Japan heeft het factuursysteem op 1 oktober 2023 ingevoerd. Op 1 januari 2024 werd de opslag van elektronische gegevens verplicht gesteld op grond van de wet inzake bijzondere bepalingen betreffende de bewaarplicht voor boeken en documenten met betrekking tot nationale belastingen die met behulp van computers zijn opgesteld (ook bekend als de “Wet op het bewaren van elektronische boeken”).

Documenten die zijn uitgegeven volgens het factuursysteem (gekwalificeerde facturen) vereisen dat kopers ondersteunende documenten verstrekken om aankoopbelastingkredieten te claimen, en deze moeten worden bewaard en onderhouden in overeenstemming met de Wet op het bewaren van elektronische boeken.

In dit artikel wordt de relatie tussen het Japanse factuursysteem en de Wet op het bewaren van elektronische boeken uitgelegd en worden de manieren om facturen te bewaren volgens de wet besproken. Tot slot leggen we uit wat de voordelen zijn van het naleven van beide wetten. Let op: in deze gids verwijst de term “factuur” altijd naar “gekwalificeerde facturen”.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is het factuursysteem (bewaarmethoden voor gekwalificeerde facturen, enz.)?
  
• Wat is de Wet op het bewaren van elektronische boeken?
  
• Relatie tussen het factuursysteem en de Wet op het bewaren van elektronische boeken
  
• Methoden voor het bewaren van facturen die voldoen aan de Wet op het bewaren van elektronische boeken
  
• Voordelen van het ondersteunen van zowel het factuursysteem als de Wet op het bewaren van elektronische boeken
  
• Verbetering van de efficiëntie van factuuradministratie
  
• Hoe Stripe Invoicing kan helpen
  

Wat is het factuursysteem (opslagmethoden voor gekwalificeerde facturen, enz.)?

Het gekwalificeerde factuursysteem maakt voorbelastingaftrek mogelijk voor meerdere verbruikspercentages en is van toepassing wanneer bedrijven die onderworpen zijn aan verbruiksbelasting hun bedragen berekenen.

Vereiste gegevens die op facturen moeten worden vermeld

In vergelijking met de tariefgeclassificeerde facturen die vóór het factuursysteem werden gebruikt, zijn de vereiste gegevens uitgebreider geworden.

Het systeem omvat ook vereenvoudigde facturen die dezelfde rechtsgeldigheid hebben als standaardfacturen, maar alleen bepaalde sectoren accepteren het gebruik ervan. Raadpleeg het volgende voor meer informatie over elk item:

Binnen het factuursysteem verwijst “factuur” naar alle ondersteunende documentatie die wordt gebruikt om voorbelastingaftrek toe te passen. Aanvaardbare opties zijn onder meer ontvangstbewijzen, aankoopbonnen, leveringsbonnen en aankoopoverzichten.

Het systeem schrijft geen specifiek formaat voor, waardoor er flexibiliteit is zolang de documenten aan de criteria voldoen. Om in aanmerking te komen voor de voorbelastingaftrek is het echter noodzakelijk om een gekwalificeerd factuurformaat te gebruiken dat de gegevens van de koper correct weergeeft.

Uitgifte door gekwalificeerde registranten

Alleen bedrijven die vooraf zijn geregistreerd als gekwalificeerde factuuruitgever onder het factuursysteem mogen facturen uitgeven; bedrijven zonder registratie mogen dit niet doen. Exploitanten die zijn geregistreerd als gekwalificeerde factuuruitgevers op de website van de Nationale Belastingdienst (NTA) krijgen een factuursysteemregistratienummer .

Let op: ondernemers die vrijgesteld zijn van belasting, zoals eenmanszaken, kunnen zich ook registreren. Maar als ze dat doen, worden ze automatisch belastingplichtige ondernemers en moeten ze omzetbelasting betalen. Daarom moeten eenmanszaken goed nadenken over de voor- en nadelen van deelname aan het factuursysteem. Als ze ervoor kiezen om zich te registreren, moeten ze hun betalingen goed bijhouden om te voorkomen dat hun winst daalt.

Wat is de Wet op het bewaren van elektronische boeken?

De Wet op het bewaren van elektronische boeken is een wet die bepaalt hoe je digitale gegevens moet opslaan voor boekhoudkundige boeken en documenten die te maken hebben met nationale belastingen en transacties (zoals facturen en ontvangstbewijzen).

Transacties in digitale vorm opslaan

Zoals eerder gezegd, vereist de Wet op het bewaren van elektronische boeken vanaf januari 2024 dat “elektronische transacties”, namelijk facturen en ontvangstbewijzen die als digitale gegevens via e-mail of de cloud worden uitgewisseld, als digitale documenten moeten worden gearchiveerd.

Vereisten van de Wet op het bewaren van elektronische boeken

Bij het bewaren van digitale informatie is het belangrijk om deze op te slaan op een manier die voldoet aan de vereisten van de Wet op het bewaren van elektronische boeken. Deze kunnen variëren afhankelijk van de grootte van de entiteit, dus het is belangrijk om vooraf de speciale website van de NTA te raadplegen om inzicht te krijgen in de toepasselijke bewaarregels. Daarnaast biedt Stripe's eigen gids over de Wet op het bewaren van elektronische boeken gedetailleerde informatie over de normen.

Relatie tussen het factuursysteem en de Wet op het bewaren van elektronische boeken

Het factuursysteem en de Wet op het bewaren van elektronische boeken zijn aparte kaders. Toch worden alle documenten die binnen het systeem worden beheerd, zoals facturen en ontvangstbewijzen, beschouwd als transactieregistraties die onder de wet vallen. Daarom moeten ze worden verwerkt en bewaard volgens die wet. Zoals vermeld in het gedeelte “Wat is de Wet op het bewaren van elektronische boeken?”, moeten facturen die elektronisch worden uitgegeven of ontvangen, als digitale gegevens worden bewaard en niet op papier.

Daardoor is de Wet op het bewaren van elektronische boeken nauw verbonden met en heeft deze een aanzienlijke invloed op het factuursysteem, waardoor deze van invloed is op de manier waarop documenten moeten worden opgeslagen volgens de normen voor gegevensbewaring. Als je je niet aan de wet houdt en facturen onjuist worden bewaard, verliest de koper zijn recht op aftrek van voorbelasting. Van verkopers en kopers wordt verwacht dat zij het factuursysteem naleven en documenten bewaren die voldoen aan de Wet op het bewaren van elektronische boeken.

Methoden voor het bewaren van facturen die voldoen aan de Wet op het bewaren van elektronische boeken

Het factuursysteem stelt geen specifieke regels voor het bewaren van facturen, wat zou kunnen suggereren dat het mogelijk is om zowel papieren als digitale versies te bewaren. Dat gezegd hebbende, vallen facturen, zoals eerder vermeld, onder de Wet op het bewaren van elektronische boeken en moeten ze daarom in overeenstemming zijn met zowel die wet als het factuursysteem.

Omgaan met papieren facturen

Voor facturen die in eerste instantie op papier zijn uitgewisseld, hebben bedrijven de keuze om ze in fysieke vorm te bewaren of ze te digitaliseren en elektronisch te archiveren. Met andere woorden, omdat digitalisering voor papieren documenten optioneel is en niet verplicht, is het bewaren van fysieke versies geen probleem.

Als een bedrijf daarentegen papieren facturen als digitale gegevens wil bewaren, kan dit worden gedaan door middel van “scanneropslag” onder de Wet op het bewaren van elektronische boeken. Scanneropslag is een methode waarbij transactiegegevens, zoals gedrukte facturen, worden gescand en opgeslagen als elektronische gegevens in overeenstemming met specifieke voorwaarden die zijn vastgesteld door de NTA.

Omgaan met facturen in elektronische vorm

Zoals hierboven vermeld, moeten elektronische transactiedocumenten in digitale vorm blijven, wat betekent dat elke partij de gegevens in het oorspronkelijke elektronische formaat moet bewaren.

Hieronder staan enkele van de belangrijkste soorten elektronische transacties. Deze vallen allemaal onder de Wet op het bewaren van elektronische boeken, dus controleer of de transacties van je bedrijf onder een van deze categorieën vallen:

• Documenten toevoegen aan e-mails
  
• Bestanden downloaden van websites
  
• Documenten die via de cloud worden uitgewisseld
  
• Kaartgegevens (bijv. creditcardafschriften, IC-kaartbetalingsgegevens)
  
• Gegevens opgeslagen op fysieke media zoals dvd's
  
• EDI-transacties (elektronische gegevensuitwisseling), een systeem voor het elektronisch en automatisch uitwisselen van zakelijke documenten tussen bedrijven en organisaties
  

Voordelen van ondersteuning van zowel het factuursysteem als de Wet op het bewaren van elektronische boeken

Simpel gezegd betekent ondersteuning van beide kaders tegelijkertijd dat het werk met facturen wordt omgezet naar elektronische gegevens.

Zoals vermeld in het gedeelte “Factuuropslagmethoden die voldoen aan de Wet op het bewaren van elektronische boeken”, kunnen documenten die aanvankelijk als papieren kopieën werden uitgewisseld, ook als digitale bestanden worden bewaard. Deze verandering biedt een ideale gelegenheid voor organisaties die tot nu toe op papier vertrouwden om over te stappen op papierloze workflows en hun backofficeprocessen te verbeteren.

Hoewel het factuursysteem en de Wet op het bewaren van elektronische boeken verschillend zijn, zijn het twee wettelijke kaders met betrekking tot facturen. Daarom ondersteunen de meeste financiële platforms die door bedrijven worden gebruikt beide.

Bij het verwerken van digitale gegevens moet je je houden aan de eisen van de wet. Maar door alle factuuractiviteiten te digitaliseren en centraliseren, kun je niet alleen facturen uitgeven en opslaan, maar ook de bedrijfsvoering, het gegevensbeheer en de boekhouding vereenvoudigen, waardoor al deze taken efficiënter worden en je uiteindelijk tijd bespaart.

Uw bedrijf kan bijvoorbeeld de onderstaande problemen oplossen door over te stappen op elektronische facturatie:

• Door het automatiseren van het aanmaken van facturen worden menselijke fouten, zoals fouten bij het invoeren van gegevens en weglatingen, voorkomen.
  
• Door aan de normen van twee wettelijke systemen tegelijk te voldoen in plaats van afzonderlijk, verminder je de tijd en moeite die nodig is voor facturatie.
  
• Door het bewaren van elektronische gegevens te standaardiseren, hoef je niet meer te kiezen tussen verschillende opslagopties (papieren en digitale).
  

Op deze manier verbetert de introductie van een platform dat tegelijkertijd aan beide systemen voldoet de productiviteit en efficiëntie van de hele organisatie.

De efficiëntie van factuuradministratie verbeteren

In dit artikel hebben we de relatie tussen het factuursysteem en de Wet op het bewaren van elektronische boeken uiteengezet.

Om aan de huidige regelgeving te voldoen, moeten zowel de verkoper als de koper passende maatregelen nemen. Met name verkopers die verantwoordelijk zijn voor het opstellen en versturen van facturen moeten ervoor zorgen dat elke stap – van uitgifte tot bewaring – soepel en efficiënt verloopt. Het is daarom van het grootste belang om een platform te introduceren dat beide kaders ondersteunt en om vooraf de nodige infrastructuur op te zetten.

Overweeg bij het maken van facturen ook om online tools te gebruiken die de workflow verbeteren, zoals automatische functies voor het berekenen van verbruiksbelasting en boekhoudsoftware, omdat deze erg handig zijn. Het factuursysteem en de Wet op het bewaren van elektronische boeken stellen elk specifieke eisen aan de verwerking van documenten, dus bedrijven moeten zich van tevoren voorbereiden om aan beide wettelijke systemen te voldoen. Zodra de voorbereiding is voltooid en de implementatie aan de gang is, moeten de financiële processen soepel verlopen.

De voordelen van Stripe Invoicing

Stripe Invoicing, aangeboden door Stripe, ondersteunt zowel het facturatiesysteem als de Wet op het bewaren van elektronische boeken, waardoor bedrijven facturen op de juiste manier kunnen uitgeven en opslaan met behulp van automatische generatie. Bovendien biedt het alle functies met betrekking tot facturatieworkflows, zoals debiteurenbeheer, incasso en transactiereconciliatie, waardoor bedrijven hun backofficeprocessen kunnen verbeteren en efficiënter kunnen maken.

Stripe Invoicing maakt je debiteurenbeheer ook makkelijker, van het maken van facturen tot het innen van betalingen. Of je nu eenmalige of terugkerende facturen beheert, Stripe helpt bedrijven sneller betaald te worden en hun activiteiten te stroomlijnen:

• Automatiseer debiteurenbeheer: Maak eenvoudig professionele facturen aan, pas ze aan en verstuur ze - geen codering vereist. Stripe houdt automatisch de factuurstatus bij, stuurt betalingsherinneringen en verwerkt terugbetalingen, zodat je je cashflow onder controle kunt houden.
  
• De cashflow versnellen:Verminder het aantal dagen dat verkopen uitstaan (DSO) en krijg sneller betaald met geïntegreerde wereldwijde betalingen, automatische herinneringen en AI-ondersteunde aanmaningstools waarmee je meer inkomsten kunt innen.
  
• Verbeter de klantervaring: Bied een moderne betaalervaring met support voor 25+ talen, 135+ valuta's en 100+ betaalmethoden. Facturen zijn eenvoudig te openen en te betalen via een self-service klantenportaal.
  
• Verminder de werkdruk op je back-office: Genereer facturen in enkele minuten en verminder de tijd die je kwijt bent aan incasso's door middel van automatische herinneringen en een Stripe-hosted betaalpagina voor facturen.
  
• Integreer met je bestaande systemen: Stripe Invoicing integreert met populaire boekhoud- en enterprise resource planning (ERP)-software, zodat je systemen synchroon blijven en je minder handmatig gegevens hoeft in te voeren.
  

[Meer informatie () over hoe Stripe je debiteurenbeheerproces kan vereenvoudigen, of hoe je vandaag nog aan de slag kunt.