Il Giappone ha implementato il sistema di fatturazione il 1° ottobre 2023. Il 1° gennaio 2024 l'archiviazione dei dati elettronici è diventata obbligatoria ai sensi della Legge sulle disposizioni speciali relative ai metodi di conservazione dei libri e dei documenti relativi alle imposte nazionali preparati tramite mezzi informatici (nota anche come "Electronic Books Preservation Act").

I documenti emessi in conformità con il sistema di fatturazione (fatture qualificate) richiedono agli acquirenti di fornire documenti di supporto per richiedere i crediti d'imposta sugli acquisti e devono essere conservati e mantenuti in conformità con l'Electronic Books Preservation Act.

Questo articolo illustra il rapporto tra il sistema di fatturazione giapponese e l'Electronic Books Preservation Act e presenta gli approcci per la conservazione delle fatture in conformità con la legge. Infine, spiegheremo i vantaggi di essere conforme ad entrambi. Si prega di notare che in questa guida, il termine "fattura" si riferisce in modo uniforme alle "fatture qualificate".

Contenuto dell'articolo

• Che cos'è il sistema di fatturazione (metodi di archiviazione delle fatture qualificate, ecc.)
  
• Che cos'è l'Electronic Books Preservation Act
  
• Relazione tra il sistema di fatturazione e l'Electronic Books Preservation Act
  
• Metodi di archiviazione delle fatture conformi all'Electronic Books Preservation Act
  
• Vantaggi del supporto sia al sistema di fatturazione che all'Electronic Books Preservation Act
  
• Miglioramento dell'efficienza delle operazioni di fatturazione
  
• Come Stripe Invoicing può essere d’aiuto
  

Che cos'è il sistema di fatturazione (metodi di archiviazione delle fatture qualificate, ecc.)

Il sistema di fatturazione qualificata consente di ottenere crediti d'imposta su più aliquote di consumo e si applica quando le attività soggette all'imposta sui consumi calcolano i propri importi.

Dettagli obbligatori da includere nelle fatture

Rispetto alle fatture classificate per aliquota utilizzate prima dell'introduzione del sistema di fatturazione, le specifiche richieste sono diventate più dettagliate.

Il sistema prevede anche fatture semplificate che hanno la stessa efficacia giuridica di quelle standard, sebbene solo alcuni settori ne accettino l'uso. Per ulteriori dettagli su ciascuna voce, consultare quanto segue:

All'interno del sistema di fatturazione, il termine "fattura" si riferisce collettivamente a qualsiasi documento di supporto utilizzato per richiedere crediti d'imposta in entrata; le opzioni accettabili includono ricevute, bolle di acquisto, bolle di consegna e dichiarazioni di acquisto.

Il sistema non impone un formato specifico, consentendo una certa flessibilità purché i registri soddisfino i criteri previsti. Tuttavia, per poter beneficiare dei crediti d'imposta in entrata, è necessario utilizzare un formato di fattura qualificato che rifletta correttamente le informazioni dell'acquirente.

Emissione da parte di soggetti registrati qualificati

Solo le attività registrate in anticipo come società emittente di fatture qualificata nell'ambito del sistema di fatturazione sono autorizzate a emettere fatture; quelle senza registrazione non sono autorizzate a farlo. Agli operatori registrati come società emittente di fatture qualificata sul sito web dell'Agenzia delle Entrate Nazionale (NTA) viene assegnato un numero di registrazione al sistema di fatturazione.

Si noti che gli operatori esenti da imposta, compresi i titolari di imprese individuali, possono registrarsi. Tuttavia, una volta iscritti, diventano automaticamente operatori soggetti a tassazione e sono tenuti a pagare l'imposta sui consumi. Pertanto, i titolari di imprese individuali devono valutare attentamente i vantaggi e gli svantaggi dell'adesione al sistema di fatturazione. Se decidono di registrarsi, devono gestire con attenzione i versamenti per evitare qualsiasi impatto negativo sui loro profitti.

Che cos'è l'Electronic Books Preservation Act

L'Electronic Books Preservation Act è una legge che stabilisce i metodi di archiviazione dei dati digitali relativi ai libri contabili e ai registri delle imposte nazionali e dei documenti relativi alle transazioni (come fatture e ricevute).

Archiviazione delle transazioni in formato digitale

Come detto in precedenza, a partire da gennaio 2024, l'Electronic Books Preservation Act richiede che le "transazioni elettroniche", ovvero fatture e ricevute scambiate come dati digitali tramite email o cloud, debbano essere archiviate come documenti digitali.

Requisiti dell'Electronic Books Preservation Act

Quando si conservano informazioni digitali, è fondamentale archiviarle in modo conforme ai requisiti dell'Electronic Books Preservation Act. Questi possono variare a seconda delle dimensioni dell'entità, quindi è importante consultare preventivamente il sito web dedicato della NTA per comprendere le norme di conservazione applicabili. Inoltre, la guida di Stripe sull'Electronic Books Preservation Act fornisce specifiche dettagliate sugli standard.

Relazione tra il sistema di fatturazione e l'Electronic Books Preservation Act

Il sistema di fatturazione e l'Electronic Books Preservation Act sono due quadri giuridici distinti. Tuttavia, tutti i documenti gestiti all'interno del sistema, come fatture e ricevute, sono classificati come registrazioni di transazioni soggette alla legge. Di conseguenza, devono essere elaborati e conservati in conformità con tale legge. Come indicato nella sezione "Che cos'è l'Electronic Books Preservation Act", le fatture emesse o ricevute elettronicamente devono essere conservate in formato digitale anziché cartaceo.

Di conseguenza, l'Electronic Books Preservation Act è strettamente collegato al sistema di fatturazione e ha un impatto significativo su di esso, influenzando i metodi di conservazione dei documenti in conformità con i suoi standard di conservazione dei dati. Se non si rispetta la legge e le fatture vengono conservate in modo improprio, l'acquirente perde il diritto alla detrazione fiscale in entrata. I venditori e gli acquirenti sono tenuti a rispettare il sistema di fatturazione e a conservare i registri in conformità con l'Electronic Books Preservation Act.

Metodi di archiviazione delle fatture conformi all'Electronic Books Preservation Act

Il sistema di fatturazione non stabilisce regole particolari per l'archiviazione delle fatture, il che potrebbe suggerire che sia possibile conservare sia copie cartacee che versioni digitali. Detto questo, come affermato in precedenza, le fatture rientrano nell'ambito di applicazione dell'Electronic Books Preservation Act e devono quindi essere conformi sia a tale legge che al sistema di fatturazione.

Gestione delle fatture in formato cartaceo

Per le fatture inizialmente scambiate in formato cartaceo, le attività hanno la possibilità di conservarle in forma fisica o di digitalizzarle e archiviarle elettronicamente. In altre parole, poiché la digitalizzazione è facoltativa e non obbligatoria per i documenti cartacei, la conservazione delle versioni fisiche non pone alcun problema.

D'altra parte, se un'attività desidera conservare le fatture cartacee come dati digitali, può farlo tramite "l'archiviazione con scanner" ai sensi dell'Electronic Books Preservation Act. L'archiviazione con scanner è un metodo che consiste nello scansionare i documenti relativi alle transazioni, come le fatture stampate, e nell'archiviarle come dati elettronici in conformità con le condizioni specifiche stabilite dalla NTA.

Gestione delle fatture in formato elettronico

Come già detto, i documenti relativi alle transazioni elettroniche devono rimanere in formato digitale, il che significa che ciascuna parte deve conservare i dati nel proprio formato elettronico originale.

Di seguito sono riportati alcuni dei principali tipi di transazioni elettroniche. Tutte queste transazioni sono soggette all'Electronic Books Preservation Act, quindi assicurati di verificare se le transazioni della tua azienda rientrano in una di queste categorie:

• Allegato di documenti alle email
  
• Download di file dai siti web
  
• Documenti scambiati tramite il cloud
  
• Informazioni relative alla carta (ad esempio, estratti conto della carta di credito, dati relativi ai pagamenti con carta IC)
  
• Dati salvati su supporti fisici come DVD
  
• Transazioni EDI (Electronic Data Interchange), un sistema per lo scambio elettronico e automatico di documenti business tra aziende e organizzazioni
  

Vantaggi del supporto sia al sistema di fatturazione che all'Electronic Books Preservation Act

In parole semplici, supportare entrambi i quadri giuridici contemporaneamente significa trasferire il lavoro relativo alle fatture su dati elettronici.

Come indicato nella sezione "Metodi di archiviazione delle fatture conformi all'Electronic Books Preservation Act", anche i documenti inizialmente scambiati in formato cartaceo possono essere conservati come file digitali. Questo cambiamento rappresenta un'opportunità ideale per le organizzazioni che hanno fatto affidamento sulla carta per passare a flussi di lavoro senza carta e migliorare i propri processi di back-office.

Sebbene il sistema di fatturazione e l'Electronic Books Preservation Act siano diversi, si tratta di due quadri giuridici relativi alle fatture. Per questo motivo, la maggior parte delle piattaforme finanziarie introdotte dagli operatori business sono in grado di supportare entrambi.

Quando si gestiscono dati digitali, è necessario rispettare i requisiti della legge. Tuttavia, digitalizzando e centralizzando tutte le attività relative alle fatture, non solo è possibile emetterle e archiviarle, ma anche semplificare le operazioni, la gestione dei dati e le attività contabili, rendendo tutte queste attività più efficienti e, in ultima analisi, risparmiando tempo.

Ad esempio, la tua azienda può risolvere i seguenti problemi passando alla fatturazione elettronica:

• Automatizzando la creazione delle fatture si prevengono errori umani quali errori di inserimento dati e omissioni.
  
• Soddisfacendo i requisiti di due sistemi giuridici insieme anziché singolarmente, si riducono il tempo e lo sforzo necessari per la fatturazione.
  
• Standardizzando la conservazione dei dati elettronici, si elimina la coesistenza di più opzioni di archiviazione (cartacea e digitale).
  

In questo modo, l'introduzione di una piattaforma che sia conforme contemporaneamente ai due sistemi migliorerà la produttività e l'efficienza dell'intera organizzazione.

Miglioramento dell'efficienza delle operazioni di fatturazione

In questo articolo abbiamo illustrato la relazione tra il sistema di fatturazione e l'Electronic Books Preservation Act.

Per rispettare le normative vigenti, sia il venditore che l'acquirente devono adottare misure adeguate. In particolare, i venditori responsabili della creazione e della consegna delle fatture devono garantire che ogni fase, dall'emissione alla conservazione, si svolga in modo fluido ed efficiente. È quindi fondamentale introdurre una piattaforma che supporti entrambi i quadri giuridici e predisporre in anticipo l'infrastruttura necessaria.

Inoltre, quando si creano le fatture, è opportuno prendere in considerazione l'introduzione di strumenti online che migliorano il flusso di lavoro, come le funzioni di calcolo automatico dell'imposta sui consumi e i software di contabilità, poiché sono estremamente pratici. Il sistema di fatturazione e l'Electronic Books Preservation Act stabiliscono requisiti specifici per la gestione dei documenti, pertanto le attività devono prepararsi in tempo per essere conformi a entrambi i sistemi giuridici. Una volta completata la preparazione e avviata l'implementazione, i processi finanziari devono procedere senza intoppi.

Come Stripe Invoicing può essere d’aiuto

Stripe Invoicing, fornito da Stripe, supporta sia il sistema di fatturazione che l'Electronic Books Preservation Act, consentendo alle attività di emettere e archiviare le fatture in modo appropriato utilizzando la generazione automatica. Inoltre, poiché fornisce tutte le funzioni relative ai flussi di lavoro di fatturazione, come la gestione dei crediti, la riscossione dei pagamenti e la riconciliazione delle transazioni, le operazioni possono migliorare i processi di back-office rendendoli più fluidi ed efficienti.

Stripe Invoicing semplifica anche il processo di gestione dei crediti (AR), dalla creazione della fattura alla riscossione del pagamento. Che si tratti di fatturazione una tantum o ricorrente, Stripe aiuta le attività a essere pagate più rapidamente e a semplificare le operazioni:

• Automatizzazione della gestione dei crediti: crea, personalizza e invia facilmente fatture professionali, senza utilizzare un codice. Stripe tiene traccia automaticamente dello stato della fattura, invia promemoria di pagamento ed elabora i rimborsi, aiutandoti a tenere sotto controllo il tuo flusso di cassa.
  
• Accelerazione del flusso di cassa: riduci il Tempo Medio di Incasso (DSO) e sii pagato più rapidamente grazie ai pagamenti globali integrati, ai promemoria automatici e agli strumenti di sollecito basati sull'IA che ti aiutano a recuperare più ricavi.
  
• Migliore esperienza del cliente: offri un'esperienza di pagamento moderna con assistenza in più di 25 lingue, oltre 135 valute e più di 100 metodi di pagamento. Le fatture sono facilmente accessibili e pagabili tramite un portale cliente self-service.
  
• Riduzione del carico di lavoro amministrativo: genera fatture in pochi minuti e riduci il tempo dedicato alla riscossione grazie ai promemoria automatici e alla pagina di pagamento delle fatture in hosting di Stripe.
  
• Integrazione con i sistemi esistenti: Stripe Invoicing si integra con i più diffusi software di contabilità e pianificazione delle risorse aziendali (ERP), aiutandoti a mantenere i sistemi sincronizzati e a ridurre l'inserimento manuale dei dati.
  

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