O Japão implementou o Sistema de Faturamento em 1º de outubro de 2023. Em 1º de janeiro de 2024, o armazenamento de dados eletrônicos tornou-se obrigatório nos termos da Lei sobre Disposições Especiais relativas aos Métodos de Preservação de Livros e Documentos Relacionados a Impostos Nacionais Preparados por Meios Informáticos (também conhecida como “Lei de Preservação de Livros Eletrônicos”).

Os documentos emitidos de acordo com o Sistema de Faturas (faturas qualificadas) exigem que os compradores forneçam registros comprobatórios para reclamações de crédito de imposto, e devem ser mantidos e conservados de acordo com a Lei de Preservação dos Livros Eletrônicos.

Neste artigo vamos descrever a relação entre o Sistema de Faturas do Japão e a Lei de Preservação de Livros Eletrônicos, e apresentar as abordagens para manter faturas em conformidade com a lei. Por fim, explicamos as vantagens de cumprir ambas. Note que, em todo este artigo, o termo "fatura" se refere uniformemente a "faturas qualificadas".

O que vamos abordar neste artigo?

• O que é o Sistema de Faturas (métodos de armazenamento para faturas qualificadas, etc.)?
  
• O que é a Lei de Preservação de Livros Eletrônicos
  
• Relação entre o Sistema de Faturas e a Lei de Preservação dos Livros Eletrônicos
  
• Métodos de armazenamento de faturas em conformidade com a Lei de Preservação dos Livros Eletrônicos
  
• Vantagens de ser compatível tanto com o Sistema de Faturas quanto com a Lei de Preservação de Livros Eletrônicos
  
• Melhorar a eficiência do trabalho de faturamento
  
• Como o Stripe Invoicing pode ajudar
  

O que é o Sistema de Faturas (métodos de armazenamento para faturas qualificadas, etc.)?

O Sistema de Faturas Qualificadas permite crédito de imposto a montante em várias taxas de consumo e aplica-se quando empresas sujeitas a impostos sobre o consumo calculam seus valores.

Dados obrigatórios a incluir nas faturas

Em comparação com as faturas classificadas por taxa que eram utilizadas antes do Sistema de Faturas, as especificidades exigidas se tornaram mais extensas.

O sistema também inclui faturas simplificadas que têm a mesma eficácia jurídica que as faturas padrão, embora apenas determinados setores aceitem a sua utilização. Consulte o seguinte para obter detalhes sobre cada item:

No âmbito do Sistema de Faturas, “fatura” refere-se coletivamente a qualquer documentação comprobatória utilizada para aplicar créditos tributados a montante. As opções aceitáveis incluem rendimentos, guias de compra, notas de entrega e extratos de compra.

O sistema não define um formato específico, permitindo flexibilidade desde que os registros atendam aos seus critérios, no entanto, para se qualificar para os crédito de imposto a montante, é necessário usar um formato de fatura qualificado que reflita corretamente as informações do comprador.

Emissão por cadastrantes qualificados

Somente as empresas registradas antecipadamente como emissoras qualificadas de faturas no âmbito do Sistema de Faturas podem emiti-las, portanto as empresas sem cadastro não são autorizadas a fazê-lo. Os operadores registrados como emissores qualificados de faturas no site da Agência Tributária Nacional (NTA) recebem um número de cadastro do Sistema de Faturas.

Note que os operadores isentos de tributação, incluindo os empresários individuais, são elegíveis para se registrar. Por isso, uma vez inscritos, tornam-se automaticamente operadores tributáveis e são obrigados a pagar impostos sobre o consumo. Dessa forma, os empresários individuais precisam avaliar cuidadosamente as vantagens e desvantagens da adesão ao Sistema de Faturas, pois se optarem por se registrar, devem gerir cuidadosamente as remessas para evitar qualquer impacto negativo nos seus lucros.

O que é a Lei de Preservação de Livros Eletrônicos?

A Lei de Preservação de Livros Eletrônicos é uma lei que estipula métodos de armazenamento de dados digitais para livros contábeis e registros relacionados a taxas nacionais e documentos relacionados a transação (como faturas e rendimentos).

Armazenamento de transações em formato digital

Como mencionado anteriormente, a partir de janeiro de 2024, a Lei de Preservação de Livros Eletrônicos exige que “transações eletrônicas”, ou seja, faturas e rendimentos trocados como dados digitais via e-mail ou na nuvem, sejam arquivados como registros digitais.

Requisitos da Lei de Preservação de Livros Eletrônicos

Ao reter informações digitais, é fundamental armazená-las de uma forma que cumpra os requisitos da Lei de Preservação de Livros Eletrônicos. Eles podem variar dependendo do tamanho da entidade, por isso é importante verificar com antecedência o site dedicado da NTA para entender as regras de retenção aplicáveis. Além disso, o próprio guia da Stripe sobre a Lei de Preservação de Livros Eletrônicos fornece detalhes sobre as normas.

Relação entre o Sistema de Faturas e a Lei de Preservação dos Livros Eletrônicos

O Sistema de Faturas e a Lei de Conservação de Livros Eletrônicos são estruturas separadas. No entanto, todos os documentos gerenciados dentro do sistema, como faturas e rendimentos, são classificados como registros de transação sujeitos à Lei. Portanto, eles devem ser processados e retidos em conformidade com essa lei. Como observado na seção "O que é a Lei de Conservação de Livros Eletrônicos?" as faturas emitidas ou recebidas eletronicamente precisam permanecer como dados digitais e não em papel.

Como resultado, a Lei de Preservação de Livros Eletrônicos está estreitamente ligada e tem um impacto significativo no Sistema de Faturas, influenciando como os documentos devem ser armazenados de acordo com suas normas de retenção de dados. Se você não cumprir a Lei e as faturas forem mantidas incorretamente, o comprador perde a qualificação para suas deduções de impostos a montante. Os vendedores e os compradores devem observar o Sistema de Faturas e manter registros que cumprem a Lei de Preservação de Livros Eletrônicos.

Métodos de armazenamento de faturas em conformidade com a Lei de Preservação de Livros Eletrônicos

O Sistema de Faturas não estabelece regras específicas para o armazenamento de faturas, o que pode sugerir que seja possível manter cópias físicas ou versões digitais, o que, como já foi dito, as faturas se enquadram na Lei de Preservação de Livros Eletrônicos e, portanto, devem estar alinhadas tanto com essa lei quanto com o Sistema de Faturas.

Tratamento de faturas em papel

Para faturas inicialmente fornecidas em papel, as empresas têm a opção de retê-las em formato físico ou digitalizá-las e arquivá-las eletronicamente. Em outras palavras, como a digitalização é opcional e não obrigatória para documentos em papel, a retenção de versões físicas não apresenta problema.

Por outro lado, se uma empresa quiser guardar faturas em papel como dados digitais, isso pode ser feito por meio de “armazenamento de scanner” nos termos da Lei de Preservação de Livros Eletrônicos. O armazenamento de scanner é um método de digitalização de registros relacionados a transações, como faturas impressas, para armazená-los como dados eletrônicos de acordo com as condições específicas estipuladas pela NTA.

Tratamento de faturas em formato eletrônico

Como mencionado acima, os documentos de transação eletrônica devem permanecer em formato digital, o que significa que cada parte deve manter os dados em seu formato eletrônico original.

Abaixo estão alguns dos principais tipos de transações eletrônicas. Todas elas estão sujeitas à Lei de Preservação de Livros Eletrônicos, por isso certifique-se de verificar se as transações da sua empresa se enquadram em alguma destas categorias:

• Anexar documentos a e-mails
  
• Baixar arquivos de sites
  
• Documentos trocados na nuvem
  
• Dados do cartão (por exemplo, extratos de cartão de crédito, dados de pagamento do cartão IC)
  
• Dados salvos em mídia física, como DVDs
  
• Transações EDI (intercâmbio eletrônico de dados), um sistema para o intercâmbio eletrônico e automático de documentos comerciais entre empresas e organizações.
  

Vantagens de apoiar tanto o Sistema de Faturas quanto a Lei de Preservação de Livros Eletrônicos

Em termos simples, ser compatível com as duas estruturas ao mesmo tempo significa fazer a transição dos trabalhos de faturamento para dados eletrônicos.

Como observado na seção “Métodos de armazenamento de faturas em conformidade com a Lei de Preservação de Livros Eletrônicos”, os registros inicialmente trocados como cópias digitais também podem ser mantidos como arquivos digitais. Essa mudança representa uma oportunidade ideal para as organizações que dependem do papel fazerem a transição para fluxos de trabalho sem papel e melhorarem seus processos administrativos.

Embora o Sistema de fatura e a Lei de Conservação de Livros Eletrônicos sejam diferentes, são duas estruturas legais relacionadas a faturas. Por esse motivo, a maioria das plataformas financeiras introduzidas por operadores empresariais é capaz de aceitar ambas.

Ao lidar com dados digitais, é necessário cumprir os requisitos da lei. No entanto, ao digitalizar e centralizar todas as atividades relacionadas a faturas, você pode não apenas emiti-las e armazená-las, mas também simplificar as operações, a gestão de dados e as obrigações contábeis, tornando todas essas tarefas mais eficientes e, em última análise, economizar tempo.

Por exemplo, alternando para o faturamento eletrônico, sua empresa pode resolver os seguintes problemas:

• Erros e omissões na entrada de dados, pois automatizar a criação de faturas evita erros humanos.
  
• Ao atender aos padrões das duas estruturas legais juntas em vez de individualmente, você reduz o tempo e o esforço necessários para o faturamento.
  
• Com a padronização da retenção em dados eletrônicos, a coexistência de várias opções de armazenamento (cópia impressa e digital) é eliminada.
  

Dessa forma, a introdução de uma plataforma que cumpra simultaneamente os dois sistemas melhorará a produtividade e a eficiência de toda a organização.

Melhor eficiência do trabalho de faturamento

Neste artigo, descrevemos a relação entre o Sistema de Faturas e a Lei de Preservação de Livros Eletrônicos.

Para cumprir as regulamentações vigentes, tanto o vendedor quanto o comprador devem tomar as medidas adequadas. Em particular, os vendedores responsáveis pela criação e entrega de faturas precisam garantir que cada etapa, desde a emissão até a retenção, funcione de forma tranquila e eficiente. Por isso, é de extrema importância introduzir uma plataforma que seja compatível com as duas estruturas juntas e estabeleça a infraestrutura necessária com antecedência.

Além disso, ao criar faturas, considere a introdução de ferramentas online que aprimorem o fluxo de trabalho, como funções de cálculo automático de impostos sobre consumo e software de contabilidade, pois elas são altamente convenientes. O Sistema de Faturas e a Lei de Preservação de Livros Eletrônicos definem requisitos específicos para o manuseio de documentos, por isso as empresas devem se preparar antecipadamente para cumprir ambos os sistemas jurídico. Depois que a preparação for concluída e a implementação estiver em andamento, os processos financeiros precisam prosseguir sem problemas.

Como o Stripe Invoicing pode ajudar

O Stripe Invoicing, fornecido pela Stripe, suporta o Sistema de Faturas e a Lei de Preservação de Livros Eletrônicos, permitindo que as empresas emitam e armazenem faturas corretamente usando a geração automática. Além disso, porque oferece todas as funções relacionadas aos fluxos de trabalho de faturamento, como gestão de contas a receber, cobrança de pagamentos e reconciliação de transações, as operações podem melhorar seus processos administrativos, e os tornarem mais tranquilos e eficientes.

O Stripe Invoicing simplifica o processo de contas a receber (AR), desde a emissão da fatura até a cobrança do pagamento. Seja para cobranças pontuais ou recorrentes, a Stripe ajuda empresas a receberem mais rápido e a otimizar operações:

• Automatizar contas a receber: crie, personalize e envie faturas profissionais sem precisar programar. A Stripe acompanha o status da fatura, envia lembretes de pagamento e processa reembolsos, ajudando você a manter o fluxo de caixa sob controle.
  
• Acelerar o recebimento: reduza o prazo médio de recebimento (DSO) e receba mais rápido com pagamentos globais integrados, lembretes automáticos e ferramentas de cobrança inteligentes.
  
• Tornar a jornada do cliente mais fluida: proporcione uma experiência de pagamento atualizada e simples de usar, com suporte integrado para mais de 25 idiomas, 135 moedas distintas e mais de 100 formas de pagamento. As faturas ficam disponíveis em um portal de autoatendimento, onde o próprio cliente pode consultar e efetuar o pagamento com praticidade.
  
• Reduzir o trabalho administrativo: gere faturas em minutos e diminua o tempo gasto com cobranças por meio de lembretes automáticos e uma página de pagamento hospedada pela Stripe.
  
• Integrar com sistemas existentes: o Stripe Invoicing conecta-se a softwares contábeis e de ERP populares, mantendo tudo sincronizado e reduzindo entradas manuais de dados.
  

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