Japan hat das Rechnungssystem am 1. Oktober 2023 eingeführt. Am 1. Januar 2024 wurde die Speicherung elektronischer Daten im Rahmen des Gesetzes über besondere Bestimmungen zur Aufbewahrung von Büchern und Dokumenten im Zusammenhang mit der nationalen Steuer, die mittels Computern erstellt wird (auch bekannt als „Gesetz zur Aufbewahrung elektronischer Bücher“), verpflichtend.

Für gemäß dem Rechnungssystem ausgestellte Dokumente (qualifizierte Rechnungen) ist vorgeschrieben, dass Käufer/innen Belege vorlegen, um Erwerbssteuergutschriften geltend zu machen. Sie müssen außerdem gemäß dem Gesetz zur Aufbewahrung elektronischer Bücher aufbewahrt und gepflegt werden.

In diesem Artikel wird der Zusammenhang zwischen dem japanischen Rechnungssystem und dem Gesetz zur Aufbewahrung elektronischer Bücher erläutert. Zudem werden die Ansätze für die gesetzeskonforme Aufbewahrung von Rechnungen vorgestellt. Abschließend erläutern wir die Vorteile der Einhaltung beider Vorschriften. Bitte beachten Sie, dass der Begriff „Rechnung“ in diesem Leitfaden einheitlich auf „qualifizierte Rechnungen“ verweist.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist das Rechnungssystem (Speichermethoden für qualifizierte Rechnungen usw.)?
  
• Was ist das Gesetz zur Aufbewahrung elektronischer Bücher?
  
• Verhältnis zwischen dem Rechnungssystem und dem Gesetz zur Aufbewahrung elektronischer Bücher
  
• Aufbewahrungsmethoden für Rechnungen gemäß dem Gesetz zur Aufbewahrung elektronischer Bücher
  
• Vorteile der Unterstützung sowohl des Rechnungssystems als auch des Gesetzes zur Aufbewahrung elektronischer Bücher
  
• Verbesserung der Effizienz von Rechnungsaufgaben
  
• So kann Stripe Invoicing helfen
  

Was ist das Rechnungssystem (Speichermethoden für qualifizierte Rechnungen usw.)?

Das System für qualifizierte Rechnungen (Qualified Invoice System) ermöglicht Vorsteuerabzüge über mehrere Verbrauchssätze hinweg und gilt, wenn Unternehmen, die der Verbrauchssteuer unterliegen, ihre Beträge berechnen.

Erforderliche Angaben auf Rechnungen

Im Vergleich zu den Rechnungen mit Steuerklassifizierung, die vor Einführung des Rechnungssystems verwendet wurden, sind die erforderlichen Angaben umfangreicher geworden.

Das System umfasst auch vereinfachte Rechnungen, die die gleiche rechtliche Wirksamkeit haben wie Standardrechnungen, obwohl nur bestimmte Branchen ihre Verwendung akzeptieren. Einzelheiten zu jedem Thema finden Sie im Folgenden:

Innerhalb des Rechnungssystems bezieht sich der Begriff „Rechnung“ auf alle Belege, die für die Anwendung von Vorsteuerabzügen verwendet werden. Zulässige Optionen sind Belege, Kaufbelege, Lieferscheine und Kaufabrechnungen.

Das System legt kein bestimmtes Format fest. Es besteht also eine gewisse Flexibilität, solange die Aufzeichnungen die Kriterien erfüllen. Um jedoch für den Vorsteuerabzug qualifiziert zu sein, muss ein qualifiziertes Rechnungsformat verwendet werden, das die Informationen der Käufer/innen korrekt widerspiegelt.

Ausstellung durch qualifizierte Registrierte

Nur Unternehmen, die sich im Vorfeld als Aussteller qualifizierter Rechnungen im Rahmen des Rechnungssystems registriert haben, dürfen Rechnungen ausstellen. Unternehmen ohne Registrierung sind dazu nicht berechtigt. Betreiber, die als Aussteller qualifizierter Rechnungen auf der Website der Nationalen Steuerbehörde (NTA) eingetragen sind, erhalten eine Registrierungsnummer im Rechnungssystem.

Beachten Sie, dass von der Abgabe befreite Betreiber, einschließlich Einzelunternehmer/innen, für die Registrierung infrage kommen. Sobald sie registriert sind, werden sie jedoch automatisch steuerpflichtig und müssen Steuern zahlen. Daher müssen Einzelunternehmer/innen die Vor- und Nachteile der Einhaltung des Rechnungssystems sorgfältig abwägen. Wenn sie sich für die Registrierung entscheiden, müssen sie Überweisungen sorgfältig verwalten, um negative Auswirkungen auf ihre Gewinne zu vermeiden.

Was ist das Gesetz zur Aufbewahrung elektronischer Bücher?

Der Gesetz zur Aufbewahrung elektronischer Bücher ist ein Gesetz, das Methoden zur Speicherung digitaler Daten für Buchhaltungsbücher und Aufzeichnungen über nationale Abgaben und transaktionsbezogene Dokumente (wie Rechnungen und Belege) festlegt.

Speichern von Transaktionen in digitaler Form

Wie bereits erwähnt, schreibt das Gesetz zur Aufbewahrung elektronischer Bücher ab Januar 2024 vor, dass „elektronische Transaktionen“, also Rechnungen und Belege, die als digitale Daten per E-Mail oder Cloud ausgetauscht werden, als digitale Aufzeichnungen archiviert werden müssen.

Anforderungen des Gesetzes zur Aufbewahrung elektronischer Bücher

Bei der Aufbewahrung digitaler Daten ist es wichtig, sie so zu speichern, dass sie die Anforderungen des Gesetzes zur Aufbewahrung elektronischer Bücher erfüllen. Diese können je nach Größe des Unternehmens variieren. Daher ist es wichtig, sich vorher auf der speziellen NTA-Website über die geltenden Aufbewahrungsregeln zu informieren. Darüber hinaus enthält der Stripe-eigene Leitfaden zum Gesetz zur Aufbewahrung elektronischer Bücher detaillierte Einzelheiten zu den Standards.

Verhältnis zwischen dem Rechnungssystem und dem Gesetz zur Aufbewahrung elektronischer Bücher

Das Rechnungssystem und das Gesetz zur Aufbewahrung elektronischer Bücher sind getrennte Rahmenbedingungen. Dennoch werden alle innerhalb des Systems verwalteten Dokumente – wie Rechnungen und Belege – als Transaktionen eingestuft, die dem Gesetz unterliegen. Dementsprechend müssen sie unter Einhaltung dieses Gesetzes verarbeitet und aufbewahrt werden. Wie im Abschnitt „Was ist das Gesetz zur Aufbewahrung elektronischer Bücher?“ erwähnt, müssen Rechnungen, die elektronisch ausgestellt oder empfangen werden, als digitale Daten anstelle auf Papier vorhanden bleiben.

Infolgedessen ist das Gesetz zur Aufbewahrung elektronischer Bücher eng mit dem Rechnungssystem verbunden und hat erhebliche Auswirkungen darauf, wie Dokumente gemäß seinen Datenaufbewahrungsstandards gespeichert werden müssen. Wenn Sie das Gesetz nicht erfüllen und Rechnungen unsachgemäß aufbewahrt werden, verliert die Käuferin oder der Käufer Anspruch auf seinen Vorsteuerabzug. Verkäufer/innen und Käufer/innen müssen das Rechnungssystem beachten und Aufzeichnungen führen, die dem Gesetz zur Aufbewahrung elektronischer Bücher entsprechen.

Aufbewahrungsmethoden für Rechnungen gemäß dem Gesetz zur Aufbewahrung elektronischer Bücher

Das Rechnungssystem legt keine besonderen Regeln für die Aufbewahrung von Rechnungen fest. Das heißt unter Umständen, dass entweder Papierkopien oder digitale Versionen aufbewahrt werden können. Wie bereits erwähnt, fallen Rechnungen jedoch unter das Gesetz zur Aufbewahrung elektronischer Bücher und müssen daher sowohl diesem Gesetz als auch dem Rechnungssystem entsprechen.

Umgang mit Rechnungen in Papierform

Bei zunächst auf Papier ausgetauschten Rechnungen haben Unternehmen die Möglichkeit, sie entweder in physischer Form aufzubewahren oder zu digitalisieren und in elektronischer Form zu archivieren. Anders ausgedrückt: Da die Digitalisierung für Papierdokumente optional und nicht verpflichtend ist, stellt die Aufbewahrung physischer Versionen kein Problem dar.

Wenn ein Unternehmen hingegen Rechnungen in Papierform als digitale Daten aufbewahren möchte, kann dies durch eine „Scannerspeicherung“ nach dem Gesetz zur Aufbewahrung elektronischer Bücher erfolgen. Die Scannerspeicherung ist eine Methode, bei der transaktionsbezogene Aufzeichnungen, wie z. B. gedruckte Rechnungen, gescannt und gemäß den von der NTA festgelegten spezifischen Bedingungen als elektronische Daten gespeichert werden.

Umgang mit Rechnungen in elektronischer Form

Wie bereits erwähnt, müssen Dokumente für elektronische Transaktionen in digitaler Form vorliegen. Das heißt, jede Partei muss die Daten in ihrem ursprünglichen elektronischen Format aufbewahren.

Im Folgenden finden Sie einige der wichtigsten Arten von elektronischen Transaktionen. Alle diese unterliegen dem Gesetz zur Aufbewahrung elektronischer Bücher. Prüfen Sie also, ob die Transaktionen Ihres Unternehmens unter eine dieser Kategorien fallen:

• Anhängen von Dokumenten an E-Mails
  
• Herunterladen von Dateien von Websites
  
• Über die Cloud ausgetauschte Dokumente
  
• Karteninformationen (z. B. Kreditkartenabrechnungen, Zahlung per IC-Karte)
  
• Auf physischen Medien wie DVDs gespeicherte Daten
  
• EDI-Transaktionen (Electronic Data Interchange), ein System für den elektronischen und automatischen Austausch von Unternehmensdokumenten zwischen Unternehmen und Organisationen
  

Vorteile der Unterstützung sowohl des Rechnungssystems als auch des Gesetzes zur Aufbewahrung elektronischer Bücher

Einfach ausgedrückt bedeutet die Unterstützung beider Frameworks gleichzeitig die Umstellung der Rechnungsbearbeitung auf elektronische Daten.

Wie im Abschnitt „Aufbewahrungsmethoden für Rechnungen gemäß dem Gesetz zur Aufbewahrung elektronischer Bücher“ erwähnt, können Aufzeichnungen, die zunächst als Papierkopien ausgetauscht wurden, auch als digitale Dateien aufbewahrt werden. Diese Änderung bietet eine ideale Gelegenheit für Organisationen, die auf Papier angewiesen sind, auf papierlose Workflows umzustellen und ihre Backoffice-Prozesse zu verbessern.

Das Rechnungssystem und das Gesetz zur Aufbewahrung elektronischer Bücher sind zwar nicht dasselbe, stellen aber zwei rechtliche Rahmenbedingungen für Rechnungen dar. Daher können die meisten von Unternehmen eingeführten Finanzplattformen beide unterstützen.

Beim Umgang mit digitalen Daten ist es notwendig, die Anforderungen des Gesetzes einzuhalten. Durch die Digitalisierung und Zentralisierung aller Rechnungen können Sie diese jedoch nicht nur ausstellen und speichern, sondern auch Abläufe, Datenverwaltung und Buchhaltung vereinfachen. Dadurch werden all diese Aufgaben effizienter und Sie sparen letztendlich Zeit.

Ihr Unternehmen kann beispielsweise die folgenden Probleme lösen, indem es auf die elektronische Rechnungsstellung umstellt:

• Die automatische Erstellung von Rechnungen verhindert menschliche Fehler wie Dateneingabefehler und Auslassungen.
  
• Wenn Sie die Standards zweier rechtlicher Systeme zusammen erfüllen und nicht einzeln, reduzieren Sie den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Rechnungsstellung.
  
• Durch die Standardisierung der Aufbewahrung als elektronische Daten wird die Koexistenz mehrerer Aufbewahrungsoptionen (in Papierform und digital) ausgeschlossen.
  

Auf diese Weise verbessert die Einführung einer Plattform, die gleichzeitig die beiden Systeme erfüllt, die Produktivität und Effizienz des gesamten Unternehmens.

Verbesserung der Effizienz von Rechnungsaufgaben

In diesem Artikel haben wir den Zusammenhang zwischen dem Rechnungssystem und dem Gesetz zur Aufbewahrung elektronischer Bücher erläutert.

Um die geltenden Vorschriften einzuhalten, müssen Verkäufer/in und Käufer/in gleichermaßen geeignete Maßnahmen ergreifen. Insbesondere müssen Verkäufer/innen, die für die Erstellung und Zustellung von Rechnungen verantwortlich sind, sicherstellen, dass jeder Schritt – von der Ausstellung bis zur Aufbewahrung – reibungslos und effizient funktioniert. Daher ist es von größter Bedeutung, eine Plattform einzuführen, die beide Regelwerke gemeinsam unterstützt, und die notwendige Infrastruktur im Voraus aufzubauen.

Ziehen Sie bei der Erstellung von Rechnungen auch die Einführung von Online-Tools in Betracht, die den Arbeitsablauf verbessern, wie automatische Funktionen zur Berechnung der Steuern und Buchhaltungssoftware, da sie äußerst praktisch sind. Das Rechnungssystem und das Gesetz zur Aufbewahrung elektronischer Bücher legen jeweils spezifische Anforderungen an den Umgang mit Dokumenten fest. Daher müssen sich Unternehmen frühzeitig darauf vorbereiten, die Anforderungen beider Rechtssysteme zu erfüllen. Sobald die Vorbereitung abgeschlossen und die Implementierung im Gange ist, müssen die Finanzprozesse reibungslos ablaufen.

So kann Stripe Invoicing helfen

Stripe Invoicing von Stripe unterstützt sowohl das Rechnungssystem als auch das Gesetz zur Aufbewahrung elektronischer Bücher. Unternehmen können damit Rechnungen mittels der automatischen Erstellung ordnungsgemäß ausstellen und speichern. Da das Produkt alle Funktionen im Zusammenhang mit Abrechnungsabläufen bietet, wie z. B. Forderungsverwaltung, Inkasso und Transaktionsabgleich, können Backoffice-Prozesse reibungsloser und effizienter gestaltet werden.

Mit Stripe Invoicing lässt sich zudem die Debitorenbuchhaltung vereinfachen – von der Erstellung der Rechnung bis zum Einzug der Zahlungen. Ganz gleich, ob Sie einmalige oder wiederkehrende Abrechnungen verwalten, Stripe hilft Unternehmen dabei, Zahlungen schneller zu akzeptieren und Abläufe zu optimieren:

• Debitorenbuchhaltung automatisieren: Sie können professionelle Rechnungen im Handumdrehen erstellen, anpassen und senden – ganz ohne Code. Stripe verfolgt automatisch den Rechnungsstatus, sendet Zahlungserinnerungen und verarbeitet Rückerstattungen, sodass Sie Ihren Cashflow im Griff behalten.
  
• Cashflow beschleunigen: Reduzieren Sie die Forderungslaufzeit (DSO) und akzeptieren Sie Zahlungen schneller mit integrierten globalen Zahlungen, automatischen Erinnerungen und KI-gestützten Dunning-Tools, die Ihnen helfen, mehr Umsatz zu erzielen.
  
• Nutzungsfreundlichkeit erhöhen: Bieten Sie Kundinnen und Kunden eine bequeme Zahlungsmöglichkeit mit Unterstützung von über 25 Sprachen, 135 Währungen und 100 Zahlungsmethoden. Die Nutzer/innen können Rechnungen über ein Selfservice-Portal ganz leicht aufrufen und bezahlen.
  
• Aufwand im Backoffice reduzieren: Erstellen Sie Rechnungen in Minuten und reduzieren Sie die Zeit, die für das Inkasso aufgewendet wird, durch automatische Erinnerungen und eine von Stripe gehostete Rechnungszahlungsseite.
  
• In Ihre bestehenden Systeme integrieren: Stripe Invoicing lässt sich in beliebte Buchhaltungs- und Enterprise-Resource-Planning (ERP)-Software integrieren, sodass Sie Systeme synchron halten und manuelle Dateneingaben reduzieren können.
  

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