Japón implementó el sistema de facturas el 1 de octubre de 2023.El 1 de enero de 2024, el almacenamiento de datos electrónicos pasó a ser obligatorio en virtud de la ley sobre disposiciones especiales relativas a los métodos de conservación de libros y documentos relacionados con impuestos nacionales preparados por medio de computadoras (también conocida como «Ley de Conservación de Libros Electrónicos»).

Los documentos emitidos de conformidad con el sistema de facturas (facturas calificadas) exigen a los compradores que proporcionen registros de respaldo paracréditos fiscales, y deben conservarse y conservarse de conformidad con la Ley de conservación de libros electrónicos.

Este artículo describe la relación entre el sistema de facturas y la Ley de Conservación de Libros Electrónicos de Japón, e introduce los enfoques para retener facturas conforme a la ley. Por último, explicaremos las ventajas de cumplir con ambos. Ten en cuenta que a lo largo de esta guía, el término «factura» se refiere uniformemente a «facturas calificadas».

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es el sistema de facturas (métodos de almacenamiento de facturas calificadas, etc.)?
  
• ¿Qué es la Ley de Preservación de Libros Electrónicos?
  
• Relación entre el sistema de facturas y la Ley de Conservación de Libros Electrónicos
  
• Ley de Conservación de Libros Electrónicos: métodos de almacenamiento de facturas compatibles
  
• Ventajas de admitir tanto el sistema de facturas como la Ley de Conservación de Libros Electrónicos
  
• Mejora de la eficiencia del trabajo de facturación
  
• ¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?
  

¿Qué es el sistema de facturas (métodos de almacenamiento de facturas calificadas, etc.)?

El sistema de facturas calificadas permite créditos fiscales soportados en múltiples tasas de consumo y se aplica si las empresas sujetas al impuesto al consumo calculan sus importes.

Detalles obligatorios para incluir en las facturas

En comparación con las facturas clasificadas por tarifas que se usaban antes del sistema de facturas, ahora se exige un nivel de detalle mucho mayor.

El sistema también incluye facturas simplificadas que tienen la misma eficacia legal que las estándar, aunque solo algunos sectores aceptan su uso. Consulta las siguientes para obtener más detalles sobre cada partida:

Dentro del sistema de facturas, por «factura» se entiende colectivamente cualquier documentación de respaldo usada para aplicar créditos fiscales soportados; entre las opciones aceptables se incluyen recibos, comprobantes de compra, notas de entrega y estados de compra.

El sistema no establece un formato específico, lo que permite flexibilidad siempre que los registros cumplan con sus criterios, pero para acceder a los créditos fiscales soportados es necesario usar un formato de facturas calificados que refleje adecuadamente la información del comprador.

Emisión por registros calificados

Solo las empresas registradas de antemano como emisores autorizados de facturas en el sistema de facturas pueden emitir facturas; las que no tienen registro no están autorizadas a hacerlo; a los operadores inscritos como emisores autorizados de facturas en el sitio web de la Agencia Tributaria se les asigna un número registro.

Tenga en cuenta que los operadores exentos de impuestos, incluidos los propietarios únicos, son elegibles para registrarse. Dicho esto, una vez inscritos, se convierten automáticamente en operadores sujetos a impuestos y deben pagar el impuesto al consumo. Por consiguiente, las empresas unipersonales deben sopesar cuidadosamente las ventajas y desventajas de cumplir el sistema de facturas. Si optan por registrarse, deben gestionar cuidadosamente las remesas para evitar cualquier efecto negativo en sus ganancias.

¿Qué es la Ley de Preservación de Libros Electrónicos?

La Ley de Conservación de Libros Electrónicos es una ley que estipula métodos para almacenar datos digitales para libros y registros contables relativos a impuestos nacionales y documentos relacionados con transacciones (como facturas e ingresos).

Almacenar transacción en formato digital

Como se dijo más arriba, a partir de enero de 2024, la Ley de Conservación de Libros Electrónicos exige que las «transacciones electrónicas», es decir, facturas e ingresos intercambiados como datos digitales por correo electrónico o en la nube, deben archivarse como registros digitales.

Requisitos de la Ley de Conservación de Libros Electrónicos

Si se retiene información digital, es fundamental almacenarla de manera que cumpla con los requisitos de la Ley de Conservación de Libros Electrónicos, que pueden variar según el tamaño de la entidad, por lo que es importante consultar previamente el sitio web especial de la Agencia para comprender las normas de retención aplicables. Además, la propia guía de Stripe sobre la Ley de Conservación de Libros Electrónicos proporciona detalles sobre las normas.

Relación entre el sistema de facturas y la Ley de Conservación de Libros Electrónicos

El sistema de facturas y la Ley de Conservación de Libros Electrónicos son marcos separados. Aun así, todos los documentos gestionados dentro del sistema, como facturas e ingresos, se clasifican como registros de transacciones sujetos a la Ley. En consecuencia, deben procesarse y conservarse en cumplimiento de la normativa de esa ley. Como se señaló en la sección «¿Qué es la Ley de Conservación de Libros Electrónicos?», las facturas emitidas o recibidas electrónicamente deben permanecer como datos digitales en lugar de en papel.

Como resultado, la Ley de Conservación de Libros Electrónicos está estrechamente relacionada con el sistema de facturas y tiene un impacto significativo en él, ya que influye en la forma en que deben almacenarse los documentos de conformidad con sus estándares de retención de datos. Si no cumples con la Ley, y las facturas se guardan de manera incorrecta, el comprador pierde la elegibilidad para sus deducciones fiscales soportadas. Se espera que los vendedores y los compradores cumplan el sistema de factura y mantengan registros que se adhieran a la Ley de Conservación de Libros Electrónicos.

Ley de Conservación de Libros Electrónicos: métodos de almacenamiento de facturas compatibles

El sistema de facturas no establece reglas particulares para almacenar facturas, lo que podría sugerir que es posible conservar copias impresas o digitales. Dicho esto, como se indicó más arriba, las facturas entran dentro de la Ley de Conservación de Libros Electrónicos y, por lo tanto, deben alinearse tanto con esa ley como con el sistema de facturas.

Gestión de facturas en papel

Para las facturas intercambiadas originalmente en formato papel, las empresas tienen la opción de conservarlas en forma física o digitalizarlas y archivarlas electrónicamente. En otras palabras, debido a que la digitalización es opcional en lugar de obligatoria para los documentos en papel, conservar las versiones físicas no plantea ningún problema.

Por otra parte, si una empresa desea conservar facturas en papel como datos digitales, puede hacerlo mediante el «almacenamiento por escáner» en virtud de la Ley de Conservación de Libros Electrónicos, que consiste en escanear los registros relacionados con las transacciones, como las facturas impresas, y almacenarlos como datos electrónicos de conformidad con las condiciones específicas estipuladas por la Ley de Conservación de Libros Electrónicos.

Gestión de facturas en formato electrónico

Como se mencionó más arriba, los documentos de transacciones electrónicas deben permanecer en formato digital, lo que significa que cada parte debe mantener los datos en su formato electrónico original.

A continuación, se muestran algunos de los principales tipos de transacciones electrónicas. Todas estas están sujetas a la Ley de Conservación de Libros Electrónicos, así que asegúrate de verificar si las transacciones de tu empresa entran en alguna de estas categorías:

• Adjuntar documentos a correos electrónicos
  
• Descargar de archivos desde sitios web
  
• Documentos intercambiados en la nube
  
• Información de la tarjeta (p. ej., extractos de tarjetas de crédito, datos de pago con tarjeta IC)
  
• Datos guardados en medios físicos como DVD
  
• Transacciones EDI (intercambio de datos electrónicos), un sistema para intercambiar electrónica y automáticamente documentos orientados a empresas entre empresas y organizaciones
  

Ventajas de apoyar tanto el sistema de facturas como la Ley de Conservación de Libros Electrónicos

En términos simples, apoyar ambos marcos al mismo tiempo significa pasar del trabajo de facturación a datos electrónicos.

Como se señaló en la sección «Métodos de almacenamiento de facturas conforme a la Ley de Conservación de Libros Electrónicos», los registros intercambiados inicialmente como copias impresas también se pueden guardar como archivos digitales. Este cambio presenta una oportunidad ideal para organizaciones que han confiado en el papel para realizar la transición a flujos de trabajo sin papel y mejorar sus procesos administrativos.

Si bien el sistema de facturas y la Ley de Conservación de Libros Electrónicos son diferentes, se trata de dos marcos legales relacionados con las facturas, por lo que la mayoría de las plataformas financieras introducidas por los operadores de empresas pueden admitir ambos.

Si se manejan datos digitales, es necesario cumplir con los requisitos de la Ley, pero al digitalizar y centralizar todas las actividades relacionadas con las facturas, no solo se pueden emitir y almacenar, sino que también se pueden simplificar las operaciones, la gestión de datos y las tareas contables, lo que hace que todas estas tareas sean más eficientes y, en última instancia, ahorra tiempo.

Por ejemplo, tu empresa puede resolver los siguientes problemas al cambiar a la facturación electrónica:

• Automatizar la creación de facturas evita errores humanos como errores y omisiones en la entrada de datos.
  
• Al cumplir con los estándares de dos sistemas legales juntos en lugar de individualmente, reduces el tiempo y el esfuerzo necesarios para la facturación.
  
• Al estandarizar la retención en datos electrónicos, se elimina la coexistencia de múltiples opciones de almacenamiento (copia impresa y digital).
  

De esta manera, la introducción de una plataforma que cumpla simultáneamente con los dos sistemas mejorará la productividad y eficiencia de toda la organización.

Mejora de la eficiencia del trabajo de facturación

En este artículo, describimos la relación entre el sistema de facturas y la Ley de Conservación de Libros Electrónicos.

Para seguir la normativa actual, tanto el vendedor como el comprador tienen que tomar las medidas adecuadas. En particular, los vendedores responsables de crear y entregar las facturas deben asegurarse de que cada paso, desde la emisión hasta la retención, funcione sin problemas y de manera eficiente. Por lo tanto, es de suma importancia introducir una plataforma que admita ambos marcos juntos y establecer la infraestructura necesaria de antemano.

Además, al crear facturas, considera la posibilidad de introducir herramientas en línea que mejoren el flujo de trabajo, como funciones de cálculo automático de impuestos al consumo y software de contabilidad, ya que son muy convenientes. El sistema de facturas y la Ley de Conservación de Libros Electrónicos establecen requisitos específicos para el manejo de documentos, por lo que las empresas deben prepararse con anticipación para cumplir con ambos sistemas legales. Una vez que se complete la preparación y se ponga en marcha la implementación, los procesos financieros deben avanzar sin problemas.

¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?

Stripe Invoicing, proporcionado por Stripe, admite tanto el sistema de facturas como la Ley de Conservación de Libros Electrónicos, lo que permite a las empresas emitir y almacenar facturas de manera adecuada mediante la generación automática. Además, debido a que proporciona todas las funciones relacionadas con los flujos de trabajo de facturación, como la gestión de cuentas por cobrar, el cobro de pagos y la conciliación de transacciones, las operaciones pueden mejorar sus procesos administrativos para que sean más fluidos y eficientes.

Stripe Invoicing simplifica tu proceso de facturación, desde la creación de la factura hasta el cobro del pago. Ya sea que administres una facturación única o recurrente, Stripe ayuda a las empresas a recibir pagos más rápido y optimizar sus operaciones:

• Automatiza las cuentas por cobrar: crea, personaliza y envía facturas profesionales de manera fácil, sin necesidad de programación. Stripe rastrea de forma automática el estado de la factura, envía recordatorios de pago y procesa reembolsos, lo que te ayuda a mantener el control de tu flujo de caja.
  
• Acelera el flujo de caja: reduce los días de ventas pendientes de cobro (DSO) y recibe pagos más rápido con pagos internacionales integrados, recordatorios automáticos y herramientas de reclamación de pagos generadas con IA que te ayudan a recuperar más ingresos.
  
• Mejora la experiencia del cliente: ofrece una experiencia de pago moderna y admite más de 25 idiomas, más de 135 monedas y más de 100 métodos de pago. Es fácil acceder a las facturas y pagar a través de un portal de clientes de autoservicio.
  
• Reduce la carga de trabajo back-office: genera facturas en minutos y reduce el tiempo dedicado a los cobros a través de recordatorios automáticos y una página de pagos de facturas alojadas en Stripe.
  
• Integra a tus sistemas existentes: Stripe Invoicing se integra con el popular software de contabilidad y la planificación de recursos empresariales (ERP), lo que te ayuda a mantener los sistemas sincronizados y reducir el ingreso manual de datos.
  

Obtén más información sobre cómo Stripe puede simplificar el procesamiento de tus cuentas por cobrar o empieza hoy mismo.