La création d'une entreprise à distance présente de nombreux avantages, mais elle peut aussi s'avérer complexe. Une définition claire des paramètres dès le départ vous permettra de tirer le meilleur parti de votre activité au fur et à mesure de son développement.

Chaque territoire sur lequel votre entreprise exerce ses activités peut avoir des règles différentes en matière d'emploi et de conformité fiscale. Ces règles évoluent à mesure que votre entreprise se développe et que la législation change. Il est important de les suivre afin d'éviter toute violation involontaire et de positionner votre entreprise de manière optimale pour assurer sa croissance à long terme.

Voici le guide ultime pour les fondateurs qui construisent une startup axée sur le télétravail et qui souhaitent éviter les difficultés liées au travail dans plusieurs localités.

Je vous expliquerai comment élaborer votre plan d’affaires, quels systèmes mettre en place et comment éviter les pièges courants. Mon objectif est de vous faire économiser des heures de distraction, de confusion et même des amendes grâce à des tactiques que vous pourrez appliquer dès le premier jour.

J’ai commis la plupart des erreurs que vous découvrirez. J’ai également consacré près d’une décennie à concevoir des produits visant à simplifier les procédures administratives liées à la création et à la gestion d’une entreprise, comme Stripe Atlas et ma startup Mosey, qui aide les utilisateurs à assurer leur conformité de chaque État.

Commençons par le début.

Avant la constitution

Avant de constituer une entreprise, vous pouvez prendre certaines mesures pour simplifier au maximum la gestion d'une entreprise à distance.

• Choisissez un nom unique pour l’entreprise.
  
• Mettez en place un système virtuel de messagerie et de téléphonie.
  
• Faites preuve de cohérence envers les administrations publiques.
  

Dénomination de l’entreprise

Le choix d'un nom est l'une des premières décisions que prennent les fondateurs, et l'une des plus difficiles. Pour les entreprises à distance, le fait d'opérer dans plusieurs lieux signifie souvent qu'elles doivent s'enregistrer localement. Cela ajoute une couche supplémentaire au travail - s'assurer que le nom de l'entreprise est unique et disponible dans chaque État où elle opère.

Si le nom de l’entreprise est déjà utilisé dans une autre juridiction, votre entreprise devra soit changer de nom, soit enregistrer un nom commercial (DBA). L’enregistrement d’un DBA peut prendre beaucoup de temps et constitue une complication supplémentaire.

Il est donc beaucoup plus simple d’avoir un nom unique qui n’est utilisé par aucune autre entreprise dans le moindre État. Cela ne signifie pas que le nom de votre produit ou de votre site Web doit être unique, mais celui de l’entité juridique doit l’être.

Voici un exemple : lorsque j’ai lancé Mosey, la société était initialement incorporée sous le nom Mosey, Inc. J’ai finalement changé pour Mosey Works, Inc., car il y avait un conflit de nom en Californie et je ne voulais pas perdre de temps à déposer des DBA dans tous les États où nous opérons. Cela m’épargne quelques jours de travail par an et des milliers de dollars de frais juridiques supplémentaires, sans mentionner la tâche fastidieuse de devoir suivre les bons noms à utiliser et de se rappeler de les renouveler.

Adresses et entreprises entièrement à distance

Pratiquement tous les dossiers d’entreprise déposés auprès d’administrations publiques locales exigent des adresses : une adresse physique, une adresse postale et une adresse pour les propriétaires. Cela pose un problème pour les entreprises entièrement à distance, car elles n’ont pas d’adresse permanente. Autrement dit, les gouvernements ont du mal à représenter « une entreprise qui opère entièrement sur Internet ».

Cela peut engendrer un flot sans fin d’interactions pénibles, à moins de planifier à l’avance.

Comment gérez-vous les adresses en tant qu'entreprise entièrement à distance ?

Configurez une adresse virtuelle, utilisez-la partout et évitez de la changer. Cela commence dès l’incorporation, avec les adresses que IRS et le secrétaire d’État du Delaware (si vous choisissez de vous incorporer là-bas) ont dans leurs dossiers.

Adresse virtuelle

Chaque administration publique (et plusieurs partenaires non gouvernementaux) vous demandera où se situe votre entreprise. Quelle adresse physique une entreprise entièrement à distance devrait-elle choisir ?

Vous pourriez indiquer l’adresse personnelle de l’un des fondateurs, mais l’inconvénient est que l’entreprise est alors associée au domicile d’un fondateur. Les choses se compliquent encore davantage si l’un des fondateurs déménage ou si vous avez plusieurs fondateurs répartis et devez choisir dans quel État inscrire l’entreprise.

En règle générale, pour les entreprises à distance, le siège social (QG) se trouve soit 1) là où se concentre le plus grand nombre de fondateurs, ou 2) là où se situe le PDG.

Une fois que vous avez déterminé l’emplacement du QG, vous pouvez mettre en place une adresse virtuelle. La plupart des fournisseurs d’adresses virtuelles, comme Earth Class Mail, vous permettent de choisir une adresse dans n’importe quel État des États-Unis ; vous pouvez donc en sélectionner une qui corresponde à votre QG. Le courrier envoyé à cette adresse est numérisé ou renvoyé à une adresse de réexpédition que vous pouvez facilement modifier, par exemple l’adresse personnelle d’un fondateur.

Vous pouvez utiliser cette adresse virtuelle à la fois comme adresse physique et postale lors de l’inscription auprès des administrations publiques, y compris lors de l’incorporation. L’avantage d’une adresse virtuelle par rapport à une adresse personnelle est que les employés et les fondateurs peuvent déménager sans perturber la capacité de l’entreprise à recevoir du courrier important, sans avoir à modifier l’adresse auprès des organismes gouvernementaux et sans prendre le risque de se retrouver par la suite dans une situation fiscale défavorable.

Utilisez-la partout

Il est important d’utiliser systématiquement la même adresse chaque fois que vous interagissez avec des administrations publiques. Utilisez-la dans tous les formulaires d’inscription et informez-en votre comptable, votre avocat ou toute autre personne qui effectue une démarche pour l’entreprise et qui doit indiquer une adresse.

Cela réduit la probabilité de manquer du courrier important. Cela vous évitera également la corvée de devoir la changer plus tard, ce qui peut être long et laborieux à mesure que l’entreprise se développe.

Essayez de ne pas changer d'adresse

Si vous utilisez l'adresse virtuelle de manière cohérente, vous pouvez éviter la tâche désagréable de changer d'adresse. Le changement d'adresse est ennuyeux en général, mais pour les entreprises en ligne, le changement d'adresse est particulièrement onéreux et peut avoir d'importantes implications en termes de conformité.

Tout d'abord, il est difficile d'obtenir une liste complète des endroits où l'ancienne adresse est utilisée. Il faudra déjà des efforts simplement pour identifier toutes les démarches à entreprendre.

En outre, chaque agence d'État aura besoin de la nouvelle adresse pour pouvoir vous joindre. Cependant, chaque État compte généralement jusqu'à quatre agences locales, de sorte que le nombre de mises à jour augmente plus rapidement que le nombre d'États dans lesquels une entreprise exerce ses activités. Par exemple, une entreprise employant des salariés dans cinq États interagit généralement avec 15 à 20 administrations publiques locales, chacune ayant un système d'enregistrement différent et des processus de mise à jour des adresses spécifiques.

Enfin, les exigences en matière de conformité peuvent également changer, selon le type d'adresse modifié. Par exemple, si votre adresse physique change, cela peut entraîner de nouvelles obligations fiscales en raison de l'établissement d'un « lien physique ». Nous reviendrons plus tard sur la notion de lien.

Certains lieux exigent encore une adresse physique « réelle »

Les adresses virtuelles résolvent un problème majeur pour les entreprises à distance, mais une véritable adresse physique est parfois exigée. En Californie, par exemple, vous devez indiquer une adresse physique californienne lors de l’enregistrement de votre entreprise en provenance d’un autre État. Les boîtes postales privées, y compris la plupart des adresses virtuelles, ne sont pas acceptées. Dans de telles situations, il faudra utiliser une adresse personnelle, mais la bonne nouvelle est que vous n’aurez pas à vous soucier du courrier, car celui-ci sera traité par un agent agréé.

Numéros de téléphone

Autrefois, les entreprises comptaient sur des lignes fixes pour permettre à leurs clients de les contacter. On appelait la compagnie de téléphone pour obtenir un numéro. Si vous deviez sortir du code régional, vous changiez alors de numéro (ou vous achetiez un fantaisiste numéro 800).

La plupart des systèmes gouvernementaux exigent qu’une entreprise dispose d’un numéro de téléphone. Cependant, très peu vous appelleront réellement, préférant généralement vous envoyer des courriers. Je peux compter sur les doigts d’une main le nombre de fois où j’ai reçu un appel d’une agence d’État.

Comme pour les adresses virtuelles, disposer d’un numéro de téléphone virtuel permet de dissocier facilement vos coordonnées professionnelles de vos coordonnées personnelles. Grâce à des fournisseurs comme Grasshopper, vous pouvez disposer d’un numéro virtuel qui redirige les appels de n’importe où vers n’importe qui, ce qui facilite votre mobilité et vous évite de manquer un appel, même à l’étranger. Si votre numéro personnel change ou si vous souhaitez que quelqu’un d’autre réponde à vos appels, ce n’est pas un problème si vous avez un numéro virtuel configuré.

Cette configuration peut vous éviter bien des ennuis à l'avenir. Une fois, j'ai dû vérifier une transaction bancaire importante alors que j'étais en voyage à l'étranger, mais ils ne pouvaient contacter que le numéro de téléphone professionnel qu'ils avaient dans leurs dossiers. Heureusement, le numéro pouvait être transféré via le numéro de téléphone virtuel vers mon téléphone portable.

Une fois votre entreprise constituée

Une fois l'entreprise constituée, il reste quelques tâches administratives à accomplir. Étant donné que les entreprises à distance exercent leurs activités dans de nombreux États au fil du temps, il est important de commencer à réfléchir au risque de conformité.

• Inscrivez-vous localement.
  
• Mettez en place la paie.
  
• Restez au fait des exigences de conformité dans chaque État.
  

Enregistrement au niveau local aux États-Unis

À moins que les fondateurs ne se trouvent dans l'État où l'entreprise a été constituée (le Delaware pour toutes les entreprises Stripe Atlas), vous devrez probablement vous enregistrer au niveau local.

Bien que cela soit applicable à toutes les entreprises, c'est un peu plus compliqué pour les entreprises entièrement à distance. Elles devront envisager de s'enregistrer auprès du secrétaire d'État de l'État dans lequel l'entreprise a son siège. Elles devront également vérifier si des immatriculations sont nécessaires au niveau de la ville (comme à San Francisco).

Enregistrement en tant qu'entreprise hors de l'État (qualification étrangère)

Aux États-Unis, chaque État dispose de ses propres règles régissant les entreprises opérant sur son territoire. Le bureau du secrétaire d'État est chargé de les faire appliquer et de déterminer si vous « exercez une activité commerciale » dans cet État. Certains États considèrent qu'une présence physique, comme un employé travaillant à domicile ou un espace de bureau, équivaut à exercer une activité commerciale. D'autres considèrent qu'il y a exercice d'une activité commerciale dès lors qu'un employé sollicite des commandes (ventes ou participation à des salons professionnels).

Il est recommandé de vous enregistrer auprès du secrétaire d’État en tant qu’entreprise hors État (ce qu’on appelle la « qualification étrangère ») dans l’État où se trouve votre siège social. Par exemple, si une entreprise est constituée en société en tant que C-corp au Delaware et que les fondateurs ont établi son siège social en Californie, ils doivent s’enregistrer auprès du secrétaire d’État de Californie.

Il s’agit d’un domaine complexe du droit et de la fiscalité. Pour les entreprises à distance, il est préférable de consulter des avocats et des comptables à mesure que l’entreprise se développe.

Comment s'enregistrer auprès du secrétaire d'État
Généralement, l’enregistrement auprès du Secrétaire d’État comprend trois volets principaux : un certificat de conformité, un agent enregistré et un certificat d’autorité. Les exigences varient d’un État à l’autre, mais ce schéma est le plus courant.

La plupart des États exigent un certificat de conformité récemment émis par votre État d’origine (Delaware pour les entreprises via Stripe Atlas). Il s’agit essentiellement d’une attestation du secrétaire d’État de votre État d’origine qui confirme que vous respectez les obligations en vigueur, ce qui permet au secrétaire d’État de l’État cible d’avoir confiance que vous ferez de même. Vous pouvez réutiliser le même certificat pour plusieurs États, mais la plupart exigent qu’il ait été délivré au cours des 30 à 90 derniers jours.

Vous pouvez obtenir un certificat de conformité en remplissant un formulaire auprès du secrétaire d’État (au Delaware, cela se fait par l’intermédiaire de son service eCorp), qui vous sera envoyé par la poste et vous pouvez généralement payer pour accélérer la livraison.

Vous aurez ensuite besoin d’un agent agréé. Cet agent accepte le courrier en votre nom et vous le transfère. Chaque État dispose d’une liste d’agents agrées et il existe des prestataires nationaux pouvant couvrir tous les États.

« Pourquoi ne pas utiliser mon adresse virtuelle ? » vous diriez-vous ! Les agents agréés ont un statut particulier : ils sont certifiés par le secrétaire d’État et doivent disposer d’une adresse physique accessible durant les heures de bureau.

Enfin, il y a les formalités administratives à remplir pour obtenir le certificat d’immatriculation (le nom exact de cette démarche varie d’un État à l’autre). Vous devez remplir un formulaire et envoyer tous les documents requis, accompagnés d'un chèque, par la poste pour finaliser la déclaration. Si tout se passe bien, vous recevrez une confirmation, également par la poste, quelques semaines plus tard.

Autres points à surveiller :

• Certains États peuvent imposer des mesures supplémentaires que vous découvrirez au cours du processus d’enregistrement. En Pennsylvanie, par exemple, vous devez publier une annonce dans deux journaux locaux.
  
• Certains États exigent des copies certifiées de vos statuts, que vous devrez demander à votre État d'origine.
  

Le maintien de votre statut au sein de l'État
Une fois l’entreprise enregistrée, vous devrez maintenir votre immatriculation. Lorsqu’une entreprise perd son statut de « conformité », elle risque des pénalités ou la perte de certains privilèges dans l’État (comme la capacité d’intenter une action en justice), et le rétablissement peut être onéreux (y compris une réinscription complète).

Les exigences pour rester en règle varient selon l’État, mais incluent généralement un rapport annuel et le paiement d’un impôt de franchise ou d’un impôt sur les sociétés. Atlas propose des fiscalistes partenaires ainsi que des guides capables de vous aider dans vos déclarations.

Quelques points à surveiller :

• Les dates d’échéance des rapports annuels diffèrent selon l’État, parfois en fonction de la date d’enregistrement, ou alors en fonction de l’année civile. Il est important de vérifier les échéances et de déposer les rapports à temps.
  
• Certains États ont d’autres exigences en matière de déclaration, comme la Californie, qui réclame une déclaration d’informations dans les 90 jours suivant l’enregistrement.
  

Enregistrement auprès des municipalités

Outre les agences d’État, certaines villes (comme San Francisco) exigent d’entreprises exerçant une activité sur leur territoire un enregistrement au niveau local. En général, cet enregistrement est soumis à un renouvellement annuel ou à un impôt municipal.

Il convient de rappeler que pratiquement tout État, ville ou comté peut imposer ses propres règles en fonction de l’activité d’une entreprise sur sa juridiction.

Mise en place de la paie pour l’équipe fondatrice

Une fois que vous commencez à rémunérer l'équipe fondatrice et vos premiers employés, la gestion de l'entreprise devient plus complexe. Cette section se concentrera principalement sur l'emploi et la fiscalité aux États-Unis.

• Choisissez un prestataire de services de paie correspondant au type d’employés que vous souhaitez embaucher.
  
• Inscrivez-vous dans chaque territoire aux bons comptes fiscaux et d’assurance.
  
• Assurez une conformité continue en matière de paie, de ressources humaines et de fiscalité.
  

Points à garder à l’esprit :

• En règle générale, le lieu de travail de l’employé détermine l’ensemble des règles de conformité à suivre.
  
• Si le lieu de travail d’un employé change, vous devrez vous assurer que la paie est correctement mise en place dans sa nouvelle zone géographique. Les systèmes de paie actuels facilitent souvent la modification de l’adresse d’un employé ; vous voudrez donc peut-être établir une politique pour rester vigilant quant aux éventuels enjeux fiscaux.
  

Choix d’un prestataire de services de paie

La paie peut être complexe, en particulier lorsque vous la configurez pour la première fois avec des employés dans plusieurs États américains, ou dans plusieurs pays.

La façon de rémunérer les employés à distance peut différer selon leur statut (travailleurs indépendants, employés à temps plein ou autres employés soumis au formulaire W-2) et selon qu’ils résident dans un autre pays.

Nous vous recommandons d’utiliser Gusto ou Rippling pour gérer la paie dans plusieurs États, ou une organisation professionnelle employeuse (PEO) comme Justworks ou Sequoia One (nous aborderons les différences entre ces solutions plus loin).

Rémunération des travailleurs indépendants
Les travailleurs indépendants constituent le cas le plus simple pour rémunérer des personnes travaillant à des emplacements différents. En effet, ce sont généralement eux qui assument la responsabilité du paiement des impôts relatifs à l'exercice d'une activité indépendante, et non l'employeur.

Le terme juridique de « travailleur indépendant » désigne des personnes qui travaillent à leur compte et effectuent un travail qui n’est pas contrôlé par l’employeur. Ces contrats sont généralement conclus pour un projet de durée limitée et la rémunération est convenue d’un commun accord.

Avertissement : une classification erronée des employés peut entraîner des sanctions et des amendes importantes. Vous pouvez réduire ce risque en utilisant les modèles de contrats de consultation proposés par un cabinet d'avocats réputé (vous trouverez ces modèles dans le Dashboard Stripe Atlas) et en suivant les bonnes pratiques en matière de télétravail.

La plupart des prestataires de services de paie peuvent gérer les paiements destinés aux sous-traitants, même à l’international, ce qui en fait une solution relativement simple pour démarrer.

Bien que le recours aux sous-traitants soit pratique, les meilleurs talents préféreront généralement des postes à temps plein avec salaire, des avantages sociaux et des parts dans l’entreprise.

Rémunération des employés à temps plein
Les employés à temps plein, parfois appelés employés W-2, ont des exigences supplémentaires par rapport aux travailleurs indépendants. Selon l’État, vous devrez faire une retenue à la source, payer des taxes patronales et fournir des assurances obligatoires.

La plupart des fournisseurs de services de paie aux États-Unis peuvent assurer le service d'assistance aux employés à temps plein situés dans plusieurs lieux. Nous recommandons des solutions logicielles, telles que Gusto et Rippling. Il existe également des PEO qui peuvent vous aider à externaliser certaines des obligations en matière d'emploi (avec des exceptions notables), comme Justworks et Sequoia One.

Paie ou PEO
Les prestataires de services de paie sont, en substance, des plateformes logicielles qui calculent et déposent les taxes sur la paie à votre place.

Autrefois, les entreprises devaient effectuer tous les calculs manuellement et envoyer des déclarations et des rapports par la poste aux organismes compétents. Aujourd’hui, plusieurs prestataires de services de paie peuvent automatiser ces tâches pour vous et vous proposer des services regroupés d’assurance santé et d’assurance contre les accidents du travail.

Les PEO suivent un modèle différent qui peut vous décharger d’une partie des tracas administratifs dévolus aux employeurs. Par exemple, dans plusieurs États, faire appel à une PEO signifie que vous n’avez pas besoin de vous inscrire à des comptes fiscaux ou de mettre en place vos propres polices d’assurance. Les PEO proposent également de meilleures offres d’assurance santé en regroupant tous leurs clients dans quelques politiques « maîtresses », ce qui leur permet de négocier des tarifs plus avantageux auprès des assureurs.

Les PEO peuvent déléguer une partie du travail de recrutement dans plusieurs États, mais pas tous. Il existe entre 20 et 30 États de « rapport client » dans lesquels vous devrez vous inscrire pour vos propres comptes, selon le PEO que vous utilisez. Vous devrez toujours tout de même respecter les lois en vigueur ; plus précisément, les PEO ne prennent pas en charge la conformité corporative ni les impôts.

Généralement, les PEO sont plus coûteux que les prestataires de services de paie (des centaines de dollars par employé contre quelques dizaines de dollars), et les startups en forte croissance ont tendance à se séparer des PEO une fois qu’elles comptent entre 50 et 100 employés.

Mise en place d'un système de paie pour les employés à distance

Si vous souhaitez faire appel à un prestataire de services de paie pour embaucher et rémunérer des employés à temps plein, vous devrez vous inscrire aux bons comptes fiscaux de l'État concerné, souscrire aux assurances obligatoires et respecter toute autre exigence propre à cet État. Si vous faites appel à une PEO, vous devrez vérifier auprès d'elle à chaque fois, car les règles relatives aux volets de la configuration de la paie couverts par une PEO varient d'un État à l'autre.

Immatriculation
Chaque État dispose d'un ensemble de comptes différent, mais en règle générale, vous devrez vous inscrire à la retenue à la source (impôt sur le revenu de l'État ou SIT) et à l'assurance-chômage de l'État (SUI). Certains États, comme Washington, proposent également des congés familiaux et médicaux rémunérés (PFML) et une assurance accidents du travail gérée par l'État.

Chaque immatriculation suit un processus différent et est généralement gérée par différentes agences d'État. Par exemple, le département du revenu d'un État peut émettre le compte de retenue à la source, mais le département du travail peut émettre le compte d'assurance-chômage. Certains États tentent de faciliter les choses en mettant en place un processus unique pour plusieurs comptes (par exemple, le Colorado et New York).

Une idée fausse concernant l'utilisation d'un PEO est que vous pouvez éviter de vous enregistrer. Malheureusement, 20 à 30 États pratiquent la « déclaration client », ce qui signifie que vous devrez ouvrir vous-même certains comptes fiscaux. Encore une fois, la liste des États qui pratiquent la déclaration client varie selon les PEO, et certains États, tels que Washington, l'Ohio, le Massachusetts et d'autres, ont également leur propre police d'assurance accidents du travail qui ne peut être fournie par un PEO.

Un problème courant pour les entreprises à distance qui s'enregistrent dans plusieurs États est qu'il peut être très facile de souscrire à une obligation fiscale dont elles ne disposent pas nécessairement. Par exemple, dans certains processus d'enregistrement, vous pouvez accidentellement vous enregistrer pour l'impôt sur les sociétés et la taxe sur les ventes. Cela peut sembler anodin si vous n'avez aucun revenu dans l'État, mais déterminer comment remplir des déclarations fiscales à zéro dollar dans plusieurs États est une distraction importante qui peut être évitée.

Quand s’inscrire aux comptes fiscaux et d’assurance-chômage
Pour éviter les pénalités découlant de retards de paiement ou de déclaration, il est préférable de vous inscrire dès que possible aux comptes fiscaux requis par l'État.

Il y a quelques mises en garde concernant le respect des délais.

Certains organismes ne vous permettront pas d’ouvrir un compte tant qu’un critère n’est pas rempli, par exemple que l’employé ait commencé à travailler. D’autres organismes accepteront votre demande, puis la rejetteront quelques semaines plus tard. Vous pouvez alors vivre une expérience frustrante : votre prestataire de services de paie vous informe que la paie sera bloquée parce que le compte n’est pas ouvert.

Cela peut devenir délicat si vous configurez la paie à la limite d’une période de déclaration, par exemple à la fin d’un trimestre. Vous pourriez être redevable d’impôts, mais comme l’ouverture du compte peut prendre du temps, votre prestataire de services de paie pourrait ne pas produire le rapport trimestriel précédent. Bien que certains fournisseurs puissent produire les impôts en retard, il faut généralement le demander (parfois à un coût supplémentaire) et, dans certains cas, vous devrez le faire manuellement.

Emplacements physiques : est-il acceptable d’indiquer l’adresse d’un employé ?
La plupart des États exigent une adresse physique où l’employé travaillera. Il s’agit d’une pratique héritée du travail en bureau, et il est peu probable qu’elle change bientôt. En attendant, les entreprises à distance peuvent indiquer l’adresse de l’employé, mais assurez-vous que l’adresse postale soit celle de l’entreprise (de préférence une adresse virtuelle, comme mentionné précédemment) afin d’éviter que des lettres et avis importants ne se perdent.

Combien de temps cela prend-il ?
L'ouverture d'un compte peut prendre de quelques jours à plusieurs mois. Chez Mosey, nous constatons des différences importantes dans les calendriers, même au sein d'une même agence d'État. À l'heure où nous écrivons ces lignes, le retard dans le traitement des demandes d'assurance-chômage à Washington est de 8 semaines.

Fermeture de comptes
Si vous n’avez plus d’employés dans un État, il peut être tentant de fermer vos comptes, mais cette démarche présente quelques inconvénients. D’abord, la procédure de fermeture peut être longue. Ensuite, si vous embauchez à nouveau dans cet État, vous devrez suivre un processus généralement plus complexe pour rouvrir les comptes.

C’est pourquoi les startups à distance ont tendance à conserver leurs comptes ouverts, afin de pouvoir y embaucher ultérieurement. Les prestataires de services de paie produisent généralement des déclarations à zéro dollar gratuitement, donc garder ces comptes ouverts revient à peu de choses.

Si vous décidez de clôturer les comptes, vous devrez traiter avec chaque agence qui administre un compte que vous avez ouvert précédemment. Bien que chaque agence soit différente, voici quelques éléments à prendre en compte :

• Le paiement de tout solde existant sur votre compte
  
• La production d’une déclaration finale indiquant que le compte doit être clôturé
  
• Un formulaire d’inscription en ligne pour désactiver le compte
  
• L’envoi d’une lettre
  

En cas d’incertitude, il est préférable de contacter directement par téléphone l’organisme gouvernemental compétent.

Assurance contre les accidents du travail
La plupart des États exigent une assurance contre les accidents du travail. Cela peut sembler absurde pour une entreprise entièrement à distance, dans laquelle tout le monde travaille depuis chez soi sur un ordinateur, mais c’est la loi. Les pénalités encourues en cas de défaut d’assurance pouvant être très élevées (on pense notamment à New York), il est donc préférable d’obtenir cette couverture dès que possible.

Rester conforme et éviter les distractions ou les amendes

La conformité ne s’arrête pas à la mise en place de la paie. Les obligations de conformité évoluent en effet à mesure que votre entreprise se développe et que les législations changent.

Les entreprises qui adoptent le télétravail doivent faire preuve d’intelligence en matière de conformité afin de maintenir un risque faible. Sinon, elles risquent des pénalités, des amendes et beaucoup de perte de temps à redresser la situation.

Bien qu’il existe des milliers de règles à respecter, celles-ci se regroupent approximativement dans les catégories suivantes :

• Impôts relatifs à la masse salariale
  
• Ressources humaines et droit du travail
  
• L'immatriculation auprès du secrétaire d'État
  
• Taxe sur les ventes et impôt sur les sociétés
  

Modification des règles de paie

Nous avons déjà abordé la marche à suivre pour intégrer de nouveaux employés à la paie dans plusieurs États, mais il y a plus à faire pour respecter la réglementation. Les impôts payés, comme la retenue à la source sur le revenu des employés ou l’assurance-chômage, peuvent en effet changer avec le temps.

Certaines exigences en matière de paie ne s'appliquent qu'après avoir atteint un certain seuil. Par exemple, à New York, il existe une taxe sur la mobilité des transports en commun métropolitains (MCTMT) qui ne s'applique qu'après avoir atteint un certain montant de paie au cours d'un trimestre civil et uniquement pour les employés de certaines parties de la ville de New York. Une fois le seuil dépassé, les entreprises doivent s'enregistrer et commencer à payer, sous peine d'amendes.

Malheureusement, de nombreux prestataires de services de paie comptent sur vous pour leur indiquer les impôts à retenir. Il est alors facile de manquer des obligations et d’accumuler des pénalités.

D’autres exemples comprennent le calendrier de retenue à la source, qui peut changer à mesure que la paie augmente dans l’État, passant souvent de trimestriel à mensuel, voire hebdomadaire. Si vous n’y prêtez pas attention, il est facile de passer à côté.

Il y a également les taux d'imposition de l'assurance-chômage, qui sont généralement mis à jour chaque année. Comme ces taux changent, vous pourriez finir par payer trop ou trop peu, et devoir des arriérés d'impôts avec des intérêts.

C'est là qu'il peut être très utile d'avoir un bon système pour recevoir les avis et les lettres des organismes publics. Quand quelque chose de grave se produit, il y a de fortes chances pour que vous receviez un avis par courrier.

Ressources humaines et droit du travail

Les exigences de conformité changent lorsque la loi évolue, et le droit du travail est actuellement la sphère qui évolue le plus rapidement pour les employeurs multinationaux. Les amendes sont également en hausse, tout comme le niveau de contrôle. Le droit du travail devient ainsi un domaine de risque croissant pour les entreprises axées sur le télétravail, et il est difficile de suivre les obligations de conformité pour chaque lieu de travail.

Que pouvez-vous faire pour garder le contrôle ?

L’idéal est de surveiller les changements et de suivre les mises à jour des agences d’État. Des consultants peuvent vous facturer ce service, mais gardez à l’esprit que les informations peuvent rapidement devenir obsolètes : la loi du Colorado sur l’« égalité de salaire pour un travail égal » a subi plusieurs clarifications pour les employeurs, plusieurs mois après sa promulgation.

En ce qui concerne les congés familiaux, la lutte contre la discrimination et le harcèlement, ainsi que d'autres politiques propres à chaque État, les employeurs à distance peuvent simplifier les choses en alignant leurs politiques sur celles de la Californie ou de l'État de New York. Ces États ont tendance à fixer les standards les plus élevés, de sorte qu'en respectant leurs paramètres, vous avez plus de chances de satisfaire aux exigences des autres États moins stricts dans lesquels vous avez des employés.

Restez au courant des changements apportés aux avantages sociaux obligatoires. Par exemple, la Californie a récemment achevé la mise en place d'avantages sociaux obligatoires en matière de planification de la retraite pour les employeurs comptant cinq employés ou plus. De nombreux autres États vont également adopter des lois sur les congés familiaux et médicaux rémunérés au cours des prochaines années.

Affichez ou distribuez les avis et affiches relatifs au droit du travail. Même si les entreprises en ligne n’ont pas l’équivalent d’une salle de pause, vous devez toujours respecter les avis et affiches obligatoires (vous savez, ces lignes de très petit texte que l’on trouve au bureau). Rassembler toutes les affiches exigées et les rendre disponibles numériquement est un moyen simple de réduire les risques. N’oubliez pas que les avis et affiches sont également mis à jour périodiquement.

L'immatriculation et la conformité avec les règles du secrétariat d'État

À mesure que vous embaucherez davantage d’employés dans divers lieux, vous devrez déterminer où vous enregistrer localement. Comme la plupart des États n’ont pas de règle simple concernant les employeurs hors État ayant des employés à distance sur leur territoire, vous devrez décider s’il vous faut vous enregistrer pour exercer une activité dans cet État et vous acquitter de tout autre enregistrement local requis. En règle générale, vous devrez vous enregistrer dans tout État où vos activités constituent un « lien », c'est-à-dire une connexion physique entre votre entreprise et une juridiction étatique, déclenchée par des actions telles que la location de stocks ou de bureaux, l'emploi de travailleurs ou même la participation à des salons professionnels.

Chaque État a une définition différente de ce qui constitue un « nexus », mais pour les entreprises ayant des employés à distance, il s’agit d’une décision basée sur le risque. Si vous recevez une lettre vous informant que vous auriez dû vous enregistrer auprès du secrétaire d’État, vous devrez alors faire face aux pénalités et amendes correspondantes. Les conséquences augmentent généralement en fonction du niveau d’activité et de la durée d’exploitation dans l’État (nombre d’employés, montant des revenus, etc.)

Les comptables et les fiscalistes débattent de la date à laquelle une startup en phase initiale devrait envisager de s’enregistrer auprès du secrétaire d’État, alors que la seule présence est celle d’un employé à domicile. Toutefois, certains États, comme le New Jersey, commencent à mentionner explicitement le télétravail comme motif d’enregistrement.

Impôts sur les sociétés et taxe sur les ventes

Pour les startups à distance, le fait d'avoir des employés dans l'État ainsi que des clients peut être un facteur déterminant pour les obligations fiscales supplémentaires. En tant qu'employeur multi-États, il est important de connaître chaque type d'impôt qui pourrait être applicable actuellement ou qui pourrait le devenir à l'avenir.

L'impôt sur les sociétés, à ne pas confondre avec la retenue à la source sur le revenu des employés, peut être déclenché à la suite d'un enregistrement auprès du secrétaire d'État, d'une présence physique ou de la perception de revenus provenant de clients situés dans l'État.

Les taxes sur les ventes et sur l’utilisation peuvent être exigibles lorsque l’entreprise établit une présence dans l’État ou lorsqu’elle atteint un seuil de ventes ou de transactions dans l’État, ce qu’on appelle un « lien économique ». Cette situation pouvant rapidement devenir complexe, il est important de surveiller de près l’évolution des revenus dans cet État. Heureusement, des outils comme Stripe et TaxJar peuvent simplifier ce processus.

Gérer une entreprise à distance : stratégies pour constituer des équipes travaillant à distance

Si vous démarrez, voici un cadre rapide pour structurer votre équipe, favoriser l’engagement des employés et optimiser la productivité. J’ai appris cela à mes dépens en formant des équipes à distance chez des entreprises comme Stripe et dans ma propre startup axée sur le télétravail, Mosey.

• Limitez les fuseaux horaires en établissant des heures de travail compatibles.
  
• Organisez des rencontres trimestrielles pour soutenir la culture entreprise.
  
• Consignez les choses par écrit pour accroître la productivité.
  
• Élargissez votre réseau de talents à distance.
  
• Gardez une organisation optimale grâce à la conformité.
  

Pour commencer, embauchez des membres de l’équipe à distance dans quelques fuseaux horaires préalablement approuvés

Afin d’éviter toute confusion, le télétravail est formidable, mais l’un des défis immuables est le décalage horaire. Ce n’est pas idéal de dépenser de l’énergie à veiller tard ou à se lever tôt pour travailler quelques heures avec de proches collaborateurs. Cela conduit rapidement à l’épuisement, et c’est évitable.

Je recommande d’instaurer dès le départ une politique de télétravail selon laquelle tous les employés travaillent dans des fuseaux horaires séparés de trois heures au plus les uns des autres. Même une différence de trois heures complique la planification des réunions, mais c’est plus viable pour tous.

Se réunir tous les trimestres

Faire partie d'une équipe travaillant à distance ne signifie pas que vous ne vous verrez jamais en personne. En fait, j'ai constaté que les meilleures équipes se réunissent au moins une fois par trimestre.

Passer du temps ensemble est essentiel pour construire une culture d’entreprise. Cela permet non seulement à chaque membre de l’équipe de tisser des liens avec les autres, mais aussi à l’équipe de résoudre des problèmes qui sont plus faciles à discuter devant un tableau blanc.

J'ai constaté qu'une durée de trois jours était idéale : cela permet d'engager de bonnes discussions, de partager un repas d'équipe et de s'amuser ensemble. Si c'est moins, vous ne pourrez pas aborder tous les sujets que vous espériez. Si c'est plus long, vous aurez l'impression d'être forcé.

Prenez des notes

La prise des notes constitue la force principale d’une équipe à distance. Ce sujet a été traité en détail ailleurs, mais quelques règles pratiques peuvent vous aider à instaurer une culture de la communication écrite dans votre entreprise.

1. Assurez-vous que tout le monde sait que vous attendez de lui qu’il consigne les choses par écrit.
   
2. Prenez des notes lors de chaque réunion virtuelle, faites tourner le rôle de preneur de notes, et partagez-les dans un emplacement central (Notion, Coda, liste e-mail, etc.) afin que tout le monde y ait accès par la suite.
   
3. Si vous envisagez de préparer un diaporama, rédigez plutôt un mémo (oui, en prose, pas en puces).
   
4. Commencez tout projet important par la rédaction d'un bref document, recueillez des commentaires en mode asynchrone et planifiez une réunion uniquement si une décision doit être prise.
   
5. Créez constamment des liens vers des documents, maintenez-les à jour et faites-y référence, plutôt que de répondre sans cesse aux mêmes questions sur Slack.
   
6. Notez tout ce que vous pourriez dire ou faire plus d'une fois.
   

Il y a beaucoup plus à dire, mais instaurer cette pratique tôt garantit que le mode de communication par défaut soit asynchrone. Cette solution est beaucoup plus efficace et productive que les réunions Zoom.

Élargissez votre recherche de talents à distance

Vous avez déjà mis en place un système permettant de travailler simultanément à partir de différents emplacements, alors pourquoi ne pas en tirer le meilleur parti en élargissant votre recherche de talents à distance ?

En embauchant dans plusieurs États, vous remarquerez que les personnes recrutées proviennent de milieux et d’expériences professionnelles très divers. Certains des meilleurs ingénieurs que j’ai embauchés ne venaient pas de FAANG (MANGA ?), mais d’une firme de conseil en santé, d’une entreprise de logiciels d’assurance, de petites agences de développement, voire du secteur ferroviaire.

Il existe de nombreux talents partout dans le monde, mais il vous faudra peut-être changer votre regard pour les voir.

Maintenez l'organisation grâce à la conformité

Lorsque vous travaillez dans plusieurs emplacements en même temps, le chaos s’installe rapidement si vous manquez d'organisation. Vous recevrez inévitablement un avis stressant de la part d'un organisme d'État et les choses se compliqueront si vous ne parvenez pas à retrouver les informations nécessaires pour régler le problème.

Il est encore plus important de maintenir une bonne organisation en ce qui concerne les numéros de compte, les identifiants, les dates d’inscription et les documents corporatifs lorsque vous bâtissez une entreprise orientée vers le télétravail. Avoir un endroit central pour stocker toutes les informations liées à la conformité de chaque lieu sera très utile par la suite.

Vous voudrez également tenir à jour un calendrier de conformité avec l’ensemble de vos obligations locales et fédérales. Cela vous donnera suffisamment de préavis pour produire dans les délais vos impôts, vos rapports annuels, vos renouvellements, etc. Assurez-vous simplement de le maintenir à jour. (Je dirais même que la plupart des pénalités et des amendes frappent des propriétaires d’entreprise bien intentionnés qui n’avaient pas mis en place de système de rappel.)

En guise de conclusion

Il y a incontestablement beaucoup de facteurs à prendre en compte lors de la création d’une entreprise à distance. La bonne nouvelle, c’est que les avantages offerts par le télétravail l’emportent largement sur les inconvénients, et cela devient de plus en plus facile.

Si tout cela vous semble complexe, essayez Mosey : nous nous sommes chargés de la conformité réglementaire afin que vous n'ayez pas à le faire. Nous avons développé l'expertise et l'automatisation nécessaires pour que vous puissiez gérer votre entreprise, embaucher des employés et rester en conformité dans n'importe quel État américain. (Les clients Stripe Atlas peuvent bénéficier d'une réduction sur Mosey dans la section « Avantages » du Dashboard.)