A determinação de tributação é o cálculo que as empresas fazem para descobrir exatamente quanto deve de imposto sobre vendas, imposto sobre o valor agregado (IVA) ou imposto sobre bens e serviços (GST) para uma determinada transação. Esse cálculo é baseado no produto vendido, na localização do comprador e se há qualificação de isenção para a parte. Uma alíquota fixa é ideal para os casos em que a empresa só tem operações em um lugar. Mas se você adicionar um estado, país ou categoria de produto com regras próprias, essa alíquota deixará de valer e precisará de atualizações.

Em seguida, vamos analisar como as ferramentas de determinação de impostos processam as transações, as informações exatas que eles verificam antes de decidir um valor e os motivos pelos quais os produtos digitais criam uma complexidade maior em comparação aos produtos físicos.

Principais conclusões

• A determinação de impostos depende de diversos fatores, incluindo tipo de produto, localização do comprador e isenções.

• Os produtos digitais e os produtos físicos costumam obedecer regras diferentes na mesma jurisdição. Por exemplo, o estado ou o país pode cobrar o imposto do produto físico e, ao mesmo tempo, oferecer a isenção tributária para o mesmo produto na versão digital.

• Os processos de impostos manuais costumam apresentar problemas quando a empresa ultrapassa o limite de nexo econômico e, devido a esse motivo, a ferramenta de impostos é muito útil.

O que é a determinação de tributação?

A determinação de tributação é o cálculo que você usa para descobrir exatamente quanto de imposto sobre vendas, IVA ou GST um comprador deve e depende de mais de uma taxa. A classificação do produto, a localização do comprador e as regras de isenção devem estar alinhadas antes de você chegar ao número correto.

Como funciona a determinação de impostos?

A determinação de impostos passa pela mesma sequência básica para cada transação. O processo identifica onde a venda está acontecendo, o que está sendo vendido, quem está comprando e se alguma das partes já atendeu a um limite de isenção ou cadastro que altere o resultado. Confira as etapas em ordem:

1. Localizar a transação

O sistema captura o endereço de origem, o endereço de destino e, às vezes, o endereço de faturamento, já que as regras de origem diferem por estado e país, e podem mudar o endereço que define a alíquota.

2. Classificar o produto

Cada item é mapeado para um código de imposto porque roupas, mantimentos, produtos digitais e softwares geralmente têm alíquotas ou isenções diferentes.

3. Verificar o status de cadastro

O sistema confirma se o vendedor atingiu um limite de nexo ou se tem um cadastro ativo nessa jurisdição. O imposto só deve ser recolhido onde o vendedor tem uma obrigação legal.

4. Aplicar isenções

Certificados de revenda, status de ONG ou exceções específicas do produto são verificados na transação antes da aplicação de uma alíquota.

5. Calcular e arredondar

A alíquota final é uma mistura das alíquotas estaduais, municipais, de cidades e distritos especiais nos EUA. Ela é aplicada e arredondada de acordo com as regras da jurisdição em questão.

Quais os fatores avaliados pelas ferramentas de determinação de impostos?

Uma ferramenta de determinação de impostos é um software que automatiza o cálculo dos impostos indiretos (como imposto sobre vendas, IVA e GST) ao cruzar diversas informações. Quando faltam dados, o resultado do cálculo não será correto, mesmo que o resto dos processos estejam regulares.

Confira os fatores usados pelas ferramentas de determinação de impostos:

• Endereços de origem e destino: eles incluem o ZIP+4 ou o CEP dos EUA, pois as alíquotas municipais e distritais podem mudar de um quarteirão para o outro.

• Códigos de impostos do produto: esses códigos classificam se o item é um bem físico, um download digital, um SaaS (software como serviço) ou isento, como certos itens alimentícios ou médicos.

• Certificados de isenção do cliente: eles diminuem ou eliminam os impostos para revendedores, ONGs ou compradores governamentais, desde que o certificado seja válido e conste nos registros.

• Cadastros fiscais: esses dados informam os estados ou os países nos quais a empresa já tem cadastro para recolher o imposto, seja por presença física ou atividade econômica.

• Status do facilitador do marketplace: nos EUA e em vários outros países, o próprio marketplace (não o vendedor individual) tem a responsabilidade de recolher e repassar o imposto.

• Atualizações das alíquotas e regras: jurisdições mudam alíquotas, limites geográficos e atualizam a tributabilidade dos produtos nos seus próprios cronogramas (muitas vezes, várias vezes por ano).

Como a determinação de impostos difere para produtos digitais em comparação com produtos físicos?

Os estados dos EUA geralmente tributam bens pessoais tangíveis por padrão, com exceções específicas para categorias como mantimentos ou medicamentos controlados. Produtos digitais e softwares não seguem essa mesma lógica, e as diferenças entre jurisdições se acumulam rapidamente. Isso vale para produtos de assinatura de SaaS, razão pela qual uma empresa que vende a mesma assinatura em três estados diferentes pode precisar de três abordagens diferentes. Os downloads digitais são ainda mais divididos.

Lembre-se destes detalhes:

• Estados com produtos comparáveis: alguns estados tributam e-books e streaming de vídeo da mesma forma que tributariam um livro físico ou DVD, ou seja, tratam a versão digital como equivalente à sua contraparte física.

• Situações em que não há produto comparável: outros estados tributam produtos digitais apenas se existir uma versão física comparável. Isso cria incerteza para itens que não têm equivalente físico, como itens de jogos para download.

• IVA sobre serviços digitais: o tratamento de IVA e GST tende a ser mais consistente, já que os países geralmente aplicam o IVA com base na localização do comprador para produtos digitais, embora a taxa em si varie de acordo com o país (de 17% a 27% apenas na União Europeia).

Por que a determinação manual de impostos falha em escala?

A determinação manual de impostos, como uma planilha de alíquotas ou algumas porcentagens de impostos codificadas, funciona bem para uma empresa que vende em uma jurisdição. No entanto, quando o crescimento adiciona jurisdições, ela pode começar a falhar. Considere o seguinte:

• Contagem de jurisdições: apenas os EUA têm mais de 13.000 jurisdições de imposto sobre vendas, e cada uma define suas próprias alíquotas.

• Limites de nexo econômico: desde a decisão South Dakota v. Wayfair de 2018, os estados dos EUA podem exigir que vendedores de fora do estado recolham impostos quando ultrapassam um limite de nexo econômico, geralmente de US$ 100.000 em vendas ou 200 transações em um estado, mesmo sem uma presença física no local.

• Responsabilidade retroativa: uma empresa que ultrapassa esse limite em um novo estado, mas não se cadastra, deve impostos atrasados sobre todas as vendas feitas após atingir o limite, além de possíveis juros e multas.

• Composição internacional: os limites de cadastro de IVA e GST variam por país, e as alíquotas mudam de acordo com os cronogramas do governo, sobre os quais uma empresa não tem visibilidade, a menos que os acompanhe ativamente. Um cadastro perdido pode significar meses de responsabilidade retroativa até ser descoberto.

• Exposição a auditorias: as autoridades fiscais podem solicitar e de fato solicitam documentação em nível de transação de vários anos atrás durante uma auditoria. Uma empresa que depende de alíquotas estáticas não tem como reconstruir qual deveria ser a alíquota correta no momento de cada venda.

O processo de determinação de impostos foi criado para crescer com a sua empresa?

Para avaliar o processo de determinação de impostos, analise o que acontece na próxima vez que a sua empresa adicionar um estado, um país ou uma linha de produtos. Preste atenção se a determinação de impostos for atualizada automaticamente ou se alguém precisará notar a alteração e ajustar manualmente a tabela de alíquotas. Saiba se o sistema faz a distinção entre uma assinatura de SaaS tributável em Nova York e uma isenta na Califórnia, ou se ele aplica uma única alíquota em todos os lugares.

O ideal é que a ferramenta de impostos seja criada para lidar exatamente com esse tipo de variabilidade. Veja o que procurar:

• Cobertura contínua das alíquotas: ela precisa calcular o imposto sobre vendas, o IVA ou o GST aplicável em cada transação por meio de um banco de dados que abranja cada estado e país onde você atua, e que seja atualizado conforme as jurisdições mudem suas regras.

• Classificação automática de produtos: ela deve aplicar os códigos de imposto do produto automaticamente, para que uma assinatura de software e um produto físico não sejam tratados da mesma forma por padrão.

• Acompanhamento de nexo: é necessário acompanhar em que momento a sua empresa se aproxima ou ultrapassa o limite de nexo econômico com base no volume de transações real. Isso permite que você identifique as novas obrigações de cadastro antes que elas se tornem uma responsabilidade tributária no futuro.

• Integração do Checkout: o cálculo precisa acontecer no ponto de venda (POS), em vez de ser uma etapa separada que a empresa tenha que reconciliar depois.

Apesar de não eliminarem as obrigações de cadastro da sua empresa nas jurisdições em que ela deve imposto, esses recursos podem reduzir bastante o trabalho manual.

Como o Stripe Tax pode ajudar

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O Stripe Tax pode ajudar você a:

• Entender onde registrar-se e recolher tributos: veja onde é necessário recolher tributos com base nas transações da Stripe. Depois do cadastro, ative a cobrança de tributos em um novo estado ou país em segundos. É possível começar a recolher tributos adicionando uma linha de código à integração Stripe existente ou adicionar a cobrança de tributos com um clique de botão no Stripe Dashboard.

• Cadastrar-se para recolher impostos: permita que a Stripe administre seus cadastros fiscais globais e aproveite um procedimento simplificado, que preenche automaticamente os dados de inscrição, economizando tempo e facilitando a conformidade com normas locais.

• Recolher impostos automaticamente: o Stripe Tax calcula e recolhe o valor correto de imposto devido, independentemente do que você vende ou de onde realiza suas vendas. Ele oferece suporte a centenas de produtos e serviços e está sempre atualizado com as regras tributárias e alterações de alíquotas.

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