Ein Remote-Unternehmen zu gründen bietet viele Vorteile, kann aber auch kompliziert sein – eine sorgfältige Planung von Anfang an hilft Ihnen, im Laufe der Geschäftsentwicklung den maximalen Nutzen zu erzielen.

Jeder Standort, an dem Ihr Unternehmen tätig ist, kann unterschiedliche Regeln für Arbeits- und Steuer-Compliance haben. Diese Vorschriften ändern sich mit dem Wachstum Ihres Unternehmens und der Weiterentwicklung der Gesetzgebung. Es ist wichtig, den Überblick zu behalten, um unbeabsichtigte Verstöße zu vermeiden und Ihr Unternehmen für langfristiges Wachstum optimal aufzustellen.

Dies ist der ultimative Leitfaden für Gründerinnen und Gründer, die ein Remote-First-Start-up aufbauen und die mühsamen Aspekte der Arbeit über mehrere Standorte hinweg vermeiden möchten.

Ich werde erläutern, wie Sie Ihren Geschäftsplan aufstellen, welche Systeme Sie implementieren sollten und wie Sie typische Fallstricke vermeiden. Mein Ziel ist es, Ihnen durch Strategien, die Sie vom ersten Tag an anwenden können, viel Zeit, Verwirrung und Bußgelder zu ersparen.

Ich habe die meisten der Fehler begangen, über die Sie gleich lesen werden. Außerdem habe ich fast ein Jahrzehnt damit verbracht, Produkte zu entwickeln, die den bürokratischen Aufwand beim Start und Betrieb eines Unternehmens reduzieren – namentlich Stripe Atlas und mein Start-up Mosey, das Nutzerinnen und Nutzern bei der Compliance in den einzelnen Bundesstaaten unterstützt.

Fangen wir ganz vorne an.

Vor der Gründung

Es gibt einige Dinge, die Sie noch vor der Gründung erledigen können, um den Betrieb eines vollständig remote geführten Unternehmens so einfach wie möglich zu gestalten.

• Wählen Sie einen einzigartigen Namen für das Unternehmen.
  
• Richten Sie ein virtuelles Post- und Telefonsystem ein.
  
• Seien Sie im Umgang mit Regierungsbehörden konsequent.
  

Benennung des Unternehmens

Die Namensgebung ist eine der ersten Entscheidungen, die Gründer/innen treffen und gleichzeitig eine der schwierigsten. Für Remote-Unternehmen, die an mehreren Standorten tätig sind, bedeutet dies, dass sie sich häufig vor Ort registrieren lassen müssen. Dies erhöht den Arbeitsaufwand zusätzlich, da sichergestellt werden muss, dass der Name in jedem US-Bundesstaat, in dem das Unternehmen tätig ist, einzigartig und verfügbar ist.

Wenn der Name des Unternehmens bereits in einem anderen Zuständigkeitsbereich verwendet wird, muss Ihr Unternehmen entweder den Namen ändern oder einen sogenannten DBA („Doing Business As“) registrieren. Die Registrierung eines DBA kann zeitaufwendig sein und bringt zusätzliche Komplexität mit sich.

Es ist weitaus einfacher, einen einzigartigen Namen zu wählen, der nicht bereits von einem anderen Unternehmen in einem anderen Bundesstaat verwendet wird. Das bedeutet nicht, dass Ihr Produkt und Ihre Website einzigartig sein müssen, aber der Name der juristischen Person sollte es sein.

Hier ein Beispiel: Als ich Mosey gründete, wurde das Unternehmen zunächst als Mosey, Inc. gegründet. Schließlich änderte ich den Namen in Mosey Works, Inc., weil es in Kalifornien bereits ein anderes Unternehmen mit demselben Namen gab – und ich keine Zeit damit verschwenden wollte, überall, wo wir tätig waren, DBAs anzumelden. Das erspart mir jedes Jahr ein paar Tage Arbeit und Tausende Dollar an zusätzlichen Anwaltskosten – ganz zu schweigen von der Mühe, die richtigen Namen im Blick zu behalten und rechtzeitig zu verlängern.

Adressen und vollständig remote arbeitende Unternehmen

Nahezu alle Unterlagen, die Unternehmen bei staatlichen und lokalen Regierungsbehörden einreichen müssen, erfordern die Angabe von Adressen – eine physische Adresse, eine Postanschrift und die Adressen der Inhaber/innen. Für vollständig remote arbeitende Unternehmen stellt dies ein Problem dar, da sie keine feste Anschrift haben. Anders gesagt: Behörden können „ein Unternehmen, das im Internet lebt“, nicht abbilden.

Dies kann zu einer endlosen Reihe unangenehmer Interaktionen führen – es sei denn, Sie planen im Voraus.

Wie gehen Sie als vollständig remote arbeitendes Unternehmen mit Adressen um?

Richten Sie eine virtuelle Adresse ein, verwenden Sie sie überall und versuchen Sie, sie nicht zu ändern. Dies beginnt bereits bei der Gründung und den Adressen, die das IRS und das Büro des Secretary of State von Delaware (falls Sie sich dort eintragen lassen) gespeichert haben.

Virtuelle Adresse

Jede Regierungsbehörde (und viele nichtstaatliche Partner) fragt nach dem Standort Ihres Unternehmens. Welche physische Adresse sollte ein vollständig remote arbeitendes Unternehmen wählen?

Zwar könnten Sie die Privatadresse einer Gründerin bzw eines Gründers angeben, doch der Nachteil ist, dass das Unternehmen damit an das Zuhause dieser Person gebunden ist. Komplikationen entstehen, wenn diese umzieht oder wenn Sie mehrere Gründer/innen an verschiedenen Standorten haben und sich für einen Bundesstaat entscheiden müssen, den Sie angeben möchten.

Als Faustregel für Remote-Unternehmen gilt: Der Hauptsitz (HQ) befindet sich entweder 1) dort, wo die höchste Konzentration der Gründer/innen ist oder 2) am Standort der/des CEO.

Sobald Sie den Standort Ihres Hauptsitzes festgelegt haben, können Sie eine virtuelle Adresse einrichten. Die meisten Anbieter virtueller Adressen, wie z. B. Earth Class Mail ermöglichen es Ihnen, Adressen in jedem US-Bundesstaat auszuwählen – sodass Sie eine wählen können, die zu Ihrem HQ passt. Post, die an Ihre virtuelle Adresse gesendet wird, wird gescannt oder an eine Weiterleitungsadresse geschickt, die Sie leicht ändern können (z. B. die Privatadressen von Gründerinnen/Gründern).

Sie können diese virtuelle Adresse sowohl als physische Adresse als auch als Postanschrift verwenden, wenn Sie sich bei Regierungsbehörden registrieren, beispielsweise bei der Gründung Ihres Unternehmens. Der Vorteil einer virtuellen Adresse gegenüber der Nutzung einer Privatadresse besteht darin, dass Mitarbeitende und Gründerinnen und Gründer umziehen können, ohne dass die Fähigkeit des Unternehmens, wichtige Post zu erhalten, beeinträchtigt wird, Adressänderungen bei Regierungsbehörden erforderlich werden oder später das Risiko ungünstiger steuerlicher Situationen entsteht.

Verwenden Sie sie überall

Es ist wichtig, bei der Interaktion mit Regierungsbehörden stets dieselbe Adresse anzugeben. Verwenden Sie sie in jedem Anmeldeformular und teilen Sie sie Ihrer/Ihrem Buchhalter/in, Ihrer Anwältin/Ihrem Anwalt oder jeder anderen Person mit, die für das Unternehmen tätig ist und eine Adresse angeben muss.

Dies verringert die Wahrscheinlichkeit, dass wichtige Post verloren geht. Außerdem erspart es Ihnen später den Aufwand, die Adresse zu ändern, was mit zunehmendem Wachstum zeitaufwendig sein kann.

Versuchen Sie, die Adresse nicht zu ändern

Wenn Sie die virtuelle Adresse konsequent verwenden, können Sie sich die unangenehme Aufgabe einer Adressänderung sparen. Adressen zu ändern ist generell lästig, für Remote-Unternehmen jedoch besonders mühsam und kann wichtige Compliance-Auswirkungen haben.

Zunächst einmal ist es schwierig, eine umfassende Liste aller Stellen zu erstellen, an denen die alte Adresse verwendet wird. Es erfordert allein schon Aufwand, alle notwendigen Aufgaben zu identifizieren.

Zweitens benötigt jede Regierungsbehörde die neue Adresse, um Sie erreichen zu können. In der Regel gibt es jedoch pro Bundesstaat bis zu vier lokale Behörden, sodass die Anzahl der Aktualisierungen schneller wächst als die Anzahl der Bundesstaaten, in denen ein Unternehmen tätig ist. Beispielsweise interagiert ein Unternehmen mit Mitarbeitenden in fünf Bundesstaaten in der Regel mit 15 bis 20 lokalen Regierungsbehörden, die jeweils über unterschiedliche Registrierungssysteme und Verfahren zur Aktualisierung von Adressen verfügen.

Schließlich können sich auch die Compliance-Anforderungen ändern, je nachdem, welche Art von Adresse geändert wird. Wenn sich beispielsweise Ihre physische Adresse ändert, kann dies neue Steuerpflichten nach sich ziehen, da dadurch ein „physischer Nexus“ entsteht. Mehr zum Thema Nexus später.

An einigen Orten ist weiterhin eine „echte“ physische Adresse erforderlich

Virtuelle Adressen lösen ein großes Problem für Remote-Unternehmen, aber manchmal ist eine echte physische Adresse vorgeschrieben. In Kalifornien müssen Sie sich beispielsweise bei der Registrierung als Unternehmen außerhalb des Bundesstaates mit einer physischen kalifornischen Adresse anmelden – private Postfächer, einschließlich der meisten virtuellen Adressen, sind nicht zulässig. In solchen Fällen müssen Sie eine Privatadresse verwenden, aber die gute Nachricht ist, dass Sie sich um die Post keine Sorgen machen müssen, da diese über eine registrierte Vertretung läuft.

Telefonnummern

Früher nutzten Unternehmen Festnetztelefone, um erreichbar zu sein. Man wandte sich an die Telefongesellschaft und erhielt eine Telefonnummer zugewiesen. Bei einem Umzug außerhalb der aktuellen Vorwahl musste man seine Nummer ändern (oder eine exklusive 800-Nummer erwerben).

Die meisten lokalen Behörden verlangen eine geschäftliche Telefonnummer. Nur sehr wenige rufen tatsächlich an; in der Regel bevorzugen sie den Versand von Briefen – ich kann an einer Hand abzählen, wie oft ich jemals einen Anruf von einer Behörde erhalten habe.

Wie bei virtuellen Adressen erleichtert eine virtuelle Telefonnummer die Trennung der geschäftlichen Kontaktdaten von Ihren persönlichen Kontaktdaten. Anbieter wie Grasshopper stellen Ihnen eine virtuelle Telefonnummer zur Verfügung, mit der Sie Anrufe von überall an beliebige Personen weiterleiten können. So bleiben Sie mobil und verpassen keinen Anruf – auch international. Ändert sich Ihre persönliche Telefonnummer oder soll jemand anderes den Anruf entgegennehmen, ist das kein Problem, solange Sie eine virtuelle Nummer eingerichtet haben.

Diese Lösung kann Ihnen später viele Kopfschmerzen ersparen. Einmal musste ich während einer Auslandsreise eine wichtige Banktransaktion bestätigen, aber die Bank konnte nur die bei ihr hinterlegte geschäftliche Telefonnummer kontaktieren. Glücklicherweise konnte die Nummer über die virtuelle Telefonnummer an mein Mobiltelefon weitergeleitet werden.

Nach der Gründung

Nachdem das Unternehmen eingetragen wurde, gibt es einige organisatorische Aufgaben zu erledigen. Da Remote-Unternehmen im Laufe der Zeit in vielen Bundesstaaten tätig sind, ist es wichtig, sich frühzeitig mit Compliance-Risiken auseinanderzusetzen.

• Registrieren Sie sich lokal.
  
• Richten Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung ein.
  
• Behalten Sie den Überblick über die Compliance in den einzelnen Bundesstaaten.
  

Lokale Registrierung in den USA

Sofern die Gründerinnen und Gründer nicht im selben Bundesstaat wie das eingetragene Unternehmen ansässig sind (Delaware für alle Stripe-Atlas-Unternehmen), müssen Sie sich wahrscheinlich lokal registrieren.

Dies gilt zwar für jedes Unternehmen, ist jedoch für vollständig remote arbeitende Unternehmen etwas komplexer. Sie müssen prüfen, ob eine Registrierung beim Secretary of State des Bundesstaates erforderlich ist, in dem das Unternehmen seinen Hauptsitz hat. Außerdem müssen sie prüfen, ob eine Registrierung auf Stadtebene erforderlich ist (wie beispielsweise in San Francisco).

Registrierung als Unternehmen außerhalb des Bundesstaates (Foreign Qualification)

In den USA hat jeder Bundesstaat Vorschriften, die für Unternehmen gelten, die innerhalb seiner Grenzen tätig sind. Das Büro des Secretary of State überwacht diese Vorschriften und entscheidet, ob Sie in diesem Bundesstaat „geschäftlich tätig” sind. Einige Bundesstaaten werten eine physische Präsenz, wie einen Mitarbeitenden, der von zu Hause arbeitet oder ein Büro, bereits als geschäftliche Tätigkeit. Andere werten es als Geschäftstätigkeit, wenn Mitarbeitende Aufträge akquirieren (Verkäufe oder sogar die Teilnahme an Messen).

Es wird empfohlen, sich beim Secretary of State als außerhalb des Bundesstaates ansässiges Unternehmen (sogenannte „Foreign Qualification“) in dem Bundesstaat zu registrieren, in dem das Unternehmen seinen Hauptsitz hat. Wenn das Unternehmen beispielsweise als Delaware C-Corp gegründet wurde und die Gründer/innen den Hauptsitz in Kalifornien einrichten, würden sie sich beim Secretary of State in Kalifornien registrieren.

Dies ist ein komplexes Gebiet des Rechts- und Steuerrechts. Für Remote-Unternehmen ist es ratsam, im Zuge des Unternehmenswachstums mit Anwältinnen und Anwälten sowie Steuerberaterinnen und -beratern Rücksprache zu halten.

So registrieren Sie sich beim Secretary of State
Die Registrierung beim Secretary of State umfasst in der Regel drei Hauptbestandteile: ein Certificate of Good Standing (Unbedenklichkeitsbescheinigung), eine registrierte Vertretung und ein Certificate of Authority (Zulassungsbescheinigung). Die Anforderungen können je nach Bundesstaat variieren, jedoch ist diese Kombination am häufigsten anzutreffen.

Die meisten Bundesstaaten verlangen ein kürzlich ausgestelltes Certificate of Good Standing von Ihrem Heimatstaat (Delaware für Stripe Atlas-Unternehmen). Dabei handelt es sich im Wesentlichen um eine Erklärung des Secretary of State Ihres Heimatstaates, dass Sie die Anforderungen in diesem Bundesstaat erfüllen, sodass der Secretary of State des neuen Bundesstaates darauf vertrauen kann, dass Sie sich auch dort ordnungsgemäß verhalten werden. Sie können dieselbe Bescheinigung für mehrere Bundesstaaten wiederverwenden, jedoch verlangen die meisten Bundesstaaten, dass sie innerhalb der letzten 30 bis 90 Tage ausgestellt wurde.

Sie können ein Certificate of Good Standing erhalten, indem Sie ein Formular beim Secretary of State einreichen (in Delaware erfolgt dies über den eCorp-Service). Die Bescheinigung wird Ihnen per Post zugesandt und in der Regel können Sie gegen eine zusätzliche Gebühr eine beschleunigte Zustellung beantragen.

Als nächstes benötigen Sie eine registrierte Vertretung. Eine registrierte Vertretung nimmt in Ihrem Namen Post entgegen und leitet sie an Sie weiter. Jeder Bundesstaat hat eine Liste zugelassener registrierter Vertretungen und es gibt nationale Anbieter, die diesen Service in allen Bundesstaaten leisten können.

Sie denken vielleicht: „Warum nicht einfach meine virtuelle Adresse verwenden?“ Registrierte Vertretungen haben jedoch einen besonderen Status – sie sind vom Secretary of State zugelassen und müssen über einen physischen Standort verfügen, der während der Geschäftszeiten des Unternehmens geöffnet ist.

Abschließend müssen Sie die Unterlagen für das „Certificate of Authority“ einreichen (die genaue Bezeichnung dieser Registrierung variiert je nach Bundesstaat). Dazu füllen Sie ein Formular aus und senden alle erforderlichen Papierunterlagen zusammen mit einem Scheck per Post ein, um die Registrierung abzuschließen. Wenn alles reibungslos verläuft, erhalten Sie einige Wochen später eine Bestätigung – ebenfalls per Post.

Weitere Dinge, die Sie beachten sollten:

• In einigen Bundesstaaten sind zusätzliche Schritte erforderlich, auf die Sie erst während des Antragsverfahrens stoßen werden. In Pennsylvania müssen Sie beispielsweise eine Bekanntmachung in zwei lokalen Zeitungen veröffentlichen.
  
• Einige Bundesstaaten verlangen beglaubigte Kopien Ihrer Satzung, die Sie bei Ihrem Heimatstaat anfordern müssen.
  

Aufrechterhaltung Ihres Status im Bundesstaat
Sobald das Unternehmen registriert ist, müssen Sie die Registrierung aufrechterhalten. Wenn ein Unternehmen seinen „ordnungsgemäßen Status“ verliert, kann es mit Strafen belegt werden oder bestimmte Rechte im Bundesstaat verlieren (zum Beispiel das Recht, eine Klage einzureichen). Zudem kann der anschließende Wiederherstellungsprozess sehr aufwendig sein – bis hin zur vollständigen Neuregistrierung.

Die Aufrechterhaltung eines ordnungsgemäßen Status variiert je nach Bundesstaat, umfasst jedoch in der Regel einen Jahresbericht und eine Franchise-Steuer- oder Körperschaftsteuererklärung. Atlas verfügt über Partner und Ratgeber, die Ihnen bei der Erstellung Ihrer Steuererklärung behilflich sein können.

Dinge, auf die Sie achten sollten:

• Die Fristen für die Einreichung von Jahresberichten variieren je nach Bundesstaat – manchmal richten sie sich nach dem Datum Ihrer Registrierung, manchmal nach dem Kalenderjahr. Es ist wichtig, die Termine zu überprüfen und sicherzustellen, dass Sie die Dokumente rechtzeitig einreichen.
  
• Einige Bundesstaaten haben andere Meldepflichten, wie z. B. Kalifornien, wo innerhalb von 90 Tagen nach der Registrierung eine Informationserklärung vorgelegt werden muss.
  

Registrierung bei den Städten

Zusätzlich zu den bundesstaatlichen Behörden verlangen einige Städte (wie beispielsweise San Francisco), dass Unternehmen, die in ihrer Stadt tätig sind, ihr Unternehmen registrieren. In der Regel ist eine jährliche Verlängerungsgebühr oder Körperschaftssteuer zu entrichten, um die Registrierung aufrechtzuerhalten.

Dies ist eine wichtige Erinnerung daran, dass nahezu jeder Bundesstaat, jede Stadt oder jeder Bezirk eigene Vorschriften für die Geschäftstätigkeit in seinem Zuständigkeitsbereich erlassen kann.

Einrichten der Gehaltsabrechnung für das Gründerteam

Sobald Sie bereit sind, das Gründerteam und die ersten Mitarbeitenden in die Gehaltsabrechnung aufzunehmen, wird der Geschäftsbetrieb komplexer. Dieser Abschnitt konzentriert sich hauptsächlich auf Beschäftigung und Steuern in den USA.

• Wählen Sie einen Anbieter für Lohn- und Gehaltsabrechnung, der zu der Art von Mitarbeitenden passt, die Sie einstellen möchten.
  
• Registrieren Sie sich an jedem Standort für die entsprechenden Steuer- und Versicherungskonten.
  
• Gewährleisten Sie die kontinuierliche Compliance in den Bereichen Gehaltsabrechnung, Personalwesen und Steuern.
  

Zu beachten:

• Im Allgemeinen bestimmt der Arbeitsort der Mitarbeitenden, welche Compliance-Regeln einzuhalten sind.
  
• Wenn sich der Arbeitsort einer Person ändert, müssen Sie sicherstellen, dass die Gehaltsabrechnung für diesen Standort korrekt eingerichtet ist. In den heutigen Gehaltsabrechnungssystemen ist es relativ einfach, die Adresse eines Mitarbeitenden zu ändern. Daher empfiehlt es sich, eine Richtlinie einzuführen, um steuerliche Probleme frühzeitig zu vermeiden.
  

Auswahl eines Anbieters für die Lohn- und Gehaltsabrechnung

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung kann komplex sein, insbesondere wenn Sie sie zum ersten Mal für Mitarbeitende in mehreren US-Bundesstaaten oder sogar in mehreren Ländern einrichten.

Die Bezahlung von Remote-Mitarbeitenden kann je nach Art des Beschäftigungsverhältnisses (freiberufliche Auftragnehmer/innen, Vollzeitangestellte oder andere W‑2-Mitarbeitende) und dem Land, in dem sie ansässig sind, variieren.

Wir empfehlen die Verwendung von Gusto oder Rippling für die Gehaltsabrechnung in mehreren Bundesstaaten oder eine professionelle Arbeitgeberorganisation (PEO) wie Justworks oder Sequoia One (mehr zu den Unterschieden später).

Bezahlung von freiberuflichen Auftragnehmerinnen und Auftragnehmern
Freiberufliche Auftragnehmer/innen stellen den einfachsten Fall für die Bezahlung von Personen dar, die an verschiedenen Standorten arbeiten. Der Grund: Auftragnehmer/innen sind in der Regel selbst für die Zahlung der Selbstständigensteuer verantwortlich, nicht der Arbeitgeber.

„Unabhängige/e Auftragnehmer/in“ ist ein rechtlicher Begriff für Selbstständige, die Arbeiten ausführen, die nicht vom Arbeitgeber kontrolliert werden. Solche Aufträge sind typischerweise projektbezogen, kurzfristig und werden nach einem gegenseitig vereinbarten Zahlungsplan vergütet.

Ein Hinweis: Eine falsche Einstufung von Mitarbeitenden kann erhebliche Strafen und Bußgelder nach sich ziehen. Sie können dieses Risiko verringern, indem Sie Vorlagen für Beratungsverträge von einer renommierten Kanzlei verwenden (Vorlagen finden Sie im Stripe-Atlas-Dashboard) und Best Practices für Ihre Remote-Arbeitsregelungen befolgen.

Nahezu alle Lohn- und Gehaltsabrechnungsanbieter können Zahlungen für Auftragnehmer abwickeln – auch international – was den Einstieg erheblich vereinfacht.

Vertragsarbeit ist zwar bequem, doch die besten Fachkräfte streben in der Regel eine Festanstellung mit Gehalt, Sozialleistungen und Kapitalbeteiligung an.

Vollzeitbeschäftigte bezahlen
Vollzeitbeschäftigte, manchmal auch als W-2-Mitarbeitende bezeichnet, unterliegen im Vergleich zu unabhängigen Auftragnehmerinnen und Auftragnehmern zusätzlichen Anforderungen. Je nach Bundesstaat müssen Sie Steuern einbehalten, Arbeitgebersteuern zahlen und eine Pflichtversicherung abschließen.

Die meisten Anbieter von Lohn- und Gehaltsabrechnungsdiensten in den USA können Vollzeitbeschäftigte in mehreren Bundesstaaten unterstützen. Wir empfehlen Softwarelösungen wie Gusto und Rippling. Es gibt auch PEOs, die Ihnen dabei helfen können, einige Beschäftigungsverpflichtungen auszulagern (mit bemerkenswerten Ausnahmen), z. B. Justworks und Sequoia One.

Lohn- und Gehaltsabrechnung vs. PEO
Anbieter von Lohn- und Gehaltsabrechnungsdiensten sind im Wesentlichen Softwareplattformen, die Lohnsteuern für Sie berechnen und einreichen.

Früher mussten Unternehmen alle Berechnungen manuell durchführen und Steuererklärungen sowie Berichte per Post an die zuständige Behörde senden. Heute können viele Anbieter von Lohn- und Gehaltsabrechnungsdiensten dies für Sie automatisieren und zusätzlich Krankenversicherung sowie Unfallversicherung für Mitarbeitende integrieren.

PEOs arbeiten nach einem anderen Modell und können einen Teil des für Arbeitgeber erforderlichen Verwaltungsaufwands übernehmen. In vielen Bundesstaaten bedeutet die Inanspruchnahme eines PEO beispielsweise, dass Sie keine Steuerkonten registrieren oder eigene Versicherungspolicen abschließen müssen. PEOs bieten zudem bessere Krankenversicherungspläne, indem sie alle ihre Kunden in wenigen „Master“-Policen bündeln, was ihnen bessere Verhandlungsbedingungen mit den Versicherern ermöglicht.

PEOs können Ihnen einen Teil der Arbeit abnehmen, wenn Sie Mitarbeitende in mehreren Bundesstaaten beschäftigen, aber nicht alle Aufgaben. In 20–30 „Client-Reporting“-Bundesstaaten müssen Sie je nach genutztem PEO eigene Konten registrieren. Außerdem müssen Sie weiterhin die relevanten Gesetze einhalten – insbesondere unterstützen PEOs Sie nicht bei der Unternehmens-Compliance und Steuern.

Im Allgemeinen sind PEOs teurer als Anbieter von Lohn- und Gehaltsabrechnungsdiensten (mehrere Hundert Dollar pro Mitarbeitendem im Vergleich zu niedrigen zweistelligen Beträgen) und schnell wachsende Start-ups steigen in der Regel nach 50–100 Mitarbeitenden ohnehin von PEOs auf andere Lösungen um.

Einrichtung der Gehaltsabrechnung für Remote-Mitarbeitende

Wenn Sie einen Anbieter für Lohn- und Gehaltsabrechnung nutzen möchten, um Vollzeitmitarbeitende einzustellen und zu bezahlen, müssen Sie die entsprechenden staatlichen Steuerkonten registrieren, die gesetzlich vorgeschriebenen Versicherungen abschließen und alle weiteren bundesstaatlichen Anforderungen erfüllen. Wenn Sie ein PEO nutzen, sollten Sie sich jeweils bei diesem erkundigen, da die Regelungen, welche Teile der Lohn- und Gehaltsabrechnung ein PEO abdeckt, von Bundesstaat zu Bundesstaat unterschiedlich sind.

Registrierung
Jeder Bundesstaat verfügt über unterschiedliche Konten, jedoch müssen Sie sich im Allgemeinen für die Quellensteuer (State Income Tax, SIT) und die staatliche Arbeitslosenversicherung (SUI) registrieren. Einige Bundesstaaten, wie beispielsweise Washington, bieten auch bezahlten Familien- und Krankenurlaub (PFML) und eine staatliche Arbeitsunfallversicherung an.

Jede Registrierung folgt einem eigenen Verfahren und wird in der Regel von unterschiedlichen staatlichen Behörden verwaltet. So kann beispielsweise das Department of Revenue eines Bundesstaats das Lohnsteuerkonto ausstellen, während das Department of Labor für das Konto der Arbeitslosenversicherung zuständig ist. Einige Bundesstaaten versuchen, den Prozess zu vereinfachen, indem sie ein einheitliches Verfahren für mehrere Konten anbieten (z. B. Colorado und New York).

Ein weit verbreitetes Missverständnis im Zusammenhang mit der Nutzung eines PEO ist, dass man dadurch die Registrierungspflicht umgehen kann. Leider sind etwa 20 bis 30 Bundesstaaten sogenannte „Client-Reporting“-Staaten, was bedeutet, dass Sie bestimmte Steuerkonten selbst eröffnen müssen. Welche Staaten unter diese Regelung fallen, hängt vom jeweiligen PEO ab – und einige Staaten wie Washington, Ohio oder Massachusetts haben außerdem ihre eigene gesetzliche Unfallversicherung, die nicht über ein PEO abgewickelt werden kann.

Ein häufiges Problem für Remote-Unternehmen, die sich in mehreren Bundesstaaten registrieren, besteht darin, dass man leicht für Steuerpflichten angemeldet wird, die eigentlich nicht erforderlich sind. Beispielsweise kann es bei einigen Registrierungsprozessen vorkommen, dass man versehentlich Konten für Körperschaftssteuer und Umsatzsteuer anlegt. Das mag nicht weiter schlimm erscheinen, wenn man in dem jeweiligen Bundesstaat keinen Umsatz erzielt, aber das Einreichen von Null-Steuererklärungen in mehreren Bundesstaaten ist eine große Ablenkung, die vermieden werden kann.

Wann Steuer- und Arbeitslosenversicherungskonten registriert werden sollten
Um Bußgelder aufgrund verspäteter Zahlungen oder Meldungen zu vermeiden, ist es ratsam, sich so schnell wie möglich für die erforderlichen staatlichen Steuerkonten zu registrieren.

Es gibt ein paar Einschränkungen hinsichtlich des Zeitpunkts.

Einige Behörden erlauben die Eröffnung eines Kontos erst, wenn bestimmte Kriterien erfüllt sind – zum Beispiel, dass die Mitarbeitenden tatsächlich begonnen haben zu arbeiten. Manche Behörden akzeptieren sogar zunächst den Antrag, lehnen ihn aber später, manchmal Wochen später, ab. Das kann zu einer sehr frustrierenden Situation führen, bei der Ihr Gehaltsabrechnungsanbieter mitteilt, dass die Gehaltsabrechnung blockiert wird, weil das Konto noch nicht eröffnet ist.

Es kann knifflig werden, wenn Sie die Gehaltsabrechnung an einem Stichtag für den Meldezeitraum einrichten, etwa am Quartalsende. Sie könnten verpflichtet sein, Steuern zu zahlen, aber da die Kontoeröffnung einige Zeit in Anspruch nimmt, kann es passieren, dass Ihr Gehaltsabrechnungsanbieter den vorherigen Quartalsbericht nicht einreicht. Manche Anbieter können rückwirkende Steuererklärungen für Sie einreichen, aber in der Regel müssen Sie dies aktiv anfordern (manchmal gegen Gebühr) und in einigen Fällen müssen Sie es selbst manuell erledigen.

Physische Standorte: Ist es angemessen, die Adresse einer/eines Mitarbeitenden anzugeben?
Die meisten Bundesstaaten verlangen eine physische Adresse, an der die Mitarbeitenden arbeiten werden. Dies ist ein Relikt der Büroarbeit und wird sich wahrscheinlich nicht so bald ändern. Remote-Unternehmen können in der Zwischenzeit die Adresse einer/eines Mitarbeitenden angeben, sollten aber sicherstellen, dass die Postanschrift die geschäftliche Adresse ist – idealerweise eine virtuelle Adresse, wie zuvor erwähnt –, damit wichtige Briefe und Mitteilungen nicht verloren gehen.

Wie lange dauert es?
Die Eröffnung von Konten kann von wenigen Tagen bis zu mehreren Monaten dauern. Bei Mosey beobachten wir eine große Bandbreite an Bearbeitungszeiten, selbst innerhalb derselben Behörde. Zum Zeitpunkt dieses Schreibens beträgt der aktuelle Rückstand bei den Anträgen für die Arbeitslosenversicherung in Washington acht Wochen.

Konten schließen
Wenn Sie in einem Bundesstaat keine Mitarbeitenden mehr haben, kann es verlockend sein, die Konten zu schließen. Allerdings gibt es einige Nachteile. Erstens kann es einige Zeit dauern, sie ordnungsgemäß zu schließen. Zweitens müssen Sie, falls Sie später wieder Mitarbeitende in diesem Bundesstaat einstellen, in der Regel einen deutlich aufwendigeren Prozess durchlaufen, um die Konten erneut zu eröffnen.

Aus diesem Grund behalten Remote-Start-ups die Konten in der Regel geöffnet, um die Möglichkeit zu wahren, in Zukunft wieder Mitarbeitende in diesem Bundesstaat einzustellen. Gehaltsabrechnungsanbieter reichen in der Regel kostenfrei Null-Steuererklärungen für Sie ein, sodass kaum Kosten entstehen, wenn die Konten geöffnet bleiben.

Wenn Sie sich entscheiden, die Konten zu schließen, müssen Sie dem von der entsprechenden Behörde vorgegebenen Verfahren folgen, die das jeweilige Konto verwaltet. Da jede Behörde unterschiedliche Vorgaben hat, sollten Sie insbesondere auf Folgendes achten:

• Begleichung eines bestehenden Kontostands
  
• Einreichen einer Schlussabrechnung, um die Kontoschließung anzuzeigen
  
• Online-Antrag zur Deaktivierung des Kontos
  
• Versand eines Schreibens
  

Im Zweifelsfall ist es am besten, die zuständige Behörde direkt telefonisch zu kontaktieren.

Arbeitsunfallversicherung
Die meisten Bundesstaaten verlangen eine Arbeitsunfallversicherung („Workers’ Compensation Insurance“). Das mag für ein vollständig remote geführtes Unternehmen, in dem alle von zu Hause am Computer arbeiten, überflüssig erscheinen, ist aber gesetzlich vorgeschrieben. Die Strafen für das Fehlen einer solchen Versicherung können zudem sehr hoch ausfallen (ein Blick nach New York genügt), daher sollten Sie so früh wie möglich eine Abdeckung abschließen.

Compliance einhalten und Ablenkungen oder Strafen vermeiden

Compliance endet nicht mit der Einrichtung der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Die Compliance-Verpflichtungen ändern sich mit dem Wachstum Ihres Unternehmens und bei Gesetzesänderungen.

Unternehmen, die Remote-Arbeit einführen, müssen sich mit Compliance-Themen auseinandersetzen, um die Risiken zu minimieren. Andernfalls drohen ihnen Strafen, Bußgelder und ein erheblicher Zeitaufwand, um die Dinge wieder in Ordnung zu bringen.

Obwohl es Tausende von Vorschriften gibt, die es zu beachten gilt, lassen sie sich grob in folgende Kategorien einteilen:

• Lohnsteuerbezogene Abgaben
  
• Personal- und Arbeitsrecht
  
• Registrierung beim Secretary of State
  
• Körperschaftssteuer und Verkaufssteuer
  

Änderung der Lohnabrechnungsvorschriften

Wir haben bereits darüber gesprochen, was erforderlich ist, um neue Mitarbeitende in mehreren Bundesstaaten in die Lohnabrechnung aufzunehmen. Allerdings sind noch weitere Schritte notwendig, um die Vorschriften einzuhalten. Die zu entrichtenden Steuern, wie Lohnsteuerabzüge für Mitarbeitende oder Arbeitslosenversicherung, können sich im Laufe der Zeit ändern.

Einige Lohnsteuerpflichten treten erst ab einem bestimmten Schwellenwert in Kraft. In New York beispielsweise gibt es die Metropolitan Commuter Transportation Mobility Tax (MCTMT), die erst ab einem bestimmten Gehaltsabrechnungsvolumen in einem Kalenderquartal und nur für Arbeitnehmer/innen in bestimmten Teilen von New York City gilt. Sobald der Schwellenwert überschritten wird, müssen sich Unternehmen registrieren und die Steuer entrichten, andernfalls drohen Strafen.

Leider verlassen sich viele Gehaltsabrechnungsanbieter darauf, dass Sie ihnen mitteilen, welche Steuern einbehalten werden sollen. Das macht es leicht, etwas zu übersehen und führt schnell zu Strafen.

Ein weiteres Beispiel sind die Zeitpläne für den Quellensteuerabzug, die sich mit zunehmendem Gehaltsabrechnungsvolumen im Bundesstaat ändern können – meist von vierteljährlich auf monatlich, wöchentlich oder häufiger. Wenn Sie nicht genau aufpassen, lässt sich dies leicht übersehen.

Dann gibt es die Arbeitslosenversicherungsbeiträge, die in der Regel jährlich angepasst werden. Da sich die Sätze ändern, können Sie entweder zu viel zahlen oder – schlimmer noch – zu wenig und später Steuern mit Zinsen nachzahlen müssen.

Hier kann eine gut organisiertes System für den Empfang von Benachrichtigungen und Schreiben von staatlichen Behörden ein echter Rettungsanker sein. Wenn etwas schiefgeht, kommt in der Regel ein entsprechendes Schreiben per Post.

Personal- und Arbeitsrecht

Die Compliance-Anforderungen ändern sich, wenn sich Gesetze ändern. Das Arbeitsrecht ist derzeit der Bereich mit den schnellsten Veränderungen für Arbeitgeber/innen, die in mehreren Bundesstaaten tätig sind. Auch die Bußgelder steigen, ebenso wie das Ausmaß der Durchsetzung. Dies macht das Arbeitsrecht zu einem wachsenden Risikobereich für Remote-First-Unternehmen und es ist schwierig, die Compliance-Anforderungen an jedem Standort der Mitarbeitenden einzuhalten.

Was können Sie tun, um den Überblick zu behalten?

Am besten überwachen Sie Änderungen selbst und achten auf Updates von seitens der Behörden. Beraterinnen und Berater berechnen dafür gern eine Gebühr, aber bedenken Sie, dass Informationen schnell veralten können – so wurde das „Colorado Equal Pay for Equal Work Act“ bereits wenige Monate nach seiner Verabschiedung mehrfach für Arbeitgeber/innen überarbeitet.

Bei Themen wie Familienurlaub, Antidiskriminierung, Anti-Belästigung und anderen Richtlinien, die von Bundesstaat zu Bundesstaat variieren, können Arbeitgeber/innen mit Remote-Mitarbeitenden die Situation vereinfachen, indem sie ihre Richtlinien an Kalifornien oder New York ausrichten. Diese Bundesstaaten setzen in der Regel die höchsten Standards, sodass die Einhaltung ihrer Anforderungen die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass auch die Anforderungen anderer, weniger strenger Bundesstaaten erfüllt werden, in denen Sie Mitarbeitende beschäftigen.

Achten Sie auf Änderungen bei den obligatorischen Sozialleistungen. In Kalifornien wurden beispielsweise kürzlich verpflichtende Altersvorsorgeleistungen für Arbeitgeber/innen mit fünf oder mehr Mitarbeitenden eingeführt. In den kommenden Jahren werden zudem viele weitere Bundesstaaten Gesetze zu bezahltem Familien- und Krankenurlaub einführen.

Veröffentlichen oder versenden Sie arbeitsrechtliche Hinweise und Plakate. Auch wenn Remote-Unternehmen nicht über einen Pausenraum verfügen, müssen Sie dennoch die Pflichtinformationen und Plakate bereitstellen (Erinnern Sie sich an die kleinen Schriftzüge im Büro?). Alle erforderlichen Plakate zusammenzustellen und den Mitarbeitenden digital zur Verfügung zu stellen, ist eine einfache Möglichkeit, das Risiko zu verringern. Beachten Sie, dass die Hinweise und Plakate auch von Zeit zu Zeit aktualisiert werden.

Registrierung und Compliance beim Secretary of State

Wenn Sie mehr Mitarbeitende an weiteren Standorten einstellen, müssen Sie überlegen, ob Sie sich lokal registrieren lassen. Da die meisten Bundesstaaten keine eindeutigen Regeln für Arbeitgeber außerhalb des Bundesstaates haben, deren Mitarbeitende remote im Bundesstaat arbeiten, müssen Sie entscheiden, ob Sie sich zur Geschäftstätigkeit im Bundesstaat registrieren und ggf. weitere lokale Registrierungen vornehmen. In der Regel müssen Sie sich in jedem Bundesstaat registrieren, in dem Ihre Geschäftstätigkeit einen „Nexus“ begründet – eine physische Verbindung zwischen Ihrem Unternehmen und der bundesstaatlichen Gerichtsbarkeit, ausgelöst durch Aktivitäten wie Lager- oder Büroanmietungen, Beschäftigung von Mitarbeitenden oder sogar die Teilnahme an Messen.

Jeder Bundesstaat definiert „Nexus“ unterschiedlich, doch für Unternehmen mit Remote-Mitarbeitenden ist dies eine risikobasierte Entscheidung. Wenn Sie ein Schreiben erhalten, dass Sie sich beim Secretary of State hätten registrieren sollen, müssen Sie mit den entsprechenden Strafen und Bußgeldern rechnen. Die Konsequenzen steigen in der Regel mit der Dauer und dem Umfang der Aktivitäten im Bundesstaat, etwa der Anzahl der Mitarbeitenden oder der Höhe des Umsatzes.

Buchhalter/innen und Steuerfachkräfte sind geteilter Meinung darüber, wie Start-ups in der Frühphase die Registrierung beim Secretary of State handhaben sollten, wenn die einzige Präsenz ein/e Mitarbeitende/r im Homeoffice ist. Einige Bundesstaaten wie New Jersey beginnen jedoch, Remote-Arbeit ausdrücklich als Grund für eine Registrierung zu nennen.

Körperschaftssteuern und Verkaufssteuer

Für Remote-Start-ups können sowohl Mitarbeitende im Bundesstaat als auch Kundinnen und Kunden ein Faktor bei der Bestimmung zusätzlicher Steuerpflichten sein. Als Arbeitgeber/in in mehreren Bundesstaaten ist es wichtig, sich über alle Arten von Steuern im Klaren zu sein, die derzeit gelten oder künftig relevant werden könnten.

Die Körperschaftsteuer, nicht zu verwechseln mit der Lohnsteuerabzugspflicht für Mitarbeitende, kann durch die Registrierung beim Secretary of State, eine physische Präsenz oder Umsätze mit Kundinnen und Kunden im Bundesstaat anfallen.

Verkaufs- und Gebrauchssteuern können aufgrund einer Präsenz im Bundesstaat oder aufgrund eines sogenannten „wirtschaftlichen Nexus“ – einen Schwellenwert an Umsätzen oder Transaktionen im Bundesstaat – anfallen. Dies kann schnell kompliziert werden, daher sollte man die Umsatzentwicklung im Bundesstaat im Auge behalten. Glücklicherweise gibt es Tools wie Stripe und TaxJar, die diesen Prozess vereinfachen können.

## Ein Remote-Unternehmen führen: Strategien zum Aufbau virtueller Teams

Wenn Sie gerade erst anfangen, finden Sie hier ein einfaches Rahmenkonzept, um Ihr Team aufzubauen und die Mitarbeitendenbindung zu fördern – und dabei gleichzeitig die Produktivität zu steigern. Ich habe diese Erkenntnisse auf die harte Tour gewonnen, beim Aufbau virtueller Teams in Unternehmen wie Stripe und meinem eigenen Remote-First-Start-up Mosey.

• Begrenzen Sie anfangs die Anzahl der Zeitzonen, indem Sie kompatible Arbeitszeiten festlegen.
  
• Treffen Sie sich vierteljährlich, um die Unternehmenskultur zu stärken.
  
• Halten Sie Informationen schriftlich fest, um die Produktivität zu steigern.
  
• Erweitern Sie Ihren Pool an Remote-Talenten.
  
• Behalten Sie die Compliance im Blick und sorgen Sie für klare Strukturen.
  

Stellen Sie anfangs Remote-Teammitglieder in einigen genehmigten Zeitzonen ein

Verstehen Sie mich nicht falsch – Remote-Arbeit ist großartig. Doch eines der unveränderlichen Probleme bleibt die Zeitzone. Es ist wenig sinnvoll, Energie darauf zu verwenden, spät aufzubleiben oder früh aufzustehen, nur um für ein paar Stunden mit Ihren engen Kollegen zusammenzuarbeiten. Das führt schnell zu Erschöpfung – und lässt sich vermeiden.

Ich empfehle, von Anfang an eine Remote-Arbeitsrichtlinie einzuführen, nach der alle Mitarbeitenden in Zeitzonen arbeiten, die maximal drei Stunden auseinanderliegen. Selbst ein Zeitunterschied von drei Stunden erschwert die Terminplanung, ist aber für alle Beteiligten deutlich nachhaltiger.

Vierteljährliche Treffen

Teil eines Remote-Teams zu sein, bedeutet nicht, dass man sich nie persönlich sieht. Tatsächlich habe ich festgestellt, dass die besten Teams sich mindestens einmal pro Quartal treffen.

Der persönliche Austausch ist wichtig für den Aufbau der Unternehmenskultur. Er unterstützt alle Teammitglieder dabei, Beziehungen zueinander aufzubauen und erleichtert die Lösung von Problemen, die sich am Whiteboard einfach besser besprechen lassen.

Ich habe festgestellt, dass drei Tage ideal sind – genug Zeit, um gute Gespräche zu führen, gemeinsam zu Abend zu essen und Spaß zu haben. Weniger Zeit reicht nicht aus, um alles zu besprechen, was man sich vorgenommen hat. Mehr Zeit wirkt dagegen erzwungen.

Alles schriftlich festhalten

Die wichtigste Superkraft für Remote-Teams ist das Schreiben. Dies wurde bereits an anderer Stelle ausführlich behandelt, aber einige praktische Regeln können helfen, schriftliche Kommunikation fest in der Unternehmenskultur zu verankern.

1. Stellen Sie sicher, dass die Erwartung kommuniziert wird, dass alle Informationen schriftlich festgehalten werden.
   
2. Machen Sie bei jedem virtuellen Meeting Notizen, wechseln Sie die Person, die die Notizen anfertigt und teilen Sie diese an einem zentralen Ort (Notion, Coda, E-Mail-Liste usw.), damit alle später darauf zugreifen können.
   
3. Wenn Sie überlegen, eine Präsentation zu erstellen, schreiben Sie stattdessen ein Memo (ja, in Fließtext – nicht als Stichpunkte).
   
4. Beginnen Sie jedes nicht triviale Projekt, indem Sie ein kurzes Briefing schreiben, erfassen Sie asynchron Feedback über Kommentare und planen Sie nur dann ein Meeting, wenn eine Entscheidung getroffen werden muss.
   
5. Verweisen Sie stets auf Dokumente und halten Sie diese aktuell, anstatt Fragen wiederholt über Slack zu beantworten.
   
6. Notieren Sie alles, was Sie mehr als einmal sagen oder tun.
   

Es gäbe noch viel mehr zu sagen, aber wenn Sie diese Praxis früh etablieren, wird asynchrone Kommunikation zur Standardmethode. Dies lässt sich viel besser skalieren und ist unendlich produktiver als Zoom-Meetings.

Erweitern Sie Ihre Suche nach Remote-Talenten

Sie bauen bereits ein System auf, das Arbeit von mehreren Standorten gleichzeitig unterstützt – warum also nicht das Beste daraus machen und Ihre Suche nach Remote-Talenten ausweiten?

Bei der Einstellung von Mitarbeitenden in mehreren Bundesstaaten werden Sie feststellen, dass die Menschen unterschiedliche Hintergründe und Berufserfahrungen mitbringen. Einige der besten Ingenieurinnen und Ingenieure, die ich eingestellt habe, kamen nicht von FAANG, sondern von einer Gesundheitsberatung, einem Softwareunternehmen für Versicherungen, kleinen Entwicklungsstudios und sogar aus der Lokomotivenbranche.

Überall gibt es unglaublich talentierte Menschen – aber manchmal müssen Sie möglicherweise Ihre Perspektive auf Talente ändern, um sie zu erkennen.

Behalten Sie die Compliance im Blick und sorgen Sie für klare Strukturen.

Wenn Sie gleichzeitig an vielen Standorten tätig sind, kann es schnell zu Organisationsproblemen kommen. Sie erhalten unweigerlich ein Behördenschreiben, das Ihre Nerven strapaziert – und die Situation spitzt sich weiter zu, wenn Sie die nötigen Informationen nicht finden, um das Problem zu lösen.

Die Organisation von Informationen wie Kontonummern, Anmeldedaten, Registrierungsdaten und Unternehmensdokumenten ist besonders wichtig, wenn Sie ein Remote-First-Unternehmen aufbauen. Ein zentraler Ort zur Ablage aller compliance-relevanten Informationen für jeden Bundesstaat wird sich später als sehr nützlich erweisen.

Außerdem sollten Sie einen Compliance-Kalender führen, der alle lokalen und bundesweiten Verpflichtungen aktuell abbildet. So erhalten Sie rechtzeitig Hinweise, um Steuern, Jahresberichte, Verlängerungen usw. fristgerecht einzureichen. Achten Sie nur darauf, ihn stets auf dem neuesten Stand zu halten. (Ich vermute, dass die meisten Strafen und Bußgelder wohlmeinende Unternehmer/innen treffen, die keine Erinnerungen eingerichtet hatten.)

Zusammenfassung

Es gibt zweifellos viele Aspekte, die bei der Gründung eines Remote-Unternehmens zu beachten sind. Die gute Nachricht ist, dass die Vorteile von Remote-Arbeitsmöglichkeiten die Nachteile bei weitem überwiegen – und es wird zunehmend einfacher.

Wenn Ihnen das alles kompliziert erscheint, probieren Sie Mosey aus – wir haben uns mit den staatlichen Vorschriften befasst, damit Sie dies nicht tun müssen. Wir haben das Fachwissen und die Automatisierung aufgebaut, damit Sie Ihr Unternehmen führen, Mitarbeitende einstellen und in jedem US-Bundesstaat compliant bleiben können. (Stripe-Atlas-Kundinnen und -Kunden finden einen Rabatt für Mosey im Perks-Bereich des Dashboards.)