Japan implementerade fakturasystemet den 1 oktober 2023. Den 1 januari 2024 blev lagring av elektroniska data obligatoriskt enligt lagen om särskilda bestämmelser om bevarandemetoder för böcker och dokument relaterade till nationell beskattning med hjälp av datorer (även kallat "Electronic Books Preservation Act").

Dokument som utfärdas i enlighet med fakturasystemet (kvalificerade fakturor) kräver att köpare tillhandahåller styrkande handlingar för att göra anspråk på avdrag för moms, och de måste bevaras och underhållas i enlighet med Electronic Books Preservation Act.

I den här artikeln beskrivs förhållandet mellan Japans fakturasystem och Electronic Books Preservation Act och introducerar tillvägagångssätten för att lagra fakturor i enlighet med lagen. Slutligen förklarar vi fördelarna med att följa båda. Observera att termen "faktura" i den här guiden enhetligt hänvisar till "kvalificerade fakturor".

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är fakturasystemet (lagringsmetoder för kvalificerade fakturor osv.)?
  
• Vad är Lagen om bevarande av elektronisk bokföring?
  
• Förhållandet mellan fakturasystemet och Electronic Books Preservation Act
  
• Lagringsmetoder för fakturor som uppfyller kraven i Electronic Books Preservation Act
  
• Fördelar med att stödja både fakturasystemet och Electronic Books Preservation Act
  
• Effektivisera fakturaarbetet
  
• Så kan Stripe Invoicing hjälpa dig
  

Vad är fakturasystemet (lagringsmetoder för kvalificerade fakturor osv.)?

Systemet med kvalificerade fakturor gör det möjligt att dra av ingående skatt på flera konsumtionssatser och tillämpas när företag som är skyldiga att betala moms beräknar sina belopp.

Obligatoriska uppgifter att inkludera på fakturor

Jämfört med de skatteklassificerade fakturor som användes före fakturasystemet har de obligatoriska uppgifterna blivit mer omfattande.

Systemet omfattar också förenklade fakturor som har samma juridiska verkan som standardfakturor, även om endast vissa branscher godtar att de används. Se följande för mer information om varje objekt:

I fakturasystemet avser ”faktura” gemensamt all styrkande dokumentation som används för att göra avdrag för ingående skatt – godtagbara alternativ inkluderar inkomster, kvitton, följesedlar och inköpsutdrag.

Systemet har inget särskilt format, vilket ger flexibilitet så länge bokföringen uppfyller dess kriterier. För att vara berättigad till avdrag för ingående skatt måste man dock använda ett kvalificerat fakturaformat som korrekt återspeglar köparens information.

Utfärdande av behöriga registrerade utfärdare

Endast företag som är registrerade i förväg som godkända fakturautfärdare enligt fakturasystemet får utfärda fakturor. De utan registrering är obehöriga att göra det. Operatörer som är registrerade som kvalificerade fakturautfärdare på den nationella skattemyndighetens (NTA) webbplats tilldelas ett registrering nummer i fakturasystemet.

Observera att avgiftsbefriade aktörer, inklusive enskilda firmor, är behöriga att registrera sig. När de väl har registrerat sig blir de dock automatiskt skattepliktiga aktörer och måste betala konsumtionsskatt. Enskilda firmor måste därför noggrant väga för- och nackdelar med att följa fakturasystemet mot varandra. Om de väljer att registrera sig måste de hantera penningöverföringar noggrant för att undvika negativ inverkan på sina vinster.

Vad är Lagen om bevarande av elektronisk bokföring?

Lagen om bevarande av elektronisk bokföring (Electronic Books Preservation Act) är en lag som fastställer metoder för lagring av digitala data för bokföringsböcker och bokföring som rör nationella avgifter och transaktionsrelaterade dokument (t.ex. fakturor och inkomster).

Spara transaktionen i digital form

Från och med januari 2024 kräver lagen om bevarande av elektronisk bokföring att "elektroniska transaktioner", det vill säga fakturor och inkomster som utbyts som digitala data via e-post eller molnet, måste arkiveras som digitala register.

Krav enligt lagen om bevarande av elektronisk bokföring

När man lagrar digital information är det viktigt att lagra den på ett sätt som uppfyller kraven i Electronic Books Preservation Act. Dessa kan variera beroende på enhetens storlek, så det är viktigt att kontrollera NTA:s särskilda webbplats i förväg för att förstå de tillämpliga lagringsreglerna. Dessutom innehåller Stripes egen guide till Electronic Books Preservation Act detaljerad information om standarderna.

Förhållandet mellan faktura systemet och Electronic Books Preservation Act

Fakturasystemet och lagen om bevarande av elektroniska bokföring är separata ramverk. Alla dokument som hanteras i systemet – t.ex. fakturor och inkomster – klassificeras dock som transaktioner som omfattas av lagen. Följaktligen måste de behandlas och bevaras i efterlevnad av den lagen. Som anges i avsnittet Vad är lagen om bevarande av elektronisk bokföring? måste fakturor som utfärdas eller tas emot elektroniskt förbli digitala data snarare än på papper.

Till följd av detta är Electronic Books Preservation Act nära kopplad till och har en betydande inverkan på fakturasystemet, vilket påverkar hur dokument måste sparat enligt dess datalagringsstandarder. Om du inte efterlever lagen och fakturor sparas på ett felaktigt sätt förlorar köparen rätten till avdrag för ingående skatteavdrag. Säljare och köpare förväntas observera fakturasystemet och föra register som följer Electronic Books Preservation Act.

Lagen om bevarande av elektronisk bokföring – metoder för lagring av fakturor

Fakturasystemet ställer inte upp några särskilda regler för lagring av fakturor, vilket kan tyda på att det är möjligt att spara antingen papperskopior eller digitala versioner. Som tidigare nämnts omfattas fakturor dock av Electronic Books Preservation Act och måste därför vara i linje med både den lagen och fakturasystemet.

Hantera fakturor i pappersform

När det gäller fakturor som initialt byts ut på papper har företag möjlighet att antingen behålla dem i fysisk form eller digitalisera och arkivera dem elektroniskt. Eftersom digitalisering är frivilligt snarare än obligatoriskt för pappersdokument är det med andra ord inga problem att behålla fysiska versioner.

Om ett företag vill behålla pappersfakturor som digitala data kan detta å andra sidan göras genom ”lagring med skanner” enligt Electronic Books Preservation Act. Lagring med skanner är en metod för att skanna transaktionsrelaterade poster, till exempel utskrivna fakturor, och lagra dem som elektroniska data i enlighet med särskilda villkor som fastställs av NTA.

Hantera fakturor i elektronisk form

Som nämnts ovan måste dokument för elektroniska transaktioner förbli i digital form, vilket innebär att varje part måste behålla uppgifterna i sitt ursprungliga elektroniska format.

Nedan följer några av de vanligaste typerna av elektroniska transaktioner. Alla dessa omfattas av Electronic Books Preservation Act, så se till att kontrollera om ditt företags transaktioner faller under någon av dessa kategorier:

• Bifoga dokument till e-postmeddelanden
  
• Ladda ner filer från webbplatser
  
• Dokument som utbyts via molnet
  
• Information om kort (t.ex. kontoutdrag för kreditkort, IC-kortbetalningsinformation)
  
• Data som sparas på fysiska medier som DVD-skivor
  
• EDI-transaktioner (electronic data interchange), ett system för elektroniskt och automatiskt utbyte av företagsorienterade dokument mellan företag och organisationer
  

Fördelar med att stödja både fakturasystemet och Electronic Books Preservation Act

Att stödja de två ramverken samtidigt innebär på enkla villkor att arbetet med fakturor överförs till elektroniska data.

Som anges i avsnittet ”Electronic Books Preservation Act – kompatibla metoder för lagring av fakturor” kan register som ursprungligen utväxlades som papperskopior också sparas som digitala filer. Denna förändring är en idealisk möjlighet för organisationer som har förlitat sig på papper att gå över till pappersfria arbetsflöden och förbättra sina backoffice-processer.

Även om faktura- och bokföringssystemet skiljer sig åt är det två juridiska ramverk som gäller för fakturor. Av den anledningen kan de flesta finansplattformar som introduceras av företag stödja båda.

När man hanterar digitala data måste man följa lagens krav. Men genom att digitalisera och centralisera alla aktiviteter relaterade till fakturor kan man inte bara utfärda och lagra dem, utan också förenkla verksamheten, datahanteringen och bokföringsarbetet, vilket gör alla dessa uppgifter effektivare och i slutändan sparar man tid.

Ditt företag kan till exempel lösa problemen nedan genom att övergå till elektronisk fakturering:

• Automatisering av fakturor förhindrar mänskliga fel som datainmatningsfel och utelämnanden.
  
• Genom att uppfylla standarderna för två juridiska system tillsammans snarare än var för sig minskar du den tid och ansträngning som krävs för fakturering.
  
• Genom att standardisera lagring i elektroniska data elimineras samexistensen av flera lagringsalternativ (papperskopior och digitala).
  

På så sätt kommer en plattform som samtidigt följer de två systemen att förbättra produktiviteten och effektiviteten i hela organisationen.

Effektivisera fakturaarbetet

I den här artikeln beskriver vi förhållandet mellan fakturasystemet och Electronic Books Preservation Act.

För att följa gällande regler måste både säljare och köpare vidta lämpliga åtgärder. I synnerhet måste säljare som ansvarar för att skapa och leverera fakturor se till att varje steg – från utfärdande till lagring – fungerar smidigt och effektivt. Därför är det av yttersta vikt att införa en plattform som stöder de två ramverken tillsammans och att etablera den nödvändiga infrastrukturen i förväg.

När du skapar fakturor bör du också överväga att införa onlineverktyg som förbättrar arbetsflödet, t.ex. funktioner för att automatiskt beräkna konsumtionsskatt och bokföringsprogram, eftersom de är mycket bekväma. Fakturasystemet och lagen om bevarande av elektronisk bokföring ställer specifika krav på dokumenthantering, så företag måste förbereda sig i förväg för att efterleva båda juridiska systemen. När förberedelserna är klara och implementeringen är igång måste ekonomiprocesserna gå smidigt.

Så kan Stripe Invoicing hjälpa dig

Stripe Invoicing, som tillhandahålls av Stripe, stöder både fakturasystemet och Electronic Books Preservation Act, vilket gör det möjligt för företag att utfärda och lagra fakturor på lämpligt sätt med hjälp av automatisk generering. Dessutom, eftersom det tillhandahåller alla funktioner relaterade till faktureringsarbetsflöden, såsom kundreskontrahantering, inkassering av betalningar och avstämning av transaktioner, kan verksamheten förbättra sina backoffice-processer för att bli smidigare och effektivare.

Stripe Invoicing förenklar även behandlingen av kundfordringar – från skapande av fakturor till debitering av betalningar. Oavsett om du hanterar engångsfakturering eller återkommande fakturering hjälper Stripe företag att få betalt snabbare och arbeta mer effektivt:

• Automatisera kundreskontra: Skapa, anpassa och skicka professionella fakturor på ett enkelt sätt – ingen kodning krävs. Stripe spårar fakturastatus, skickar påminnelser om betalningar och behandlar återbetalningar, vilket hjälper dig att hålla koll på kassaflödet.
  
• Accelerera kassaflödet: Minska den genomsnittliga kredittiden och få betalt snabbare med integrerade globala betalningar, automatiska påminnelser och AI-drivna dunningverktyg som hjälper dig att återvinna mer intäkter.
  
• Förbättra kundupplevelsen: Leverera en modern betalningsupplevelse med stöd för över 25 språk, över 135 valutor och över 100 betalningsmetoder. Fakturor är enkla att komma åt och betala via en kundportal med självbetjäning.
  
• Minska arbetsbelastningen på kontoret: Skapa fakturor på några minuter och minska tiden som läggs på indrivning genom automatiska påminnelser och en Stripe-baserad sida för fakturabetalning.
  
• Integrera med dina befintliga system: Stripe Invoicing integreras med populär bokföringsprogramvara och affärssystem (ERP), vilket hjälper dig att hålla systemen synkroniserade och minska behovet av manuell datainmatning.
  

Läs mer om hur Stripe kan förenkla din process för kundfordringar, eller börja i dag.