Le Japon a mis en place son nouveau système de facturation le 1er octobre 2023. Le 1er janvier 2024, le stockage des données électroniques est devenu obligatoire en vertu de la loi sur les dispositions spéciales concernant les méthodes de conservation des livres et documents liés à l’impôt national préparés au moyen d’ordinateurs (aussi connue sous le nom de « Electronic Books Preservation Act »).

Les documents délivrés conformément au système de facturation (factures qualifiées) exigent que les clients fournissent des pièces justificatives pour demander des réductions d’impôt sur les achats, et qu’ils conservent et entretiennent ces documents conformément à l’Electronic Books Preservation Act.

Cet article décrit la relation entre le système de facturation japonais et l’Electronic Books Preservation Act, et explique comment conserver ses factures conformément à la loi. Enfin, nous expliquerons les avantages de se conformer aux deux. Veuillez noter que, tout au long de ce guide, le terme « facture » fait uniformément référence aux « factures qualifiées ».

Sommaire de cet article

• Qu’est-ce que le système de facturation (méthodes de stockage des factures qualifiées, etc.) ?
  
• Qu’est-ce que l’Electronic Books Preservation Act ?
  
• Lien entre le système de facturation japonais et l’Electronic Books Preservation Act
  
• Méthodes de stockage des factures conformes à l’Electronic Books Preservation Act
  
• Avantages de la conformité au système de facturation et à l’Electronic Books Preservation Act
  
• Amélioration de l’efficacité des tâches liées à la facturation
  
• Comment Stripe Invoicing peut vous aider
  

Qu’est-ce que le système de facturation (méthodes de stockage des factures qualifiées, etc.) ?

Le système de facturation qualifiée permet d’obtenir des réductions d’impôt en amont sur plusieurs taux de consommation et s’applique lorsque les entreprises soumises à la taxe sur la consommation calculent son montant.

Détails requis à inclure sur les factures

Par rapport aux factures classifiées par taux qui étaient utilisés avant le système de facturation, les spécificités requises sont devenues plus nombreuses.

Le système comprend également les factures simplifiées qui ont la même efficacité juridique que les factures standards, bien que seules certaines industries acceptent leur utilisation. Reportez-vous à ce qui suit pour plus de détails sur chaque élément :

Avec le système de facturation, le terme « facture » désigne collectivement tout document justificatif utilisé pour appliquer les réductions d’impôt en amont, ce qui comprend les reçus, bons d'achat, bons de livraison et relevés d'achat.

Le système ne définit pas de format spécifique, ce qui permet une certaine flexibilité tant que les documents répondent à ses critères. Cependant, pour être admissible aux réductions d’impôt en amont, il est nécessaire d’utiliser un format de facture qualifiée qui reflète correctement les informations du client.

Délivrance par des inscrits qualifiés

Seules les entreprises enregistrées à l’avance en tant qu’émetteur de facture qualifiée dans le système de facturation sont autorisés à distribuer des factures ; celles qui n’ont pas d’immatriculation n’étant pas autorisées à le faire. Les opérateurs inscrits en tant qu’émetteurs de factures qualifiées sur le Site Web de l’Agence nationale des impôts (NTA) se voient attribuer un Numéro d’immatriculation du système de facturation.

Notez que les exploitants exonérés de taxes, y compris les propriétaires uniques, sont éligibles. Cela dit, une fois inscrits, ils deviennent automatiquement des opérateurs soumis aux taxes et sont donc tenus de payer des taxes sur la consommation. Par conséquent, les propriétaires uniques doivent peser soigneusement les avantages et les inconvénients de l’adhésion au système de facturation. S’ils choisissent de s’inscrire, ils doivent gérer soigneusement les transferts de fonds pour éviter tout impact négatif sur leurs bénéfices.

Qu’est-ce que l’Electronic Books Preservation Act ?

L’Electronic Books Preservation Act (loi sur la préservation des livres électroniques) est une loi qui définit les méthodes de stockage des données numériques pour les livres et registres comptables relatifs aux prélèvements nationaux et pour les documents liés aux transactions (tels que les factures et les reçus).

Stockage des transactions sous forme numérique

Comme indiqué précédemment, à partir de janvier 2024, l’Electronic Books Preservation Act exige que les « transactions électroniques », à savoir les factures et les reçus échangés sous forme de données numériques par e-mail ou dans le cloud, soient archivées en tant qu’enregistrements numériques.

Exigences de l’Electronic Books Preservation Act

Lors de la conservation d’informations numériques, il est essentiel de les stocker d’une manière qui satisfait aux exigences de l’Electronic Books Preservation Act. Celles-ci peuvent varier en fonction de la taille de l’entité, il est donc important de vérifier au préalable le Site spécial de la NTA pour comprendre les règles de conservation applicables. De plus, le guide de Stripe sur l’Electronic Books Preservation Act fournit plus de détails sur ces normes.

Lien entre le système de facturation japonais et l’Electronic Books Preservation Act

Le système de facturation et l’Electronic Books Preservation Act sont des cadres distincts. Néanmoins, tous les documents gérés dans le système, comme les factures et les reçus, sont classés comme des enregistrements de transaction assujettis à la loi. Par conséquent, ils doivent être traités et conservés conformément cette dernière. Comme nous l’avons mentionné dans la section « Qu’est-ce que l’Electronic Books Preservation Act ? », les factures émises ou reçues par voie électronique doivent rester des données numériques plutôt que d’être conservées sur papier.

Par conséquent, l’Electronic Books Preservation Act est étroitement lié au système de facturation et a un impact significatif sur celui-ci, influençant la façon dont les documents doivent être sauvegardés conformément à ses normes de conservation des données. Si vous ne vous conformez pas à la loi et que les factures sont mal conservées, le client n’est plus admissible à ses réductions d’impôt en amont. Les marchands et les clients sont donc tenus de respecter le système de facturation et de tenir des registres conformes à l’Electronic Books Preservation Act.

Méthodes de stockage des factures conformes à l’Electronic Books Preservation Act

Le système de facturation ne fixe pas de règles particulières pour le stockage des factures, ce qui pourrait suggérer qu’il est possible de choisir entre la conservation de copies papier ou de versions numériques. Cela dit, comme indiqué précédemment, les factures relèvent de l’Electronic Books Preservation Act et doivent donc être conformes à la fois vis-à-vis de cette loi et du système de facturation.

Traitement des factures sous format papier

Pour les factures initialement échangées sur papier, les entreprises ont la possibilité soit de les conserver sous forme physique, soit de les numériser et de les archiver électroniquement. En d’autres termes, la numérisation étant facultative plutôt qu’obligatoire pour les documents papier, la conservation des versions physiques ne pose aucun problème.

D’autre part, si une entreprise souhaite conserver les factures papier en tant que données numériques, elle peut le faire par le biais du « stockage par scanner » en vertu de l’Electronic Books Preservation Act. Le stockage par scanner est une méthode de numérisation des enregistrements liés aux transactions, tels que les factures imprimées, et de leur stockage en tant que données électroniques conformément aux conditions spécifiques stipulées par la NTA.

Traitement des factures sous format électronique

Comme mentionné ci-dessus, les documents de transaction électroniques doivent rester sous forme numérique, ce qui signifie que chaque partie doit conserver les données dans leur format électronique d’origine.

Vous trouverez ci-dessous quelques-uns des principaux types de transactions électroniques. Tous ces éléments sont soumis à l’Electronic Books Preservation Act, alors assurez-vous de vérifier si les transactions de votre entreprise entrent dans l’une de ces catégories :

• Documents joints à des courriels
  
• Fichiers téléchargés à partir de sites Web
  
• Documents échangés sur le cloud
  
• Informations de carte (p. ex., relevés de cartes de crédit, données de paiement par carte IC)
  
• Données enregistrées sur des supports physiques tels que des DVD
  
• Transactions EDI (échange de données informatisé), un système d’échange électronique automatique de documents orientés entreprise entre les entreprises et les organisations
  

Avantages de la conformité au système de facturation et à l’Electronic Books Preservation Act

En bref, la prise en charge des deux cadres en même temps indique la transition des activités de facturation vers l’utilisation de données électroniques.

Comme indiqué dans la section « Méthodes de stockage des factures conformes à l’Electronic Books Preservation Act », les documents initialement échangés sous forme de copies papier peuvent également être conservés sous format numérique. Ce changement représente une occasion idéale pour les organisations qui se sont appuyées sur le papier de passer à des flux de travail sans papier et d’améliorer leurs processus de back-office.

Bien que le système de facturation et l’Electronic Books Preservation Act soient différents, il s’agit de deux cadres juridiques relatifs aux factures. Pour cette raison, la plupart des plateformes financières introduites par des gestionnaires entreprises sont capables de prendre en charge les deux.

Lors du traitement de données numériques, il est nécessaire de respecter les exigences de la loi. Pourtant, en numérisant et en centralisant toutes les activités liées aux factures, vous pouvez non seulement les émettre et les stocker, mais aussi simplifier les opérations, la gestion des données et les tâches comptables, ce qui rend toutes ces tâches plus efficaces et, en fin de compte, vous fait gagner du temps.

Par exemple, votre entreprise peut résoudre les problèmes ci-dessous en passant à la facturation électronique :

• L’automatisation de la création de factures permet d’éviter les erreurs humaines, telles que les erreurs de saisie de données et les omissions.
  
• En répondant aux normes de deux systèmes juridiques ensemble plutôt qu’individuellement, vous réduisez le temps et les efforts nécessaires à la facturation.
  
• En normalisant la conservation des données électroniques, la coexistence de plusieurs options de stockage (papier et numérique) est éliminée.
  

De cette façon, l’introduction d’une plateforme qui respecte simultanément les deux systèmes améliorera la productivité et l’efficacité de l’ensemble de l’organisation.

Amélioration de l’efficacité des tâches liées à la facturation

Dans cet article, nous avons exposé le lien entre le système de facturation japonais et l’Electronic Books Preservation Act.

Pour suivre la réglementation en vigueur, le marchand comme le client doivent prendre les mesures appropriées. En particulier, les marchands responsables de la création et de la livraison des factures doivent s’assurer que chaque étape, de l’émission à la rétention, se déroule de manière fluide et efficace. Par conséquent, il est de la plus haute importance d’introduire une plateforme qui soutient les deux cadres simultanément, et d’établir l’infrastructure nécessaire à l’avance.

De plus, lors de la création de factures, envisagez d’introduire des outils en ligne qui améliorent le flux de travail, tels que les fonctions de calcul automatique de la taxe sur la consommation et les logiciels de comptabilité, car ils sont très pratiques. Le système de facturation et l’Electronic Books Preservation Act fixent chacun des exigences spécifiques pour le traitement des documents, de sorte que les entreprises doivent se préparer à l’avance pour se conformer aux deux systèmes juridiques. Une fois la préparation terminée et la mise en œuvre en cours, les processus financiers doivent se dérouler sans heurts.

Comment Stripe Invoicing peut vous aider

Stripe Invoicing, fourni par Stripe, prend en charge à la fois le système de facturation et l’Electronic Books Preservation Act, permettant aux entreprises d’émettre et de stocker des factures de manière appropriée grâce à la génération automatique. De plus, en fournissant toutes les fonctions liées aux flux de travail facturation, tels que la gestion des comptes clients, l’encaissement des paiements et le rapprochement des transactions, les opérations peuvent améliorer leurs processus de back-office pour être plus fluides et plus efficaces.

Stripe Invoicing simplifie également votre processus de gestion des créances clients (AR), de la création de la facture à l’encaissement du paiement. Que vous gériez une facturation ponctuelle ou récurrente, Stripe aide les entreprises à se faire payer plus rapidement et à rationaliser leurs opérations :

• Automatisation de votre gestion des comptes clients : Créez, personnalisez et envoyez facilement des factures professionnelles, sans codage. Stripe suit automatiquement l’état des factures, envoie des rappels de paiement et traite les remboursements, vous permettant ainsi de maîtriser votre flux de trésorerie.
  
• Accélération des flux de trésorerie : Réduisez le délai d'encaissement des ventes (DSO) et soyez payé plus rapidement grâce aux paiements globaux intégrés, aux rappels automatiques et aux outils de relance alimentés par l'IA qui vous aident à recouvrer davantage de revenus.
  
• Amélioration de l'expérience client : Offrez une expérience de paiement moderne avec la prise en charge de plus de 25 langues, 135 devises et 100 modes de paiement. Les factures sont facilement accessibles et payables via un portail client en libre-service.
  
• Réduction de la charge de travail du back-office : Générez des factures en quelques minutes et réduisez le temps consacré au recouvrement grâce à des rappels automatiques et à une page de paiement des factures hébergée par Stripe.
  
• Intégration de Stripe Invoicing à vos systèmes existants : Stripe Invoicing s'intègre aux logiciels de comptabilité et de planification des ressources de l'entreprise (ERP) les plus répandus, ce qui vous permet de synchroniser vos systèmes et de réduire les saisies manuelles de données.
  

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