日本于 2023 年 10 月 1 日实施了“发票制度”。2024 年 1 月 1 日起，根据《关于计算机生成的国家税务相关账簿和文件保存方法的特别规定法》（又称《电子账簿保存法》），电子数据的存储成为强制性要求。

根据发票制度开具的文件（即合格发票）要求买方提供支持性记录，以申领消费税额减免，且这些文件必须依照《电子账簿保存法》进行保存和管理。

本文将阐述日本发票制度与《电子账簿保存法》之间的关系，介绍符合法律规定的发票保留方法，并最终说明同时遵守两项法规的优势。请注意，在本指南中，“发票”一词统一指代“合格发票”。

本文内容

• 什么是发票制度（包含合格发票的存储方法等）？
  
• 什么是《电子账簿保存法》？
  
• 发票制度与《电子账簿保存法》的关系
  
• 符合《电子账簿保存法》的发票存储方法
  
• 同时支持发票制度和《电子账簿保存法》的优势
  
• 提高发票工作的效率
  
• Stripe Invoicing 如何提供帮助
  

什么是发票制度（包含合格发票的存储方法等）？

合格发票制度支持跨多个消费税率的进项税额减免，适用于需计算消费税的企业。

发票上需包含的详细信息

与发票制度实施前使用的按税率分类发票相比，所需的具体信息已变得更加详尽。

该制度还包括简化发票，其法律效力与标准发票相同，尽管仅某些行业接受其使用。请参阅以下各项内容的详细说明：

在发票制度下，“发票”是用于申请应用进项税额减免的任何支持性文件的统称，可接受的文件包括收据、采购单、送货单和采购声明。

系统不设置特定格式，只要记录符合其标准即可灵活使用。但是，要获得进项税额减免的资格，必须使用合格发票格式正确反映买方的信息。

由合格注册人开具

只有事先在发票制度下注册为“合格发票开具者”的企业才被允许开具发票；未注册的企业无权开具发票。已在日本国税厅 (NTA) 网站上注册为合格发票开具者的经营者将被分配一个发票制度注册编号。

请注意，包括独资经营者在内的免征税经营者也有资格注册。但需注意，一旦注册，他们将自动成为应税经营者，并需要缴纳消费税。因此，独资经营者在决定是否注册时，需仔细权衡发票制度带来的优势与劣势。如果选择注册，就必须谨慎管理税款缴纳，以避免对利润造成任何负面影响。

什么是《电子账簿保存法》？

《电子账簿保存法》是一部规定了与国家税收相关的会计账簿及交易类文件（如发票、收据）等数字数据存储方式的法律。

以数字形式存储交易记录

如前所述，从 2024 年 1 月起，《电子账簿保存法》要求“电子交易”（即通过电子邮件或云服务作为数字数据交换的发票和收据），必须作为数字记录进行存档。

《电子账簿保存法》要求

在保留数字信息时，关键是要以符合《电子账簿保存法》要求的方式进行存储。这些要求可能因企业规模而异，因此在了解适用的保存规则之前，建议先查阅NTA 的专用网站。此外，Stripe 编写的《电子账簿保存法》指南也提供了有关标准的详细说明。

发票制度与《电子账簿保存法》的关系

发票制度和《电子账簿保存法》是两个独立的框架。然而，系统内管理的所有文件——例如发票和收据——均被归类为受该法管辖的交易记录。因此必须按照该法规进行处理和保留。正如“什么是《电子账簿保存法》”部分所述，以电子方式开具或接收的发票必须保持为数字数据，而非纸质形式。

因此，《电子账簿保存法》与发票制度密切相关，并对其产生重大影响，决定了文件必须如何根据其数据保留标准进行存储。如果不遵守该法，买方将无法享受进项税所得减免。卖方和买方都应遵守发票制度，并保留符合《电子账簿保存法》要求的记录。

符合《电子账簿保存法》的发票存储方法

发票制度并未设定存储发票的具体规则，这可能意味着企业既可保存硬拷贝也可保存电子版本。但如前所述，发票同时受《电子账簿保存法》监管，因此其保存方式必须同时符合该法律与发票制度的要求。

处理纸质发票

对于最初以纸质形式交换的发票，企业可以选择将其以物理形式保留，或进行数字化并以电子方式归档。换句话说，由于纸质文件的数字化是可选而非强制性的，因此保留纸质版本不会造成问题。

另一方面，如果企业希望将纸质发票作为数字数据保存，可以通过《电子账簿保存法》规定的“扫描存储”方式实现。扫描存储是指将纸质交易记录（如打印的发票）扫描成电子数据，并按照 NTA 规定的特定条件进行存储。

处理电子发票

如上所述，电子交易文件必须保持为数字形式，这意味着各方都必须保留其原始的电子格式。

以下是几种主要类型的电子交易。所有这些都受《电子账簿保存法》约束，因此请务必确认贵公司的交易是否属于以下任何类别：

• 将文档附加到电子邮件中
  
• 从网站下载文件
  
• 通过云交换的文档
  
• 银行卡信息（如信用卡对账单、IC 卡支付数据等）
  
• 保存到 DVD 等物理介质的数据
  
• EDI（电子数据交换）交易，一种在公司和组织之间以电子方式自动交换商业文件的系统
  

同时支持发票制度和《电子账簿保存法》的优势

简单来说，同时支持这两个框架意味着将发票工作过渡到电子数据处理。

如“符合《电子账簿保存法》的发票存储方法”部分所述，最初以硬拷贝形式交换的记录也可以作为数字文件保存。这一变化为企业提供了绝佳机会，使其能够从依赖纸质文件的传统流程转向无纸化工作流，并优化后台业务流程。

尽管发票制度和《电子账簿保存法》有所不同，但两者都是与发票相关的法律框架。因此，大多数由企业运营方推出的财务平台都能够同时支持这两者。

在处理数字数据时，必须遵守《电子账簿保存法》的相关要求。然而，通过将发票相关活动进行数字化和集中化管理，您不仅可以开具和存储发票，还能简化运营、数据管理和会计等各项任务，从而节省时间和人力成本。

例如，您的公司可以通过转向电子发票来解决以下问题：

• 自动创建发票可避免人为错误，例如数据输入错误和遗漏。
  
• 同时满足两个法律体系的标准（而非只满足其一），可减少开具发票所需的时间和精力。
  
• 通过以标准化电子数据进行存档，消除了多种存储方式（硬拷贝和数字）并存的复杂性。
  

通过这种方式，引入一个同时符合这两个系统的平台，将提升整个组织的生产力和工作效率。

提高发票工作的效率

在本文中，我们概述了发票制度与《电子账簿保存法》之间的关系。

为遵守当前法规，卖方和买方都需采取适当措施。特别是负责创建和交付发票的卖方，必须确保从开票到归档的每一个环节都能顺畅高效地运行。因此，提前引入一个同时支持这两个框架的平台并建立必要的基础设施至关重要。

此外，在创建发票时，建议引入能提升流程效率的在线工具，例如自动消费税计算功能以及会计软件，这些工具非常便捷。发票制度和《电子账簿保存法》各自对文件处理设定了具体要求，因此企业必须提前做好准备，以同时满足两项法律要求。一旦准备工作完成，实施工作也已展开，财务流程就需要顺利进行。

Stripe Invoicing 如何提供帮助

Stripe Invoicing 由 Stripe 提供，支持发票制度和《电子账簿保存法》，使企业能够通过自动生成功能正确地开具和存储发票。此外，它还提供了一系列与计费流程相关的功能，如应收账款管理、付款收款和交易对账，有助于优化后台流程，实现更加顺畅和高效的运营。

Stripe Invoicing 也简化了从创建发票到收款的应收账款 (AR) 流程。无论您是管理一次性计费还是定期计费，Stripe 都能帮助企业加快回款并简化运营：

• 自动化应收账款： 轻松创建、自定义和发送专业发票——无需代码。Stripe 会自动跟踪发票状态、发送支付提醒并处理退款，助您随时掌握现金流。
  
• 加速现金流： 通过集成的全球支付、自动提醒和人工智能驱动的催款工具，减少应收账款周转天数 (DSO)，并更快地收款，帮助您挽回更多收入。
  
• 增强客户体验： 提供现代化的支付体验，支持 25 种以上语言、135 种以上货币和 100 种以上支付方式。客户可通过自助服务门户轻松访问和支付发票。
  
• 减少后台工作量： 在几分钟内生成发票，并通过自动提醒和 Stripe 托管发票支付页面减少催款时间。
  
• 与现有系统集成： Stripe Invoicing 与流行的会计和企业资源规划 (ERP) 软件集成，助您保持系统同步，减少手动数据录入工作量。
  

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