La determinación de la tributación es el cálculo que realiza una empresa para averiguar exactamente cuánto impuesto sobre las ventas, impuesto sobre el valor añadido (IVA) o impuesto sobre bienes y servicios (GST) se aplica a una transacción determinada. Este cálculo se basa en qué se vende, dónde se encuentra el comprador y si alguna de las partes cumple los requisitos para una exención. Una tasa fija funciona cuando una empresa vende en un lugar, pero en el momento en que la empresa añade un estado, un país o una categoría de productos con sus propias reglas, deja de ser válida, ya que cada una de esas adiciones cambia qué tasa se aplica y si se aplica en absoluto.

A continuación, analizaremos cómo procesan una transacción los motores de determinación de impuestos, los datos introducidos específicos que comprueban antes de decidir una cifra y por qué los bienes digitales crean más complejidad que los bienes físicos.

De un vistazo

• La determinación de impuestos depende de varios factores, incluidos el tipo de producto, la ubicación del comprador y las exenciones.

• Los bienes digitales y los bienes físicos a menudo siguen reglas diferentes en la misma jurisdicción. Por ejemplo, un estado o país puede gravar un producto físico al tiempo que exime o grava parcialmente su equivalente digital.

• Los procesos de impuestos manuales tienden a fallar una vez que una empresa cruza nuevos umbrales de nexo económico, lo que hace que un motor de impuestos sea una herramienta beneficiosa.

¿Qué es la determinación de la tributación?

La determinación de la tributación es el cálculo que utilizas para averiguar exactamente cuánto impuesto sobre las ventas, IVA o GST debe un comprador, y depende de más de una tasa. La clasificación de los productos, la ubicación del comprador y las reglas de exención deben alinearse antes de llegar a la cifra correcta.

¿Cómo funciona la determinación de impuestos?

La determinación de impuestos se ejecuta a través de la misma secuencia básica para cada transacción. El proceso identifica dónde se realiza la venta, qué se vende, quién lo compra y si alguna de las partes ya ha cumplido con una exención o un umbral de registro que cambie el resultado. Estos son los pasos, en orden.

1. Localizar la transacción

El sistema captura la dirección de envío, la dirección de destino y, a veces, la dirección de facturación, ya que las reglas de abastecimiento difieren por estado y país y pueden cambiar la dirección que establece la tasa.

2. Clasificar el producto

Cada partida se asigna a un código fiscal porque la ropa, los alimentos, los bienes digitales y el software a menudo conllevan tasas o exenciones diferentes.

3. Comprobar el estatus de registro

El sistema confirma si el vendedor ha superado un umbral de nexo económico o mantiene un registro activo en esa jurisdicción. El impuesto solo debe cobrarse donde el vendedor tenga una obligación jurídica.

4. Aplicar exenciones

Los certificados de reventa, el estatus de entidad sin ánimo de lucro o las excepciones específicas de productos se comprueban en la transacción antes de aplicar una tasa.

5. Calcular y redondear

La tasa final es una combinación de las tasas estatales, del condado, de la ciudad y de los distritos especiales en EE. UU. Se aplica y redondea de acuerdo con las reglas de esa jurisdicción.

¿Qué factores evalúan los motores de determinación de impuestos?

Un motor de determinación de impuestos es un software que automatiza el cálculo de impuestos indirectos, como el impuesto sobre las ventas, el IVA y el GST, mediante el cruce de un conjunto de datos introducidos. La falta de cualquiera de ellos puede producir una cifra incorrecta, incluso cuando todo lo demás sea correcto.

Estos son los factores que utilizan los motores de determinación de impuestos:

• Direcciones de envío y de destino: esto incluye el código ZIP+4 o el código postal en EE. UU., ya que las tasas de la ciudad y el distrito pueden cambiar de una manzana a otra.

• Códigos de impuestos de los productos: clasifican si una partida es un bien físico, una descarga digital, un software como servicio (SaaS) o algo exento, como ciertos alimentos o artículos médicos.

• Certificados de exención de clientes: reducen o eliminan el impuesto para revendedores, entidades sin ánimo de lucro o compradores gubernamentales, siempre que el certificado sea válido y esté archivado.

• Registros de impuestos: marcan los estados o países donde la empresa ya se ha registrado para cobrar impuestos, en función de la presencia física o la actividad económica.

• Estatus de facilitador de marketplace: en EE. UU. y en varios otros países, el propio marketplace, y no el vendedor individual, es responsable de cobrar y remitir el impuesto.

• Actualizaciones de tasas y reglas: las jurisdicciones cambian las tasas, rediseñan los límites y revisan la fiscalidad de los productos en sus propios plazos, a menudo muchas veces al año.

¿En qué difiere la determinación de impuestos para los bienes digitales frente a los bienes físicos?

Los estados de EE. UU. suelen aplicar el impuesto sobre la propiedad personal tangible por defecto, con excepciones específicas para categorías como alimentos o medicamentos con receta. Los bienes digitales y el software no siguen esa misma lógica, y las diferencias entre jurisdicciones se acumulan rápidamente. Esto es cierto para los productos de suscripción a SaaS, razón por la cual una empresa que vende la misma suscripción en tres estados diferentes podría necesitar tres enfoques distintos. Las descargas digitales se dividen aún más.

Ten en cuenta estas particularidades:

• Estados con productos comparables: algunos estados gravan los libros electrónicos y el vídeo en streaming de la misma manera que gravarían un libro físico o un DVD, lo que significa que tratan la versión digital como equivalente a su homóloga física.

• Situaciones en las que no hay un producto comparable: otros estados gravan los productos digitales solo si existe una versión física comparable. Esto crea incertidumbre para las partidas que no tienen equivalente físico, como los artículos de videojuegos descargables.

• IVA sobre servicios digitales: el tratamiento del IVA y el GST tiende a ser más coherente, ya que los países generalmente aplican el IVA en función de la ubicación del comprador para los productos digitales, aunque la tasa en sí varía según el país (del 17 % al 27 % solo en la UE).

¿Por qué falla a escala la determinación manual de impuestos?

La determinación manual de impuestos, como una hoja de cálculo con tasas o un puñado de porcentajes de impuestos codificados, funciona bien para una empresa que vende en una sola jurisdicción. Sin embargo, a medida que el crecimiento añade jurisdicciones, puede empezar a fallar. Ten en cuenta lo siguiente:

• Número de jurisdicciones: Solo EE. UU. tiene más de 13.000 jurisdicciones de impuestos sobre las ventas, y cada una establece sus propias tasas.

• Umbrales de nexo económico: Desde la decisión de 2018 de Dakota del Sur v. Wayfair, los estados de EE. UU. pueden exigir a los vendedores de fuera del estado que cobren impuestos una vez que superen un umbral de nexo económico, que suele ser de 100.000 $ en ventas o 200 transacciones en un estado, incluso sin tener presencia física en él.

• Responsabilidad retroactiva: Una empresa que supera ese umbral en un nuevo estado, pero no se registra, debe impuestos atrasados por cada venta realizada después de superar el umbral, junto con posibles intereses y sanciones.

• Composición internacional: Los umbrales de registro del IVA y del GST varían según el país, y las tasas cambian según los calendarios gubernamentales a los que una empresa no tiene visibilidad a menos que los esté rastreando activamente. Un registro omitido puede significar meses de responsabilidad retroactiva para cuando se detecte.

• Exposición a auditorías: Las autoridades fiscales pueden solicitar, y de hecho lo hacen, documentación a nivel de transacción de varios años atrás durante una auditoría. Una empresa que depende de tasas estáticas no tiene forma de reconstruir cuál debería haber sido la tasa correcta en el momento de cada venta.

¿Está diseñado tu proceso de determinación de impuestos para escalar?

Para evaluar tu proceso de determinación de impuestos, fíjate en lo que ocurre la próxima vez que tu empresa añada un estado, un país o una línea de productos. Presta atención a si la determinación de impuestos se actualiza automáticamente o si alguien debe darse cuenta del cambio y ajustar manualmente una tabla de tasas. Averigua si el sistema distingue entre una suscripción a SaaS gravable en Nueva York y una exenta en California, o si aplica una sola tasa en todas partes.

Necesitas un motor de impuestos creado para manejar exactamente este tipo de variabilidad. Esto es lo que debes buscar:

• Cobertura continua de tasas: debe calcular el impuesto sobre las ventas, el IVA o el GST aplicable para cada transacción mediante una base de datos que cubra cada estado de EE. UU. y cada país en los que vendes, actualizada a medida que las jurisdicciones cambian sus reglas.

• Clasificación automática de productos: debe aplicar los códigos de impuestos de los productos automáticamente, para que una suscripción de software y un producto físico no reciban el mismo tratamiento por defecto.

• Seguimiento del nexo: debe realizar un seguimiento de los lugares donde tu empresa se acerca o ha cruzado un umbral de nexo en función del volumen de transacciones real; esto proporciona visibilidad de las nuevas obligaciones de registro antes de que se conviertan en obligaciones fiscales atrasadas.

• Integración del Checkout: el cálculo debe realizarse en el punto de venta (POS) en lugar de como un paso separado que tu empresa tenga que conciliar después.

Aunque estas funcionalidades no eliminarán las obligaciones de registro de tu empresa en las jurisdicciones donde debe impuestos, pueden reducir en gran medida tu trabajo manual.

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