Começar uma empresa remota tem muitas vantagens, mas também pode ser complicado - configurá-la cuidadosamente desde o início o ajudará a obter o máximo de benefícios à medida que a empresa cresce.

Cada localização em que sua empresa opera pode ter regras diferentes para a conformidade fiscal e trabalhista. Essas regras mudam à medida que sua empresa cresce e a legislação evolui. É importante manter a categoria dessas regras para evitar violações acidentais e garantir que sua empresa esteja melhor posicionada para o crescimento a longo prazo.

Este é o guia definitivo para os fundadores que estão criando uma Startup remota e querem evitar as partes dolorosas de trabalhar em várias regiões geográficas.

Compartilharei com você como montar seu plano de empresa, quais planos colocar em prática e como evitar armadilhas comuns. Minha meta é poupá-lo de horas de distrações, confusão e multas com táticas que você pode colocar em prática desde o primeiro dia.

Cometi a maioria dos erros sobre os quais você está prestes a ler. Também passei quase uma década criando produtos que eliminam a burocracia que envolve o início e a administração de uma empresa - principalmente o Stripe Atlas e minha Startup, Mosey, que ajuda os usuários com a conformidade de cada estado.

Vamos começar do início.

Antes de incorporar

Há algumas coisas que você pode fazer antes de abrir empresa para tornar a administração de uma empresa totalmente remota o mais simples possível.

• Escolha um nome exclusivo para a empresa.
  
• Configure um sistema telefônico e de correio virtual.
  
• Seja consistente com os órgãos públicos.
  

Nomear a empresa

A nomeação é uma das primeiras decisões que os fundadores tomam e uma das mais difíceis. Para empresas remotas, operar em várias localizações significa que, muitas vezes, elas precisam se registrar localmente. Isso acrescenta uma camada extra ao trabalho - garantir que o nome seja exclusivo e esteja disponível em cada estado dos EUA em que a empresa opera.

Se o nome da empresa já estiver em uso em outra jurisdição, a sua empresa precisará mudar de nome ou registrar um DBA (doing business as). O registro de um nome fantasia pode consumir muito tempo e é uma complicação adicional.

É muito mais fácil ter um nome exclusivo que não seja usado por outra empresa em nenhum estado. Isso não significa que seu produto e site precisem ser exclusivos, mas o nome da pessoa jurídica deve ser.

Aqui está um exemplo: Quando criei a Mosey, ela foi originalmente incorporada como Mosey, Inc., e depois passou a se chamar Mosey Works, Inc., porque houve uma colisão de nomes na Califórnia e eu não queria perder tempo registrando DBAs em todos os lugares onde operávamos. Acabei mudando para Mosey Works, Inc., porque houve uma colisão de nomes na Califórnia e eu não queria perder tempo declarando nomes fantasia em todos os lugares em que operávamos. Isso me poupou alguns dias de trabalho por ano e milhares de dólares em faturas jurídicas adicionais, sem mencionar o tédio de manter a categoria dos nomes certos a serem usados e lembrar de renová-los.

Endereços e empresas totalmente remotas

Quase todos os registros de uma empresa junto ao governo e aos órgãos públicos locais exigem endereços - um endereço físico, um endereço para correspondência e os endereços dos proprietários. Isso representa um problema para empresas totalmente remotas, pois elas não têm um endereço permanente. Em outras palavras, os governos não conseguem representar "uma empresa que produz na Internet".

Isso pode causar um fluxo interminável de interações dolorosas, a menos que você planeje com antecedência.

Como você lida com os endereços como uma empresa totalmente remota?

Defina um endereço virtual, use-o em todos os lugares e tente não mudá-lo. Isso começa com a incorporação e os endereços que o IRS e a Secretaria de Estado de Delaware (caso você opte por incorporar a empresa lá) têm em arquivo.

Endereço virtual

Todo órgão público (e muitos parceiros não governamentais) perguntará qual é a localização da sua empresa. O que uma empresa totalmente remota deve escolher como endereço físico?

Embora você possa listar o endereço residencial de um dos fundadores, a desvantagem é que a empresa agora está vinculada à residência do fundador. As coisas ficam complicadas se eles se mudarem ou se você tiver vários fundadores distribuídos e precisar escolher qual estado listar.

Como regra geral para empresas remotas, a sede (HQ) é 1) onde houver a maior concentração de fundadores ou 2) onde o CEO estiver localizado.

Depois de definir onde fica a sede, você pode configurar um endereço virtual. A maioria dos provedores de endereços virtuais, como o Earth Class Mail, permite que você escolha endereços em qualquer estado dos EUA - portanto, pode escolher um que corresponda à sua sede. A correspondência enviada para o seu endereço virtual é digitalizada ou enviada para um endereço de encaminhamento que você pode alterar facilmente (como o endereço residencial de um fundador).

Você pode usar esse endereço virtual como endereço físico e endereço de correspondência ao se registrar em órgãos públicos, inclusive na primeira incorporação. A vantagem de um endereço virtual em relação a um endereço residencial é que os funcionários e fundadores podem se mudar sem interromper a capacidade da empresa de receber correspondências importantes, exigindo mudanças de endereço junto aos órgãos públicos ou aumentando o risco de situações tributárias desfavoráveis no futuro.

Use-o em qualquer lugar

É importante usar consistentemente o mesmo endereço sempre que interagir com órgãos públicos. Use-o em todos os formulários de inscrição e conte ao seu contador, ao seu advogado ou a qualquer outra pessoa que faça algo para a empresa e precise listar um endereço.

Isso reduz a probabilidade de você perder correspondências importantes. Além disso, evita o trabalho de ter que alterá-lo posteriormente, o que pode consumir muito tempo à medida que a empresa cresce.

Tente não mudar seu endereço

Se você usar o endereço virtual de forma consistente, poderá evitar a desagradável tarefa de mudar de endereço. Mudar de endereço é irritante em geral, mas, para empresas remotas, mudar de endereço é especialmente oneroso e pode ter implicações importantes para a conformidade.

Em primeiro lugar, é difícil obter uma lista abrangente dos locais onde o endereço antigo está em uso. Será necessário um esforço apenas para identificar todo o trabalho que você precisa fazer.

Em segundo lugar, cada órgão estadual precisará do novo endereço para poder entrar em contato com você. No entanto, é comum que cada estado tenha até quatro agências locais por estado, de modo que o número de atualizações cresce mais rapidamente do que o número de estados em que a empresa opera. Por exemplo, uma empresa com funcionários em 5 estados normalmente interage com 15 a 20 órgãos públicos locais, cada um com um sistema de registro diferente e processos diferentes para atualizar endereços.

Por fim, os requisitos de conformidade também podem mudar, dependendo do tipo de endereço que está sendo alterado. Por exemplo, se o seu endereço físico mudar, isso poderá desencadear novas exigências tributárias devido ao estabelecimento de um "nexo físico". alaremos mais sobre nexo adiante.

Alguns lugares ainda exigem um endereço físico "real"

Os endereços virtuais resolvem um grande problema para empresas remotas, mas às vezes é necessário um endereço físico real. Por exemplo, na Califórnia, você precisará informar um endereço físico da Califórnia ao se registrar como uma empresa de fora do estado - já que caixas de correio privadas, incluindo a maioria dos endereços virtuais, não são permitidas. Você precisará usar um endereço residencial nessas situações, mas a boa notícia é que não precisará se preocupar com a correspondência, pois ela passará por um agente registrado.

Números de telefone

As empresas costumavam contar com telefones fixos para dar às pessoas uma maneira de entrar em contato com elas. Você ligava para a empresa de telefonia e recebia um número de telefone. Se você se mudasse para fora do seu código de área atual, mudaria seu número (ou compraria um número 800 sofisticado).

A maioria dos sistemas do governo local exigirá um número de telefone da empresa. Pouquíssimos ligarão para você e, em geral, preferem enviar-lhe cartas físicas - posso contar nos dedos de uma mão o número de vezes que recebi uma ligação telefônica de um órgão estadual.

Assim como acontece com os endereços virtuais, ter um número de telefone virtual facilita a dissociação dos dados de contato da empresa dos seus dados pessoais. Provedores como o Grasshopper oferecem um número de telefone virtual que permite direcionar as chamadas de qualquer lugar para qualquer pessoa, facilitando manter os dispositivos móveis e não perder nenhuma chamada, mesmo internacionalmente. Se o seu número de telefone pessoal mudar ou se outra pessoa receber a chamada, não há problema se você tiver um número de telefone virtual configurado.

Essa configuração pode poupar você de muitas dores de cabeça no futuro. Certa vez, precisei verificar uma transação bancária importante enquanto viajava internacionalmente, mas eles só podiam entrar em contato com o número de telefone da empresa que tinham no arquivo. Felizmente, o número pôde ser direcionado para o meu celular por meio do número de telefone virtual.

Após a incorporação

Após a constituição da empresa, há algumas questões administrativas a serem resolvidas. Como empresas remotas operam em diversos estados ao longo do tempo, é importante começar a pensar nos riscos de conformidade.

• Registre-se localmente.
  
• Configure a folha de pagamento.
  
• Fique por dentro da conformidade com cada estado.
  

Registro local nos EUA

A menos que os fundadores estejam localizados no mesmo estado em que a empresa foi constituída (Delaware para todas as empresas Stripe Atlas), você provavelmente precisará se registrar localmente.

Embora isso seja verdade para qualquer empresa, é um pouco mais complicado para empresas totalmente remotas. Elas precisarão considerar o registro na Secretaria de Estado em qualquer estado em que a empresa esteja sediada. Também será necessário verificar se há necessidade de cadastros em nível de cidade (como em São Francisco).

Registro como empresa de fora do estado (qualificação estrangeira)

Nos EUA, cada estado tem regras que regem as empresas que operam dentro de suas fronteiras. O escritório da Secretaria de Estado mantém uma categoria dessas regras e determina se você está "fazendo negócios" no estado. Alguns estados consideram que ter uma presença física, como ter um funcionário trabalhando em casa ou em um escritório físico, é estar fazendo negócios. Outros consideram que os funcionários que solicitam pedidos (vendas ou até mesmo participam de feiras comerciais) estão fazendo negócios.

Recomenda-se registrar-se na Secretaria de Estado como uma empresa de fora do estado (chamada de "qualificação estrangeira") no estado em que a empresa estiver sediada. Por exemplo, se a empresa foi aberta empresa como uma Empresa tipo C de Delaware e os fundadores estabeleceram sua sede na Califórnia, eles se registrariam na Secretaria de Estado da Califórnia.

Essa é uma área complicada do direito jurídico e tributário. Para empresas remotas, é melhor consultar advogados e contadores à medida que você cresce.

Como se registrar na Secretaria de Estado
Geralmente, há três partes principais para se registrar na Secretaria de Estado: um Certificado de Regularidade, um agente registrado e um Certificado de Autoridade. Os requisitos podem variar de estado para estado, mas esse conjunto é o mais comum.

A maioria dos estados exige um Certificado de Regularidade emitido recentemente pelo seu estado de origem (Delaware, para empresas Stripe Atlas). Esse certificado é, essencialmente, uma declaração da Secretaria de Estado do seu estado de origem de que você está cumprindo os requisitos legais naquele estado, garantindo á Secretaria de Estado do novo estado em que você está se registrando que você cumprirá os mesmos requisitos localmente. É possível reutilizar o mesmo certificado em vários estados, mas a maioria deles exige que ele tenha sido emitido nos últimos 30 a 90 dias.

Você pode obter um Certificado de Regularidade preenchendo uma declaração junto à Secretaria de Estado (em Delaware, a solicitação é feita por meio do serviço eCorp). Ele será enviado pelo correio e, normalmente, você pode pagar para agilizar a entrega.

Em seguida, você precisará de um agente registrado. Um agente registrado aceita correspondências em seu nome e as encaminha para você. Cada estado tem uma lista de agentes registrados aceitáveis, e há fornecedores nacionais que suportam todos os estados.

Você pode pensar: "Por que não usar meu endereço virtual?" Os agentes registrados têm um status especial - eles são certificados pela Secretaria de Estado e devem ter uma localização física aberta durante o horário comercial.

Por fim, há a papelada para solicitar o Certificado de Autorização (o nome exato do registro varia conforme o estado). Você preenche um formulário e envia toda a documentação necessária, juntamente com um cheque, pelo serviço postal para concluir o registro. Se tudo correr bem, você receberá uma confirmação (novamente pelo correio) algumas semanas depois.

Outros aspectos a serem observados:

• Alguns estados têm etapas adicionais que você encontrará quando processar a inscrição. Por exemplo, na Pensilvânia, você deve publicar um anúncio em dois jornais locais.
  
• Alguns estados exigem cópias certificadas do seu Contrato Social, que você precisará solicitar ao seu estado de origem.
  

Manter sua posição no estado
Depois que a empresa estiver registrada, você precisará manter o cadastro. Quando uma empresa deixa de estar em "situação regular", ela pode ser penalizada ou perder privilégios no estado (como entrar com uma ação judicial), e pode haver um processo oneroso de reintegração (incluindo um novo registro).

A manutenção da regularidade varia de acordo com o estado, mas normalmente inclui um relatório anual e uma declaração de imposto de franquia ou de imposto corporativo. O Atlas tem especialistas fiscais parceiros e guias que podem ajudar você com as declarações fiscais.

Coisas a serem observadas:

• As datas de vencimento dos relatórios anuais diferem de acordo com o estado - às vezes, elas são estabelecidas com base na data de registro e, às vezes, com base no ano civil. É importante verificar as datas e certificar-se de declarar no prazo.
  
• Alguns estados têm outras exigências de relatórios, como a Califórnia, que exige uma Declaração de Informações dentro de 90 dias após o registro.
  

Registro nas cidades

Além dos órgãos estaduais, algumas cidades (como San Francisco) exigem que as empresas com qualquer atividade em sua cidade registrem seus negócios. Normalmente, há uma renovação anual ou um imposto corporativo que precisa ser pago para manter o cadastro.

Esse é um bom lembrete de que praticamente qualquer estado, cidade ou condado pode impor suas próprias regras sobre as atividades das empresas em sua jurisdição.

Configurar a folha de pagamento para a equipe fundadora

Quando você estiver pronto para colocar a equipe fundadora e as primeiras contratações na folha de pagamento, a operação da empresa se tornará mais complicada. Esta seção se concentrará principalmente em empregos e tributos nos EUA.

• Escolha um provedor de folha de pagamento que corresponda ao tipo de funcionários que você deseja contratar.
  
• Registre-se para obter as contas tributárias e de seguro corretas em cada localização.
  
• Mantenha a conformidade contínua com a folha de pagamento, RH e tributos.
  

O que você deve ter em mente:

• Em geral, a localização de trabalho do funcionário determina qual conjunto de regras de conformidade deve ser seguido.
  
• Se o local de trabalho de alguém mudar, você precisará se certificar de configurar a folha de pagamento adequadamente nessa localização. Nos sistemas de folha de pagamento atuais, é bastante fácil para um funcionário mudar de endereço, portanto, você pode querer ter uma política em vigor para se certificar de que está à frente de qualquer problema tributário.
  

Escolha de um provedor de folha de pagamento

A folha de pagamento pode ser complicada, especialmente quando você está configurando-a pela primeira vez com funcionários em vários estados dos EUA - ou vários países.

A forma como você paga os funcionários remotos pode diferir com base no tipo de emprego (prestadores de serviços terceirizados, funcionários em tempo integral ou outros funcionários W-2) e se eles estão estabelecidos em outro país.

Recomendamos que você use o Gusto ou o Rippling para executar a folha de pagamento em vários estados, ou uma organização profissional de empregadores (PEO), como a Justworks ou a Sequoia One (mais informações sobre as diferenças mais adiante).

Pagamento de prestadores de serviços terceirizados
Os prestadores de serviços terceirizados são o caso mais simples para pagar pessoas que trabalham em diferentes localizações. Isso porque os prestadores de serviços geralmente são responsáveis pelo pagamento de tributos sobre o trabalho autônomo, e não o empregador.

"Prestador de serviços terceirizado" é um termo jurídico para pessoas autônomas que realizam trabalhos que não são controlados pelo empregador. Esses contratos são normalmente limitados a um projeto, de curta duração e remunerados de acordo com cronogramas de pagamento mutuamente acordados.

Uma palavra de cautela: A classificação incorreta de funcionários pode acarretar penalidades e multas graves. Você pode diminuir esse risco usando modelos de contrato de consultoria de um escritório de advocacia de boa reputação (os modelos podem ser encontrados no Dashboard do Stripe Atlas) e seguindo as práticas recomendadas para seu acordo de trabalho remoto.

Quase todos os provedores de pagamento podem lidar com pagamentos para prestadores de serviços - mesmo internacionalmente -, o que torna essa uma maneira simples de começar.

Embora a contratação seja conveniente, os melhores talentos geralmente querem ser funcionários em tempo integral com salário, benefícios e patrimônio.

Pagamento de funcionários em tempo integral
Os funcionários em tempo integral, às vezes chamados de funcionários W-2, têm requisitos adicionais em comparação com os prestadores de serviços terceirizados. Dependendo do estado, você precisará reter tributos, pagar impostos ao empregador e fornecer seguro obrigatório.

A maioria dos provedores de folha de pagamento nos EUA oferece suporte a funcionários em tempo integral localizados em vários estados. Recomendamos soluções de software, como Gusto e Rippling. Há também empresas de folha de pagamento (PEOs) que podem ajudar você a terceirizar algumas das obrigações trabalhistas (com exceções notáveis), como Justworks e Sequoia One.

Folha de pagamento vs. PEO
Os provedores de folha de pagamento, em sua essência, são plataformas de software que calculam e declaram os tributos sobre a folha de pagamento para você.

Anteriormente, as empresas precisavam calcular tudo manualmente e enviar declarações e relatórios pelo correio para a agência apropriada. Atualmente, muitos provedores de folha de pagamento podem automatizar isso para você e agrupar o seguro saúde e o seguro contra acidentes de trabalho.

As PEOs seguem um modelo diferente que pode aliviar parte da burocracia necessária para ser um empregador. Por exemplo, em muitos estados, o uso de uma PEO significa que você não precisa se registrar em contas tributárias ou criar suas próprias apólices de seguro. As PEOs também oferecem planos de saúde melhores, pois reúnem todos os seus clientes em algumas apólices "principais", o que lhes dá a capacidade de negociar melhores taxas com as transportadoras.

As PEOs podem aliviar parte do trabalho de empregar pessoas em vários estados, mas não todos. Há 20 a 30 estados com "relatórios de clientes" nos quais você precisará registrar suas próprias contas, dependendo da PEO que utilizar. Você ainda precisará manter a conformidade com as leis relevantes - em particular, as PEOs não ajudam com a conformidade corporativa e os tributos.

Em geral, as PEOs são mais caras do que os provedores de folha de pagamento (centenas de dólares por funcionário, em comparação com dezenas de dólares), e as Startups de crescimento rápido tendem a sair das PEOs depois de 50 a 100 funcionários.

Configuração da folha de pagamento para funcionários remotos

Para usar um provedor de folha de pagamento para contratar e pagar funcionários em tempo integral, você precisará se registrar nas contas tributárias estaduais corretas, configurar o seguro obrigatório e atender a quaisquer outros requisitos específicos do estado. Se você usar um PEO, precisará verificar com ele todas as vezes, pois as regras sobre quais partes da configuração da folha de pagamento um PEO cobre variam de acordo com o estado.

Cadastro
Cada estado tem um conjunto diferente de contas, mas, de modo geral, você precisará se registrar para retenção na fonte (imposto de renda estadual, ou SIT) e seguro-desemprego estadual (SUI). Alguns estados, como Washington, também têm licença médica e familiar remunerada (PFML) e seguro de compensação dos trabalhadores administrado pelo estado.

Cada cadastro segue um processo diferente e, normalmente, é administrado por diferentes órgãos estaduais. Por exemplo, o Departamento de Receita de um estado pode emitir a conta de retenção na fonte, mas o Departamento do Trabalho pode emitir a conta de seguro-desemprego. Alguns estados tentam facilitar as coisas com um único processo para várias contas (por exemplo, Colorado e Nova York).

Um equívoco sobre o uso de uma PEO é que você pode evitar ter que se registrar. Infelizmente, de 20 a 30 estados são "clientes", o que significa que você precisará abrir determinadas contas tributárias. Mais uma vez, a lista de estados que exigem declaração do cliente varia de acordo com a PEO - e alguns estados, como Washington, Ohio, Massachusetts e outros, também têm sua própria apólice de seguro contra acidentes de trabalho que não pode ser fornecida por meio de uma PEO.

Um problema comum para empresas remotas que se registram em muitos estados é que pode ser muito fácil registrar-se para uma obrigação tributária que talvez não tenham. Por exemplo, em alguns fluxos de cadastro, você pode se registrar acidentalmente para contas de imposto de renda corporativo e imposto sobre vendas. Isso pode não parecer ruim se você não tiver receita no estado, mas descobrir como declarar impostos de zero dólares em vários estados é uma grande distração que pode ser evitada.

Quando se registrar para contas tributárias e de seguro-desemprego
Para evitar penalidades devido a pagamentos ou relatórios atrasados, é melhor registrar-se para as contas tributárias estaduais necessárias o mais rápido possível.

Há algumas ressalvas quanto ao tempo.

Algumas agências não permitem que você abra uma conta até que determinados critérios sejam atendidos - por exemplo, que o funcionário tenha começado a trabalhar. Algumas agências até permitem que você envie a inscrição e depois a rejeitam, às vezes semanas depois. Isso pode levar a uma experiência muito frustrante em que o provedor de folha de pagamento informa que a folha de pagamento será bloqueada, pois a conta não está aberta.

Isso pode ser complicado se você estiver configurando a folha de pagamento em um limite de período de relatório, como o final do trimestre. Você poderia ser responsável pelo pagamento de tributos, mas como pode levar algum tempo para abrir a conta, seu provedor de folha de pagamento pode não apresentar a declaração trimestral anterior. Embora alguns provedores de folha de pagamento possam declarar impostos atrasados para você, normalmente é preciso saber pedir (às vezes eles cobram por isso) e, em alguns casos, você terá que fazer isso manualmente.

Localizações físicas: É permitido listar o endereço de um funcionário?
A maioria dos estados solicitará a você um endereço físico onde o funcionário trabalhará. Isso é um vestígio do trabalho no escritório e é improvável que mude tão cedo. Enquanto isso, as empresas remotas podem listar o endereço do funcionário, mas certifique-se de que o endereço de correspondência seja o endereço de correspondência da empresa - de preferência um endereço virtual, conforme mencionado anteriormente - você não quer que cartas e avisos importantes se percam.

Quanto tempo demora?
A abertura de contas pode levar de alguns dias a vários meses. Na Mosey, vemos uma grande variedade de cronogramas, mesmo dentro da mesma agência estadual. No momento em que este texto foi escrito, o acúmulo atual de inscrições para o seguro-desemprego em Washington era de oito semanas.

Fechamento de contas
Se você não tiver mais funcionários em um estado, pode ser tentador encerrar suas contas, mas há algumas desvantagens. Primeiro, pode demorar um pouco para fechá-las adequadamente. Em segundo lugar, se você acabar contratando alguém nesse estado novamente, precisará passar por um processo que normalmente é mais complicado para reabrir as contas.

Por esse motivo, as Startups remotas tendem a manter as contas abertas para preservar a opção de contratar novamente no estado no futuro. Os provedores de folha de pagamento normalmente declaram zero dólar para você gratuitamente, portanto, há pouco custo em mantê-las abertas.

Se decidir encerrar as contas, você precisará seguir o processo estabelecido por cada agência que administra uma conta que você abriu anteriormente. Embora cada agência seja diferente, os aspectos a serem observados incluem:

• Pagamento de qualquer saldo existente em sua conta
  
• Declarar uma declaração final para indicar que a conta deve ser encerrada
  
• Um pedido de abertura de conta on-line para desativação da conta
  
• Enviar uma carta
  

Em caso de dúvida, é melhor entrar em contato com o órgão estadual diretamente por telefone.

Seguro de indenização para empregados
A maioria dos estados exige cobertura de seguro contra acidentes de trabalho. Isso pode parecer bobagem para uma empresa totalmente remota em que todos trabalham de casa em seus computadores, mas é a lei. As penalidades por não ter seguro contra acidentes de trabalho também podem ser bastante altas (olhando para você, Nova York), portanto, é melhor obter cobertura o mais rápido possível.

Manter a conformidade e evitar distrações ou multas

A conformidade não termina com a configuração da folha de pagamento. As obrigações de conformidade mudam à medida que sua empresa cresce e quando a legislação muda.

As empresas que adotam o trabalho remoto precisam ser inteligentes com relação à conformidade para manter o risco baixo. Caso contrário, elas podem acabar sofrendo penalidades, multas e muito tempo perdido para corrigir as coisas.

Embora existam milhares de regras a serem seguidas, elas se enquadram mais ou menos nas seguintes categorias:

• Tributos relacionados à folha de pagamento
  
• RH e leis trabalhistas
  
• Cadastro na Secretaria de Estado
  
• Imposto corporativo e imposto sobre vendas
  

Alteração das regras da folha de pagamento

Embora tenhamos falado sobre o que precisa ser feito para que as novas contratações sejam incluídas na folha de pagamento em vários estados, há mais coisas que precisam ser feitas para manter a conformidade. Os tributos pagos, como a retenção na fonte da renda dos funcionários ou o seguro-desemprego, podem mudar com o tempo.

Alguns requisitos de folha de pagamento só se tornam aplicáveis após determinado limite ser atingido. Por exemplo, em Nova York, existe o imposto de mobilidade do transporte metropolitano (Metropolitan Commuter Transportation Mobility Tax – MCTMT), que só se aplica após uma determinada quantia de folha de pagamento em um trimestre civil e apenas para funcionários em determinadas áreas da cidade de Nova York. Uma vez que o limite é ultrapassado, as empresas precisam se registrar e começar a pagar, sob risco de multas.

Infelizmente, muitos provedores de folha de pagamento dependem de você para informar quais impostos deseja reter. Isso faz com que seja fácil errar e acumular penalidades.

Outros exemplos incluem o cronograma de retenção na fonte, que pode mudar à medida que a folha de pagamento aumenta no estado - geralmente de trimestral para mensal, semanal ou mais. A menos que você preste muita atenção, pode ser fácil não perceber.

Há também as alíquotas do seguro-desemprego, que normalmente são atualizadas anualmente. Como as alíquotas mudam, você pode acabar pagando a mais ou, pior, pagando a menos e devendo tributos atrasados com juros.

É nesse ponto que ter uma boa configuração para receber avisos e cartas de órgãos estaduais pode ser um salva-vidas. Quando algo ruim acontece, é provável que haja um aviso pelo correio.

RH e leis trabalhistas

Os requisitos de conformidade mudam quando a lei muda, e a legislação trabalhista é a área que está mudando mais rapidamente no momento, para empregadores de vários estados. As multas também estão aumentando, assim como o nível de aplicação. Isso faz com que a legislação trabalhista seja uma área de risco cada vez maior para as empresas com sede remota, e é difícil acompanhar os requisitos de conformidade em todas as localizações dos funcionários.

O que você pode fazer para ficar em dia com isso?

A melhor coisa que você pode fazer é monitorar as mudanças e ficar atento às atualizações dos órgãos estaduais. Os consultores cobrarão de vocês por esse serviço, mas lembrem-se de que as informações podem ficar desatualizadas rapidamente - a Lei de Pagamento Igual para Trabalho Igual do Colorado passou por várias rodadas de esclarecimento para os empregadores, meses depois de ter sido sancionada.

No que diz respeito a licença familiar, políticas de antidiscriminação, assédio e outras regras específicas de cada estado, empregadores remotos podem simplificar o processo baseando suas políticas na Califórnia ou em Nova York. Esses estados costumam estabelecer os padrões mais rigorosos, então, ao atender aos requisitos deles, há uma maior probabilidade de que você também esteja cumprindo as exigências de outros estados com normas menos rigorosas onde tiver funcionários.

Fique atento às mudanças nos benefícios obrigatórios. Por exemplo, a Califórnia concluiu recentemente a revogação dos benefícios obrigatórios de planos de aposentadoria para empregadores com cinco ou mais funcionários. Há também muitos outros estados que estão introduzindo legislação sobre licença médica e familiar remunerada nos próximos anos.

Coloque ou distribua avisos e pôsteres sobre as leis trabalhistas. Mesmo que as empresas remotas não tenham o equivalente a uma sala de descanso, você ainda precisa cumprir os avisos e cartazes obrigatórios. (Você se lembra daquelas coisas em letras minúsculas no escritório?) Reunir todos os pôsteres obrigatórios e disponibilizá-los digitalmente para os funcionários é uma maneira fácil de reduzir os riscos. Lembre-se de que os avisos e pôsteres também são atualizados de tempos em tempos.

Cadastro e conformidade com a Secretaria de Estado

À medida que você contrata mais funcionários em mais lugares, precisará considerar onde se registrar localmente. Como a maioria dos estados não tem uma regra direta sobre empregadores de fora do estado com funcionários trabalhando remotamente em seu estado, você precisará decidir se deve se registrar para fazer negócios no estado e se registrar para quaisquer outros cadastros locais. Normalmente, você precisará se registrar em qualquer estado em que suas operações constituam "nexus", uma conexão física entre sua empresa e uma jurisdição estadual acionada por ações como locação de estoque ou espaço de escritório, contratação de funcionários ou até mesmo participação em feiras comerciais.

Cada estado tem uma definição diferente do que constitui "nexus", mas para empresas com funcionários remotos, essa é uma decisão estabelecida com base no risco. Se você receber uma carta dizendo que deveria ter se registrado na Secretaria de Estado, precisará lidar com as penalidades e multas relevantes que vêm junto com isso. As consequências geralmente aumentam com o tempo e o volume de atividade no estado, como o número de funcionários ou o volume de receita.

Contadores e especialistas fiscais estão divididos sobre como as Startups em estágio inicial devem pensar em se registrar na Secretaria de Estado quando a única presença é um funcionário trabalhando em casa. No entanto, alguns estados, como Nova Jersey, estão começando a chamar a atenção especificamente para o trabalho remoto como um motivo para se registrar.

Impostos corporativos e impostos sobre vendas

Para Startups remotas, ter funcionários no estado, bem como clientes, pode ser um fator para determinar obrigações tributárias adicionais. Como empregador de vários estados, é importante estar ciente de cada tipo de tributo que possa ser aplicável atualmente ou que possa se tornar aplicável no futuro.

O imposto de renda corporativo, que não deve ser confundido com a retenção na fonte do imposto de renda dos funcionários, pode ser acionado como resultado do registro na Secretaria de Estado, da presença física ou da receita de clientes localizados no estado.

Os impostos sobre vendas e uso podem ser acionados como resultado de uma presença no estado ou do que é chamado de "nexo econômico" - um limite de vendas ou transações no estado. Isso pode se complicar rapidamente, portanto, é preciso ficar de olho no aumento da receita no estado. Felizmente, existem ferramentas como Stripe e TaxJar, que podem facilitar esse processo.

Administrando uma empresa remotamente: Estratégias para formar equipes remotas

Se você está apenas começando, aqui está uma estrutura rápida para montar sua equipe e promover o envolvimento dos funcionários, otimizando ao mesmo tempo para aumentar a produtividade. Aprendi isso da maneira mais difícil, criando equipes remotas em empresas como a Stripe e minha própria Startup remota, a Mosey.

• Limite os fusos horários inicialmente estabelecendo horários de trabalho compatíveis.
  
• Reúna-se trimestralmente para apoiar a cultura da empresa.
  
• Anote as coisas para aumentar a produtividade.
  
• Amplie seu pool de talentos remotos.
  
• Mantenha-se organizado com a conformidade.
  

Contratar membros da equipe remota em alguns fusos horários aprovados para começar

Não me entenda mal, o trabalho remoto é ótimo, mas uma das questões mais complicadas é o fuso horário. Não é bom gastar sua energia ficando acordado até tarde ou acordando cedo para ter algumas horas de sobreposição com pessoas com quem você trabalha de perto. Isso rapidamente leva ao esgotamento, e pode ser evitado.

Sugiro instituir uma política de trabalho remoto desde o início para que todos os funcionários trabalhem em fusos horários que tenham, no máximo, três horas de distância um do outro. Mesmo uma diferença de três horas dificulta o agendamento de reuniões, mas é mais sustentável para todos.

Reunir-se trimestralmente

Fazer parte de uma equipe remota não significa que vocês nunca se verão pessoalmente. Na verdade, descobri que as melhores equipes se reúnem pelo menos trimestralmente.

Passar algum tempo cara a cara é importante para construir a cultura da empresa. Isso ajuda todos os membros da equipe a construir relacionamentos uns com os outros. Ajuda a equipe a resolver problemas que são mais fáceis de discutir em um quadro branco.

O ponto ideal que encontrei é em torno de três dias - o suficiente para ter boas discussões, jantar em equipe e se divertir juntos. Se for menos, você não conseguirá cobrir tudo o que esperava. Se for mais, vai parecer forçado.

Escreva as coisas

O superpoder número um das equipes remotas é a escrita. Esse assunto foi abordado em detalhes em outros lugares, mas algumas regras práticas podem ajudá-lo a incorporar a comunicação escrita à cultura da sua empresa.

1. Certifique-se de comunicar a expectativa de que todos escrevam.
   
2. Faça anotações em todas as reuniões virtuais, alterne quem é o anotador e compartilhe-as em uma localização central (Notion, Coda, lista de e-mails, etc.) para que todos possam acessá-las mais tarde.
   
3. Se você estiver pensando em fazer uma apresentação de slides, escreva uma observação (sim, em prosa nada de tópicos).
   
4. Inicie qualquer projeto não trivial escrevendo um resumo, obtenha feedback em comentários de forma assíncrona e agende uma reunião somente se for necessário tomar uma decisão.
   
5. Faça links e referências constantes aos documentos, mantendo-os atualizados em vez de responder perguntas no Slack repetidamente.
   
6. Anote tudo o que você disser ou fizer mais de uma vez.
   

Há muito mais a dizer, mas desenvolver essa prática desde o início garante que o padrão de comunicação padrão seja assíncrono. Isso terá uma escalabilidade muito melhor e será infinitamente mais produtivo do que as reuniões do Zoom.

Amplie sua busca por talentos remotos

Você já está construindo um sistema para suportar o trabalho em várias localizações simultaneamente, então por que não aproveitá-lo ao máximo ampliando sua busca por talentos remotos?

Ao contratar em vários estados, você perceberá que as pessoas vêm de muitas origens e experiências de trabalho diferentes. Alguns dos melhores engenheiros que contratei não vieram da FAANG (MANGA?), mas de uma consultoria de saúde, uma empresa de software de seguros, pequenas lojas de desenvolvimento e até mesmo do setor de locomotivas.

Há muitas pessoas realmente talentosas em todos os lugares, mas talvez você precise mudar a lente com a qual olha para o talento, a fim de enxergá-las.

Mantenha-se organizado com a conformidade

Ao operar em vários locais ao mesmo tempo, a desorganização pode rapidamente se tornar uma bola de neve. Você invariavelmente receberá pelo correio um aviso de aumento de pressão arterial de uma agência estadual, e a situação fica ainda pior se você não conseguir encontrar as informações necessárias para resolver o problema.

Manter-se organizado com informações como números de conta, logins, datas de registro e documentos corporativos é ainda mais importante quando você está construindo uma empresa que prioriza o trabalho remoto. Ter um local central para salvar todas as informações relacionadas à conformidade em cada estado será muito útil mais tarde.

Você também deve manter um calendário de conformidade atualizado com cada uma de suas obrigações locais e federais. Isso deve avisá-lo com antecedência suficiente para que você possa declarar seus tributos, relatórios anuais, renovações, etc. dentro do prazo. Não se esqueça de mantê-lo atualizado. (Eu arriscaria um palpite de que a maioria das penalidades e multas acontece com proprietários de empresas bem-intencionados que não tinham um lembrete configurado).

Concluindo

Certamente há muitas coisas a considerar ao iniciar uma empresa remota. A boa notícia é que todos os benefícios das opções de trabalho remoto superam em muito as desvantagens, e isso está se tornando consideravelmente mais fácil.

Se tudo isso parece complicado, dê uma chance à Mosey - nós descobrimos a conformidade estadual para que você não precise fazer isso. Desenvolvemos a experiência e a automação para que você possa administrar sua empresa, contratar funcionários e manter a conformidade em qualquer estado dos EUA. (Os clientes do Stripe Atlas podem encontrar um desconto para a Mosey na seção Perks do Dashboard).