La determinación de la tributación es el cálculo que ejecuta una empresa para averiguar exactamente cuánto impuesto sobre las ventas, impuesto al valor agregado (IVA) o impuesto sobre bienes y servicios (GST) se aplica a una transacción determinada. Este cálculo se basa en lo que se vende, dónde está ubicado el comprador y si alguna de las partes califica para una exención. Una tasa fija funciona cuando una empresa vende en un lugar, pero en el momento en que la empresa agrega un estado, un país o una categoría de producto con sus propias reglas, ya no es válida, ya que cada una de esas adiciones cambia qué tasa se aplica y si se aplica en absoluto.

A continuación, repasaremos cómo los motores de determinación de impuestos procesan una transacción, las entradas específicas que comprueban antes de decidir una cifra y por qué los bienes digitales generan más complejidad que los bienes físicos.

Conclusiones principales

• La determinación de impuestos depende de varios factores, como el tipo de producto, la ubicación del comprador y las exenciones.

• Los bienes digitales y los bienes físicos suelen seguir reglas diferentes en la misma jurisdicción. Por ejemplo, un estado o un país puede gravar un producto físico mientras exime o grava parcialmente a su equivalente digital.

• Los procesos de impuestos manuales tienden a fallar una vez que una empresa supera nuevos umbrales de nexo económico, lo que hace que un motor de impuestos sea una herramienta beneficiosa.

¿Qué es la determinación de la tributación?

La determinación de la tributación es el cálculo que utilizas para averiguar exactamente cuánto impuesto sobre las ventas, IVA o GST debe un comprador, y depende de más de una tasa. La clasificación del producto, la ubicación del comprador y las reglas de exención deben alinearse antes de llegar a la cifra correcta.

¿Cómo funciona la determinación de impuestos?

La determinación de impuestos ejecuta la misma secuencia básica para cada transacción. El proceso identifica dónde se realiza la venta, qué se vende, quién lo compra y si alguna de las partes ya cumplió con una exención o un umbral de registro que cambie el resultado. A continuación se indican los pasos, en orden.

1. Localizar la transacción

El sistema captura la dirección de origen, la dirección de destino y, a veces, la dirección de facturación, ya que las reglas de abastecimiento difieren según el estado y el país, y pueden cambiar la dirección que establece la tasa.

2. Clasificar el producto

Cada partida se asigna a un código impositivo porque la ropa, los alimentos, los bienes digitales y el software a menudo tienen tasas o exenciones diferentes.

3. Comprobar el estado de registro

El sistema confirma si el vendedor superó un umbral de nexo o si tiene un registro activo en esa jurisdicción. El impuesto solo se debe cobrar cuando el vendedor tiene una obligación legal.

4. Aplicar exenciones

Los certificados de reventa, el estado de organización sin fines de lucro o las excepciones específicas de cada producto se cotejan con la transacción antes de aplicar una tasa.

5. Calcular y redondear

La tasa final es una combinación de tasas de estado, condado, ciudad y distritos especiales en EE. UU. Se aplica y se redondea de acuerdo con las reglas de esa jurisdicción.

¿Qué factores evalúan los motores de determinación de impuestos?

Un motor de determinación de impuestos es un software que automatiza el cálculo de impuestos indirectos como el impuesto sobre las ventas, el IVA y el GST cruzando un conjunto de entradas. Si falta uno de ellos, se puede producir una cifra incorrecta, incluso si todo lo demás es correcto.

Estos son los factores que utilizan los motores de determinación de impuestos:

• Direcciones de origen y destino: Esto incluye el código postal + 4 o el código postal en EE. UU., ya que las tasas de la ciudad y el distrito pueden cambiar de una cuadra a otra.

• Códigos impositivos de los productos: Clasifican si una partida es un bien físico, una descarga digital, un software como servicio (SaaS) o algo exento, como ciertos alimentos o artículos médicos.

• Certificados de exención de clientes: Estos reducen o eliminan el impuesto para revendedores, organizaciones sin fines de lucro o compradores gubernamentales, siempre que el certificado sea válido y esté archivado.

• Registros de impuestos: Marcan los estados o países donde la empresa ya se registró para cobrar impuestos, en función de la presencia física o la actividad económica.

• Estado de facilitador del Marketplace: En EE. UU. y en varios otros países, el propio Marketplace, y no el vendedor individual, es el responsable de cobrar y remitir el impuesto.

• Actualizaciones de reglas y tasas: Las jurisdicciones cambian las tasas, redibujan los límites y revisan la sujeción a impuestos de los productos según sus propios cronogramas, a menudo muchas veces al año.

¿Cómo difiere la determinación de impuestos para los bienes digitales frente a los bienes físicos?

Los estados de EE. UU. suelen gravar la propiedad personal tangible de forma predeterminada, con excepciones específicas para categorías como los comestibles o los medicamentos recetados. Los bienes digitales y el software no siguen la misma lógica, y las diferencias entre las jurisdicciones se suman rápidamente. Esto se aplica a los productos de suscripción a SaaS, por lo que una empresa que venda la misma suscripción en tres estados diferentes puede necesitar tres enfoques diferentes. Las descargas digitales se dividen aún más.

Ten en cuenta los siguientes detalles:

• Estados con productos comparables: Algunos estados gravan los libros electrónicos y el video en streaming de la misma manera que gravarían un libro físico o un DVD, lo que significa que tratan la versión digital como equivalente a su contraparte física.

• Situaciones en las que no hay un producto comparable: Otros estados gravan los productos digitales solo si existe una versión física comparable. Esto crea incertidumbre para las partidas que no tienen un equivalente físico, como los elementos del juego que se pueden descargar.

• IVA en servicios digitales: El tratamiento del IVA y el GST tiende a ser más consistente, ya que los países generalmente aplican el IVA según la ubicación del comprador para los productos digitales, aunque la tasa en sí varía según el país (del 17 % al 27 % tan solo en la UE).

¿Por qué la determinación manual de impuestos falla al crecer?

La determinación manual de impuestos, como una hoja de cálculo de tasas o unos pocos porcentajes de impuestos codificados, funciona bien para una empresa que vende en una jurisdicción. Sin embargo, una vez que el crecimiento añade jurisdicciones, puede empezar a fallar. Considera lo siguiente:

• Recuento de jurisdicciones: Solo EE. UU. tiene más de 13,000 jurisdicciones de impuestos sobre las ventas, y cada una establece sus propias tasas.

• Umbrales de nexo económico: Desde la decisión de 2018 de South Dakota v. Wayfair, los estados de EE. UU. pueden exigir a los vendedores de otros estados que cobren el impuesto una vez que cruzan un umbral de nexo económico, comúnmente $100,000 en ventas o 200 transacciones en un estado, incluso sin una presencia física allí.

• Responsabilidad retroactiva: Una empresa que cruza ese umbral en un nuevo estado pero no se registra debe impuestos atrasados sobre cada venta realizada después de alcanzar el umbral, junto con posibles intereses y multas.

• Complejidad internacional: Los umbrales de registro de IVA y GST varían según el país, y las tasas cambian según cronogramas gubernamentales sobre los cuales una empresa no tiene visibilidad a menos que los esté rastreando activamente. Un registro omitido puede significar meses de responsabilidad retroactiva para cuando se detecte.

• Exposición a auditorías: Las autoridades fiscales pueden solicitar, y de hecho lo hacen, documentación a nivel de transacción de varios años atrás durante una auditoría. Una empresa que depende de tasas estáticas no tiene forma de reconstruir cuál debería haber sido la tasa correcta en el momento de cada venta.

¿Tu proceso de determinación de impuestos está diseñado para crecer?

Para evaluar tu proceso de determinación de impuestos, observa qué sucede la próxima vez que tu empresa agregue un estado, un país o una línea de productos. Presta atención a si la determinación de impuestos se actualiza automáticamente o si alguien debe notar el cambio y ajustar manualmente una tabla de tasas. Descubre si el sistema distingue entre una suscripción a SaaS sujeta a impuestos en Nueva York y una exenta en California, o si aplica una sola tasa en todas partes.

Necesitas un motor de impuestos creado para manejar exactamente este tipo de variabilidad. Esto es lo que debes buscar:

• Cobertura continua de tasas: Debe calcular el impuesto sobre las ventas, el IVA o el GST aplicable para cada transacción mediante una base de datos que abarque cada estado de EE. UU. y cada país en el que vendas, la cual se actualice a medida que las jurisdicciones modifiquen sus reglas.

• Clasificación automática de productos: Debe aplicar códigos impositivos de los productos de forma automática, para que una suscripción a un software y un producto físico no se traten de la misma manera de forma predeterminada.

• Seguimiento de nexo: Debe llevar un seguimiento de los lugares donde tu empresa se acerca o ha cruzado un umbral de nexo según el volumen de transacciones real; esto proporciona visibilidad de las nuevas obligaciones de registro antes de que se conviertan en obligaciones tributarias atrasadas.

• Integración del Checkout: El cálculo debe realizarse en el punto de venta (POS) y no como un paso separado que tu empresa deba conciliar después.

Aunque estas funciones no eliminarán las obligaciones de registro de tu empresa en las jurisdicciones en las que debe impuestos, pueden reducir en gran medida tu trabajo manual.

Cómo puede ayudarte Stripe Tax

Stripe Tax reduce la complejidad del cumplimiento de la normativa fiscal para que puedas concentrarte en hacer crecer tu empresa. Te permite monitorear tus obligaciones y te alerta cuando superas el umbral de registro fiscal sobre las ventas, según tus transacciones en Stripe. Además, calcula y recauda automáticamente impuestos sobre las ventas, el IVA y el GST, tanto para bienes físicos como digitales, en todos los estados de EE. UU. y en más de 100 países.

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• Registrarte para pagar impuestos: permite que Stripe administre tus registros fiscales globales y aprovecha un proceso simplificado que completa previamente los detalles de la solicitud. De esta manera, ahorras tiempo y simplificas el cumplimiento de la normativa local.

• Cobrar impuestos de forma automática: Stripe Tax calcula y recauda el importe correcto de impuestos adeudados, independientemente de lo que vendas o desde dónde lo hagas. Admite cientos de productos y servicios; además, está al día con las normativas fiscales y los cambios de tasas.

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