Belastingbepaling is de berekening die een onderneming uitvoert om precies uit te zoeken hoeveel sales tax, belasting toegevoegde waarde (btw) of goods and services tax (GST) van toepassing is op een bepaalde transactie. Deze berekening is gebaseerd op wat er wordt verkocht, waar de koper zich bevindt en of een van beide partijen in aanmerking komt voor een uitzondering. Een vast tarief werkt als een onderneming op één plek verkoopt, maar op het moment dat de onderneming een staat, een land of een productcategorie met eigen regels toevoegt, is dit niet meer geldig, omdat elk van deze toevoegingen verandert welk tarief van toepassing is en of het überhaupt van toepassing is.

Hieronder bespreken we hoe belastingbepalingsengines een transactie verwerken, de specifieke invoer die ze controleren voordat ze beslissen over een getal en waarom digitale goederen meer complexiteit creëren dan fysieke goederen.

Kernpunten

• Belastingbepaling hangt af van meerdere factoren, waaronder producttype, locatie van de koper en uitzonderingen.

• Voor digitale goederen en fysieke goederen gelden in dezelfde jurisdictie vaak verschillende regels. Een staat of land kan bijvoorbeeld een fysiek product belasten, terwijl het digitale equivalent ervan wordt vrijgesteld of gedeeltelijk wordt belast.

• Handmatige belastingprocessen lopen vaak stuk zodra een onderneming nieuwe drempels voor de economische nexus overschrijdt, wat een belastingengine een nuttig hulpmiddel maakt.

Wat is belastingbepaling?

Belastingbepaling is de berekening die je gebruikt om precies uit te zoeken hoeveel sales tax, btw of GST een koper verschuldigd is, en hangt af van meer dan één tarief. Productclassificatie, locatie van de koper en uitzonderingen moeten allemaal op één lijn liggen voordat je tot het juiste bedrag komt.

Hoe werkt belastingbepaling?

De belastingbepaling doorloopt voor elke transactie dezelfde basisreeks. Het proces identificeert waar de verkoop plaatsvindt, wat er wordt verkocht, wie het koopt en of een van de partijen al heeft voldaan aan een vrijstelling of een registratiedrempel die de uitkomst verandert. Hier zijn de stappen in de juiste volgorde.

1. De transactie lokaliseren

Het systeem legt het adres van de verzender, het adres van de ontvanger en soms het factuuradres vast, aangezien inkoopregels per staat en land verschillen en bepalend kunnen zijn voor welk adres het tarief bepaalt.

2. Het product classificeren

Elk item wordt gekoppeld aan een belastingcode, omdat voor kleding, boodschappen, digitale goederen en software vaak andere tarieven of uitzonderingen gelden.

3. De registratiestatus controleren

Het systeem bevestigt of de verkoper een nexus-drempel heeft overschreden of een actieve registratie heeft in die jurisdictie. Belasting mag alleen worden geïnd in gebieden waar de verkoper een wettelijke verplichting heeft.

4. Uitzonderingen toepassen

Wederverkoopcertificaten, non-profitstatus of productspecifieke uitzonderingen worden afgewogen tegen de transactie voordat er een tarief in rekening wordt gebracht.

5. Berekenen en afronden

Het uiteindelijke tarief is een combinatie van staats-, provinciale, stads- en speciale districtstarieven in de VS. Het wordt toegepast en afgerond volgens de regels van die jurisdictie.

Welke factoren evalueren engines voor belastingbepaling?

Een belastingbepalingsengine is software die de berekening van indirecte belastingen zoals sales tax, btw en GST automatiseert door een reeks gegevens met elkaar te vergelijken. Als er een ontbreekt, kan dit het verkeerde getal opleveren, zelfs als al het andere klopt.

Dit zijn de factoren die worden gebruikt door engines voor belastingbepaling:

• Adressen van verzender en ontvanger: Dit is inclusief de ZIP+4 of postcode in de VS, aangezien stads- en districtstarieven per wijk kunnen verschillen.

• Productbelastingcodes: Deze classificeren of een item een fysiek product, een digitale download, een software-as-a-service (SaaS) of iets is dat is vrijgesteld, zoals bepaalde voedingsmiddelen of medische items.

• Certificaten voor vrijstelling voor klanten: Deze verminderen of elimineren belasting voor wederverkopers, non-profitorganisaties of kopers van de overheid, mits het certificaat geldig is en in het dossier is opgenomen.

• Belastingregistraties: Deze markeren de staten of landen waar de onderneming zich al heeft geregistreerd om belasting te innen, op basis van fysieke aanwezigheid of economische activiteit.

• Status van platform voor marktplaatsen: In de VS en verschillende andere landen is de marktplaats zelf, niet de individuele verkoper, verantwoordelijk voor het innen en afdragen van belasting.

• Updates van tarieven en regels: Jurisdicties wijzigen tarieven, tekenen grenzen opnieuw en herzien de belastbaarheid van producten op hun eigen schema's, vaak meerdere keren per jaar.

Waarin verschilt de belastingbepaling voor digitale goederen ten opzichte van fysieke goederen?

Amerikaanse staten heffen over het algemeen standaard belasting op materiële persoonlijke eigendommen, met specifieke uitzonderingen voor categorieën zoals boodschappen of medicijnen op recept. Digitale goederen en software volgen niet dezelfde logica en de verschillen tussen jurisdicties lopen snel op. Dit geldt voor SaaS-abonnementproducten, en daarom kan een onderneming die hetzelfde abonnement in drie verschillende staten verkoopt, drie verschillende benaderingen nodig hebben. Digitale downloads zijn nog verder opgesplitst.

Houd rekening met de volgende specifieke kenmerken:

• Staten met vergelijkbare producten: Sommige staten belasten e-books en streamingvideo op dezelfde manier als een fysiek boek of dvd, wat betekent dat ze de digitale versie als gelijkwaardig beschouwen aan de fysieke tegenhanger.

• Situaties waarin geen vergelijkbaar product is: Andere staten belasten digitale producten alleen als er een vergelijkbare fysieke versie bestaat. Dit creëert onzekerheid voor items die geen fysiek equivalent hebben, zoals downloadbare in-game items.

• Btw op digitale diensten: De behandeling van btw en GST is doorgaans consistenter, aangezien landen over het algemeen btw toepassen op basis van de locatie van de koper voor digitale producten, hoewel het tarief zelf per land verschilt (van 17% tot 27% alleen al in de EU).

Waarom werkt handmatige belastingbepaling niet als je groeit?

Handmatige belastingbepaling, zoals een spreadsheet met tarieven of een handvol hardgecodeerde belastingpercentages, werkt prima voor een onderneming die in één regio verkoopt. Zodra door groei echter regio's worden toegevoegd, kan dit misgaan. Houd rekening met het volgende:

• Aantal regio's: De VS alleen al heeft meer dan 13.000 regio's voor omzetbelasting, en elke regio stelt zijn eigen tarieven vast.

• Drempels voor economische nexus: Sinds de South Dakota v. Wayfair-uitspraak in 2018 kunnen staten in de VS verkopers van buiten de staat verplichten om belasting te berekenen zodra ze een drempel voor economische nexus overschrijden, doorgaans $ 100.000 aan verkopen of 200 transacties in een staat, zelfs zonder fysieke aanwezigheid daar.

• Terugwerkende aansprakelijkheid: Een onderneming die deze drempel in een nieuwe staat overschrijdt maar zich niet registreert, is belasting met terugwerkende kracht verschuldigd over elke verkoop na het bereiken van de drempel, samen met mogelijke rente en boetes.

• Internationale complexiteit: Registratiedrempels voor btw en GST variëren per land en tarieven veranderen op basis van overheidsschema's waar een onderneming geen inzicht in heeft, tenzij deze actief worden gevolgd. Een gemiste registratie kan maanden van aansprakelijkheid met terugwerkende kracht betekenen tegen de tijd dat dit wordt ontdekt.

• Risico op controle: Belastingautoriteiten kunnen documentatie op transactieniveau opvragen die enkele jaren teruggaat tijdens een controle. Een onderneming die afhankelijk is van statische tarieven heeft geen manier om te reconstrueren wat het juiste tarief had moeten zijn op het moment van elke verkoop.

Is je belastingbepalingsproces gebouwd om te groeien?

Om je belastingbepalingsproces te evalueren, kun je kijken naar wat er gebeurt als je onderneming de volgende keer een staat, een land of een productlijn toevoegt. Let op of de belastingbepaling automatisch wordt bijgewerkt of dat iemand de wijziging moet opmerken en handmatig een tarieventabel moet aanpassen. Kom te weten of het systeem onderscheid maakt tussen een belastbaar SaaS-abonnement in New York en een vrijgesteld abonnement in Californië, of dat het overal één tarief toepast.

Je wilt een belastingengine die is gebouwd om precies met dit soort variabiliteit om te gaan. Hier is waar je op moet letten:

• Continue dekkingsgraad: Het moet de toepasselijke sales tax, btw of GST voor elke transactie berekenen met behulp van een database die elke Amerikaanse staat en elk land bestrijkt waarin je verkoopt, en die wordt bijgewerkt naarmate jurisdicties hun regels wijzigen.

• Automatische productclassificatie: Het moet automatisch productbelastingcodes toepassen, zodat een softwareabonnement en een fysiek product niet standaard op dezelfde manier worden behandeld.

• Nexus bijhouden: Het moet bijhouden waar je onderneming een nexusdrempel nadert of overschreden heeft, op basis van het daadwerkelijke transactievolume. Dit biedt inzicht in nieuwe registratieverplichtingen voordat ze belastingverplichtingen met terugwerkende kracht worden.

• Integratie met Checkout: De berekening moet plaatsvinden bij het POS (Point of Sale) en niet als een afzonderlijke stap die je onderneming achteraf moet reconciliëren.

Hoewel deze functies de registratieverplichtingen van je onderneming in de rechtsgebieden waar belasting is verschuldigd niet wegnemen, kunnen ze je handmatige werk aanzienlijk verminderen.

Hoe Stripe Tax kan helpen

Stripe Tax maakt het makkelijker om aan belastingregels te voldoen, zodat jij je kunt focussen op het laten groeien van je onderneming. Stripe Tax helpt je om je verplichtingen in de gaten te houden en laat je weten wanneer je de drempel voor omzetbelastingregistratie overschrijdt op basis van je Stripe-transacties. Daarnaast berekent en int het automatisch omzetbelasting, btw en GST op zowel fysieke als digitale goederen en diensten, in alle staten van de VS en in meer dan 100 landen.

Begin met het wereldwijd innen van belastingen door één regel code toe te voegen aan je bestaande integratie, op een knop in het dashboard te klikken of onze krachtige applicatieprogrammeerinterface (API) te gebruiken.

Stripe Tax kan je helpen:

• Te begrijpen waar je je moet registreren en belastingen moet innen: bekijk waar je belastingen moet innen op basis van je Stripe-transacties. Nadat je je hebt geregistreerd, kun je binnen enkele seconden belastinginning inschakelen in een nieuwe staat of een nieuw land. Je kunt beginnen met het innen van belastingen door één regel code toe te voegen aan je bestaande Stripe-integratie of door met één klik op de knop belastinginning toe te voegen in het Stripe-dashboard.

• Je te registreren om belasting te betalen: laat Stripe je wereldwijde belastingregistraties beheren en profiteer van een vereenvoudigd proces waarbij de aanvraaggegevens vooraf worden ingevuld, waardoor je tijd bespaart en je gemakkelijker aan de lokale regelgeving kunt voldoen.

• Automatisch belasting te innen: Stripe Tax berekent en int het juiste bedrag aan verschuldigde belasting, ongeacht wat of waar je verkoopt. Het ondersteunt honderden producten en diensten en is up-to-date met belastingregels en tariefwijzigingen.

• Aangifte te vereenvoudigen: Stripe Tax integreert naadloos met aangiftepartners, zodat je wereldwijde aangiften nauwkeurig en tijdig zijn. Laat onze partners je aangiften beheren, zodat jij je kunt concentreren op de groei van je bedrijf.

Lees meer over Stripe Tax, of ga vandaag nog aan de slag.