Att starta ett distansföretag har många fördelar, men det kan också vara komplicerat – att konfigurera det noggrant från början hjälper dig att förverkliga de flesta fördelarna när du växer.

Varje plats där ditt företag är verksamt kan ha olika regler för anställning och skatteefterlevnad. Dessa regler ändras i takt med att ditt företag växer och lagstiftningen utvecklas. Det är viktigt att hålla koll på dessa regler för att undvika oavsiktliga överträdelser och se till att ditt företag är bäst positionerat för långsiktig tillväxt.

Det här är den ultimata guiden för grundare som bygger en startup på distans och som vill undvika de smärtsamma delarna av att arbeta i flera geografiska områden.

Jag kommer att dela med mig av hur du sammanställer din affärsplan, vilka system du ska införa och hur du undviker vanliga fallgropar. Mitt mål är att bespara dig timmar av distraktioner, förvirring och böter med taktiker som du kan använda från dag 1.

Jag har gjort de flesta av de misstag som du kommer att läsa om. Jag har också tillbringat nästan ett decennium med att bygga produkter som skär igenom den byråkrati som omger att starta och driva ett företag – nämligen Stripe Atlas och mitt nystartade företag, Mosey, som hjälper användarna med efterlevnad delstat för delstat.

Låt oss börja från början.

Innan du införlivar

Det finns några saker du kan göra innan du införlivar för att göra det så enkelt som möjligt att driva ett företag som arbetar helt på distans.

• Välj ett unikt namn för företaget.
  
• Installera ett virtuellt e-post- och telefonsystem.
  
• Var konsekvent med myndigheter.
  

Namnge företaget

Namngivning är ett av de första besluten som grundare fattar och ett av de svåraste. För företag som arbetar på distans innebär verksamhet på många platser att de ofta måste registrera sig lokalt. Detta lägger till ett extra lager till arbetet – att se till att ditt namn är unikt och tillgängligt i varje amerikansk delstat där företaget är verksamt.

Om företagets namn redan används i en annan jurisdiktion måste ditt företag antingen byta namn eller registrera en DBA (doing business as). Att registrera en DBA kan vara tidskrävande och är en extra komplikation.

Det är mycket lättare att ha ett unikt namn som inte används av ett annat företag i någon delstat. Det betyder inte att din produkt och webbplats måste vara unika, men namnet på den juridiska personen bör vara det.

Här är ett exempel: När jag startade Mosey var det ursprungligen inkorporerat som Mosey, Inc. Det slutade med att jag ändrade det till Mosey Works, Inc., eftersom det var en namnkollision i Kalifornien, och jag ville inte slösa tid på att lämna in DBA:er överallt där vi var verksamma. Detta sparar mig några dagars arbete per år och tusentals dollar i ytterligare juridiska räkningar, för att inte tala om det tråkiga med att hålla reda på rätt namn att använda och komma ihåg att förnya.

Adresser och företag som arbetar helt på distans

Nästan varje register över företag hos regeringar och lokala myndigheter kräver adresser – en fysisk adress, postadress och adresser till ägarna. Detta utgör ett problem för företag som arbetar helt på distans eftersom de inte har en permanent adress. Med andra ord är regeringar oförmögna att representera "ett företag som verkar på internet".

Detta kan orsaka en oändlig ström av komplicerade interaktioner – om du inte planerar i förväg.

Hur hanterar du adresser som ett företag som arbetar helt på distans?

Skapa en virtuell adress, använd den överallt och försök att inte ändra den. Detta börjar med inkorporering och de adresser som IRS och delstatssekreteraren i Delaware (om du väljer att införliva där) har registrerade.

Virtuell adress

Varje statlig myndighet (och många icke-statliga partner) kommer att fråga var ditt företag är beläget. Vad ska ett företag som arbetar helt på distans välja som sin fysiska adress?

Även om du kan lista hemadressen till en av grundarna, är nackdelen att företaget nu är knutet till en grundares hem. Saker och ting blir komplicerade om personen flyttar eller om du har flera utspridda grundare och måste välja vilken delstat du ska lista.

Som en allmän regel för distansföretag är huvudkontoret antingen 1) där den högsta koncentrationen av grundare finns eller 2) där VD:n finns.

När du har fastställt var huvudkontoret ligger kan du ange en virtuell adress. De flesta leverantörer av virtuella adresser, till exempel Earth Class Mail, gör det möjligt att välja adresser i vilken delstat som helst i USA – så att du kan välja en som matchar ditt huvudkontor. E-post som skickas till din virtuella adress skannas eller skickas till en adress för vidarebefordran som du enkelt kan ändra (t.ex. en grundares hemadress).

Du kan använda den här virtuella adressen som både fysisk adress och postadress när du registrerar dig hos statliga myndigheter, inklusive när du först bildar bolaget. Fördelen med en virtuell adress jämfört med att använda en hemadress är att anställda och grundare kan flytta utan att störa företagets förmåga att ta emot kritisk post, så du slipper adressändringar med statliga myndigheter eller undviker den ökade risken för ogynnsamma skattesituationer senare.

Använd den överallt

Det är viktigt att konsekvent använda samma adress när du interagerar med myndigheter. Använd den i varje registreringsformulär och berätta för din revisor, din advokat eller andra som gör något för företaget och behöver ange en adress.

Detta minskar sannolikheten för att du missar viktig post. Det sparar dig också besväret med att behöva ändra den senare, vilket kan vara tidskrävande när du växer.

Försök att inte ändra din adress

Om du använder den virtuella adressen konsekvent kan du undvika den obehagliga uppgiften att ändra adress. Att ändra adresser är irriterande i allmänhet, men för företag som arbetar på distans är det särskilt betungande att ändra adresser och kan ha stora konsekvenser för efterlevnaden.

Först och främst är det svårt att få en heltäckande lista över platser där den gamla adressen används. Det kommer att kräva viss ansträngning bara att identifiera allt arbete du behöver göra.

För det andra kommer varje statlig myndighet att behöva den nya adressen så att de kan nå dig. Det är dock vanligt att varje delstat har så många som fyra lokala myndigheter per delstat, så antalet uppdateringar växer snabbare än antalet delstater där ett företag är verksamt. Till exempel interagerar ett företag med anställda i 5 stater vanligtvis med 15–20 lokala myndigheter, var och en med olika registersystem och olika processer för adressändring.

Slutligen kan efterlevnadskraven också ändras, beroende på vilken typ av adress som ändras. Om din fysiska adress till exempel ändras kan det utlösa nya skattekrav på grund av att "fysisk nexus" upprättas. Mer om nexus senare.

Vissa platser kräver fortfarande en "riktig" fysisk adress

Virtuella adresser löser ett stort problem för företag som arbetar på distans, men ibland krävs en riktig fysisk adress. I Kalifornien måste du till exempel ange en fysisk adress i Kalifornien när du registrerar dig som ett företag utanför staten – privata brevlådor, inklusive de flesta virtuella adresser, är inte tillåtna. Du måste använda en hemadress i dessa situationer, men den goda nyheten är att du inte behöver oroa dig för post, eftersom den kommer att gå via ett registrerat ombud.

Telefonnummer

Företag brukade förlita sig på fasta telefoner för att ge människor ett sätt att kontakta dem. Du fick ringa telefonbolaget och få ett tilldelat telefonnummer. Om du skulle flytta utanför ditt nuvarande riktnummer fick du ändra ditt nummer (eller köpa ett fint 800-nummer).

De flesta lokala myndighetssystem kräver ett företagstelefonnummer. Väldigt få kommer att ringa dig, och de föredrar i allmänhet att skicka fysiska brev till dig – jag kan räkna på en hand hur många gånger jag har fått ett telefonsamtal från en statlig myndighet.

Precis som med virtuella adresser gör ett virtuellt telefonnummer det enkelt att frikoppla företagets kontaktinformation från din personliga kontaktinformation. Leverantörer som Grasshopper ger dig ett virtuellt telefonnummer som gör att du kan dirigera samtal från var som helst till vem som helst, vilket gör det enkelt att hålla dig mobil och inte missa ett samtal – även internationellt. Om ditt personliga telefonnummer ändras eller om någon annan skulle få samtalet är det ingen stor sak om du har ett virtuellt telefonnummer inställt.

Denna modell kan spara dig mycket huvudvärk på vägen. En gång behövde jag verifiera en viktig banktransaktion när jag reste internationellt, men de kunde bara kontakta det företagstelefonnummer de hade registrerat. Tack och lov kunde numret dirigeras via det virtuella telefonnumret till min mobiltelefon.

Efter inkorporering

Efter att företaget har bildats finns det några ordningsmässiga saker att göra. Eftersom distansföretag är verksamma i många delstater över tid är det viktigt att börja tänka på efterlevnadsrisken.

• Registrera dig lokalt.
  
• Etablera lönehantering.
  
• Håll koll på efterlevnaden delstat för delstat.
  

Registrera dig lokalt i USA

Om grundarna inte befinner sig i den delstat där företaget bildades (Delaware för alla Stripe Atlas-företag) måste du troligen registrera dig lokalt.

Även om detta är sant för alla företag, är det lite mer komplicerat för företag som arbetar helt på distans. De måste överväga att registrera sig hos delstatssekreteraren i den stat där företaget har sitt huvudkontor. De måste också kontrollera om det behövs registreringar på stadsnivå (som i San Francisco).

Registrering som utomstatligt företag

I USA har varje delstat regler som styr företag som verkar inom deras gränser. Delstatssekreterarens kontor håller reda på dem och avgör om du "gör affärer" i deras delstat. Vissa stater anser att om du har en fysisk närvaro, som att du ha en anställd som arbetar hemifrån eller ett fysiskt kontorsutrymme, så gör du affärer. Andra anser att anställda som hanterar beställningar (försäljning eller till och med deltagande i mässor) innebär att göra affärer.

Det rekommenderas att registrera sig hos delstatssekreteraren som ett utomstatligt företag (kallas "foreign qualification") i den delstat där företaget har sitt huvudkontor. Till exempel, om företaget bildades som en Delaware C-corp och grundarna etablerar sitt huvudkontor i Kalifornien, skulle de registrera sig hos delstatssekreteraren i Kalifornien.

Detta är ett komplicerat område inom juridik och skatterätt. För distansföretag är det bäst att rådgöra med advokater och revisorer när företaget växer.

How man registrerar sig hos delstatssekreteraren
Att registrera sig hos delstatssekreteraren består i allmänhet tre huvuddelar: ett intyg om god status, ett registrerat ombud och ett behörighetsbevis. Kraven kan skilja sig från delstat till delstat, men den här uppsättningen är vanligast.

De flesta delstater kräver ett nyligen utfärdat certifikat om god status från din hemstat (Delaware för Stripe Atlas-företag). Detta är i huvudsak delstatssekreteraren från din hemstat som säger att du uppfyller kraven i deras delstat, så delstatssekreteraren i den nya delstaten du registrerar dig i har förtroende för att du kommer att prestera likadant i deras delstat. Du kan återanvända samma certifikat för flera delstater, men de flesta delstater kräver att det utfärdas inom de senaste 30–90 dagarna.

Du kan få ett intyg om god status genom att lämna in ett formulär till delstatssekreteraren (i Delaware begärs det via deras eCorp-tjänst). Den kommer att skickas till dig via post och du kan vanligtvis betala för att påskynda leveransen.

Därefter behöver du en registrerad agent. Ett registrerat ombud tar emot post för din räkning och vidarebefordrar den till dig. Varje delstat har en lista över godkända registrerade ombud och det finns nationella leverantörer som kan stödja alla stater.

Du kanske tänker: "Varför inte använda min virtuella adress?" Registrerade ombud har en särskild status – de är certifierade av delstatssekreteraren och måste ha en fysisk plats öppen under kontorstid.

Slutligen finns det pappersarbete att lämna in för Certificate of Authority (det exakta namnet på registreringen varierar beroende på delstat). Du fyller i ett formulär och skickar all nödvändig pappersdokumentation, tillsammans med en check, via posten för att slutföra arkiveringen. Om allt går bra får du en bekräftelse (återigen via posten) några veckor senare.

Andra saker att se upp för:

• Vissa stater har ytterligare steg som du hittar när du går igenom ansökningsprocessen. I Pennsylvania måste du till exempel publicera ett meddelande i två lokaltidningar.
  
• Vissa delstater kräver certifierade kopior av din bolagsordning, som du måste begära från din hemdelstat.
  

Behålla din ställning i delstaten
När företaget är registrerat måste du behålla din registrering. När ett företag inte har "god status" kan det straffas eller förlora privilegier i staten (som att väcka åtal), och det medföra en betungande återetableringsprocess (inklusive omregistrering igen).

Hur man upprätthåller god status varierar beroende på delstat, men inkluderar vanligtvis en årsredovisning och deklaration av franchiseskatt eller bolagsskatt. Atlas har skatteexperter som partner och guider som kan hjälpa dig med skattedeklarationer.

Saker att se upp för:

• Förfallodatum för årsredovisningar skiljer sig åt beroende på delstat – ibland är de baserade på det datum du registrerade företaget och ibland är de baserade på ett kalenderår. Det är viktigt att kontrollera datumen och se till att lämna in i tid.
  
• Vissa delstater har andra rapporteringskrav, till exempel Kalifornien, som kräver en Statement of Information inom 90 dagar efter registreringen.
  

Registrering i städer

Utöver statliga myndigheter finns det vissa städer (t.ex. San Francisco) som kräver att företag som bedriver verksamhet i sin stad registrerar sin verksamhet där. Det finns vanligtvis en årlig förnyelse eller bolagsskatt som måste betalas för att behålla registreringen.

Detta är en bra påminnelse om att i stort sett alla delstater, städer eller län kan införa sina egna regler för affärsverksamhet i sin jurisdiktion.

Ordna löner för grundarteamet

När du väl är redo att lägga till grundarteamet och dina första anställda på lönelistan blir det mer komplicerat att driva verksamheten. Detta avsnitt kommer främst att fokusera på sysselsättning och skatter i USA.

• Välj en löneleverantör som matchar den typ av anställda du vill anställa.
  
• Registrera dig för rätt skatte- och försäkringskonton på varje plats.
  
• Upprätthåll löpande efterlevnad inom lön, HR och skatt.
  

Saker att tänka på:

• I allmänhet är det den anställdes arbetsplats som avgör vilka regler för efterlevnad som måste följas.
  
• Om någons arbetsplats ändras måste du se till att konfigurera lönerna på rätt sätt på den platsen. I dagens lönesystem är det ganska enkelt för en anställd att ändra sin adress, så det kan vara bra att ha en policy på plats för att se till att du ligger steget före eventuella skattefrågor.
  

Att välja löneleverantör

Lönehantering kan vara komplicerat, särskilt när du konfigurerar den för första gången med anställda i flera delstater i USA – eller flera länder.

Hur du betalar distansanställda kan variera beroende på typen av anställning (oberoende entreprenörer, heltidsanställda eller andra W-2-anställda) och om de är baserade i ett annat land.

Vi rekommenderar att du använder Gusto eller Rippling för att sköta löner i flera delstater, eller en professionell arbetsgivarorganisation (PEO) som Justworks eller Sequoia One (mer om skillnaderna senare).

Betala oberoende leverantörer
Oberoende leverantörer är det enklaste fallet för att betala personer som arbetar på olika platser. Det beror på att entreprenörer i allmänhet är ansvariga för att betala skatt för sin företagsverksamhet, inte arbetsgivaren.

"Oberoende leverantör" är en juridisk term för egenföretagare som utför arbete som inte kontrolleras av arbetsgivaren. Dessa uppdrag är vanligtvis begränsade till ett projekt, kortlivade och kompenseras enligt ömsesidigt överenskomna lönescheman.

Ett varningens ord: Felklassificering av anställda kan medföra allvarliga påföljder och böter. Du kan minska den risken genom att använda mallar för konsultavtal från en välrenommerad advokatbyrå (mallar finns i Stripe Atlas dashboard) och följa bästa praxis för ditt distansarbete.

Nästan alla löneleverantörer kan hantera betalningar för entreprenörer – även internationellt – vilket gör det till ett enkelt sätt att börja.

Även om det är bekvämt att lägga ut arbete på entreprenad kommer topptalanger i allmänhet att vilja vara heltidsanställda med lön, förmåner och eget kapital.

Betala heltidsanställda medarbetare
Heltidsanställda, ibland kallade W-2-anställda, har ytterligare krav jämfört med oberoende leverantörer. Beroende på delstat måste du hålla inne skatt, betala arbetsgivarskatter och tillhandahålla obligatorisk försäkring.

De flesta löneleverantörer i USA kan stödja heltidsanställda i flera delstater. Vi rekommenderar programvarulösningar, som Gusto och Rippling. Det finns också PEO:er som kan hjälpa dig att lägga ut några av anställningsskyldigheterna på entreprenad (med anmärkningsvärda undantag), såsom Justworks och Sequoia One.

Lönehantering jämfört med PEO
Löneleverantörer är i grunden mjukvaruplattformar som beräknar och deklarerar löneskatter åt dig.

Tidigare var företagen tvungna att beräkna allt för hand och lämna in deklarationer och rapporter med posten till rätt myndighet. Idag kan många löneleverantörer automatisera detta åt dig och paketera sjukförsäkring och arbetsskadeförsäkring.

PEO:er följer en annan modell som kan avlasta en del av det pappersarbete som behövs för att vara arbetsgivare. Till exempel, i många delstater, kommer användning av en PEO att innebära att du inte behöver registrera dig för skattekonton eller lägga upp dina egna försäkringsstrategier. PEO:er erbjuder också bättre sjukförsäkringar genom att samla alla sina kunder i några "master"-policyer, vilket ger dem möjlighet att förhandla fram bättre priser hos leverantörerna.

PEO:er kan avlasta en del av arbetet med att anställa människor i flera delstater, men inte allt. Det finns 20–30 "klientrapporterande" delstater där du måste registrera dig för dina egna konton, beroende på vilken PEO du använder. Du kommer fortfarande att behöva följa relevanta lagar – i synnerhet hjälper PEO:er inte till med företagsefterlevnad och skatter.

I allmänhet är PEO:er dyrare än löneleverantörer (hundratals dollar per anställd jämfört med några få tiotals dollar), och snabbväxande startup-företag tenderar att lämna PEO:er ändå efter 50–100 anställda.

Hantera löner för distansanställda

För att använda en löneleverantör för att anställa och betala heltidsanställda måste du registrera dig för rätt statliga skattekonton, ordna obligatorisk försäkring och uppfylla alla andra delstatsspecifika krav. Om du använder en PEO måste du kontrollera med dem varje gång eftersom reglerna för vilka delar av löneupplägget en PEO täcker kommer att variera beroende på delstat.

Registrering
Varje delstat har olika uppsättningar konton, men generellt sett måste du registrera dig för källskatt (statlig inkomstskatt eller SIT) och statlig arbetslöshetsförsäkring (SUI). Vissa delstater, som Washington, kommer också att ha betald föräldra- och sjukledighet (PFML) och statlig arbetsskadeförsäkring.

Varje registrering följer olika processer och administreras vanligtvis av olika delstatliga myndigheter. Till exempel kan Department of Revenue i en delstat utfärda kontot för källskatt, medan Department of Labor kan utfärda kontot för arbetslöshetsförsäkring. Vissa delstater försöker göra det enklare genom att ha en process för flera konton (t.ex. Colorado och New York).

En missuppfattning om att använda en PEO är att du kan undvika att behöva registrera dig. Tyvärr är 20–30 stater "klientrapporterande", vilket innebär att du måste öppna vissa skattekonton själv. Återigen, listan över vilka stater som rapporterar kunder varierar beroende på PEO – och vissa delstater, som Washington, Ohio, Massachusetts med flera, har också sin egen arbetsskadeförsäkring som inte kan tillhandahållas genom en PEO.

Ett vanligt problem för distansföretag som registrerar sig i många delstater är att det kan vara väldigt enkelt att registrera sig för en skatteskyldighet som de kanske inte har. I vissa registreringsflöden kan du till exempel av misstag registrera dig för bolagsskatte- och momskonton. Det kanske inte låter illa om du inte har några intäkter i staten, men att ta reda på hur du lämnar in nolldollarskattedeklarationer i flera delstater är en stor distraktion som kan undvikas.

När man ska registrera sig för konton för skatter och arbetslöshetsförsäkring
För att undvika påföljder på grund av sena betalningar eller rapporter är det bäst att registrera dig för de nödvändiga statliga skattekontona så snart du kan.

Det finns några varningar om timing.

Vissa myndigheter låter dig inte öppna ett konto förrän vissa kriterier är uppfyllda, till exempel om den anställde har börjat arbeta. Vissa myndigheter låter dig till och med skicka in ansökan och ger dig sen avslag, ibland veckor senare. Detta kan leda till en mycket frustrerande upplevelse där din löneleverantör säger att lönen kommer att blockeras, eftersom kontot inte är öppet.

Det kan vara knepigt om du ställer in löner vid en periodgräns för rapportering, till exempel i slutet av kvartalet. Du kan bli skyldig att betala skatt, men eftersom det kan ta lite tid att öppna kontot kan det hända att din löneleverantör inte lämnar in den tidigare kvartalsrapporten. Medan vissa löneleverantörer kan deklarera kvarskatt åt dig, behöver du vanligtvis veta att du ska fråga (ibland debiterar de dig för det), och i vissa fall måste du göra det själv manuellt.

Fysiska platser: Är det tillåtet att ange en anställds adress?
De flesta delstater kommer att be dig om en fysisk adress där den anställde kommer att arbeta. Detta är en kvarleva av arbete på kontoret och det är osannolikt att det kommer att förändras inom en snar framtid. Under tiden kan distansföretag lista den anställdes adress, men se till att postadressen är företagets postadress – helst en virtuell adress, som tidigare nämnts – du vill inte att viktiga brev och meddelanden ska gå förlorade.

Hur lång tid tar det?
Att öppna konton kan ta allt från några dagar till flera månader. På Mosey ser vi ett brett spektrum av tidslinjer, även inom samma statliga myndighet. När detta skrivs är den nuvarande eftersläpningen av ansökningar om arbetslöshetsförsäkring i Washington åtta veckor lång.

Stänga konton
Om du inte längre har anställda i en delstat kan det vara frestande att stänga dina konton, men det finns några nackdelar. För det första kan det ta ett tag att stänga dem ordentligt. För det andra, om det slutar med att du anställer någon i delstaten igen, måste du gå igenom vad som vanligtvis är en svårare process för att öppna kontona igen.

Av denna anledning tenderar fjärrstartups att hålla konton öppna för att bevara möjligheten att anställa igen i delstaten i framtiden. Löneleverantörer lämnar vanligtvis in nolldollardeklarationen åt dig gratis, så det innebär en liten kostnad för att hålla dem öppna.

Om du bestämmer dig för att avsluta kontona måste du följa den process som anges av varje myndighet som administrerar ett konto som du tidigare har öppnat. Även om alla myndigheter är olika, är det något att hålla utkik efter:

• Betala eventuellt befintligt saldo på ditt konto
  
• Lämna in en slutlig deklaration för att ange att kontot ska stängas
  
• En onlineapplikation för att inaktivera kontot
  
• Skicka ett brev
  

Om du är osäker är det bäst att kontakta den delstatliga myndigheten direkt via telefon.

Arbetsskadeförsäkring
De flesta stater kräver att arbetsskadeförsäkringen täcks. Detta kan låta dumt för ett företag som arbetar helt på distans där alla arbetar hemifrån på sina datorer, men det är gällande lag. Straffen för att inte ha en arbetsskadeförsäkring kan också vara ganska höga (vi menar dig, New York), så det är bäst att skaffa försäkringsskydd så snart du kan.

Att följa reglerna och undvika distraktioner eller böter

Efterlevnad slutar inte med att ordna lönehanteringen. Efterlevnadskraven förändras i takt med att ditt företag växer och när lagstiftningen ändras.

Företag som anammar distansarbete måste vara smarta när det gäller efterlevnad för att hålla risken låg. Annars kan det sluta med påföljder, böter och mycket förlorad tid på att ställa saker och ting till rätta.

Även om det finns tusentals regler att följa, kan de grovt delas in i följande kategorier:

• Lönerelaterade skatter
  
• HR- och arbetsrätt
  
• Registrering hos delstatssekreteraren
  
• Bolagsskatt och omsättningsskatt
  

Ändrade löneregler

Även om vi har pratat om vad som måste hända för att få nyanställda på lönelistan i flera delstater finns det mer som måste hända för att behålla efterlevnaden. De skatter som betalas, t.ex. förskottsinnehållning för anställda eller arbetslöshetsförsäkring, kan ändras över tid.

Vissa lönekrav blir tillämpliga först efter att ett visst tröskelvärde har uppnåtts. I New York finns det till exempel en mobilitetsskatt för pendeltransporter i storstadsområdet (MCTMT) som blir tillämplig först efter en viss lönesumma under ett kalenderkvartal och endast för anställda i vissa delar av New York City. När tröskeln överskrids måste företagen registrera sig och börja betala, annars riskerar de böter.

Tyvärr förlitar sig många löneleverantörer på att du berättar för dem vilka skatter du vill hålla inne. Det gör det lätt att missa och lätt att dra på sig böter.

Andra exempel är källskattesystemets tidsintervall, som kan ändras när lönerna ökar i delstaten – vanligtvis från kvartalsvis till månadsvis till veckovis eller mer. Om du inte är uppmärksam kan det vara lätt att missa.

Sedan finns det skattesatser för arbetslöshetsförsäkringen, som vanligtvis uppdateras årligen. Eftersom skattesatserna ändras kan det sluta med att du betalar för mycket eller, ännu värre, betalar för lite och är skyldig kvarskatt med ränta.

Det är här det kan vara en livräddare att ha en bra system för att ta emot meddelanden och brev från statliga myndigheter. När något allvarligt händer är chansen stor att det kommer ett meddelande med posten.

HR- och arbetsrätt

Efterlevnadskraven förändras när lagen ändras, och arbetsrätten är det område som förändras snabbast just nu för arbetsgivare med verksamhet i flera delstater. Böterna ökar också, liksom graden av verkställighet. Detta gör arbetsrätten till ett växande riskområde för företag som prioriterar distansarbete, och det är svårt att hålla jämna steg med efterlevnadskraven på varje anställds plats.

Vad kan du göra för att hålla koll på det?

Det bästa du kan göra är att övervaka ändringar och hålla utkik efter uppdateringar från statliga myndigheter. Konsulter tar gärna betalt för den här tjänsten, men kom ihåg att information snabbt kan bli inaktuell – Colorado Equal Pay for Equal Work Act gick igenom flera omgångar av förtydliganden för arbetsgivare, månader efter att den undertecknades i lag.

När det gäller föräldraledighet, diskrimineringsbekämpning, skydd mot trakasserier och andra statliga policyer kan arbetsgivare på distans förenkla saker och ting genom att koppla sina policyer till Kalifornien eller New York. Dessa delstater tenderar att sätta den högsta standarden, så genom att uppfylla deras krav är det större sannolikhet att du kommer att uppfylla kraven i andra mindre stränga delstater där du har anställda.

Håll utkik efter ändringar av obligatoriska förmåner. Till exempel har Kalifornien nyligen slutfört införandet av obligatoriska pensionsplaneringsförmåner för arbetsgivare med fem eller fler anställda. Det finns också många fler delstater som inför lagstiftning om betald föräldraledighet och sjukledighet under de kommande åren.

Publicera eller distribuera arbetsrättsliga meddelanden och affischer. Även om företag på distans inte har motsvarigheten till ett fikarum, måste du fortfarande följa obligatoriska meddelanden och affischer. (Kommer du ihåg de där sakerna i liten stil på kontoret?) Att samla in alla nödvändiga affischer och göra dem tillgängliga för anställda digitalt är ett enkelt sätt att minska risken. Tänk på att meddelanden och affischer också uppdateras då och då.

Registrering och delstatssekreterarens efterlevnad

När du anställer fler medarbetare på fler platser måste du överväga var du ska registrera dig lokalt. Eftersom de flesta delstater inte har en enkel regel om arbetsgivare utanför delstaten med anställda som arbetar på distans i deras delstat, måste du bestämma om du ska registrera dig för att göra affärer i delstaten och registrera dig för andra lokala registreringar. Vanligtvis måste du registrera dig i alla delstater där din verksamhet utgör "nexus", en fysisk koppling mellan ditt företag och en statlig jurisdiktion som utlöses av åtgärder som att hyra inventarier eller kontorslokaler, anställa medarbetare eller till och med delta i mässor.

Varje delstat har sin egen definition av vad som utgör "nexus", men för företag med distansanställda är det ett riskbaserat beslut. Om du får ett brev som säger att du borde ha registrerat dig hos delstatssekreteraren måste du ta itu med de relevanta påföljder och böter som följer med det. Konsekvenserna ökar i allmänhet med hur lång tid och hur mycket verksamhet som finns i delstaten, till exempel antalet anställda eller hur stora intäkterna är.

Revisorer och skatteexperter är splittrade om hur nystartade företag i ett tidigt skede bör tänka när det gäller att registrera sig hos delstatssekreteraren när den enda närvaron är en anställd som arbetar från sitt hem. Vissa delstater som New Jersey börjar dock specifikt ange distansarbete som en anledning att registrera sig.

Bolagsskatter och omsättningsskatt

För nystartade företag på distans kan det vara en faktor att ha anställda i delstaten såväl som kunder för att bestämma ytterligare skatteskyldigheter. Som arbetsgivare i flera delstater är det viktigt att vara medveten om varje typ av skatt som kan vara tillämplig för närvarande eller som kan bli tillämplig i framtiden.

Bolagsskatt, som inte ska förväxlas med anställdas inkomstskatt, kan utlösas som ett resultat av att man registrerar sig hos delstatssekreteraren, har en fysisk närvaro eller tjänar intäkter från kunder i delstaten.

Försäljnings- och utnyttjandeskatter kan utlösas som ett resultat av att ha en närvaro i delstaten eller det som kallas "ekonomisk nexus" – ett tröskelvärde för försäljning eller transaktioner i delstaten. Detta kan snabbt bli komplicerat, så att öka intäkterna i staten är något att hålla ett öga på. Tack och lov finns det verktyg som Stripe och TaxJar, som kan göra denna process enklare.

Att driva ett företag på distans: Strategier för att bygga team på distans

Om du precis har börjat, här är ett snabbt ramverk för att sätta ihop ditt team och främja medarbetarnas engagemang, samtidigt som du optimerar för ökad produktivitet. Jag har lärt mig detta den hårda vägen genom att bygga upp team på distans på företag som Stripe och mitt eget startup-företag som prioriterar distansarbete, Mosey.

• Begränsa tidszonerna till en början genom att fastställa kompatibla arbetstider.
  
• Träffas kvartalsvis för att stödja företagskulturen.
  
• Skriv ner saker för ökad produktivitet.
  
• Bredda din talangpool på distans.
  
• Håll dig organiserad med efterlevnad.
  

Anställ teammedlemmar på distans i några godkända tidszoner för att komma igång

Missförstå mig inte, distansarbete är bra – men en av de orubbliga frågorna är tidszonen. Det är inte bra att spendera din energi på att vara uppe sent eller gå upp tidigt för att överlappa i några timmar med människor du arbetar nära med. Detta leder snabbt till utbrändhet, och det kan undvikas.

Jag föreslår att man redan från början inför en policy för distansarbete som innebär att alla anställda arbetar i tidszoner som ligger högst tre timmar från varandra. Även en skillnad på tre timmar gör det svårare att schemalägga möten, men det är mer hållbart för alla.

Träffas kvartalsvis

Att vara en del av en distansarbetsstyrka betyder inte att ni aldrig kommer att ses personligen. Faktum är att jag har funnit att de bästa lagen träffas minst en gång i kvartalet.

Att tillbringa tid ansikte mot ansikte är viktigt för att bygga företagskultur. Det hjälper alla i teamet att bygga relationer med varandra. Det hjälper teamet att lösa problem som helt enkelt är lättare att diskutera runt en whiteboard.

Den bästa tiden är ungefär tre dagar enligt min erfarenhet – precis tillräckligt för att delta i bra diskussioner, äta en teammiddag och ha kul tillsammans. Om du gör mindre kommer du inte att kunna täcka allt du hoppats på. Längre tid kan kännas påtvingat.

Skriv ner saker

Den främsta superkraften inom fjärrteam är att skriva. Detta har tagits upp i detalj på andra ställen, men det finns några praktiska regler som kan hjälpa dig att bygga in skriftlig kommunikation i företagets kultur.

1. Se till att du har kommunicerat förväntningen att alla skriver ner saker.
   
2. Ta anteckningar vid varje virtuellt möte, rotera vem som antecknar och dela det på en central plats (Notion, Coda, e-postlista osv.) så att alla kan komma åt det senare.
   
3. Om du funderar på att göra ett bildspel, skriv ett PM istället (ja, i löpande text – inte punktlistor).
   
4. Starta ett icke-trivialt projekt genom att skriva en sammanfattning, samla in feedback i kommentarer asynkront och schemalägg ett möte endast om ett beslut behöver fattas.
   
5. Länka ständigt till och hänvisa till dokument och håll dem uppdaterade istället för att svara på frågor i Slack upprepade gånger.
   
6. Skriv ner allt du säger eller gör mer än en gång.
   

Det finns mycket mer att säga, men om du skapar den här metoden tidigt ser du till att standardkommunikationsmönstret är asynkront. Detta kommer att skalas mycket bättre och är oändligt mycket mer produktivt än Zoom-möten.

Bredda ditt sökande efter talanger på distans

Du håller redan på att bygga ett system för att stödja arbete från många platser samtidigt, så varför inte få ut det mesta av det genom att bredda din sökning efter talanger på distans?

När du anställer i flera delstater kommer du att märka att människor kommer från många olika bakgrunder och arbetslivserfarenheter. Några av de bästa ingenjörerna jag har anställt kom inte från FAANG (MANGA?) utan från ett konsultföretag inom hälso- och sjukvård, ett försäkringsbolag, små utvecklingsföretag och till och med från lokomotivindustrin.

Det finns många riktigt begåvade människor överallt – men du kan behöva hur du ser på talang för att upptäcka dem.

Håll ordning och se till att du följer reglerna

När man arbetar på många platser samtidigt kan dålig organisation snabbt bli en snöbollseffekt. Du kommer alltid att få ett blodtryckshöjande meddelande med posten från en statlig myndighet, och det gör saken mycket värre om du inte kan spåra den information du behöver för att lösa problemet.

Att hålla ordning på saker som kontonummer, inloggningar, registreringsdatum och företagsdokument är ännu viktigare när du bygger ett företag som prioriterar distansarbete. Att ha en central plats för att spara all information som rör efterlevnad i varje delstat kommer att vara mycket användbart senare.

Du bör också ha en efterlevnadskalender som är uppdaterad med var och en av dina lokala och federala skyldigheter. Detta bör ge dig tillräckligt med förvarning så att du kan deklarera dina skatter, årsredovisningar, förnyelser osv. i tid. Se bara till att hålla den uppdaterad. (Jag skulle våga mig på en gissning att majoriteten av straffen och böterna drabbar välmenande företagare som inte hade en påminnelse inställd.)

Sammanfattning

Det finns verkligen många saker att tänka på när du startar ett distansföretag. Den goda nyheten är att alla fördelar med alternativ för distansarbete vida överväger nackdelarna, och det blir betydligt enklare.

Om det hela låter komplicerat, testa Mosey – vi har tänkt på delstatlig efterlevnad så att du inte behöver göra det. Vi har byggt upp expertisen och automatiseringen så att du kan driva ditt företag, anställa medarbetare och följa reglerna i alla delstater i USA. (Stripe Atlas-kunder kan hitta en rabatt för Mosey i avsnittet Förmåner i Dashboard.)