La détermination de la taxation est le calcul qu'une entreprise exécute pour déterminer exactement combien de taxe de vente, de taxe sur la valeur ajoutée (TVA) ou de taxe sur les produits et services (TPS) s'applique à une transaction donnée. Ce calcul est basé sur ce qui est vendu, le lieu où se trouve le client et si l'une ou l'autre des parties a droit à une exemption. Un taux fixe fonctionne lorsqu'une entreprise vend à un seul endroit, mais dès qu'elle ajoute un État, un pays ou une catégorie de produits ayant ses propres règles, ce taux n'est plus valide, car chacun de ces ajouts modifie le taux applicable et s'il s'applique.

Ci-dessous, nous expliquerons comment les moteurs de détermination des taxes traitent une transaction, les données spécifiques qu'ils vérifient avant de décider d'un chiffre et pourquoi les biens numériques créent plus de complexité que les biens physiques.

Points à retenir

• La détermination des taxes dépend de multiples facteurs, notamment le type de produit, le lieu du client et les exemptions.

• Les biens numériques et les biens physiques suivent souvent des règles différentes dans un même territoire. Par exemple, un État ou un pays peut taxer un produit physique tout en exemptant ou en taxant partiellement son équivalent numérique.

• Les processus fiscaux manuels ont tendance à échouer dès qu'une entreprise franchit de nouveaux seuils de lien économique, ce qui fait d'un moteur de taxes un outil avantageux.

Qu'est-ce que la détermination de la taxation?

La détermination de la taxation est le calcul que vous utilisez pour déterminer exactement combien de taxe de vente, de TVA ou de TPS un client doit, et elle dépend de plus d'un taux. La classification des produits, le lieu du client et les règles d'exemption doivent tous concorder avant que vous n'arriviez au bon montant.

Comment fonctionne la détermination des taxes?

La détermination des taxes suit la même séquence de base pour chaque transaction. Le processus identifie où la vente a lieu, ce qui est vendu, qui l'achète et si l'une des parties a déjà satisfait à une exemption ou à un seuil d'inscription qui modifie le résultat. Voici les étapes, dans l'ordre.

1. Localiser la transaction

Le système saisit l'adresse d'expédition, l'adresse de destination et parfois l'adresse de facturation, car les règles d'approvisionnement diffèrent selon l'État et le pays et peuvent modifier l'adresse qui détermine le taux.

2. Classer le produit

Chaque article est associé à un code de taxe, car les vêtements, l'épicerie, les biens numériques et les logiciels ont souvent des taux ou des exemptions différents.

3. Vérifier l'état de l'inscription

Le système confirme si le marchand a franchi un seuil de lien économique ou détient une inscription active dans ce territoire. Les taxes ne doivent être collectées que si le marchand a une obligation juridique.

4. Appliquer les exemptions

Les certificats de revente, le statut d'organisme à but non lucratif ou les exceptions propres aux produits sont vérifiés par rapport à la transaction avant l'application d'un taux.

5. Calculer et arrondir

Le taux final est une combinaison de taux d'État, de comté, de ville et de district spécial aux États-Unis. Il est appliqué et arrondi selon les règles de ce territoire.

Quels facteurs les moteurs de détermination des taxes évaluent-ils?

Un moteur de détermination des taxes est un logiciel qui automatise le calcul des taxes indirectes telles que la taxe de vente, la TVA et la TPS en recoupant un ensemble de données. S'il en manque une, le montant calculé peut être erroné, même si tout le reste est correct.

Voici les facteurs utilisés par les moteurs de détermination des taxes :

• Adresses d'expédition et de destination : cela inclut le code postal ZIP+4 aux États-Unis, car les taux municipaux et de district peuvent changer d'un pâté de maisons à l'autre.

• Codes de taxe sur les produits : ils classent un article comme étant un bien physique, un téléchargement numérique, un logiciel en tant que service (SaaS) ou un article exempté, tel que certains produits alimentaires ou médicaux.

• Certificats d'exemption des clients : ils réduisent ou éliminent la taxe pour les revendeurs, les organismes à but non lucratif ou les acheteurs gouvernementaux, à condition que le certificat soit valide et au dossier.

• Inscriptions aux taxes : elles indiquent les États ou les pays où l'entreprise s'est déjà inscrite pour collecter les taxes, en fonction de sa présence physique ou de son activité économique.

• Statut de facilitateur de marché : aux États-Unis et dans plusieurs autres pays, le marché lui-même, et non le vendeur individuel, est responsable de la collecte et du versement des taxes.

• Mises à jour des taux et des règles : les territoires modifient les taux, redéfinissent les frontières et révisent l'assujettissement aux taxes des produits selon leur propre calendrier, souvent à plusieurs reprises au cours de l'année.

En quoi la détermination des taxes diffère-t-elle pour les biens numériques par rapport aux biens physiques?

Les États américains taxent généralement les biens meubles corporels par défaut, avec des exceptions spécifiques pour des catégories comme les produits d'épicerie ou les médicaments sur ordonnance. Les biens numériques et les logiciels ne suivent pas la même logique, et les différences entre les territoires s'accumulent rapidement. Cela s'applique aux produits SaaS par abonnement, ce qui explique pourquoi une entreprise vendant le même abonnement dans trois États différents pourrait avoir besoin de trois approches différentes. Les téléchargements numériques sont encore plus fragmentés.

Gardez ces particularités à l'esprit :

• États de produits comparables : certains États taxent les livres électroniques et la vidéo en continu de la même manière qu'ils taxeraient un livre physique ou un DVD, ce qui signifie qu'ils traitent la version numérique comme équivalente à son pendant physique.

• Situations où il n'y a pas de produit comparable : d'autres États taxent les produits numériques uniquement si une version physique comparable existe. Cela crée de l'incertitude pour les articles qui n'ont pas d'équivalent physique, comme les articles téléchargeables dans les jeux.

• TVA sur les services numériques : le traitement de la TVA et de la TPS a tendance à être plus uniforme, car les pays appliquent généralement la TVA en fonction du lieu du client pour les produits numériques, bien que le taux lui-même varie selon le pays (de 17 % à 27 % dans la seule UE).

Pourquoi la détermination manuelle des taxes échoue-t-elle à grande échelle ?

La détermination manuelle des taxes, comme une feuille de calcul de taux ou quelques pourcentages de taxes codés en dur, fonctionne bien pour une entreprise qui vend dans un seul territoire. Cependant, une fois que la croissance ajoute des territoires, elle peut commencer à échouer. Tenez compte de ce qui suit :

• Nombre de territoires : Les États-Unis comptent à eux seuls plus de 13 000 territoires de taxe de vente, et chacun fixe ses propres taux.

• Seuils de lien économique : Depuis la décision South Dakota v. Wayfair de 2018, les États des États-Unis peuvent exiger des vendeurs hors de l'État qu'ils collectent la taxe une fois qu'ils franchissent un seuil de lien économique, généralement 100 000 $ de ventes ou 200 transactions dans un État, même sans y avoir de présence physique.

• Responsabilité rétroactive : Une entreprise qui franchit ce seuil dans un nouvel État mais ne s'inscrit pas doit des arriérés de taxes sur chaque vente effectuée après l'atteinte du seuil, ainsi que des intérêts et pénalités potentiels.

• Complexité internationale : Les seuils d'inscription à la TVA et à la TPS varient selon les pays, et les taux changent selon des calendriers gouvernementaux sur lesquels une entreprise n'a aucune visibilité à moins de les suivre activement. Une inscription manquée peut signifier des mois de responsabilité rétroactive au moment où elle est découverte.

• Risque de vérification : Les autorités fiscales peuvent demander, et demandent effectivement, des documents au niveau des transactions remontant à plusieurs années lors d'une vérification. Une entreprise s'appuyant sur des taux statiques n'a aucun moyen de reconstituer ce que le taux correct aurait dû être au moment de chaque vente.

Votre processus de détermination des taxes est-il conçu pour se développer?

Pour évaluer votre processus de détermination des taxes, regardez ce qui se passe la prochaine fois que votre entreprise ajoute un État, un pays ou une gamme de produits. Vérifiez si la détermination des taxes est mise à jour automatiquement ou si quelqu'un doit remarquer le changement et ajuster manuellement un tableau de taux. Déterminez si le système fait la distinction entre un abonnement SaaS taxable à New York et un abonnement exonéré en Californie, ou s'il applique un seul taux partout.

Vous avez besoin d'un moteur de taxes conçu pour gérer exactement ce type de variabilité. Voici ce qu'il faut rechercher :

• Couverture continue des taux : il doit calculer la taxe de vente, la TVA ou la TPS applicable pour chaque transaction à l'aide d'une base de données qui couvre chaque État américain et pays dans lequel vous vendez, mise à jour à mesure que les territoires modifient leurs règles.

• Classification automatique des produits : il doit appliquer les codes de taxe sur les produits automatiquement, de sorte qu'un abonnement logiciel et un produit physique ne soient pas traités de la même manière par défaut.

• Suivi des liens économiques : il doit suivre où votre entreprise approche ou a franchi un seuil de lien économique en fonction du volume réel de transactions; cela offre une visibilité sur les nouvelles obligations d'inscription avant qu'elles ne deviennent des arriérés d'impôt.

• Intégration de Checkout : le calcul doit se faire au point de vente (PDV) plutôt que comme une étape distincte que votre entreprise doit rapprocher par la suite.

Bien que ces fonctionnalités n'éliminent pas les obligations d'inscription de votre entreprise dans les territoires où elle doit payer des taxes, elles peuvent considérablement réduire votre travail manuel.

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