Die Verkaufssteuer kann für Software-as-a-Service(SaaS)-Unternehmen kompliziert sein. Software-Dienstleistungen können weltweit erbracht werden und unterliegen in der Regel unterschiedlichen steuerrechtlichen Rahmenbedingungen, die jeweils eigene Vorschriften für die Besteuerung digitaler Güter und Dienstleistungen vorsehen. Einige behandeln SaaS wie ein Produkt, während andere sie als Dienstleistung behandeln. Steuerpflichten werden durch die rasante Entwicklung der Steuergesetze zur Anpassung an die digitale Wirtschaft noch komplizierter. Stand März 2025 sind SaaS-Dienstleistungen in 25 US-Bundesstaaten steuerpflichtig.

Im Folgenden erklären wir, wie SaaS-Unternehmen ihre verkaufssteuerlichen Pflichten wahrnehmen sollten.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Arten von Steuern für SaaS-Unternehmen
  
• Funktionsweise der Verkaufssteuer bei SaaS-Produkten
  
• Herausforderungen im Zusammenhang mit der Verkaufssteuer für SaaS
  
• Berechnung der Verkaufssteuer als SaaS-Unternehmen
  
• Best Practices für die strategische Arbeit mit SaaS-Verkaufssteuern
  

Arten von Steuern für SaaS-Unternehmen

SaaS-Unternehmen haben mehr steuerliche Verpflichtungen als nur die Verkaufssteuer. Im Folgenden erläutern wir die verschiedenen Arten von Steuern, die SaaS-Unternehmen berücksichtigen müssen:

• Verkaufssteuer: Die Verkaufssteuer kann für SaaS-Unternehmen eine Herausforderung darstellen, da die Vorschriften in jedem Bundesstaat und Land variieren. Ob ein SaaS-Produkt steuerpflichtig ist, hängt davon ab, wie digitale Dienstleistungen von den einzelnen Zuständigkeitsbereichen eingestuft werden.

• Einkommensteuer: Für SaaS-Unternehmen fallen sowohl Bundes- als auch staatliche Einkommenssteuern an. Diese Unternehmen müssen wissen, wie ihre Einkünfte in jedem Zuständigkeitsbereich, in dem sie tätig sind, besteuert werden. Dabei geht es um unterschiedliche Körperschaftsteuersätze und mögliche Abzüge und Gutschriften.

• Umsatzsteuer (USt.): USt. ist für SaaS-Unternehmen relevant, die international tätig sind, insbesondere in der Europäischen Union. Die USt. ist eine Verbrauchssteuer, die auf jeder Stufe der Produktion oder des Vertriebs zum Wert hinzugerechnet wird.

• Quellensteuer: Diese Steuer kann für internationale Transaktionen gelten, bei denen ein SaaS-Unternehmen für Dienstleistungen aus dem Ausland bezahlt. In einigen Zuständigkeitsbereichen müssen Unternehmen einen Teil der Zahlung als Steuer einbehalten, was der Dienstleister oft mit seinen eigenen Steuerverbindlichkeiten verrechnen kann.

• Grundsteuer: Obwohl diese Steuer nicht direkt mit den Dienstleistungen zusammenhängt, die SaaS-Unternehmen anbieten, müssen sie möglicherweise Grundsteuer auf physische Vermögenswerte zahlen, die sie besitzen, wie Server und Büroausstattung.

• Lohnsteuer: SaaS-Unternehmen mit Angestellten müssen auch die Lohnsteuer verwalten. Dazu gehören die Einbehaltung der Einkommensteuer und die Zahlung von Arbeitgeberbeiträgen an die Sozialversicherung, Medicare und möglicherweise andere beschäftigungsbezogene Steuern je nach Standort.

So funktioniert die Verkaufssteuer bei SaaS-Produkten

Die Verkaufssteuer auf SaaS-Produkte ist aufgrund der Art des Produkts und Änderungen bei der Besteuerung digitaler Waren besonders kompliziert. So funktioniert die Verkaufssteuer für SaaS-Produkte:

• Nexus: SaaS-Unternehmen können einen Sales Tax Nexus (die Verbindung zwischen einem Unternehmen und einem Bundesstaat, die vom Unternehmen verlangt, Verkaufssteuer zu erheben und abzuführen) durch Faktoren eingehen, die über die physische Präsenz hinausgehen. Aktivitäten wie der Fernzugriff auf Software können dazu führen, dass Unternehmen wirtschaftliche Schwellenwerte für einen steuerlichen Anknüpfungspunkt überschreiten (z. B. eine bestimmte Anzahl an Verkäufen oder Transaktionen innerhalb eines Staates).

• Steuerpflicht für digitale Güter: Die Steuerpflicht von SaaS unterscheidet sich je nach Zuständigkeitsbereich. Einige Staaten behandeln SaaS als steuerpflichtige Dienstleistung, andere nicht. Dies verlangt von SaaS-Anbietern, dass sie ihre Verkaufssteuerprozesse gemäß den staatlichen Gesetzen ihrer Kundschaft kontinuierlich überwachen und aktualisieren.

• Herkunftsregelung: Die Bestimmung, wo der Verkauf eines SaaS-Produkts besteuert wird, unterliegt Herkunftsregeln. Für SaaS-Unternehmen kann dies eine besondere Herausforderung darstellen, da von mehreren Standorten aus auf den Dienst zugegriffen werden kann. Staaten können die herkunftsbasierte (basierend auf dem Verkäuferstandort) oder die zielbasierte (basierend auf dem Käuferstandort) Regelung verwenden. Dies wirkt sich darauf aus, wie die Steuer für jeden Verkauf berechnet wird.

• Ausnahmen und Befreiungen: SaaS-Produkte können je nach Kundenart (z. B. gemeinnützige Organisationen, Bildungseinrichtungen) oder dem Zweck der Software (z. B. B2B-Transaktionen, die als Großhandelsverkäufe gelten) Ausnahmen gelten. Unternehmen müssen die spezifischen Kriterien in den einzelnen Zuständigkeitsbereichen verstehen, um diese Ausnahmen korrekt anzuwenden.

Herausforderungen im Zusammenhang mit der Verkaufssteuer für SaaS

Im Folgenden stellen wir Ihnen einige der größten Herausforderungen vor, mit denen SaaS-Unternehmen bei der Verwaltung der Verkaufssteuer konfrontiert sind:

• Gesetzgebung: Die Steuergesetze für digitale Waren und Dienstleistungen wie SaaS ändern sich fortlaufend. Viele Zuständigkeitsbereiche passen ihre Steuergesetzgebung noch immer an die digitale Wirtschaft an, was häufig zu Änderungen in der Steuerpolitik führt. Den Überblick über diese Änderungen zu behalten, erfordert erheblichen Aufwand und Ressourcen.

• Regelung der Steuerpflicht: In jedem Bundesstaat und manchmal auch in jedem lokalen Zuständigkeitsbereich gelten unterschiedliche Regeln für die Steuerpflicht von SaaS. Einige behandeln sie als steuerpflichtige Dienstleistung, während andere digitale Waren von der Verkaufssteuer befreien. Dies bedeutet, dass SaaS-Anbieter je nach Standort einer Kundin oder eines Kunden unterschiedliche Steuererhebungsstrategien bewerten und umsetzen müssen.

• Automatisierung: Die Implementierung automatisierter Lösungen zur Verwaltung von Steuerberechnungen, -einzug und -überweisungen kann schwierig und teuer sein. Wenn Sie diese Lösungen jedoch nicht anwenden, kann dies zu Fehlern und Nicht-Compliance führen. Und diese können zu Prüfungen, Strafen und beschädigten Kundenbeziehungen führen.

• Internationale Verkaufssteuer und USt.: Für international tätige SaaS-Unternehmen bedeutet die Auseinandersetzung mit den USt.-Systemen und Verkaufssteuergesetzen verschiedener Länder eine weitere Komplexitätsebene. Um die internationalen Steuervorschriften einzuhalten, müssen sie sich mit den Regeln mehrerer Steuer-Zuständigkeitsbereichen vertraut machen und sich möglicherweise in mehreren Ländern registrieren und einreichen.

• Preisgestaltung: Die Einbeziehung oder der Ausschluss der Verkaufssteuer in den angegebenen Preis kann sich auf die Wettbewerbsfähigkeit eines SaaS-Produkts auswirken. Unternehmen müssen Compliance mit Preistaktiken in Einklang bringen, die die Kundenerwartungen und regulatorischen Anforderungen erfüllen.

Berechnung der Verkaufssteuer als SaaS-Unternehmen

So berechnen Sie die Verkaufssteuer als SaaS-Unternehmen:

• Ermittlung des Nexus: Ermitteln Sie zunächst, wo Sie einen steuerlichen Nexus (Anknüpfungspunkt) haben. Dies umfasst alle Bundesstaaten oder Länder, in denen Ihr Unternehmen eine wesentliche Präsenz hat, die durch physische Standorte, Mitarbeiter/innen, verbundene Unternehmen oder wirtschaftliche Aktivitäten (z. B. Umsatzschwellen) entstehen werden kann.

• Informieren Sie sich über die Steuerpflicht: Prüfen Sie die Steuerpflicht von SaaS in jedem Zuständigkeitsbereich, in dem Sie einen steuerlichen Anknüpfungspunkt haben. Ermitteln Sie, ob Ihre Dienstleistung steuerpflichtig ist und wie sie klassifiziert wird, da sich dies auf den geltenden Steuersatz auswirkt.

• Registrierung für Verkaufssteuergenehmigungen: Sobald Sie den steuerlichen Anknüpfungspunkt und die Steuerpflicht festgestellt haben, müssen Sie sich für Verkaufssteuergenehmigungen in diesen Zuständigkeitsbereichen registrieren. Dies ist gesetzlich vorgeschrieben, bevor Sie anfangen, Verkaufssteuer von Ihrer Kundschaft einzuziehen.

• Implementierung von Tools zur Steuerberechnung: Verwenden Sie eine automatisierte Steuersoftware, die in Ihr Abrechnungssystem integriert werden kann. Diese Software kann den korrekten Steuersatz basierend auf dem Standort Ihrer Kundin oder Ihres Kunden und den geltenden Gesetzen dynamisch berechnen und Änderungen der Steuersätze oder -regeln berücksichtigen.

• Richten Sie Herkunftsregeln ein: Bestimmen Sie, ob Ihre Steuer herkunftsbasiert (besteuert am Unternehmensstandort) oder zielbasiert (besteuert am Kundenstandort) berechnet wird. Die meisten US-Bundesstaaten verwenden die zielbasierte Herkunftsregelung für SaaS, dies kann jedoch variieren.

• Erfassen von Kundenstandortdaten: Erfassen und verifizieren Sie Standortinformationen von Kundinnen und Kunden für die Steuerberechnung. Dazu gehören die vollständige Adresse und bei internationalen Verkäufen das Wohnsitzland.

• Berechnen Sie die Steuer: Berechnen Sie die Steuer für jede Transaktion unter Verwendung des korrekten Steuersatzes und der richtigen Herkunftsregeln. Stellen Sie sicher, dass alle Ausnahmen (z. B. für gemeinnützige Organisationen) korrekt auf der Grundlage des Kundenstatus und der Dokumentation angewendet werden.

• Versenden Sie detaillierte Rechnungen: Geben Sie die Verkaufssteuer auf der Rechnung der Kundin oder des Kunden deutlich an und zeigen Sie die Aufschlüsselung zwischen Nettopreis, Steuersatz und Gesamtkosten an. Transparenz bei der Rechnungsstellung trägt dazu bei, Vertrauen und Compliance aufrechtzuerhalten.

• Steuern abführen und melden: Führen Sie die erhobenen Steuern regelmäßig vor Fristablauf an die zuständigen Steuerbehörden ab. In der Regel umfasst dies die regelmäßige Einreichung von Steuererklärungen, in denen die erhobene und abgeführte Verkaufssteuer detailliert aufgeführt ist.

• Führen von Aufzeichnungen: Führen Sie detaillierte Aufzeichnungen über Verkäufe, Steuerberechnungen, Steuerbefreiungen und Überweisungen. Eine gute Buchführung hilft Ihnen bei der Durchführung von Audits und der Einhaltung von Steuervorschriften.

Best Practices für die strategische Arbeit mit der Verkaufssteuer in der SaaS

Hier finden Sie einige Best Practices rund um die Verkaufssteuer, die SaaS-Unternehmen beachten sollten:

• Bleiben Sie proaktiv in Bezug auf Nexus-Verpflichtungen: Überprüfen und aktualisieren Sie regelmäßig Ihren Nexus-Fußabdruck, wenn Ihr Unternehmen wächst oder sich verändert. Die Expansion in neue Gebiete, sei es durch physische Präsenz oder wirtschaftliche Tätigkeit, kann sich auf Ihre Steuerverpflichtungen auswirken.

• Verwenden Sie automatisierte Steuerkonformitätssoftware: Investieren Sie in eine zuverlässige Software zur Automatisierung der Verkaufssteuer, die in Ihr Abrechnungssystem integriert werden kann. Mit dieser Technologie können Sie die Steuersätze basierend auf dem Kundenstandort genau berechnen, die korrekten Regeln für Ausnahmen anwenden und in Echtzeit aktualisieren, um Änderungen der Steuergesetze in verschiedenen Zuständigkeitsbereichen widerzuspiegeln.

• Informieren Sie Ihr Team: Stellen Sie sicher, dass Ihre Finanz-, Vertriebs- und IT-Teams die Auswirkungen der Verkaufssteuer auf den Geschäftsbetrieb verstehen. Regelmäßige Schulungen zur Steuerkonformität und zur Aktualisierung der Gesetzgebung können dazu beitragen, kostspielige Fehler zu vermeiden und abteilungsübergreifend kohärente Verfahren zu schaffen.

• Pflegen Sie genaue Kundendaten: Genaue Steuerberechnungen beruhen auf korrekten Informationen zum Kundenstandort. Implementieren Sie strenge Kontrollen für die Erfassung und Überprüfung von Kundenadressen und nutzen Sie gegebenenfalls Geolokalisierungsdienste, um die Richtigkeit der Daten zu bestätigen.

• Führen Sie regelmäßige Audits und Überprüfungen durch: Führen Sie regelmäßige interne oder externe Audits Ihrer Verkaufssteuerprozesse durch, um potenzielle Probleme oder Ineffizienzen zu identifizieren. Regelmäßige Überprüfungen können helfen, Fehler frühzeitig zu erkennen und die Taktik rechtzeitig anzupassen.

• Beauftragung von Rechts- und Steuerfachleuten: Die Beratung von Steuer- oder Rechtsfachleuten kann hilfreich sein, wenn Sie komplizierte Steuergesetze in sich schnell entwickelnden Bereichen wie digitalen Dienstleistungen bearbeiten. Diese Fachleute können aktuelle Ratschläge zur Einhaltung der Vorschriften geben, bei der Steuerplanung helfen und bei Prüfungen unterstützen.

• Kommunikation mit Kundinnen und Kunden: Kommunizieren Sie die Steuerbelastungen auf Rechnungen und während des Bezahlvorgangs klar und deutlich. Transparenz darüber, wie Steuern berechnet und angewendet werden, kann Vertrauen schaffen und Verwirrung und potenzielle Zahlungsanfechtungen minimieren.

• Planen Sie die internationale Expansion: Wenn Sie Kundschaft weltweit bedienen möchten, müssen Sie sich auf unterschiedliche Steuervorschriften in den einzelnen Ländern einstellen, insbesondere in Bezug auf die USt. und die Steuer auf Waren und Dienstleistungen (GST). Die Einhaltung internationaler Steuervorschriften kann eine Herausforderung darstellen, daher sollten Sie erwägen, spezialisierte Steuerfachleute und Software zur Verwaltung dieser Verpflichtungen einzusetzen.

• Für Steuerersparnisse optimieren: Suchen Sie nach Möglichkeiten, die Steuerverbindlichkeiten zu reduzieren. Dies können Ausnahmen, Steuergutschriften oder Anreizprogramme für Technologieunternehmen sein.

• Bleiben Sie agil: Die steuerlichen Vorschriften unterliegen häufigen Änderungen, insbesondere im Bereich der digitalen Dienstleistungen. Bleiben Sie agil, indem Sie Ihre Steuerkonformitätsstrategie an neue Gesetze und Vorschriften anpassen.