Poner en marcha una empresa a distancia tiene muchas ventajas, pero también puede ser complicado: configurarla cuidadosamente desde el principio te ayudará a obtener los máximos beneficios a medida que crezcas.

Cada sitio en el que opera tu empresa puede tener normas diferentes para el cumplimiento de la normativa laboral y fiscal. Estas normas cambian a medida que crece tu empresa y evoluciona la legislación. Es importante hacer un seguimiento de estas normas para evitar infracciones accidentales y asegurarte de que tu empresa está en la mejor posición para crecer a largo plazo.

Esta es la guía definitiva para los fundadores que crean una startup a distancia y quieren evitar las complicaciones de trabajar en múltiples geografías.

Te explicaré cómo elaborar tu plan de negocio, qué sistemas implementar y cómo evitar los errores más comunes. Mi objetivo es ahorrarte horas de distracciones, confusión y multas con tácticas que podrás poner en práctica desde el primer día.

He cometido la mayoría de los errores sobre los que estás a punto de leer. También he pasado casi una década creando productos que eliminan la burocracia que rodea la puesta en marcha y la gestión de una empresa, en concreto Stripe Atlas y mi startup, Mosey, que ayuda a los usuarios con el cumplimiento de la normativa de cada estado.

Empecemos por el principio.

Antes de la constitución

Hay algunas cosas que puedes hacer antes de constituir una empresa para que dirigirla sea lo más sencillo posible.

• Elige un nombre único para la empresa.
  
• Establece un correo virtual y un sistema telefónico.
  
• Se coherente con las agencias gubernamentales.
  

Nombre de la empresa

El nombre es una de las primeras decisiones que toman los fundadores y una de las más difíciles. Para las empresas a distancia, operar en muchos sitios significa que a menudo necesitan registrarse localmente. Esto añade una capa adicional a la tarea, asegurarse de que tu nombre es único y está disponible en cada estado de EE. UU. en el que opera la empresa.

Si el nombre de la empresa ya está en uso en otra jurisdicción, tu empresa tendrá que cambiar de nombre o registrar un DBA (doing business as). Registrar un DBA puede llevar mucho tiempo y es una complicación añadida.

Es mucho más fácil tener un nombre único que no esté en uso por otra empresa en ningún estado. Eso no significa que tu producto y tu página web tengan que ser únicos, pero el nombre de la entidad jurídica sí debe serlo.

He aquí un ejemplo: Cuando puse en marcha Mosey, se constituyó originalmente como Mosey, Inc. Acabé cambiándola por Mosey Works, Inc., porque había un conflicto de nombres en California y no quería perder el tiempo presentando DBA en todos los lugares en los que operábamos. Esto me ahorra unos días de trabajo al año y miles de dólares en gastos legales adicionales, por no mencionar lo tedioso que es llevar un control de los nombres correctos que hay que utilizar y acordarse de renovarlos.

Direcciones y empresas totalmente a distancia

Casi todos los registros de una empresa ante el gobierno y las entidades reguladoras del gobierno local requieren direcciones: una dirección física, una dirección postal y las direcciones de los propietarios. Esto supone un problema para las empresas totalmente a distancia porque no tienen una dirección permanente. Dicho de otro modo, los gobiernos son incapaces de representar a «una empresa que vive en Internet».

Esto puede provocar un sinfín de interacciones complejas, a menos que lo planifiques con antelación.

¿Cómo gestionar las direcciones como empresa totalmente a distancia?

Establece una dirección virtual, utilízala en todas partes e intenta no cambiarla. Esto comienza con la constitución y las direcciones que la agencia tributaria estadounidense y el Secretario de Estado de Delaware (si decides incorporarse allí) tienen en sus archivos.

Dirección virtual

Todas las entidades reguladoras del gobierno (y muchos socios no gubernamentales) te preguntarán dónde está situado el sitio de tu empresa. ¿Qué debe elegir como dirección física una empresa totalmente a distancia?

Aunque podrías indicar la dirección particular de uno de los fundadores, la desventaja es que la empresa quedaría vinculada al domicilio de uno de ellos. Las cosas se complican si se mudan o si hay varios fundadores repartidos por diferentes lugares y hay que elegir en qué estado registrar la empresa.

Como norma general para las empresas a distancia, la sede central (HQ) es o bien 1) donde se encuentre la mayor concentración de fundadores o bien 2) donde se encuentre el CEO.

Una vez que hayas establecido dónde se encuentra tu sede central, puedes configurar una dirección virtual. La mayoría de los proveedores de direcciones virtuales, como Earth Class Mail, te permiten elegir direcciones en cualquier estado de EE. UU., por lo que puedes elegir una que coincida con tu sede central. El correo enviado a tu dirección virtual se escanea o se envía a una dirección de reenvío que puede cambiar fácilmente (como el domicilio particular de un fundador).

Puedes utilizar esta dirección virtual tanto como dirección física como dirección postal cuando te registres en entidades reguladoras del gobierno, incluso cuando te constituyas por primera vez. La ventaja de una dirección virtual sobre el uso de un domicilio particular es que los empleados y los fundadores pueden mudarse sin interrumpir la capacidad de la empresa para recibir correo crítico, requerir cambios de dirección con las entidades reguladoras del gobierno o añadir el riesgo de situaciones fiscales desfavorables más adelante.

Utilízalo en todas partes

Es importante utilizar siempre la misma dirección cuando interactúes con entidades reguladoras del gobierno. Utilízala en todos los formularios de inscripción y díselo a tu contable, a tu abogado o a cualquier otra persona que haga algo para la empresa y necesite indicar una dirección.

Esto reduce la probabilidad de que se te escape correo importante. También te ahorra la molestia de tener que cambiarlo más tarde, lo que puede llevarte mucho tiempo a medida que creces.

Intenta no cambiar de dirección

Si utilizas la dirección virtual de forma sistemática, podrás evitar la desagradable tarea de cambiar de dirección. Cambiar de dirección es molesto en general, pero, para las empresas a distancia, cambiar de dirección es especialmente oneroso y puede tener importantes implicaciones para el cumplimiento de la normativa.

En primer lugar, conseguir una lista exhaustiva de los lugares en los que se utiliza la antigua dirección es difícil. Solo identificar todo el trabajo que hay que hacer ya supone un gran esfuerzo.

En segundo lugar, cada agencia estatal necesitará la nueva dirección para poder localizarte. Sin embargo, es típico que cada estado tenga hasta cuatro agencias locales por estado, por lo que el número de actualizaciones crece más rápido que el número de estados en los que opera una empresa. Por ejemplo, una empresa con empleados en 5 estados suele interactuar con entre 15 y 20 entidades reguladoras del gobierno local, cada una con un sistema de registro diferente y diferentes procesos para actualizar las direcciones.

Por último, los requisitos de cumplimiento de la normativa también pueden cambiar, dependiendo del tipo de dirección que se cambie. Por ejemplo, si tu dirección física cambia, podrían activarse nuevos requisitos fiscales debido al establecimiento de un «nexo físico». Más información sobre el nexo más adelante.

Algunos lugares siguen exigiendo una dirección física «real»

Las direcciones virtuales resuelven un gran inconveniente para las empresas a distancia, pero a veces es necesaria una dirección física real. Por ejemplo, en California, tendrás que indicar una dirección física de California cuando te registres como empresa de otro estado; los buzones privados, incluidas la mayoría de las direcciones virtuales, no están permitidos. Tendrás que utilizar un domicilio particular en estas situaciones, pero la buena noticia es que no tendrás que preocuparte por el correo, ya que este pasará por un agente registrado.

Números de teléfono

Las empresas solían depender de los teléfonos fijos para que la gente se pusiera en contacto con ellas. Se llamaba a la compañía telefónica y se obtenía un número de teléfono asignado. Si te mudabas fuera de tu código de área actual, cambiabas tu número (o comprabas un número 800 elegante).

La mayoría de los sistemas gubernamentales locales requerirán un número de teléfono comercial. Muy pocos te llamarán realmente, y por lo general prefieren enviarte cartas físicas; puedo contar con los dedos de una mano las veces que he recibido una llamada telefónica de una agencia estatal.

Al igual que ocurre con las direcciones virtuales, disponer de un número de teléfono virtual facilita desvincular la información de contacto de la empresa de tus datos personales de contacto. Proveedores como Grasshopper te ofrecen un número de teléfono virtual que te permite dirigir las llamadas desde cualquier lugar a cualquier persona, lo que facilita no perder ni una llamada, incluso a nivel internacional. Si tu número de teléfono personal cambia o es otra persona la que recibe la llamada, no pasa nada si tienes configurado un número de teléfono virtual.

Esta configuración puede ahorrarte muchos dolores de cabeza en el futuro. Una vez necesité verificar una transacción bancaria importante mientras viajaba al extranjero, pero solo podían ponerse en contacto con el número de teléfono de la empresa que tenían en sus archivos. Afortunadamente, el número podía dirigirse a través del número de teléfono virtual a mi teléfono móvil.

Después de la constitución

Una vez constituida la empresa, hay algunas cosas que hacer. Dado que las empresas a distancia operan en muchos estados a lo largo del tiempo, es importante empezar a pensar en el riesgo de cumplimiento de la normativa.

• Regístrate localmente.
  
• Establece la nómina.
  
• Mantente al tanto del cumplimiento de la normativa en cada estado.
  

Registro local en EE. UU.

A menos que los fundadores estén localizados en el mismo sitio donde se constituyó la empresa (Delaware para todas las empresas de Stripe Atlas), es probable que tengas que registrarte localmente.

Aunque esto es cierto para cualquier empresa, es un poco más complicado para las empresas totalmente a distancia. Tendrán que considerar la posibilidad de registrarse en la Secretaría de Estado de cualquier estado en el que la empresa tenga su sede. También tendrán que comprobar si se necesitan registros a nivel de ciudad (como en San Francisco).

Registrarse como empresa de otro estado (calificación extranjera)

En EE. UU., cada estado tiene normas que rigen las empresas que operan dentro de sus fronteras. La oficina del Secretario de Estado lleva un registro de ellas y determina si estás «haciendo negocios» en su estado. Algunos estados consideran que tener una presencia física, como tener un empleado que trabaja desde casa o un espacio de oficina físico, es hacer negocios. Otros consideran que los empleados que solicitan pedidos (ventas o incluso asistir a ferias comerciales) están haciendo negocios.

Se recomienda registrarse en la Secretaría de Estado como empresa de otro estado (lo que se denomina «calificación extranjera») en cualquiera de los estados en los que la empresa tenga su sede. Por ejemplo, si la empresa se constituyera como una C-corp de Delaware y los fundadores establecieran su sede en California, tendrían que registrarse en la Secretaría de Estado de California.

Se trata de un área complicada del derecho legal y tributario. Para empresas a distancia, lo mejor es consultar con abogados y contables a medida que creces.

Cómo registrarse en la Secretaría de Estado
Por lo general, hay tres partes principales para registrarse en la Secretaría de Estado: un Certificado de Vigencia, un agente registrado y un Certificado de Autoridad. Los requisitos pueden variar de un estado a otro, pero esto es lo más común.

La mayoría de los estados requieren un Certificado de Vigencia recientemente emitido por tu estado de origen (Delaware para las empresas de Stripe Atlas). En esencia, se trata de que el Secretario de Estado de tu estado de origen diga que cumples los requisitos en tu estado, para que el Secretario de Estado del nuevo estado en el que te vas a registrar confíe en que harás lo mismo en su estado. Puedes reutilizar el mismo certificado para varios estados, pero la mayoría de los estados exigen que se haya emitido en los últimos 30-90 días.

Puedes obtener un Certificado de Vigencia presentando un formulario en la Secretaría de Estado (en Delaware se solicita a través de su servicio eCorp). Te lo enviarán por correo, y normalmente puedes pagar para acelerar la entrega.

A continuación, necesitarás un agente registrado. Un agente registrado acepta el correo en tu nombre y te lo reenvía. Cada estado tiene una lista de agentes registrados autorizados, y hay proveedores nacionales que pueden dar soporte a todos los estados.

Es posible que pienses: «¿Por qué no utilizar mi dirección virtual?». Los agentes registrados tienen un estatus especial: están certificados por el Secretario de Estado y deben tener una ubicación física abierta durante el horario comercial.

Por último, está el papeleo para presentar el Certificado de Autoridad (el nombre exacto del registro varía según el estado). Debes rellenar un formulario y enviar toda la documentación en papel requerida, junto con un cheque, a través del servicio postal para completar la presentación. Si todo va bien, recibirás una confirmación (de nuevo por correo) a las pocas semanas.

Otras cosas que hay que tener en cuenta:

• Algunos estados tienen pasos adicionales que encontrarás una vez que hayas procesado la solicitud. Por ejemplo, en Pensilvania debes publicar un anuncio en dos periódicos locales.
  
• Algunos estados exigen copias certificadas de tus estatutos, que deberás solicitar a tu estado de origen.
  

Mantener tu reputación en el estado
Una vez registrada la empresa, tendrás que mantener tu registro. Cuando una empresa deja de estar «en regla», puede ser sancionada o perder privilegios en el estado (como presentar una demanda), y puede haber un oneroso proceso de restablecimiento (que incluye volver a registrarse).

El mantenimiento de la buena reputación varía según el estado, pero normalmente incluye un informe anual y una declaración del impuesto de franquicia o del impuesto de sociedades. Atlas cuenta con expertos tributarios socios y guías que pueden ayudarte con las declaraciones de impuestos.

Cosas que hay que tener en cuenta:

• Las fechas de vencimiento de los informes anuales difieren según el estado: a veces se establecen en función de la fecha en que te registraste y otras en función del año natural. Es importante comprobar las fechas y asegurarte de hacer la presentación a tiempo.
  
• Algunos estados tienen otros requisitos de información, como California, que exige una Declaración de Información en los 90 días siguientes al registro.
  

Registrarse en las ciudades

Además de los organismos estatales, algunas ciudades (como San Francisco) exigen a las empresas con cualquier actividad en su ciudad que registren su empresa. Normalmente hay que pagar una renovación anual o un impuesto de sociedades para mantener el registro.

Esto nos recuerda que prácticamente cualquier estado, ciudad o condado puede imponer sus propias normas sobre la actividad empresarial en su jurisdicción.

Establecer las nóminas para el equipo fundador

Una vez que estés listo para incorporar al equipo fundador y a tus primeros empleados a la nómina, la gestión del negocio se vuelve más complicada. Esta sección se centrará principalmente en el empleo y los impuestos en EE. UU.

• Elige un proveedor de nóminas que se ajuste al tipo de empleados que deseas contratar.
  
• Regístrate en las cuentas de impuestos y seguros adecuadas en cada sitio.
  
• Mantén el cumplimiento de la normativa en materia de nóminas, RR.HH. e impuestos.
  

Cosas que hay que tener en cuenta:

• En general, el sitio de trabajo del empleado determina qué conjunto de normas de cumplimiento deben seguirse.
  
• Si cambia el lugar de trabajo de alguien, deberás asegurarte de configurar correctamente la nómina en ese lugar. En los sistemas de nómina actuales, es bastante fácil para un empleado cambiar su dirección, por lo que es recomendable establecer una política para asegurarte de adelantarte a cualquier problema fiscal.
  

Elegir un proveedor de nóminas

La nómina puede ser complicada, especialmente cuando la configuras por primera vez con empleados en varios estados de EE. UU. o en varios países.

La forma de pagar a los empleados remotos puede diferir en función del tipo de empleo (contratistas independientes, empleados a tiempo completo u otros empleados W-2) y de si están radicados en otro país.

Te recomendamos utilizar Gusto o Rippling para gestionar las nóminas en varios estados, o una organización profesional de empleadores (PEO) como Justworks o Sequoia One (más adelante se explican las diferencias).

Pago a contratistas independientes
Los contratistas independientes son el caso más sencillo para pagar a las personas que trabajan en sitios diferentes. son los contratistas quienes deben pagar los impuestos por trabajo por cuenta propia, y no el empleador.

«Contratista independiente» es un término legal para referirse a los trabajadores autónomos que realizan un trabajo que no está controlado por el empleador. Por lo general, estos compromisos se circunscriben a un proyecto, son de corta duración y se remuneran según calendarios acordados mutuamente.

Advertencia: La clasificación errónea de los empleados puede acarrear graves sanciones y multas. Puedes disminuir ese riesgo utilizando plantillas de acuerdos de consultoría de un bufete de abogados acreditado (puedes encontrar las plantillas en el Dashboard de Stripe Atlas) y siguiendo las prácticas recomendadas para tu acuerdo de trabajo a distancia.

Casi todos los proveedores de nóminas pueden gestionar los pagos de los contratistas, incluso a escala internacional, por lo que es una forma sencilla de empezar.

Aunque la contratación es conveniente, los mejores talentos generalmente querrán ser empleados a tiempo completo con salario, beneficios y equidad.

Pagar a los empleados a tiempo completo
Los empleados a tiempo completo, a veces denominados empleados W-2, tienen requisitos adicionales en comparación con los contratistas independientes. Dependiendo del estado, tendrás que retener impuestos, pagar impuestos patronales y proporcionar un seguro obligatorio.

La mayoría de los proveedores de nóminas en EE. UU. pueden dar servicio a empleados a tiempo completo ubicados en varios estados. Recomendamos soluciones de software como Gusto y Rippling. También hay PEO que pueden ayudarte a externalizar algunas de las obligaciones laborales (con excepciones notables), como Justworks y Sequoia One.

Nómina vs. PEO
Los proveedores de nóminas, en esencia, son plataformas de software que calculan y presentan los impuestos sobre las nóminas por ti.

Antes, las empresas tenían que calcularlo todo a mano y presentar las declaraciones y los informes por correo a la agencia correspondiente. Hoy en día, muchos proveedores de nóminas pueden automatizar esto por ti y agrupar el seguro de enfermedad y el seguro de compensación de los trabajadores.

Las PEO siguen un modelo diferente que puede aliviar parte del papeleo necesario para ser empleador. Por ejemplo, en muchos estados, utilizar una PEO significa que no es necesario registrarse para obtener cuentas fiscales ni contratar pólizas de seguro propias. Las PEO también ofrecen mejores planes de seguro médico al agrupar a todos sus clientes en unas pocas pólizas «maestras», lo que les permite negociar mejores tarifas con las aseguradoras.

Las PEO pueden descargar parte del trabajo que supone contratar personal en varios estados, pero solo una parte. Hay entre 20 y 30 estados que exigen la presentación de informes por parte de los clientes, en los que deberás registrarte para crear tus propias cuentas, dependiendo de la PEO que utilices. Seguirás teniendo que cumplir con la legislación pertinente; en particular, las PEO no ayudan con el cumplimiento de la normativa y los impuestos de las empresas.

En general, las PEO son más caras que los proveedores de servicios de nómina (cientos de dólares por empleado frente a unas pocas decenas de dólares), y las startups de rápido crecimiento tienden a dejar de utilizar las PEO cuando alcanzan entre 50 y 100 empleados.

Configuración de nóminas para empleados a distancia

Para utilizar un proveedor de nóminas para contratar y pagar a empleados a tiempo completo, deberás registrarte en las cuentas fiscales estatales correspondientes, contratar los seguros obligatorios y cumplir cualquier otro requisito específico del estado. Si utilizas una PEO, deberás consultar con ellos cada vez, ya que las normas sobre qué partes de la configuración de la nómina cubre una PEO varían según el estado.

Registro
Cada estado tiene un conjunto diferente de cuentas, pero en términos generales, tendrás que darte de alta en el impuesto de retención a cuenta (impuesto estatal sobre la renta o SIT) y el seguro estatal de desempleo (SUI). Algunos estados, como Washington, también cuentan con permisos familiares y médicos remunerados (PFML) y un seguro estatal de compensación laboral.

Cada registro sigue un proceso diferente y suele ser administrado por diferentes agencias estatales. Por ejemplo, el Departamento de Ingresos de un estado puede emitir la cuenta de retención a cuenta, pero el Departamento de Trabajo puede emitir la cuenta del seguro de desempleo. Algunos estados intentan facilitar las cosas procesando una sola cuenta para varias (por ejemplo, Colorado y Nueva York).

Una idea errónea sobre el uso de una PEO es que permite evitar el registro. Lamentablemente, entre 20 y 30 estados exigen la «declaración del cliente», lo que significa que deberás abrir determinadas cuentas fiscales. Una vez más, la lista de estados que exigen la declaración del cliente varía según la PEO, y algunos estados, como Washington, Ohio, Massachusetts y otros, también tienen su propia póliza de seguro de compensación laboral que no puede proporcionarse a través de una PEO.

Un problema común para las empresas a distancia que se registran en muchos estados es que puede resultar muy fácil crear tu cuenta para una obligación fiscal que quizá no tengan. Por ejemplo, en algunos flujos de registro puede darse de alta accidentalmente en las cuentas del impuesto sobre la renta de las sociedades y del impuesto sobre las ventas. Puede que eso no suene mal si no tienes ingresos en el estado, pero averiguar cómo presentar declaraciones de impuestos de cero dólares en varios estados es una gran distracción que puede evitarse.

Cuándo darse de alta en las cuentas de impuestos y seguro de desempleo
Para evitar sanciones por retrasos en los pagos o en los informes, lo mejor es darse de alta en las cuentas de impuestos estatales necesarias lo antes posible.

Hay algunas advertencias sobre el calendario.

Algunas agencias no te dejarán abrir una cuenta hasta que se cumplan ciertos criterios; por ejemplo, que el empleado haya empezado a trabajar. Algunas agencias incluso te dejarán presentar la solicitud y luego la rechazarán, a veces semanas después. Esto puede llevar a una experiencia muy frustrante en la que tu proveedor de nóminas te diga que la nómina estará bloqueada, ya que la cuenta no está abierta.

Puede resultar complicado si estás configurando la nómina en el límite de un periodo de declaración, como el final del trimestre. Es posible que tengas que pagar impuestos, pero dado que abrir la cuenta puede llevar algún tiempo, es posible que tu proveedor de nóminas no presente el informe trimestral anterior. Aunque algunos proveedores de nóminas pueden presentar los impuestos atrasados por ti, normalmente es necesario solicitarlo (a veces te cobran por hacerlo) y, en algunos casos, tendrás que hacerlo tú mismo a mano.

Sitios físicos: ¿Es correcto indicar la dirección de un empleado?
La mayoría de los estados te pedirán una dirección física donde trabajará el empleado. Esto es un vestigio del trabajo en la oficina y es poco probable que cambie pronto. Mientras tanto, las empresas a distancia pueden indicar la dirección del empleado, pero asegúrate de que la dirección postal sea la dirección postal de la empresa, idealmente una dirección virtual, como se ha mencionado antes, ya que no querrás que se pierdan cartas y avisos importantes.

¿Cuánto dura el proceso?
La apertura de cuentas puede llevar desde unos pocos días hasta varios meses. En Mosey, vemos una amplia gama de líneas temporales, incluso dentro de la misma agencia estatal. En el momento de escribir esto, la acumulación actual de solicitudes al seguro de desempleo en Washington es de ocho semanas.

Cierre de cuentas
Si ya no tienes empleados en un estado, puede resultar tentador cerrar tus cuentas, pero existen algunos inconvenientes. En primer lugar, puede llevar un tiempo cerrarlas correctamente. En segundo lugar, si acabas contratando de nuevo a alguien en ese estado, tendrás que pasar por lo que suele ser un proceso más complicado para reabrir las cuentas.

Por esta razón, las startups a distancia tienden a mantener cuentas abiertas para conservar la opción de volver a contratar en el estado en el futuro. Los proveedores de nóminas suelen presentar las declaraciones de cero por ti de forma gratuita, por lo que mantenerlas abiertas tiene poco coste.

Si decides cerrar las cuentas, tendrás que seguir el proceso establecido por cada agencia que administre una cuenta que hayas abierto previamente. Aunque cada agencia es diferente, entre las cosas que debes tener en cuenta se incluyen:

• Pagar cualquier saldo existente en tu cuenta
  
• Presentar una declaración final para indicar que la cuenta debe cerrarse
  
• Una solicitud en línea para desactivar la cuenta
  
• Enviar una carta
  

En caso de duda, lo mejor es ponerse en contacto directamente con la agencia estatal por teléfono.

Seguro de indemnización por accidentes de trabajo
La mayoría de los estados exigen una cobertura de seguro de indemnización por accidentes de trabajo para los trabajadores. Esto puede parecer una tontería para una empresa totalmente a distancia en la que todo el mundo trabaja desde casa en sus ordenadores, pero es la ley. Las sanciones por no tener un seguro de compensación de los trabajadores también pueden ser bastante elevadas (te miro a ti, Nueva York), así que es mejor obtener la cobertura lo antes posible.

Mantener el cumplimiento de la normativa y evitar distracciones o multas

El cumplimiento de la normativa no termina con el establecimiento de la nómina. Las obligaciones de cumplimiento cambian a medida que crece tu empresa y cuando cambia la legislación.

Las empresas que adoptan el trabajo a distancia deben ser inteligentes en cuanto al cumplimiento de la normativa para mantener bajo su riesgo. De lo contrario, pueden acabar con sanciones, multas y mucho tiempo perdido arreglando las cosas.

Aunque hay miles de normas por seguir, a grandes rasgos se dividen en las siguientes categorías:

• Impuestos relacionados con la nómina
  
• RRHH y legislación laboral
  
• Registro en la Secretaría de Estado
  
• Impuesto de sociedades e impuesto sobre las ventas
  

Modificación de las normas sobre nóminas

Aunque ya hemos hablado de lo que hay que hacer para que las nuevas contrataciones se incluyan en la nómina en varios estados, hay más cosas que hacer para seguir cumpliendo la normativa. Los impuestos pagados, como la retención de beneficios para los empleados o el seguro de desempleo, pueden cambiar con el tiempo.

Algunos requisitos relativos a las nóminas solo se aplican tras alcanzar un determinado umbral. Por ejemplo, en Nueva York, existe el impuesto metropolitano sobre la movilidad del transporte de cercanías (MCTMT) que solo es aplicable a partir de una determinada cantidad de nóminas en un trimestre natural y solo para los empleados de determinadas zonas de la ciudad de Nueva York. Una vez superado el umbral, las empresas tienen que registrarse y empezar a pagar o se enfrentan a multas.

Desafortunadamente, muchos proveedores de nóminas dependen de que les indiques qué impuestos deseas retener. Esto hace que sea fácil pasar por alto algo y acumular sanciones.

Otros ejemplos incluyen el calendario de retenciones a cuenta, que puede cambiar a medida que aumenta la nómina en el estado, normalmente de trimestral a mensual, a semanal o más. A menos que prestes mucha atención, puede ser fácil pasarlo por alto.

Luego están los tipos impositivos del seguro de desempleo, que suelen actualizarse anualmente. Dado que los tipos cambian, puedes acabar pagando de más o, peor aún, pagando de menos y debiendo impuestos atrasados con intereses.

Aquí es donde tener una buena configuración para recibir avisos y cartas de las agencias estatales puede ser un salvavidas. Cuando surge algún problema, lo más probable es que llegue un aviso por correo.

RRHH y legislación laboral

Los requisitos de cumplimiento cambian cuando cambia la normativa, y la legislación laboral es el área con el cambio más rápido en estos momentos, para los empresarios de varios estados. Las multas también están aumentando, al igual que el nivel de aplicación. Esto hace que la legislación laboral sea un área de riesgo cada vez mayor para las empresas que operan a distancia, y es difícil mantenerse al día con los requisitos de cumplimiento de la normativa en cada sitio donde trabajan los empleados.

¿Qué puedes hacer para mantenerte al día?

Lo mejor que puedes hacer es vigilar los cambios y estar atento a las actualizaciones de las agencias estatales. Los asesores estarán encantados de cobrarte por este servicio, pero ten en cuenta que la información puede quedar desfasada rápidamente, por ejemplo, la Ley de Igualdad Salarial por Igual Trabajo de Colorado pasó por varias rondas de aclaraciones para los empresarios, meses después de ser promulgada.

Cuando se trata de permisos familiares, antidiscriminación, contra el acoso y otras políticas estatales, los empleadores a distancia pueden simplificar las cosas vinculando sus políticas a California o Nueva York. Estos estados tienden a establecer el estándar más alto, por lo que al cumplir sus requisitos, hay una mayor probabilidad de que cumplas los requisitos de otros estados menos estrictos donde tengas empleados.

Debes prestar atención a los cambios en las prestaciones obligatorias. Por ejemplo, California cambiado recientemente los planes obligatorios de prestaciones de jubilación para las empresas con cinco o más empleados. También hay muchos más estados que introducirán legislación sobre permisos familiares y médicos remunerados en los próximos años.

Publica o distribuye avisos y carteles sobre legislación laboral. Aunque las empresas a distancia no tienen el equivalente a una sala de descanso, debes cumplir con los avisos y carteles obligatorios. (¿Recuerdas esas cosas escritas en letra pequeña en la oficina?) Reunir todos los carteles necesarios y ponerlos a disposición de los empleados en formato digital es una forma fácil de reducir el riesgo. Ten en cuenta que los avisos y carteles también se actualizan de vez en cuando.

Registro y cumplimiento de la normativa de la Secretaría de Estado

A medida que se contrate a más empleados en más lugares, será necesario considerar dónde registrarse a nivel local. Dado que la mayoría de los estados no tienen una normativa clara sobre los empleadores de fuera del estado con empleados que trabajan a distancia en su estado, será necesario decidir si registrarse para operar en el estado y realizar cualquier otro registro local. Por lo general, deberás registrarte en cualquier estado en el que tus operaciones constituyan un «nexo», es decir, una conexión física entre tu empresa y la jurisdicción estatal, provocada por acciones como el alquiler de inventario o espacio de oficina, la contratación de trabajadores o incluso la asistencia a ferias comerciales.

Cada estado tiene una definición diferente de lo que constituye «nexo», pero para las empresas con empleados a distancia, es una decisión que se toma en función del riesgo. Si recibes una carta que dice que deberías haberte registrado en la Secretaría de Estado, entonces tendrás que hacer frente a las sanciones y multas pertinentes que conlleva. Las consecuencias generalmente aumentan con el tiempo y la cantidad de actividad en el estado, como el número de empleados o la cantidad de ingresos.

Los contables y los profesionales fiscales están divididos sobre cómo deben plantearse las startups en fase inicial registrarse en la Secretaría de Estado cuando su única presencia es un empleado que trabaja desde su casa. Sin embargo, algunos estados, como Nueva Jersey, están empezando a señalar específicamente el trabajo a distancia como motivo para registrarse.

Impuesto de sociedades e impuesto sobre las ventas

Para las startups a distancia, tener empleados en el estado, así como clientes, puede ser un factor que determine obligaciones fiscales adicionales. Como empleador en varios estados, es importante ser consciente de cada tipo de impuesto que pueda ser aplicable actualmente o que pueda llegar a serlo en el futuro.

El impuesto de sociedades, que no debe confundirse con la retención del impuesto sobre la renta de los empleados, puede activarse como resultado de registrarse en la Secretaría de Estado, tener una presencia física u obtener beneficios de clientes situados en el estado.

Los impuestos sobre las ventas y el uso pueden activarse como resultado de tener presencia en el estado o de lo que se denomina «nexo económico»: un umbral de ventas o transacciones en el estado. Esto puede complicarse rápidamente, por lo que aumentar los ingresos en el estado es algo que hay que vigilar. Afortunadamente existen herramientas como Stripe y TaxJar, que pueden facilitar este proceso.

Dirigir una empresa a distancia: Estrategias para crear equipos a distancia

Si estás empezando, aquí tienes un marco rápido para configurar tu equipo y promover el compromiso de los empleados, al tiempo que optimizas para aumentar la productividad. He aprendido esto de la forma más difícil al crear equipos a distancia en empresas como Stripe y mi propia startup, Mosey, que da prioridad al trabajo remoto.

• Limita inicialmente las zonas horarias estableciendo horarios de trabajo compatibles.
  
• Reúnete trimestralmente para dar soporte a la cultura de empresa.
  
• Apunta todo lo que sirva para aumentar la productividad.
  
• Amplía tu reserva de talentos a distancia.
  
• Mantén todo organizado y cumple la normativa.
  

Contrata a miembros del equipo a distancia en algunas zonas horarias aprobadas para empezar

No me malinterpretes, el trabajo a distancia es estupendo, pero uno de los problemas más importantes es el huso horario. No es bueno gastar tu energía quedándote despierto hasta tarde o levantándote temprano para coincidir unas horas con las personas con las que trabajas habitualmente. Esto provoca rápidamente agotamiento, y se puede evitar.

Mi sugerencia es instituir una política de trabajo a distancia desde el principio para que todos los empleados trabajen en sus zonas horarias, como máximo, a tres horas de distancia entre sí. Incluso una diferencia de tres horas dificulta programar reuniones, pero es más sostenible para todos.

Organiza reuniones trimestrales

Formar parte de una plantilla a distancia no significa que nunca se vayan a ver en persona. De hecho, he descubierto que los mejores equipos se reúnen al menos trimestralmente.

Pasar tiempo cara a cara es importante para construir la cultura de empresa. Ayuda a todos los miembros del equipo a establecer relaciones entre sí. Ayuda al equipo a resolver problemas que son más fáciles de discutir en torno a una pizarra.

El punto óptimo que he encontrado es de unos tres días, lo suficiente para entablar buenas discusiones, cenar en equipo y divertirse juntos. Si dura menos, no podrás abarcar todo lo que esperabas. Si es más, se sentirá forzado.

Apúntalo todo

El superpoder número uno de los equipos a distancia es la escritura. Esto se ha tratado en profundidad en otros lugares, pero unas cuantas reglas prácticas pueden ayudarte a incorporar la comunicación escrita a la cultura de tu empresa.

1. Asegúrese de haber comunicado la expectativa de que todo el mundo apunte las cosas.
   
2. Toma notas en cada reunión virtual, rota a la persona que toma las notas y compártelas en un sitio central (Notion, Coda, lista de correo electrónico, etc.) para que todos puedan acceder a ellas más tarde.
   
3. Si estás pensando en hacer una presentación de diapositivas, escribe en su lugar una nota (sí, en prosa, no en viñetas).
   
4. Comienza cualquier proyecto no trivial redactando un resumen, recaba opiniones de forma asíncrona y programa una reunión únicamente si hay que tomar una decisión.
   
5. Enlaza y haz referencia constantemente a los documentos, manteniéndolos actualizados en lugar de responder repetidamente a las preguntas en Slack.
   
6. Apunta todo lo que acabes diciendo o haciendo más de una vez.
   

Esto es simplemente el comienzo, pero desarrollar esta práctica desde el principio garantiza que el patrón de comunicación predeterminado sea asíncrono. Esto es mucho más escalable e infinitamente más productivo que las reuniones de Zoom.

Amplía tu búsqueda de talentos a distancia

Ya estás construyendo un sistema para soportar el trabajo desde muchos sitios simultáneamente, así que ¿por qué no sacarle el máximo partido ampliando tu búsqueda de talentos remotos?

Al contratar en varios estados, te darás cuenta de que la gente procede de ámbitos y experiencias laborales muy diferentes. Algunos de los mejores ingenieros que he contratado no procedían de FAANG (¿MANGA?), sino de una consultoría sanitaria, una empresa de software de seguros, pequeños talleres de desarrollo e incluso del sector ferroviario.

Hay mucha gente con mucho talento por todas partes, pero puede que tengas que cambiar la óptica con la que miras el talento para poder verlos.

Mantén todo organizado y cumple la normativa

Cuando se opera en muchos sitios a la vez, ser desorganizado puede convertirse rápidamente en una bola de nieve. Recibirás invariablemente por correo una notificación de un organismo estatal que te hará subir la tensión, y todo irá a peor si no puedes seguir la pista de la información que necesita para resolver el problema.

Mantener el orden en aspectos como números de cuenta, datos de inicio de sesión, fechas de registro y documentos corporativos es aún más importante cuando se está creando una empresa que opera principalmente a distancia. Disponer de un lugar centralizado donde guardar toda la información relacionada con el cumplimiento normativo en cada estado resultará muy útil más adelante.

También querrás llevar un calendario de cumplimiento de la normativa que esté al día de cada una de tus obligaciones locales y federales. Esto debería avisarte con suficiente antelación para que puedas presentar a tiempo tus impuestos, informes anuales, renovaciones, etc. Asegúrate de mantenerlo actualizado. (Me atrevería a adivinar que la mayoría de las sanciones y multas les llegan a propietarios de empresas bienintencionados que no tenían establecido un recordatorio).

Conclusión

Sin duda, hay muchas cosas que tener en cuenta a la hora de crear una empresa a distancia. La buena noticia es que todas las ventajas de las opciones de trabajo a distancia superan con creces los inconvenientes, y cada vez es más fácil.

Si todo esto te parece complicado, puedes dar una oportunidad a Mosey: hemos resuelto el cumplimiento de la normativa estatal para que no tengas que hacerlo tú. Hemos acumulado la experiencia y la automatización necesarias para que puedas dirigir tu empresa, contratar empleados y cumplir la normativa en cualquier estado de EE. UU. (Los clientes de Stripe Atlas pueden encontrar un descuento para Mosey en la sección Ventajas del Dashboard).