Le Japon a mis en place le système de facture le 1er octobre 2023. Le 1er janvier 2024, le stockage des données électroniques est devenu obligatoire en vertu de la loi sur les dispositions spéciales concernant les méthodes de préservation des livres et documents liés à la fiscalité nationale préparés au moyen d’ordinateurs (également connue sous le nom de « loi sur la préservation des livres électroniques »).

Les documents établis conformément au système de facturation (factures admissibles) exigent des acheteurs qu’ils fournissent des justificatifs pour demander des crédits d’impôts à l’achat; et ceux-ci doivent être conservés et tenus à jour conformément à la loi sur la préservation des livres électroniques.

Cet article décrit la relation entre le système de facturation japonais et la loi sur la préservation des livres électroniques, et présente les approches de conservation des factures conformes à la loi. Enfin, nous expliquerons les avantages de se conformer aux deux. Veuillez noter que tout au long de ce guide, le terme « facture » désigne uniformément les « factures admissibles ».

Contenu de l’article

• Qu’est-ce que le système de facturation (méthodes de stockage des factures admissibles, etc.)?
  
• Qu’est-ce que la loi sur la préservation des livres électroniques?
  
• Relation entre le système de facturation et la loi sur la préservation des livres électroniques
  
• Méthodes de stockage des factures conformes à la loi sur la préservation des livres électroniques
  
• Avantages de prendre en charge à la fois le système de facturation et la loi sur la préservation des livres électroniques
  
• Amélioration de l’efficacité du travail de facturation
  
• Comment Stripe Invoicing peut vous aider
  

Qu’est-ce que le système de facturation (méthodes de stockage des factures admissibles, etc.)?

Le système de facturation admissible permet d’obtenir des crédits d’impôt sur les intrants pour plusieurs taux de consommation et s’applique lorsque les entreprises assujetties à la taxe calculent leurs montants.

Informations obligatoires à inclure sur les factures

Par rapport aux factures classées par taux qui étaient utilisées avant l’adoption du système de facturation, les informations requises sont devenues plus détaillées.

Le système comprend également des factures simplifiées qui ont la même efficacité juridique que les factures standard, bien que seuls certains secteurs d’activité en acceptent l’utilisation. Pour en savoir plus sur chaque poste (de facture), voir ci-après :

Dans le système de facturation, on entend par « facture » tous les justificatifs utilisés pour demander les crédits de taxe sur les intrants. Les options acceptables comprennent les recettes, les bons de commande, les bons de livraison et les relevés d’achat.

Le système ne fixe pas de format spécifique, ce qui permet une certaine flexibilité tant que les enregistrements répondent à ses critères, mais pour bénéficier des crédits de taxe sur les intrants, il est nécessaire d’utiliser un format de facture admissible qui correspond bien aux informations de l’acheteur.

Émission par des inscrits admissibles

Seules les entreprises enregistrées à l’avance en tant qu’émetteurs de factures admissibles dans le cadre du système de facturation sont autorisées à délivrer des factures; celles qui ne sont pas inscrites ne sont pas autorisées à le faire. Les opérateurs déclarés en tant qu’émetteurs admissibles de factures sur le site Web de la National Tax Agency (NTA) se voient attribuer un numéro d’inscription

Il convient de noter que les opérateurs exonérés de prélèvement, y compris les entreprises individuelles, peuvent s’inscrire. Cela dit, une fois inscrits, ils deviennent automatiquement des opérateurs taxables et sont tenus de payer la taxe à la consommation. Les entreprises individuelles doivent donc évaluer soigneusement les avantages et les inconvénients de l’adhésion au système de facturation. S’ils choisissent de s’inscrire, ils doivent gérer soigneusement les envois de fonds pour éviter tout impact négatif sur leurs bénéfices.

Qu’est-ce que la loi sur la préservation des livres électroniques?

La loi sur la préservation des livres électroniques est une loi qui définit les méthodes de stockage des données numériques pour les livres comptables et les registres relatifs aux prélèvements nationaux et aux documents liés aux transactions (tels que les factures et recettes).

Stockage des transactions sous forme numérique

Comme dit précédemment, à partir de janvier 2024, la loi sur la préservation des livres électroniques exige que les « transactions électroniques », à savoir les factures et recettes échangées sous forme de données numériques par courriel ou dans le nuage, doivent être archivées sous forme de dossiers numériques.

Exigences de la loi sur la préservation des livres électroniques

Lorsque vous préservez des informations numériques, il est essentiel de les sauvegarder de manière à satisfaire aux exigences de la loi sur la préservation des livres électroniques. Celles-ci peuvent varier en fonction de la taille de l’entité. Il est donc important de consulter au préalable le site Web spécial de la NTA pour comprendre les règles de préservation applicables. En outre, le guide de Stripe concernant la loi sur la préservation des livres électroniques fournit des détails précis sur les normes.

Relation entre le système de facturation et la loi sur la préservation des livres électroniques

Le système de facturation et la loi sur la préservation des livres électroniques constituent des cadres distincts. Néanmoins, tous les documents gérés au sein du système, comme les factures et recettes, sont classés comme des enregistrements de transactions assujettis à la loi. Par conséquent, ils doivent être traités et préservés en conformité avec cette loi. Comme il est indiqué dans la section « Qu’est-ce que la loi sur la préservation des livres électroniques? », les factures émises ou reçues par voie électronique doivent demeurer des données numériques plutôt que sur papier.

Par conséquent, la loi sur la préservation des livres électroniques est étroitement liée au système de facturation et a une incidence importante sur celui-ci, influençant la façon dont les documents doivent être sauvegardés conformément à ses normes de préservation des données. Si vous ne respectez pas la loi et que les factures sont préservées de manière inappropriée, l’acheteur perd son admissibilité aux déductions de la taxe sur les intrants. Les vendeurs et les acheteurs doivent observer le système de facturation et tenir des registres conformes à la loi sur la préservation des livres électroniques.

La loi sur la préservation des livres électroniques – méthodes de stockage des factures conformes

Le système de facturation ne fixe pas de règles particulières pour le stockage des factures, ce qui pourrait suggérer qu’il est possible de conserver des copies papier ou des versions numériques. Cela dit, comme indiqué précédemment, les factures relèvent de la loi sur la préservation des livres électroniques et doivent donc s’aligner à la fois sur cette loi et sur le système de facturation.

Gestion des factures sur papier

Pour les factures initialement émises sur papier, les entreprises ont la possibilité de les conserver sous forme physique ou de les numériser et de les archiver électroniquement. En d’autres termes, la numérisation étant facultative plutôt qu’obligatoire pour les documents papier, la conservation des versions physiques ne pose aucun problème.

D’autre part, si une entreprise souhaite conserver des factures papier sous forme de données numériques, cela peut se faire au moyen d’un « stockage par numérisation », conformément à la loi sur la préservation des livres électroniques, qui consiste à numériser les enregistrements relatifs aux transactions, tels que les factures imprimées, et à les sauvegarder sous forme de données électroniques conformément aux conditions spécifiques énoncées dans la NTA.

Gestion des factures sous forme électronique

Comme mentionné ci-dessus, les documents de transaction électronique doivent rester sous forme numérique, ce qui signifie que chaque partie doit conserver les données dans leur format électronique d’origine.

Vous trouverez ci-dessous quelques-uns des principaux types de transactions électroniques. Tous sont soumis à la loi sur la préservation des livres électroniques. Alors, assurez-vous de vérifier si les transactions de votre entreprise appartiennent à l’une de ces catégories :

• Ajout des documents aux courriels
  
• Téléchargement de fichiers à partir de sites Web
  
• Documents échangés dans le nuage
  
• Informations relatives aux cartes (par exemple, relevés de carte bancaire, données de paiement par carte IC)
  
• Données enregistrées sur des supports physiques tels que des DVD
  
• Les transactions EDI (échange de données informatisé), un système d’échange électronique et automatique de documents commerciaux entre entreprises et organisations
  

Avantages de prendre en charge à la fois le système de facturation et la loi sur la préservation des livres électroniques

En termes simples, prendre en charge les deux cadres en même temps signifie faire basculer le travail des factures vers les données électroniques.

Comme indiqué dans la section « Méthodes de stockage des factures conformes à la loi sur la préservation des livres électroniques », les enregistrements initialement échangés sous forme de copies papier peuvent également être conservés sous forme de fichiers numériques. Ce changement offre une occasion idéale aux organisations qui ont misé sur le papier de passer aux flux de travail dématérialisés et d’améliorer leurs processus administratifs.

Bien que le système de facturation et la loi sur la préservation des livres électroniques soient différents, il s’agit de deux cadres juridiques relatifs aux factures. Pour cette raison, la plupart des plateformes financières introduites par les opérateurs économiques sont capables de prendre en charge les deux.

Lors de la manipulation de données numériques, il est nécessaire de respecter les exigences de la loi. Pourtant, en numérisant et en centralisant toutes les activités liées aux factures, vous pouvez non seulement les émettre et les sauvegarder mais aussi simplifier les opérations, la gestion des données et les tâches comptables, ce qui rend toutes ces tâches plus efficaces et, au final, permet de gagner du temps.

Par exemple, votre entreprise peut résoudre les problèmes ci-dessous en passant à la facturation électronique :

• L’automatisation de la création des factures permet d’éviter les erreurs humaines telles que les erreurs de saisie et les omissions.
  
• En répondant aux normes des deux systèmes juridiques ensemble plutôt qu’individuellement, vous réduisez le temps et les efforts nécessaires à la facturation.
  
• La normalisation de la préservation des données électroniques élimine la coexistence de plusieurs options de stockage (version papier et numérique).
  

De cette façon, l’introduction d’une plateforme qui respecte simultanément les deux systèmes améliorera la productivité et l’efficacité de l’ensemble de l’organisation.

Amélioration de l’efficacité du travail de facturation

Dans cet article, nous avons décrit la relation entre le système de facturation et la loi sur la préservation des livres électroniques.

Pour respecter les réglementations en vigueur, le marchand et client doivent prendre les mesures appropriées. En particulier, les vendeurs responsables de la création et de la livraison des factures doivent s’assurer que chaque étape, de l’émission à la préservation, fonctionne de manière fluide et efficace. Il est donc essentiel de mettre en place une plateforme qui prend en charge les deux cadres ensemble et de mettre en place à l’avance l’infrastructure nécessaire.

De plus, lors de la création de factures, envisagez d’introduire des outils en ligne qui améliorent le flux de travail, tels que les fonctions de calcul automatique de la taxe à la consommation et les logiciels de comptabilité, car ils sont très pratiques. Le système de facturation et la loi sur la préservation des livres électroniques établissent chacun des exigences spécifiques pour le traitement des documents, de sorte que les entreprises doivent se préparer à l’avance à respecter les deux systèmes juridiques. Une fois la préparation terminée et la mise en œuvre en cours, les processus financiers doivent se dérouler sans heurts.

Comment Stripe Invoicing peut vous aider

Stripe Invoicing, fourni par Stripe, prend en charge à la fois le système de facturation et la loi sur la préservation des livres électroniques, ce qui permet aux entreprises d’émettre et de sauvegarder des factures de manière appropriée à l’aide de la génération automatique. De plus, parce qu’il offre toutes les fonctions liées au processus de facturation, telles que la gestion des comptes clients, le recouvrement des paiements et le rapprochement des transactions, les opérations peuvent améliorer leurs processus administratifs afin de les rendre plus fluides et plus efficaces.

Stripe Invoicing simplifie le processus de gestion des comptes clients (AR), de la création des factures au recouvrement des paiements. Que vous gériez une facturation unique ou récurrente, Stripe aide les entreprises à se faire payer plus rapidement et à rationaliser leurs opérations :

• _Automatiser les comptes clients : _ Créez, personnalisez et envoyez facilement des factures professionnelles, sans codage. Stripe suit automatiquement le statut des factures, envoie des rappels de paiement et traite les remboursements, vous aidant ainsi à garder le contrôle de votre trésorerie.
  
• Accélérer votre trésorerie : Réduisez le délai moyen de recouvrement (DSO) et soyez payé plus rapidement grâce aux paiements internationaux intégrés, aux rappels automatiques et aux outils de relance basés sur l’IA qui vous aident à récupérer davantage de revenus.
  
• Améliorer l’expérience client : Offrez une expérience de paiement moderne avec la prise en charge de plus de 25 langues, 135 devises et 100 modes de paiement. Les factures sont faciles d’accès et peuvent être réglées sur un portail client en libre-service.
  
• _Réduire la charge de travail administratif : _ Générez des factures en quelques minutes et réduisez le temps consacré au recouvrement grâce à des rappels automatiques et à une page de paiement des factures hébergée par Stripe.
  
• Intégrez-le à vos systèmes existants : Stripe Invoicing s’intègre aux logiciels de comptabilité et de planification des ressources d’entreprise (ERP) les plus courants, ce qui vous permet de synchroniser vos systèmes et de réduire la saisie manuelle de données.
  

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