Japón implementó el Sistema de Facturación el 1 de octubre de 2023.El 1 de enero de 2024, el almacenamiento de datos electrónicos pasó a ser obligatorio en virtud de la Ley de Disposiciones Especiales relativas a los Métodos de Preservación de Libros y Documentos Relacionados con los Impuestos Nacionales Computarizados (también conocida como «Ley de Preservación de Libros Electrónicos»).

Los documentos emitidos de conformidad con el Sistema de Facturación (facturas cualificadas) exigen que los compradores proporcionen documentos que justifiquen las reclamaciones de créditos fiscales de compra, y deben conservarse de conformidad con la Ley de Preservación de Libros Electrónicos.

Este artículo describe la relación entre el Sistema de Facturación japonés y la Ley de Preservación de Libros Electrónicos, y explica cómo conservar las facturas conforme a la ley. Por último, comentaremos cuáles son las ventajas de cumplir con ambos. Ten en cuenta que a lo largo de esta guía, el término «factura» se refiere de forma uniforme a las «facturas cualificadas».

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es el Sistema de Facturación (métodos de almacenamiento de facturas cualificadas, etc.)?
  
• ¿Qué es la Ley de Preservación de Libros Electrónicos?
  
• Relación entre el Sistema de Facturación y la Ley de Preservación de Libros Electrónicos
  
• Ley de Preservación de Libros Electrónicos: métodos compatibles para almacenar las facturas
  
• Ventajas de cumplir tanto con el Sistema de Facturación como con la Ley de Preservación de Libros Electrónicos
  
• Mejora de la eficiencia del trabajo de facturación
  
• ¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?
  

¿Qué es el Sistema de Facturación (métodos de almacenamiento de facturas cualificadas, etc.)?

El Sistema de Facturación Cualificado habilita los créditos fiscales soportados en diversos tipos de consumo y se aplica cuando las empresas sujetas al impuesto sobre el consumo calculan sus importes.

Detalles obligatorios para incluir en las facturas

En comparación con las facturas clasificadas por tipos que se utilizaban antes del Sistema de Facturación, los detalles que se solicitan han aumentado.

El sistema también incluye a las facturas simplificadas que tienen la misma eficacia jurídica que las estándar, aunque solo ciertos sectores aceptan su uso. A continuación mostramos los detalles de cada tipo:

Dentro del Sistema de Facturación, «factura» se refiere colectivamente a cualquier documentación justificativa utilizada para aplicar tipos impositivos soportados; entre las opciones que se aceptan están los recibos, albaranes de compra, albaranes y extractos de compra.

El sistema no establece un formato específico, lo que da flexibilidad siempre y cuando los registros cumplan con sus criterios; sin embargo, para poder acceder a los créditos fiscales soportados, es necesario utilizar un formato de factura cualificada que refleje de forma correcta la información del comprador.

Emisión por parte de los usuarios registrados cualificados

Solo las empresas registradas de antemano como emisores de facturas cualificadas en el Sistema de Facturación pueden dispensar facturas; las que no están registradas no están autorizadas a hacerlo. A los operadores registrados como emisores de facturas cualificadas en el sitio web de la Agencia Fiscal Nacional se les asigna un número registro.

Cabe señalar que los operadores exentos de gravamen, incluidas las empresas individuales, cumplen los requisitos para registrarse. Dicho esto, una vez inscritos, se convierten automáticamente en operadores gravables y están obligados a pagar los impuestos sobre el consumo. Por lo tanto, las empresas individuales deben sopesar cuidadosamente las ventajas e inconvenientes de adherirse al Sistema de Facturación. Si optan por registrarse, deben gestionar cuidadosamente las remesas para evitar cualquier efecto negativo en sus beneficios.

¿Qué es la Ley de Preservación de Libros Electrónicos?

La Ley de Preservación de Libros Electrónicos es una ley que estipula métodos para almacenar datos digitales para libros contables y registros relacionados con gravámenes nacionales y documentos relacionados con transacciones (como facturas e ingresos).

Cómo almacenar transacciones en formato digital

Como se dijo anteriormente, a partir de enero de 2024, la Ley de Preservación de Libros Electrónicos exige que las «transacciones electrónicas», es decir, las facturas e ingresos intercambiados como datos digitales a través del correo electrónico o la nube, se archiven como registros digitales.

Requisitos de la Ley de Preservación de Libros Electrónicos

Al conservar información digital, es clave almacenarla de manera que cumpla con los requisitos de la Ley de Preservación de Libros Electrónicos. Estos pueden variar según el tamaño de la entidad, por lo que es importante revisar previamente el sitio web especial de la ENT para conocer las reglas de retención aplicables. Además, la propia guía de Stripe sobre la Ley de Preservación de Libros Electrónicos proporciona información detallada sobre las normas establecidas.

Relación entre el Sistema de Facturación y la Ley de Preservación de Libros Electrónicos

El Sistema de Facturación y la Ley de Preservación de Libros Electrónicos son marcos separados. Aun así, todos los documentos gestionados dentro del sistema, como facturas y recibos, se clasifican como registros de transacciones sujetos a la Ley. Por lo tanto, deben procesarse y conservarse en cumplimiento de la normativa con esa ley. Como se señala en la sección «¿Qué es la Ley de Preservación de Libros Electrónicos?», las facturas emitidas o recibidas electrónicamente deben permanecer como datos digitales en lugar de en papel.

Como resultado, la Ley de Preservación de Libros Electrónicos está estrechamente relacionada con el Sistema de Facturación y tiene un impacto significativo en él, ya que influye en la forma en que los documentos deben de almacenarse conforme a sus estándares de retención de datos. Si no cumples con la Ley y las facturas se guardan de manera incorrecta, el comprador pierde el derecho a sus deducciones fiscales soportadas. Se espera que los vendedores y los compradores observen el Sistema de Facturación y mantengan registros que se adhieran a la Ley de Preservación de Libros Electrónicos.

Ley de Preservación de Libros Electrónicos: métodos compatibles para almacenar las facturas

El Sistema de Facturación no establece reglas particulares para almacenar las facturas, lo que podría sugerir que es posible conservar copias impresas o versiones digitales. Dicho esto, como se indicó anteriormente, las facturas entran dentro de la Ley de Preservación de Libros Electrónicos y, por lo tanto, deben alinearse tanto con esa ley como con el Sistema de Facturación.

Gestión de facturas en papel

En el caso de las facturas intercambiadas inicialmente en papel, las empresas tienen la opción de conservarlas en forma física o digitalizarlas y archivarlas electrónicamente. En otras palabras, dado que la digitalización es opcional en lugar de obligatoria para los documentos en papel, conservar las versiones físicas no plantea ningún problema.

Por otra parte, si una empresa desea conservar las facturas en papel como datos digitales, puede hacerlo mediante el «almacenamiento por escáner» en virtud de la Ley de Preservación de Libros Electrónicos. El almacenamiento por escáner es un método para escanear los registros relacionados con transacciones, como las facturas impresas y almacenarlos como datos electrónicos de conformidad con las condiciones específicas estipuladas por la NTA.

Gestión de facturas en formato electrónico

Tal y como se mencionó anteriormente, los documentos de las transacciones electrónicas deben permanecer en formato digital, lo que significa que cada parte debe conservar los datos en su formato electrónico original.

Estos son algunos de los principales tipos de transacciones electrónicas. Todas ellas están sujetas a la Ley de Preservación de Libros Electrónicos, así que asegúrate de comprobar si las transacciones de tu empresa entran en alguna de estas categorías:

• Adjuntar documentos a los correos electrónicos
  
• Descarga de archivos desde sitios web
  
• Documentos intercambiados en la nube
  
• Información de la tarjeta (p. ej., extractos de tarjetas de crédito, datos de pago IC tarjeta)
  
• Datos guardados en medios físicos como un DVD
  
• Transacciones EDI (electronic data interchange), un sistema orientado a empresas para intercambiar documentos de forma electrónica y automática con otros negocios y organizaciones
  

Ventajas de cumplir tanto con el Sistema de Facturación como con la Ley de Preservación de Libros Electrónicos

En pocas palabras, cumplir con los dos marcos al mismo tiempo significa hacer la transición desde el trabajo de facturación hasta los datos electrónicos.

Como se señaló en la sección «Métodos de almacenamiento de facturas conformes a la Ley de Preservación de Libros Electrónicos», los registros que se intercambiaban inicialmente como copias impresas también se pueden guardar como archivos digitales. Este cambio presenta una oportunidad ideal para organizaciones que han confiado en el formato papel hagan la transición a flujos de trabajo sin papel y mejoren sus procesos administrativos.

Aunque el Sistema de Facturación y la Ley de Preservación de Libros Electrónicos son diferentes, se trata de dos marcos jurídicos relacionados con las facturas, por lo que la mayoría de las plataformas financieras introducidas por los operadores de empresas son capaces de cumplir tanto con ambos.

Al manejar datos digitales, es necesario cumplir con los requisitos de la Ley. Sin embargo, al digitalizar y centralizar todas las actividades relacionadas con las facturas, no solo puedes emitirlas y almacenarlas, sino que también puedes simplificar las operaciones, la gestión de datos y los deberes contables, lo que hace que todas estas tareas sean más eficientes y, en última instancia, conseguirás ahorrar tiempo.

Por ejemplo, tu empresa puede resolver los siguientes problemas al cambiar a la facturación electrónica:

• Automatizar la creación de facturas evita errores humanos como errores y omisiones en la introducción de datos.
  
• Al cumplir con los estándares de dos sistemas jurídicos juntos en lugar de individualmente, reduces el tiempo y el esfuerzo necesarios para la facturación.
  
• Al estandarizar la retención en los datos electrónicos, se elimina la coexistencia de múltiples opciones de almacenamiento (copia impresa y digital).
  

De esta manera, la introducción de una plataforma que cumpla simultáneamente con los dos sistemas mejorará la productividad y eficiencia de toda la organización.

Mejora de la eficiencia del trabajo de facturación

En este artículo, describimos la relación entre el Sistema de Facturación y la Ley de Preservación de Libros Electrónicos.

Para seguir la normativa actual, tanto el vendedor como el comprador tienen que tomar las medidas adecuadas. En particular, los vendedores que son responsables de crear y entregar facturas deben asegurarse de que cada paso, desde la emisión hasta la retención, funcione sin problemas y de manera eficiente. De ahí que sea de suma importancia introducir una plataforma que admita ambos marcos juntos y establecer la infraestructura necesaria de antemano.

Además, al crear facturas, considera la posibilidad de incluir herramientas en línea que mejoren el flujo de trabajo, como funciones de cálculo automático del impuesto sobre el consumo y software de contabilidad, ya que son muy prácticos. El Sistema de Facturación y la Ley de Preservación de Libros Electrónicos establecen requisitos específicos para manejar los documentos, por lo que las empresas deben prepararse con anticipación para cumplir con ambos sistemas jurídicos. Una vez que todo esté preparado y se ponga en marcha la implementación, los procesos financieros deben avanzar sin problemas.

¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?

Stripe Invoicing, propiedad de Stripe, es compatible tanto con el Sistema de Factura como con la Ley de Preservación de Libros Electrónicos, lo que permite a las empresas emitir y almacenar facturas de forma correcta mediante la generación automática. Además, dado que proporciona todas las funciones relacionadas con los flujos de trabajo de facturación, como la gestión de cuentas por cobrar, el cobro de pagos y la conciliación de transacciones, las operaciones pueden mejorar sus procesos administrativos para ser más fluidas y eficientes.

Stripe Invoicing también simplifica todo el ciclo de facturación, desde el momento de emisión de las facturas hasta la recepción del pago. Tanto si gestionas cobros puntuales como recurrentes, Stripe te ayuda a recibir tu dinero más rápido y optimizar tus operaciones:

• Automatizar la gestión de pagos pendientes: crea, personaliza y envía fácilmente facturas profesionales, sin escribir tu propio código. Stripe realiza un seguimiento automático del estado de cada factura, envía recordatorios de pago y procesa los reembolsos, para ayudarte a controlar tu flujo de caja.
  
• Acelerar el flujo de caja: reduce los días de ventas pendientes de cobro (DSO, por sus siglas en inglés) y recibe pagos más rápido con pagos globales integrados, recordatorios automáticos y herramientas de reclamación del pago impulsadas por IA que te ayudan a recuperar más ingresos.
  
• Mejorar la experiencia del cliente: ofrece un proceso de pago moderno con soporte para más de 25 idiomas, 135 divisas y 100 métodos de pago. Los clientes pueden acceder y pagar sus facturas fácilmente desde un portal de autoservicio.
  
• Reducir la carga de trabajo administrativo: genera facturas en minutos y reduce el tiempo dedicado al cobro a través de recordatorios automáticos y una página de pago alojada por Stripe.
  
• Integrarlo con tus sistemas existentes: Stripe Invoicing se integra con software de contabilidad y planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) populares, así te ayuda a mantener los sistemas sincronizados y reducir la entrada manual de datos.
  

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