreteria dello stato come attività fuori dallo stato (chiamata "qualifica estera") in qualsiasi stato dove la società ha sede. Ad esempio, se la società è stata costituita come una C-Corp nel Delaware e i fondatori stabiliscono la loro sede in California, si registreranno presso la segreteria dello stato di California.

Si tratta di un'area complessa del diritto legale e tributario. Le aziende remote è opportuno che consultino avvocati e commercialisti man mano che crescono.

Come registrarsi presso la segreteria dello stato
In genere la registrazione presso la segreteria dello stato consta di tre parti principali: un certificato di buona reputazione, un agente registrato e un certificato di autorità. I requisiti possono variare da stato a stato, ma questa serie è la più comune.

La maggior parte degli stati richiede un certificato di buona reputazione rilasciato di recente dallo stato di origine (Delaware per le società Stripe Atlas). Si tratta essenzialmente della segreteria dello stato di origine che dichiara il rispetto dei requisiti dello stato, quindi la segreteria del nuovo stato in cui ti stai registrando confida che ti comporterai analogamente nel suo stato. È possibile riutilizzare lo stesso certificato per più stati, ma la maggior parte di essi richiede che venga emesso negli ultimi 30-90 giorni.

È possibile ottenere un certificato di buona reputazione presentando un modulo alla segreteria dello stato (in Delaware viene richiesto tramite il Servizio eCorp). Ti verrà spedito per posta e di solito puoi pagare per accelerare la consegna.

Successivamente avrai bisogno di un agente registrato. Un agente registrato riceve la posta per tuo conto e te la inoltra. Ogni stato ha un elenco di agenti registrati autorizzati e ci sono fornitori nazionali che possono supportare tutti gli stati.

Potresti pensare: "Perché non posso usare il mio indirizzo virtuale?" Gli agenti registrati hanno uno stato speciale: sono certificati dalla segreteria dello stato e devono avere una sede fisica aperta in orario di lavoro.

Infine, ci sono i documenti per presentare il Certificato di autorità (il nome esatto della registrazione varia da stato a stato). Per completare il deposito, compila un modulo e invia tutta la documentazione cartacea richiesta tramite il servizio postale, insieme a un assegno. Se tutto va bene, riceverai una conferma (sempre via posta) qualche settimana dopo.

Altre cose a cui prestare attenzione:

• Alcuni stati hanno passaggi aggiuntivi che troverai una volta completato il processo di richiesta. Ad esempio, in Pennsylvania è necessario pubblicare un annuncio su due quotidiani locali.
  
• Alcuni stati richiedono copie autenticate dell'atto costitutivo, che dovrai richiedere allo stato di origine.
  

Mantenimento della posizione nello stato
Una volta che l'attività è stata registrata, dovrai mantenere la registrazione. Quando un'attività non ha una "buona reputazione", può essere penalizzata o perdere privilegi in quello stato (ad esempio, intentare una causa) e può dover sottostare a un oneroso processo di reintegrazione (inclusa una nuova registrazione).

Il mantenimento di una buona reputazione varia da stato a stato, ma in genere include una relazione annuale e una dichiarazione della tassa di concessione o della dichiarazione dei redditi della società. Atlas dispone di partner di assistenza fiscale professionali e guide che possono aiutarti con le dichiarazioni dei redditi.

Cose a cui prestare attenzione:

• Le date di scadenza delle relazioni annuali variano secondo lo stato: a volte si basano sulla data di registrazione, a volte sull'anno solare. È importante controllare le date e assicurarsi di presentare la domanda per tempo.
  
• Alcuni stati hanno altri requisiti di rendicontazione, come la California, che richiede una dichiarazione informativa entro 90 giorni dalla registrazione.
  

Registrazione nelle città

Oltre agli enti governativi, alcune città (come San Francisco) impongono alle attività che operano nella loro città di registrare l'attività. In genere è previsto un rinnovo annuale o un'imposta sulle società, che deve essere pagata per conservare la registrazione.

Questo ricorda che, in pratica, qualsiasi stato, città o contea può imporre le proprie regole sulle attività commerciali della propria giurisdizione.

Impostazione dei cedolini paga per il team dei fondatori

Una volta che sei pronto per mettere a libro paga il team dei fondatori e i primi assunti, la gestione dell'attività diventa più complicata. Questa sezione si concentrerà principalmente sul lavoro dipendente e sulle imposte negli Stati Uniti.

• Scegli un elaboratore di cedolini paga adatto al tipo di dipendenti che desideri assumere.
  
• Registra gli account fiscali e assicurativi corretti in ogni sede.
  
• Mantieni continuamente la conformità per cedolini paga, risorse umane e tasse.
  

Cose da tenere a mente:

• In generale, il luogo di lavoro del dipendente determina le regole di conformità che devono essere seguite.
  
• Se cambia la sede di lavoro di qualcuno, dovrai assicurarti di impostare correttamente i cedolini paga per quella sede. Negli odierni sistemi di cedolini paga, è abbastanza facile per un dipendente cambiare il proprio indirizzo, quindi puoi implementare una politica per assicurarti di stare aggiornato, evitando eventuali problemi fiscali.
  

Scelta di un elaboratore di cedolini paga

I cedolini paga possono essere complicati, soprattutto quando si configurano per la prima volta con dipendenti in più stati degli USA o in più Paesi.

Il modo in cui si pagano i dipendenti remoti può variare in base al tipo di impiego (lavoratori indipendenti a contratto, dipendenti a tempo pieno o altri dipendenti W-2) e al fatto che risiedano in un altro Paese.

Consigliamo di utilizzare Gusto o Rippling per gestire i cedolini paga in più stati o un'organizzazione professionale di datori di lavoro (PEO) come Justworks o Sequoia One (più avanti forniamo maggiori informazioni sulle differenze).

Come pagare i contrattisti indipendenti
Se si devono pagare persone che lavorano in luoghi diversi, i contrattisti indipendenti sono il caso più semplice. Questo perché i contrattisti, non il datore di lavoro, sono generalmente responsabili del pagamento delle imposte sul lavoro autonomo.

"Contrattista indipendente" è un termine legale per i lavoratori autonomi che svolgono un lavoro non controllato dal datore di lavoro. Questi impegni sono in genere limitati a un progetto, di breve durata e pagati secondo piani retributivi stabiliti di comune accordo.

Avvertenza: l'errata classificazione dei dipendenti può comportare gravi sanzioni e multe. Puoi ridurre questo rischio utilizzando i modelli di contratti di consulenza di uno studio legale rinomato (i modelli sono disponibili nella Dashboard di Stripe Atlas) e seguendo le best practice per i contratti di lavoro a distanza.

Quasi tutti gli elaboratori di cedolini paga sono in grado di gestire i pagamenti per i contrattisti, anche a livello internazionale, e questo rappresenta un modo semplice per iniziare.

Sebbene il lavoro a contratto sia conveniente, in genere i migliori talenti vorranno essere dipendenti a tempo pieno con stipendio, benefit e partecipazioni al capitale.

Come pagare i dipendenti a tempo pieno
I dipendenti a tempo pieno, a volte indicati come dipendenti W-2, hanno requisiti aggiuntivi rispetto ai contrattisti indipendenti. A seconda dello stato, dovrai effettuare trattenute fiscali, pagare le tasse come datore di lavoro e fornire un'assicurazione obbligatoria.

La maggior parte dei fornitori di cedolini paga negli Stati Uniti può supportare dipendenti a tempo pieno situati in più stati. Consigliamo delle soluzioni software come Gusto e Rippling. Ci sono anche studi paghe che possono aiutarti a esternalizzare alcuni degli obblighi di lavoro (con notevoli eccezioni), come Justworks e Sequoia One.

Elaboratori di cedolini paga e PEO
Gli elaboratori di cedolini paga, internamente, sono piattaforme software che calcolano e archiviano le tasse sui salari per tuo conto.

In precedenza, le attività dovevano calcolare tutto a mano e inviare dichiarazioni e rendiconti per posta all'ente governativo appropriato. Oggi molti elaboratori di cedolini paga possono automatizzare questo processo per tuo conto e integrare l'assicurazione sanitaria e l'assicurazione contro gli infortuni sul lavoro.

Le PEO (organizzazioni di datori di lavoro) adottano un modello diverso che può sgravarti di alcuni dei documenti necessari come datore di lavoro. Ad esempio, in molti stati l'utilizzo di una PEO evita la necessità di registrarsi per gli account fiscali o di impostare le proprie polizze assicurative. Le PEO offrono anche piani migliori per l'assicurazione sanitaria raggruppando tutti i clienti in poche polizze "master", che permettono di negoziare tariffe migliori con i prestatori di servizi.

Le PEO possono scaricare parte del lavoro di assunzione di personale in più stati, ma non in tutti. Ci sono 20-30 stati di "segnalazione dei clienti" in cui dovrai registrare i tuoi account, a seconda della PEO utilizzata. Dovrai comunque rispettare le leggi in vigore, in particolare le PEO non aiutano con la conformità aziendale e gli aspetti fiscali.

In generale, le PEO sono più costose degli elaboratori di cedolini paga (centinaia di dollari per dipendente rispetto a poche decine di dollari) e le start-up in rapida crescita tendono in ogni caso ad abbandonare le PEO dopo aver raggiunto 50-100 dipendenti.

Impostazione dei cedolini paga per i dipendenti remoti

Per utilizzare un elaboratore di buste paga per assumere e pagare dei dipendenti a tempo pieno, dovrai registrarti per i corretti account fiscali degli stati, stipulare un'assicurazione obbligatoria e soddisfare qualsiasi altro requisito specifico dello stato. Se utilizzi una PEO, dovrai verificarlo ogni volta con loro, poiché le regole che stabiliscono le parti della configurazione dei cedolini coperte da una PEO variano secondo lo stato.

Registrazione
Ogni stato ha un insieme diverso di account, ma in generale dovrai registrarti per la ritenuta d'acconto (imposta statale sul reddito, o SIT) e l'assicurazione statale contro la disoccupazione (SUI). Alcuni stati, come Washington, ci saranno anche un congedo familiare e medico retribuito (PFML) e un'assicurazione statale contro gli infortuni sul lavoro.

Ogni registrazione segue un processo diverso ed è in genere amministrata da enti governativi diversi. Ad esempio, il Department of Revenue di uno stato potrebbe emettere l'account per la ritenuta d'acconto, mentre il Department of Labor potrebbe emettere l'account dell'assicurazione contro la disoccupazione. Alcuni stati cercano di semplificare le cose con un unico processo per più account (ad esempio, Colorado e New York).

Un'idea sbagliata sull'utilizzo di una PEO è che puoi evitare di doverti registrare. Sfortunatamente in 20-30 stati vale il "reporting dei clienti", quindi dovrai aprire tu stesso determinati account fiscali. Anche in questo caso, l'elenco degli stati dove vale il reporting dei clienti varia a seconda della PEO e alcuni stati, come Washington, Ohio, Massachusetts e altri, hanno anche una propria polizza assicurativa contro gli infortuni sul lavoro, che non può essere fornita attraverso una PEO.

Un problema comune delle società basate sul lavoro remoto che si registrano in molti stati è che può essere molto facile registrarsi per un obbligo fiscale che potrebbero non avere. Ad esempio, in alcuni flussi di registrazione è possibile registrarsi accidentalmente per gli account dell'imposta sul reddito delle società e dell'imposta sulle vendite. Potrebbe non sembrare errato se non hai redditi nello stato, ma capire come presentare dichiarazioni dei redditi a zero dollari in più stati è un lavoro inutile che può essere evitato.

Quando registrarsi per gli account fiscali e dell'assicurazione contro la disoccupazione
Per evitare sanzioni dovute a ritardi nei pagamenti o nelle rendicontazioni, è meglio registrarsi quanto prima per gli account fiscali statali necessari.

Ci sono alcune avvertenze sui tempi.

Alcuni enti non ti permettono di aprire un account fino a quando non vengono soddisfatti determinati criteri, ad esempio se il dipendente ha già iniziato a lavorare. Alcuni enti permettono persino di presentare la domanda e poi la rifiutano, a volte dopo settimane. Questo può portare a un'esperienza molto frustrante in cui l'elaboratore di cedolini paga ti dice che il cedolino paga sarà bloccato poiché l'account non è aperto.

Può essere complicato se si impostano i cedolini paga in base al limite di un periodo di riferimento, ad esempio alla fine del trimestre. Potresti essere tenuto a pagare le tasse, ma poiché l'apertura dell'account può richiedere del tempo, il tuo elaboratore di cedolini paga potrebbe non presentare il rapporto trimestrale precedente. Anche se alcuni elaboratori di cedolini paga possono dichiarare le imposte arretrate per tuo conto, in genere devi sapere di chiederlo (a volte te lo fanno pagare) e, in alcuni casi, dovrai farlo manualmente da solo.

Sedi fisiche: indicare l'indirizzo di un dipendente
La maggior parte degli stati ti chiederà l'indirizzo fisico dove lavorerà il dipendente. Questo è un retaggio del lavoro in ufficio ed è improbabile che cambi presto. Nel frattempo, le aziende basate sul lavoro remoto possono indicare l'indirizzo del dipendente, assicurandosi che l'indirizzo postale sia quello dell'attività, idealmente un indirizzo virtuale come accennato in precedenza, se non si vuole che corrispondenza e avvisi importanti vadano persi.

Tempo occorrente
L'apertura degli account può richiedere da pochi giorni a diversi mesi. In Mosey vediamo un'ampia gamma di tempistiche, anche all'interno dello stesso ente governativo. Al momento della stesura di questo articolo, l'attuale arretrato delle domande di assicurazione contro la disoccupazione a Washington è di otto settimane.

Chiusura degli account
Se non hai più dipendenti in uno stato, puoi essere tentato di chiudere gli account, ma ci sono alcuni aspetti negativi. Innanzitutto, può essere necessario un po' di tempo per chiuderli correttamente. In secondo luogo, se vuoi assumere di nuovo qualcuno in quello stato, dovrai passare attraverso un processo generalmente è più complicato per riaprire gli account.

Per questo motivo, le start-up remote tendono a mantenere aperti gli account per conservare la possibilità di assumere in futuro nuovamente in quello stato. Gli elaboratori di cedolini paga presentano in genere a tuo nome, gratuitamente, te dichiarazioni a zero dollari, quindi il costo per tenerli aperti è minimo.

Se decidi di chiudere gli account, dovrai seguire la procedura stabilita da ciascun ente che amministra un account aperto in precedenza. Sebbene ogni ente sia diverso, le cose a cui prestare attenzione includono:

• Pagamento di qualsiasi saldo esistente nel tuo account
  
• Presentazione di una dichiarazione finale per indicare che l'account deve essere chiuso
  
• Una richiesta online per la disattivazione dell'account
  
• L'invio di una lettera
  

In caso di dubbio, è meglio contattare direttamente per telefono l'ente governativo.

Assicurazione contro gli infortuni sul lavoro
La maggior parte degli stati richiede una copertura assicurativa contro gli infortuni sul lavoro. Potrebbe sembrare sciocco per un'azienda completamente remota in cui tutti lavorano da casa sui propri computer, ma è la legge. Anche le sanzioni per non avere un'assicurazione contro gli infortuni sul lavoro possono essere piuttosto elevate (guardando te, New York), quindi è meglio ottenere la copertura il prima possibile.

Rimanere conformi ed evitare distrazioni o multe

La conformità non si esaurisce con l'impostazione dei cedolini paga. Gli obblighi di conformità cambiano man mano che l'azienda cresce e quando cambia la legislazione.

Le aziende che adottano il lavoro a distanza devono essere intelligenti riguardo alla conformità per mantenere basso il rischio. In caso contrario, possono ritrovarsi con sanzioni, multe e una grande perdita di tempo per sistemare le faccende.

Sebbene le regole da seguire siano migliaia, rientrano più o meno nelle seguenti categorie:

• Imposte relative ai cedolini paga
  
• Diritto delle risorse umane e del lavoro
  
• Iscrizione presso la segreteria dello stato
  
• Imposta sulle società e imposta sulle vendite
  

Cambiare le regole sui cedolini paga

Pur avendo parlato di ciò che deve accadere per ottenere nuovi dipendenti a libro paga in più stati, per rimanere conformi c'è da fare molto di più. Le tasse da pagare, come la ritenuta alla fonte sul reddito dei dipendenti o l'assicurazione contro la disoccupazione, possono cambiare nel tempo.

Alcuni requisiti in materia di cedolini paga diventano applicabili solo dopo il raggiungimento di una determinata soglia. Ad esempio, a New York esiste la tassa sulla mobilità dei trasporti pendolari metropolitani (MCTMT) che diventa applicabile solo dopo un certo importo di cedolini paga in un trimestre solare e solo per i dipendenti di alcuni rioni di New York City. Una volta superata la soglia, le attività devono registrarsi e iniziare a pagarla, o possono incorrere in multe.

Sfortunatamente, molti elaboratori di cedolini paga si affidano a te per dire loro quali tasse vuoi trattenere. Questo rende più probabili gli errori e l'accumulo di multe.

Altri esempi includono la pianificazione delle ritenute d'acconto, che può cambiare con l'aumentare dei cedolini paga nello stato, di solito da trimestrale a mensile, a settimanale o più frequente. A meno che tu non stia prestando molta attenzione, può essere facile mancarla.

Poi ci sono le aliquote fiscali dell'assicurazione contro la disoccupazione, che in genere vengono aggiornate annualmente. Poiché le aliquote cambiano, puoi finire per pagare più del dovuto o, peggio, pagare troppo poco e dover pagare le tasse con gli interessi.

È qui che una corretta configurazione per la recezione di avvisi e lettere dagli enti governativi può essere un vero toccasana. Quando succede qualcosa di brutto, è probabile che arrivi un avviso per posta.

Diritto delle risorse umane e del lavoro

I requisiti di conformità cambiano quando cambia la legge, e in questo momento il diritto del lavoro è l'area in cui il cambiamento è più rapido per i datori di lavoro che operano in più stati. Anche le multe stanno aumentando, così come il livello di imposizione. Questo fa sì che il diritto del lavoro sia un'area di rischio in crescita per le aziende che operano principalmente da remoto, ed è difficile tenere il passo con i requisiti di conformità in ogni sede dei dipendenti.

Cosa fare per rimanere al passo

La cosa migliore che puoi fare è monitorare le modifiche e tenere d'occhio gli aggiornamenti degli enti governativi. I consulenti saranno lieti di addebitarti questo servizio, ma tieni presente che le informazioni possono diventare rapidamente obsolete: il Colorado Equal Pay for Equal Work Act è stato sottoposto a diversi cicli di chiarimenti per i datori di lavoro, mesi dopo essere stato promulgato come legge.

Quando si tratta di congedo familiare, lotta alla discriminazione, lotta alle molestie e altre politiche variabili stato per stato, i datori di lavoro remoti possono semplificare le cose legando le loro politiche alla California o a New York. Questi stati tendono a stabilire gli standard più elevati per cui, quindi soddisfacendo i loro requisiti, c'è una maggiore probabilità che soddisferai i requisiti di altri stati meno rigorosi in cui hai dei dipendenti.

Fai attenzione alle modifiche delle prestazioni obbligatorie. Ad esempio, la California ha recentemente completato l'implementazione dei benefit obbligatori per i piani pensionistici dei datori di lavoro con cinque o più dipendenti. Nei prossimi anni, molti altri stati introdurranno una legislazione sul congedo familiare e medico retribuito.

Affiggi o distribuisci avvisi e manifesti sul diritto del lavoro. Anche se le aziende remote non dispongono dell'equivalente di una sala relax, è comunque necessario rispettare gli avvisi e i manifesti obbligatori. (Ricordi quelle cose in ufficio scritte in caratteri piccoli?) Raccogliere tutti i poster richiesti e metterli a disposizione dei dipendenti in formato digitale è un modo semplice per ridurre i rischi. Tieni presente che anche gli avvisi e i poster vengono di volta in volta aggiornati.

Registrazione e conformità con la segreteria dello stato

Man mano che assumi più dipendenti in più località, dovrai considerare dove registrarti localmente. Poiché la maggior parte degli stati non ha una regola semplice per i datori di lavoro al di fuori dello stato con dipendenti che lavorano da remoto nel loro stato, dovrai decidere se registrarti per fare affari in quello stato ed effettuare qualsiasi altra registrazione locale. In genere dovrai registrarti in qualsiasi stato dove le tue operazioni costituiscono un "nesso", cioè una connessione fisica tra la tua attività e una giurisdizione statale, attivata da azioni come l'affitto di spazi per magazzino o uffici, l'assunzione di lavoratori e persino la partecipazione a fiere.

Ogni stato ha una definizione diversa di ciò che costituisce un "nesso", ma per le attività con dipendenti remoti si tratta di una decisione basata sul rischio. Se ricevi una lettera che afferma che avresti dovuto registrarti presso la segreteria dello stato, dovrai affrontare le relative sanzioni e le multe che ne derivano. Le conseguenze generalmente aumentano con la durata e la quantità delle attività nello stato, ad esempio il numero di dipendenti o l'importo dei ricavi.

I contabili e i fiscalisti sono divisi sul modo in cui le start-up in fase iniziale dovrebbero pensare alla registrazione presso la segreteria dello stato, se l'unica presenza è un dipendente che lavora da casa. Tuttavia, alcuni stati come il New Jersey stanno iniziando a definire specificamente il lavoro a distanza come motivo per la registrazione.

Imposte sulle società e imposte sulle vendite

Per le start-up remote, avere dipendenti e clienti nello stato può contribuire alla determinazione di ulteriori obblighi fiscali. In qualità di datore di lavoro in più stati, è importante essere consapevoli di ogni tipo di imposta che potrebbe essere applicabile attualmente, o potrebbe diventare applicabile in futuro.

L'imposta sul reddito delle società, da non confondere con la ritenuta d'acconto per l'imposta sul reddito dei dipendenti, può essere attivata a seguito della registrazione presso la segreteria dello stato, della presenza fisica o dei ricavi da clienti situati nello stato.

Le imposte sulle vendite e sull'uso possono essere attivate a seguito della presenza nello stato o di quello che viene chiamato "nesso economico", una soglia di vendite o transazioni nello stato. Questo può complicarsi rapidamente, quindi l'aumento delle entrate nello stato è qualcosa da tenere d'occhio. Per fortuna ci sono strumenti come Stripe e TaxJar, che possono semplificare questo processo.

Gestire un'attività a distanza: strategie per creare team remoti

Se hai appena iniziato, ecco un quadro rapido per configurare il tuo team e promuovere il coinvolgimento dei dipendenti, ottimizzando contemporaneamente i processi per aumentare la produttività. L'ho imparato a mie spese creando team remoti in aziende come Stripe e Mosey, la mia start-up basata sul lavoro a distanza.

• Limitare inizialmente i fusi orari stabilendo orari di lavoro compatibili.
  
• Riunirsi trimestralmente per supportare la cultura aziendale.
  
• Scrivere appunti per aumentare la produttività.
  
• Ampliare il pool di talenti remoti.
  
• Rimanere organizzati per la conformità.
  

Per iniziare, assumere membri del team remoto in alcuni fusi orari approvati

Senza fraintendimenti, il lavoro a distanza è fantastico, ma uno dei problemi non risolvibili sono i fusi orari. Non è bello spendere le proprie energie rimanendo svegli fino a tardi o alzandosi presto per avere qualche ora in comune con le persone con cui si lavora a stretto contatto. Questo porta rapidamente a un crollo nervoso che si può evitare.

Il mio suggerimento è creare fin dall'inizio una politica per il lavoro a distanza, in base alla quale tutti i dipendenti debbano lavorare in fusi orari distanti al massimo tre ore l'uno dall'altro. Anche una differenza di tre ore complica la programmazione delle riunioni, ma è più sostenibile per tutti.

Riunioni trimestrali

Far parte di una forza lavoro a distanza non significa che non ci si possa mai vedere di persona. In effetti, ho scoperto che i team migliori si riuniscono almeno ogni tre mesi.

Trascorrere del tempo a contatto diretto è importante per costruire una cultura aziendale. Aiuta tutti i membri del team a costruire relazioni tra loro. Aiuta il team a risolvere problemi che si possono discutere meglio davanti a una lavagna.

La durata giusta che ho individuato è di tre giorni circa, quanto basta per dedicarsi a buone discussioni, cenare insieme al gruppo e divertirsi insieme. Se sono di meno, non sarà possibile trattare tutto ciò che speravi. Di più appare forzato.

Scrivere le osservazioni

Il superpotere numero uno dei team remoti è la scrittura. Questo è stato trattato in dettaglio altrove, ma alcune regole pratiche possono aiutarti a integrare la comunicazione scritta nella cultura aziendale.

1. Assicurati di aver comunicato che è previsto che tutti scrivano appunti.
   
2. Prendi appunti a ogni riunione virtuale, stabilisci a rotazione chi è addetto agli appunti e condividili in centralmente (Notion, Coda, elenco email, ecc.) in modo che tutti possano accedervi in un secondo momento.
   
3. Se stai pensando di creare una presentazione, scrivi invece un promemoria (in prosa, non come punti di un elenco).
   
4. Inizia qualsiasi progetto non banale scrivendo un riassunto, raccogli i feedback nei commenti in modo asincrono e pianifica una riunione solo se è necessario prendere una decisione.
   
5. Collega i documenti e fai riferimento costante a essi, mantenendoli aggiornati anziché rispondere ripetutamente alle domande in Slack.
   
6. Scrivi più volte tutto ciò che hai finito di dire o di fare.
   

Ci sarebbe molto altro da dire, ma istituire presto questa prassi garantisce che il modello di comunicazione predefinito sia asincrono. Questo è molto più adattabile ed è infinitamente più produttivo delle riunioni con Zoom.

Amplia la ricerca di talenti remoti

Stai già costruendo un sistema per supportare il lavoro da molte sedi contemporaneamente, perché non sfruttarlo al meglio ampliando la ricerca di talenti remoti?

Quando assumi in più stati, noterai che le persone provengono da retroterra ed esperienze lavorative di tipo diverso. Alcuni dei migliori tecnici che ho assunto non provenivano dalle aziende FAANG ma da una società di consulenza sanitaria, da una società di software assicurativo, da piccoli laboratori di sviluppo e persino dal settore dei locomotori.

Dappertutto ci sono molte persone davvero talentuose, ma per vederle potrebbe essere necessario cambiare la lente con cui si guarda al talento.

Rimanere organizzati per la conformità

Quando si opera contemporaneamente in molte località, la disorganizzazione può rapidamente aumentare a dismisura. Inevitabilmente riceverai per posta da un ente governativo una segnalazione di aumento della pressione sanguigna, e le cose peggioreranno di molto se non riuscirai a rintracciare le informazioni necessarie per risolvere il problema.

Rimanere organizzati con informazioni come numeri di conto, accessi, date di registrazione e documenti aziendali è ancora più importante quando si sta costruendo un'azienda gasata sul lavoro a distanza. Avere un luogo centrale per registrare in ogni stato tutte le informazioni relative alla conformità sarà molto utile in seguito.

Consigliamo inoltre di mantenere aggiornato un calendario per la conformità con ciascuno dei tuoi obblighi locali e federali. Questo dovrebbe fornirti un preavviso sufficiente per preparare in tempo le dichiarazioni fiscali, i rapporti annuali, i rinnovi, ecc. Assicurati solo di tenerlo aggiornato. (Azzarderei l'ipotesi che la maggior parte delle sanzioni e delle multe vengano comminate a imprenditori bene intenzionati che non hanno impostato i promemoria.)

Concludendo

Quando si avvia un'azienda a distanza ci sono sicuramente molte cose da valutare. La buona notizia è che tutti i vantaggi della scelta di lavorare a distanza superano di gran lunga gli svantaggi, e questa sta diventando notevolmente più facile.

Se tutto sembra complicato, chiama Mosey: abbiamo capito la conformità statale in modo che non debba farlo tu. Abbiamo sviluppato le competenze e l'automazione in modo che tu possa gestire la tua attività, assumere dipendenti e mantenere la conformità in qualsiasi stato degli Stati Uniti. (I clienti di Stripe Atlas possono trovare uno sconto per Mosey nella sezione Vantaggi della Dashboard.)