El impuesto sobre las ventas puede ser complicado para las empresas de software como servicio (SaaS). Los servicios de software pueden prestarse a nivel mundial y, por lo general, deben lidiar con varios entornos fiscales diferentes, cada uno de los cuales tiene distintas normas sobre cómo gravar los bienes y servicios digitales. Algunas áreas tratan al SaaS como un producto, mientras que otras lo tratan como un servicio, y las obligaciones tributarias se complican aún más por la rápida evolución de las leyes fiscales para seguir el ritmo de la economía digital. A partir de marzo de 2025, los servicios de SaaS están sujetos a impuestos en 25 estados de los EE. UU..

A continuación, explicaremos cómo las empresas de SaaS deben abordar sus obligaciones en materia de impuestos sobre las ventas.

¿Qué contiene este artículo?

• Tipos de impuestos que deben tener en cuenta las empresas de SaaS
  
• Cómo funciona el impuesto sobre las ventas con los productos de SaaS
  
• Desafíos asociados con el impuesto sobre las ventas para SaaS
  
• Cómo calcular el impuesto sobre las ventas como empresa de SaaS
  
• Prácticas recomendadas para trabajar de manera estratégica con el impuesto sobre las ventas en SaaS
  

Tipos de impuestos que deben tener en cuenta las empresas de SaaS

Las empresas de SaaS tienen más obligaciones tributarias que el impuesto sobre las ventas por sí solo. Estos son los diferentes tipos de impuestos que las empresas de SaaS deben tener en cuenta:

• Impuesto sobre las ventas: el impuesto sobre las ventas puede ser un desafío para las empresas de SaaS porque las normas varían según el estado y el país. El hecho de que un producto de SaaS esté sujeto a impuestos depende de cómo cada jurisdicción clasifique los servicios digitales.

• Impuesto sobre los ingresos: las empresas de SaaS están sujetas a impuestos sobre los ingresos federales y estatales. Estas empresas necesitan saber cómo se gravan sus ingresos en cada jurisdicción donde operan. Esto implica la gestión de diferentes tasas de impuestos corporativos y cualquier posible deducción y crédito.

• Impuesto al valor agregado (IVA): el IVA es relevante para las empresas de SaaS que operan a nivel internacional, especialmente en la Unión Europea. El IVA es un impuesto al consumo que se agrega al valor en cada etapa de la producción o distribución.

• Retención fiscal a cuenta: este impuesto puede aplicarse a transacciones internacionales en las que una empresa de SaaS paga por servicios desde el extranjero. Algunas jurisdicciones exigen a las empresas que retengan parte del pago como impuesto, que el proveedor de servicios a menudo puede compensar con sus propias obligaciones tributarias.

• Impuesto sobre la propiedad: aunque este impuesto no está directamente relacionado con los servicios que prestan las empresas de SaaS, es posible que deban pagar el impuesto sobre la propiedad de los activos físicos que poseen, como servidores y equipos de oficina.

• Impuesto sobre la nómina: las empresas de SaaS con empleados también deben gestionar los impuestos sobre la nómina. Esto incluye la retención del impuesto sobre los ingresos y el pago de aportes del empleador al Seguro Social, a Medicare, y, posiblemente, otros impuestos relacionados con el empleo, según la ubicación.

Cómo funciona el impuesto sobre las ventas con los productos de SaaS

El impuesto sobre las ventas de los productos de SaaS es especialmente complicado debido a la naturaleza del producto y a los cambios en la tributación de los productos digitales. Así es como funciona el impuesto sobre las ventas cuando se trata de productos de SaaS:

• Nexo: las empresas de SaaS pueden establecer un nexo fiscal sobre las ventas (la conexión entre una empresa y un estado que requiere que la empresa recaude y remita el impuesto sobre las ventas) a través de factores que van más allá de la presencia física. Actividades como el acceso remoto a software pueden hacer que las empresas superen los umbrales económicos para el nexo (por ejemplo, una cierta cantidad de ventas o transacciones dentro de un estado).

• Sujeción a impuestos de los bienes digitales: la sujeción a impuestos del SaaS varía según la jurisdicción. Algunos estados consideran el SaaS como un servicio sujeto a impuestos, mientras que otros no. Esto requiere que los proveedores de SaaS monitoreen y actualicen, de manera continua, sus procesos de impuestos sobre las ventas de acuerdo con las leyes estatales donde se encuentran sus clientes.

• Normas de imposición: determinar dónde se grava la venta de un producto de SaaS implica normas de imposición. Para las empresas de SaaS, esto puede ser particularmente desafiante, ya que se puede acceder al servicio desde múltiples ubicaciones. Los estados pueden utilizar la imposición basada en el origen (según la ubicación del vendedor) o la imposición basada en el destino (según la ubicación del comprador). Esto afecta la forma en que se calculan los impuestos para cada venta.

• Exenciones y excepciones: los productos de SaaS pueden acogerse a exenciones en función del tipo de cliente (p. ej., organizaciones sin ánimo de lucro, instituciones educativas) o de la finalidad del software (p. ej., transacciones business to business B2B que se consideran ventas al por mayor). Las empresas deben comprender los criterios específicos de cada jurisdicción para aplicar estas exenciones de forma correcta.

Desafíos asociados con el impuesto sobre las ventas para SaaS

Estos son algunos de los principales desafíos a los que se enfrentan las empresas de SaaS a la hora de gestionar el impuesto sobre las ventas:

• Normativa: las leyes fiscales que rigen los bienes y servicios digitales, como el SaaS, cambian continuamente. Muchas jurisdicciones aún están adaptando sus códigos fiscales para tener en cuenta la economía digital, lo que lleva a cambios frecuentes en las políticas impositivas. Hacer un seguimiento de estos cambios requiere un esfuerzo y recursos considerables.

• Normas de sujeción a impuestos: cada estado y, a veces, cada jurisdicción local puede tener diferentes normas con respecto a la sujeción a impuestos del SaaS. Algunos lo tratan como un servicio sujeto a impuestos, mientras que otros eximen a los productos digitales del impuesto sobre las ventas. Esto significa que los proveedores de SaaS tienen que evaluar e implementar diferentes estrategias de recaudación de impuestos en función de la ubicación del cliente.

• Automatización: la implementación de soluciones automatizadas para gestionar los cálculos, los cobros y las remisiones de impuestos puede ser compleja y costosa. Pero no utilizar estas soluciones puede generar errores e incumplimiento de la normativa. Y eso puede dar lugar a auditorías, sanciones, y puede dañar las relaciones con los clientes.

• Impuesto sobre las ventas e IVA a nivel internacional: para las empresas de SaaS que operan en todo el mundo, abordar los sistemas de IVA y las leyes de impuestos sobre las ventas de diferentes países agrega otro nivel de complejidad. Para cumplir con las normativas fiscales internacionales, deben conocer las normas de varias jurisdicciones fiscales y, potencialmente, registrarse y presentar sus solicitudes en varios países.

• Precios: la inclusión o exclusión del impuesto sobre las ventas en el precio de lista puede afectar la competitividad en el mercado de un producto de SaaS. Las empresas deben equilibrar el cumplimiento de la normativa con tácticas de fijación de precios que satisfagan las expectativas de los clientes y los requisitos normativos.

Cómo calcular el impuesto sobre las ventas como empresa de SaaS

A continuación, te explicamos cómo calcular el impuesto sobre las ventas como empresa de SaaS:

• Determina el nexo: en primer lugar, identifica dónde tienes un nexo fiscal. Esto incluye cualquier estado o país en el que tu empresa tenga una presencia sustancial, que podría establecerse a través de ubicaciones físicas, empleados, filiales o actividad económica (por ejemplo, umbrales de ventas).

• Comprende la sujeción a impuestos: investiga la sujeción a impuestos del SaaS en cada jurisdicción en la que tengas un nexo. Determina si tu servicio está sujeto a impuestos y cómo se clasifica, ya que esto afecta la tasa impositiva que corresponde.

• Regístrate para obtener permisos de impuestos sobre las ventas: una vez que establezcas el nexo y la sujeción a impuestos, regístrate para obtener permisos de impuestos sobre las ventas en esas jurisdicciones. Este es un requisito legal antes de empezar a cobrar a tus clientes el impuesto sobre las ventas.

• Implementa herramientas de cálculo de impuestos: usa un software de impuestos automatizado que se integre con tu sistema de facturación. Este software puede calcular, de manera dinámica, la tasa impositiva correcta en función de la ubicación de tu cliente y las leyes vigentes, y ajustar cualquier cambio en las tasas o normas impositivas.

• Establece normas de abastecimiento: decide si el cálculo de tus impuestos se hará en función del origen (se grava donde se encuentra la empresa) o del destino (se grava donde se encuentra el cliente). La mayoría de los estados de los EE. UU. utilizan la imposición basada en el destino para el SaaS, pero esto puede variar.

• Recopila datos sobre la ubicación del cliente: recopila y verifica la información sobre la ubicación del cliente para el cálculo de impuestos. Esto incluye la dirección completa y, en el caso de ventas internacionales, el país de residencia.

• Calcula el impuesto: con la tasa impositiva y las normas de imposición correctas, calcula el impuesto para cada transacción. Asegúrate de que todas las exenciones (por ejemplo, para organizaciones sin fines de lucro) se apliquen con precisión en función de la documentación y del estado del cliente.

• Envía facturas detalladas: indica con claridad el impuesto sobre las ventas en la factura del cliente y muestra el desglose entre el precio neto, la tasa impositiva y el costo total. La transparencia en la facturación ayuda a mantener la confianza y el cumplimiento normativo.

• Remite y declara impuestos: remite con frecuencia los impuestos recaudados a las autoridades fiscales correspondientes antes de la fecha límite. Por lo general, esto implica la presentación de declaraciones de impuestos periódicas que detallan el impuesto sobre las ventas recaudado y remitido.

• Mantén registros: mantén registros detallados de las ventas, los cálculos de impuestos, las exenciones de clientes y las remisiones. Un buen mantenimiento de registros te ayudará a manejar las auditorías y a cumplir con las normativas fiscales.

Prácticas recomendadas para trabajar de manera estratégica con el impuesto sobre las ventas en SaaS

Estas son algunas de las prácticas recomendadas sobre el impuesto sobre las ventas que las empresas de SaaS deben tener en cuenta:

• Mantente proactivo con las obligaciones del nexo: revisa y actualiza con frecuencia la presencia del nexo a medida que tu empresa crezca o cambie. La expansión a nuevos territorios, ya sea a través de la presencia física o la actividad económica, puede alterar tus obligaciones tributarias.

• Utiliza un software automatizado de cumplimiento de la normativa fiscal: invierte en un software confiable de automatización de impuestos sobre las ventas que se integre con tu sistema de facturación. Esta tecnología puede calcular con precisión las tasas impositivas en función de la ubicación del cliente, aplicar las normas correctas para las exenciones y actualizarlas en tiempo real para reflejar los cambios en las leyes fiscales en todas las jurisdicciones.

• Instruye a tu equipo: asegúrate de que tus equipos de finanzas, ventas y tecnología de la información (TI) comprendan los efectos del impuesto sobre las ventas en las operaciones comerciales. Las sesiones periódicas de capacitación sobre el cumplimiento de la normativa fiscal y las actualizaciones de la legislación pueden ayudar a prevenir errores costosos y crear prácticas cohesivas entre los departamentos.

• Mantén la precisión de los datos de los clientes: los cálculos de impuestos precisos dependen de la información correcta sobre la ubicación del cliente. Implementa controles estrictos para recopilar y verificar las direcciones de los clientes y utiliza servicios de geolocalización cuando corresponda para confirmar la precisión de los datos.

• Realiza auditorías y revisiones periódicas: lleva a cabo auditorías internas o externas periódicas de tus procesos de impuestos sobre las ventas para identificar cualquier posible problema o ineficiencia. Las revisiones frecuentes pueden ayudar a detectar errores a tiempo y permitirte ajustar las tácticas de manera oportuna.

• Contrata a expertos jurídicos y fiscales: consultar a expertos fiscales o asesores jurídicos puede ser útil cuando se manejan leyes fiscales complicadas en campos de rápido desarrollo, como los servicios digitales. Estos profesionales pueden ofrecer asesoramiento actualizado sobre el cumplimiento de la normativa, ayudar con la planificación fiscal y brindar apoyo durante las auditorías.

• Comunícate con los clientes: comunica con claridad los cargos fiscales en las facturas y durante el proceso de compra. La transparencia sobre cómo se calculan y aplican los impuestos puede generar confianza y minimizar la confusión y las posibles disputas.

• Planifica la expansión internacional: si planeas prestar servicios a clientes de todo el mundo, prepárate para manejar diferentes normativas fiscales en diferentes países, especialmente en lo que respecta al IVA y al impuesto sobre bienes y servicios (GST). El cumplimiento de la normativa fiscal internacional puede ser complejo, así que considera la posibilidad de contar con software y profesionales fiscales especializados para gestionar estas obligaciones.

• Realiza ajustes para ahorrar impuestos: busca oportunidades para reducir las obligaciones tributarias. Estas pueden incluir exenciones, créditos fiscales o programas de incentivos para empresas de tecnología.

• Mantente ágil: la normativa fiscal está sujeta a cambios frecuentes, especialmente en lo que respecta a los servicios digitales. Mantente ágil al adaptar tu estrategia de cumplimiento de la normativa fiscal a las nuevas leyes y normativas.